Support Formation Missions V1.3 – 27/09/07 1 Support de formation Missions V1.3 Date : 27/09/2007 CNRS – Projet BFC Etablissement.

Support Formation Missions V1.3 – 27/09/071

Support de formation

Missions

V1.3

Date : 27/09/2007

CNRS – Projet BFC Etablissement


Processus global mission, processus détaillé

Présentation des agents et des missions dans BFC et suivi des flux dans BW

Procédures à la liquidation Procédures particulières à la liquidation Un outil de gestion: les états Les principaux cas d’erreur

1er jour et 2ème jour : flux dépense

4 jours

Introduction Programme du cours

3ème jour et 4ème jour : flux mission


Introduction Objectifs de cette formation :

Expliquer le flux mission entre Xlab et BFC-E

Décrire les différentes actions de contrôle et de saisie à réaliser dans BFC-E

Valider le flux mission de l’engagement à la liquidation

Analyser les principaux cas d’erreur

A la fin de ce cours, vous serez en mesure de :


Introduction Programme du cours

Processus global mission, processus détaillé.

Présentation des agents et suivi du flux dans BW

Présentation des missions Procédures à la liquidation

1er jour

2 jours

Procédures particulières à la liquidation

Un outil de gestion: les états Suivi du flux mission dans BW Traitement des principaux cas

d’erreur

2ème jour


Sommaire J1

1. Concepts et processus du flux Mission

2. Le référentiel Agent dans BFC

Exercice

3. Agents: ajout des coordonnées bancaires

Exercice

4. Suivi du flux agent dans BW

5. Les missions dans BFC

6. La gestion des avances et des trop-perçus

7. La procédure de liquidation des missions

Exercices

8. Le complément de liquidation

9. L’annulation d’une mission


Sommaire J2

10.Liquidation: le forfait global

Exercice

11.Liquidation: rajout des repas supplémentaires

12.Liquidation: les OM permanents

Exercice

13.Liquidation: les abattements

14.La visualisation des pièces comptables

15.Le paiement

16.Les états mission

17.Suivi du flux mission dans BW

18.Le traitement des principaux cas d’erreur

19.Les évolutions en cours

Annexe : corrections d’exercices


Concepts et Processus du flux Mission

1


Description du processus Mission

1. Le processus mission, un processus Transverse

2. Détail du processus mission

3. Rappel des règles de gestion mission


Le processus mission, un processus Transverse

AgentsMissionnaires

AgentsMissionnaires

MissionsMissions

ComptabilitéComptabilité BudgetBudget Contrôle de GestionContrôle de Gestion

Agents FournisseursAgents Fournisseurs

SIRHUSSIRHUS

XLABXLAB

BFCBFC

Agent non payé par le

CNRS

Agent non payé par le

CNRS

Agent payé par le CNRS

Agent payé par le CNRS


Opération manuelleOpération manuelle

Opération automatiqueOpération automatique

Le flux mission

Etat liquidatif

Etat liquidatif

XLABXLAB

Missions et engagements

associés

Missions et engagements

associés

Facture XlabFacture Xlab

MAE / SESAME

MAE / SESAMEMissionsMissions

Comptabilisation de

l’avance

Comptabilisation de

l’avance

Liquidation de la mission

Liquidation de la mission

Comptabilisa-tion globale

Comptabilisa-tion globale

RèglementRèglement

Mail à l’ambassade de France du pays

principal

Mail à l’ambassade de France du pays

principalOrdre

de mission

Ordre

de mission

BFCBFC


Xla

bB

FC

E

C = Création S = Suppression

M = Modification R = Rejet

D 47211x

C 4xxx

Saisie des frais réels

/liquidation

Détail du processus mission (hors OM permanent)

Impact budgétaire

Impact

analytique

Écritures

comptables

Ordre de mission

Ordre de mission

CPrise en

charge de l’avance

Facture

D 6256xx

C 4xxx et 47211xx

Maj. des AE

Conso des CP

Réel CO

6256xx

Contrôle CMOD à posteriori

SC

M

Consommation AE

Consommation AE

Comptabi-lisation

Règlement

Facture


Xla

bB

FC

E

Ordre de mission permanent

C

C = Création S = Suppression

M = Modification R = Rejet

Création liquidation sur

OMp

Détail du processus mission (OM permanent)

Impact budgétaire

Impact

analytique

Écritures

comptables

Ordre de mission permanent

Facture

D 6256xx

C 4xxx

Conso des AE

Conso des CP

Réel CO

6256xx

Contrôle CMOD à posteriori

C M

Consommation AE

Consommation AE

Comptabi-lisation

Règlement

Facture

Régularisation AE

Régularisation AE


EAIEAI

IntégrationMission

session

Facture

session

BFCE

BW

Flux Mission

XLAB

Mission

+Commande(s)

associée(s)

Facturemission

Agent

Agent XlabMission

Facture avec date de règlement

Agent Xlab

session

ComptabilisationMission

PaiementMission

Retour du matriculeRetour du matricule


XLAB EAIEAI

Mission intégrée

Agent

session

BFCE

Chronologie du flux mission

session

À l’initiative du labo


Sens Xlab -> BFC

2 / jour

Sens Xlab -> BFC

2 / jour

BW

comptabilisation

Mission réglée Mission réglée

Saisie frais rééls/liquidation

idocsidocs

MAJ BW2 / jour

01h et 13h

MAJ BW2 / jour

01h et 13h

Missions

IntégréEn erreur

Rejeté vers xlab

Agents

IntégréEn erreur

Sens BFC ->

Xlab

Sens BFC ->

Xlab

Mission liquidée Mission liquidée

ECC

Règlement

23h30

23h30 12h12h

Mission

agent


Règles de gestion Mission Règles de gestion Mission

1- Une mission est toujours liée à un matricule

2- Un agent est toujours transformé en fournisseur pour pouvoir être remboursé

3- Une mission est (presque) toujours créée dans XLAB.

4- Une mission ne peut pas être modifiée dans XLAB : elle doit être supprimée puis recréée.

5- Les agents proviennent de SIRH ou XLAB suivant qu’ils soient rémunérés par le CNRS ou pas.

6- Les bases agents de XLAB et SIRH sont remises à jour automatiquement

7- Les missions sont liquidées dans BFC.

8- Les factures missions sont créées par BFC et transmises à XLAB (à la comptabilisation et au règlement de la mission).

1- Une mission est toujours liée à un matricule

2- Un agent est toujours transformé en fournisseur pour pouvoir être remboursé

3- Une mission est (presque) toujours créée dans XLAB.

4- Une mission ne peut pas être modifiée dans XLAB : elle doit être supprimée puis recréée.

5- Les agents proviennent de SIRH ou XLAB suivant qu’ils soient rémunérés par le CNRS ou pas.

6- Les bases agents de XLAB et SIRH sont remises à jour automatiquement

7- Les missions sont liquidées dans BFC.

8- Les factures missions sont créées par BFC et transmises à XLAB (à la comptabilisation et au règlement de la mission).


Concepts et processus du domaine MissionMini-quizz !

Peut-on modifier une mission

dans XLAB ?

Peut-on modifier une mission

dans BFC ?

Les agents sont-il créés

manuellement dans BFC ?

Faut-il créer manuellement

des factures mission dans

BFC ?

Une facture mission peut elle

être modifiée ?


Concepts et processus du domaine Mission Je me souviens !

Peut-on modifier une mission dans XLAB ?

Il faut la supprimer et la recréer.

Peut-on modifier une mission dans BFC ?

A la liquidation seulement.

Les agents sont-ils créés manuellement dans BFC ?

Créés par interface.

Faut-il créer des factures mission dans BFC ?

Les pièces comptables sont créées automatiquement

Une facture mission peut elle être modifiée ?

Par interface seulement.


Le Référentiel Agentdans BFC

2


Un peu de vocabulaire…

2 types d’agents dans BFC Les agents payés par le CNRS, provenant de SIRHUS Les agents non payés par le CNRS, provenant de Xlab

Mise à jour des données

Agent CNRS : SIRHUS BFC XLAB

Ces agents sont transmis et intégrés dans BFC, après chaque création ou modification dans SIRHUS. Les agents affectés à une structure opérationnelle CNRS sont ensuite transmis et intégrés automatiquement dans la base Xlab concernée.


Mise à jour des données agent SIRHUS

Sens BFC -> XLAB 1 / jour2h15

Sens BFC -> XLAB 1 / jour2h15

Sens SIRHUS -> BFC 1 /jour

23h

Sens SIRHUS -> BFC 1 /jour

23h


Agent non CNRS : XLAB BFC XLAB

La mise à jour du matricule de BFC dans Xlab est faite lors de l’intégration de la 1ère mission sur cet agent dans Xlab

La mise à jour d’un agent de provenance Xlab dans BFC ne déclenche pas un flux de mise à jour à destination d’Xlab. Le gestionnaire de la délégation doit informer le gestionnaire du laboratoire de sa modification. Néanmoins, suite à une modification d’un agent dans Xlab, l’agent est renvoyé vers BFC lors de sa prochaine mission. L’agent correspondant est alors mis à jour dans BFC.

Un agent provenant d’Xlab de type « Fonctionnaire CNRS » ou « Autre CNRS » n’écrase pas les données dans BFC, car cet agent a été créé à partir de SIRHUS.

Exemple: Cas d’un agent affecté à la DR10 labo 2054 qui fait une mission pour le labo 0116 de la DR14. Il faut le saisir dans Xlab.

Le labo 0116 doit saisir un agent xlab typé CNRS en prenant garde à bien renseigner les données suivantes qui sont la base de la recherche croisée du matricule SIRH:

• Si agent français: NOM et INSEE Si agent étranger: Nom, date de naissance et pays de l’adresse principale

L’idoc agent sera intégré mais il ne modifiera pas les données présentes dans BFC. La mission engagée par le labo 0116 s’intègrera sur le matricule SIRHUS présent dans BFC.


Mise à jour des données agent Xlab

XLABXLAB

BFCEBFCECtrl N° matricule agent dans BFCCtrl N° matricule agent dans BFC

AgentsAgents

Ctrl type missionnaire


Ctrl provenance

agent

Ctrl provenance

agent



TrouvéTrouvé

Non trouvéNon trouvé

Agent typé non CNRSAgent typé non CNRS

Agent typé CNRS

Agent typé CNRS

SIRHSIRHXLABXLAB

Pas d’intégrationPas d’intégration

Agent typé CNRSAgent typé CNRS Agent typé non CNRSAgent typé non CNRS

CréationCréation ModificationModificationF74bis – Référence

personnel Xlab

F74bis – Référence

personnel Xlab

F15bis –Personnel Xlab

F15bis –Personnel Xlab

Sens XLAB -> BFC Intégration dans BFC en

même temps que la mission

Sens XLAB -> BFC Intégration dans BFC en

même temps que la mission

Sens BFC -> XLAB

N° matricule repart après intégration

mission

Sens BFC -> XLAB

N° matricule repart après intégration

mission


Un peu de vocabulaire…

Les infotypes :

Dans BFC les informations d’un agent sont définies par fiche, appelée « infotype ». Contrairement à SIRHUS, les infotypes accessibles dans BFC sont moins nombreux dans la mesure où ne sont récupérés que les infotypes utiles pour BFC. Les infotypes comportent une ou plusieurs périodes ce qui permet de créer des historiques. Les données utilisées sont celles des infotypes en cours de validité.

000 Mesures 001 Affectation 017 Régime d'indemnisation frais dépl. 009 Coordonnées bancaires 002 Données individuelles 006 Adresses


Chemin

1122

33

Référentiels > Gestion des tiers > Agents > Afficher données de base personnelRéférentiels > Gestion des tiers > Agents > Afficher données de base personnel


Liste des infotypes

agent.

Liste des infotypes

agent.

Aides à la recherche sur

les agents

Aides à la recherche sur

les agents

N° de matricule

Agent

N° de matricule

Agent

La transaction Agent (PRMS)

Récapitulatif infos agent

Récapitulatif infos agent

Aides à la recherche sur les périodes

Aides à la recherche sur les périodes


La provenance de l’agent est définie à la fois par l’affectation de l’agent à un domaine du personnel, et au gestionnaire administratif.

L’affectation Agent


Données individuelles / Adresses

Des données individuelles de l’agent

Deux adresses pour chaque agent :

- Une personnelle

- Une administrative


Les données Propres aux missions / paiement:

Deux types de coordonnées bancaires sont également gérés :

Coordonnées bancaires principales

Coordonnées bancaires pour les frais de déplacement

Le groupe de remboursement détermine le groupe de l’agent pour les déplacements à l’étranger (onglet Régime d'indemnisation frais dépl.)


Exercice: Visualisation d’un agent


Visualisation d’un agent

1/ Vous devez visualiser la fiche agent de l’agent qui vous est affecté.

2/ Affichez :

- Son affectation,

- Son régime d’indemnisation

- Ses coordonnées bancaires

- Ses données individuelles

- Son ou ses adresse(s).

Stagiaire 1 : agent n°1Stagiaire 2 : agent n°2Stagiaire 3 : agent n°3Stagiaire 4 : agent n°4Stagiaire 5 : agent n°5Stagiaire 6 : agent n°6Stagiaire 7 : agent n°90034535Stagiaire 8 : agent n°90034536Stagiaire 9 : agent n°90034538Stagiaire 10 : agent n°90034539Stagiaire 11 : agent n°90034540Stagiaire 12 : agent n°90034541


Agents:Ajout coordonnées

bancaires

3


Règles des coordonnées bancaires:

Les coordonnées bancaires principales de l’agent sont fournies par SIRHUS pour le virement du salaire des agents rémunérés par le CNRS.

Les coordonnées bancaires « Frais de déplacement » sont utilisées pour le virement des frais de déplacement des agents non rémunérés par le CNRS et éventuellement pour les agents rémunérés par le CNRS.

Les agents issus de SIRHUS comportent obligatoirement des coordonnées bancaires principales, à leur création dans BFC. Par défaut, les frais de déplacement seront réglés sur ce compte. Si l’agent en fait la demande, il est tout à fait possible de lui rajouter des coordonnées bancaires « Frais de déplacement ».

Aucune coordonnée bancaire ne vient d’XLAB.

Les coordonnées bancaires sont nécessaire pour pouvoir transformer un agent en fournisseur (transformation automatique par batch – passage 2fois/j à 4h et 22h).

Les coordonnées bancaires sont donc nécessaires pour pouvoir payer un agent par virement.


Chemin

2211

33

Référentiels > Gestion des tiers > Agents > Mesures administratives (Transaction PRMM)


Comment modifier les coordonnées bancaires ?

11

22

33

1. Choisissez le matricule sur lequelrajouter les coordonnées bancaires.

2. Sélectionner la mesure « AjoutCoordonnées bancaires ».

3. Exécuter la transaction.

1. Choisissez le matricule sur lequelrajouter les coordonnées bancaires.

2. Sélectionner la mesure « AjoutCoordonnées bancaires ».

3. Exécuter la transaction.


Modifier la date de validité de l’infotype.

Si c’est la première fois que vous ajoutez / modifiez les coordonnées bancaires sur l’agent, il est nécessaire de modifier la date d’entrée de l’agent (date entrée + 1 jour).

Sinon, la date peut être maintenue.

Si c’est la première fois que vous ajoutez / modifiez les coordonnées bancaires sur l’agent, il est nécessaire de modifier la date d’entrée de l’agent (date entrée + 1 jour).

Sinon, la date peut être maintenue.

Cliquez sur Sauvegarder afin d’accéder à la saisie des nouvelles coordonnées bancaires.

Cliquez sur Sauvegarder afin d’accéder à la saisie des nouvelles coordonnées bancaires.


Message d’erreur:

Si vous n’avez pas modifié la date (1ière fois) :

Si vous ne modifiez pas la date (autre fois) :

Dans ce cas validez simplement le message.


Autres messages avertissant

Les messages suivants s’affichent automatiquement mais sont sans incidence pour BFC :

Utilisé seulement pour la paie. Appuyez sur entrée.

Rappel de la date de validité de l’infotype. Appuyez sur entrée.

A cette étape, on peut enregistrer.


Ajouter/Modifier les coordonnées bancaires « frais de déplacement »

Seules les données entourées peuvent/doivent être modifiées.- Le CP et la ville.- La banque et le compte bancaire.

Seules les données entourées peuvent/doivent être modifiées.- Le CP et la ville.- La banque et le compte bancaire.


Exercices:Ajout coordonnées

bancaires


Ajout de coordonnées bancaires

1. Vous devez créer les coordonnées bancaires frais de déplacement de l’agent qui vous a été affecté.

Stagiaire 1 : 1 1020700018 04118142347 78Stagiaire 2 : 2 3000200461 0000089927W 43Stagiaire 3 : 3 3000303542 00050061878 23Stagiaire 4 : 4 3006610676 00010002201 31Stagiaire 5 : 5 3004100001 0726418R020 64Stagiaire 6 : 6 1010700238 00221388755 84Stagiaire 7 : 90023997 1020700089 04189002070 97Stagiaire 8 : 90026514 3004100001 1713411J020 07Stagiaire 9 : 90028490 3000401593 00001080169 90Stagiaire 10 : 90028705 3000400988 00000339206 84Stagiaire 11 : 90034532 2004101012 3306159S033 42Stagiaire 12 : 90034533 1870700030 03019160609 87

Stagiaire 1 : 1 1020700018 04118142347 78Stagiaire 2 : 2 3000200461 0000089927W 43Stagiaire 3 : 3 3000303542 00050061878 23Stagiaire 4 : 4 3006610676 00010002201 31Stagiaire 5 : 5 3004100001 0726418R020 64Stagiaire 6 : 6 1010700238 00221388755 84Stagiaire 7 : 90023997 1020700089 04189002070 97Stagiaire 8 : 90026514 3004100001 1713411J020 07Stagiaire 9 : 90028490 3000401593 00001080169 90Stagiaire 10 : 90028705 3000400988 00000339206 84Stagiaire 11 : 90034532 2004101012 3306159S033 42Stagiaire 12 : 90034533 1870700030 03019160609 87

Matricule Banque N°de compte Clé RIBMatricule Banque N°de compte Clé RIB


Suivi du flux Agentdans BW

4


XLAB EAIEAI

session

BFCE

Alimentation BW : rejeu des idocs

session



BW

Rejeu des Idocs (agent)

Rejeu des Idocs (agent)

Agent

Intégré

Agent

En erreur

ECC

Le dimanch

e

Le dimanch

e

MAJ BW

2 / jour 01h et 13h

MAJ BW

2 / jour 01h et 13h


BW Suivi du Flux Agent

Cet écran de consultation permet d’avoir une vue détaillée du suivi des IDOCs pour le flux Agent

On peut analyser tous les IDOCs avec le Statut : Intégré En erreur


Chemin

11

22

BW – Suivi des flux entrants > Requêtes > Suivi flux: Agent XLABBW – Suivi des flux entrants > Requêtes > Suivi flux: Agent XLAB



Dans l’Ecran de variables : Organisation d’achats (DR) [champ obligatoire] Division Type de flux IDOC Créé le Message d’erreur Xlab Statut Statut IDOC



Supprimer zoomSupprimer zoom

Eclater dans les lignesEclater dans les lignes

Sélectionner valeur filtreSélectionner valeur filtre

Zone pratique à rajouter pour analyse


A rajouter pour vérifier le code pays ou la

nationalité


nationalité

Effacer une valeur filtreEffacer une valeur filtre


BW Suivi du Flux Agent La requête de base :

Avec les paramètres rajoutés :


Les missionsdans BFC

5


Plan de présentation des missions

Un peu de vocabulaire… Types de mission XLAB / schémas de déplacement BFC Les statuts de la mission et pictogrammes associées. De l’interface XLAB à l’interface BFC Présentation de la transaction mission dans BFC


Un peu de vocabulaire

Correspondances :

Un type de mission dans XLAB est une catégorie interne dans BFC.

Un objet de mission dans XLAB est une catégorie d’activité dans BFC.

Un séjour dans XLAB est une destination dans BFC.

Une puissance fiscale dans XLAB est une Classe de véhicule dans BFC.

Nouvelles notions :

Le schéma de déplacement détermine les données affichées et le cadre de la mission (France, étranger, DOM TOM etc.…).

La ventilation des coûts remplace désormais la commande MI XLAB.

Correspondances :

Un type de mission dans XLAB est une catégorie interne dans BFC.

Un objet de mission dans XLAB est une catégorie d’activité dans BFC.

Un séjour dans XLAB est une destination dans BFC.

Une puissance fiscale dans XLAB est une Classe de véhicule dans BFC.

Nouvelles notions :

Le schéma de déplacement détermine les données affichées et le cadre de la mission (France, étranger, DOM TOM etc.…).

La ventilation des coûts remplace désormais la commande MI XLAB.


Types de missions XLAB / schémas de déplacement BFC

2 Types de schémas de déplacement :

Les missions en provenance d’XLAB

• Déplacement intérieur

• Déplacement à l’étranger

• Déplacement DOM-TOM

• OM permanent

• Stage

Les missions créées dans SAP (pour régulariser l’Ordre permanent)

• Liquidation sur OM permanent Intérieur

• Liquidation sur OM permanent étranger

• Liquidation sur OM permanent DOM-TOM


Types de missions XLAB / schémas de déplacement BFC (1/2)

France avec frais

France sans frais

Concours

Etranger à l’administration

France avec frais

France sans frais

Concours

Etranger à l’administration

- Déplacement intérieur

- Déplacement à l’étranger

- Déplacement DOM-TOM

- OM permanent

- Stage




- OM permanent

- Stage

Indicateur de stage ?

Indicateur de stage ?

OuiOui

NonNon

OuiOui

NonNonIndicateur OMPermanent?

Indicateur OMPermanent?


Types de missions XLAB / schémas de déplacement BFC (2/2)

Etranger avec frais

Etranger sans frais

Etranger avec frais

Etranger sans frais




- OM permanent

- Stage




- OM permanent

- Stage

Pays DOM-TOM ?

Pays DOM-TOM ?



OuiOui

NonNon

OuiOui

NonNon



Pays France ?

Pays France ?

Pays DOM-TOM ?

Pays DOM-TOM ?

Convocation administrativeConvocation

administrative

OuiOui

NonNon NonNon

OuiOui NonNon

OuiOui


La gestion des statuts dans BFC:

XLABIntégration

de l’OM

Automatique Manuel

Dem. Acceptée

« A Décompter »

Dem. Acceptée

«Calculé »

Dem. Acceptée

«Transféré FI »

BatchBatch

23H Dépl. effectué

« A Décompter »

Manuel:

Modif. du

Statut

Dépl. accepté

« A Décompter »

Manuel:

Autorisation de

La missionDépl. accepté

« Calculé »

Dépl. accepté

« Transféré FI »

BatchBatch 23H30


Les pictogrammes et leur signification

Ce pictogramme signifie que la mission est prête a être comptabilisée soit:- Partiellement: statut ‘demande acceptée’, l’avance de la mission est prête à être comptabilisée.- Totalement: Statut ‘dépl. accepté’, la mission est prête à être comptabilisée totalement (liquidation finale).

Cas particulier: Ce pictogramme peut aussi être affecté à une mission au statut:‘dem. Acceptée’ ‘transférée FI’ si et seulement si la mission n’a pas générée d’avance.

Ce pictogramme signifie que la mission est prête a être comptabilisée soit:- Partiellement: statut ‘demande acceptée’, l’avance de la mission est prête à être comptabilisée.- Totalement: Statut ‘dépl. accepté’, la mission est prête à être comptabilisée totalement (liquidation finale).

Cas particulier: Ce pictogramme peut aussi être affecté à une mission au statut:‘dem. Acceptée’ ‘transférée FI’ si et seulement si la mission n’a pas générée d’avance.

Ce pictogramme signifie que la mission est en attente. Elle ne sera pas comptabilisée automatiquement à ce statut:- En attente d’une action utilisateur: statut ‘dépl. effectué’ ‘a calculer’, c’est le statut avant l’autorisation de passage de la mission par le gestionnaire.- A ne pas comptabiliser: statut ‘dem. saisie’, c’est le statut des OM permanents. Il ne doit pas être modifié puisque les OM permanents ne doivent jamais être comptabilisés.

Ce pictogramme signifie que la mission est en attente. Elle ne sera pas comptabilisée automatiquement à ce statut:- En attente d’une action utilisateur: statut ‘dépl. effectué’ ‘a calculer’, c’est le statut avant l’autorisation de passage de la mission par le gestionnaire.- A ne pas comptabiliser: statut ‘dem. saisie’, c’est le statut des OM permanents. Il ne doit pas être modifié puisque les OM permanents ne doivent jamais être comptabilisés.


Les pictogrammes et leur signification

Ce pictogramme signifie que la mission a été comptabilisée et/ou que des piècescomptables ont été générées:- Partiellement: statut ‘demande acceptée’ ‘transférée FI’, si le transfert dans FI acréé une pièce comptable d’avance.- Totalement: statut ‘dépl. accepté’ ‘transféré FI’, si le transfert vers FI a généré despièces comptable, analytique et budgétaire. (si une mission sans frais est comptabilisée le pictogramme restera: )

Cas particulier: Ce pictogramme peut aussi être affecté à une mission annuléeEn effet, des écritures comptables et leur contre-passation ont été créées.

En résumé ce pictogramme n’est utilisé que si la mission possède un historique de paiement.

Ce pictogramme signifie que la mission a été comptabilisée et/ou que des piècescomptables ont été générées:- Partiellement: statut ‘demande acceptée’ ‘transférée FI’, si le transfert dans FI acréé une pièce comptable d’avance.- Totalement: statut ‘dépl. accepté’ ‘transféré FI’, si le transfert vers FI a généré despièces comptable, analytique et budgétaire. (si une mission sans frais est comptabilisée le pictogramme restera: )

Cas particulier: Ce pictogramme peut aussi être affecté à une mission annuléeEn effet, des écritures comptables et leur contre-passation ont été créées.

En résumé ce pictogramme n’est utilisé que si la mission possède un historique de paiement.

Ce pictogramme est peu utilisé et ne peut provenir que d’une action utilisateur,il s’agit de mettre la mission au statut ‘ouvert’.A ce statut la mission est en attente comme pour . Ce statut permet simplement à l’utilisateur de marquer certaines missions et ainsi de différencier par exemple les mission non encore traitées des missions déjà traitées à la liquidation manuelle mais nécessitant plus d’informations pour pouvoir être autorisées à la comptabilisation.

Ce pictogramme est peu utilisé et ne peut provenir que d’une action utilisateur,il s’agit de mettre la mission au statut ‘ouvert’.A ce statut la mission est en attente comme pour . Ce statut permet simplement à l’utilisateur de marquer certaines missions et ainsi de différencier par exemple les mission non encore traitées des missions déjà traitées à la liquidation manuelle mais nécessitant plus d’informations pour pouvoir être autorisées à la comptabilisation.


De l’interface XLAB à l’interface BFC

Une mission est composée d’onglets et de boutons :

XLAB BFC

Données générales Onglet Forfait

Autres frais

Transport de la mission

Onglet justificatifs

Onglet Trajets

Financement mission

Commande de mission Bouton: Ventilation

Séjours de la mission Onglet Destinations

Onglet remarques

Onglet avances

Onglet Retenues

Données supplémentaires

Renseigné via interface

Partiellement Renseigné

via interface


Chemin

1122

33

Dépenses > Gestion des déplacements > Gestionnaire des dépl. Profession (Transaction PR05).Dépenses > Gestion des déplacements > Gestionnaire des dépl. Profession (Transaction PR05).


Présentation de la transaction mission dans BFC



Onglet Forfait : alimenté via Xlab

Données générales du déplacement, Indemnités forfaitaires, Organismes financeurs de la mission…

Onglet Justificatifs : alimenté par Xlab

Catégories de frais type de transport autres frais (matériel, inscription, …).



Onglet Destination: alimenté par Xlab Séjours. Remarque : Une mission peut se subdiviser en plusieurs séjours.

Onglet Trajet Informations relatives au véhicule personnel du salarié.



Onglet Retenues

Retenues pour convenance personnelles à l’intégration de la mission.

Les retenues pour hébergement gratuit, repas gratuits ou repas administratifs .

Onglet avance : alimenté par Xlab Avance des frais à verser à l’agent avant son départ en mission.

!! Ne jamais modifier cet ongletNe jamais modifier cet onglet



Onglet remarques : alimenté par XlabPersonnes à contacter et motifs de la mission.

Onglet Données supplémentaires : alimenté par Xlab

Numéro de la mission XLAB, Ville de départ,Division XLAB, Organisation d’achat XLAB, Instance du comité national.

!!

!!Ne pas modifier les données transmises d’Xlab. Mais possibilité de rajouter des commentaires en fin.

Ne pas modifier les données transmises d’Xlab. Mais possibilité de rajouter des commentaires en fin.

Ne jamais modifier cet ongletNe jamais modifier cet onglet



Le bouton ventilation des coûts = La commande XLABLe bouton ventilation des coûts = La commande XLAB

Ventilation analytique

Ventilation budgétaire


Gestion des avances et trop perçus

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Gestion des avances

L’agent peut bénéficié d’une avance. Celle-ci est saisie dans Xlab.

Le montant de l’avance calculé par Xlab n’est pas transmis à BFC ; c’est seulement l’information d’une demande d’avance qui est transmise (coche avance dans Xlab).

Lors de l’intégration de la mission dans BFC, le montant de l’avance est calculé sur la base de :

75% des indemnités de repas et de nuitées pour les missions en France minorées des retenues XLAB et majorées des catégories de frais majorations (anciennement majoration 5/3)

75% des indemnités journalières pour les missions à l’étranger ou l’outre-mer minorées des retenues XLAB et majorées des catégories de frais majorations (anciennement majoration 5/3)

75% du montant du forfait pour les missions forfaitaires

Le résultat de ce calcul est visible dans l’onglet avance.

Le contenu de cet onglet ne doit jamais être modifié.!!!!


Gestion des avances (suite)

Le batch de nuit de pré-comptabilisation génère l’écriture comptable liée à l’avance pour les missions dont la date de début est dans moins d’un mois.

Les avances sont payés à l’agent au plus tôt un mois avant le départ en mission. Par conséquent, la mission ne sera pré-comptabilisée qu’un mois avant la date de début de mission.

Toutes les avances dans BFC sont bloquées au paiement. Il faut donc les débloquer (en modification sur la pièce comptable, enlever le code blocage paiement B).


Gestion des trop perçus

Il peut arriver, suite à une annulation de mission (cf infra) ou un complément de liquidation (cf infra) à la baisse, qu’un agent ait un trop perçu. Dans ce cas il est nécessaire de le régulariser:

Soit sur une mission suivante via blocage de la nouvelle mission au paiement et paiement du reste à l’agent.

Soit demande de paiement via réception de chèque.

Dans ce cas, il faut rédiger un courrier à l’agent pour lui demander de rembourser ce trop perçu.


La procédure de liquidation des

Missions

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Règles générales à la liquidation

La liquidation consiste à comparer les frais prévus et engagés par le labo aux frais réels consommés par le missionnaire.

Ne liquider que des missions dont l’agent est rentré de mission (c’est-à-dire dont la date de fin de la mission est inférieure à la date du jour).

Les missions concernées par cette section sont les missions dont le schéma est « déplacement int. », « déplacement à l’étranger », « Stage », « Déplacement DOM-TOM »

Toujours vérifier les frais saisis grâce à la simulation de la liquidation.

Dans cette section, ne pas modifier l’onglet « Forfait », « Avances », « Données supplémentaires ».


Liquider une mission

Dépenses > Gestion des déplacements > Gestionnaire des dépl. Profession.

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22


Modification du statut



Modifier le statut de « dem. acceptée » à « Dépl. Effectué / rapport saisi », une fois que l’agent est revenu de mission.

Modifier le statut de « dem. acceptée » à « Dépl. Effectué / rapport saisi », une fois que l’agent est revenu de mission.


Saisie des frais réels: Onglet Destination


Saisie des frais réels: Onglet Destination en France et Stage

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Saisie des frais réels: Onglet Destination à l’étranger et DOM-TOM


Saisie des frais réels: Onglet Justificatif

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11

22

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Rentrer le montant et valider en appuyant sur le touche entrée

Rentrer le montant et valider en appuyant sur le touche entrée


Onglet Justificatif : ajout ou modification informations

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Les catégories de frais BFC et XLAB

Dans BFC, les différents frais relatifs à une mission à l’exception des indemnités journalières sont identifiés au travers de catégorie de frais.

On distingue deux grands types de catégorie de frais:

Celles créées lors de l’intégration de la mission dans BFC (donc saisies dans Xlab)

Celles que l’on peut rajouter lors de la liquidation de la mission (donc saisies dans BFC)

Les catégories de frais créées lors de l’intégration de la mission dans BFC ne doivent être modifiées que si elles ne correspondent pas à ce qui est spécifié sur l’état de frais remis par le missionnaire.

Dans BFC, les différents frais relatifs à une mission à l’exception des indemnités journalières sont identifiés au travers de catégorie de frais.

On distingue deux grands types de catégorie de frais:

Celles créées lors de l’intégration de la mission dans BFC (donc saisies dans Xlab)

Celles que l’on peut rajouter lors de la liquidation de la mission (donc saisies dans BFC)

Les catégories de frais créées lors de l’intégration de la mission dans BFC ne doivent être modifiées que si elles ne correspondent pas à ce qui est spécifié sur l’état de frais remis par le missionnaire.


Quelques catégories de frais à l’intégration (XLAB)

Désignation catégorie de frais Libellé catégorie de frais

BUS Bus

DIV Divers

FI Frais d’inscription

METR Métro

RER RER

TAXI Taxi

TRN Train

VP Véhicule personnel

MAJ Majoration

FORF Forfait

IMFE Indemnité France à l’étranger

OMPE Engagement OM permanent

RETN Autres retenues


Quelques catégories de frais à la liquidation (BFC)

Désignation catégorie de frais Libellé catégorie de frais

ESS Carburant

HTL Hôtel

PARK Parking

PEAG Péage

TAXE Taxe d’aéroport

VISA Visa

OMPR Régul. Engagement OM Permanent

REPA Nombre de repas

INDA Indemnité suite à abattement


Onglet Trajet : Modification des montants Total KM


Onglet Trajet : Modification Cat. de véhicules et Classes de véhicules


Les Catégories de véhicules valides

Catégorie de véhicule Classe de véhicule

Véhicule personnel 1 à 5 CV



Bicyclette à moteur/ voiturette Inférieure à 50 Cm3

Vélomoteur De 50 à 125 Cm3

Motocyclette Plus de 125 Cm3


Onglet Retenues : Gestion des retenues


La gestion des retenues

Il est parfois utile de rajouter des retenues sur un séjour ou une partie du séjour pour lequel l’agent a bénéficié d’hébergement gratuit, de repas gratuit ou pris un repas administratif.

La gestion des retenues est semi automatique dans BFC et s’effectue sous forme de pourcentage. Une retenue différente peut être définie pour chaque jour indépendamment du reste du séjour.

La gestion des retenues est légèrement différente selon que l’on liquide une mission en France ou à l’étranger / DOM-TOM.

!!


La gestion des retenues – Mission en France

Les missions en France donnent droit à des remboursements de frais de repas et des remboursements de frais d’hébergement. Pour les missions en France on distingue donc les retenues pour les frais de repas des retenues pour les frais d’hébergement.

Dans l’onglet « Retenues », les retenues repas sont saisies dans la colonne « retenue repas » et les retenues d’hébergement dans la colonne « Déduction nuitée ».

Retenue nuitée : lorsqu’un agent est hébergé gratuitement, on saisit une retenue à 100% dans la

colonne « Déduction nuitée » pour chaque jour avec hébergement gratuit.

Retenue repas : La colonne « Retenue repas » concerne les 2 repas de la journée. Ce qui veut dire que

le pourcentage de retenue est différent selon le nombre de repas de la journée remboursable à l’agent.


La gestion des retenues – Mission en France

Exemple1: pour une journée (de 9h à 16h) comportant 1 seul repas à rembourser à

l’agent :

o si 1 repas gratuit retenue à 100%.

o si 1 repas administratif retenue à 50%.

Exemple2: pour une journée (de 9h à 21h) comportant 2 repas à rembourser à l’agent :

o si 2 repas gratuits retenue à 100%

o si 1 repas gratuit retenue à 50%

o si 2 repas administratifs retenue à 50%

o si 1 repas administratif retenue à 25%

o si 1 repas administratif + 1 repas gratuit retenue à 75%


La gestion des retenues – Mission à l’étranger ou l’outre-mer

Les missions à l’étranger ou l’outre-mer donnent droit à une indemnité journalière comprenant les frais de repas et les frais d’hébergement. Par conséquent, seule la colonne « Retenue repas/héb » doit être renseignée.

Le fonctionnement des retenues à l’étranger ou l’outre-mer est un peu différent de celui de la France. On considère que la nuitée représente 65% du montant de l’indemnité journalière et un repas représente 17,5% du montant de l’indemnité journalière.

Si un agent est hébergé gratuitement, on affecte donc une retenue de 65%.

On affecte une retenue de 17,5% si l’agent est nourri gratuitement pour un repas et 35% pour les 2 repas.


La gestion des retenues – Mission à l’étranger ou l’outre-mer

Les séjours pour convenance personnelle : Bien que les retenues soient saisies lors de la liquidation de la mission,

une retenue peut être générée automatiquement lors de l’intégration de la mission, il s’agit de la retenue pour un séjour dit privé ou pour convenance personnelle.

Pour ce type de séjour, lors de l’intégration de la mission, un séjour est généré dans l’onglet destination. Pour annuler le calcul des indemnités journalières fait automatiquement par le système, une retenue à 100% est générée dans l’onglet retenues pour chaque journée du séjour privé. Cette retenue ne doit pas être supprimée manuellement lors de la liquidation.


Pourcentage de la retenue :Pourcentage de la retenue :

Montant de la retenue : À prendre en compte

Montant de la retenue : À prendre en compte

Vérification des retenues saisies


Montants hébergement : 0 à l’étranger jours * indemnités de nuitées en FranceMontants hébergement : 0 à l’étranger jours * indemnités de nuitées en France

Montant IJ à l’étrangerMontant repas en FranceMontant IJ à l’étrangerMontant repas en France

Indemnités kilométriques et dégressivité en fonction de la mission et decelles déjà liquidées.

Indemnités kilométriques et dégressivité en fonction de la mission et decelles déjà liquidées.

Montants des justificatifs individuels.Montants des justificatifs individuels.

Montant Total à rembourser àL’agent.Montant Total à rembourser àL’agent.

Etat liquidatif: points de vérification



L’autorisation

L’autorisation est la dernière étape de la liquidation de la mission

Autoriser une mission consiste à autoriser son passage dans la comptabilité

Autoriser une mission, c’est autoriser le remboursement de l’agent

Autoriser une mission, c’est accepter toutes les modifications que l’on a effectuées sur la mission

Ne pas autoriser une mission revient à la laisser en attente d’informations complémentaires

Si des frais ont été oubliés, on peut autoriser plusieurs fois une mission tant que le batch de comptabilisation n’est pas passé.


L’autorisation

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Historique mission

Visualisation historique

WF_EAI = idoc en intégrationEXPLOIT = batch de comptabilisation ou d’édition de l’état liquidatif.

WF_EAI = idoc en intégrationEXPLOIT = batch de comptabilisation ou d’édition de l’état liquidatif.


Les cycles mission

Une fois la mission autorisée un cycle de comptabilisation mission est généré le soir même

Ce cycle de comptabilisation va comptabiliser toutes les missions liquidées et autorisées ainsi que les missions Xlab avec avance intégrées

Toutefois, il est souvent nécessaire à la DSI que nous « rejetions ce cycle ». En effet des missions de 2006 s’intègrent sans contrôle budgétaire. Le contrôle budgétaire se fait alors sur l’exercice 2007 à la comptabilisation de la mission. Ainsi les missions au statut « dépl accepté » « calculé » n’ont pu être comptabilisée à cause d’un budget insuffisant ou d’un élément d’OTP non valide


Chronologie du traitement d’une mission sans avance (*)

Nouvel agent ou modif.

agentSirhus


agentSirhus

JJ J+1J+1 J+NJ+N

agentagent

fournisseurfournisseur

J+N+1J+N+1

23h23h


agentXlab


agentXlab agentagent

22h30 et

4h25

22h30 et

4h25

Proposition paiement


9h9h

Paiement Paiement

12h12h

BFCEBFCE

(*) Agent avec coordonnées bancaires(*) Agent avec coordonnées bancaires

Pré-comptabili

sation

Pré-comptabili

sation

MissionXlab

MissionXlab

LiquidationEt

autorisation mission

LiquidationEt


Comptabilisation globale

mission


mission

23h23h

23h3023h30


Chronologie du traitement d’une mission avec avance (*)


agentSirhus


agentSirhus

JJ J+1J+1 J+NJ+N

agentagent

fournisseurfournisseur

LiquidationEt


LiquidationEt


J+N+1J+N+1

23h23h


agentXlab


agentXlab agentagent



9h9h

Paiement Paiement

12h12h

BFCEBFCE

(*) Agent avec coordonnées bancaires(*) Agent avec coordonnées bancaires

MissionXlab

MissionXlab

Pré-comptabili

sation

Pré-comptabili

sation


mission


mission

23h23h

23h3023h30

Avance dans prop. paiement

Avance dans prop. paiement

Paiement de l’avancePaiement

de l’avance

9h9h

12h12h

22h30 et

4h25

22h30 et

4h25


Pièces comptables FI

Visualisation des pièces comptables : 1/2


Pièces comptables FI

Visualisation des pièces comptables : 2/2


Liquidation des missionsMini-quizz !

Peut-on modifier l’onglet

Forfait ?

Peut-on modifier une

mission au statut

demande acceptée?

Les retenues, peuvent

elles être modifiées ?

Peut-on liquider une

mission à tout moment ?

Si je veux rajouter des

infos sur un justificatif,

je le fais sur l’onglet

remarque.


Liquidation des missionsMini-quizz !

Peut-on modifier l’onglet Forfait ?

Non, du moins pas encore…

Peut-on modifier une mission au statut

demande acceptée?

Non, il faut d’abord changer son statut

Les retenues, peuvent elles être modifiées ?

Oui, sauf dans le cas des retenues pour

convenance personnelle

Peut-on liquider une mission à tout moment?

L’agent doit être revenu de mission

Si je veux rajouter des infos sur un justificatif

je le fais sur l’onglet remarque.

Non, sur la zone info du justificatif.


Exercices sur la Liquidation


Voici les nouveaux agents qui vous sont affectés


Exercice 1 : Liquidation classique d’une mission France (1/3)


Exercice 1 : Liquidation classique d’une mission (2/3)

1/ L’agent X vient de rentrer de mission, vous devez liquider cette mission pour l’agent qui vous a été affecté :

- modifiez le statut de déplacement de cette mission.

2/ Les frais réels de l’agent vous sont communiqués avec leurs justificatifs :

- Taxi : 97,50 €

- Taxe: 35,90 €

3/ Vous devez modifier les dates et heures de la mission à :

- Début mission le 11.05.2007 à 09h00

- Fin de mission le 17.05.2007 à 21h00

La destination de la mission a la même caractéristique que l’en-tête du déplacement.


Exercice 1 : Liquidation classique d’une mission (3/3)

4/ Modifiez le nombre total de Km parcourus à 145.

Modifiez la catégorie de véhicule utilisée en « véhicule personnel » l’immatriculation est 1654XP75 et la classe fiscale est 6 CV.

5/ L’agent a bénéficié de 7 repas gratuits (1 par jour).

- Effectuez une retenue légale qui s’impose dans la colonne correspondante.

- Effectuez une simulation pour analyser les modifications engendrées par cette opération.

6/ Validez vos modifications en autorisant le calcul du déplacement (le calcul est effectué en job batch)




Exercice 2 : Liquidation classique d’une mission Etranger (1/3)



1/ L’agent X vient de rentrer de mission, vous devez liquider cette mission pour l’agent qui vous a été affecté :

- modifiez le statut de déplacement de cette mission.

2/ Les frais réels de l’agent vous sont communiqués avec leurs justificatifs :

- Taxi : 175 €

- Vaccin : 35 €

3/ Vous devez modifier la date et l’heure de début de la mission à :

- Début mission le 05.05.2007 à 08h00


4/ Modifiez le nombre total de Km parcourus à 25.

Modifiez la catégorie de véhicule utilisée en « motocyclette » (ATT. Modif de la classe de véhicule obligatoire), l’immatriculation est 1234XB31.

5/ L’agent a bénéficié d’un repas gratuit le 06.05.2007 et d’un hébergement gratuit dans la nuit du 07 au 08.05.2007.

- Effectuez les retenues légales qui s’imposent dans la colonne « Retenue repas/héb. ».

- Effectuez une simulation pour analyser les modifications engendrées par cette opération.

6/ Validez vos modifications en autorisant le calcul du déplacement (le calcul est effectué en job batch)



Complémentde liquidation

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Complément de liquidation

Un complément de liquidation peut se faire à la hausse (on a oublié des frais) ou à la baisse (on a trop mis de frais, dans ce cas, cela génère un trop perçu)

Un complément de liquidation peut se faire une fois que la mission a été liquidée et transférée FI (« dépl accepté » « transféré FI »).On double clique sur la mission et on effectue les modifications adéquates.On sauvegarde la mission.On autorise la mission.La comptabilisation se fera automatiquement par batch de nuit. Une pièce comptable est générée du montant des frais rajoutés.

Le paiement s’effectue comme pour une mission normale si le montant est à rembourser à l’agent

Le retour de facture vers Xlab sera du montant global de la liquidation.

Exemple: 1ère liquidation de 100€ retour de facture vers Xlab de 100€ Complément de liquidation de 20€ retour facture vers Xlab de 120€

La récupération de trop perçu se fait comme une récupération pour une liquidation normale.

Le complément de liquidation est visible dans l’historique de la mission et l’historique de paiement.


Complément de liquidationDépenses > Gestion des déplacements > Gestionnaire des dépl. Profession.Dépenses > Gestion des déplacements > Gestionnaire des dépl. Profession.

Complément de liquidationComplément de liquidation

1ère liquidation1ère liquidation


L’annulationd’une mission

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La notion d’annulation

Il est interdit de supprimer une mission dans BFC. C’est XLAB qui envoie la mission en suppression.

XLAB peut solder ou supprimer une mission ce qui va l’annuler dans BFC si elle est au statut ‘demande acceptée’ ‘transférée FI’.


Quand et dans quelles conditions annuler ?

Une annulation peut se faire dans BFC si la mission est liquidée et comptabilisée.

Une annulation ne se fait que sur la demande expresse du labo qui a saisi la mission.

Si la mission a déjà été payée ou partiellement payée via l’avance (Cf section sur l’historique de paiement), il faudra penser à récupérer ces montants lors des prochaines missions.

Conclusion : L’annulation nécessite une coordination entre le Labo, la Délégation.


Traduction des règles précédemment citées dans le système :

Caractéristiques d’une mission comptabilisée:Pictogramme = Statut = « Transféré FI »

Caractéristiques d’une mission comptabilisée:Pictogramme = Statut = « Transféré FI »


Actions pour annuler


Le statut d’annulation

Le statut de calcul « annul. Enreg. FI » indique que la mission a bien été annulée.Le statut de calcul « annul. Enreg. FI » indique que la mission a bien été annulée.


Quelques notions sur l’annulation

Une fois la mission annulée, les opérations de contre-passation ne s’effectuent que lors du prochain traitement de comptabilisation.

Une fois qu’une mission a été annulée, on ne doit pas faire marche arrière sur le statut d’annulation (pb retour facture XLAB). Il faut donc faire très attention lors de l’annulation.

Une annulation libère des dates de la mission et permet de créer une nouvelle mission aux même dates.


Conclusion et clôture Avant de se quitter

Merci de me rendre la feuille de présence signée.

Au revoiret à demain !


Les procédures particulières

a la liquidation


Liquidation:Le forfait Global

Les outils Agents et mission

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Qu’est ce qu’un forfait global ?

On parle de mission avec forfait lorsque le labo décide de ne pas payer à l’agent l’intégralité des frais réglementaires remboursables à l’agent et de ne lui rembourser qu’un montant forfaitaire.

Le forfait global est utilisé au CNRS pour remplacer l’ensemble des catégories de frais d’une mission ainsi que les indemnités (journalières à l’étranger, repas + hébergement en France).

Il n’est utilisé que s’il est plus avantageux pour le CNRS.

Il est représenté par la catégorie de frais FORF (onglet justificatifs).


Procédure classique

Supprimer catégorie de frais FORF (onglet justificatifs)

Saisir frais réels de la mission (onglet justificatifs et trajet) ainsi que les retenues éventuelles (onglet retenues)

Cocher zones « indemnité nuitée » et « Remboursement repas » (onglet forfaits)

Simuler et éditer l’état de frais provisoire qui servira de pièces justificatives pour le choix du forfait

Comparer montant des frais réels au forfait Si Forfait > Frais réels: conserver le calcul avec les indemnités

réglementaires et sauvegarder Si Forfait < Frais réels: sortir sans sauvegarder vos modifications puis

revenir sur la mission au forfait pour la liquider


Le montant du forfait global est sur l’onglet justificatif


Opérations à effectuer pour vérifier les frais

On doit vérifier que le montant des frais du forfait est bien inférieur à l’ensemble des frais « normaux » de la mission.

Pour cela il faut saisir les frais réels de la mission.

Il existe plusieurs façon de vérifier que le forfait est plus avantageux pour le CNRS, la procédure suivante est donnée à titre indicatif.


Comment connaître le montant des justificatifs ?


Supprimer le Forfait global (en notant son montant)


Saisie des montants des justificatifs

On doit ici saisir tous les montants réels, sauf ceux déjà payés par le CNRS (ici VOLP).Un message d’avertissement bloquant nous le rappelle.

On doit ici saisir tous les montants réels, sauf ceux déjà payés par le CNRS (ici VOLP).Un message d’avertissement bloquant nous le rappelle.


Justificatifs


Onglet Forfait

Dans le cas d’un forfait global, la ou les coches d’indemnités sont désactivées.Il faut donc la ou les réactiver pour pouvoir simuler l’état de frais complet de la mission et le comparer au forfait global.

Dans le cas d’un forfait global, la ou les coches d’indemnités sont désactivées.Il faut donc la ou les réactiver pour pouvoir simuler l’état de frais complet de la mission et le comparer au forfait global.


Simuler l’état de frais


Analyse de la simulation

Le montant à comparer est :

Si le montant est inférieur au montant du forfait global on sauvegarde.

Si le montant est supérieur au montant du forfait global, on ne sauvegarde pas le déplacement et on laisse ainsi le forfait.

Ici, on sauvegardera le déplacement car : 1740,80 < 2500.

Il est plus intéressant pour le CNRS de rembourser les indemnités que le forfait global.


Exercice sur le forfait Global





Exercice : Liquidation particulière d’une mission au forfait (1/2)


Vérification du forfait global

1/ Sélectionner la mission, elle contient un forfait global.

2/ Remplissez l’état de frais comme si le forfait n’existait pas…

Les frais réels de l’agent vous sont communiqués avec leurs justificatifs :

- Taxi : 50 €

- Taxe: 70 €

L’agent a bénéficié de 3 repas gratuit (un le 18.06 et deux le 19.06.2007)

3/ Sauvegardez ou non votre mission en fonction de ce qui est le plus intéressant pour le CNRS.

Exercice : Liquidation particulière d’une mission au forfait (2/2)


Liquidation :Rajout de repas supplémentaires

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L’ajustement des repas

Depuis le 1er novembre 2006, concernant ses frais de repas, l’agent est remboursé sur la base du nombre de repas qu’il déclare avoir pris pour ses frais de mission en France.

BFC calcule le nombre de repas à rembourser à l’agent sur la base du calcul forfaitaire des indemnités de repas soit en fonction des heures de mission.

Si, après simulation de la liquidation, le nombre de repas calculés par le système est inférieur à celui déclaré par l’agent, vous devez rajouter manuellement le montant des repas supplémentaires. La catégorie de frais « REPA - nombre de repas» a été créée à cet effet.


Simulation de la mission


Analyse du nombre de repas

29 repas 29 repas


Rajout de repasPostulat: En réalité l’agent a consommé 30 repas, il faut donc rajouter 1repas dans la catégorie repasPostulat: En réalité l’agent a consommé 30 repas, il faut donc rajouter 1repas dans la catégorie repas

Affecter le nombre de repas.Valider l’insertion

Affecter le nombre de repas.Valider l’insertion

Affecter le montant spécifiédans la catégorie REPA

Affecter le montant spécifiédans la catégorie REPA


Visualiser les nouveaux frais générés

Cliquer sur le bouton ‘simuler’Cliquer sur le bouton ‘simuler’

Le tableau des justificatifs de repas n’est pas modifié.Le tableau des justificatifs de repas n’est pas modifié.

Le tableau des justificatifs individuelsprend en compte le repas rajouté.Le tableau des justificatifs individuelsprend en compte le repas rajouté.


Enlever des repasPostulat: En réalité l’agent a consommé 26 repas, il faut donc enlever 3 repas dans L’onglet retenuesPostulat: En réalité l’agent a consommé 26 repas, il faut donc enlever 3 repas dans L’onglet retenues

Choisissez les retenues qui conviennent : ici 100 % (2 repas) et 50% (1 repas)

Choisissez les retenues qui conviennent : ici 100 % (2 repas) et 50% (1 repas)

Cliquez sur l’aide à la recherche de la colonne repas

Cliquez sur l’aide à la recherche de la colonne repas


Deux retenues ont été saisies:

1 de 100% correspondant à 2 repas.

1 de 50% correspondant à 1 repas

Deux retenues ont été saisies:

1 de 100% correspondant à 2 repas.

1 de 50% correspondant à 1 repas

Le montant total a été diminué de 3*15,25 € soit 45,75 €Le montant total a été diminué de 3*15,25 € soit 45,75 €

Visualiser les nouveaux frais générés


Liquidation:Les OM permanents

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Les OM permanents

Lorsqu’un agent se déplace régulièrement au même endroit et pour le même motif pendant une période qui peut aller jusqu’à l’année, un ordre de mission permanent peut lui être établi. Ainsi, l’agent n’a pas à effectuer une nouvelle demande de mission à chaque déplacement.

Dans Xlab, une mission cochée OM permanent est saisie avec l’ensemble des frais prévisionnels à rembourser à l’agent pour la période couverte par l’OM permanent. En parallèle, une commande prévisionnelle d’achats est saisie dans Xlab pour engager les frais de transport pris en charge par le CNRS associés à cet OM permanent.

Les OM permanents sont créés dans Xlab puis envoyés à BFC avec le montant global estimatif pour la durée de l’OM permanent.

Lors de l’intégration dans BFC, cette mission est créée avec un schéma de déplacement « Ordres permanents ».

Les déplacements de schéma « Ordres permanents » créés dans BFC ne correspondent pas à des missions « réelles », ils servent d’engagement pour les missions à venir.


Les OM permanents

Après chaque déplacement dans le cadre de cet OM permanent, l’agent établit son état de frais ; la liquidation de ce déplacement se fait directement dans BFC.

La liquidation d’un OM consiste à dupliquer l’OM permanent pour créer une nouvelle mission ‘Liquid. OM Permanent’

Après chaque liquidation sur OM permanent, il faut régulariser l’OM permanent (Cat. de frais OMPR) pour équilibrer le budget

Il sont régularisés via : Des missions de type liquidation sur OM permanent Des catégories de frais OMPR.

Ils ne sont jamais transférés en comptabilisation


Les dates du déplacement sont initialisées au 1er janvier de l’année en cours. Les dates réelles de l’OM permanent sont dans la zone motif. Ceci est une astuce technique pour éviter des problèmes de chevauchement de date de mission.

Dans l’onglet forfait, les zones « Indemnité nuitée » « Indemnité repas » pour la France (ou « Indemnités journalières » pour l’étranger et DOM-TOM) sont décochées

Le montant de tous les frais prévisionnels saisis dans Xlab sont cumulés et regroupés dans une catégorie de frais particulière « OMPE – Engagement OM permanent»

Une catégorie de frais est créée pour chaque type de frais prévu dans la mission Xlab mais avec un montant à 0

Il ne comporte qu’un seul séjour dans l’onglet destination, ce séjour pouvant mentionner plusieurs villes de destination.

Les particularités des OM permanents


Vérifier le montant disponible de l’OM permanent

Créer une copie de l’OM permanent, lui affecter un schéma de déplacement « Liquid OM permanent » et saisir les frais

Simuler la mission

Sauvegarder et autoriser

Attention: si montant à rembourser à l’agent est supérieur au montant disponible sur l’OM permanent alors il faut sortir de la mission sans sauvegarder. Prendre contact avec le labo pour solder l’OM permanent car il a été sous engagé

Régulariser l’OM permanent (Cat. de frais OMPR du montant de la liquidation en négatif)

Procédure


Comment créer la liquidation de cet OM ?

Insérer ici la date réelle de départ de l’agentInsérer ici la date réelle de départ de l’agent


Affichage OM Permanent copié

Dates fictivesDates fictives

Dates réelles de couvertureDates réelles de couverture

Catégorie de frais porteuse de l’engagementCatégorie de frais porteuse de l’engagement


Modifier le schéma de déplacement


Affecter les valeurs de base et appuyer sur entrée


Modifier le motif et la ville


Supprimer / modifier les catégories de frais

Supprimer OMPESupprimer OMPE


Supprimer / modifier les catégories de frais


Renseigner les destinations

Renseigner ces 7 champs et appuyer sur entrée

Renseigner ces 7 champs et appuyer sur entrée


L’onglet trajet: si véhicule personnel utilisé

Zones à renseignerZones à renseigner


Affecter retenues si nécessaire

11

22


Recommandations

Ne sauvegardez que si le montant à rembourser à l’agent est inférieur au montant disponible de l’OM permanent que vous avez vérifié avant de créer la liquidation

Si le montant à rembourser à l’agent est supérieur au montant disponible de l’OM permanent que vous avez vérifié avant de créer la liquidation, vous ne devez pas sauvegarder la liquidation. Vous devez faire « Retour » et ne pas sauvegarder. Cela signifie que l’OM permanent a été sous engagé par le laboratoire. Vous devez prendre contact avec le laboratoire et lui demander de solder l’OM permanent et d’en re-créer un autre.

Le solde d’un OM permanent dans Xlab n’est pas transmis à BFC. Il vous faut également solder l’OM permanent dans BFC. Cette procédure sera explicitée plus loin (saisie d’une catégorie de frais OMPR du montant disponible de l’OM permanent).


Visualiser la nouvelle mission

Montant à reporter sur l’OM permanentMontant à reporter sur l’OM permanentLes missions rattachées à un OM permanent ont le même n° de mission XLABLes missions rattachées à un OM permanent ont le même n° de mission XLAB


Régularisation de l’engagement sur l’OM permanent

La saisie d’une liquidation d’OM permanent met à jour automatiquement le budget d’engagement. Or ce budget avait déjà été mis à jour lors de l’intégration de la mission Xlab typée OM permanent ( par la catégorie de frais « OMPE »).

Pour annuler cette 2ème mise à jour budgétaire, il faut modifier le déplacement de schéma « Ordres permanents » en diminuant son montant du montant de la liquidation que vous venez de créer (catégorie de frais OMPR).

Cette action de régularisation est à faire après chaque liquidation sur OM permanent.


Régularisation de l’engagement sur l’OM permanent (suite)

Création d’une catégorie OMPR en négatif sur l’OM permanent d’unmontant égal au montant de la mission « Liquidation OM perm » créée (signée négativement)

Création d’une catégorie OMPR en négatif sur l’OM permanent d’unmontant égal au montant de la mission « Liquidation OM perm » créée (signée négativement)



Cliquer sur le bouton « statut » et sauvegarderCliquer sur le bouton « statut » et sauvegarder


Astuce

Les autres « liquidation sur OM perm. » sur le même OM permanent seront créées par copie de la « liquidation sur OM perm. » et non par copie de l’OM permanent. En effet, ceci évitera d’avoir à changer le schéma de déplacement.

Cette procédure n’est pas obligatoire mais permet de remplir la liquidation plus rapidement.


Solde d’un OM permanent

Lorsque le montant disponible sur l’OM permanent devient insuffisant pour liquider un déplacement ou lorsque c’est le dernier déplacement de l’agent dans le cadre de l’OM permanent et qu’il reste un disponible sur l’OM permanent, il faut le solde.

Le solde d’un OM permanent doit se faire dans Xlab mais aussi dans BFC. En effet, contrairement aux autres types de mission, le solde d’un OM permanent n’est pas transmis à BFC.

Pour solder un OM permanent dans BFC, il faut saisir une catégorie de frais OMPR (onglet justificatifs) du montant restant (en négatif). Puis sauvegarder.


A ne pas oublier

Ne jamais autoriser un OM permanent.

Ne pas oublier de réduire l’OM permanent.

Ne pas oublier de modifier le statut de l’OM permanent avant de sauvegarder.


OM PermanentMini-quizz !

Peut-on autoriser un OM

Permanent ?

L’OM permanent et sa

copie ont-ils le même

numéro de mission Xlab ?

Faut-il régulariser l’OM

permanent après chaque

liquidation ?

Le solde d’un OM

Permanent est-il transmis à

BFC?


Peut-on autoriser un OM Permanent ?

Non, il faut toujours procéder par copie de l’OM

permanent en n’oubliant pas de modifier le

schéma de déplacement

L’OM permanent et sa copie ont-ils le même

numéro de mission Xlab ?

Oui, par contre ils ont un schéma de

déplacement et un statut différents (Ordres

Permanents Demde saisie A décompter et

Liquid. OM perm. Dépl. Accepté Transféré FI)



Faut-il régulariser l’OM permanent après

chaque liquidation?

Oui il faut créer une catégorie de frais OMPR du

montant de la liquidation pour mettre à jour le

budget d’engagement.

Le solde d’un OM Permanent est-il transmis à

BFC?

Non, il faut solder l’OM permanent dans Xlab

mais aussi dans BFC (Cat. de frais OMPR)



Exercice:liquidation

OM permanent




Exercice : Liquidation particulière d’un OM permanent (1/5)


Exercice : Liquidation d’un ordre de mission permanent (2/5)

1/ Vous devez liquider l’ordre de mission permanent pour l’agent qui vous a été affecté :

- sélectionnez l’OM permanent et copiez le,

- renseignez les données d’en-tête suivantes, correspondant à la mission réelle de l’agent :

* Début mission : 16.03.2007 à 9h

* Fin mission : 20.03.2007 20h30

* Ville : Paris

* Région : PA

* Pays : FR

2/ Modifiez le schéma de déplacement et choisissez parmi les 3 propositions concernant la liquidation d’un OM Permanent

3/ Dans l’onglet Forfaits, renseignez

- la catégorie interne : « France avec frais »,

- l’activité : « Autres ».

4/ Sur l’onglet Justificatifs, supprimez tous les postes repris de l’OM Permanent ne correspondant pas aux frais réels engagés dans la mission.


Les frais engagés par l’agent au cours de cette mission sont :- Taxi : 35 €- Taxe aéroport : 50 €

L’agent déclare avoir pris 10 repas.

5/ Simulez puis validez vos modifications en autorisant la mission.

6/ Vous devez mettre à jour l’OM permanent vis-à-vis de la saisie de frais réels sur mission que vous venez d’effectuer. Il s’agit de modifier l’OM Permanent en diminuant son montant global des frais calculés par le système pour la liquidation effectuée.

7/ Vérifiez le statut de déplacement qui doit être passé à « Demande saisie » « A calculer ».

8/ Vérifiez si l’OM permanent est entièrement liquidé ou non.



2ème étape: Faire une deuxième liquidation à partir de la 1ère.

1/ Sélectionnez la 1ère liquidation et copiez-la,

- renseignez les données d’en-tête suivantes:

* Début mission : 16.05.2007 à 9h

* Fin mission : 20.05.2007 22h

2/ Les frais engagés par l’agent au cours de cette mission sont :

- Taxi : 20 €

- Taxe aéroport : 40 €

L’agent a bénéficié d’un hébergement gratuit le 16.05 et d’un repas administratif par jour. Effectuez les retenues adéquates.

3/ Simulez puis validez vos modifications en autorisant la mission.



4/ Vous devez mettre à jour l’OM permanent vis-à-vis de la saisie de frais réels sur mission que vous venez d’effectuer. Il s’agit de modifier l’OM Permanent en diminuant son montant global des frais calculés par le système pour la liquidation effectuée.

5/ Vérifiez le statut de déplacement qui doit être passé à « Demande saisie » « A calculer ».

Dernière étape: solder l’OM permanent

Créez une catégorie de frais OMPR du montant restant à rembourser.



Liquidation:Les abattements

13


La procédure d’abattement

Les abattements dans BFC fonctionnent différemment en fonction du schéma de déplacement utilisé.

En France : Dans SAP, les abattements liés aux déplacements en France sont gérés de

façon automatique. Les missions concernées sont celles de schéma de déplacement:

o déplacement intérieur

o stage

o liquidation OM permanent intérieur

Pour rappel, depuis le 1er novembre 2006, aucun abattement n’est appliqué pour les missions se déroulant en France. Auparavant, lorsque la durée de la mission était supérieure à 10 jours dans la même localité, un abattement de 10% était appliqué entre le 11ème et 30ème jour, de 20% au-delà du 30ème jour sur le montant de la nuitée. Néanmoins, ce calcul est opérationnel dans le système pour les missions en France de plus de 10 jours et dont la date de début de mission est antérieure au 1er novembre 2006.


La procédure d’abattement (suite)

A l’étranger ou l’Outre-mer : Contrairement au déplacement en France, la gestion des abattements pour

les déplacements à l’étranger et l’outre-mer est manuelle dans SAP. Les abattements doivent être gérés sous forme de retenue à effectuer sur le

déplacement. Une catégorie de frais « INDA – Indemnité suite à abattement » a été créée à cet effet.

Les missions concernées sont celles de schéma de déplacement:

o déplacement étranger

o déplacement DOM-TOM

o liquidation OM permanent étranger

o liquidation OM permanent DOM-TOM


Rappel des règles d’abattement

En France :Plus d’abattements depuis le 01.11.2006

Stage :Plus d’abattements depuis le 01.11.2006

A l’étranger et DOM-TOM:Du 31ème au 60ème jour 20%A partir du 61ème jour 40%Au-delà de 120 jours 50%

En France :Plus d’abattements depuis le 01.11.2006

Stage :Plus d’abattements depuis le 01.11.2006

A l’étranger et DOM-TOM:Du 31ème au 60ème jour 20%A partir du 61ème jour 40%Au-delà de 120 jours 50%


Calculer un abattement: Simuler une mission

Mission à l’étranger:-1 à 30 jours 0%-31 à 59ième = 20%

Soit:[107,37*30]*0%[107,37*((58-30) + 1,35)]*20%

Total abattements:107,37*29,35*0,2 = 630,26 €

Mission à l’étranger:-1 à 30 jours 0%-31 à 59ième = 20%

Soit:[107,37*30]*0%[107,37*((58-30) + 1,35)]*20%

Total abattements:107,37*29,35*0,2 = 630,26 €


Créer une catégorie INDA signée négativement


Visualisation desPièces comptables

14


Visualiser les pièces comptables/ budgétaires/ analytiques créées


Visualiser les pièces comptables/ budgétaires/ analytiques créées


Visualiser les pièces comptables créées


Visualiser la pièce analytique créée


Visualiser la pièce budgétaire créée


Le paiement

15


Le paiement:

Le paiement est géré par délégation, puis envoyé aux ACS de chaque DR

Le paiement s’effectue grâce à l’édition de propositions de paiement qui sont toujours acceptées (sauf indication contraire) pour les missions

Le remboursement des missions à l’agent est donc un processus automatique que l’on peut surveiller

Le processus de paiement est détaillé dans le manuel et le support de formation comptable, s’y référer pour plus d’informations sur le sujet


Les États Mission


16


Les états mission

Plusieurs états sont à votre disposition :

L’état liquidatif Historique des paiements Liste des agents n’ayant pas de RIB Etat chevauchement des missions Liste des agents ayant un trop perçu Liste des justificatifs Liste des justificatifs par mission Liste des destinations d’un agent Visualisation des indemnités


L’état liquidatif: Chemin

11

22

33

11

Dépenses > Gestion des déplacements > Impression état liquidatif mission (Transaction ZPRF0)


Etat liquidatif

Les états liquidatifs définitifs des missions comptabilisées sont générés automatiquement par batch de nuit et envoyés aux DR concernées tous les jours via une liste de diffusion.

Néanmoins, les états peuvent être imprimés individuellement en mode copie si problème.


L’état liquidatif


Choisissez le n° de déplacementLe matricule de l’agentEt exécuter

Choisissez le n° de déplacementLe matricule de l’agentEt exécuter

L’état Liquidatif

Déplacements imprimés?: pour demander une réimpression de l’état liquidatif. La mention copie apparaît sur l’état.

Coche test: pour effectuer des tests lorsque vous n’êtes pas sûr de vous

Déplacements imprimés?: pour demander une réimpression de l’état liquidatif. La mention copie apparaît sur l’état.

Coche test: pour effectuer des tests lorsque vous n’êtes pas sûr de vous


L’état s’affiche

Ceci est une copie de l’état de frais. Ceci est une copie de l’état de frais.

Une fois l’état édité cliquer sur le chemin:Menu > Liste > imprimerUne fois l’état édité cliquer sur le chemin:Menu > Liste > imprimer


Remarques et astuces

Si l’impression n’apparaît pas, c’est que la période n’est pas correcte. Dans ce cas, il faut cliquer sur « Autre période » et sélectionner la période de comptabilisation de la mission.

Depuis l’historique de la mission:


Ou bien depuis l’historique des paiements:

Si vous demandez l’impression d’un état liquidatif faisant référence à une mission annulée, vous obtenez un état avec la mention « justificatif d’annulation ».

Si vous demandez l’impression d’un état liquidatif sur une mission ayant fait l’objet d’un complément de liquidation, vous obtenez un état avec la mention «Justificatif de correction».

Le centre de coût imprimé dans l’en-tête de l’état correspond au centre de coût d’affectation de l’agent.

Pour connaître l’affectation des coûts du déplacement, il faut regarder le pavé « Affectation des coûts » qui contient l’imputation analytique et budgétaire de la mission.


L’historique des paiements: Chemin

11

22

33

11

Dépenses > Gestion des déplacements > Reporting gestion des déplacements > Historique paiement Frais Dépl (Transaction PTRV_PAYMENT_HISTORY).


L’historique des paiements

Pour l’historique des paiements deux variantes existent, elles représentent chacune une façon différente d’interpréter cet état:

• La variante NONLIQUID0:

Elle affiche toutes les missions non liquidées / non comptabilisées avec un montant à 0.

• La variante NONANNULE

Elle affiche toutes les missions passées en comptabilisation sauf celles qui ont été annulées. Utile pour avoir un état global de toutes les liquidations pour un agent.

• Sans variante:

C’est le même état qu’avec la variante NONANNULE sauf que l’on voit en plus les mouvements d’annulation.


L’historique des paiements


Accéder aux variantes


État des missions non liquidées avec un montant à 0

Ici, on voit deux OM permanentsIci, on voit deux OM permanents

Attention, il peut aussi il y avoir des missions de type « sans frais »Attention, il peut aussi il y avoir des missions de type « sans frais »


État global de paiement Missions comptabiliséesMissions comptabilisées

Missions non liquidéesMissions non liquidées Missions en cours de liquidation ou OM perm.Missions en cours de liquidation ou OM perm.

État des piècescomptables

État des piècescomptables


Date de comptabilisation de la pièceDate de comptabilisation de la pièce

Pièce de rapprochement = payéPièce de rapprochement = payé


Date du règlementDate du

règlement


Agents n’ayant pas de RIB: Chemin (1/3)

1122

33

Dépenses > Gestion des déplacements > Reporting gestion des déplacements > SAP Query: Liste d’états (Transaction SQ01)

Cet état permet d’obtenir la liste des agents Xlab sans coordonnées bancaires. En effet, les agents en provenance d’Xlab s’intègrent dans BFC sans coordonnées bancaires. Il faudra donc renseigner les coordonnées bancaires de ces agents pour qu’ils puissent être transformés en fournisseur et donc payés.

Cet état permet d’obtenir la liste des agents Xlab sans coordonnées bancaires. En effet, les agents en provenance d’Xlab s’intègrent dans BFC sans coordonnées bancaires. Il faudra donc renseigner les coordonnées bancaires de ces agents pour qu’ils puissent être transformés en fournisseur et donc payés.



11

22

33



11

22


Liste des agents n’ayant pas de RIB



11

22



Renseigner le centre financier puis faire exécuterRenseigner le centre financier puis faire exécuter




Etat de chevauchement des missions: Chemin

11

22

33

11

Dépenses > Gestion des déplacements > Reporting gestion des déplacements > Données dépl./Cumuls/Justif./Coûts (Transaction S_AHR_61016405)


Entrer le matricule d’un agentet exécuterEntrer le matricule d’un agentet exécuter



Cet état se décompose en 3 tableaux: Le 1er: les missions de l'agent avec les dates, heures, lieux de mission et

montants remboursés Le 2ème: cumuls justificatifs Le 3ème: imputations analytique et budgétaire des missions ainsi que le labo

qui a engagé la mission avec sa DR de rattachement.

Ce dernier tableau permet la visualisation de toutes les missions de l’agent toutes DR confondues Etat de chevauchement



1er tableau: Récapitulatif missions

Montant à rembourserà l’agent et

totaux

Montant à rembourserà l’agent et

totaux

Durée du déplacement

Durée du déplacement

Dates du déplacement

Dates du déplacement

Destination principaledu déplacement

Destination principaledu déplacement

Statut technique de la mission

Statut technique de la mission



2ème tableau: Justificatifs

Cumul justificatifsCumul justificatifs



C’est ce tableau qui va vous permettre de visualiser l’ensemble des missions pour un agent toutes DR confondues

C’est ce tableau qui va vous permettre de visualiser l’ensemble des missions pour un agent toutes DR confondues

3ème tableau: Affectation

Imputation analytiqueImputation analytique Imputation budgétaireImputation budgétaire



Le trop perçu agent: Chemin

11

22

33

11

Dépenses > Gestion des déplacements > Reporting gestion des déplacements > Liste des agents ayant un trop perçu (Transaction FBL1N)


Liste des agents ayant un trop perçu





Exemple:

Le poste fournisseur est positif.Ce qui signifie que le fournisseur (l’agent) doit de l’argent au CNRS.Un poste positif signifie que l’on a un Trop perçu agent.

Le poste fournisseur est positif.Ce qui signifie que le fournisseur (l’agent) doit de l’argent au CNRS.Un poste positif signifie que l’on a un Trop perçu agent.


Liste des justificatifs: Chemin

11

22

33

Dépenses > Gestion des déplacements > Reporting gestion des déplacements > Justif. Déplacement ss données dépl (Transaction S_AHR_61016403).


Liste des justificatifs


Liste des justificatifs

MatriculeN° déplacement

MatriculeN° déplacement

Catégorie de frais

Catégorie de frais Montant

justificatifMontant

justificatifDate

justificatifsDate

justificatifsDescriptionDescription


Liste des justificatifs par mission: Chemin

11

22

33

Dépenses > Gestion des déplacements > Reporting gestion des déplacements > Justificatifs déplacement (Transaction S_AHR_61016402)


Code et libellé justificatif

Code et libellé justificatif

Montant justificatifMontant

justificatifDate

justificatifDate

justificatif

Infos sur justificatifsInfos sur justificatifs

Total missionTotal mission

Total des justificatifs mission

Total des justificatifs mission


Liste des destinations: CheminDépenses > Gestion des déplacements > Reporting gestion des déplacements > Recherche

par destinat. (Transaction S_AHR_61016406)

11

22

33


Liste des destinations

Le premier tableau est un récapitulatif des destinations principales de toutes les missionsLe premier tableau est un récapitulatif des destinations principales de toutes les missions



Le deuxième tableau montre des statistiques sur les destinations les plus fréquentées par un agent basées sur le pays principal de la mission.Le deuxième tableau montre des statistiques sur les destinations les plus fréquentées par un agent basées sur le pays principal de la mission.



Le troisième tableau présente des statistiques par combinaison de pays/ville différent.Toujours basées sur les données d’en-tête.

Le troisième tableau présente des statistiques par combinaison de pays/ville différent.Toujours basées sur les données d’en-tête.



Le quatrième tableau présente des statistiques par combinaison de motif/pays/ville différent.Toujours basées sur les données d’en-tête.

Utile simplement pour analyser les OM permanents (les seuls a avoir des motifs en en-tête)

Le quatrième tableau présente des statistiques par combinaison de motif/pays/ville différent.Toujours basées sur les données d’en-tête.

Utile simplement pour analyser les OM permanents (les seuls a avoir des motifs en en-tête)



Le cinquième tableau présente les pays les plus « fréquentés », par ordre du nombrede déplacements effectués

Le cinquième tableau présente les pays les plus « fréquentés », par ordre du nombrede déplacements effectués



Le sixième tableau présente les combinaisons Ville/pays les plus « fréquentés », par ordre du nombre de déplacements effectués

Le sixième tableau présente les combinaisons Ville/pays les plus « fréquentés », par ordre du nombre de déplacements effectués



Enfin, le septième tableau présente les combinaisons Motif/Ville/pays les plus « fréquentés », par ordre du nombre de déplacements effectués

Ce tableau ne doit être utilisé que pour les OM permanents

Enfin, le septième tableau présente les combinaisons Motif/Ville/pays les plus « fréquentés », par ordre du nombre de déplacements effectués

Ce tableau ne doit être utilisé que pour les OM permanents


Données de dépl./Cumuls dépl.: chemin

11

22

33

Dépenses > Gestion des déplacements > Reporting gestion des déplacements > Données de dépl./Cumuls dépl. (Transaction S_AHR_61016401)


Cf 1er tableau de l’état « Données dépl./cumuls/justif./Coûts »


33

1122

Liste indemnités de mission à l’étranger: chemin

Dépenses > Gestion des déplacements > Reporting gestion des déplacements > Données dépl./Cumuls/Justif./Coûts (Transaction ZINDEMNITE)


Cet état récapitulatif permet de visualiser les indemnités journalières à l’étranger pour chaque pays



Sélectionnez le champ « Cat. interne dépl. » et validez.

La sélection peut aussi se faire par les champs: « Pays », « Date de début », « Date de fin », « GrR. R/H interne »

Sélectionnez le champ « Cat. interne dépl. » et validez.

La sélection peut aussi se faire par les champs: « Pays », « Date de début », « Date de fin », « GrR. R/H interne »


Affectez la valeur « C » (= Etranger avec Frais) à la zone catégorie interne puis validez votre sélection en cliquant sur « Sélectionner »Affectez la valeur « C » (= Etranger avec Frais) à la zone catégorie

interne puis validez votre sélection en cliquant sur « Sélectionner »


La liste des indemnités journalières et de leur historique s’affiche alors :


Double cliquez sur une des indemnités pour visualiser son montant :


Vous pouvez cliquer sur pour afficher d’autres

valeurs dans le temps pour ce pays.

Vous pouvez cliquer sur « Positionner » pour accéder directement à un pays en particulier puis cliquez sur



Suivi du flux Missiondans BW

17


XLAB EAIEAI

session

BFCE

Alimentation BW : rejeu des idocs

session



BW Missions

Intégré

Missions

En erreurRejeté vers Xlab

Rejeu des Idocs en erreur

de moins d’un mois


de moins d’un mois

2 / jour 13h15 et 20h15

2 / jour 13h15 et 20h15

ECC


de plus d’un mois


de plus d’un mois

Le dimanch

e

Le dimanch

e

MAJ BW

2 / jour 01h et 13h

MAJ BW

2 / jour 01h et 13h


BW Suivi du Flux Mission

Cet écran de consultation permet d’avoir une vue du suivi des IDOCs pour le flux Mission.

On peut consulter tous les IDOCs avec le Statut : Intégré En erreur Rejeté vers Xlab

Par défaut, on n’affiche pas les idocs avec le statut intégré.



Dans l’Ecran de variables : Organisation d’achats (DR) [champ obligatoire] Division Type de flux IDOC Créé le Message d’erreur Xlab Statut Statut IDOC



Supprimer zoomSupprimer zoom

Eclater dans les colonnesEclater dans les colonnes

Sélectionner valeur filtreSélectionner valeur filtre




nationalité


nationalité

Effacer une valeur filtreEffacer une valeur filtre


BW Suivi du Flux Mission La requête de base :

Avec les paramètres rajoutés :


Traitements des principauxcas d’erreur

18


Erreurs d’intégration (BW)

Action du laboratoire : Il existe déjà des données de dépl. pour la période du &1 &2 Type missionnaire Xlab erroné et/ou diff SIRH/XLAB :INSEE,da Pays différent de France dans un schéma France » ou « La catégorie de

frais de dépl. & n'est pas définie dans le Custo »

Action de la DSI: Salarié n’est pas actif (mesures) entre & et & (cas d’erreur amené à

disparaître) Infotype "&" pour & inexistant (cas d’erreur amené à disparaître pour

infotype 17) Compensation carte crédit active. Vers. de dplt ne peut pas


Il existe déjà des données de dépl. pour la période du &1 &2

La mission est rejetée dans le suivi du flux mission avec le message d’erreur «Il existe déjà des données de dépl. pour la période du &1 &2»…

Lorsqu'une mission est rejetée vers Xlab pour cause de chevauchement de dates, cela peut provenir :

d'une erreur du laboratoire dans les dates de la mission. Dans ce cas il faut se retourner vers le missionnaire pour qu'il vérifie ses dates de mission. Une fois le rejet de la mission intégré dans Xlab, les dates de missions peuvent être corrigées. La mission est de nouveau transmise à BFC.

de l’existence dans BFC d'une autre mission aux mêmes dates sur le même matricule, et imputée sur les crédits d'une autre délégation.

Dans le suivi du flux mission de BW rajouter les paramètres 1 et 2 (dates de début et fin de la mission) puis aller voir l’état de chevauchement «Données dépl./Cumuls/Justif./Coûts »


Pour visualiser les missions d'un agent toutes DR confondues, vous pouvez utiliser le reporting « Données dépl./cumuls/justif./Coûts » du menu « Dépenses/Gestion des déplacements/Reporting gestion des déplacements ». Vous devez renseigner le n° de matricule de l'agent dans l'onglet "Données du personnel" puis cliquez sur "Exécuter", vous obtenez alors :- dans le 1er tableau, les missions de l'agent avec les dates et heures et lieux de mission



- dans le 3ème tableau, les délégations concernées par les missions (colonne DomA : Domaine activité).



Il faut se mettre en rapport avec le missionnaire et potentiellement avec l’autre délégation pour détecter la mission erronée. Cette mission doit être corrigée.

Si la mission à rectifier est celle qui a déjà été intégrée, la délégation concernée peut intervenir sur les dates et heures de mission lors de la liquidation ainsi qu’après la comptabilisation de la mission et le paiement au missionnaire.

Si la mission à corriger est la mission qui a été rejetée, c’est au laboratoire d’intervenir sur les dates de la mission.



Type missionnaire Xlab erroné et/ou diff SIRH/XLAB :INSEE,da

La mission (et/ou l’agent) est (et/ou sont) en erreur dans le suivi du flux mission (et/ou agent) avec le message d’erreur «Type missionnaire Xlab erroné et/ou diff SIRH/XLAB :INSEE,da»…

Demandez au labo de vérifier les données suivantes: Si agent de nationalité française: INSEE (13 premiers caractères, on ne tient

pas compte de la clé) et Nom de famille Si agent étranger: Nom, date de naissance et pays de l’adresse principale

Les comparer aux données présentes via la transaction «Afficher données de base personnel » (Référentiels > Gestion des tiers > Agents > Afficher données de base personnel)

Enfin demandez au laboratoire de faire les modifications et de vous renvoyer la mission et l’agent corrigés.



Informations visibles depuis suivi du flux mission:Informations visibles depuis suivi du flux mission:

Informations visibles depuis suivi du flux agent:Informations visibles depuis suivi du flux agent:

1er exemple:1er exemple:



2ème exemple:2ème exemple:

Informations visibles depuis suivi du flux mission:Informations visibles depuis suivi du flux mission:

Informations visibles depuis suivi du flux agent:Informations visibles depuis suivi du flux agent:


Pays différent de France dans un schéma France » ou « La catégorie de frais de dépl. & n’est pas définie dans le Custo »

La mission est en rejetée dans le suivi du flux mission avec le message d’erreur «Pays différent de France dans un schéma France » ou « La catégorie de frais de dépl. & n’est pas définie dans le Custo »…

1ère cause: le type de la mission est soit égal à « Etranger avec frais » ou « Etranger sans frais » alors que le pays principal est « France ». Dans ce cas, le message est justifié et vous devez dire au labo de modifier le type de mission pour que celle-ci soit intégrée.

2ème cause: l’agent a eu droit à une mission alors qu’il n’était pas encore embauché.

Contactez la DSI qui modifiera la date d’embauche de l’agent de manière à permettre l’intégration de la mission.


Salarié n’est pas actif (mesures) entre & et &

La mission est en erreur dans le suivi du flux mission avec le message d’erreur «Salarié n’est pas actif (mesures) entre & et &»…

Si vous avez le message suivant lorsque vous scrutez BW pour savoir si votre mission a bien été intégrée:

« Salarié non actif du 01.XX.YYYY au 31.XX.YYYY » où XX est le n° de mois de la mission et YYYY l’année de la mission.

Et si votre mission n’est pas intégrée (BW).

Dans ce cas la DSI doit « réactiver l’agent ».


Infotype "&" pour & inexistant

La mission est en erreur dans le suivi du flux mission avec le message d’erreur «Infotype "&" pour & inexistant»…

Parfois un agent intégré ne possède pas d’infotype de régime d’indemnisation des frais de déplacement. Dans ce cas il est absolument nécessaire de lui en créer un. Cette procédure ne peut être faite que par une personne ayant les droits suffisants (AU de la DSI).


Compensation carte crédit active. Vers. de dplt ne peut pas

La mission est en erreur dans le suivi du flux mission avec le message d’erreur «Compensation carte crédit active. Vers. de dplt ne peut pas»…

Ce message d’erreur apparaît dans le suivi du flux mission de BW, lorsque l’envoi en suppression de la mission arrive dans BFC après la liquidation de la mission. Dans ce cas, contactez la DSI qui va:

- Régresser le statut de la mission à « demande acceptée – Transféré FI »

- Puis rejouer l’idoc en erreur


L’idoc en suppression est bien arrivé après la liquidation de

la mission

L’idoc en suppression est bien arrivé après la liquidation de

la mission

Compensation carte crédit active. Vers. de dplt ne peut pas


Erreurs à la liquidation (BFC)

Action de l’utilisateur Aucune autorisation écriture déplacement Entrée non trouvée dans la table T706V

Action de la DSI ou du labo Labo:

o Impossible d’enregistrer l’adresse TOUSFONDS / N/A / N/A DSI:

o Statut RW non 'doc. enregistré', le déplac. ne peut donc pas

Aucune action (message informatif): Salarié n’est pas actif (mesures) entre & et & (cas d’erreur amené à

disparaître)


Aucune autorisation écriture déplacement

Je ne peux absolument pas liquider cette mission. Un message bloquant apparaît: «Aucune autorisation écriture déplacement »…

Ce message apparaît car la mission n’est pas au bon statut pour être liquidée (Demande acceptée – Transféré FI).

Si la mission a été intégrée le jour-même, elle arrive au statut « Demande acceptée – A décompter ». Il faut attendre que le batch de nuit passe pour comptabiliser une éventuelle avance et faire passer la mission au statut « Demande acceptée – Transféré FI »

Si la mission est au statut « Demande acceptée – Calculé », le batch de comptabilisation a échoué. Il faut regarder si l’agent possède des coordonnées bancaires pour être transformé automatiquement en fournisseur et être payé.


Entrée non trouvée dans la table T706V

J’essaie de liquider un OM permanent. Un message apparaît: «Entrée non trouvée dans la table T706V»…

Vous créez une mission de type liquidation sur OM permanent et vous avez oublié de renseigner la zone « pays » sur une ou plusieurs des destinations de la mission.

Renseignez correctement la destination.


Impossible d’enregistrer l’adresse TOUSFONDS / N/A / N/A

Je ne peux pas liquider cette mission. Un message apparaît: «L’adresse budgétaire TOUS-FONDS / N/A / N/A ne peut être enregistrée»…

Ce message apparaît dans le cas où la mission a été saisie dans XLAB sans frais et qu’à la liquidation on s’aperçoit qu’en fait elle devait comporter des frais.

Dans ce cas la structure analytique et budgétaire de la mission n’est plus en phase entre les 2 système (pas de commande dans XLAB et une « commande » dans BFC)

Le seul moyen est de demander au Labo de détruire la première mission et d’en créer une autre ayant un montant à rembourser à l’agent strictement supérieur à 0,00 EURO.


Statut RW non 'doc. enregistré', le déplac. ne peut donc pas

Je ne peux pas liquider cette mission. Un message apparaît: «Statut RW non 'doc. enregistré', le déplac. ne peut donc pas»…

Tous les matins, une personne de la DSI débloque le cycle comptable des missions.

En effet un certain nombre de mission sont en erreur pour cause de budget insuffisant.

Toutes les missions prises dans le cycle (c'est-à-dire toutes les missions intégrées et liquidées la veille) sont alors bloquées avec le message que vous avez eu.

La seule solution est de commencer par liquider les missions qui ont été intégrées avant la veille.

Vers 10h vous pouvez être sur que le cycle est débloqué.


Salarié n’est pas actif (mesures) entre & et &

Le message «« Salarié non actif du 01.XX.YYYY au 31.XX.YYYY » (où XX est le n° de mois en cours et YYYY l’année en cours) apparaît dans le gestionnaire des déplacements.

Si sa mission est intégrée (BW), il suffit de cliquer sur « Entrée ». En effet votre mission n’est pas sur la période où l’agent est sorti, toutefois le système vous informe qu’il n’a plus le droit d’effectuer des missions pour le mois en cours.


Autres problèmes: budget / comptabilité analytique

Dans tous ces cas, rapprochez-vous de votre service budget et/ou contrat. Budget annuel dépassé de &2 pour postes de pièce &1 Le programme CB &2 n’existe pas dans le périmètre financier Prog. Budgét. &2 dans pér. Fin. &1 n’est pas valable Elément d’OTP & inexistant


Les évolutions en cours

19


Les évolutions en cours

Décision de remboursement:

Dans le cas d’une commande de fonctionnement, l’agent pourra partir vers BFC sans mission

Marché d’hébergement

Dans le cadre d’une mission avec marché d’hébergement, la mission dans BFC comporte automatiquement des retenue sur nuitée à 100%. Les frais de nuitée sont pris en charge dans une commande xlab.


Conclusionet clôture

20


Procédures particulières à la liquidationMini-quizz !

Peut-on créer un forfait global

dans BFC ?

Les abattements sont-ils tous

manuels ?

Un OM permanent doit-il être

comptabilisé / autorisé?

Peut-on créer des missions dont

le schéma est « Déplacement

étranger »?


Peut-on créer un forfait global dans BFC ?

Non, Il vient seulement d’XLAB.

Les abattements sont-ils tous manuels ?

Non, pas pour les déplacement en France et

Stages

Un OM permanent doit-il être comptabilisé /

autorisé?

Non, jamais.

Peut-on créer des missions « Déplacement

étranger »?

Non, seulement des liquidation sur OM perm

étranger.


Conclusion et clôture En quelques mots

Des questions, remarques, réactions ?

Pensez à remplir votre fiche d’évaluation :http://www.sg.cnrs.fr/intranetbfc/accompagnement-changement/evaluation-formation/evalformation.asp

La prochaine étape…

• Les réponses que vous attendez…


Conclusion et clôture Avant de se quitter

Merci de me rendre la feuille de présence signée

Pensez à remplir votre fiche d’évaluation :http://www.sg.cnrs.fr/intranetbfc/accompagnement-changement/evaluation-formation/evalformation.asp

Au revoiret à bientôt !


Annexe Correction des Exercices

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Correction des exercices Exercice : la visualisation d’un agent (1/2)

Sélectionnez un à un les infotypes correspondants à chaque donnée que vous souhaitez afficher

Affectation Régime d’indemnisation Coordonnées bancaires Données individuelles Adresses

Cliquez sur le bouton Afficher

Stagiaire 1 : agent n°1Stagiaire 2 : agent n°2Stagiaire 3 : agent n°3Stagiaire 4 : agent n°4Stagiaire 5 : agent n°5Stagiaire 6 : agent n°6Stagiaire 7 : agent n°90034535Stagiaire 8 : agent n° 90034536Stagiaire 9 : agent n°90034538Stagiaire 10 : agent n°90034539Stagiaire 11 : agent n°90034540Stagiaire 12 : agent n°90034541


Correction des exercices Exercice : la visualisation d’un agent (2/2)

Correction:

Agent 1: 1 adresse, 1 CB Agent 2: 1 adresse, 1 CB Agent 3: 1 adresse, 1 CB Agent 4: 1 adresse, 1 CB Agent 5: 1 adresse, 1 CB Agent 6: 1 adresse, 1 CB Agent 90034535: 2 adresses, 1 CB Agent 90034536: 2 adresses, 1 CB Agent 90034538: 2 adresses, 1 CB Agent 900345339: 2 adresses, 1 CB Agent 90034540: 2 adresses, 1 CB Agent 90034541: 2 adresses, 1 CB

Stagiaire 1 : agent n°1Stagiaire 2 : agent n°2Stagiaire 3 : agent n°3Stagiaire 4 : agent n°4Stagiaire 5 : agent n°5Stagiaire 6 : agent n°6Stagiaire 7 : agent n°90034535Stagiaire 8 : agent n° 90034536Stagiaire 9 : agent n°90034538Stagiaire 10 : agent n°90034539Stagiaire 11 : agent n°90034540Stagiaire 12 : agent n°90034541


Correction des exercices Exercice : Ajout des coordonnées bancaires

Les données bancaires des agents doivent avoir été modifiées avec succès.

Vérifier l’agent de votre voisin de droite.


Correction des exercices Exercice 1 : liquidation classique d’une mission France

La retenue légale à affecter est:

Le Statut de la mission est:

Le montant de la mission est:

642,20 €


Correction des exercices Exercice 2 : liquidation classique d’une mission Etranger (1/2)

Dans l’écran Gestionnaire des déplacements professionnels de votre agent, vérifiez le statut de votre mission pour les colonnes Autorisation et Calcul.

La mission doit être au statut Déplacement accepté / A décompter.

Sélectionnez la mission que vous venez de liquider et cliquez sur Afficher.

Contrôlez la bonne exécution des opérations de liquidation (saisie des frais réels …)



Correction des exercices Exercice 2 : liquidation classique d’une mission Etranger (2/2)

La catégorie motocyclette a une classe de véhicule:

plus de 125 cm cubes.

Retenues légales :

A l’étranger on parle d’indemnités journalières et non d’indemnités repas et

hébergement différenciées.

Montant de la mission: 1.803,42€


Correction des exercices Exercice : liquidation forfait global (1/1)

1/ l’utilisateur doit cocher les indemnités journalières sur l’onglet forfait

Les frais sont de 50 € de Taxi et 70 € de taxe d’aéroport.

Lors de la simulation voici le détail des frais:

437,25 € d’indemnités « forfaitaires »

120 € de justificatifs

Total mission aux frais réels : 557,25 €

2/ Le forfait global vaut 500 € pour la 1ère moitié de la salle et 600€ pour les autres.

1ère moitié: 500 € < 557,25 € Il est plus intéressant pour le CNRS de rembourser au forfait.

2ème moitié: 600 € > 557,25 € Il est plus intéressant pour le CNRS de rembourser aux frais réels.


Correction des exercices Exercice : liquidation d’un ordre de mission permanent (1/4)

Dans l’écran Gestionnaire des déplacements professionnels de votre agent, vérifiez la génération d’une nouvelle ligne portant le même numéro de mission Xlab que celui de l’OM Permanent.

Vérifiez également le statut de cette ligne qui correspond à la liquidation de l’OM Permanent (colonnes Autorisation et Calcul).

La mission doit être au statut Déplacement accepté / A décompter.

Sélectionnez la mission que vous venez de liquider et cliquez sur Afficher.

Contrôlez la bonne exécution des opérations de liquidation (saisie des frais réels …)




1/ Onglet forfait:

2/ Destinations:

3/ Justificatifs:

4/ Le montant total de la mission est: 477,50 €



5/ Les statuts doivent être:

Liquidation OM perm intérieur

OM permanent

6/ Régularisation de l’OM permanent (OMPR - 477,50€), le montant final de ce dernier doit être à 2.022,50€.


2ème étape: Faire une deuxième liquidation à partir de la 1ère.

Le montant total de la mission est: 354,35 €

Régularisation de l’OM permanent (OMPR - 354,35 €), le montant final de ce dernier passe à 1.668,15€.

Dernière étape: solder l’OM permanent

Régularisation de l’OM permanent (OMPR - 1.668,15€), le montant final de ce dernier passe à 0€.


Support Formation Missions V1.3 – 27/09/07 1 Support de formation Missions V1.3 Date : 27/09/2007 CNRS – Projet BFC Etablissement.

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