SOKONGAN LATIHAN PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/SOK/LAT/P001 Halaman: 1/13 No. Semakan: 04 No. Isu: 02 PROSEDUR PENGURUSAN LATIHAN STAF UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA Tarikh: 11/09/2014 ‘Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’ 1.0 TUJUAN Prosedur ini menerangkan kaedah pengurusan latihan staf di UPM. 2.0 SKOP Skop ini merangkumi analisis keperluan latihan, penyediaan takwim latihan, pengendalian latihan, penyertaan latihan, penilaian latihan dan penilaian keberkesanan latihan. Walaubagaimanapun, latihan yang dianjurkan bagi tujuan penjanaan pendapatan atau melibatkan peserta dari luar UPM tidak tertakluk kepada prosedur ini. 3.0 TANGGUNGJAWAB Ketua PTJ bertanggungjawab memastikan prosedur ini dipatuhi dan dilaksanakan. 4.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen - Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 6 Tahun 2005 – Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor Awam - Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 14 Tahun 2012 Program Transformasi Minda - Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 2005 (Peraturan Mengenai Kadar-Kadar dan Syarat- Syarat Bayaran Saguhati Kepada Pensyarah/Penceramah Dan Fasilitator Sambilan) - Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 19 Tahun 2012 (Tatacara Perolehan Perkhidmatan Pengendalian Kursus dan Latihan) - Manual Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor Awam - Panduan Kaedah Pengiraan dan Pengumpulan Jumlah Jam/Hari Mengikuti Latihan - Panduan Pelaksanaan Program Transformasi Minda - Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Latihan UPM - Brosur/Risalah Pengumuman latihan daripada
13
Embed
SOKONGAN Halaman: 1/13 LATIHAN No. Semakan: 04 PEJABAT ...reg.upm.edu.my/eISO/docs/20140910162531UPM.SOK.LAT.P001_11.9.14.pdf · Kesihatan Pekerjaan, Pusat Pembangunan Akademik, Pusat
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
SOKONGAN LATIHAN
PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/SOK/LAT/P001
Halaman: 1/13
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN LATIHAN STAF UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA
Tarikh: 11/09/2014
‘Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
1.0 TUJUAN Prosedur ini menerangkan kaedah pengurusan latihan staf di UPM.
2.0 SKOP
Skop ini merangkumi analisis keperluan latihan, penyediaan takwim latihan, pengendalian latihan, penyertaan latihan, penilaian latihan dan penilaian keberkesanan latihan. Walaubagaimanapun, latihan yang dianjurkan bagi tujuan penjanaan pendapatan atau melibatkan peserta dari luar UPM tidak tertakluk kepada prosedur ini.
3.0 TANGGUNGJAWAB Ketua PTJ bertanggungjawab memastikan prosedur ini dipatuhi dan dilaksanakan.
4.0 DOKUMEN RUJUKAN
Kod Dokumen Tajuk Dokumen
- Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 6 Tahun 2005 – Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor Awam
- Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 14 Tahun 2012 Program Transformasi Minda
-
Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 2005 (Peraturan Mengenai Kadar-Kadar dan Syarat-Syarat Bayaran Saguhati Kepada Pensyarah/Penceramah Dan Fasilitator Sambilan)
- Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 19 Tahun 2012 (Tatacara Perolehan Perkhidmatan Pengendalian Kursus dan Latihan)
- Manual Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor Awam
- Panduan Kaedah Pengiraan dan Pengumpulan Jumlah Jam/Hari Mengikuti Latihan
- Panduan Pelaksanaan Program Transformasi Minda
- Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Latihan UPM
- Brosur/Risalah Pengumuman latihan daripada
SOKONGAN LATIHAN
PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/SOK/LAT/P001
Halaman: 2/13
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN LATIHAN STAF UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA
Tarikh: 11/09/2014
‘Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
Agensi Kerajaan dan bukan Kerajaan seperti SIRIM, INTAN, MPC dan lain-lain
- Takwim latihan UPM
- Takwim latihan PTJ
UPM/PGR/MK Manual Kualiti UPM
SOK/LAT/GP02/PENILAIAN LATIHAN
Garis Panduan Penilaian Program dan Penilaian Keberkesanan Latihan
SOK/LAT/GP03/PEMILIHAN PENCERAMAH
Garis Panduan Pemilihan Penceramah
5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN
Calon : Staf UPM yang diarahkan/memohon untuk mengikuti latihan
JKLS : Jawatankuasa Latihan Staf PTJ
JKLU : Jawatankuasa Latihan Universiti
KB : Ketua Bahagian
KJ : Ketua Jabatan
KP : Ketua Pentadbiran
Ketua PTJ : Dekan/Pengarah/Ketua Bahagian
Latihan : Kursus, Seminar, Konvensyen, Bengkel, Forum, Simposium dan Kolokium
Latihan Dalaman : Latihan yang dianjurkan oleh UPM atau mana-mana PTJ di UPM sama ada dilaksanakan di dalam atau di luar kampus
Latihan Luaran : Latihan yang dianjurkan oleh Institusi/Organisasi/Agensi luar selain UPM
Pelaksana : PTJ yang bertanggungjawab melaksanakan latihan modul khusus UPM iaitu Pejabat Bendahari, Pejabat Pengurusan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan, Pusat Pembangunan Akademik, Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi, Taman Pertanian Universiti, Pejabat Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan dan Inovasi), Pejabat Pembangunan dan Pengurusan Aset dan Fakulti Perubatan dan Sains Kesihatan
Penilai : Pegawai yang dikenalpasti untuk menilai keberkesanan latihan staf
Peserta : Staf UPM yang telah ditawarkan/diarahkan dan diberi kebenaran menghadiri latihan
SOKONGAN LATIHAN
PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/SOK/LAT/P001
Halaman: 3/13
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN LATIHAN STAF UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA
Tarikh: 11/09/2014
‘Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
Penyelia : Pegawai atasan yang menyelia secara terus tugas staf
PLS : Penyelaras Latihan Staf UPM/Ketua, Bahagian Pembangunan Sumber Manusia di Pejabat Pendaftar
PT : Pegawai Tadbir
PTJ : Pusat Tanggungjawab
PTM : Program Transformasi Minda
PTPO : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi)/Staf yang membantu TPLS dalam urusan pentadbiran latihan
SL : Seksyen Latihan, Pejabat Pendaftar
TPLS(PEL) : Timbalan Penyelaras Latihan Staf PTJ Pelaksana
TPLS(PTJ) : Timbalan Penyelaras Latihan Staf PTJ
UPM : Universiti Putra Malaysia
WP : Wakil Pengurusan
SOKONGAN LATIHAN
PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/SOK/LAT/P001
Halaman: 4/13
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN LATIHAN STAF UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA
Tarikh: 11/09/2014
‘Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
6.0 PROSES TERPERINCI Tanggungjawab Carta Alir Perincian Rekod/Dokumen
Rujukan
7.1 Mula
Pls/TPLS (PEL)/PTPO
7.2 Sediakan takwim latihan staf UPM
7.2.1 Kenalpasti keperluan latihan staf melalui salah satu/mana-mana sumber berikut: (a) Borang Soal Selidik Keperluan Latihan
(SOK/LAT/BR02/LATIHAN 01); (b) Minit-minit mesyuarat yang berkaitan; (c) Laporan-laporan yang berkaitan; (d) Brosur/risalah/pengumuman latihan;
dan (e) Sumber-sumber lain yang berkaitan
Borang Soal Selidik Keperluan Latihan (SOK/LAT/BR02/LATIHAN 01)
7.2.2 Dapatkan pengesahan takwim latihan staf daripada Ketua PTJ. (a) Jika takwim disahkan, ikut langkah
7.2.3 (b) Jika tidak disahkan, ulang langkah
7.2.1
7.2.3 Hantar takwim latihan staf (modul khusus) ke SL selewat-lewatnya pada pertengahan Disember.
7.2.4 Sahkan takwim latihan staf (modul umum dan khusus) dalam Mesyuarat JKLU selewat-lewatnya pada akhir bulan Januari setiap tahun. (a) Jika disahkan, ikut langkah 7.2.5 (b) Jika tidak disahkan, buat pindaan yang
perlu berdasarkan keputusan JKLU
7.2.5 Maklumkan takwim latihan yang telah disahkan kepada staf UPM selewat-lewatnya minggu pertama bulan Februari setiap tahun. Nota : Bagi Pejabat Pendaftar dan Pelaksana Latihan UPM, takwim latihan yang disediakan diterima pakai sebagai takwim latihan PTJ.
7.1
Mula
7.2 Sediakan takwim latihan staf UPM
A
SOKONGAN LATIHAN
PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/SOK/LAT/P001
Halaman: 5/13
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN LATIHAN STAF UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA
Tarikh: 11/09/2014
‘Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
TPLS (PTJ)/ PTPO
7.3 Sediakan takwim latihan staf PTJ
7.3.1 Kenalpasti keperluan latihan staf melalui salah satu/mana-mana sumber berikut: (a) Borang Soal Selidik Keperluan Latihan
(SOK/LAT/BR02/LATIHAN 01); (b) Minit-minit mesyuarat yang berkaitan; (c) Laporan-laporan yang berkaitan; (d) Brosur/risalah/pengumuman latihan;
dan (e) Sumber-sumber lain yang berkaitan
Borang Soal Selidik Keperluan Latihan (SOK/LAT/BR02/LATIHAN 01)
7.3.2 Sediakan takwim latihan staf PTJ selewat-lewatnya minggu ketiga bulan Februari setiap tahun.
7.3.3 Dapatkan pengesahan takwim latihan staf daripada Ketua PTJ. (a) Jika takwim disahkan, ikut langkah 7.3.4 (b) Jika tidak disahkan, buat pindaan yang
perlu dan ulang langkah 7.3.3
7.3.4 Maklumkan takwim latihan staf yang telah disahkan kepada staf PTJ dan hantar takwim latihan PTJ ke Seksyen Latihan, Pejabat Pendaftar selewat-lewatnya pada minggu keempat bulan Februari setiap tahun.
PLS/TPLS (PEL)/TPLS(PTJ)/
PTPO
7.4 Laksanakan Latihan
7.4.1 Kenalpasti latihan yang akan dijalankan serta sediakan persiapan latihan seperti penceramah, tempat, kemudahan, peralatan, katerer dan keperluan-keperluan lain.
7.4.2 Maklumkan tawaran latihan kepada peserta/PTJ berkenaan menggunakan kaedah yang bersesuaian seperti surat, memo, e-mel dan sebagainya selewat-lewatnya 7 hari sebelum latihan dijalankan. Gunakan Borang Pengesahan Kehadiran Latihan (SOK/LAT/BR02/LATIHAN 03) atau kaedah lain yang bersesuaian untuk mendapatkan maklumbalas peserta/PTJ sekiranya perlu.
Nota: Bagi latihan yang dirancang secara ad-hoc,
maklumkan kepada peserta secepat mungkin sebelum latihan dijalankan.
Borang Pengesahan Kehadiran Latihan (SOK/LAT/BR02/LATIHAN 03)
A
7.3 Sediakan takwim latihan staf PTJ
7.4 Laksanakan
Latihan
B
SOKONGAN LATIHAN
PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/SOK/LAT/P001
Halaman: 6/13
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN LATIHAN STAF UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA
Tarikh: 11/09/2014
‘Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
7.4.3 Rekod kehadiran latihan staf menggunakan Borang Senarai Kehadiran Latihan (SOK/LAT/BR02/LATIHAN 04) atau kaedah lain yang bersesuaian.
7.4.4 Hadiri latihan.
Borang Senarai Kehadiran Latihan (SOK/LAT/BR02/LATIHAN 04)
7.4.5 Edarkan borang OMR Maklumbalas Penilaian Program/Kursus dan Borang Penilaian Keberkesanan Latihan (SOK/LAT/BR02/LATIHAN 05) mengikut kesesuaian kepada peserta dan dapatkan kembali borang yang telah dilengkapkan sebelum latihan berakhir.
Borang Penilaian Keberkesanan Latihan (SOK/LAT/BR02/LATIHAN 05)
7.4.6 Buat analisis penilaian program latihan: (a) Jika penilaian program (keseluruhan)
mendapat skala 4.0 ke atas ikut langkah 7.4.7;
(b) Jika penilaian program (keseluruhan) mendapat skala 3.99 dan ke bawah, lengkapkan Borang Ketakakuran (PGR/BR03/KKP) dan rujuk Prosedur Tindakan Pembetulan (UPM/PGR/P005).
Nota : Rujuk Garis Panduan Garis Panduan Penilaian
Program Dan Penilaian Keberkesanan Latihan (SOK/LAT/GP02/Penilaian Latihan)
Borang Ketakakuran (PGR/BR03/KKP)
Prosedur Tindakan Pembetulan (UPM/PGR/P005)
Garis Panduan Penilaian Program Dan Penilaian Keberkesanan Latihan (SOK/LAT/GP02/Penilaian Latihan)
7.4.7 Rekod data latihan ke dalam Sistem
Pengurusan Latihan selewat-lewatnya 7 hari selepas latihan dijalankan/maklumat latihan diterima.
7.4.8 Sediakan laporan pengendalian latihan selewat-lewatnya 7 hari selepas latihan dijalankan.
B
C
SOKONGAN LATIHAN
PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/SOK/LAT/P001
Halaman: 7/13
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN LATIHAN STAF UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA
Tarikh: 11/09/2014
‘Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
Calon 7.5 Penyertaan latihan yang dimohon (latihan dalaman/luaran)
7.5.1 Dapatkan maklumat latihan yang ingin
diikuti.
7.5.2 Kemukakan permohonan mengikuti latihan dengan mengisi Borang Permohonan/Kebenaran Untuk Mengikuti Latihan, (SOK/LAT/BR02/LATIHAN 02) atau kaedah lain yang bersesuaian.
Borang Permohonan/Kebenaran Untuk Mengikuti Latihan, (SOK/LAT/BR02/LATIHAN 02)
7.5.3 Pertimbangkan permohonan sama ada diluluskan/tidak diluluskan.
7.7.3 Jalankan penilaian keberkesanan latihan staf berdasarkan kepada objektif program yang dihadiri dan kembalikan borang kepada TPLS(PTJ) selewat-lewatnya 7 hari selepas borang diterima.
7.7.4 Hantar peringatan sekiranya borang tidak dikembalikan dalam masa 14 hari selepas borang diedarkan.
7.7.5 Buat analisis keberkesanan latihan. a) Jika skala penilaian adalah ‘berkesan’
(3.0 dan ke atas), ikut langkah 7.8;
b) Jika skala penilaian adalah ‘tidak berkesan’ (2.99 dan ke bawah), lengkapkan Borang Ketakakuran (PGR/BR03/KKP) dan rujuk Prosedur Tindakan Pembetulan (UPM/PGR/P005).
Borang Ketakakuran (PGR/BR03/KKP) Prosedur Tindakan Pembetulan (UPM/PGR/P005).
PLS/TPLS (PEL)/TPLS(PTJ)/
PTPO
7.8 Sediakan Laporan Pelaksanaan Latihan Sediakan laporan pelaksanaan latihan staf dan laporkan atau bincangkan dalam Mesyuarat Bersama Timbalan Penyelaras Latihan Staf PTJ dan Mesyuarat Bersama Pelaksana Latihan secara berkala.
D
7.7 Laksanakan
Penilaian Keberkesanan
Latihan
7.8 Sediakan Laporan
Pelaksanaan Latihan
E
SOKONGAN LATIHAN
PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/SOK/LAT/P001
Halaman: 9/13
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN LATIHAN STAF UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA
Tarikh: 11/09/2014
‘Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
PLS/TPLS (PEL)/TPLS(PTJ)/
PTPO
7.9 Pantau Status Latihan Staf Pantau status latihan staf setiap 3 bulan dan ambil tindakan yang sesuai sekiranya staf masih belum memenuhi keperluan 7 hari latihan.
7.10 TAMAT
D
7.9 Pantau Status Latihan Staf
7.10 Tamat
SOKONGAN LATIHAN
PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/SOK/LAT/P001
Halaman: 10/13
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN LATIHAN STAF UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA
Tarikh: 11/09/2014
‘Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’