Page 1
STANDART DOSYA PLANI VE KODLARININ
KULLANILMASINA YÖNELİK UZAKTAN
EĞİTİCİ EĞİTİMİ Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys
Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.
Page 2
EĞİTİMİN AMACI
• Bilindiği üzere, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ilebu kanuna göre çıkartılmış ikincil mevzuat düzenlemeleridoğrultusunda hazırlanan 2021-2022 Kamu Kontrol İç StandartlarıEylem Planı gereği Strateji Geliştirme Başkanlığınca 24.12.2020 tarihlive 601 Sayılı Makam Olur’u ile
• Bakanlığımız merkez ve taşra teşkilatlarında Standart Dosya Planıkodlarının yazışmalarda etkin ve doğru bir şekilde kullanılmasınısağlamak amacıyla uzaktan ve yüz yüze eğitimin yapılmasıplanlanmıştır.
Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys
Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.
Page 3
Mevzuatlar:
• 1. Cumhurbaşkanlığı Kararnamesinin Sayısı : • 11 Yayımlandığı Resmî Gazetenin Tarihi - Sayısı : 16/7/2018 - 30480
• 2. Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik• R.G. 18 Ekim 2019 Tarihli ve 30922 Sayı
• 3. Resmi Yazışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik • R.G. 10 Haziran 2020 Tarih ve 31151 Sayı
• 4. Arşivlerde Gerçekleştirilecek Dijitalleştirme Faaliyetlerine Yönelik Usul ve Esaslar 2020 Devlet Arşivleri Başkanlığı
• 5. EBYS konulu Genelge • 2008/16 (TS13298)
Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys
Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.
Page 4
RESMİ YAZIŞMA USUL VE ESASLARININ ÖNEMİ
• Yazışma yapan tüm birim personeli, resmi yazışma usul ve esaslarıhakkında eğitim almalıdır.
• Belgelerin üretimini gerçekleştiren birim personelinin, resmi yazışmausul ve esaslarına göre belgeyi oluşturması; belgelerin üretimindenimhasına kadarki süreçte oluşabilecek tüm aksaklıkların önünegeçecektir.
Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys
Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.
Page 5
GÜNDEM
Standart Dosya Planı Kavramının Tanımı, 2005/7 SayılıGenelge
Standart Dosya Planı Amaçları ve Kazanımları
Standart Dosya Planı İle İlgili Tanımlar
Standart Dosya Planı Kodlarının Oluşumu
Kurallar, Uyarılar ve Örnek Uygulamalar
Standart Dosya Planına Göre Dosyalama ve Klasör Örneği
Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys
Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.
Page 6
Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys
Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.
Page 7
DOSYA PLANI VE DOSYA KODU NEDİR?
• Dosya, aynı konuyu ihtiva eden yazılar grubudur.
• Dosya Planı: Kurum ve kuruluşların iş ve işlemleri sonucundateşekkül eden belgelerin, sistemli bir şekilde dosyalanmasını sağlamaküzere önceden hazırlanmış konu ve konu numaraları envanteridir.
• Dosya Kodu :Yazının konusunu, hangi dosyayı ilgilendirdiğini venerede dosyalanacağını ifade eder.
Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys
Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.
Page 8
Standart Dosya Planının Amaçları
Geriye dönük belge aramalarında
konunun esas olması
Kurumlarda dosyalama usulünde
standartlaşma
Aranılan bilgi ve belgeye
kolay ve süratli ulaşılır.
Arşivlerde ‘’tasnif, ayıklama, imha, saklama’’ gibi
süreçlerin hızlı ve kolay yapılması
Kurumsal haberleşme ve otomasyonlara altyapı sağlama
Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys
Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.
Page 9
SDP’NİN SAĞLAYACAĞI FAYDALAR
SDP bütün kamu kurum ve kuruluşlarında aynı konuyu ifade edeceğinden,
aranılan bilgi ve belgeye kolay, doğru ve hızlı bir şekilde ulaşılabilecektir. Kurum
ve kuruluşlar arasında düzenli, süratli, etkili ve verimli bir evrak, dosya ve
haberleşme sisteminin kurulmasında bütünlük ve kolaylık sağlayacaktır.
Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys
Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.
Page 10
1- Birimlerde, kurum içinde ve diğer kamu kurumları ile birliktelik sağlanır.
2- Belgeler ilk oluşumu aşamasında tanımlanır ve sınıflandırılır.
3- Doküman ve belge yönetimi kolaylaşır.
4- Belgelerin saklama süreleri tespit edilir.
5- Arşiv ve imha işlemleri kolaylaşır.
Kısaca SDP’nin Faydaları:
Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys
Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.
Page 11
STANDART DOSYA PLANININ YAPISININ HAZIRLANMASI
Bu dosya planı, 2002 yılında Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğükoordinesinde başlatılan “Standart Dosya Planı” projesinin sonucuolup, planda;
Ortak konulara ilişkin (000-099, 600-999) başlıkların hazırlanması verevize edilmesi Devlet Arşivleri Başkanlığı,
Kurumsal konulara ilişkin Ana Hizmet Faaliyetleri (100-599 aralığı)ise kurumların kurum arşivi tarafından yürütülecektir.
Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys
Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.
Page 12
Planda, ana hizmet birimi veya faaliyeti adı altında ana konular; ana
konuyla ilgili tali konular ve tali konularla ilgili daha alt konular birbirleri ile
olan ilgileri dikkate alınarak, hiyerarşik bir bütünlük içerisinde bir araya
getirilmiş ve numaralandırılmıştır.
Yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimlerinde de bu yapı
korunmuş, ancak konular birim adı yerine faaliyetin adı altında sıralanmıştır.
STANDART DOSYA PLANININ YAPISI
Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys
Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.
Page 13
An
a D
osya
1.A
lt K
on
u
2.A
lt K
on
u
3.A
lt K
on
u
GENEL İŞLER
Sakla
ma S
üre
si
Sakla
ma K
od
u
000 Genel
010 Mevzuat İşleri
020 Olurlar, Onaylar
030 Anlaşma, Sözleşme ve Protokoller
040 Faaliyet Raporları
041 Brifingler ve Bilgi Notları
042 İstatistikler
044 Anketler
045 Görüşler
050 Kurullar ve Toplantılar
051 Bilimsel ve Kültürel Toplantılar
060 Kalite Yönetim Sistemi
Kurumların
her biriminde
olan ve her
birim
tarafından
kullanılabilen
dosya
kodlarıdır.
000-
099
Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys
Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.
Page 14
Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys
Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.
Page 15
Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys
Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.
Page 16
Saklama ve İmha SüreçleriEBYS’de belgeleri arşive
kaldırdığımız süreden sonra başlar…
Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys
Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.
Page 17
Saklama Kodu
Standart dosya planı çerçevesinde oluşacak dosyaların saklanma sürelerinin belirtileceği kodlardır.
Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys
Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.
Page 18
AÇIKLAMALARAçıklama: (1) Saklama Kodlarının Açılımı
A : Devlet Arşivlerine Gönderilir
A1 : Örnek Yıllar Gönderilir
A2 : Örnek Seçilenler Gönderilir
A3 : Özellikli Olanlar DAGM'ne Gönderilir
B : Kurumunda Saklanır
C : Ayıklama İmha Komisyonunca Değerlendirilir
D : Devlet Arşivlerine Gönderilmez
Açıklama: (2) Planda geçen saklama süreleri, dosyanın kapandığı tarihten itibaren saklanması öngörülen
süreyi (yıl) ifade eder.
Açıklama: (3) 100-599 sayısal aralığında tanımlanmamış faaliyetler için "ortak alanlar"daki dosya kodları
dikkate alınacaktır.
Açıklama: (4) Dosya Planının 2. ve 3. alt bölünmelerinde ihtiyaç halinde "99 Diğer" adıyla dosya
açılabilecektir.
Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys
Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.
Page 19
SDP ile arşiv malzemesinin tespit ve değerlendirme çalışmalarıyapılırken saklama sürelerinin idari, mali, hukuki ve tarihsel açıdandeğerlendirilmesi gerekmektedir.
Dosya Planı ve Saklama Süresi
Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys
Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.
Page 20
Belgenin hazırlanma süreci
E Elektronik Ortam, Z Zorunlu HalO Olağanüstü Durum
Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys
Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.
Page 21
HABERLEŞME VE YAZIŞMA KODU
Sayı: E-57955685 - 805.02.02 650 - 03/01/20161 2 3
Konu: Belge Yönetimi ve Arşiv İşlemleri
Birimin Yazışma/Haberleşme Kodu(DETSİS Kodu)
Standart Dosya Planı
Evrak Numarası(sayı) ve Tarih
Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys
Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.
Page 22
Standart Dosya Planı Kuralları
Kurumca özel önem arz eden tanımlamalar (özel kodlar), aynı
konulu dosyaların birbirinden ayrılması ve farklı konulardaki
belgelerin bir arada tutulmasını sağlamak amacıyla köşeli
parantez "[ ]" içinde kullanılabilecektir
Köşeli parantez, kuruma özel kodlamaların belirlendiği bir alanı
ifade etmektedir.
Köşeli parantez içerisinde birden fazla tanımlama ve kodlamanın
yapılması gerektiği durumlarda, her farklı kod “ ; ” (noktalı virgül)
işareti ile birbirinden ayrılacaktır.Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys
Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.
Page 23
Kullanılması Zorunlu Görülen Özel Kodlar Yazıya Nasıl Yansıtılacaktır?
• Sayı bölümünde dosya numarasının, haberleşme kodunun hemen
ardından (-) işareti ile kullanılması gerektiği ifade edilmiştir.
• Seri numarası taşıyan veya dosyalanmasında özel numaraları önem
taşıyan yazışmalarda, dosya numarasının hemen ardından “köşeli
parantez” içerisinde özel numaralar dosya numarasına ilave
edilebilmektedir.
Sayı: E-57955685 -903.07.02-[MM19280]-3473İdari Birim Kodu Dosya Kodu Özel kod Evrak Kayıt No
Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys
Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.
Page 24
Özel Durumlar İçin ‘‘ Köşeli Parantezin [ ]’’ Anlamı
-622.01/69: Talep ve Şikayetler (Bayburt)
-724.01.03/DE: Ülkelerle İşbirliği (Almanya)
-641.04[2004/13]: 2004/13 no ’lu idari dava dosyası
-903.07.02[C-46]: C-46 Sicil Numaralı Selvet Saraç’ın Yurt içi Görevlendirmesi
040.05 [01-40 İlleri Arası]: Yıllık Faaliyet Raporları
903.05.01 [MM19280]: Yıllık izin
Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys
Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.
Page 25
Özel Kod [ ] Köşeli Parantez
T.C.SAĞLIK BAKANLIĞI
Proje Yönetim Birimi
985433434Proje Birimi
604.01.06
TÜB
İTA
KA
raşt
ırm
a P
roje
si
TBAG-719
2017
T.C. SAĞLIK BAKANLIĞIHukuk Hizmetleri Genel Müdürlüğü
553234234İdari Davalar Birimi
641.04
İdar
i Dav
alar
2017/45
2017
T.C.SAĞLIK BAKANLIĞIANKARA İL SAĞLIK
MÜDÜRLÜĞÜ
654565454Özlük İşleri Birimi
900-929
Nu
ray
Kar
abaş
MM12345
2017
Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys
Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.
Page 26
Örnek: Farklı birimlerin aynı konudaki yazışmaları(Beş ayrı birim aynı konuda yazışma yapmıştır.)
010.06.01
B Birimi
C Birimi
D Birimi
E Birimi
A Birimi
Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys
Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.
Page 27
Örnek: A Biriminin farklı konulardaki yazışmaları(A birimi 5 ayrı konuda yazışma yapmıştır.
Bunlardan birisi kurumsal alan diğerleri ortak alandır)
A Birimi
622.01
774.01.01
045.01110.07.03
903.07.01
Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys
Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.
Page 28
YÖNETİM HİZMETLERİ
GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
57955685
KURUM VE BİRİM
ARŞİV BİRİMİ
805.02.02BELGE YÖNETİMİ
VE ARŞİV
İŞLEMLERİ
Ayıklama ve İmha İşlemleri
10-C
2020
Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys
Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.
Page 29
87951862 57955685 77950563 57955685 87155689
SİNOP
VALİLİĞİ
İL SAĞLIK
MÜDÜRLÜĞÜ
YÖNETİM
HİZMETLERİ
GENEL
MÜDÜRLÜĞÜ
ANKARA
VALİLİĞİ
İL SAĞLIK
MÜDÜRLÜĞÜ
YÖNETİM
HİZMETLERİ
GENEL
MÜDÜRLÜĞÜ
ANKARA VALİLİĞİ
İL SAĞLIK
MÜDÜRLÜĞÜ
010 040.05 231.01.08 805.02.02 841.01.02
YATAKLI TEDAVİ
KURUMLARI BİRİMİ
KURUM VE BİRİM ARŞİV
BİRİMİ
KADIN SAĞLIĞI VE AİLE
PLANLAMASI BİRİMİ
KURUM VE BİRİM ARŞİV
BİRİMİBütçe Birimi
15-A 10 -D 20-C 10-C 15-D
MEVZUAT
İŞLERİ
YÖNETMELİK
YÖNERGELER
GENELGELER
FAALİYET
RAPORLARI
(Yıllık Arşiv
Hizmetleri
Faaliyet
Raporları)
KADIN SAĞLIĞI
VE AİLE
PLANLAMASI
(Kurtarılan
Anneler ve Anne
Ölümleri)
Belge Yönetimi
ve Arşiv
İşlemleri
(Ayıklama ve
İmha İşlemleri)
Bütçe Hazırlık
Uygulamaları
(Ek Bütçe)
2019 2019-1 2019 2019-6 2019Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys
Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.
Page 30
T.C.SAĞLIK BAKANLIĞIANKARA İL SAĞLIK
MÜDÜRLÜĞÜ
565454456
İdari Hizmetler Birimi
010
Mevzuat İşleri
Saklama Süresi
2018
İDARİ HİZMETLER BİRİMİ
T.C.SAĞLIK BAKANLIĞIANKARA İL SAĞLIK
MÜDÜRLÜĞÜ
565454456
İdari Hizmetler Birimi
020
Olurlar/Onaylar
Saklama Süresi
2018
T.C.SAĞLIK BAKANLIĞIANKARA İL SAĞLIK
MÜDÜRLÜĞÜ
565454456
İdari Hizmetler Birimi
774
Eğitimler, Kurslar
Saklama Süresi
2018
T.C.SAĞLIK BAKANLIĞIANKARA İL SAĞLIK
MÜDÜRLÜĞÜ
565454456
İdari Hizmetler Birimi
902
Personel Alımı
Saklama Süresi
2018
T.C.SAĞLIK BAKANLIĞIANKARA İL SAĞLIK
MÜDÜRLÜĞÜ
565454456
İdari Hizmetler Birimi
040
Faaliyet Raporları
Saklama Süresi
2019
T.C.SAĞLIK BAKANLIĞIANKARA İL SAĞLIK
MÜDÜRLÜĞÜ
565454456
İdari Hizmetler Birimi
132
Karantina
Saklama Süresi
2019
T.C.SAĞLIK BAKANLIĞIANKARA İL SAĞLIK
MÜDÜRLÜĞÜ
565454456
İdari Hizmetler Birimi
401
Hasta Hakları
Saklama Süresi
2019
T.C.SAĞLIK BAKANLIĞIANKARA İL SAĞLIK
MÜDÜRLÜĞÜ
565454
İdari Hizmetler Birimi
605
Araştırma İşleri
Saklama Süresi
2019
T.C.SAĞLIK BAKANLIĞIANKARA İL SAĞLIK
MÜDÜRLÜĞÜ
565454456
İdari Hizmetler Birimi
934
Satınalma İşleri
Saklama Süresi
2019
T.C.SAĞLIK BAKANLIĞIANKARA İL SAĞLIK
MÜDÜRLÜĞÜ
565454456
İdari Hizmetler Birimi
410
Lojistik Hizmetleri
Saklama Süresi
2020
T.C.SAĞLIK BAKANLIĞIANKARA İL SAĞLIK
MÜDÜRLÜĞÜ
565454456
İdari Hizmetler Birimi
611
Çevre İşleri
Saklama Süresi
2020
T.C.SAĞLIK BAKANLIĞIANKARA İL SAĞLIK
MÜDÜRLÜĞÜ
565454456
İdari Hizmetler Birimi
134.06
Hast. Kontrol Prog.
Saklama Süresi
2019
T.C.SAĞLIK BAKANLIĞIANKARA İL SAĞLIK
MÜDÜRLÜĞÜ
565454456
İdari Hizmetler Birimi
805.02.02
Ayıklama ve İmha
Saklama Süresi
2020
T.C.SAĞLIK BAKANLIĞIANKARA İL SAĞLIK
MÜDÜRLÜĞÜ
565454456
İdari Hizmetler Birimi
946
Ticari Belgeler
Saklama Süresi
2020
Klasörlerin Raflara DizilmesiBelge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys
Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.
Page 31
Tanımlar
Dosya Aynı konuyu ihtiva eden yazılar gurubu
T.C.CUMHURBAŞKANLIĞI
Devlet Arşivleri Başkanlığı
Sayı: 123323- 903.02 .01 02.11.2018
Konu: Personel Ataması
Cumhurbaşkanlığıİdari İşler Başkanlığı
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-------
T.C.CUMHURBAŞKANLIĞI
DEVLET ARŞİVLERİ BAŞKANLIĞI
565454Personel
Birimi
903.02.01
ATA
MA
LAR
(A
sale
ten
)
B-A
2018
Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys
Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.
Page 32
Örnek Standart Dosya Planı Kullanımı
T.C.SAĞLIK BAKANLIĞI
Sinop Devlet Hastanesi
Sayı: 123323- 201.01 02.11.2018
Konu: Karaciğer Nakli
Ankara ÜniversitesiTıp Fakültesi Dekanlığına
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-------
100 TOPLUM SAĞLIĞINA YÖNELİK ÇEVRE SAĞLIĞI (Genel)
130 BULAŞICI VE SALGIN HASTALIKLAR (Genel)
150 BULAŞICI OLMAYAN HASTALIKLAR VE KRONİK DURUMLAR (Genel)
180 AĞIZ VE DİŞ SAĞLIĞI (Genel)
200 ORGAN, DOKU VE KÖK HÜCRE NAKLİ (Genel)
201 Organ Nakli B A
01 Karaciğer Nakli
02 Böbrek Nakli
03 Kalp Nakli
04 Akciğer Nakli
05 Pankreas Nakli
06 İnce Barsak Nakli
07 Organ Ticareti
99 Diğer
202 Doku Nakli B A
203 Kök Hücre Nakli B A
209 Organ, Doku ve Kök Hücre Nakli İle İgili Diğer İşler B A
Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys
Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.
Page 33
Hatalı Uygulamalar
T.C.SAĞLIK BAKANLIĞI
Sinop Devlet Hastanesi
Sayı: 123323- 234.01 02.11.2018
Konu: Bebek Sağlığı
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-------
T.C.SAĞLIK BAKANLIĞI
Sinop Devlet Hastanesi
Sayı: 123323- 234.01.01 02.11.2018
Konu: Yenidoğan Bakımı
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-------
230ANA - ÇOCUK SAĞLIĞI VE AİLE PLANLAMASI (Genel)
231 Kadın Sağlığı ve Aile Planlaması 30 A
232 Üreme Sağlığı 30 A
233 Evlilik ve Gebelik Öncesi Danışmanlık 30 A
234 Bebek, Çocuk ve Ergen Sağlığı 30 A
01 Bebek Sağlığı
01 Yenidoğan Bakımı
02 Neonatal Tarama
03 İşitme Taraması
99 Diğer
02 Çocuk Sağlığı
03 Ergen Sağlığı
99 Diğer
235 Beslenme 30 A
236 Bebek Ölümleri 30 A
237 Çocuk Enfeksiyonlerı 30 A
238 Bebek ve Çocuk İzlemeleri 30 A
239 Eğitim Materyali Geliştirme 30 A
240 Araştırma ve Uygulama Hizmetleri
259Ana-Çocuk Sağlığı ve Aile Planlaması İle İlgili Diğer İşler
30 CBelge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys
Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.
Page 34
Genel Konu Başlıklarının Kullanımı
T.C.SAĞLIK BAKANLIĞI
Sinop Devlet Hastanesi
Sayı: 123323- 230 02.11.2018
Konu: Ana-Çocuk Sağlığı
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-------
230ANA - ÇOCUK SAĞLIĞI VE AİLE PLANLAMASI (Genel)
231 Kadın Sağlığı ve Aile Planlaması 30 A
232 Üreme Sağlığı 30 A
233 Evlilik ve Gebelik Öncesi Danışmanlık 30 A
234 Bebek, Çocuk ve Ergen Sağlığı 30 A
01 Bebek Sağlığı
01 Yenidoğan Bakımı
02 Neonatal Tarama
03 İşitme Taraması
99 Diğer
02 Çocuk Sağlığı
03 Ergen Sağlığı
99 Diğer
235 Beslenme 30 A
236 Bebek Ölümleri 30 A
237 Çocuk Enfeksiyonlerı 30 A
238 Bebek ve Çocuk İzlemeleri 30 A
239 Eğitim Materyali Geliştirme 30 A
240 Araştırma ve Uygulama Hizmetleri
259Ana-Çocuk Sağlığı ve Aile Planlaması İle İlgili Diğer İşler
30 C
T.C.SAĞLIK BAKANLIĞI
Sinop Devlet Hastanesi
Sayı: 123323- 234.01.01 2.11.2018
Konu: Yenidoğan Bakımı
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-------
Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys
Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.
Page 35
• Birimde yazışma yapan personelin her türden yazışmanın sadece o birime ait olduğu
düşünülen kodları kullanması hatalı bir uygulamadır.
Hatalı Uygulamalar
Hukuk Hizmetleri Müdürlüğü
640 Hukuk İşleri (Genel)
641 Dava Dosyaları
645 Tebligatlar
646 Vekaletnameler, Azilnameler
650 Bilirkişi ve Ekspertiz
651 Uzlaşma/Sulh İşlemleri
659 Hukukla İlgili Diğer İşler
Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys
Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.
Page 36
Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys
Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.
Page 37
149 kodu verilmeliydi134.02 Salgın Kontrolü ve Sürveyans
010.07.02
Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys
Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.
Page 38
Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys
Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.
Page 39
İbrahim SERTKAYA
808 Temizlik İşleri
010.07.02
Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys
Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.
Page 40
Yanlış kod verildiğinde:
• Örneğin konusuna göre verilmesi gereken kod: 045.03 (İdari görüşler) olsun.
• Saklama süresi 15-A3 (15 yıl sonra özellikli olanlar Devlet Arşivlerine gönderilir.)
• Fakat aynı konuya yanlışlıkla 040.03 (Üç aylık faaliyet raporu) kodu verildiyse
• Saklama süresi 10-D olur, bu da 10 yıl sonra imha edilir.
• YANİ:
• 15 yıl saklandıktan sonra Devlet Arşivlerine gönderilmesi gerekirken 10 yılsonra imha edilmiş olacaktır.
• Ya da tersini düşünürsek 10 yıl saklandıktan sonra imha edilmesi gerekenbelge, 15 yıl saklanacak ve Devlet Arşivine gönderilecektir.
Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys
Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.
Page 41
• Yazı hazırlayan ve dosyalama yapan her personel dosya planında yapmış olduğuyazışmalar için sık kullanılanları belirlemelidir.
• Bu zaman kaybını önleyecek, aynı konulu yazılara farklı dosya numarasıverilmesini de engelleyecektir.
Standart Dosya Planı Öneri
040.05 Yıllık Faaliyet Raporu
045.01 Teknik ve Mesleki Görüşler
359.03 Kültür Analizi
359.04 .01 Parazit Analizleri
362.04 Tıbbi Amaçlı Bebek Gıdaları
324.02 Beslenme Analiz ve Değerlendirme
622.03 Bilgi ve Belge Talebi
SDP Sık Kullanılanlar
Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys
Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.
Page 42
• Ünite amirleri ve birim sorumluları Standart DosyaPlanı (SDP) kodu ile ilgili hatalı işlemleri önlemeyeyönelik kontrol işlemlerini yapacaklardır. 2005/7 sayılı Genelge
SDP Kontrolü
Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys
Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.
Page 43
• 020 Olur/Onay Kodunun Kullanılması.
T.C.CUMHURBAŞKANLIĞI
Devlet Arşivleri Başkanlığı
Sayı: 12332323- 511.12 02.11.2018
Konu: Tıbbi Cihaz Muayenesi
Cumhurbaşkanlığıİdari İşler Başkanlığı
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-------
T.C.SAĞLIK BAKANLIĞIANKARA İL SAĞLIK
MÜDÜRLÜĞÜ
56545423Tıbbı Cihaz Birimi
020
Olu
r/O
nay
lar
2018
T.C.SAĞLIK BAKANLIĞI
Sayı: 12332323- 511.12 02.11.2018
Konu: Tıbbi Cihaz Muayenesi
Antalya Atatürk Hastanesi
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-------
T.C.SAĞLIK BAKANLIĞIANKARA İL SAĞLIK
MÜDÜRLÜĞÜ
56545423Tıbbı Cihaz Birimi
511.12
Tıb
bi C
ihaz
M
uay
en
esi
2018
Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys
Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.
Page 44
• Örnek; Satın alma sürecindealınması gereken bir olur için“Genel İşler” bölümünde yer alan“020 Olurlar, onaylar” kodukullanılmamalıdır. Alınmasıgereken onay satınalma sürecininayrılmaz parçası olması sebebiylesatınalma kodu ile tanımlanmalıve satınalma dosyasındasaklanmalıdır. Birimin rahatulaşım ve yararlanmaihtiyacından dolayı farklı kodlarlatanımlanmış olurların birerörneği “020 Olurlar” adı ileaçılacak dosyadatoplanabilecektir.İbrahim SERTKAYA
Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys
Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.
Page 45
Dosyalama
200 ORGAN, DOKU VE KÖK HÜCRE NAKLİ (Genel)
201 Organ Nakli B A
01 Karaciğer Nakli
02 Böbrek Nakli
03 Kalp Nakli
04 Akciğer Nakli
05 Pankreas Nakli
06 İnce Barsak Nakli
07 Organ Ticareti
99 Diğer
202 Doku Nakli B A
203 Kök Hücre Nakli B A
209 Organ, Doku ve Kök Hücre Nakli İle İgili Diğer İşler B A
Klasörleme Örneği Bir Sonraki Slayttadır Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys
Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.
Page 46
Dosyalama
T.C.SAĞLIK BAKANLIĞI
Tokat Devlet Hastanesi
Sayı: 123323- 201.01 02.11.2018Konu: Karaciğer Nakli
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-------
T.C.SAĞLIK BAKANLIĞI
Tokat Devlet Hastanesi
2145654541Organ Nakli Birimi
201
Org
an N
akli
B-A
2017
T.C.SAĞLIK BAKANLIĞI
Tokat Devlet Hastanesi
214565454Organ Nakli Birimi
201.01
Kar
aciğ
er
Nak
li
B-A
2017
Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys
Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.
Page 47
Dosyalama
T.C.SAĞLIK BAKANLIĞI
Ankara Şehir Hastanesi
Sayı: 123323- 201.01Konu: Karaciğer Nakli
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-------
T.C.SAĞLIK BAKANLIĞI
Ankara Şehir Hastanesi
266565454Organ Nakli Birimi
201
Org
an N
akli
B-A
2017
T.C.SAĞLIK BAKANLIĞI
Ankara Şehir Hastanesi
Sayı: 123323- 201.03Konu: Kalp Nakli
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-------
T.C.SAĞLIK BAKANLIĞI
Ankara Şehir Hastanesi
Sayı: 123323- 201.05 02.11.2018Konu: Pankreas Nakli
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-------
Alt konulardaki yazışmalar az ise bu yazışmaların hepsi ana konu adıyla tek klasörde toplanabilir.
T.C.SAĞLIK BAKANLIĞI
Ankara Şehir Hastanesi
Sayı: 123323- 201.02 02.11.2018Konu: Böbrek Nakli
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-------
Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys
Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.
Page 48
Dosyalama
T.C.SAĞLIK BAKANLIĞISağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
565454124
Organ ve Doku Nakli Birimi
201
Org
an N
akli
1/5
2015
T.C.SAĞLIK BAKANLIĞISağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
565454124
Organ ve Doku Nakli Birimi
201
Org
an N
akli
2/5
2015
T.C.SAĞLIK BAKANLIĞISağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
565454124
Organ ve Doku Nakli Birimi
201
Org
an N
akli
3/5
2015
T.C.SAĞLIK BAKANLIĞISağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
565454124
Organ ve Doku Nakli Birimi
201
Org
an N
akli
4/5
2015
T.C.SAĞLIK BAKANLIĞISağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
565454124
Organ ve Doku Nakli Birimi
201
Org
an N
akli
5/5
2015
Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys
Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.
Page 49
Personel Özlük Dosyası
T.C.SAĞLIK BAKANLIĞIANKARA İL SAĞLIK
MÜDÜRLÜĞÜ
654565454Özlük İşleri Birimi
903-929
Son
er
Gü
ne
l
MM65432
2017
T.C.SAĞLIK BAKANLIĞI
Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü
Sayı: 123323- 903.03 02.11.2018Konu: Personel Terfi İşl
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-------
T.C.SAĞLIK BAKANLIĞI
Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü
Sayı: 123323- 903.09 02.11.2018Konu: Sicil İşleri
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-------
T.C.SAĞLIK BAKANLIĞI
Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü
Sayı: 123323- 903.02 02.11.2018Konu: Personel Atama İşlemi
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-------
T.C.SAĞLIK BAKANLIĞI
Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü
Sayı: 123323- 915.02.01 02.11.2018Konu: Üyelik ve Dayanışma Aidatı
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-------Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys
Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.
Page 50
Klasörleme İşlemi
T.C.SAĞLIK BAKANLIĞI
Acil Sağlık Hizmetleri
Genel Müdürlüğü
565454852Acil Sağlık Hizmetleri
302.02
Aci
l Sağ
lık
Hiz
met
leri
İsta
syo
nla
rı
Ankara
2018
T.C.SAĞLIK BAKANLIĞI
Ankara İl Sağlık Müdürlüğü
Sayı: 123323- 302.02 02.11.2018Konu: Acil Sağlık Hizmetleri İstasyonları
SAĞLIK BAKANLIĞI(Acil Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-------
T.C.SAĞLIK BAKANLIĞI
Acil Sağlık Hizmetleri
Genel Müdürlüğü
565454852Acil Sağlık Hizmetleri
302.02
Aci
l Sağ
lık
Hiz
met
leri
İsta
syo
nla
rı
Antalya
2018
T.C.SAĞLIK BAKANLIĞI
Acil Sağlık Hizmetleri
Genel Müdürlüğü
565454852Acil Sağlık Hizmetleri
302.02
Aci
l Sağ
lık
Hiz
met
leri
İsta
syo
nla
rı
İstanbul
2018
Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys
Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.
Page 51
Hatalı Dosyalama
T.C.SAĞLIK BAKANLIĞISağlık Yatırımları Genel Müdürlüğü
565454963
000
Ge
ne
l Ko
nu
lar
2018
T.C.SAĞLIK BAKANLIĞISağlık Yatırımları Genel Müdürlüğü
565454963
Ge
len
Evr
ak
2018
T.C.SAĞLIK BAKANLIĞISağlık Yatırımları Genel Müdürlüğü
565454963
Gid
en
Evr
ak
2018
T.C.SAĞLIK BAKANLIĞISağlık Yatırımları Genel Müdürlüğü
565454963
Mu
hte
lif
Yazı
şmal
ar
2018
T.C.SAĞLIK BAKANLIĞISağlık Yatırımları Genel Müdürlüğü
565454963
Sağl
ık B
akan
lığı
2018
İ
Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys
Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.
Page 52
Teşekkürler…
Sağlıklı ve Mutlu Kalın…
İDARİ HİZMETLER BİRİMİ
Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys
Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.