Sli - Semana 04-05-06 Flujograma Proceso Adquisiciones

ABASTECIMIENTO

Es una de las etapas o función logística llamada comúnmente “Cadena de Suministros”, mediante la cual se provee a una empresa de todo el material necesario para su funcionamiento.

Este concepto implica incorporar en la definición de proceso todas aquellas actividades que se relacionan con la compra o contratación, desde la detección de necesidades hasta la extinción de la vida útil del bien o servicio.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL ABASTECIMIENTO

Mantener la continuidad del abastecimiento. Pagar precios justos, Evitar deterioros, duplicidades, desperdicios,

etc., buscando calidad adecuada. Buscar fuentes de suministros, alternativas y

localizar nuevos productos y materiales. Mantener costos bajos en el departamento,

sin desmejorar la actuación. Estudiar e investigar nuevos procedimientos

continuamente; preocuparse por la permanente capacitación del personal; y, mantener informado al gerente de logística o gerente general acerca de la marcha del departamento. 

PROCESO DE ABASTECIMIENTO

1. Cálculo de necesidades.

2. Compra o adquisición.

3. Obtención. 4. Almacenamient

o. 5. Despacho o

distribución. 6. Control de

stocks. 7. Utilización de

desperdicios.

Clasificación funcional:Se centra en la resolución de los problemas técnicos y orgánicos en el abastecimiento.

1.Equipos 2.Repuestos 3.Artículos de consumo

Clasificación en el planeamiento logístico

I. Subsistencias, Víveres II. Armas, vehículos, vestuario III. Combustibles y lubricantes IV. Repuestos V. Municiones

Realización de un pedidoDeberá iniciarlo a través de la ayuda directa de la Dirección de Abastecimientos y comprar a través de:

•El Director de Abastecimientos es el responsable de legalizar las Órdenes de Compra conjuntamente con el Jefe del Departamento de Adquisiciones. •Las Direcciones Técnicas son las responsables de elaborar la Solicitud de Compra Local, especificaciones técnicas y legalizar las facturas. •El Reparto Usuario es el responsable de elaborar el Pedido de Repuestos, y legalizar las facturas una vez recibido el material. La compra directa por intermedio de las Agregadurías navales. •Especificaciones Técnicas y cantidad del requerimiento solicitado.•Naturaleza del pedido si es de trámite urgente o normal . • El Jefe del Centro de Abastecimientos es el responsable de recibir el material y realiza la entrega al Reparto Usuario.

POR EJEMPLO: UNIDAD DE ABASTECIMIENTO MILITAR.

VISIÓN: Planificar, coordinar, y ejecutar las actividades de almacenamiento del material de guerra común, lubricantes, partes y repuestos, para uso de la Fuerza Armada Nacional, así como controlar dicho abastecimiento.

División de abastecimiento Departamento de Almacenes. Secciones de Recepción y Despacho, Control y Existencia, Parque Nacional.

Arsenal.Funciones: Abastecer el Material de Guerra Común a los Componentes de la

F.A.N. y Dependencias del Ministerio de la Defensa, previa

autorización del Director de Armamento. Mantener al día los requerimientos de abastecimiento de material de

guerra común. Tomar las acciones necesarias para mantener los niveles de reserva

de Material de Guerra Común para suplir a la Fuerza Armada Nacional

en caso necesario. Coordinar el mantenimiento de todo el material almacenado en los

Depósitos. Evaluar las estadísticas del consumo de material de guerra

común a efectos de planificación de las necesidades futuras. OTROS…

FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE ADQUISICIONES

SEGUIMIENTO DE LA ORDEN DE COMPRA

DISTRIBUCIÓN DE LAS COPIAS DE LA ORDEN DE COMPRA U ORDEN DE

SERVICIO.

GESTIÓN DEL CICLO DE PEDIDOS

FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE ADQUISICONES

Es el conjunto de proceso de localización y selección de proveedores, adquisición de productos (materias primas, componentes o artículos terminados), luego de negociaciones sobre el precio y condiciones de pago, así como el acompañamiento de dicho proceso para garantizar su cumplimiento de las condiciones pactadas.

El funcionamiento de compras debe estar dirigido por normas organizativas y funcionales precisas que hagan que las operaciones previstas siempre se realicen del mismo modo.

Por lo tanto, hay que establecer procedimientos normalizados, cuyo fin es especificar para cada operación o grupo de operaciones la participación de sectores de la empresa y del exterior interesado.

PROCESOS QUE INTERVIENEN EN LA ADQUISICION

REQUISICION COTIZACION PEDIDOS U ORDENES DE COMPRAS EXPEDITACION RECIBO DE MATERIALES CONTROL DE CALIDAD RECHAZOS Y DEVOLUCIONES PAGOS

REQUISICION O REQUERIMIENTO

Es el pedimento que se le realiza al area solicitante al Area de almacén sobre cierta necesidad de materiales y/o útiles de oficina para satisfacer cierta demanda de compra.

COTIZACION Es el establecimiento de la cantidad a pagar, forma y plazo

de pago por la adquisición del bien o servicio en cuestión. Se abre paso a negociaciones entre el proveedor y el demandante.

PEDIDOS U ORDENES DE COMPRA

Es el documento físico, por escrito, en el cual se estipula la cantidad y calidad requerida a entregar por parte del proveedor hacia el solicitante, indicando el tiempo y el lugar adecuado para ello, por lo que sería risible no estipular las condiciones de compras de los bienes o servicios.

EXPEDITACION No es más que una confirmación del pedido.

Lo primero que debe de hacer un expeditador es cerciorarse que el proveedor está perfectamente enterado de que hay un pedido a su favor y que se encuentra de acuerdo con todos los datos, cantidades, precios, fechas, etc., que aparecen en la orden de compra.

RECIBO DE MATERIALES Para ser preciso en esta descripción, la sección, área o

departamento de recibo (muchas veces llamado mesa de control), deberá verificar que se esté realizando la entrega del proveedor precisamente lo que se encuentra estipulado en el pedido u orden de compra con la cantidad correcta.

CONTROL DE CALIDAD La calidad de los productos siempre será un

factor importante.

Se revisarán todos los bienes entregados, así como la valoración del servicio ofrecido por el proveedor en su caso; de contener defectos, características dañadas o incompletas en los artículos, se procederá a separarlos, contarlos y registrarlos para su posterior devolución al fabricante o distribuidor (proveedor) que hizo la entrega.

RECHAZO Y DEVOLUCIONES Es el regreso físico de la

mercancía que no cumple con las características impuestas por el área de control de calidad que van acompañadas siempre por un documento físico que describe las causas por la que se somete dicha acción.

PAGOS El pago es la remuneración

económica por obtener el bien y/o servicio del proveedor al comprador, ya sea en forma de dinero en efectivo, transferencia electrónica o cualquier otro medio que sea indirectamente el cobro de cierta cantidad de efectivo, en contra exhibición de la factura correspondiente.

FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE ADQUISICIONES

SEGUIMIENTO DE LA ORDEN DE COMPRA

DISTRIBUCIÓN DE LAS COPIAS DE LA ORDEN DE COMPRA U ORDEN DE

SERVICIO.

GESTIÓN DEL CICLO DE PEDIDOS

SEGUIMIENTO DE LA ORDEN DE COMPRA

Cualquier organización, grande o pequeña necesita saber lo que está siendo comprado, el precio pagado por la compra y los proveedores de los cuales los productos están siendo comprado.

Con toda esta información las empresas pueden fácilmente identificar áreas en donde se deben reducir los gastos, fortalecer políticas y eliminar excesos.

ORDEN DE COMPRA Una orden de compra es un documento numerado emitido por un

comprador a un vendedor.

Los detalles de la compra se enumeran específicamente en cuanto al tema, la cantidad, precio, fecha de entrega esperada, el precio por unidad.

La compañía personal tiene la autoridad de hacer órdenes de compra.

Este documento puede ser usado por cualquiera de las partes (comprador o vendedor), para cubrir en el caso de una controversia

PARA QUE SE UTILIZAN LAS ORDENES DE COMPRA

El registro y el control de inventario es una gran preocupación para todas las empresas que hacen un gran volumen de compra y ventas de mercancías.

Sin buenos registros, una empresa puede obtener muy rápidamente un desorden de papel, que tiene poco sentido.

Las ordenes de compras ayudan a mantener este problema bajo control y los niveles de inventario en los niveles eficientes.

Hacer el seguimiento de las órdenes de pérdida o retraso puede ser difícil de conciliar sin la información adecuada.

COMO ENVIAR ORDENES DE COMPRA Por fax o por correo electrónico las órdenes de compra son los más utilizadas

comúnmente en la comunidad empresarial.

Las órdenes de compra pueden ser por teléfono o verbales (??).

Por correo puede ser la última elección debido a la lentitud del correo (¿postal?).

Algunas empresas utilizan este medio para confirmar Órdenes de compra verbales.

El fax o correo electrónico se utiliza, ya que es rápido y puede ser confirmado de nuevo.

Algunas empresas utilizan este método para el seguimiento de una orden por teléfono.

LEGALIDAD DE UNA ORDEN DE COMPRA

Una orden de compra es considerada un documento legal y es vinculante para el comprador si el vendedor realiza la entrega según lo acordado.

Errores, que se encuentren en la orden de compra, no son culpa del vendedor.

Esta es la razón para la redacción en el contenido de hechos importantes; si un vendedor no puede cumplir con los términos estipulados, el comprador debe ser notificado de inmediato a la recepción de una nueva Orden de compra.

PORQUE HACERLE SEGUIMIENTO A LAS ORDENES DE COMPRA

Muestra claridad a una orden de compra.

Cualquier objeto puede ser reducido a sus componentes esenciales y deja poco margen para el error.

Malentendidos entre el vendedor y el comprador en cuanto a lo que se compró, la cantidad, el precio y el transporte marítimo se reducen a una orden por escrito.

Las situaciones quedan claras antes del envío.

La eliminación de posibles errores en los pedidos entregados es un buen negocio.

Ningún proveedor quiere tratar con ira los clientes que han enviado el artículo equivocado o la cantidad equivocada.

Esto es particularmente importante, si el cliente está ejecutando su inventario sobre una base "solo a tiempo".

Los artículos entregados son correctamente sobre la base de la orden de compra y son como dinero en el banco al vendedor.

PORQUE HACERLE SEGUIMIENTO A LAS ORDENES DE COMPRA

Si la parte de compra de comete un error en la Orden de compra, el error en la entrega es su culpa y no la del vendedor. (??)

La reducción de pedidos a la forma escrita es mucho mejor que la verbal con seguimiento ya sea por fax o correo electrónico.

PORQUE HACERLE SEGUIMIENTO A LAS ORDENES DE COMPRA

FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE ADQUISICIONES

SEGUIMIENTO DE LA ORDEN DE COMPRA

DISTRIBUCIÓN DE LAS COPIAS DE LA ORDEN DE COMPRA U ORDEN DE

SERVICIO.

GESTIÓN DEL CICLO DE PEDIDOS

CENFROCAFENº :

Fecha :Sección :

Sirvase comprar lo siguiente :

CODIGO CANTIDAD UNIDAD

MOTIVO DEL PEDIDO AUTORIZADO

No existe en stock Otro, especifique………………. FUNCIONARIO

NO CONTABILIZABLE

ALMACEN

SOLICITADO

SOLICITUD DE COMPRA

DESCRIPCION

CENFROCAFENº :

Fecha :Sección :

Sirvase comprar lo siguiente :

CODIGO CANTIDAD UNIDAD

MOTIVO DEL PEDIDO AUTORIZADO

No existe en stock Otro, especifique………………. FUNCIONARIO

NO CONTABILIZABLE

ALMACEN

SOLICITADO

SOLICITUD DE COMPRA

DESCRIPCION

Distribución de la

Solicitud de Compra

Original:

Encargado de Compras.

Copia:

Archivo de almacén.

CENFROCAFENº :

Fecha :

Señores : ………………………………………………………..Sírvase entregar en nuestros almacenes por nuestra cuenta lo siguiente:

CANTIDAD UNIDAD DESCRIPCION P. UNITARIO TOTAL

CONDICIONES DE PAGO:

DEPARTAMENTO DE COMPRAS AUTORIZADO

NO CONTABILIZABLE

ORDEN DE COMPRA

CENFROCAFENº :

Fecha :

Señores : ………………………………………………………..Sírvase entregar en nuestros almacenes por nuestra cuenta lo siguiente:

CANTIDAD UNIDAD DESCRIPCION P. UNITARIO TOTAL

CONDICIONES DE PAGO:

DEPARTAMENTO DE COMPRAS AUTORIZADO

NO CONTABILIZABLE

ORDEN DE COMPRA

Distribución de la

Orden de Compra

Original:ProveedorCopia: Archivo de compraCopia: AlmacénCopia: Departamento de Contabilidad

CENFROCAFENº :

Fecha :

Referencia:Orden de Compra Nº :Guía de Remisión Nº :Proveedor: ……………………………………………………………………………

CÓDIGO CANTIDAD UNIDAD ARTICULO P. UNITARIO TOTAL

RECEPCIONISTA VERIFICADO OBSERVACIONES

SI SE CONTABILIZA

NOTA DE INGRESO AL ALMACEN

CENFROCAFENº :

Fecha :

Referencia:Orden de Compra Nº :Guía de Remisión Nº :Proveedor: ……………………………………………………………………………

CÓDIGO CANTIDAD UNIDAD ARTICULO P. UNITARIO TOTAL

RECEPCIONISTA VERIFICADO OBSERVACIONES

SI SE CONTABILIZA

NOTA DE INGRESO AL ALMACEN

Distribución de la Nota de

Ingreso al almacén

Original: Departamento de contabilidad

Copia: Jefe de compras

Copia: Almacén (Kardex)

CENFROCAFENº :

Fecha :

Referencia: Orden de Compra Nº :Guía de Remisión Nº :Proveedor: ……………………………………………………………………

CÓDIGO CANTIDAD UNIDAD ARTICULO P. UNITARIO TOTAL

REMITENTE AUTORIZADO OBSERVACIONES

SI SE CONTABILIZA

VALE DE DEVOLUCIÓN DE MATERIALES

CENFROCAFENº :

Fecha :

Referencia: Orden de Compra Nº :Guía de Remisión Nº :Proveedor: ……………………………………………………………………

CÓDIGO CANTIDAD UNIDAD ARTICULO P. UNITARIO TOTAL

REMITENTE AUTORIZADO OBSERVACIONES

SI SE CONTABILIZA

VALE DE DEVOLUCIÓN DE MATERIALES

Distribución de la Nota de

devolución de materiales

Original: ProveedorCopia: Departamento de contabilidadCopia: Jefe de compras.Copia: Almacén (Kardex)

CENFROCAFENº :

Fecha :

Orden de Producción Nº :Centro de Costos :

CODIGO DESCRIPCION CANTIDAD UNIDAD IMPORTE

ENTREGADO POR JEFE DE ALMACEN RECIBIDO POR

SI SE CONTABILIZA

VALE DE SALIDA DE MATERIALES

CENFROCAFENº :

Fecha :

Orden de Producción Nº :Centro de Costos :

CODIGO DESCRIPCION CANTIDAD UNIDAD IMPORTE

ENTREGADO POR JEFE DE ALMACEN RECIBIDO POR

SI SE CONTABILIZA

VALE DE SALIDA DE MATERIALES

Distribución del Vale de salida de

materiales

Original: Departamento de Contabilidad

Copia: Almacén (kardex)

Copia: Jefe de campo

CENFROCAFE Nº :

Referencia: Vale de Salida Nº :Centro de Costos Nº :

CÓDIGO CANTIDAD UNIDAD DESCRIPCIÓN P. UNITARIO TOTAL

AUTORIZA RECIBE CONFORME

SI SE CONTABILIZA

NOTA DE REINGRESO DE MATERIALES

CENFROCAFE Nº :

Referencia: Vale de Salida Nº :Centro de Costos Nº :

CÓDIGO CANTIDAD UNIDAD DESCRIPCIÓN P. UNITARIO TOTAL

AUTORIZA RECIBE CONFORME

SI SE CONTABILIZA

NOTA DE REINGRESO DE MATERIALES

Distribución de la Nota de reingreso de materiales

Original: Departamento de Contabilidad

Copia: Almacén (kardex)

Copia: Jefe de campo

FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE ADQUISICIONES

SEGUIMIENTO DE LA ORDEN DE COMPRA

DISTRIBUCIÓN DE LAS COPIAS DE LA ORDEN DE COMPRA U ORDEN DE

SERVICIO.

GESTIÓN DEL CICLO DE PEDIDOS

GESTION DEL CICLO DE PEDIDOS Un pedido se puede definir como un compromiso firme entre

dos partes (proveedor y cliente) que reúne todas las condiciones mínimas necesarias para establecer una relación comercial entre ellas de manera que una de las partes ( el proveedor) pone a disposición de la otra (cliente) los productos o servicios comprometidos, bajo las condiciones pactadas.

GESTION DEL CILO DE PEDIDOS Cabe destacar su distinción respecto a la intención de

compra, la cual no implica compromiso firme entre ambas partes y que por esa cualidad, no forma parte de la gestión de pedidos y distribución, aunque sí para la realización de previsiones.

Es decir, una intención de compra es un pedido en estado potencial.

ETAPAS DE LA GESTION DEL CICLO DE PEDIDOS

Primera Etapa: Recepción del Pedido.

Se recibe la información acerca de un producto que se necesita.

Entre esta información se encuentra la cantidad, tiempo y aplicación.

ETAPAS DE LA GESTION DEL CICLO DE PEDIDOS

Segunda Etapa: Comprobación del Pedido.

Se verifica toda la información entre el cliente y el productor. También se analiza la forma de pago.

ETAPAS DE LA GESTION DEL CICLO DE PEDIDOS

Tercera Etapa: Comprobación de las Existencias.

Se verifica el inventario para comprobar si se puede responder con el pedido.

ETAPAS DE LA GESTION DEL CICLO DE PEDIDOS

Cuarta Etapa: Priorización de Pedidos.

Hace énfasis en servicio al cliente y fidelización.

ETAPAS DE LA GESTION DEL CICLO DE PEDIDOS

Quinta Etapa: Preparación del Pedido.Aclara las características del transporte del pedido.

ETAPAS DE LA GESTION DEL CICLO DE PEDIDOS

Sexta Etapa: Envío y Entrega.

El producto o la mercancía es despachada y entregada al comprador.

ETAPAS DE LA GESTION DEL CICLO DE PEDIDOS

Séptima Etapa: Facturación.

Se hace entrega de toda la documentación que soporta el precio del producto y sus declaraciones y cláusulas.

ETAPAS DE LA GESTION DEL CICLO DE PEDIDOS

Octava Etapa: Cobro.

Se recibe la cantidad de dinero acordado para el pago del producto.