BAB 7
PENYELENGGARAAN STOK
Penyelenggaraan stok merupakan salah satu ciri penting dalam
pengurusan makmal. Sehubungan dengan itu penyediaan daftar stok
peralatan dan bahan sains perlu mempunyai butiran yang lengkap dan
sistematik bagi tujuan:
memudahkan penyemakan.
menyelaras cara merekod.
mengesan dan mengawal pergerakan.
memudahkan perancangan perolehan.
mengemaskinikan rekod peralatan yang pecah, rosak atau
hilang.
Sehubungan itu semua peralatan dan bahan sains yang diterima
atau dikeluarkan hendaklah didaftar dan direkodkan berdasarkan
Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan seperti yang terkandung
dalam Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 dengan
menggunakan borang yang berikut:
Daftar Harta Modal (KEW.PA-2)
Daftar Inventori (KEW.PA-3)
Senarai Daftar Harta Modal (KEW.PA-4)
Senarai Daftar Inventori (KEW.PA-5)
Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori (KEW.PA-6)
Senarai Aset (KEW.PA-7)
dan Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan berdasarkan Pekeliling
Perbendaharaan Bil.5/2009 yang melibatkan pengunaan borang yang
berikut:
Kad Petak (KEW.PS-4)
Borang Permohonan Stok (KEW.PS-11)
7.1 Definisi Istilah
Stok - barang-barang belum guna dan perlu disimpan untuk tujuan
operasi atau penyelenggaraan termasuk bekalan pejabat, ubat-
ubatan, alat ganti dan sebagainya.
Bab 7 - Penyelenggaraan Stok
Bab 7 - Penyelenggaraan StokStor Unit - stor yang menyimpan dan
membekal barang-barang untuk keperluan jangka pendek atau diguna
terus bagi tujuan operasi
PANDUAN PENGURUSAN & KESELAMATAN MAKMAL SAINS 67
67 PANDUAN PENGURUSAN & KESELAMATAN MAKMAL SAINS
dan penyelenggaraan kepada pelanggan akhir termasuk
MakmalSains.
7.2 Pelabelan Aset
7.2.1 Semua aset hendaklah diberi tanda pengenalan dengan cara
melabel, mengecat, emboss bagi menunjukkan tanda Hak Kerajaan
Malaysia (HKM) dan nama Kementerian/ Jabatan berkenaan di tempat
yang mudah dilihat dan sesuai pada aset berkenaan.
7.2.2 Setiap aset hendaklah ditanda dengan nombor siri
pendaftaran. Panduan menyediakan nombor siri pendaftaran mengikut
susunan seperti di bawah:
i.Kod Kementerian
=Berasaskan sistem fail yang dikeluarkan oleh Unit
PermodenanTadbiran dan Perancangan(MAMPU)
ii.Kod Jabatan/Bahagian
iii.Kod Kumpulan Aset sama ada: Harta ModalInventori==(H)
(I)
iv.Tahun Pembelian
v.Nombor Siri=Diwujudkan secara berturutan
7.2.3 Contoh pelabelan Harta Modal dan Inventori di sesebuah
sekolah adalah seperti berikut:
Harta Modal : KPM/SMKT A153/H/09/01Inventori : KPM/SMKT
A153/I/09/01-12
Petunjuk:
KPM - Kementerian Pelajaran MalaysiSMKT - SMK TambunA153 - A =
Negeri Perak, 153 = Kod Sekolah HarianH - Harta ModalI - nventori09
- Tahun Pembelian01 - Nombor Siri01-12 - Nombor Siri 1 hingga
12
7.3 Daftar Harta Modal (KEW. PA-2, KEW. PA-4)
Harta Modal ialah Aset Alih yang harga perolehan asalnya
bernilai RM1000.00 dan ke atas setiap satu seperti peralatan/
kelengkapan ICT/ telekomunikasi/ penyiaran/ perubatan, peralatan
pejabat/ makmal/ bengkel/ dapur/ sukan atau yang memerlukan
penyelenggaraan berjadual tanpa mengira harga perolehan asal.
Semua Harta Modal hendaklah direkod menggunakan borang KEW.PA-2
DaftarHarta Modal (Bahagian A) dan borang KEW.PA-2 Daftar Harta
Modal Butir-Butir
Penambahan, Pengantian dan Naiktaraf (Bahagian B), dan
seterusnya dikemaskini menggunakan borang KEW.PA-4. Senarai Daftar
Harta Modal.Rajah 7.1 dan Jadual 7.1 menunjukkan carta alir dan
proses pendaftaran aset alih kerajaan. Contoh pengisian borang KEW.
PA-2 dan KEW.PA-4 boleh dirujuk padamuka surat 7, 8 dan 9.
7.4 Daftar Inventori (KEW. PA-3, KEW. PA-5)
Inventori ialah Aset Alih yang harga perolehan asalnya kurang
daripada RM1000.00 dan tidak memerlukan penyelenggaraan berjadual
seperti peralatan/kelengkapan ICT/ Telekomunikasi/ Penyiaran/
Perubatan/ Pejabat/Makmal/ Bengkel/ Dapur/ Sukan atau merupakan
perabot, hamparan, hiasan, langsir dan pinggan mangkuk tanpa
mengira harga perolehan asal.
Semua Inventori hendaklah direkod menggunakan borang KEW.PA-3
DaftarInventori dan seterusnya sentiasa dikemaskini menggunakan
borang KEW.PA-5Senarai Daftar Inventori seperti contoh di muka
surat 10 dan 11.
7.5 Daftar Stok Bekalan Pejabat (KEW. PS-4 dan KEW. PS-11)
Semua bekalan pejabat dikategorikan sebagai barangan gunahabis
samada ianya barang luak atau pun barang tak luak. Ini termasuklah
alat tulis serta kelengkapan pejabat tak luak yang rendah nilainya
dan tidak ekonomi untuk dikesan penempatannya secara satu persatu.
Contoh barangan luak ialah bahan kimia, kartrij gas, kertas litmus,
alat tulis dan lain-lain. Contoh barang tak luak dan kelengkapan
pejabat tak luak adalah tabung uji, selindar bersenggat, botol
spesimen, gunting, pembaris, pen drive, gunting dan lain-lain.
Semua stok yang diterima hendaklah direkodkan dengan menggunakan
pen dakwat merah dan pengeluaran direkodkan dengan pen dakwat hitam
atau biru di Kad Kawalan Stok (Stor Pusat dan Stor Utama sahaja)
dan Kad Petak KEW.PS-4 (Stor Pusat dan Stor Utama dan Stor Unit).
Satu Kad Kawalan Stok dan Kad Petak digunakan untuk merekod satu
item stok dengan menggunakan nombor kad yang berturutan.
Semua kad perlu dikemaskini setiap kali transaksi penerimaan dan
pengeluaran berlaku. Kad-kad ini boleh dicetak sendiri dengan
menggunakan warna putih untuk Kad Kawalan Stok, warna hijau untuk
Kad Petak dan warna merah jambu untuk stok bertarikh luput.
Bagi tujuan permohonan stok, semua pesanan kepada Stor Unit
hendaklah menggunakan Borang KEW.PS-11 Permohonan Stok dalam dua
salinan dengan salah satu daripadanya diserahkan kepada Stor Unit
untuk diproses.
Carta alir pengurusan Daftar Stok Bekalan Pejabat dan contoh
pengisian borangKEW. PS-4 dan KEW.PS-11 boleh dirujuk di muka surat
14, 15, 16.
7.6 Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori (KEW. PA-6)
Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori bertujuan untuk
merekod sebarang pergerakan Harta Modal atau Inventori sama ada
melalui pinjaman mahupun penempatan secara sementara.
Daftar ini disediakan dalam bentuk buku Daftar Pergerakan Harta
Modal/ InventoriKEW.PA-6 (Rujuk contoh di muka surat 12).
7.7 Senarai Aset di Lokasi (KEW. PA-7)
7.7.1. Senarai aset mengikut lokasi aset itu ditempatkan
hendaklah disediakan oleh pegawai aset menggunakan KEW.PA-7 dalam
dua salinan (rujuk muka surat13).
7.7.2. Satu salinan senarai tersebut hendaklah disimpan oleh
pegawai aset manakala satu salinan lagi disimpan oleh pegawai yang
bertanggungjawab.
7.7.3. Senarai tersebut juga hendaklah dikemaskini dari semasa
ke semasa apabila terdapat perubahan kuantiti, lokasi atau pegawai
bertanggungjawab.
7.8 Kaedah Penyimpanan Kad Daftar
7.8.1. KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 hendaklah disimpan dalam fail kulit
keras di dalam kabinet berkunci.
7.8.2. Buku KEW.PA-6 hendaklah disimpan di dalam kabinet
berkunci dan;
7.8.3. Daftar asal disimpan oleh pegawai aset dan salinan
disimpan di lokasi.
7.9 Kaedah Penempatan Kad Petak
7.9.1 Kad Petak hendaklah ditempatkan bersama stok.
7.9.2 Kad Petak bagi stok bahan-bahan kimia, mudah terbakar dan
stok yang disimpan di ruang sejuk beku hendaklah disimpan di tempat
yang berasingan.
CARTA ALIR PENDAFTARAN ASET ALIH KERAJAAN
1 Terima aset bersama punca maklumat rekod dalam Buku Rekod
Penerimaan
2 Tentukan kumpulan aset
3 Sediakan Daftar Harta Modal (KEW.PA-2) dan Daftar Inventori
(KEW.PA-3)
4 Kemaskini Senarai Daftar Harta Modal (KEW.PA-4) dan Senarai
Daftar Inventori(KEW.PA-5)
5 Cop pengesahan pendaftaran pada punca maklumat
6 Labelkan nombor siri pendaftaran pada aset
7 Tempatkan aset dilokasi
8 Kemaskini Senarai Aset (KEW.PA-7)
9 Simpan daftar aset
Rajah 7.1
PROSES KERJA PENDAFTARAN ASET ALIH KERAJAAN
JADUAL 7.1
LangkahProses Kerja
1Terima aset oleh Kementerian/Jabatan/PTJ bersama-sama dengan
punca maklumat:a. Aset yang dibeli:i. Pesanan kerajaan. ii. Nota
serahan.iii. Invois.iv. Dokumen kontrak. v. Kad jaminan.vi. Manual
pengguna.vii. Dokumen lain yang berkaitan.
b. Aset sewa beli:i. Surat ikatan perjanjian.ii. Dokumen lain
yang berkaitan.
c. Aset diterima daripada sumber lain:i. Salinan daftar jika
diterima secara pindahan. ii. Surat kelulusan menerima hadiah.iii.
Salinan sijil lucuthak.
d. Aset yang belum pernah berdaftar:i. Maklumat di fizikal aset.
ii. Sumber lain berkaitan.
2Tentukan kumpulan aset mengikut:a. Harta modal b. Inventori
3Sediakan KEW.PA-2 Daftar Harta Modal dan Daftar Inventori
KEW.PA-3 oleh pegawai Aset di Kementerian/Jabatan/PTJ.
4Kemaskini Senarai Daftar Harta Modal KEW.PA-4 dan Senarai
Daftar Inventori KEW.PA-5. Senarai daftar ini hendaklah dikemukakan
seperti berikut:a. Jika senarai disediakan oleh PTJ, kemukakan
kepada Jabatan/IbuPejabat,b.Jika senarai disediakan oleh
Jabatan/Ibu Pejabat, kemukakan kepada kementerian.
5Cop pengesahan pendaftaran hendaklah dibuat ke atas punca
maklumat yang berkaitan bagi aset yang telah didaftarkan.
6Labelkan nombor siri pendaftaran berserta perkataan Hak
Kerajaan Malaysia(HKM) pada aset.
7Tempatkan aset pada lokasi yang telah ditentukan.
8Kemaskini Senarai Aset (KEW.PA-7).
9Simpan daftar aset.
KEW.PA-2( No. Siri Pendaftaran: KPM/SMKT A153/MS/H/08/01 )
DAFTAR HARTA MODAL
Kementerian/Jabatan : JABATAN PELAJARAN NEGERI PERAKBahagian :
SMK TAMBUN, IPOH.BAHAGIAN A
Kod Nasional153
KategoriPeralatan Makmal
Sub kategoriMicroscope
Jenis/Jenama/ModelBinocular Microscope /Hitotsu/XP 136
BuatanChinaHarga Perolehan AsalRM1300.00
Jenis dan No. EnjinTarikh Diterima22.04.08
No Casis/Siri pembuat0752312No. Pesanan RasmiKerajaan215461
No Pendataran(bagi Kenderaan)Tempoh Jaminan1 Tahun
KOMPONEN/AKSESORI:
1. Condensor 10X - 1pc2. Condensor 40X - 1pc3. Condensor 100X -
1 Pc4 Eye Piece 10X - 2 pcsNama PembekalDan Alamat:Perniagaan Usaha
Sama,B44, Lorong Sunway 6, Bandar Baru Sunway,32040 Ipoh, Perak
Tandatangan Ketua JabatanNama: Jawatan:Tarikh : Cop :
PENEMPATAN
LokasiMakmal Biologi
Tarikh22.04.08
Nama PengawaiChe Yusuf
Tandatangan
PEMERIKSAAN
Tarikh12.01.09
Status AsetSedangdigunakan
Nama PemeriksaZakaria Awang
Tandatangan
PELUPUSAN/HAPUS KIRA
Rujukan KelulusanTarikhKaedah PelupusanTandatangan
DAFTAR HARTA MODALBUTIR-BUTIR PENAMBAHAN, PENGGANTIAN DAN
NAIKTARAF BAHAGIAN B
KEW.PA-2BilTarikhButiranTempohJaminanKos
(RM)NamaDanTandatangan
112.12.07Tukar Focus Lamp1 tahun270.00Sapiai Chik
KEW.PA-4
SENARAI DAFTAR HARTA MODAL TAHUN 2008
BILNO.PENDAFTARANNAMA ASETTARIKHPENERIMAANKOSPEROLEHAN ASAL
(RM)
1KPM/SMKT 153/MS/ H/08/01Mikroskop Binocular22.04.081300.00
JUMLAH1300.00
KEW.PA-3( No. Siri Pendaftaran: KPM/SMKT A153/MS/I/08/14) DAFTAR
INVENTORIKementerian/Jabatan : JABATAN PELAJARAN NEGERI PERAK
Bahagian : SMK TAMBUN, IPOH, PERAK
Kod Nasional153
KategoriPeralatan Makmal
Sub kategoriGenerator
JenisAudio SignalGeneratorHarga Perolehan AsalRM750.00
Kuantiti1Tarikh Diterima10.04.2008
Unit PengukuranUnitNo. Pesanan Rasmi Kerajaandan
Tarikh21553223.03.08
Tempoh Jaminan1 Tahun
Nama Pembekal dan Alamat: Saintifik Silika Sdn.Bhd.,Lot 9833,
Taman Ipoh Timur,32040 Ipoh, Perak.
.........Tandatangan Ketua Jabatan
Nama: Jawatan: Tarikh: Cop:
PENEMPATAN
Kuantiti1 UNIT
No.Siri PendaftaranKPM/SMKTA153/MS/I/08/14
LokasiMakmal Fizik
Tarikh11.04.08
Nama PengawaiSulaiman Wahab
Tandatangan
PEMERIKSAAN
Tarikh12.01.09
Status AsetSedang digunakan
Nama PemeriksaZakaria bin Ali
Tandatangan
PELUPUSAN/HAPUS KIRA
TarikhRujukanKaedah PelupusanKuantitiLokasiTandatangan
SENARAI DAFTAR INVENTORI TAHUN 2008
KEW PA-5
BILNO.PENDAFTARANNAMA ASETTARIKHPEROLEHANKOSPEROLEHAN ASAL
(RM)
1KPM/SMKT A153/MS/I/08/01-02Audio Signal
Generator27.03.08RM1500.00
2KPM/SMKTA153/MS/I/08/03-04Bernoulli Tube
WithStand04.04.08RM360.00
3KPM/SMKTA153/MS/I/08/05-06Transformer10.04.08RM560.00
4KPM/SMKTA153/MS/I/08/07-08Dynamic Trolley15.04.08RM900.00
5JKPM/SMKTA153/MS/I/08/09Model System
Hydrolic15.04.08RM150.00
6KPM/SMKTA153/MS/I/08/10-13Tool Box Kit15.04.08RM740.00
7KPM/SMKT A153/MS/I/08/14Audio Signal
Generator10.06.08RM750.00
8KPM/SMKT A153/MS/I/08/15Binocular
Microscope10.06.08RM950.00
JUMLAHRM 5955.00
DAFTAR PERGERAKAN HARTA MODAL DAN INVENTORI
KEW. PA-6
Jenis :Microscope Cahaya
Pegawai PengeluarC A T A T A N
Jenama dan Model :Labomade,USA,MPS22218
No Siri Pembuat :KN437865
No Siri Pendaftaran:KPM/SMKT A153/MS/H//07/03
B IL
NamaPeminjam
TarikhTT PeminjamKetikaDikeluarkanKetikaDipulangkan
DikeluarkanJangkadipulangkanTTTarikhTTTarikh
1Mohd Ngah22.08.0730.08.07Ngah22.08.0730.08.07
2Mansor Ali16.09.0720.09.07msor16.09.0721.09.07
3AzizahMohd22.03.0830.03.08azizah22.03.0830.03.08
4Mansor Ali16.07.0812..07.08msor06.07.0811.07.08
Bab 7 - Penyelenggaraan Stok
Bab 7 Penyelenggaraan Stok
SENARAI ASET ALIH KERAJAAN
BILKETERANGAN ASETKUANTITI1PH Meter - KPM/SMKT A153 /MS/H/07/01,
H/06/012 unit2Audio Signal Generator KPM/SMKT A153 /MS/I/07/01-022
unit3Transformer - KPM/SMKT A153 /MS/I/0704-063 unit4Drying Rack -
KPM/SMKT A153 /MS/I/06/011 unit5Pelan Laluan Kecemasan Makmal
KPM/SMKT A153/MS/I/07/03-042 unit6Komputer Desktop - KPM/SMKT A153
/ICT/H/07/031 unit7Printer - KPM/SMKT A153 /ICT/I/07/071 unit8Water
Bath Digital KPM/SMKT A153 /MS/I/06/341 unit9Meja PT- KPM/SMKT A153
/PRT/I/07/341 unit10Kerusi PT - KPM/SMKT A153 /PRT/I/07/551
unitBAHAGIAN : SMK TAMBUN, IPOH, PERAK LOKASI : MAKMAL KIMIA
(a) Disediakan oleh : (b) Disahkan oleh :
KEW.PA-7
Mohd Kamal Norrias-----------------------------------------
--------------------------------------------------- Tandatangan
Tandatangan
Nama : Tn. Hj. Mohd Kamal bin Endut Nama : Nik Norias bt. Megat.
HusinJawatan : Penolong Kanan Pentadbiran Jawatan : Pembantu
Makmal
Tarikh : 02.12.2008 Tarikh : 02.12.2008
Nota:
a. Disediakan oleh Pegawai Asetb.Pegawai yang mengesahkan ialah
pegawai yang bertanggungjawab ke atas aset berkenaan. Contohnya:i.
Lokasi bilik Setiausaha Bahagian disahkan oleh Setiausaha
Bahagian.ii. Lokasi bilik mesyuarat disahkan oleh pegawai yang
menguruskan bilik mesyuarat. c. Dikemaskini apabila terdapat
perubahan kuantiti, lokasi atau pegawai bertanggungjawab.
CARTA ALIRPENGURUSAN STOK BEKALAN PEJABAT (KEW.PS-4 &
KEW.PS-11) MAKMAL SAINS
1 Terima peralatan/bahan dari pembekal.
2 Rekod dalam Buku Rekod Penerimaan Peralatan/Bahan.
3Catat penerimaan dalam Kad Petak (KEW.PS-4). (Dakwat Merah)
4 Isi borang Permohonan Pengeluaran Stok (KEW.PS-11)2 salinan
(pengeluar/pembantu makmal di Lokasi)
5Tulis no.permohonan, minta kelulusan Ketua Bidang dan rekod no.
Kad Petak pada KEW.PS-11
6Catat pengeluaran dalam Kad Petak (KEW.PS-4) (Dakwat
hitam/biru)
7 Simpan kad KEW.PS-4 (mengikut jenis & nombor yang
berturutan)dan KEW.PS-11 (no. permohonan yang berturutan) dalam
fail kulit keras.
8Isi kad Petak KEW. PS-4 (pembantu makmal di lokasi.) Sebagai
stok makmal.
9Simpan Kad Petak KEW.PS-4 dalam fail kulit keras. (Asingkan
KEW.PS-4, peralatan dan bahan)(Pembantu Makmal di Lokasi) TAMAT
KAD PETAK
No. Kad : 01
KEW.PS-4(Tatacara Pengurusan Stor 53)
*Ruj. Kawalan Stok :Hanya untuk kegunaan stor utama*Nombor Kod
:Hanya untuk kegunaan stor utama
Perihal Stok :Ammeter 0-3A
Kumpulan Stok :Lokasi Stok :Makmal Sains
BilTarikhNo.Ruj. BTBatauNo. Ruj. BPPSKuantitiTandatanganPegawai
Stor
TerimaKeluarBaki
Baki dibawa ke hadapan
1.22.02.092156772020
223.02.090001/091010
323.02.090003/0910-
417.03.102156773030
518.03.100003/102010
618.03.100004/1010-
Baki dipindahkan ke hadapan
Nota* Diisi oleh Stor Pusat/ Utama sahaja.BTB Borang Terimaan
Barang-Barang (KEW.PS-1)BPPS Borang Pesanan Pengeluaran Stok
(KEW.PS-10/KEW.PS-11)
KEW. PS-11
No.Permohonan:0001/2009
BORANG PERMOHONAN STOK(Tatacara Pengurusan Stor 143)(Untuk
kegunaan di Stor Unit diisi dalam 2 salinan)
BilPermohonanPegawai Pelulus
Catatan
Perihal
StokKuantitiDipesanKuantitiDiluluskanBakiKuantitiDipesan
1Beaker glass 250ml10pcs10pcs
2Ammeter 0-3A10 unit10 unit
3Test Pen2 pcs2 pcs
4Copper Chloride1X500g1X500g
5Whiteboard Marker5 btg5 btg
Sulaiman
...............S..u..l.a..i.m...a..n............ (Tandatangan
Pemohon)
Nama : Sulaiman b.WahabJawatan : Pembantu Makmal Ting.1/2Tarikh
: 23.02.09Kelulusan :Permohonan diluluskan/tidak diluluskan*
...............K...a..s..m...a..n..i.....................
(Tandatangan Pegawai Pelulus)
Nama : Kasmani binti Ramli Jawatan : Ketua Bidang Sains Tarikh :
23.02.09
* Sila potong yang berkenaan
Kemaskini Rekod
Stok telah dikeluarkan dan direkodDi kad Petak No. AK/01,
AR,07,AR/16, BK/,22, AT/3
.............S...a..p..i.a..i...................... (Tandatangan
Pegawai Stor)
Nama : Sapiai bin ChikJawatan : Ketua Pembantu MakmalTarikh :
23.02.09
Perakuan Penerimaan
Disahkan bahawa stok yang diluluskan telah diterima.
................S..u..l.a..i.m...a..n........... (Tandatangan
Pemohon)
Nama : Sulaiman bin WahabJawatan : Pembantu Makmal Ting
1/2Tarikh : 23.02.09
7.10 Rujukan
7.10.1 Pusat Perkembangan Kurikulum. Kementerian Pendidikan
Malaysia. 1999.Pengurusan dan Keselamatan Makmal Sains Sekolah.
7.10.2 Kementerian Kewangan. 2007. Tatacara Pengurusan Aset Alih
Kerajaan.
7.10.3 Kementerian Kewangan. 2007. Pekeliling Perbendaharaan
Bil. 5/2009.