STANDART DOSYA PLANI

24.04.2324.04.23 11

STANDART DOSYA PLANISTANDART DOSYA PLANI

Ömer YILDIRIMÖmer YILDIRIMDevlet Arşivleri Genel MüdürlüğüDevlet Arşivleri Genel Müdürlüğü

UzmanUzman

24.04.2324.04.23 22

BİLGİ VE BELGE YÖNETİMİNİ BİLGİ VE BELGE YÖNETİMİNİ DÜZENLEYEN STANDARTLARDÜZENLEYEN STANDARTLAR3473 sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan 3473 sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında KanunKanunDevlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik (16/05/1988) Değişiklikler (2001)(2005)(16/05/1988) Değişiklikler (2001)(2005)1991/17 sayılı Başbakanlık Genelgesi (Birim 1991/17 sayılı Başbakanlık Genelgesi (Birim Kodları)Kodları)Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik (02/12/2004)Usuller Hakkında Yönetmelik (02/12/2004)2005/7 Standart Dosya Planı Genelgesi2005/7 Standart Dosya Planı Genelgesi2008/16 EBYS Standartları2008/16 EBYS Standartları

24.04.2324.04.23 33

GENEL AÇIKLAMALARGENEL AÇIKLAMALARDosya:Dosya: Aynı konuyu ihtiva eden yazılar grubudur. Aynı konuyu ihtiva eden yazılar grubudur.Tümleşik Dosya:Tümleşik Dosya: Her bir işlem için açılan dosyayı; Her bir işlem için açılan dosyayı; işlemle ilgili tüm belgelerin bir arada tutulduğu işlemle ilgili tüm belgelerin bir arada tutulduğu dosyayı ifade eder. Tümleşik dosyalar bir işlem, kişi dosyayı ifade eder. Tümleşik dosyalar bir işlem, kişi ya da proje ile ilgili olabilir (Personel Dosyaları, ya da proje ile ilgili olabilir (Personel Dosyaları, Dava Dosyaları, Proje Dosyaları vb.).Dava Dosyaları, Proje Dosyaları vb.).Dosya Planı:Dosya Planı: Kurum ve kuruluşların iş ve işlemleri Kurum ve kuruluşların iş ve işlemleri sonucunda teşekkül eden belgelerin, sistemli bir sonucunda teşekkül eden belgelerin, sistemli bir şekilde dosyalanmasını sağlamak üzere önceden şekilde dosyalanmasını sağlamak üzere önceden hazırlanmış konu ve konu numaraları envanteridir.hazırlanmış konu ve konu numaraları envanteridir.

24.04.2324.04.23 44

GENEL AÇIKLAMALARGENEL AÇIKLAMALAR

Bu dosya planı, 2002 yılında Devlet Bu dosya planı, 2002 yılında Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü koordinesinde Arşivleri Genel Müdürlüğü koordinesinde başlatılan “Standart Dosya Planı” başlatılan “Standart Dosya Planı” projesinin sonucunda hazırlanarak, 2005/7 projesinin sonucunda hazırlanarak, 2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile sayılı Başbakanlık Genelgesi ile uygulamaya konulmuş olup, zaman içinde uygulamaya konulmuş olup, zaman içinde kurum ve kuruluşların görüş ve önerileri kurum ve kuruluşların görüş ve önerileri doğrultusunda yenilenmesine ihtiyaç doğrultusunda yenilenmesine ihtiyaç duyulmuştur.duyulmuştur.

24.04.2324.04.23 55

GENEL AÇIKLAMALARGENEL AÇIKLAMALARStandart Dosya Planı üç bölümden oluşmakta Standart Dosya Planı üç bölümden oluşmakta olup, 000-099 ve 600-999 sayısal aralığında ele olup, 000-099 ve 600-999 sayısal aralığında ele alınan bölümler, kurum ve kuruluşların özellikle alınan bölümler, kurum ve kuruluşların özellikle yardımcı hizmet, danışma ve denetim yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimlerinin görüş ve önerileri doğrultusunda birimlerinin görüş ve önerileri doğrultusunda Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından; Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından; 100-599 sayısal aralığında ele alınan bölümler 100-599 sayısal aralığında ele alınan bölümler ise, ana hizmet birimlerinin görüş ve önerileri ise, ana hizmet birimlerinin görüş ve önerileri doğrultusunda kurum ve kuruluşların “Standart doğrultusunda kurum ve kuruluşların “Standart Dosya Planı”nı hazırlamakla görevli birimleri Dosya Planı”nı hazırlamakla görevli birimleri (Strateji Geliştirme birimleri) ve Devlet Arşivleri (Strateji Geliştirme birimleri) ve Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından müştereken Genel Müdürlüğü tarafından müştereken hazırlanmıştır.hazırlanmıştır.

24.04.2324.04.23 66


Kurumların teşkilat kanunlarında “ana hizmet Kurumların teşkilat kanunlarında “ana hizmet birimi” olarak adlandırılan birimlere ait faaliyetler birimi” olarak adlandırılan birimlere ait faaliyetler ve bu faaliyetlerle ilgili açılması gereken ve bu faaliyetlerle ilgili açılması gereken dosyalar 100-599 sayısal aralığında; yardımcı dosyalar 100-599 sayısal aralığında; yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimi olarak hizmet, danışma ve denetim birimi olarak nitelendirilen birimler (Teftiş, Hukuk, Personel, nitelendirilen birimler (Teftiş, Hukuk, Personel, Eğitim, İdari İşler, Mali İşler vb.) ile her kurum ve Eğitim, İdari İşler, Mali İşler vb.) ile her kurum ve kuruluşta benzer hizmet yürüten birimlere (Dış kuruluşta benzer hizmet yürüten birimlere (Dış İlişkiler, Bilgi İşlem vb.) ait faaliyetler ve bu İlişkiler, Bilgi İşlem vb.) ait faaliyetler ve bu faaliyetlerle ilgili açılması gereken dosyalar 600-faaliyetlerle ilgili açılması gereken dosyalar 600-999 sayısal aralığında numaralandırılmıştır.999 sayısal aralığında numaralandırılmıştır.

24.04.2324.04.23 77


Her birimde var olması muhtemel dosyalar Her birimde var olması muhtemel dosyalar (mevzuat, faaliyet raporları, istatistikler vb.) için (mevzuat, faaliyet raporları, istatistikler vb.) için 000-099 sayısal aralığı kullanılmıştır.000-099 sayısal aralığı kullanılmıştır.Kurum ve kuruluşların ana hizmet faaliyeti Kurum ve kuruluşların ana hizmet faaliyeti konumunda olmasına rağmen 000-099 veya konumunda olmasına rağmen 000-099 veya 600-999 sayısal aralığında tanımlanmış 600-999 sayısal aralığında tanımlanmış konulara, ana hizmet faaliyetleri için hazırlanan konulara, ana hizmet faaliyetleri için hazırlanan Planlarda (100-599 sayısal aralığında) yer Planlarda (100-599 sayısal aralığında) yer verilmemiş; bu faaliyet konuları için 000-099 verilmemiş; bu faaliyet konuları için 000-099 veya 600-999 sayısal aralığının kullanımı veya 600-999 sayısal aralığının kullanımı önerilmiştir. önerilmiştir.

24.04.2324.04.23 88


Böyle bir kodlama ile, aynı konuya ait Böyle bir kodlama ile, aynı konuya ait belgelerin aynı “ad” ve “numara” ile belgelerin aynı “ad” ve “numara” ile açılacak dosyalarda toplanması açılacak dosyalarda toplanması amaçlanmış, böylece kurum içi birliktelik amaçlanmış, böylece kurum içi birliktelik sağlamanın yanında, özellikle yardımcı sağlamanın yanında, özellikle yardımcı hizmet, danışma ve denetim konularında hizmet, danışma ve denetim konularında tüm kurum ve kuruluşlarda birliktelik tüm kurum ve kuruluşlarda birliktelik sağlanması hedeflenmiştir.sağlanması hedeflenmiştir.

24.04.2324.04.23 99


Planda, faaliyetin adı altında ana konular; Planda, faaliyetin adı altında ana konular; ana konuyla ilgili tali konular ve tali ana konuyla ilgili tali konular ve tali konularla ilgili daha alt konular birbirleri ile konularla ilgili daha alt konular birbirleri ile olan ilişkileri dikkate alınarak, bir araya olan ilişkileri dikkate alınarak, bir araya getirilmiş ve numaralandırılmıştır.getirilmiş ve numaralandırılmıştır.Planda ana konular için 000 sayısal, Planda ana konular için 000 sayısal, birinci, ikinci ve üçüncü alt konular için 00 birinci, ikinci ve üçüncü alt konular için 00 sayısal karakter kullanılmıştır. Örneğin;sayısal karakter kullanılmıştır. Örneğin;

24.04.2324.04.23 1010

GENEL AÇIKLAMALARGENEL AÇIKLAMALAR805 Belge Yönetimi ve Arşiv İşlemleri805 Belge Yönetimi ve Arşiv İşlemleri805 01 805 01 Belge YönetimiBelge Yönetimi805 01 01 805 01 01 Saklama Süreli Dosya PlanıSaklama Süreli Dosya Planı805 01 02 805 01 02 Kodlama İşlemleriKodlama İşlemleri805 02 805 02 Arşiv YönetimiArşiv Yönetimi805 02 01 805 02 01 Devir-Teslim İşlemleriDevir-Teslim İşlemleri 805 02 02 805 02 02 Ayıklama ve İmha İşlemleriAyıklama ve İmha İşlemleri805 02 02 01 805 02 02 01 Ayıklama ve İmhaAyıklama ve İmha805 02 02 02 805 02 02 02 Uygunluk GörüşüUygunluk Görüşü805 02 03 805 02 03 Tasnif (Sınıflandırma) İşlemleriTasnif (Sınıflandırma) İşlemleri805 02 04 805 02 04 İnceleme ve Denetlemeİnceleme ve Denetleme805 02 05 805 02 05 Arşivlerden YararlanmaArşivlerden Yararlanma805 99 805 99 DiğerDiğer

24.04.2324.04.23 1111

DİN HİZMETLERİDİN HİZMETLERİ201 İrşat Hizmetleri201 İrşat Hizmetleri201 201 01 01 İrşat Programlarıİrşat Programları201 02 201 02 İrşat Ekipleriİrşat Ekipleri201 02 01 201 02 01 Merkez İrşat Ekipleri Merkez İrşat Ekipleri 201 02 02 201 02 02 İl Özel İrşat Ekipleriİl Özel İrşat Ekipleri201 03 201 03 İrşat Hizmetleriİrşat Hizmetleri201 03 01 201 03 01 Ramazan Ayı İrşat HizmetleriRamazan Ayı İrşat Hizmetleri201 03 02201 03 02 Bayanlara Yönelik İrşat Hizmetleri Bayanlara Yönelik İrşat Hizmetleri201 03 03201 03 03 Engellilere Yönelik İrşat Hizmetleri Engellilere Yönelik İrşat Hizmetleri201201 04 04 Cami DersleriCami Dersleri 99 99 DiğerDiğer

24.04.2324.04.23 1212

HAC VE UMRE İŞLEMLERİHAC VE UMRE İŞLEMLERİ

303 303 Hac ve Umreye Gitmekten Vazgeçenler Hac ve Umreye Gitmekten Vazgeçenler veya Vefat Edenlerveya Vefat Edenler303 01 303 01 HacHac303 01 01303 01 01 Hacca Gitmekten Vazgeçenler Hacca Gitmekten Vazgeçenler303 01 02 303 01 02 Hacda Vefat EdenlerHacda Vefat Edenler303 02 303 02 UmreUmre303 02 01 303 02 01 Umreye Gitmekten VazgeçenlerUmreye Gitmekten Vazgeçenler303 02 02 303 02 02 Umrede Vefat EdenlerUmrede Vefat Edenler 99 99 DiğerDiğer

24.04.2324.04.23 1313


Bu yapılanma, yıl içerisinde herhangi bir Bu yapılanma, yıl içerisinde herhangi bir faaliyet ile ilgili az sayıda belge teşekkül faaliyet ile ilgili az sayıda belge teşekkül etmesi durumunda ana konu adı altında etmesi durumunda ana konu adı altında dosya açılmasını ve belgelerin bu dosyada dosya açılmasını ve belgelerin bu dosyada toplanmasını; faaliyetle ilgili yoğun belge toplanmasını; faaliyetle ilgili yoğun belge teşekkül etmesi halinde ise, alt konu teşekkül etmesi halinde ise, alt konu başlıkları kullanılmak suretiyle dosya başlıkları kullanılmak suretiyle dosya açılmasını öngörmektedir.açılmasını öngörmektedir.

24.04.2324.04.23 1414


Dosya planında yer alan konu numaraları, Dosya planında yer alan konu numaraları, hazırlanan yazının sayı bölümüne, birim hazırlanan yazının sayı bölümüne, birim kodundan hemen sonra (-) işareti kodundan hemen sonra (-) işareti konularak yazılacaktır. konularak yazılacaktır.

Örnek;Örnek;Sayı :Sayı :B.02.0.ARV.0.11.01.03B.02.0.ARV.0.11.01.03--805.02.01805.02.01--15661566

Birim Kodu Dosya No Kayıt NoBirim Kodu Dosya No Kayıt No

24.04.2324.04.23 1515


Birim (Haberleşme) kodu, yazının Birim (Haberleşme) kodu, yazının hazırlandığı kurum ve kuruluşun en alt hazırlandığı kurum ve kuruluşun en alt birimine kadar belirlendiği kodlama olup, birimine kadar belirlendiği kodlama olup, 1991/17 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile 1991/17 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile kullanılması mecburi kılınmıştır. Yazışma kullanılması mecburi kılınmıştır. Yazışma ve haberleşmede standartlaşmanın ilk ve haberleşmede standartlaşmanın ilk adımını oluşturan haberleşme kodları adımını oluşturan haberleşme kodları “Sayı” bölümünün ilk unsurunu teşkil “Sayı” bölümünün ilk unsurunu teşkil etmektedir.etmektedir.

24.04.2324.04.23 1616


Dosya numarası, yazının konusunu ifade Dosya numarası, yazının konusunu ifade ettiği gibi, işlemi biten yazının ait olduğu ettiği gibi, işlemi biten yazının ait olduğu dosyayı; veya hangi dosyaya konulacağını dosyayı; veya hangi dosyaya konulacağını göstermektedir. Dosya planı ile, yazıların göstermektedir. Dosya planı ile, yazıların “Sayı” bölümünde bulunması gereken “Sayı” bölümünde bulunması gereken ikinci unsur yani “dosya numarası” ikinci unsur yani “dosya numarası” uygulaması da sağlanmış olacaktır.uygulaması da sağlanmış olacaktır.

24.04.2324.04.23 1717

DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLARUYULACAK KURALLAR

Ana hizmet, yardımcı hizmet, danışma ve Ana hizmet, yardımcı hizmet, danışma ve denetim faaliyetlerine ilişkin dosya denetim faaliyetlerine ilişkin dosya konularının ilgili bulunduğu faaliyetin altında konularının ilgili bulunduğu faaliyetin altında yer alması, bu faaliyetlere ait alanların yer alması, bu faaliyetlere ait alanların sadece o hizmeti yürüten birimin kullanımına sadece o hizmeti yürüten birimin kullanımına açık olduğu anlamına gelmemelidir. Birimler, açık olduğu anlamına gelmemelidir. Birimler, asli faaliyetlerinin yer aldığı bölümlerin asli faaliyetlerinin yer aldığı bölümlerin dışındaki dosya konuları ile de dosya dışındaki dosya konuları ile de dosya açabileceklerini unutmamalıdır.açabileceklerini unutmamalıdır.

24.04.2324.04.23 1818


Dosya Planlarının 000-099 ve 600-999 sayısal Dosya Planlarının 000-099 ve 600-999 sayısal aralığında tanımlanan dosya konuları tüm kurum aralığında tanımlanan dosya konuları tüm kurum ve kuruluşlarda aynı; ana hizmet faaliyetlerine ve kuruluşlarda aynı; ana hizmet faaliyetlerine ilişkin 100-599 sayısal aralığında yer alan ilişkin 100-599 sayısal aralığında yer alan konuların ise, kurum ve kuruluşlarda farklı konuların ise, kurum ve kuruluşlarda farklı tanımlamaları içerdiği unutulmamalıdır. Kurum tanımlamaları içerdiği unutulmamalıdır. Kurum dışından gelen bir yazıda 100-599 sayısal dışından gelen bir yazıda 100-599 sayısal aralığında tanımlanmış bir dosya numarasının, o aralığında tanımlanmış bir dosya numarasının, o kurumun ana faaliyetini ihtiva eden bir konu kurumun ana faaliyetini ihtiva eden bir konu olduğu bilinmeli; bu dosya numarası cevabi olduğu bilinmeli; bu dosya numarası cevabi yazılarda referans olarak alınmamalıdır.yazılarda referans olarak alınmamalıdır.

24.04.2324.04.23 1919


Hazırlanan yazının dosya numarasının Hazırlanan yazının dosya numarasının tespitinde, nerede dosyalanması gerektiği tespitinde, nerede dosyalanması gerektiği düşüncesinden hareketle dosya numarası düşüncesinden hareketle dosya numarası belirlenmeli; bu yaklaşım, aynı mahiyetteki belirlenmeli; bu yaklaşım, aynı mahiyetteki tüm belgeler için de uygulanmalıdır. Dosya tüm belgeler için de uygulanmalıdır. Dosya numarasının tespitinde, kurum içi veya numarasının tespitinde, kurum içi veya kurum dışından gelen yazılardaki dosya kurum dışından gelen yazılardaki dosya numaraları belirleyici olmamalıdır.numaraları belirleyici olmamalıdır.

24.04.2324.04.23 2020


Her faaliyet gurubunun ilk dosyası Her faaliyet gurubunun ilk dosyası konumunda bulunan ve üç karakter rakam konumunda bulunan ve üç karakter rakam ile kodlanan dosyalar, o faaliyet grubuna ile kodlanan dosyalar, o faaliyet grubuna ait konu listesinden herhangi biri veya ait konu listesinden herhangi biri veya birkaçına ilişkin yapılan yazışmaların kendi birkaçına ilişkin yapılan yazışmaların kendi konu numaraları ile dosya açılma konu numaraları ile dosya açılma yoğunluğuna erişmediği durumlarda yoğunluğuna erişmediği durumlarda dosyalanabilmesine imkan sağlamak dosyalanabilmesine imkan sağlamak amacıyla tanımlanmıştır. amacıyla tanımlanmıştır.

24.04.2324.04.23 2121


Örneğin, yıl içerisinde “Örneğin, yıl içerisinde “Personel İşleriPersonel İşleri”ne ”ne ait konularda yoğun olmayan yazışma ait konularda yoğun olmayan yazışma teşekkül etmesi durumunda “teşekkül etmesi durumunda “900 900 Personel İşleriPersonel İşleri” kodu ile açılacak bir ” kodu ile açılacak bir dosyada bu belgelerin toplanması dosyada bu belgelerin toplanması gerekmektedir. “gerekmektedir. “900 Personel İşleri900 Personel İşleri” adlı ” adlı bir dosya, 900-929 sayısal aralığında bir dosya, 900-929 sayısal aralığında Personel konusu ile ilgili belgeleri Personel konusu ile ilgili belgeleri barındırdığını ifade etmektedir. barındırdığını ifade etmektedir.

24.04.2324.04.23 2222


Her faaliyet grubunun son dosyası konumunda Her faaliyet grubunun son dosyası konumunda bulunan ve sonu “9” ile biten üç karakter rakam bulunan ve sonu “9” ile biten üç karakter rakam kodla tanımlanmış “Diğer” adlı dosyalar, o kodla tanımlanmış “Diğer” adlı dosyalar, o faaliyet grubunun bir parçası olmasına faaliyet grubunun bir parçası olmasına rağmen, faaliyet grubunda sayılan konulardan rağmen, faaliyet grubunda sayılan konulardan herhangi birini ilgilendirmeyen (faaliyet herhangi birini ilgilendirmeyen (faaliyet grubundaki herhangi bir dosya ile grubundaki herhangi bir dosya ile ilişkilendirilemeyecek) yazıların kodlanmasında ilişkilendirilemeyecek) yazıların kodlanmasında ve dosyalanmasında kullanılmak üzere ve dosyalanmasında kullanılmak üzere tanımlanmıştır.tanımlanmıştır.

24.04.2324.04.23 2323


Faaliyet gruplarında ele alınan ana Faaliyet gruplarında ele alınan ana konuların 1. alt bölünmelerinin sonunda konuların 1. alt bölünmelerinin sonunda “99 Diğer” adı ile kodlanan dosyalar ise, “99 Diğer” adı ile kodlanan dosyalar ise, kendinden önceki alt konuların hiç birini kendinden önceki alt konuların hiç birini ilgilendirmeyen ancak ana konunun bir alt ilgilendirmeyen ancak ana konunun bir alt konusu durumundaki yazıların konusu durumundaki yazıların dosyalanması için kullanılacaktır. Bu kural dosyalanması için kullanılacaktır. Bu kural 2. ve 3. alt bölünmeler için de aynı usulde 2. ve 3. alt bölünmeler için de aynı usulde uygulanacaktır.uygulanacaktır.

24.04.2324.04.23 2424


Hazırlanan yazılara dosya numarası Hazırlanan yazılara dosya numarası tespitinde, dosya konusunun alt ayrımları tespitinde, dosya konusunun alt ayrımları yapılmış ise, yazının konusunu ifade eden yapılmış ise, yazının konusunu ifade eden alt ayrım kodları kullanılacaktır. Alt alt ayrım kodları kullanılacaktır. Alt ayrımların geneli konumundaki dosya ayrımların geneli konumundaki dosya konusu yazışmalarda kullanılmayacaktır. konusu yazışmalarda kullanılmayacaktır. Bu gibi durumlarda alt ayrımların geneli Bu gibi durumlarda alt ayrımların geneli durumundaki konular yalnızca dosya durumundaki konular yalnızca dosya numarası olarak kullanılabilecektir. numarası olarak kullanılabilecektir.

24.04.2324.04.23 2525


Kurumca özel önem arz eden tanımlamalar Kurumca özel önem arz eden tanımlamalar (özel kodlar), aynı konulu belge ve dosyaların (özel kodlar), aynı konulu belge ve dosyaların birbirinden ayrılmasını sağlamak amacıyla birbirinden ayrılmasını sağlamak amacıyla köşeli parantez köşeli parantez ““[ ][ ]”” içinde kullanılabilecektir. içinde kullanılabilecektir. Köşeli parantez, kuruma özel kodlamaların Köşeli parantez, kuruma özel kodlamaların belirlendiği bir alanı ifade etmektedir. Köşeli belirlendiği bir alanı ifade etmektedir. Köşeli parantez içerisinde birden fazla tanımlama ve parantez içerisinde birden fazla tanımlama ve kodlamanın yapılması gerektiği durumlarda, kodlamanın yapılması gerektiği durumlarda, her farklı kod “her farklı kod “;;” (noktalıvirgül) işareti ile ” (noktalıvirgül) işareti ile birbirinden ayrılacaktır.birbirinden ayrılacaktır.

24.04.2324.04.23 2626


Aynı dosya numarasını taşıyan belgelerin Aynı dosya numarasını taşıyan belgelerin yoğunluğundan dolayı erişimin daha etkin yoğunluğundan dolayı erişimin daha etkin sağlanabilmesi amacıyla coğrafik, sağlanabilmesi amacıyla coğrafik, alfabetik, nümerik veya kronolojik alfabetik, nümerik veya kronolojik dosyalama yapılabilecektir. Bu ayrımları dosyalama yapılabilecektir. Bu ayrımları sağlayacak olan özel kodlar da eğik çizgi sağlayacak olan özel kodlar da eğik çizgi “/” ile belirtilebilecektir.“/” ile belirtilebilecektir.

24.04.2324.04.23 2727


622.01/03622.01/03: Talep ve Şikayetler (Afyon): Talep ve Şikayetler (Afyon)

724.01.03/DE724.01.03/DE: Ülkelerle İşbirliği (Almanya): Ülkelerle İşbirliği (Almanya)

050.01.04[54/351]050.01.04[54/351]: 54/351 sayılı Yönetim Kurulu Kararı: 54/351 sayılı Yönetim Kurulu Kararı

641.04[2004/13]641.04[2004/13]: 2004/13 no’lu idari dava dosyası: 2004/13 no’lu idari dava dosyası

903.07.02[C-46]903.07.02[C-46] : C-46 Sicil Numaralı Selvet Saraç’ın : C-46 Sicil Numaralı Selvet Saraç’ın Yurt içi GörevlendirYurt içi Görevlendirililmesimesi

605.02.03[605.02.03[TBAG-719TBAG-719]]: : TBAG-719 no’lu TübitakTBAG-719 no’lu Tübitak Projesi Projesi

605.02.03/06[TBAG-719]605.02.03/06[TBAG-719]: Ankara ili ile ilgili TBAG-719 : Ankara ili ile ilgili TBAG-719 no’lu Tübitak Projesino’lu Tübitak Projesi

24.04.2324.04.23 2828


Yazının dosya numarası, yazıyı hazırlayan Yazının dosya numarası, yazıyı hazırlayan veya konunun uzmanı “evrak memurları” veya konunun uzmanı “evrak memurları” tarafından dosya planı doğrultusunda tarafından dosya planı doğrultusunda belirlenerek yazıya yansıtacaktır. Ünite belirlenerek yazıya yansıtacaktır. Ünite amirleri hatalı işlemleri önlemeye yönelik amirleri hatalı işlemleri önlemeye yönelik kontrol işlemlerini yapacak ve işlemi biten kontrol işlemlerini yapacak ve işlemi biten yazılar bu dosya numarası dikkate yazılar bu dosya numarası dikkate alınarak dosyalanacaktır.alınarak dosyalanacaktır.

24.04.2324.04.23 2929


Bir yazıya birden fazla dosya numarası Bir yazıya birden fazla dosya numarası verilebileceği durumlarda, ağırlıklı konu verilebileceği durumlarda, ağırlıklı konu dosya numarası olarak belirlenecek, dosya numarası olarak belirlenecek, gerektiğinde yazının bir örneği ilgili gerektiğinde yazının bir örneği ilgili bulunduğu diğer dosyaya da bulunduğu diğer dosyaya da konulabilecektir. konulabilecektir.

24.04.2324.04.23 3030


Dosya planında ayrıca tanımlanmış dahi Dosya planında ayrıca tanımlanmış dahi olsa bir işlemin devamı veya parçası olsa bir işlemin devamı veya parçası konumundaki yazılar, işlem bütünlüğünün konumundaki yazılar, işlem bütünlüğünün bozulmaması amacıyla ilgili bulunduğu bozulmaması amacıyla ilgili bulunduğu işlem kodu ile tanımlanmaya devam işlem kodu ile tanımlanmaya devam edilecektir. Bu tür yazıların ayrı bir edilecektir. Bu tür yazıların ayrı bir dosyada da takip edilmesi gerektiğinde dosyada da takip edilmesi gerektiğinde dosya planındaki kendi konu kodu ile dosya planındaki kendi konu kodu ile dosya açılarak, yazıların birer örneği bu dosya açılarak, yazıların birer örneği bu dosyaya konulabilecektir.dosyaya konulabilecektir.

24.04.2324.04.23 3131


Örnek;Örnek; Satınalma sürecinde alınması gereken Satınalma sürecinde alınması gereken bir olur için bir olur için “Genel İşler”“Genel İşler” bölümünde yer alan bölümünde yer alan “020 Olurlar, onaylar”“020 Olurlar, onaylar” kodu kullanılmamalıdır. kodu kullanılmamalıdır. Alınması gereken onay satınalma sürecinin Alınması gereken onay satınalma sürecinin ayrılmaz parçası olması sebebiyle satınalma ayrılmaz parçası olması sebebiyle satınalma kodu ile tanımlanmalı ve satınalma dosyasında kodu ile tanımlanmalı ve satınalma dosyasında saklanmalıdır. Birimin rahat ulaşım ve saklanmalıdır. Birimin rahat ulaşım ve yararlanma ihtiyacından dolayı farklı kodlarla yararlanma ihtiyacından dolayı farklı kodlarla tanımlanmış olurların birer örneği tanımlanmış olurların birer örneği “020 Olurlar”“020 Olurlar” adı ile açılacak dosyada toplanabilir.adı ile açılacak dosyada toplanabilir.

24.04.2324.04.23 3232


Strateji Geliştirme birimleri, dosya planının Strateji Geliştirme birimleri, dosya planının hedeflenen amaçları doğrultusunda hedeflenen amaçları doğrultusunda kullanımını gerçekleştirebilmek, kullanımını gerçekleştirebilmek, uygulamaları takip etmek ve denetlemek uygulamaları takip etmek ve denetlemek üzere sorumludur.üzere sorumludur.Dosya, o dosya numarasını taşıyan bir Dosya, o dosya numarasını taşıyan bir yazı gönderildiği veya geldiği zaman yazı gönderildiği veya geldiği zaman açılacaktır.açılacaktır.

24.04.2324.04.23 3333


Bir işlemle ilgili yazılar, işlem Bir işlemle ilgili yazılar, işlem sonuçlandırılıncaya kadar “işlemdeki sonuçlandırılıncaya kadar “işlemdeki yazılar” adı altında açılacak dosyada yazılar” adı altında açılacak dosyada biriktirilmeli; işlemin tamamlanması biriktirilmeli; işlemin tamamlanması halinde, ilgileri ile bir araya getirilerek, asıl halinde, ilgileri ile bir araya getirilerek, asıl dosyasına konulmalıdır.dosyasına konulmalıdır.

24.04.2324.04.23 3434


Yazılar, ekleri ile beraber dosyalanmalıdır. Yazılar, ekleri ile beraber dosyalanmalıdır. Yazıların ekleri kabarık ise, ekler Yazıların ekleri kabarık ise, ekler yazılarından ayrılarak, ayrı dosyalarda; yazılarından ayrılarak, ayrı dosyalarda; müteselsil sıra numarası verilmek suretiyle müteselsil sıra numarası verilmek suretiyle dosyalanmalıdır. Bu gibi uygulamalarda, dosyalanmalıdır. Bu gibi uygulamalarda, yazılardan eklere, eklerinden yazılara yazılardan eklere, eklerinden yazılara gönderme yapılmalıdır.gönderme yapılmalıdır.

24.04.2324.04.23 3535


Açılacak dosya üzerinde, dosyayı tanımlayan Açılacak dosya üzerinde, dosyayı tanımlayan ““Kurum adı veya rumuzuKurum adı veya rumuzu””, , ““Birim adı veya Birim adı veya rumuzurumuzu””, , ““Dosya numarasıDosya numarası””, , ““Konu adıKonu adı””, , ““yılıyılı”” ve varsa “Özel Kodu” gibi unsurlar mutlaka ve varsa “Özel Kodu” gibi unsurlar mutlaka yazılmalıdır yazılmalıdır (Ek-1)(Ek-1). Dosya üzerinde . Dosya üzerinde bulunması gereken unsurların tatbikinde bulunması gereken unsurların tatbikinde kurum içinde birliktelik sağlanması amacıyla, kurum içinde birliktelik sağlanması amacıyla, dosyalama hizmetlerinden sorumlu birimler dosyalama hizmetlerinden sorumlu birimler gerekli girişimlerde bulunacaktır.gerekli girişimlerde bulunacaktır.

24.04.2324.04.23 3636

EK-1DİYANET İŞLERİ

BAŞKANLIĞISTRATEJİ GELİŞTİRME

DAİRE BAŞKANLIĞIYönetimi Geliştirme Şb. Md.

B.02.1.DİB.0.65.02

601.04.01

Bu Satıra varsa Özel Dosya No Yazılır.

2010

TEŞ

KİL

AT

ŞE

MA

LAR

I

DİYANET İŞLERİ BAŞKANLIĞI

HUKUK MÜŞAVİRLİĞİ

B.02.1.DİB.0.61

641.04

2004/13

2010

DİYANET İŞLERİ BAŞKANLIĞI

HAC DAİRESİ BŞK.Hac İşleri Şb. Md.

B.02.1.DİB.0.13.01

303.01.01

Bu Satıra varsa Özel Dosya No Yazılır.

2010

İDA

Rİ

DA

VA

LAR

HA

CC

A

GİT

ME

KTE

N V

AG

EÇ

EN

LER

STANDART DOSYA PLANI

Documents