Studierea Microsoft AccesScopul lucrrii:Studierea principiilor
generale de lucru n Microsoft Acces. 1 PARTEA TEORETIC1.1 Noiuni
generale Microsoft Access este aplicaia de management al bazelor de
date pus la dispoziie de suita Microsoft Office.Spre deosebire de
Excel,Access ne permite s stocm i s administrm volume mari de date
organizate n uniti numite nregistrri.O baz de date Access const din
urmtoarele obiecte: Tabele conin toate nregistrrile Interogri
localizeaz nregistrri specifice Formulare afieaz nregistrrile din
tabele, una cte una Rapoarte tipresc loturi de nregistrri Pagini de
acces la date pun la dispoziie date prin intermediul paginilor Web
Macrocomenzi aciuni automate uzuale Module stocheaz declaraii i
proceduri Visual Basic,care ne permit s scriem programe pentru
bazele de date,astfel nct acestea s poat interaciona cu alt
software. Utilitarele de asisten din aplicaia Access asigur un
proces simplu,pas cu pas,de configurare a
tabelelor,formularelor,paginilor de acces la date,rapoartelor i
interogrilor.Baz de date (BD) reprezint o colecie de date integrat,
anume structurat i dotat cu o descriere a structurii i a relaiilor
dintre date.1.2 Crearea i accesarea unei baze de date Dup cum am
mai menionat,elementele principale ale unei baze de date sunt
tabelele.Dar o baz de date poate conine i alte elemente care se
creeaz pe baza tabelelor (interogri, formulare, rapoarte etc.).
Aceste elemente, mpreun cu tabelele, formeaz aa-numitele clase de
obiecte ale bazei de date. Pentru a crea o baz de date nou, n zona
Open a ferestrei reprezentate n figura 1.1 alegem opiunea Create a
new file,iar n caseta urmatoare alegem opiunea Blank
Database.Putem, de asemenea, utiliza comenzile de creare/accesare a
bazelor de date din meniul File.
Fig. 1.1 Fereastra Microsoft Acces Pentru a deschide o baz de
date existent n zona Open a ferestrei reprezentate n figura 1.1
executm un click pe denumirea uneia din bazele de date utilizate
recent sau selectm opiunea More pentru a accesa o baz de date
amplasat pe un dispozitiv de memorie auxiliar.n caseta de dialog
care apare indicm numele bazei de date (de ex., BIBL) i localizarea
ei (discul, dosarul).Obinem o fereastr n care sunt disponibile cele
7 clase de obiecte Access.
Fig. 1.2 Fereastra cu clasele de obiecte Access 1.3 Crearea
tabelelor Dup ce am deschis o baz de date , eveniment confirmat
prin apariia ferestrei cu cele 7 clase de obiecte, putem crea
diferite obiecte n oricare din clasele nominalizate. Dar deoarece
fiecare din clasele Queries, Forms, Reports, Pages, Macros i
Modules se definesc n baza tabelelor, acestea (tabelele) trebuie
create n primul rnd. Cu alte cuvinte, dac o baz de date nu conine
cel puin un tabel,crearea altor clase de obiecte devine lipsit de
sens. Pentru a crea un tabel nou,de exemplu, Comenzi, selectm clasa
de obiecte Tables, apoi acionm butonul .Caseta de dialog New Table
care apare ne ofer 5 moduri de definire a structurii tabelului.
Fig. 1.3.1 Moduri de definire a structurii unui tabel
Dac selectm opiunea Design View i acionm butonul OK, obinem o
fereastr n care definim cmpurile tabelului i caracteristicile lor.
1.4 Stabilirea cheilor primare Dac valorile unui cmp sunt unice (nu
se repet), putem semnala acest lucru, pentru a evita introducerea
accidental a dou valori identice.Aceast procedur poart denumirea de
stabilire a cheii primare,n cazul tabelului CITITORI,cheia primar
poate fi stabilit pe cmpul IdCarte, pentru a exclude eventualitatea
repetrii identificatorului crii (n bibliotec nu pot exista dou cri
cu acelai identificator).Cheia primar poate fi stabilit i pe cteva
cmpuri.Pentru a stabili cheia primar, selectm cmpul respectiv,apoi
executm un clic pe butonul din bara cu instrumente.Ca rezultat,n
partea din stnga a cmpului respectiv apare semnul cheii. Dup
ncheierea procedurii de descriere a cmpurilor i de stabilire a
cheii primare, salvm tabelul (descrierea lui), selectnd comanda
Save din meniul File i indicnd numele tabelului.Dac nu am stabilit
o cheie primar (acest lucru nu este obligatoriu),sistemul ne va
avertiza, sugerndu-ne stabilirea cheii pe un cmp de tip
AutoNumber.Pentru a confirma,acionm butonul Yes.n acest caz
sistemul stabilete automat cheia primar pe un cmp AutoNumber (dac
el exist) sau creeaz suplimentar un asemenea cmp (dac el nu exist),
stabilind pe el cheia primar.Pentru a renuna la stabilirea cheii
primare,acionm butonul No. 1.5 Relaii dintre tabele. Integritatea
datelor Relaiile dintre dou tabele se stabilesc, de regul, prin
intermediul unor cmpuri identice (cu aceeai denumire, de aceeai
lungime, cu aceleai proprieti) prezente n ambele tabele. n cazul
relaiei de tipul unu la muli n tabelul primar (din partea cruia se
realizeaz relaia "unu") trebuie s existe un cmp,numit cheie
primar,n care nu se admit valori care se repet,iar n tabelul
secundar (din partea cruia se realizeaz relaia "muli") trebuie s
existe un cmp analogic cu cel din tabelul primar,numit cheie
strin,care poate admite valori care se repet. Relaia muli la muli
poate fi transformat n dou relaii de tipul unu la muli prin
definirea unui tabel intermediar,n care se introduc,n calitate de
chei strine, cheile primare ale primelor dou tabele.Astfel, pentru
a evita relaia muli la muli dintre tabelele CRI i CITITORI, a fost
definit tabelul COMENZI n care au fost incluse cmpurile IdCarte i
IDCit din tabelele respective. Relaia de tipul unu la unu presupune
existena n ambele tabele a unei chei primare cu aceleai
caracteristici, n fond, dou tabele ntre care exist o relaie de
tipul unu la unu pot fi oricnd unite ntr-un singur tabel; la
fel,orice tabel poate fi divizat n dou sau mai multe tabele ntre
care se stabilete o relaie de tipul unu la unu. Divizarea unui
tabel n modul menionat mai sus poate fi util n cazul unui tabel cu
un numr foarte mare de cmpuri (un tabel Access, de exemplu, nu
poate conine mai mult de 255 de cmpuri), dar i n situaia cnd o
parte din informaia care se refer la o entitate are un caracter
confidenial, sau se utilizeaz foarte rar. Dei relaiile de tipul unu
la unu nu sunt caracteristice unei baze de date de tip
relaional,totui n unele situaii acest tip de relaii este preferabil
sau chiar necesar.Dac la proiectarea tabelelor inem cont de
principiile expuse mai sus, atunci Access stabilete automat
relaiile dintre tabelele care conin cmpuri comune.Totui putem
stabili relaii ntre tabelele bazei de date i n mod explicit,
utiliznd comanda Relationships din meniul Tools.n acest caz apare o
fereastr n care indicm tabelele ntre care se stabilesc relaii,apoi
cu ajutorul mouse-ului trasm legturile ntre cmpurile
respective.
Fig. 1.5.1 Relaiile dintre tabelele bazei de date BIBL
Dac unul din cmpurile de legtur este de tip cheie primar(el are
oculoare mai pronunat),trasarea se face pornind de la acest
cmp.Tabelulde la care se traseaz legtura se numete tabel primar
(principal),iarcellalt - secundar (subordonat).Ca rezultat, apare o
caset de dialog n care putem specifica proprietile relaiei
(legturii).
Fig. 1.5.2 Stabilirea proprietilor relaiilor Pentru relaia
dintre dou tabele pot fi stabilite urmtoarele proprieti:1. Tipul
relaiei (Relationship Type)poate fi stabilit ca unu la unu(one to
one)sau unul la muli (one to many);2. Impune integritatea
referenial (Enforce Referential Integrity)3. Modificarea n cascad a
nregistrrilor (Cascade Update RelatedFields)4. Excluderea n cascad
a nregistrrilor (Cascade Delete RelatedRecords). Includerea
parametrului doi asigur integritatea datelor n
procesulintroducerii,modificrii sau tergerii nregistrrilor din
tabelele legate.Acestlucru este posibil doar n cazul cnd cmpul din
tabelul principal este de tipcheie primar, iar cmpul de legtur din
tabelul subordonat are acelai tip dedate.Atunci cnd introducem date
n cmpul de legtur al tabeluluisubordonat,sunt acceptate doar acele
valori care se conin n cmpulrespectiv al tabelului principal.De
exemplu,dac nu exist un cititor cuidentificatorul 0472 n tabelul
CITITORI,sistemul nu va admite apariiaacestui cod n cmpul respectiv
al tabelului COMENZI.n acest caz estenecesar s introducem mai nti
datele despre cititorul n cauz n tabelulCITITORI,apoi s utilizm
identificatorul cititorului n tabelul COMENZI. La fel, nu putem
exclude o nregistrare din tabelul principal,dac valoareacmpului de
legtur a acestei nregistrri se conine n una sau mai multenregistrri
ale tabelului subordonat.. Dac este inclus parametrul trei,sistemul
va modifica toate valorilecmpului de legtur ale tabelului
subordonat n cazul cnd valoarea cmpuluirespectiv al tabelului
principal se modific. De exemplu, dac un cititor a pierdutcarnetul
de cititor cu numrul 0519 (identificatorul cititorului) i i se
remite un noucarnet cu numrul 1465, aceast valoare trebuie s se
modifice n toatenregistrrile tabelului COMENZI n care figureaz
valoarea veche. In caz contrar,mprumuturile de cri fcute de
cititorul cu identificatorul 0519 nu sunt valide,deoarece nu se
cunoate nici o informaie despre cititorul n cauz. Dac este activ
parametrul trei,atunci excluderea unei nregistrridin tabelul
principal implic excluderea tuturor nregistrrilor din
tabelulsubordonat,n care valoarea cmpului de legtur coincide cu cea
a cmpuluirespectiv din tabelul principal.De cele mai multe ori
asemenea excluderisunt fireti,deoarece existena unor nregistrri n
tabelul subordonat,pentrucare valoarea cmpului de legtur nu se
conine i n tabelul principal,ducela pierderea integritii
datelor.
2 PARTEA PRACTIC 2.1 Tabele Tabelul 2.1.1 Locaia
Tabelul 2.1.2 Operatori
Tabelul 2.1.3 Clieni
Tabelul 2.1.4 Servicii
Tabelul 2.1.5 Sponsorizarea
Tabelul 2.1.6 Piaa de desfacere
2.2 Legturi dintre date
Fig. 2.2.1Toate legturile dintre tabelele bazei de date 2.3
Rapoarte
Fig. 2.3.1 Raportul care prezint toate datele n legtur cu
locaia
Fig. 2.3.2 Raportul care prezint toat informaia n legtur cu
operatorii
Fig. 2.3.3 Raportul ce privete informaia despre operatori i
serviciile oferite de catre acetia 2.4 Interogri
Fig. 2.4.1Date despre operatori
Fig. 2.4.2 Date despre servicii i operatori
Fig. 2.4.3 ara i numele firmelor sponsorizate
Concluzie: Efectund lucrarea de laborator am facut cunotine cu
Microsoft Acces.Astfel am nvat nc o metod de creare a bazei de date
pe lng cea pe care am aflat-o la programare n C++.Pot spune c prin
intermadiul Accesului s creezi o baz de dateeste un pic mai simplu
pentru utilizatorii nceptori.Astfel putem afirma c lucrarea de
laborator va fi o lucrare cu cunotine utile pentru toat viaa.