SOKONGAN PENYELENGGARAAN PERALATAN & KEMUDAHAN INFRASTRUKTUR PEJABAT PEMBANGUNAN DAN PENGURUSAN ASET Kod Dokumen: UPM/SOK/PYG/P001 Halaman: 1/16 No. Semakan: 03 No. Isu: 02 PROSEDUR PENYELENGGARAAN BAIK PULIH Tarikh: 09/05/2012 1.0 TUJUAN Prosedur ini menerangkan secara terperinci proses-proses dalam penyelenggaraan baik pulih. 2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi proses penyelenggaraan baik pulih (corrective maintenance) bagi peralatan, mesin, kenderaan/jentera dan kemudahan infrastruktur (kecuali inftrastruktur ICT) di Universiti Putra Malaysia. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen SOK/PYG/GP01 Garis Panduan Penyelenggaraan Baik Pulih (P.W. 5178/85) Undang-Undang Kecil Bangunan Seragam 1984 – International Law Book Services JKR-20800 Jadual Kadar Harga Kerja-Kerja Kecil 4.0 SINGKATAN DAN TERMINOLOGI UPM : Universiti Putra Malaysia PPPA : Pejabat Pembangunan dan Pengurusan Aset JKKK : Jawatankuasa Kelulusan Kerja (PPPA) JKSpH : Jawatankuasa Spesifikasi dan Harga, Pejabat Bendahari Infrastruktur : Semua Jenis Fasiliti Termasuk Bangunan, Bekalan Elektrik, Bekalan Air, Jalan Raya dan sebagainya kecuali infrastruktur ICT KBPF : Ketua Bahagian Pengurusan Fasiliti PTJ : Pusat Tanggungjawab PYB : Pegawai Yang Bertanggungjawab Penyelia : Jurutera, Pegawai Sains, Pegawai Tadbir, Penolong Jurutera, Penolong Pegawai Sains, Penolong Pegawai Tadbir dan Pembantu Makmal atau mana-mana pegawai yang dilantik oleh Ketua Pusat Tanggungjawab
16
Embed
SOKONGAN Halaman: 1/16 PENYELENGGARAAN …reg.upm.edu.my/spk_upm/SOK-PYG-web/dok_sok_pyg_9.5...sokongan penyelenggaraan peralatan & kemudahan infrastruktur pejabat pembangunan dan
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
SOKONGAN PENYELENGGARAAN PERALATAN &
KEMUDAHAN INFRASTRUKTUR
PEJABAT PEMBANGUNAN DAN PENGURUSAN ASET
Kod Dokumen: UPM/SOK/PYG/P001
Halaman: 1/16
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
PROSEDUR PENYELENGGARAAN BAIK PULIH Tarikh: 09/05/2012
1.0 TUJUAN Prosedur ini menerangkan secara terperinci proses-proses dalam penyelenggaraan baik pulih.
2.0 SKOP
Prosedur ini merangkumi proses penyelenggaraan baik pulih (corrective maintenance) bagi peralatan, mesin, kenderaan/jentera dan kemudahan infrastruktur (kecuali inftrastruktur ICT) di Universiti Putra Malaysia.
3.0 DOKUMEN RUJUKAN
Kod Dokumen Tajuk Dokumen
SOK/PYG/GP01 Garis Panduan Penyelenggaraan Baik Pulih
(P.W. 5178/85) Undang-Undang Kecil Bangunan Seragam 1984 – International Law Book Services
JKR-20800 Jadual Kadar Harga Kerja-Kerja Kecil
4.0 SINGKATAN DAN TERMINOLOGI
UPM : Universiti Putra Malaysia PPPA : Pejabat Pembangunan dan Pengurusan Aset JKKK : Jawatankuasa Kelulusan Kerja (PPPA) JKSpH : Jawatankuasa Spesifikasi dan Harga, Pejabat Bendahari Infrastruktur : Semua Jenis Fasiliti Termasuk Bangunan, Bekalan Elektrik,
Bekalan Air, Jalan Raya dan sebagainya kecuali infrastruktur ICT KBPF : Ketua Bahagian Pengurusan Fasiliti PTJ : Pusat Tanggungjawab PYB : Pegawai Yang Bertanggungjawab Penyelia : Jurutera, Pegawai Sains, Pegawai Tadbir, Penolong Jurutera,
Penolong Pegawai Sains, Penolong Pegawai Tadbir dan Pembantu Makmal atau mana-mana pegawai yang dilantik oleh Ketua Pusat Tanggungjawab
SOKONGAN PENYELENGGARAAN PERALATAN &
KEMUDAHAN INFRASTRUKTUR
PEJABAT PEMBANGUNAN DAN PENGURUSAN ASET
Kod Dokumen: UPM/SOK/PYG/P001
Halaman: 2/16
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
PROSEDUR PENYELENGGARAAN BAIK PULIH Tarikh: 09/05/2012
Kenderaan : Terdiri daripada SUV, MPV, kereta, bas, lori, van, ‘pick-up truck’ dan motosikal
e-Aduan : Aduan yang diterima melalui laman sesawang e-aduan 5.0 TANGGUNGJAWAB
Ketua PTJ bertanggungjawab sepenuhnya dalam memastikan Prosedur Penyelenggaraan Baik Pulih dilaksanakan. Semua pihak yang terlibat dalam pelaksanaan penyelenggaraan baik pulih bertanggungjawab mematuhi prosedur ini.
SOKONGAN PENYELENGGARAAN PERALATAN &
KEMUDAHAN INFRASTRUKTUR
PEJABAT PEMBANGUNAN DAN PENGURUSAN ASET
Kod Dokumen: UPM/SOK/PYG/P001
Halaman: 3/16
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
PROSEDUR PENYELENGGARAAN BAIK PULIH Tarikh: 09/05/2012
5.0 CARTA ALIR
Mula
Kenal pasti
Kerosakan/
Pembaikan
Infrastruktur?
Lengkapkan Borang
Permohonan Khidmat
Pembangunan/e-Aduan
Terima
Permohonan
Semak dan
Agih
Kenal pasti
Keperluan
PTJ
Laksana
Kendiri?
Semak dan
Syor
Laporan
Mesyuarat
JKKK
Keputusan
JKKK
Tindakan?
Darurat?
Perlu
Khidmat
Luar?
Kurang
RM100,000?
Lebih
RM20,000
Sedia Dokumen
Tawaran Kerja
Undi
Mesyuarat
JKSpH
Pemilihan
dan
Pelantikan
Kontraktor
Pelaksanaan
Kerja
Lengkapkan Borang
Penyelenggaraan
Terima
Permohonan
Ekonomi
dibaiki?
Labelkan item
yang rosak
Ada Tempoh
Jaminan?
Hubungi
Pembekal
Rekod
Dalam Daftar
Aset (FAMS)
Perlu
Khidmat
Luar?
Dapatkan
Khidmat
Selenggara
Luar
Selenggara
Dalaman
Lupus
Laksana
Mengikut
Prosedur
Perolehan
7.1
7.2
7.3
7.5
7.6
7.7
7.8
7.9
7.10
7.11
7.12
7.13
7.14
7.15
7.16
7.17
7.18
7.19
7.24
7.25
Tidak
Ya
Ya
PTJ
PPPA
Tidak
Ya
Ya
Tidak
Ya
Tidak
Ya
Tidak
Tidak
Ya
Ya
Tidak
Perlu
Kelulusan
JKKK?
7.4
Tidak
Ya
Tidak
Tidak
YaKurang
RM500,000
?
Sediakan
Spesifikasi
dan Lukisan
Sediakan
Dokumen
Tawaran Kerja
Sebut Harga
7.20
7.21
7.23
Ya
Kelulusan
Spesifikasi?
7.22
Tidak
Ya
Infrastruktur?
Ya
Tidak
7.26
7.27
7.28
7.29
7.30
7.31
7.32
7.33
7.34
7.35
7.36
7.37
7.38
7.39
Tamat
SOKONGAN PENYELENGGARAAN PERALATAN &
KEMUDAHAN INFRASTRUKTUR
PEJABAT PEMBANGUNAN DAN PENGURUSAN ASET
Kod Dokumen: UPM/SOK/PYG/P001
Halaman: 4/16
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
PROSEDUR PENYELENGGARAAN BAIK PULIH Tarikh: 09/05/2012
7.0 PROSES TERPERINCI
Bil. Tindakan Tanggungjawab
7.1 Mula
7.2 Kenal Pasti Kerosakan / Pembaikan 7.2.1 Kenal pasti jenis kerosakan/pembaikan untuk dibaik pulih 7.2.2 Bagi penyelenggaraan infrastruktur di PPPA, ikut langkah
7.5 (kecuali kenderaan)
PYB, PTJ
PYB, PPPA
7.3 Infrastruktur? 7.3.1 Jika Ya, ikut Langkah 7.4
7.3.2 Jika Tidak, ikut Langkah 7.26
PYB, PTJ
PYB, PTJ
7.4 Perlu Kelulusan JKKK? 7.4.1 Jika Ya, ikut langkah 7.5 7.4.2 Jika Tidak, ikut langkah 7.26
(SOK/PYG/BR01)/e-Aduan 7.5.2 Kemukakan Borang Permohonan Khidmat Pembangunan
(SOK/PYG/BR01) kepada PPPA
PYB, PTJ
PYB, PTJ
7.6 Terima Permohonan 7.6.1 Terima Borang Permohonan Khidmat Pembangunan (SOK/PYG/BR01) dari Kaunter Khidmat Pembangunan
PYB, PPPA
SOKONGAN PENYELENGGARAAN PERALATAN &
KEMUDAHAN INFRASTRUKTUR
PEJABAT PEMBANGUNAN DAN PENGURUSAN ASET
Kod Dokumen: UPM/SOK/PYG/P001
Halaman: 5/16
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
PROSEDUR PENYELENGGARAAN BAIK PULIH Tarikh: 09/05/2012
7.6.2 Rekod permohonan dalam Log Penerimaan dan
Pengagihan Borang Permohonan Khidmat Pembangunan (SOK/PYG/BL01)
7.6.3 Bagi e-aduan, ia akan direkodkan secara automatik dalam sistem e-aduan dan agihan kerja akan dibuat oleh KBPF
7.6.4 Serahkan Borang Permohonan Khidmat Pembangunan
(SOK/PYG/BR01) kepada KBPF dalam tempoh tiga (3) hari bekerja
7.6.5 Simpan salinan Borang Permohonan Khidmat
Pembangunan (SOK/PYG/BR01) dalam fail Permohonan Penyelenggaraan Baik Pulih
PYB, PTJ
PYB, PPPA
PYB, PPPA
PYB, PPPA
7.7 Semak dan Agih 7.7.1 Semak dan agih borang permohonan kepada pegawai yang
bertanggungjawab mengikut bidang PYB, PPPA
7.8 Kenal Pasti Keperluan PTJ 7.8.1 Terima, semak dan agih permohonan kepada Penolong
Jurutera yang berkaitan 7.8.2 Untuk e-aduan, cetak ’work order’ dari ’web central’ dan
agihkan kepada Penolong Jurutera yang berkaitan
PYB, PPPA
PYB, PPPA
7.8.3 Semak permohonan dan agih kepada Juruteknik Penjaga
Jentera PYB, PPPA
7.8.4 Buat siasatan dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja PYB, PPPA 7.9 Laksana Kendiri? 7.9.1 Jika Ya, ikut langkah 7.25 PYB, PPPA
SOKONGAN PENYELENGGARAAN PERALATAN &
KEMUDAHAN INFRASTRUKTUR
PEJABAT PEMBANGUNAN DAN PENGURUSAN ASET
Kod Dokumen: UPM/SOK/PYG/P001
Halaman: 6/16
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
PROSEDUR PENYELENGGARAAN BAIK PULIH Tarikh: 09/05/2012
7.9.2 Jika Tidak, ikut langkah 7.10 PYB, PPPA
7.10 Semak dan Syor 7.10.1 Terima, semak dan syor Laporan Siasatan PYB, PPPA 7.10.2 Hantar laporan kepada Sekretariat JKKK untuk
dibentangkan dalam Mesyuarat JKKK PYB, PPPA
7.11 Mesyuarat JKKK 7.11.1 Terima surat panggilan Mesyuarat JKKK PYB, PPPA 7.11.2 Adakan Mesyuarat JKKK (jika perlu) dengan Merujuk
Tatacara Mesyuarat JKKK dalam Garis Panduan Penyelenggaraan Baik Pulih (SOK/PYG/GP01)
PYB, PPPA
7.11.3 Bentangkan laporan dalam Mesyuarat JKKK (jika perlu) PYB, PPPA 7.11.4 Sekiranya kerja DARURAT, keputusan mesyuarat adalah
secara edaran PYB, PPPA
7.12 Keputusan JKKK 7.12.1 Pamerkan keputusan JKKK dalam laman web PPPA dalam
tempoh tiga (3) hari bekerja selepas Mesyuarat JKKK dilaksanakan
PYB, PPPA
7.13 Tindakan? 7.13.1 Sekiranya tindakan oleh PTJ, ikut langkah 7.29 PYB, PPPA 7.13.2 Sekiranya tindakan oleh PPPA, ikut langkah 7.14 PYB, PPPA 7.14 Darurat? 7.14.1 Sekiranya Ya, ikut langkah 7.24 PYB, PPPA
SOKONGAN PENYELENGGARAAN PERALATAN &
KEMUDAHAN INFRASTRUKTUR
PEJABAT PEMBANGUNAN DAN PENGURUSAN ASET
Kod Dokumen: UPM/SOK/PYG/P001
Halaman: 7/16
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
PROSEDUR PENYELENGGARAAN BAIK PULIH Tarikh: 09/05/2012
7.14.2 Sekiranya Tidak, ikut langkah 7.15
PYB, PPPA
7.15 Perlu Khidmat Luar? 7.15.1 Sekiranya Ya, ikut langkah 7.16 PYB, PPPA 7.15.2 Sekiranya Tidak, ikut langkah 7.25 PYB, PPPA 7.16 Kurang RM100,000? 7.16.1 Sekiranya Ya, ikut langkah 7.17 PYB, PPPA 7.16.2 Sekiranya Tidak, ikut langkah 7.20 PYB, PPPA 7.17 Lebih RM20,000? 7.17.1 Jika Ya, ikut langkah 7.18 PYB, PPPA 7.17.2 Jika Tidak, ikut langkah 7.24 PYB, PPPA 7.18 Sedia Dokumen Tawaran Kerja Undi 7.18.1 Sediakan Dokumen Tawaran Kerja Undi PYB, PPPA 7.18.2 Hantar Dokumen Tawaran Kerja Undi bersama Borang RO
(SOK/KEW/BR002/BUY) kepada Sekretariat JKSpH, Pejabat Bendahari
PYB, PPPA
7.19 Mesyuarat JKSpH 7.19.1 Terima makluman untuk hadir Mesyuarat JKSpH PYB, PPPA 7.19.2 Bentangkan Dokumen Tawaran Kerja Undi dalam
Mesyuarat JKSpH PYB, PPPA
7.20 Kurang RM500,000?
SOKONGAN PENYELENGGARAAN PERALATAN &
KEMUDAHAN INFRASTRUKTUR
PEJABAT PEMBANGUNAN DAN PENGURUSAN ASET
Kod Dokumen: UPM/SOK/PYG/P001
Halaman: 8/16
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
PROSEDUR PENYELENGGARAAN BAIK PULIH Tarikh: 09/05/2012
7.20.1 Jika Ya, ikut langkah 7.21 PYB, PPPA 7.20.2 Jika Tidak, ikut langkah 7.39 PYB, PPPA 7.21 Sediakan Spesifikasi dan Lukisan 7.21.1 Sediakan Spesifikasi, Lukisan dan Anggaran Kos PYB, PPPA 7.21.2 Hantar ke JKKK untuk kelulusan spesifikasi PYB, PPPA 7.22 Kelulusan Spesifikasi? 7.22.1 Jika Ya, ikut langkah 7.23 PYB, PPPA 7.22.2 Jika Tidak, ikut langkah 7.21 PYB, PPPA 7.23 Sediakan Dokumen Tawaran Kerja Sebut Harga 7.23.1 Sediakan Dokumen Tawaran Kerja Sebut Harga PYB, PPPA 7.23.2 Hantar Dokumen Tawaran Kerja Sebut Harga bersama
Borang RO (SOK/KEW/BR002/BUY) ke Pejabat Bendahari PYB, PPPA
7.24 Pemilihan dan Pelantikan Kontraktor 7.24.1 Laksana pemilihan dan pelantikan kontraktor dengan
merujuk Garis Panduan Penyelenggaraan Baik Pulih (SOK/PYG/GP01)
PYB, PPPA
7.25 Pelaksanaan Kerja 7.25.1 Laksana kerja dengan merujuk Garis Panduan
Penyelenggaraan Baik Pulih (SOK/PYG/GP01). Proses tamat.
[Bagi kolej, terima Borang Aduan Kerosakan Penginapan Pelajar (OPR/KOLEJ/BR03/PEN002)]
Penyelia
7.27.2 Rekod permohonan dalam Log Penerimaan dan Pengagihan Borang Penyelenggaraan (SOK/PYG/BL02) [Bagi kolej, rujuk pada Prosedur Operasi Perkhidmatan Sokongan Kolej Kediaman]
Penyelia
7.28 Infrastruktur? 7.28.1 Jika Ya, ikut langkah 7.29 Penyelia 7.28.2 Jika Tidak, ikut langkah 7.30 Penyelia 7.29 Laksana Mengikut Prosedur Perolehan 7.29.1 Rujuk Prosedur Perolehan Universiti, Pejabat Bendahari,
UPM, proses tamat. 7.29.2 Laksanakan kerja. Buat penilaian prestasi kontraktor
dengan menginput maklumat ke dalam sistem penilaian prestasi syarikat melalui laman web Pejabat Bendahari.
PYB, PTJ
PYB, PTJ
7.30 Ekonomi dibaiki? 7.30.1 Jika Ya, ikut langkah 7.31 Penyelia
SOKONGAN PENYELENGGARAAN PERALATAN &
KEMUDAHAN INFRASTRUKTUR
PEJABAT PEMBANGUNAN DAN PENGURUSAN ASET
Kod Dokumen: UPM/SOK/PYG/P001
Halaman: 10/16
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
PROSEDUR PENYELENGGARAAN BAIK PULIH Tarikh: 09/05/2012
7.30.2 Jika Tidak, ikut langkah 7.38 Penyelia
7.31 Labelkan Item Yang Rosak 7.31.1 Labelkan ’ROSAK DAN UNTUK BAIK PULIH’ bagi item yang
rosak Penyelia
7.31.2 Labelkan ’SEDANG DI SELENGGARA’ untuk item yang
sedang di selenggara Penyelia
7.32 Ada Tempoh Jaminan? 7.32.1 Jika Ya, ikut langkah 7.33 Penyelia 7.32.2 Jika Tidak, ikut langkah 7.34 Penyelia 7.33 Hubungi Pembekal/Kontraktor 7.33.1 Hubungi pembekal/kontraktor untuk penyelenggaraan Penyelia 7.33.2 Hantar kepada pembekal/kontraktor untuk diselenggara
7.33.3 Jika ada peralatan dibawa keluar, sila isi Borang Kebenaran Pelepasan Peralatan (SOK/PYG/BR15) kecuali kenderaan
Penyelia
Penyelia
7.34 Perlu Khidmat Luar? 7.34.1 Jika Ya, ikut langkah 7.35 Penyelia 7.34.2 Jika Tidak, ikut langkah 7.36 Penyelia 7.35 Dapatkan Khidmat Selenggara Luar
SOKONGAN PENYELENGGARAAN PERALATAN &
KEMUDAHAN INFRASTRUKTUR
PEJABAT PEMBANGUNAN DAN PENGURUSAN ASET
Kod Dokumen: UPM/SOK/PYG/P001
Halaman: 11/16
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
PROSEDUR PENYELENGGARAAN BAIK PULIH Tarikh: 09/05/2012
7.37 Rekodkan dalam Sistem Pengurusan Aset Tetap (FAMS) 7.37.1 Rekodkan penyelenggaraan harta modal ke dalam sistem
FAMS (kecuali perabot) Penyelia
7.37.2 Lakukan penilaian prestasi menggunakan Borang Penilaian
Prestasi Syarikat dengan menginput maklumat ke dalam sistem penilaian prestasi syarikat melalui laman web
Pejabat Bendahari
PYB, PTJ
7.38 Lupus 7.38.1 Laksanakan tindakan pelupusan dengan merujuk Prosedur
Pelupusan, Pejabat Bendahari dan labelkan ’ROSAK DAN UNTUK LUPUS’ pada item tersebut
Penyelia
7.39 Tamat
7.35.1 Laksanakan Perolehan Khidmat Selenggara Penyelia 7.35.2 Uruskan Penyelenggaraan Penyelia 7.35.3 Jika ada peralatan dibawa keluar, sila isi Borang
Kebenaran Pelepasan Peralatan (SOK/PYG/BR15) kecuali kenderaan dan ikut langkah 7.37