BAB IPENDAHULUANA. Latar Belakang MasalahSuatu perusahaan pada
saat didirikan mempunyai tujuan yang berbeda, namun pada umumnya
tujuan perusahaan adalah mendapatkan laba atas hasil usaha yng
dijalankan. Seiring dengan berkembangnya perusahaan dibutuhkan
lebih banyak tenaga kerja untuk menunjang kegiatannya, namun
terkadang ditemui kesulitan dalam pencarian tenaga kerja yang
berkualitas karena harus mempertimbangkan kesejahteraan dan upah
yang kompetitif dengan peusahaan lain. Gaji adalah balas jasa dalam
bentuk uang yang diterima tenaga kerja berdasarkan kesepakatan yang
telah ditentukan sebelumnya. Sedangkan Upah adalah balas jasa dalam
bentuk uang yang diterima berdasarkan jam kerja yang telah
ditentukan.Dalam sistem penggajian, data pemakaian tenaga kerja
dari setiap pegawai dikumpulkan kemudian dilakukan penghitungan
gaji bagi tiap pegawai dan selanjutnya mengeluarkan cek pembayaran
kepada pihak pegawai. Karena kompleksitas akuntansi yang berkaitan
dengan gaji, kebanyakan perusahaan memiliki sistem terpisah untuk
pemrosesan pembayaran gaji.Prosedur pengupahan dan penggajian yang
baik seharusnya dijalankan dengan efektif. Untuk itu maka
diperlukan informasi yang relevan sebagai sarana komunikasi yang
nantinya dapat digunakan untuk pengambilan keputusan bagi pihak
yang berkepentingan. Informasi merupakan kebutuhan utama manajemen
dalam melaksanakan fungsi-fungsinya. Manajemen membutuhkan banyak
informasi agar dapat bekerja secara efektif dan efisien. Informasi
yang banyak tersebut tidak mungkin ditampung seluruhnya oleh
manajemen. Untuk itu diperlukan suatu sistem yang dapat mendukung
kebutuhan manajemen dalam mengelaola perusahaan yaitu sistem
informasi akuntansi.Sistem Informasi Akuntansi merupakan salah satu
sarana untuk melakukan pengendalian terhadap prosedur pengupahan
dan penggajian agar pelaksanaannya dapat berjalan sesuai rencana
untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dengan adanya Sistem
Informasi Akuntansiyang baik diharapkan dapat menghindari
penyimpangan-penyimpangan yang terjadi di perusahaan. Oleh sebab
itu sangatlah jelas bahwa sistem informasi mempunyai hubungan yang
erat dengan sistem pengupahan dan penggajian.
B. Rumusan MasalahPokok permasalahan yang kami angkat dalam
makalah ini adalah:1. Apa saja aktivitas yang ada dalam sistem
penggajian dan pengupahan?2. Apa saja informasi yang diperlukan
manajemen dalam sistem penggajian dan pengupahan?3. Apa saja
dokumen yang digunakan dalam sistem penggajian dan pengupahan?4.
Apa saja catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penggajian
dan pengupahan?5. Apa saja fungsi yang terkait dalam sistem
penggajian dan pengupahan?6. Bagaimana unsur pengendalian internal
dalam sistem penggajian dan pengupahan?
C. Tujuan PenulisanAdapun tujuan dari observasi yang kami
lakukan adalah:1. Mengetahui aktivitas yang ada pada sistem
penggajian dan pengupahan.2. Untuk mengetahui informasi yang
diperlukan pada sistem penggajian dan pengupahan.3. Mengetahui
dokumen apa saja yang ada di dalam sistem penggajian dan
pengupahan.4. Mengetahui catatan akuntansi yang digunakan pada
sistem penggajian dan pengupahan.5. Mengetahui fungsi yang terkait
pada sistem penggajian dan pengupahan.6. Mengetahui bagaimana unsur
pengendalian internal pada sistem penggajian dan pengupahan.
D. Manfaat Penulisan1. Bagi penulis, laporan observasi ini
diharapkan dapat lebih mengembangkan kemampuan dan sebagai sarana
untuk memperbaiki sikap dimasa mendatang dalam membuat suatu
laporan.2. Bagi pembaca agar mengetahui bagaiman SIA bekerja dalam
suatu perusahaan terutama dalam pengendalian sistem pengupahan dan
penggajian.3. Bagi penulis lain, laporan ini bisa menjadi
referensi/rujukan untuk pembuatan laporan selanjutnya dan
menganalisis SIA dalam pengendalian internal lainnya.4. Bagi
perusahaan, laporan ini diharapkan menjadi bahan pertimbangan untuk
menetapkan atau menjalankan sistem informasi akuntansi yang telah
ada terutama yang berhubungan dengan pengupahan dan penggajian.
BAB IIPEMBAHASAN2.1 Sistem Penggajian Dan Pengupahan Sistem
akuntansi penggajian dan pengupahan dalam perusahaan manufaktur
melibatkan fungsi kepegawaian, fungsi akuntansi, dan fungsi
keuangan. Fungsi kepegawaian bertanggung jawab dalam pengangkatan
karyawan, penetapan jabatan, penurunan pangkat, promosi, mutasi,
dan penghentian karyawan dari pekerjaannya dan penetapan tunjangan
bagi kesejahteraan karyawannya. Fungsi keuangan bertanggung jawab
atas pelaksanaan pembayarangaji dan upah bagi kesejahteraan
karyawan. Fungsi akuntansi bertanggung jawab atas pencatatan biaya
tenaga kerja dan distribusi biaya tenaga kerja untuk kepentingan
perhitungan harga pokok produk dan informasi guna pengawasan biaya
tenaga kerja.
2.2 Informasi Yang Diperlukan Oleh ManajemenInformasi yang
dibutuhkan oleh manajemen dari kegiatan penggajian dan pengupahan
adalah:1. Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan
selama periode akuntansi tertentu.2. Jumlah biaya gaji dan upah
yang menjadi beban setiap pusat pertanggung jawaban selam periode
akuntansi tertentu.3. Jumlah gaji dan upah yang diterima setiap
karyawan selama periode akuntansi tertentu.4. Rincian unsur biaya
gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan dan setiap pertanggung
jawaban selama periode akuntansi tertentu.
2.3Dokumen Yang DigunakanDokumen yang digunakan dalam sistem
akuntansi penggajian dan pengupahan adalah:1. Dokumen pendukung
perubahan gaji dan upah.2. Kartu jam hadir.3. Kartu jam kerja.4.
Daftar gaji dan daftar upah.5. Rekap daftar gaji dan rekap daftar
upah.6. Surat pernyataan gaji dan upah.7. Amplop gaji dan upah.8.
Bukti kas keluar.Dokumen Pendukung Perubahan Gaji dan Upah. Dokumen
ini dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat keputusan yang
bersangkkutan dengan karyawan, seperti surat keputusan pengangkatan
karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif upah, penurunan
pangkat,pemberhentian sementara dari pekerjaan, pemindahaan dan
lain sebagainya.Kartu Jam Hadir. Dokumen ini digunakan oleh fungsi
pencatat waktu untuk mencatat jam hadir karyawan di perusahaan.
Catatan ini berupa daftar hadir biasa, dan berbentuk kartu hadir
yang diisi dengan mesin pencatat waktu.Kartu Jam Kerja. Dokumen
yang digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga
kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu.Daftar Gaji
dan Daftar Upah. Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upahdari setiap
karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa PPh 21, utang
karyawan, iuran untuk organisasi karyawan, dan lain
sebagainya.Rekap Daftar Gaji dan Rekap Daftar Upah. Dokumen ini
merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen, yang dibuat
berdasarkan daftar gaji dan upah. Dalam perusahaan yang produksinya
berdasarkan pesanan , rekap daftar upah dibuat untuk membebankan
upah langsung dalam hubungannya dengan produk kepada pesanan yang
bersangkutan.distribusi ini dilakukan oleh fungsi akuntansi biaya
dengan rekap daftar gaji dan upahSurat Pernyataan Gaji dan Upah.
Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah
bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan
yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah. Dokumen ini
dibuat sebagai catatan rincian gaji dan upah yang diterima setiap
karyawan beserta setiap potongan yang menjadi beban setiap
karyawan.Amplop Gaji dan Upah. Uang gaji dan karyawan diserahkan
kepada setiap karyawan dalam amplop gaji dan upah. Dihalam depan
berisi informasi mengenai nama karyawan nomor identifikasi karyawan
dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan
tertentu.Bukti Kas Keluar. Dokumen ini merupakan perintah
pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi
keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang
diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
2.4 Catatan Akuntansi yang DigunakanCatatan akuntansi yang
digunakan dalam pencatatan gaji dan upah adalah:1. Jurnal Umum.2.
Kartu Harga Pokok Produk.3. Kartu biaya.4. Kartu penghasilan
karyawanJurnal Umum. Dalam pencatatan jurnal ini digunakan untuk
mencatat distribusi biaya tenaga kerjake dalam setiap departemen
dalam perusahaan.Kartu Harga Pokok Produk. Catatan ini digunakan
untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang digunakan untuk
pesanan tertentu.Kartu Biaya. Yang digunakan untuk mencatat biaya
tenaga kerja tidak langsung dan biaya tenaga kerja nonproduksi
setiap departemen dalam perusahaan.sumbernya dari bukti kartu
memorial. Kartu biaya dapat menggunakan formulir rekening dengan
debit lebar(wide debit ledger).Kartu Penghasilan Karyawan. Catatan
yang digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai
potonganyayang diterima oleh setiap karyawan. Informasi ini
digunakan untuk dasar perhitungan PPh Pasal 21 yang menjadi beban
setiap karyawan , kartu ini juga digunakan sebagai tanda terima
gaji dengan ditandatanganinya kartu tersebut oleh karyawan yang
bersangkutan.
2.5 Fungsi Yang TerkaitFungsi yang terkait dalam sistem
akuntansi penggajian dan pengupahan adalah sebagai berikut:1.
Fungsi Kepegawaian.2. Fungsi Pencatat Waktu.3. Fungsi Pembuat
Daftar Gaji dan Upah.4. Fungsi Akuntansi.5. Fungsi Keuangan.Fungsi
Kepegawaian. Fungsi bertanggung jawab untuk mencari karyawan
baru,menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan
baru, membuat surat keputusan tariff gaji dan upahkaryawan,
kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan dan
pemberhentian karyawan.Fungsi Pencatat Waktu. Fungsi ini
bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi
semua karyawan perusahaan. Sistem pengendalian intern yang baik
menyaratkan fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh
dilaksanakan oleh fungsi operasi atau oleh fungsi pembuat daftar
gaji dab upah.Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah. Fungsi ini
bertanggung jawab untu membuat daftar gaji dan upah yang berisi
penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang
menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji
dan upah.Fungsi Akuntansi. Dalam sistem ini fungsi akuntansi
bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam
hubunganya dengan pembayaran gaji dan upah karyawan
Bagian Utang. Bagian ini memegang fungsi pencatat utang yang
dalam sistempenggajian dan pengupahan bertanggung jawab untuk
memproses pembayaran gaji dan upah seperti yang terdapat dalam
daftar gaji dan upah
Bagian Kartu Biaya. Bagian ini memegang fungsi akuntansi biaya
yang dalam sistem penggajian dan pengupahan bertanggung jawab untuk
mencatat distribusi biaya kedalam kartu harga pokok produk dan
kartu biaya berdasarkan rekap daftar gaji dan upah dan kartu jam
kerja (untuk tenaga kerja langsung pabrik).
Bagian Jurnal. Bagian ini memegang fungsi pencatat jurnal yang
bertanggung jawab untuk mencatat biaya gaji dan upah dalam jurnal
umum.Fungsi Keuangan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi
cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke
bank. Dan kemudian uang tersebut dimasukkan ke amplop gaji dan upah
karyawan.
2.6 Jaringan Prosedur yang Membentuk SistemSistem penggajian
terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:1. Prosedut pencatatan
waktu hadir2. Prosedur pembuatan daftar gaji3. Prosedur distgribusi
biaya gaji4. Prosedur pembuatan bukti kas keluar5. Prosedur
pembayaran gajiSistem pengupahan terdiri dari jaringan prosedut
berikut ini:1. Prosedut pencatatan waktu hadir2. Prosedur
pencatatan waktu kerja3. Prosedur pembuatan daftar upah4. Prosedur
distribusi biaya upah5. Prosedur pembuatan bukti kas keluar6.
Prosedur pembayaran upahProsedur Pencatatan Waktu Hadir. Prosedur
ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu
hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan
menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi.
Pencatatan waktu hadir dapat menggunakan daftar hadir biasa, yang
karyawan harus menandatanganinya setiap hadir dan pulang dari
perusahan atau dapat menggunakan kartu hadir (berupa clok card)
yang diisi secara otomatis dengan menggunakan mesin pencatat waktu
(time recorder mechine).Prosedur Pencatatan Waktu Kerja. Dalam
perusahaan manufaktur yang produksinya berdasarkan pesanan,
pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang bekerja di
fungsi produksi untuk keperluan distribusi biaya upah karyawan
kepada produk atau pesanan yang menikmati jasa karyawan tersebut.
Dengan demikian waktu kerja ini dipakai sebagai dasar pembebanan
biaya tenaga kerja langsung kepada produk yang diproduksi.Prosedur
Pembuatan Daftar Gaji dan Upah. Dalam prosedur ini fungsi pembuat
daftar gaji dan upah membuat daftar gaji dan upah karyawan. Data
yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji dan upah adalah
surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan, daftar gaji
bulan sebelumnya dan daftar hadir.Prosedur Distribusi Biaya Gaji
dan Upah. Dalam prosedur ini, biaya tenaga kerja didistribusikan
kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja.
Distribusi tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya
dan perhitungan harga pokok produk.Prosedur Pembayaran Gaji dan
Upah. Prosedur ini melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan.
Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluran kas kepada fungsi
keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Fungsi
keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukkan
uang ke dalam amplop gaji dan upah dilakukan oleh juru bayar (pay
master).
2.7 Aktivitas Penggajian1. Perbarui File Induk Penggajian 2.
Perbarui Tarif dan Pemotongan pajak3. Validasi Data Waktu dan
Kehadiran4. Mempersiapkan Penggajian5. Membayar Gaji6. Hitung
Kompensasi dan Pajak yang Dibayar Perusahaan7. Keluarkan Pajak
Penghasilan dan Potongan Lain-Lain
Perbarui File Induk Penggajian (Aktivitas 1)
Aktivitas pertama dalam siklus manajemen sumber daya manusia /
penggajian melibatkan pembaruan file induk penggajian untuk
mencerminkan berbagai jenis perubahan penggajian seperti:
mempekerjakan orang baru, pemberhentian, perubahan tingkat gaji,
atau perubahan dalam pengurangan diskresi. Merupakan hal yang
penting untuk diperhatikan bahwa semua perubahan penggajian
dimaksudkan tepat pada waktunya dan secara tepat ditampilkan dalam
periode pembayaran berikutnya.
Perbarui Tarif dan Pemotongan pajak (Aktivitas 2) Aktivitas
kedua dalam siklus manajemen sumber daya manusia / penggajian
adalah memperbarui informasi mengenai tarif dan pemotongan pajak
lainnya. Perubahan tersebut terjadi ketika bagian penggajian
menerima pembaruan mengenai perubahan dalam tarif pajak dan
pemotongan gaji lainnya dari berbagai unit pemerintah dan
perusahaan asuransi.
Validasi Data Waktu dan Kehadiran (Aktivitas 3) Aktivitas ketiga
dalam siklus penggajian adalah memvalidasi data waktu dan kehadiran
pegawai. Informasi ini datang dalam berbagai bentuk, bergantung
pada status pembayaran pegawai.
Mempersiapkan Penggajian (Aktivitas 4) Aktivitas keempat dalam
siklus penggajian adalah mempersiapkan penggajian. Data mengenai
jam kerja diberikan dari departemen tempat pegawai bekerja..
Informasi tingkat gaji didapat dari file induk penggajian. Orang
yang bertanggunjawab membuat cek pembayaran tidak dapat membuat
rekord baru ke file ini.
Membayar Gaji (Aktivitas 5) Aktivitas kelima adalah pembayaran
yang sesungguhnya atas cek gaji ke pegawai. Sebagian besar pegawai
dibayar dengan menggunakan cek atau dengan penyimpanan langsung
gaji bersih ke rekening bank pribadi mereka.
Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar Perusahaan (Aktivitas
6) Perusahaan membayar beberapa pajak penghasilan dan kompensasi
pegawai secara langsung. Hukum federal dan negara bagian juga
mensyaratkan perusahaan untuk memberikan kontribusi dalam
persentase tertentu ke setiap gaji kotor pegawai, hhingga ke batas
maksimum tahunan, untuk dana asuransi kompensasi pengangguran
federal dan negara bagian. Perusahaan sering kali memberikan
kontribusi atau menanggung keseluruhan pembayaran premi asuransi
kesehatan, cacat, dan jiwa untuk para pegawai.
Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potonagn Lain-Lain (Aktivitas 7)
Aktivitas terakhir dalam proses penggajian membayar kewajiban pajak
penghasilan dan potongan sukarela lainnya dari setiap pegawai.
Organisasi harus secara periodik membuat cek atau menggunakan
transfer dana secara elektronis untuk membayar berbagai kewajiban
pajak yang terjadi.
2.8 Unsur Pengendalian InternOrganisasi1. Fungsi pembuatan
daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi keuangan. Dalam
sistem akuntansi penggajian dan pengupahan, fungsi personalia
bertanggung jawab atas tersedianya berbagai informasi
operasi,seperti nama karyawan, jumlah karyawan, pangkat, jumlah
tanggungan keluarga, tarif upah, dan berbagai tarif kesejahteraan
karyawan. Informasi operasi ini dipakai sebagai dasar untuk
menghasilkan informasi akuntansi berupa gaji dan upah yang
disajikan dalam daftar gaji dan upah,yang selanjutnya digunakan
untuk dasar pembayran gaji dan upah kepada karyawan.2. Fungsi
pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi. Waktu
hadir merupakan waktu yang dipakai sebagai salah satu dasar untuk
penghitungan gaji dan upah karyawan. Dengan demikian, ketelitian
dan keandalan data waktu hasil karyawan sangat menentukan
ketelitian dan kenadalan data gaji dan upah setiap karyawan. Sistem
Otorisasi3. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji
dan upah harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai
karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh direktur utama. Karena
pembayaran gaji dan upah didasarkan atas dokumen gaji dan upah,
maka perlu dilakukan pengawasan terhadap nama-nama karyawan yang
dimasukkan ke dalam daftar gaji dan upah guna menghindari
pembayaran gaji dan upah kepada karyawan yang tidak berhak.4.
Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat,
perubahan tariff gaji dan upah, tambahan keluarga harus didasarkan
pada surat keputusan direktur keuangan. Untuk menjamin keandalan
data gaji dan upah karyawan, setiap perubahan unsur yang dipakai
sebagai dasar untuk menghitung penghasilan karyawan harus
diotorisasi oleh yang berwenang.5. setiap potongan atas gaji dan
upah karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus
didasarkan surat potongan gaji dan upah yang diotorisasi oleh
fungsi kepegawaian. Sama seperti dengan poin nomor 4 bahwa harus
diotorisasi oleh yang berwenang (Direktur Utama dan Direktur
Keuangan) agar data gaji dan upah yang tercantum dalam daftar gaji
dan upah dapat diandalkan.6. Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh
fungsi pencatat waktu. Karena jam hadir merupakan salah satu dasar
untuk penentuan penghasilan karyawan, maka data waktu hadir tiap
karyawan harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu agar supaya
sahih sebagai dasar penghitungan gaji dan upahuntuk keperluan yang
lain.7. Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen
karyawan yang bersangkutan. Upah lembur dibayarkan kepada karyawan
yang bekerja di luar jam kerja reguler, dengan tarif upah yang
lebih tinggi dari tarif upah jam reguler. Dengan sistem otorisasi
ini, perusahaan dijamin hanya akan membayarkan upah lembur bagi
pekerjaan yang memang tidak dapat dikerjakan dalam waktu jam kerja
reguler.8. Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi
personalia, yang menunjukkan bahwa:1. Karyawan yang tercantum dalam
daftar gaji dan upah adalah karyawan yang diangkat menurut surat
keputusan pejabat yang berwenang.2. Tarif gaji dan upah yang
dipakai sebagai dasar perhitungan gaji dan upah adalah tariff yang
berlaku sesuai surat keputusan pejabat yang berwenang.3. Data yang
dipakai sebagai dasar perhitungan gaji dan upah karyawan telah
diotorisasi oleh yang berwenang.4. Perkalian dan penjumlahan yang
tercantum dalam daftar gaji dan upah telah dicek ketelitiannya9.
Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi
oleh fungsi akuntansi. Bukti kas keluar merupakan perintah kepada
fungsi keuangan untuk mengeluarkan sejumlah uang pada tanggal, dan
untuk keperluan seperti tercantum dalam dokumen tersebut.Prosedur
Pencatatan10. Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan telah
direkonsiliasi dengan daftar gaji dan upah karyawan. Kartu
penghasilan karyawan diselenggarakan oleh fungsi pembuat daftar
gaji dan upahuntuk mengumpulkan semua penghasilan yang diperoleh
masing-masing karyawan selama jangka waktu setahun.11. Tarif upah
yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya
oleh fungsi akuntansi biaya. Fungsi akuntansi biaya bertanggung
jawab atas distribsi upah langsung ke dalam kartu harga pokok
produk pesanan yang menggunakan tenaga kerja langsung yang
bersangkutan. Distribusi tersebut dilakukan berdasarkan data yang
dikumpulkan dalam kartu jam kerja.Praktik yang Sehat12. Kartu jam
hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang
terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja
langsung. Kartu jam hadir merekam jumah jam setiap karyawan berada
diperusahaan, sedangkan kartu jam kerja merinci penggunaan jam
hadir setiap karyawan.13. Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin
pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu. Untuk
menjamin keandalan data jam hadir yang direkam dalam kartu jam
hadir harus dilakukan pengawasan terhadap pemasukan kartu jam hadir
ke dalam mesin pencatat waktu.14. Pembuatan daftar gaji dan upah
harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh
fungsi akuntansi keuangan sebelum dilakukan pembayaran. Fungsi
akuntansi keuangan harus melakukan verifikasi kebenaran dan
ketelitian perhitungan gaji dan upah yang tercantum dalam daftar
upah yang dibuat oleh fungsi pembuatan daftar gaji dan upah. 15.
Penghitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan
catatan penghasilan karyawan. Dalam sistem pemungutan pajak
penghasilan atas gaji dan upah karyawan, perusahaan ditunjuk oleh
pemerintah sebagai wajib pungut pajak penghasilan yang menjadi
kewajiban karyawan, yang dikenal dengan PPh pasal 21. PPh pasal 21
ini dihitung oleh perusahaan berdasarkan data penghasilan kartawan
setahun yang dikumpulkan dalam kartu penghasilan karyawan. Agar
ketelitian dan keandalan data pajak penghasilan yang disetor oleh
perusahaan ke Kas Negara dapat diverifikasi dengan melakukan
rekonsiliasi perhitungan pajakpenghasilan setiap karyawandengan
catatan penghasilan karyawan yang tercantum dalam kartu penghasilan
karyawan yang bersangkutan.16. Catatan penghasilan karyawan
disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah. Kartu
penghasilan karyawan selain berfungsi sebagai catatan penghasilan
yang diterima karyawan selama setahun, juga berfungsi sebagai tanda
telah diterimanya gaji dan upah oleh karyawan yang berhak.
2.9 Bagan Alir Sistem Penggajian dan PengupahanKeterangan
flowchart penggajian: KaryawanKaryawan membuat data diri yang
dirangkap menjadi 1, lembar pertama dikirim ke PSDM/HCD, lembar
kedua sebagai dasar melakukan presensi yang diserahkan ke
PSDM/HCD.Setelah diproses, slip gaji yang telah divalidasi oleh
Pimpinan di serahkan bersama dengan uang/gaji oleh PSDM/HCD.
PSDM/HCDSetelah menerima data karyawan dan hasil presensi, PSDM/HCD
merekap presensi, rekapan tersebut diberikan ke bagian
keuangan.PSDM/HCD merupakan bagian yang memberikan slip gaji yang
telah divalidasi beserta dengan uang. Bagian KeuanganRekap presensi
yang diterima dari PSDM/HCD, oleh Bagian keuangan dibuat slip gaji
yang dirangkap 3, lembar pertama sebagai dasar bagian keuangan
membuat laporan penggajian, lembar kedua sebagai arsip, dan lembar
ketiga diserahkan ke Manajer. ManagerSetelah menerima slip gaji
dari keuangan, manajer memvalidasi sehingga menjadi slip gaji yang
telah divalidasi menjadi 2 rangkap, lembar pertama sebagai arsip,
lembar kedua diberikan ke PSDM/HCD yang nantinya akan diserahkan ke
karyawan. Manajer juga menerima laporan penggajian dari bagian
keuangan.
Keterangan flowchart lembur: ManajerManajer menyiapkan form
lembur yang diberikan ke customer.Manajer menerima slip gaji lembur
2 rangkap dari bagian keuangan yang divalidasi sehingga menjadi
slip gaji lembur yang telah divalidasi yang dikembalikan ke bagian
keuangan sebanyak 2 rangkap.Manajer menerima Laporan penggajian
lembur karyawan yang divalidasi lalu dijadikan arsip.
Bagian KeuanganRekap lembur yang diterima dari PSDM/HCD diproses
menjadi slip gaji lembur 3 rangkap. Slip 1 dan 2 diberikan ke
Manajer, sedangkan lembar ketiga sebagai arsip.Slip gaji lembur
yang telah divalidasi, lembar pertama sebagai dasar pembuatan
laporan penggajian lembur karyawan, sedagkan lembar kedua diberikan
ke karyawan beserta dengan uang. PSDM/HCDMenerima form lembur
karyawan yang telah diisi oleh karyawan, lalu merekapnya sehingga
menghasilkan rekap lembur rangkap 2, lembar pertama untuk bagian
keuangan, lembar kedua sebagai arsip. KaryawanKaryawan menerima
form data lembur dari Manajer, lalu diisi dan lembar pertama
diberikan ke PSDM/HCD sedangkan lembar kedua sebagai arsip.Setelah
diproses, karyawan menerima slip gaji lembur yang telah divalidasi
beserta uang dari Bagian Keuangan.
BAB IIIPENUTUP3.1 KesimpulanBerdasarkan pembahasan yang sudah di
bahas pada bab sebelumnya, maka dapat di ambil beberapa kesimpulan,
yaitu sebagai berikut :Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan
dalam perusahaan manufaktur melibatkan fungsi kepegawaian, fungsi
akuntansi, dan fungsi keuangan. Fungsi kepegawaian bertanggung
jawab dalam pengangkatan karyawan, penetapan jabatan, penurunan
pangkat, promosi, mutasi, dan penghentian karyawan dari
pekerjaannya dan penetapan tunjangan bagi kesejahteraan
karyawannya. Fungsi keuangan bertanggung jawab atas pelaksanaan
pembayaran gaji dan upah bagi kesejahteraan karyawan. Fungsi
akuntansi bertanggung jawab atas pencatatan biaya tenaga kerja dan
distribusi biaya tenaga kerja untuk kepentingan perhitungan harga
pokok produk dan informasi guna pengawasan biaya tenaga
kerja.Aktivitas yang terjadi di dalam sistem penggajian dan
pengupahan antara lain:1. Perbarui File Induk Penggajian 2.
Perbarui Tarif dan Pemotongan pajak3. Validasi Data Waktu dan
Kehadiran4. Mempersiapkan Penggajian5. Membayar Gaji6. Hitung
Kompensasi dan Pajak yang Dibayar Perusahaan7. Keluarkan Pajak
Penghasilan dan Potongan Lain-LainDokumen yang digunakan dalam
sistem akuntansi penggajian dan pengupahan adalah:1. Dokumen
pendukung perubahan gaji dan upah.2. Kartu jam hadir.3. Kartu jam
kerja.4. Daftar gaji dan daftar upah.5. Rekap daftar gaji dan rekap
daftar upah.6. Surat pernyataan gaji dan upah.7. Amplop gaji dan
upah.8. Bukti kas keluar.Unsur Pengendalian Intern dalam sistem
penggajian dan pengupahan antara lain: Organisasi1. Fungsi
pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi
keuangan.2. Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari
fungsi operasi. Sistem Organisasi3. Setiap orang yang namanya
tercantum dalam daftar gaji dan upah harus memiliki surat keputusan
pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh
direktur utama.4. Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena
perubahan pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga
harus didasarkan pada surat keputusan direktur keuangan.5. Setiap
potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan
karyawan harus didasarkan surat potongan gaji dan upah yang
diotorisasi oleh fungsi kepegawaian.6. Kartu jam hadir harus
diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu.7. Perintah lembur harus
diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan.8.
Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia.9.
Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi
oleh fungsi akuntansi. Prosedur Pencatatan10. Perubahan dalam
catatan penghasilan karyawan telah direkonsiliasi dengan daftar
gaji dan upah karyawan.11. Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu
jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi biaya.
Praktik yang Sehat12. Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan
kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai
dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung.13. Pemasukan kartu
jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi
pencatat waktu.14. Pembuatan daftar gaji dan upah harus
diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi
akuntansi keuangan sebelum dilakukan pembayaran.15. Penghitungan
pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan
penghasilan karyawan.16. Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh
fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
3.2 SaranDari pembahasan di dalam makalah ini, diharapkan agar
kiranya suatu perusahaan dapat melakukan siklus penggajian dengan
menerapakan sistem penggajian mengikuti perkembangan zaman yang
terjadi, baik secara nasional maupun internasional untuk perusahaan
yang sudah jadi go public.Selain itu dengan adanya siklus ini,
diharapkan para karyawan, baik yang memegang peranan penting,
maupun karyawan biasa, dapat memahami alur dari sistem yang di buat
oleh perusahaan tempat mereka bekerja. Sehingga, keinginan untuk
melakukan penipuan di dalam pekerjaan dapat dihilangkan demi
tercapainya profitabilitas yang besar dan kelangsungan hidup yang
baik bagi perusahaan, untuk selanjutnya membuat kemakmuran dan
kesejahteraan mereka sendiri.
DAFTAR PUSTAKA
Mulyadi. Sistem Akuntans. Edisi 3. Yogyakarta: Bagian Penerbitan
Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN,
1993http://wynona07.blogspot.com/2011/11/aktivitas-siklus-siklus-dari-sistem.htmlhttp://college-assignment.blogspot.com/2009/11/pengujian-kepatuhan-penggajian.htmlhttp://vaniaputriajah.blogspot.com/2013/06/tulisan-jurnal-akuntansi-internasional.htmlhttp://siadevelopment.blogspot.com/2012/04/pengertian-gaji-dan-upah-gajiumumnya.htmlhttp://siastephanie.blogspot.com/2012/04/siklus-penggajian-dan-upah.html
20