OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/OPR/PEND/P008 Halaman: 1/17 No. Semakan: 01 No. Isu: 02 PROSEDUR PENCEN TERBITAN Tarikh: 08/08/2011 1.0 TUJUAN Prosedur ini bertujuan untuk menerangkan tatacara pengurusan pencen terbitan staf di Universiti Putra Malaysia yang meninggal dunia semasa dalam perkhidmatan. 2.0 SKOP Prosedur ini meliputi permohonan, penerimaan dan kelulusan pencen terbitan bagi staf yang meninggal dunia semasa dalam perkhidmatan yang berjawatan tetap dan memilih Skim Pencen. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Nombor Dokumen Tajuk Dokumen Buku Undang-undang Pencen Di Malaysia - Akta Pencen Pihak-pihak Berkuasa Berkanun dan Tempatan 1980 (Akta 239) - Peraturan-peraturan Pencen 1980 - Peraturan-peraturan Pencen Pihak-pihak Berkuasa Berkanun dan Tempatan 1990 Perintah-perintah Am (Bab A) Peraturan Pencen 1980 Suat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 1 Tahun 1982 Peraturan Menamatkan Perkhidmatan Atas Sebab Kesihatan Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 3 Tahun 2003 dan pindaannya Kemudahan Tambang Mengiringi Jenazah Kepada Keluarga Pegawai Yang Bertukar Wilayah Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 2003 Panduan Urusan Persaraan dan Pencen Pekeliling Perkhidmatan Bil. 7 Tahun 2003 Pemberian Wang Tunai Gantian Cuti Rehat (GCR).
17
Embed
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN Halaman: 1/17 PEJABAT ...reg.upm.edu.my/spk_upm/OPR-PEND-web/dok_opr_pend_8.8.11/prosedur/8. UPM... · Surat Akuan Terima Daripada JPA 7.16 Maklumbalas
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/OPR/PEND/P008
Halaman: 1/17
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
PROSEDUR PENCEN TERBITAN Tarikh: 08/08/2011
1.0 TUJUAN
Prosedur ini bertujuan untuk menerangkan tatacara pengurusan pencen terbitan staf di Universiti Putra Malaysia yang meninggal dunia semasa dalam perkhidmatan.
2.0 SKOP
Prosedur ini meliputi permohonan, penerimaan dan kelulusan pencen terbitan bagi staf yang meninggal dunia semasa dalam perkhidmatan yang berjawatan tetap dan memilih Skim Pencen.
3.0 DOKUMEN RUJUKAN
Nombor Dokumen Tajuk Dokumen
Buku Undang-undang Pencen Di Malaysia
- Akta Pencen Pihak-pihak Berkuasa Berkanun dan Tempatan 1980 (Akta 239)
- Peraturan-peraturan Pencen 1980 - Peraturan-peraturan Pencen Pihak-pihak Berkuasa
Berkanun dan Tempatan 1990
Perintah-perintah Am (Bab A)
Peraturan Pencen 1980
Suat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 1 Tahun 1982
Peraturan Menamatkan Perkhidmatan Atas Sebab Kesihatan
Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 3 Tahun 2003 dan pindaannya
Kemudahan Tambang Mengiringi Jenazah Kepada Keluarga Pegawai Yang Bertukar Wilayah
Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 2003
Panduan Urusan Persaraan dan Pencen
Pekeliling Perkhidmatan Bil. 7 Tahun 2003
Pemberian Wang Tunai Gantian Cuti Rehat (GCR).
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/OPR/PEND/P008
Halaman: 2/17
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
PROSEDUR PENCEN TERBITAN Tarikh: 08/08/2011
Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2004
Pemberian Wang Tunai Gantian Cuti Rehat (GCR) kepada Pegawai Yang Memilih Skim Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (KWSP)
Pekeliling Perkhidmatan Bil. 18 Tahun 2008
Peningkatan Maksimum Cuti Rehat dan Cuti Rehat Khas yang boleh dikumpul untuk pemberian wang tunai sebagai Gantian Cuti Rehat (GCR) kepada 150 hari
Pekeliling Perkhidmatan Bil. 19 Tahun 2008
Tawaran Opsyen Semula Kepada Anggota Yang Telah Memilih Skim Kumpulan Wang Simpanan Pekerja
Pekeliling Perkhidmatan Bil. 1 Tahun 2009
Tawaran Opsyen Semula Kepada Pekerja Pihak Berkuasa Berkanun dan Tempatan yang Telah Memilih Skim Kumpulan Wang Simpanan Pekerja Melalui Pekeliling Perkhidmatan Pihak Berkuasa Berkenaan pada Tahun 1977/1978
Pekeliling Perkhidmatan Bil. 17 Tahun 2008
Pemberian Ex-Gratia Terbitan Sekaligus Kepada Ibu Atau Bapa Anggota Berpencen Yang Meninggal Dunia Semasa Dalam Perkhidmatan Tanpa Meninggalkan Balu/Duda Atau Anak
JPA/PEN 228/174/1 bertarikh 16 Oktober 2008
Surat Arahan Pelaksanaan Urusan Permohonan Faedah Terbitan Kerana Kematian Anggota Dalam Perkhidmatan
Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2010
Bantuan Mengurus Jenazah dan Bayaran Pengangkutan Jenazah Bagi Pegawai Perkhidmatan Awam
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/OPR/PEND/P008
Halaman: 3/17
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
PROSEDUR PENCEN TERBITAN Tarikh: 08/08/2011
4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN
PT : Pencen Terbitan
e-IHRAMS : Sistem Bersepadu Pengurusan Sumber Manusia (Integrated Human Resource Management Systems)
Pendaftar, Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia, Ketua Seksyen Pengesahan, Cuti dan Persaraan adalah bertanggungjawab untuk menentukan prosedur ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat perlu mematuhi prosedur ini.
7.2 Terima Laporan Kematian 7.2.1 Terima laporan kematian (panggilan telefon, sms, emel,
lisan atau secara bertulis) daripada PTJ/wakil/waris gemulah.
KS/PT(P/O)
7.3 Pemberhentian Gaji 7.3.1 Input tarikh kematian gemulah dalam sistem e-IHRAMS
bagi tujuan pemberhentian gaji setelah mendapat laporan dan disahkan kematian.
7.3.2 Cetak penyata tamat perkhidmatan dan rekod.
7.3.3 Sedia Penyata Pemberhentian Gaji (Pencen Terbitan) untuk dikemukakan ke Pejabat Bendahari dan salinan kepada waris gemulah, Ketua PTJ dan Pembantu Tadbir berkenaan: - Seksyen Pelantikan; - Seksyen Perubatan dan Perhubungan Pekerja; - Seksyen Saraan, Prestasi dan Elaun; - Seksyen Pengurusan Rekod dan Data; dan - Pembantu Tadbir yang mengurusan GCR.
PT(P/O)
PT(P/O)
KS/PT(P/O)
7.4 Bantuan Mengurus Jenazah 7.4.1 Sedia surat ucapan takziah kepada waris serta borang
berikut:
Borang OPR/PEND/BR03/MAKLUMAT 04 (Borang Maklumat/Dokumen untuk kes meninggal dunia);
Lampiran A - PP Bil. 3 Tahun 2010 (Pengesahan Ketua Jabatan);
Lampiran B - PP Bil. 3 Tahun 2010 (Surat Akuan Penerimaan Bayaran Tunai Bantuan Mengurus Jenazah); dan
Wang tunai pengurusan jenazah RM3000.00 kepada waris pada hari kematian atau:
- hari bekerja berikutnya jika kematian berlaku pada hari Sabtu atau Ahad atau;
- hari bekerja berikutnya jika kematian berlaku pada hari cuti kelepasan am.
7.4.2 Bayar bantuan mengurus jenazah kepada mana-mana waris terdekat staf yang meninggal dunia mengikut keutamaan berikut: a) Bagi staf yang sudah berkahwin adalah isteri atau
suami staf yang meninggal dunia. Jika staf mempunyai isteri lebih daripada seorang, bayaran diberi kepada isteri yang menanggung perbelanjaan mengurus jenazah tersebut; atau
b) Staf duda / janda adalah anak staf yang berumur 18 tahun ke atas; atau
c) Staf bujang adalah ibu atau bapa staf; atau d) Jika staf tidak mempunyai waris terdekat dan jenazah
diuruskan oleh mana-mana ahli keluarga staf, maka bantuan mengurus jenazah bolehlah diberi kepada orang yang menanggung perbelanjaan mengurus jenazah tersebut; atau
e) Jika jenazah tidak mempunyai waris, Ketua Jabatan boleh memberikan bantuan mengurus jenazah kepada pihak yang menguruskan jenazah tersebut.
7.4.3 Buat bayaran pengangkutan jenazah berdasarkan perbelanjaan sebenar yang munasabah dan disokong dengan resit.
7.4.4 Kemukakan tuntutan kepada Ketua Jabatan oleh waris atau pihak yang telah menerima bantuan mengurus jenazah seperti di langkah 7.4.2 (a hingga e).
7.5.1 Kemukakan segera bayaran faedah terbitan serta
dokumen sokongan ke Bahagian Pasca Perkhidmatan JPA
dalam tempoh lima (5) hari bekerja dari tarikh kematian
seperti berikut;
(a) Borang JPA.BP.SPT.B01a – Permohonan Faedah
Terbitan bagi Kematian Dalam Perkhidmatan
(b) Borang JPA.BP.SPT.B01e – Maklumat Tanggungan
(c) Borang JPA.BP.SPT.B06 –Maklumat Akaun Bank
Penerima Pencen
(d) Borang JPA.BP.SPT.B03a – Pengesahan anak
belajar di Institusi Pengajian Tinggi (IPT)
(e) Salinan Kenyataan Perkhidmatan dan Cuti
(f) Salinan Sijil Kematian
(g) Surat Akuan Balu / duda yang sah
(h) Salinan Sijil Nikah
(i) Salinan Kad Pengenalan balu / duda dan anak
(j) Salinan Sijil Kelahiran anak di bawah 21 tahun dan
tiada had umur bagi anak cacat (jika berkenaan)
(k) Salinan surat pengesahan pengambilan anak
angkat (jika berkenaan)
(l) Borang JPA.BP.UMUM.B04 – Laporan Pengesahan
Pakar Perubatan Mengenai Anak Cacat Otak /
Cacat Anggota (jika berkenaan)
(m) Salinan Kad Pengenalan ibu / bapa gemulah
[sekiranya tiada ibu/ bapa, wakil diri yang sah di
sisi undang-undang] (jika berkenaan)
(n) Salinan Sijil Kelahiran gemulah atau dokumen
pengambilan anak angkat (sebagai bukti pertalian
gemulah dengan ibu / bapa)
KS/PT(P/O)
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/OPR/PEND/P008
Halaman: 8/17
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
PROSEDUR PENCEN TERBITAN Tarikh: 08/08/2011
7.6 Semakan Dokumen 7.6.1 Semak dan sahkan dokumen di langkah 7.5.1.
KS/PT(P/O)
7.7
Kenalpasti Status Gemulah / Waris 7.7.1 Kenalpasti status gemulah (jika masih bujang) untuk
memenuhi syarat pemberian Ex-Gratia Terbitan oleh JPA.
KS/PT(P/O)
7.8 Masih Bujang? 7.8.1 Jika ya ikut langkah 7.9. 7.8.2 Jika tidak ikut langkah 7.12.
KS/PT(P/O) KS/PT(P/O)
7.9
Bayaran Pemberian Ex-Gratia Terbitan 7.9.1 Buat siasatan dan kenalpasti gemulah mempunyai waris iaitu ibu atau bapa. 7.9.2 Kenal pasti syarat kelayakan waris yang layak menerima pemberian Ex-Gratia Terbitan ialah:
Ibu kandung gemulah, atau sekiranya ibu kandung gemulah telah meninggal dunia;
Bapa kandung kepada gemulah.
7.9.3 Dapatkan dokumen kad pengenalan (ibu atau bapa) dan sijil kelahiran gemulah.
KS/PT(P/O)
KS/PT(P/O)
KS/PT(P/O)
7.10 Lengkap? 7.10.1 Jika ya ikut langkah 7.12 7.10.2 Jika tidak, ikut langkat 7.11
PT(P/O) PT(P/O)
7.11 Hubungi Waris Gemulah
7.11.1 Hubungi waris gemulah melalui panggilan telefon, sms, emel, lisan atau secara bertulis jika dokumen tidak lengkap.
7.12.1 Hantar dokumen yang telah lengkap pada langkah 7.5 ke Bahagian Pasca Perkhidmatan JPA beserta dengan surat iringan. 7.12.2 Buat salinan untuk direkod pada fail gemulah (sampul kecil) dan kepada waris.
KS/PT(P/O)
PT(P/O)
7.13 Ada GCR? 7.13.1 Jika ya, ikut langkah 7.14 7.13.2 Jika tidak, ikut langkah 7.15
PT(P/O) PT(P/O)
7.14 Sedia Penyata Pembayaran Faedah Ganjaran Cuti Rehat (GCR) Kepada Waris Gemulah 7.14.1 Buat semakan jumlah pengumpulan GCR menerusi sistem e-Cuti. 7.14.2 Sedia penyata GCR pada borang OPR/PEND/ BR02/GCR 01. Sahkan jumlah pengumpulan GCR gemulah. 7.14.3 Semak waris yang layak untuk menerima pembahagian bayaran GCR:
1/10 bahagian kepada ibu/bapa gemulah
9/10 bahagian kepada balu/duda/anak-anak 7.14.4 Sedia Penyata Pembayaran Faedah Ganjaran Cuti Rehat (GCR) Kepada Waris Gemulah Ke Pejabat Bendahari untuk pembayaran kepada waris dalam tempoh lima (5) hari bekerja dari tarikh dokumen lengkap diperolehi.
dilengkapkan bagi tujuan penghantaran ke Bahagian Pasca Perkhidmatan JPA dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja kemudiannya (bermaksud tempoh hari yang ke lima (5) dari tarikh kematian) seperti berikut:
(a) Borang JPA.BP.UMUM.B01 (Sijil Akuan
Berhutang/Tidak Berhutang).
(b) Borang JPA.BP.UMUM.B03 (Maklumbalas siasatan polis bagi kes kemalangan [bagi maksud pertimbangan pencen tanggungan]).
PT(P/O)
7.16 Hantar Borang Sah Akuan Berhutang 7.16.1 Sedia dan hantar borang sah akuan berhutang ke Pejabat
Bendahari sehari selepas menerima laporan kematian seperti berikut: (a) Borang Akuan Hutang (Kew.293c-Tab.4-Pin.1/82);
7.17 Maklumbalas Borang Sah Akuan Berhutang 7.17.1 Terima dan cap pengesahan penerimaan pada Sah
Borang Akuan Berhutang yang lengkap seperti di langkah 7.16.1 dari Pejabat Bendahari.
7.17.2 Input maklumat di langkah 7.17.1 pada borang JPA.BP.UMUM.B01 (Sijil Akuan Berhutang/Tidak Berhutang.
PT(P/O)
PT(P/O)
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/OPR/PEND/P008
Halaman: 11/17
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
PROSEDUR PENCEN TERBITAN Tarikh: 08/08/2011
7.18 Hantar Dokumen Susulan Faedah Terbitan (Proses Kedua) ke JPA 7.18.1 Hantar dokumen susulan faedah terbitan yang telah
lengkap pada langkah 7.15 ke Bahagian Pasca Perkhidmatan JPA beserta dengan surat iringan.
KS/PT(P/O)
7.19 Hantar Maklumat ke Agensi Luar 7.19.1 Hantar maklumat/dokumen berikut ke Agensi Luar:
(a) Sijil Penyelesaian Cukai Pendapatan (C.P.22B-
Pin.4/05) kepada Lembaga Hasil Dalam Negeri (LHDN); dan
(b) Surat Arahan Potongan Pencen/Ganjaran Pinjaman Perumahan (Lampiran C) kepada Bahagian Pinjaman Perumahan (Jika ada).
KS/PT(P/O)
7.20 Maklumbalas dari Agensi Luar 7.20.1 Terima dan cap pengesahan penerimaan salinan surat maklumbalas daripada agensi luar seperti di langkah 7.19 untuk di rekodkan ke dalam fail gemulah (sampul kecil).
KS/PT(P/O)
7.21 Surat Akuan Terima Daripada JPA 7.21.1 Terima surat akuan terima (pencen terbitan) daripada
JPA yang menyatakan No Rujukan pencen terbitan dan dimasukkan kedalam fail gemulah (sampul kecil).
KS/PT(P/O)
7.22 Kelulusan Faedah Terbitan daripada JPA 7.22.1 Terima makluman kelulusan faedah terbitan yang
menunjukkan amaun yang akan diterima oleh waris gemulah dari JPA: (a) Pencen terbitan bulanan; (b) Ganjaran terbitan; dan (c) Ganjaran ex-gratia terbitan atau faedah pengeluaran
KWSP.
KS/PT(P/O)
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/OPR/PEND/P008
Halaman: 12/17
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
PROSEDUR PENCEN TERBITAN Tarikh: 08/08/2011
7.23 Makluman Pembayaran Ganjaran Terbitan Daripada JPA 7.23.1 Terima salinan surat makluman tentang pembayaran
ganjaran terbitan yang telah dimasukkan ke akaun waris gemulah (melalui kredit bank/cek) daripada JPA.
KS/PT(P/O)
7.24 Kemaskini Rekod 7.24.1 Masuk ke dalam fail gemulah (sampul kecil) mana-mana
rekod kualiti yang berkenaan.
Penyata Pemberhentian Gaji
Penyata Bayaran GCR
Permohonan Faedah Terbitan Bagi Kematian Dalam Perkhidmatan JPA. BP. SPT. B0 1a (yang telah dilengkapkan)
Maklumat Tanggungan- Sisipan Borang JPA. BP. SPT. B0 1e (yang telah dilengkapkan)
Pengesahan Anak Belajar Di Institut Pengajian Tinggi (IPT) JPA. BP. SPT. B0 3a (jika berkenaan)
Surat Ucapan Takziah beserta wang pengurusan jenazah kepada waris (balu/duda/anak kandung) berjumlah RM3000.00
Maklumat/dokumen untuk kes meninggal dunia (OPR/PEND/BR03/MAKLUMAT 04) yang telah dilengkapkan
Surat Pengesahan Ketua Jabatan - Lampiran A (PP Bil. 3 Tahun 2010)
Surat Akuan Penerimaan Bayaran Tunai Bantuan Mengurus Jenazah (yang telah dilengkapkan) - Lampiran B (PP Bil. 3 Tahun 2010)
Salinan sijil kematian
Surat akuan balu/duda yang sah dan salinan sijil nikah
Salinan kad pengenalan balu/duda/anak
PT(P/O)
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/OPR/PEND/P008
Halaman: 13/17
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
PROSEDUR PENCEN TERBITAN Tarikh: 08/08/2011
Salinan sijil kelahiran anak di bawah 21 tahun dan tiada had bagi anak cacat
Salinan surat pengesahan pengambilan anak angkat (jika berkenaan)
7.25 Tamat
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/OPR/PEND/P008
Halaman: 14/17
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
PROSEDUR PENCEN TERBITAN Tarikh: 08/08/2011
8.0 REKOD KUALITI
Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan
Senarai Rekod / Alamat IP Tanggungjawab Menyelenggara
Tempat dan Tempoh Simpanan
Kuasa Melupus
1. Sampul Kecil - Nama Gemulah - Jawatan - Jabatan/PTJ - No. Fail Pegawai - Tarikh Meninggal Dunia Sampul Kecil (Kandungan Rekod Kualiti)