BAB IPENDAHULUAN1.1 Latar BelakangSistem Informasi Manajemen
(SIM). Anda pasti pernah mendengarnya. Dalam bayangan mungkin
berhubungan dengan perusahaan-perusahaan. besar. Pendapat ini
memang tak salah, namun SIM juga tak hanya sering digunakan oleh
perusahaan, lembaga pendidikan seperti universitas juga menggunakan
SIM. Sebenarnya apakah SIM itu?SIM adalah serangkaian sub-sistem
informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi yang secara rasional
mampu menstransformasikan data sehingga menjadi informasi dengan
berbagai cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan
gaya dan sifat manajer dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan .
Dengan kata lain SIM adalah sebagai suatu sistem berbasis komputer
yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan
yang sama. Dalam teori SIM, komputer bukan prasyarat mutlak bagi
sebuah SIM, namun dalam praktek SIM yang baik tidak akan ada tanpa
bantuan kemampuan pemrosesan computer. Bagaimanapun untuk melakukan
koordinasi dalam SIM akan lebih terbantu jika melibatkan
computer.Berbagai perusahaan kini memerlukan SIM. Dengan
pengelolaan SIM yang tepat, tentunya perusahaan berikut akan
berkembang. Namun meskipun telah mengeluarkan biaya yang besar,
pengembangan SIM pada suatu perusahaan tidak berhasil. Oleh karena
itu diperlukan evaluasi apa sajakah yang dapat menyebabkan
kegagalan pada pengembangan SIM tersebut.1.2 Tujuan
PenelitianTujuan penulis membuat karya tulis ini adalah untuk
mengetahui seperti apakah SIM itu sebenarnya dan faktor-faktor
apakah saja yang dapat menjadi penyebab gagalnya pengembangan SIM
di perusahaan.1.3 Identifikasi Masalah1) Seperti apakah konsep dari
sebuah Sistem Informasi Manajemen?2) Bagaimanakah tingkat evolusi
dari Sistem Informasi Manajemen?3) Mengapa banyak
organisasi/perusahaan yang gagal mengembangkan sistem
informasinya?4) Bagaimanakah perkembangan Sistem Informasi
Manajemen di Indonesia saat ini?
1.4 Pembatasan MasalahKarena pembahasan dari Sistem Informasi
Manajemen amat luas, maka penulis membatasi permasalahan yang akan
dibahas pada makalah ini, yaitu:1) Konsep dari sebuah Sistem
Informasi Manajemen.2) Alasan yang menjadi penyebab gagalnya
organisasi/perusahaan mengelola Sistem Informasi Manajemennya
sendiri
1.5 Rumusan Masalah1) Definisi serta konsep dari Sistem
Informasi Manajemen.2) Faktor-faktor penyebab gagalnya
perusahaan/organisasi mengembangkan Sistem Informasi Manajemennya
sendiri.
BAB IIMETODELOGI PENELITIAN 2.1 Waktu PenelitianPenelitian
dilakukan pada tanggal 21 Mei 2012.2.2 Metode PenelitianMetode yang
digunakan adalah metode deskriptif yaitu menjabarkan permasalahan
yang berkenaan dengan penelitian pada Buku Modul Manajemen
Universitas Pamulang Lilis Suryani, SE.2.3 Pengumpulan DataTeknik
pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah
melakukan studi kepustakaan dan browsing di internet.2.4 Studi
Kepustakaan Penulis menggunakan studi kepustakaan yaitu dengan cara
membaca buku, serta mencari sumber-sumber di internet yang
berkaitan dengan permasalahan.
BAB III PEMBAHASAN3.1 KONSEP SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Sistem
informasi Manajemen (SIM) adalah serangkaian sub sistem informasi
yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang
mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat
serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan
gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah
ditetapkan. Menurut beberapa ahli SIM adalah: Robert G. Murdick
& Joel E RossProses komunikasi dimana input dan output yang
direkam, disimpan dan diproses untuk pengambialn keputusan,
mengenai perancangan, pengoperasian dan pengendalian. Gordon B
DavisSistem manusia dan mesin yang terpadu untuk menghasilkan
informasi guna mendukung operasi manajemen dan fungsi pengambilan
keputusan dalam suatu organisasi.Dari definisi diatas dapat
diuraikan lebih lanjut bahwa:1. Sistem Informasi Manajemen memiliki
sub-sitem informasi. Sistem Informasi Manajemen adalah serangkaian
sub-sistem, dimana sub-sistem tersebut mendukung tercapainya
sasaran Sistem Informasi Manajemen dan organisasi sebagian dari
sub-sistem berperan hanya dalam satu kegiatan atau lapisan
manajemen, sementara yang lainya berperan ganda.2. Sistem Informasi
Manajemen di koordinasikan secara terpusat untuk menjamamin bahwa
data yang di proses dapat di operasikan secara terencana dan
terkoordinasi. Semuanya untuk menjamin bahwa informasi melewati dan
menuju sub-sistem yang diperlukan, serta menjamin bahwa sistem
informasi bekerja secara efisien.3. Sistem Informasi Manajemen
mentransformasikan data kedalam informasi. Apabila data diolah dan
berguna bagi manajer untuk tujuan tertentu, maka ia akan menjadi
informasi.4. Sistem Informasi Manajemen sesuai dengan gaya manajer
Sistem Informasi Manajemen dikembangkan lewat pengenalan atas sifat
dan gaya manajerial dari personil yang akan menggunakannya. Para
perancang sistem apabila akan mengembangkan Sistem Informasi
Manajemen hendaknya mempertimbangkan faktor manusiawi dengan
cermat. Apabila tidak demikian, maka sistem yang dihasilkan tidak
efektif.Untuk lebih memahami definisi dari SIM, perhatkan model
definisi SIM dibawah ini:
Pemroses informasi berada pada sebelah kiri. Ia mencakup
komputer dengan database yang berisi data dan infomasi yang berasal
data dan informasi yang berasal dari internal dan lingkungan dan
juga perpustakaan software. Unsur penting lain yang walaupun tidak
nampak pada model tersebut adalah staf spesialis infomasi.Pemroses
informasi memberikan informasi dalam tiga bentuk dasar kepada
pemakai SIM. Pemakai, yang ditampilkan di tengah dengan diagram
organisasi ditempatkan pada tingkat organisasional dan dalam semua
area fungsi.Sisi sebelah kanan dari model menunjukkan bagaimana
informasi digunakan dalam pemecahan masalah. Tanda panah besar yang
menghubungkan ketiga bentuk informasi dengan langkah pemecahan
masalah menunjukkan bagaimana pemakai menerapkan output SIM.
Informasi tersebut memberi keterangan kepada masalah, bukan kepada
keputusan tertentu, dan ia diperuntukkan bagi manajer untuk
menentukan bagaimana informasi tersebut akan digunakan.Kegiatan
dari manajemen yang merupakan salah satu bagian dari SIM,
yaitu:Proses manajemen didefinisikan sebagai aktivitas-aktivitas:
Perencanaan, formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir
tertentu adalah aktivitas manajemen yang disebut perencanaan. Oleh
karenanya, perencanaan mensyaratkan penetapan tujuan dan
identifikasi metode untuk mencapai tujuan tersebut. Pengendalian,
perencanaan hanyalah setengah dari peretempuran. Setelah suatu
rencana dibuat, rencana tersebut harus diimplementasikan, dan
manajer serta pekerja harus memonitor pelaksanaannya untuk
memastikan rencana tersebut berjalan sebagaimana mestinya.
Aktivitas manajerial untuk memonitor pelaksanaan rencana dan
melakukan tindakan korektif sesuai kebutuhan, disebut kebutuhan.
Pengambilan Keputusan, proses pemilihan diantara berbagai
alternative disebut dengan proses pengambilan keputusan. Fungsi
manajerial ini merupakan jalinan antara perencanaan dan
pengendalian. Manajer harus memilih diantara beberapa tujuan dan
metode untuk melaksanakan tujuan yang dipilih. Hanya satu dari
beberapa rencana yang dapat dipilih. Komentar serupa dapat dibuat
berkenaan dengan fungsi pengendalian.Berikut ini merupakan
karakteristik dari SIM :1. Merupakan salah satu dari 5 sub sistem
dalam CBIS (Computer Based Information System/Sistem Informasi
Berbasis Komputer).2. Merupakan tujuan untukmempertemukan seluruh
informasi yang diperlukan oleh manajer pada semua tingkat
organisasi.3. Merupakan seluruh fungsi sistem informasi didalam
suatu sub sistem input, database dan sub sistem output.4.
Memberikan gambaran terhadap atitude eksekutif dengan penyediaan
komputer untuk membantu pemecahan masalah organisasi.Kemampuan
sebuah Sistem Informasi Manajemen, meliputi :Pengetahuan tentang
potensi kemampuan sistem informasi yang dikomputerisasi akan
memungkinkan seorang manajer secara sistematis menganalisis
masing-masing tugas organisasi dan menyesuaikannya dengan kemampuan
komputer.SIM secara khusus memiliki beberapa kemampuan teknis
sesuai yang direncanakan baginya. Secara kolektif kemampuan ini
menyangkal pernyataan bahwa komputer hanyalah mesin penjumlah atau
kalkulator yang berkapasitas tinggi, sebenarnya komputer tidak
dapat mengerjakan sesuatu ia hanya mengerjakan lebih cepat. Sistem
informasi komputer dapat memiliki sejumlah kemampuan jauh diatas
sistem non komputer. Dan kemampuan ini telah merevolusikan proses
manajemen yang menggunakan informasi yang dihasilkan oleh sistem
yang telah ada. Beberapa kemampuan teknis terpenting dalam sistem
komputer :1. Pemrosesan data batch2. Pemrosesan data tunggal3.
Pemrosesan on-line, real time4. Komunikasi data dan switching
pesan5. Pemasukan data jarak jauh dan up date file6. Pencarian
records dan analisis7. Pencarian file8. Algoritme dan model
keputusan9. Otomatisasi kantor.Dengan kata lain SIM adalah sebagai
suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi
beberapa pemakai dengan kebutuhan yang sama. Sebenarnya secara
teori, komputer bukanlah persyarat mutlak bagi sebuah Sistem
Informasi Manajemen (SIM), namun dalam praktek agaknya menjadi
suatu kepercayaan bahwa Sistem Informasi Manajemen yang baik tidak
akan berjalan lancar tanpa bantuan kemampuan sebuah komputer,
sehingga timbulah sistem informasi berbasis komputer (CBIS).
Berikut ini merupakan bagan yang menjelaskan SIM sebagai sub unit
suatu sistem
Computer-BasedInformation System
(CBIS)DataProccesingSystemManagementInformation System
(MIS)DecissionSupportSystemOffice AutomationSystemExport
SystemBagan diatas menunjukkan SIM sebagai subsistem Sistem
Informasi Berbasis KomputerPara pemakai biasanya membentuk suatu
entitas organisasi formal, perusahaan atau sub unit dibawahnya.
Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya
mengenai apa yang terjadi di masa lalu, apa yang terjadi sekarang
dan apa yang mungkin terjadi di masa yang akan datang. Informasi
tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan
ouput dari model matematika. Output informasi digunakan oleh
manajer maupun non manajer dalam perusahaan saat mereka membuat
keputusan untuk memecahkan masalah.3.2 PENGERTIAN SISTEM INFORMASI
PERUSAHAAN
Sistem Informasi Perusahaan adalah suatu sistem berbasis
komputer yang dapat melakukan semua tugas akuntansi standar bagi
semua unit organisasi secara terintegrasi dan terkoordinasi.
Disebut juga EntIS (Enterprise Information System).
Pengertian Lain:Platform teknologi yang bisa menyatukan semua
informasi dari berbagai bagian menjadi satu informasi secara
logical, sehingga perusahaan/organisasi mendapatkan informasi yang
dibutuhkan dengan mudah.
Enterprise Information System ( EntIS )Alasan penggunaan
Enterprise karena sistem ini mencangkup seluruh set proses yang
digunakan oleh organisasi, Manufaktur, Penjualan, Pembeliaan Dan
fungsi bisnis lainnya.
Tujuan EntIS :Mengumpulkan dan menyebarkan data ke seluruh
proses yang terdapat di sebuah organisasi. EntIS menyediakan data
yang digunakan manajer untuk membuat sebuah keputusan dalam
merencanakan dan mengendalikan proses bisnis.
Contoh EntIS :ERP, merupakan sistem yang memungkinkan manajemen
atas seluruh sumber daya manufaktur (MRP) yang berasal dari area
manufaktur.
Evolusi Sistem Informasi PerusahaanDimulai dengan ide untuk
membuat suatu tempat penyimpanan yang dapat diakses oleh seluruh
resource yang ada di dalam perusahaan.
Tahun 1960, Sistem Pengolahan Transaksi Berevolusi menjadi
Sistem Informasi Manajemen (SIM). Alasan penggunaan Sistem
Informasi Manajemen (SIM) karena para manajer tidak puas hanya
menghitung apa yang telah terjadi di dalam bisnis, mereka ingin
mengendalikanbisnis di masa depan. Berevolusi menjadi Sistem
Pencatatan Kebutuhan Material (MRP). MRP pertama kali dikembangkan
di area manufaktur untuk mengawasi permasalahan pengendalian
persediaan yang rumit. MRP II Menyatukan proses bisnis yang
sebelumnya dipandang sebagai proses-prose yangTerpisah. Menyatukan
berbagai proses berarti mengintegrasikan berbagai sistemInformasi
terpisah untuk proses tersebut. Menggambarkan perubahan pola pikir
manajemen untuk memperlakukan berbagaiProse yang terpisah tetapi
berkaitan erat sebagai satu kesatuan.Enterprise Resource Planning
(ERP) merupakan seluruh sistem informasi mengenai berbagai proses
di dalam batas perusahaan dikonsolidasi.Perkembangan Sistem
Informasi di PerusahaanBagi perusahaan konservatif yang memutuskan
untuk melibatkan teknologi informasi dalam aktivitasnya
sehari-hari, perjalanan implementasi yang ada merupakan sebuah
evolusi. Sebelum teknologi informasi memiliki fungsi yang strategis
dalam arti kata dapat secara signifikan meningkatkan kepuasan
pelanggan terhadap produk atau jasa yang diberikan perusahaan,
teknologi informasi harus melalui skenario tertentu yang dimulai
dengan peranannya sebagai alat bantu untuk meningkatkan efisiensi
perusahaan. Kecepatan evolusi yang harus dilalui sangat bergantung
kepada bagaimana manajemen dapat menilai dan meningkatkan fungsi
teknologi informasi bagi perusahaannya.Jarang sekali terlihat
sebuah perusahaan yang langsung dapat memanfaatkan teknologi
informasi yang dimilikinya menjadi sesuatu yang strategis. Biasanya
cara manajemen memandang teknologi informasi dan benefit yang
diharapkan dari penggunaannya melalui sebuah skenario evolusi
serupa. Sebuah lembaga riset internasional mendeskripsikannya
sebagai suatu inovasi penggunaan teknologi informasi di perusahaan.
Secara umum, ada lima tahapan evolusi yang biasa dilalui sebuah
organisasi (Primozic et.al., 1991).Terhadap lima tahapan evolusi
ini, secara garis besar, pemanfaatan teknologi informasi dapat
dilihat dari dua sudut: fokus atau harapan manajemen akan benefit
yang harus diberikan teknologi informasi, dan penggunaan atau
fungsinya sehari-hari untuk memenuhi harapan tersebut.Permasalahan
pertama yang biasa ditemui oleh para manajer di perusahaan adalah
problem efisiensi proses kerja atau aktivitas operasional setiap
hari. Permasalahan ini sangat klasik dihadapi perusahaan
tradisional sampai modern karena semuanya melibatkan urusan
administrasi. Mulai dari hal-hal yang paling kritikal seperti
fungsi keuangan (tentu saja untuk sebuah perusahaan baru, kontrol
terhadap arus uang yang masuk dan keluar adalah masalah yang harus
diprioritaskan), sampai dengan urusan paperworks (manajemen
dokumentasi). Secara tidak ragu-ragu perusahaan akan menanamkan
investasinya untuk membeli komputer jika jelas terbukti bahwa
urusan administratif akan menjadi lebih murah, lebih baik, dan
lebih cepat dalam tiga hal pokok: efisiensi, efektivitas, dan
kontrol internal.
Sumber: Keneth Primozic et.al, 1991
Tahap kedua dalam evolusi disebut sebagai leveraging investment
dimana komputer atau teknologi informasi dipandang sebagai suatu
asset perusahaan yang menguntungkan dibandingkan dengan penggunaan
teknologi serupa (value for money). Biasanya perbandingan tersebut
dilihat dari seberapa menguntungkan dari segi finansial seandainya
teknologi informasi menggantikan teknologi terdahulu dalam proses
penciptaan produk atau pelayanan yang ditawarkan perusahaan.
Sebutlah penggunaan internet phone yang jauh lebih murah karena
untuk komunikasi interlokal atau internasional hanya akan
dibebankan pulsa lokal. Contoh lainnya adalah penggunaan email yang
dapat menghemat biaya pengiriman dokumen-dokumen melalui kurir
lokal atau internasional.Tahap evolusi ketiga yang dilalui adalah
ketika teknologi informasi sudah dilibatkan secara langsung dalam
proses penciptaan produk atau jasa sehingga secara nature
meningkatkan kualitas produk atau jasa yang ditawarkan. Kriteria
cukup jelas di sini untuk mengukur seberapa jauh tingkat
efektivitas teknologi informasi yang dimiliki. Manajemen akan
melihat apakah dengan diimplementasikannya sistem teknologi
informasi akan dapat meningkatkan pendapatan atau revenue
perusahaan atau tidak (company growth). Salah satu ukuran yang
sering digunakan adalah dengan melihat perubahan pada market share.
Jenis-jenis teknologi informasi yang popular dimanfaatkan pada
periode ini adalah yang secara langsung meningkatkan kepuasan
pelanggan, terutama yang berhubungan dengan pelayanan kepada
customers. Contohnya adalah call center atau hot line di industri
perbankan yang dapat melayani pertanyaan-pertanyaan sampai dengan
instruksi transaksi yang diinginkannasabah (sehingga yang
bersangkutan tidak harus berlelah-lelah datang dan antri di bank).
Contoh lainnya adalah pembelian berang melalui mail order yang
dapat dengan mudah dilakukan melalui internet.Periode keempat
adalah tahapan dimana perusahaan yang sudah mature akan
mempertimbangkan untuk memperbaiki kinerja internal perusahaan.
Caranya adalah dengan memfokuskan diri pada kualitas pengambilan
keputusan. Decision Support System dan Executive Information System
adalah dua jenis aplikasi teknologi informasi yang mendominasi
perusahaan-perusahaan modern yang ingin meningkatkan kualitas
manajemen dalam menunjang proses pengambilan keputusan. Filosofi
yang dipergunakan sehubungan dengan hal ini cukup simple dan
straightforward. Data akan diolah menjadi informasi, informasi akan
menjadi knowledge, dan knowledge inilah yang akan menjadi modal
utama untuk meningkatkan kinerja perusahaan karena merupakan basis
dalam pengambilan keputusan. Tidak sedikit perusahaan-perusahaan
yang memutuskan untuk melakukan perubahan besar-besaran seperti
restrukturisasi, business process reengineering, total quality
management, change management, danprogram-program manajemen
perubahan lainnya untuk memperbaiki kinerja perusahaan. Teknologi
informasi sebagai fasilitas penunjang dalam pengambilan keputusan
dilihat sebagai salah satu komponen utama yang menjadi pedoman
dalam pendefinisian sistem dan prosedur perusahaan yang baru.Era
kelima yang merupakan evolusi terakhir yang dialami terutama oleh
perusahaan yang bergerak di bidang jasa. Pada tahap ini, perusahaan
secara agresif melakukan eksploitasi pengembangan teknologi
informasi untuk menjangkau para pelanggan atau calon pelanggan di
mana saja, kapan saja, 24-jam sehari, dan 7 hari seminggu. Bahasa
populernya adalah bahwa di era globalisasi, teknologi menawarkan
dunia industri untuk menembus batas ruang dan batas waktu. Sesuai
dengan teori supply chain management yang menekankan pentingnya
hubungan langsung antara pelanggan dan perusahaan dapat dengan
mudah dilakukan melalui utilisasi teknologi informasi
tercanggih.Contohnya adalah home banking yang menawarkan nasabah
untuk dapat melakukan transaksi perbankan dari rumah (seperti
transfer uang, pembayaran listrik dan telepon, melihat saldo, dan
lain sebagainya). Di Amerika, nasabah yang bersangkutan diberikan
disket untuk diinstalasi ke dalam komputernya masing-masing
sehingga transaksi dapat dilakukan dari rumah melalui internet.
Bahkan belakangan ini sudah ada bank yang bekerja sama dengan
perusahaan TV kabel untuk menghasilkan produk home banking melalui
Web-TV. Contoh teknologi lain adalah electronic commerce yang
menawarkan masyarakat untuk belanja kebutuhannya seperti buku,
pakaian, komputer, alat-alat kantor, dan lain-lain - melalui
internet, atau lebih dikenal dengan istilah home shopping. Di
bidang jasa lainnya, rumah sakit menawarkan fasilitas tele medicine
yang menghubungkan dokter dengan pasiennya di mana saja melalui
jaringan komputer multimedia.Jika dianalisis lebih jauh, kelima era
tersebut dapat dikategorikan menjadi dua. Pada kedua era pertama,
terlihat bahwa tujuan perusahaan melibatkan penggunaan teknologi
informasi adalah untuk menghemat pengeluaran atau biaya-biaya
perusahaan (reducing the cost by saving money). Pada era
globalisasi dimana teknologi informasi merupakan salah satu kunci
keberhasilan usaha, perusahaan yang masih berada pada kedua tahap
evolusi ini dapat digolongkan sebagai perusahaan tradisional.
Sementara golongan kedua adalah tahap-tahap dimana teknologi
informasi sudah dipergunakan untuk meningkatkan pendapatan
(revenue) perusahaan (make money). Bahkan untuk beberapa industri,
teknologi informasi mutlak dibutuhkan untuk berkompetisi. Tanpa
keberadaannya, akan mustahil perusahaan dapat survive (remain in
business) karena tidak dapat bersaing dengan perusahaan-perusahaan
sejenis. Dapatkah sebuah bank retail saat ini menjaring nasabah
sebanyak-banyaknya tanpa memiliki fasilitas ATM?
Penerapan Sistem Informasi PerusahaanTerdapat 3 (tiga) hal yang
perlu diperhatikan oleh perusahaan ketika memulai untuk menerapkan
sistem informasi perusahaan (EntIS), yaitu :1) Pemilihan Penjual
Perangkat Lunak2) Pelatihan Pemakai3) Pendekatan Peralihan
Pengembangan/Penerapan Sistem Informasi di Perusahaan. Contoh:
PT Kokoh Inti ArebamaPenerapan sistem informasi terintegrasi di
suatu perusahaan tidaklah semudah yang dibayangkan, terlebih di
Indonesia dengan tingkat pembajakan software yang begitu tinggi
menyebabkan orang memandang software adalah suatu produk yang
sangat murah. Oleh karena itu jika suatu perusahaan ingin membuat
suatu sistem informasi terintegrasi biasanya mereka akan terkejut
dengan harganya yang dianggap terlalu mahal dan segera membatalkan
rencana tersebut, walaupun sebenarnya tingkat efisiensi yang akan
diperoleh akan jauh lebih tinggi dibandingkan biaya yang
dikeluarkan untuk pembangunan sebuah sistem.
Selain itu masih banyak perusahaan-perusahaan, terutama yang
belum menerapkan ISO, tidak memiliki bisnis proses yang baku. Masih
banyak terjadi, dimana satu karyawan memiliki pekerjaan rangkap di
beberapa divisi yang berbeda, terutama pada perusahaan keluarga
dimana hampir seluruh keputusan diambil oleh satu orang saja, hal
ini menyebabkan sistem informasi tidak bisa diterapkan. Biasanya
dalam penerapan suatu sistem informasi, langkah pertama adalah
menganalisa ataupun memperbaiki bisnis proses yang sudah ada agar
menjadi lebih baik. Oleh karena itu diperlukan seorang pimpinan
perusahaan yang open minded, yang bisa menerima perkembangan
teknologi, yang memiliki visi misi perusahaan untuk terus
berkembang. Hal inilah yang merupakan modal dasar dalam penerapan
sistem informasi, tanpa adanya hal tersebut, hasil terbaik tidak
akan bisa didapat walaupun banyak biaya yang sudah dikeluarkan dan
banyak hal yang sudah dikorbankan.
Faktor dominan lain yang menjadi penghalang adalah user, para
karyawan, terutama generasi tua yang sudah terbiasa melakukan
pekerjaan secara manual secara bertahun-tahun. Mereka sangat sulit
menerima sistem baru yang akan diterapkan. Terlebih banyak diantara
mereka yang gaptek dimana hampir tidak pernah bersentuhan dengan
komputer. Hal ini akan menyebabkan ketakutan pada diri mereka jika
sistem informasi diterapkan, mereka tidak dapat berbuat apa-apa dan
menjadi tersingkir. Peran user terbesar adalah ketika sistem
informasi selesai dibuat dan akan disosialiasikan. Kebanyakan
perusahaan hanya memikirkan biaya pembuatan sistem informasi saja,
padahal biaya untuk sosialisasi sistem biasa jauh lebih besar
daripada biaya pembuatannya. Mayoritas user pada saat sosialisasi
akan mencoba menghindar dan menolak dengan berbagai alasan seperti
sibuk, tidak mengerti, nanti saja dll. Oleh karena itu diperlukan
tindakan tegas dan teladan dari segenap direksi dan pimpinan
manajerial untuk menerapkan sistem informasi secara menyeluruh,
bahkan banyak perusahaan yang menerapkan jika tidak mau menggunakan
sistem baru, silahkan mengundurkan diri. Dengan adanya dorongan
seperti ini maka mau tidak mau user akan menggunakan sistem
informasi tersebut dan sistem informasi akan menjadi berguna bagi
perusahaan, karena sebaik-baiknya suatu sistem informasi, jika
tidak dipakai akan sia-sia belaka.Contoh:Guna mendukung ambisi
menjadi distributor bahan bangunan terbesar di Indonesia, PT Kokoh
Inti Arebama mengganti sistem TI inti buatan sendiri dengan
aplikasi dari vendor besar. Awalnya sistem yang dibangun sendiri
merupakan sistem yang sederhana dan hubungan antar cabangnya belum
tersambung secara online. Tetapi seiring dengan kebutuhan yang
semakin besar, maka mereka memutuskan untuk mencari suatu sistem
yang bisa memenuhi kebutuhan dari sisi kontrol internal, serta
informasi yang cepat dan akurat bagi manajemen. Setelah melakukan
benchmarking dengan perusahaan lain yang sejenis, dan mengundang
vendor solusi IT (SAP, Oracle dan Microsoft), akhirnya diputuskan
untuk menggunakan solusi dari Microsoft. Karena solusi dari
Microsoft ini dinilai cukup sesuai dengan kebutuhan dan sistem ini
user-friendly.
Implementasi sistem ERP ini mempunyai sasaran yaitu
pengintegrasian antara sistem logistik dengan sistem manajemen
penjualan, pemasaran dan keuangan dan mengintegrasikan
cabang-cabangnya. Dalam pengimplementasiannya tidak ada masalah
dari para karyawan karena sistemnya yang sudah user-friendly,
lagipula mereka juga telah mengantisipasi kemungkinan yang dapat
menghambat seperti melakukan pendekatan antara lain dengan
pemberian dukungan secara top-down ke semua jajaran operasional;
mengadakan prapelatihan bagi kepala cabang dan administrasi sebelum
dilakukan pelatihan untuk end-user; serta melakukan demo aplikasi
ke seluruh user di cabang melalui kepala cabang.
Secara keseluruhan, melalui implementasi sistem ERP ini
diharapkan tercipta suatu sistem kontrol yang baik dari pusat ke
cabang. Karena segala sesuatunya dapat dimonitor dari pusat secara
online dan real time melalui layar komputer. Melalui pola
tersentralisasi ini, kantor pusat dapat memantau jenis barang yang
dijual, kondisi stok barang hingga pemberian kredit ke pelanggan,
serta pembuatan laporan keuangan menjadi lebih cepat. Dari sisi
efisiensi, adanya peningkatan seperti waktu yang dibutuhkan untuk
pembuatan keputusan menjadi lebih cepat karena pelaporan dari
cabang/gudang lebih cepat dan dapat dipantau secara langsung dari
layar komputer.
Adapun rencana ke depannya dari PT Kokoh Inti Arebama ini adalah
untuk Go Public. Untuk mendukung rencana tersebut, mereka terus
melakukan pembenahan infrastruktunya seperti implementasi aplikasi
bergerak lewat PDA, menggunakan aplikasi Sales Force Automation,
pemanfaatan sistem Business Inteligence oleh manajemen untuk
kebutuhan tren analisis dan pengambilan keputusan, penggunaan
teknologi RFID di gudang untuk mempermudah administrasi di sistem,
dan integrasi B2B dengan rekan kerjanya dan pelanggannya dengan
penggunaan jaringan Internet untuk pemesanan barang. (SWA No.
26/XXIII/ 6-18 DESEMBER 2007).
Kegagalan Sistem Informasi Perusahaan Kegagalan sistem informasi
perusahaan mencakup proyek yang ditinggalkan sebelum penerapannya,
sehingga organisasi kembali menggunakan system informasi perusahaan
terdahulu. Langkah-langkah yang dapat diambil organisasi untuk
meminimalkan kemungkinan kegagalan sistem informasiperusahaan :
Mengerti kerumitan organisasi. Mengenali proses yang dapat menurun
nilainya bila standarisasi dipaksakan. Mencapai konsensus dalam
organisasi sebelum memutuskan untuk menerapkan sistem informasi
perusahaan.
Sistem Informasi Perusahaan dan Web 1. Kemudahaan Penggunaan Web
browser umum digunakan oleh pekerja kantor serta memiliki interface
yang mudah disesuaikan dengan kebutuhan pemakai. Komunikasi ke
pelanggan atau mitra bisnis melalui web browser membuat perangkat
lunak ERP tidak perlu dipasang pada komputer organisasi. World Wide
Web dapat menyediakan Web portal tempat umum dimana para pengunjung
web dapat menjalankan aplikasi dan jasa lain untuk berbagai
aplikasi dari penjual ERP.2. Masalah Pelanggan Perbedaan metode
interaksi bisnis-kebisnis dengan interaksi bisnis-kekonsumen dapat
menciptakan kesulitan bagi organisasi yang menggunakan aplikasi
ERP. Untuk mempermudah masalah, organisasi dapat memilih hanya
memperbolehkan transaksi bisnis-ke-bisnis untuk berhubungan dengan
sistem informasi perusahaan mereka.
Masa Depan Sistem Informasi PerusahaanPertumbuhan industri ERP
lebih dari 30 persen per tahun, sehingga sulit untuk membuat
prediksi ke masa depan. Ada dua arah yang sedang ditempuh industri
tersebut untuk membuat prediksi ke masa depan, yaitu :1)
Pengembangan sistem informasi perusahaan yang lebih cepat.2)
Perubahan yang lebih luas dari perencanaan sumber daya perusahaan
menjadimanajemen sumber daya perusahaan (gerakan untuk merencanakan
dan mengendalikan berbagai proses bisnis dengan mengendalikan
deskripsi proses dan data).3.3 TUJUAN SISTEM INFORMASI
MANAJEMENTujuan SIM adalah Menyediakan informasi yang dipergunakan
dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian serta dalam
pengambilan keputusan. Pada dasarnya sistem informasi manajemen
ialah berhubungan dengan laporan di masa datang. Lain dengan sitem
informasi akuntansi yang lebih menekankan pada laporan masa lalu.
Contoh pengambilan keputusan seperti suatu perusahaan yang
memperkirakan keadaan ekonomi di masa datang. Apabila keadaan
ekonomi makin memburuk maka dampak masayarakat terhadap daya beli
juga menurun. Hal ini membuat manajer perusahaan harus berpikir
bagaimana mengatur biaya-biaya produksi yang harus dikeluarkan.
Apabila perusahaan menjual barang maka harus dipikirkan berapa
harga barang yang dapat ditawarkan serta berapa harga perolehan
yang harus diperkirakan. Sehingga peranan manajer disini sangat
besar dalam mengambil keputusan manajemen bagi perusahaan.SIM yang
baik adalah SIM yang mampu menyeimbangkan biaya dan manfaat yang
akan diperoleh artinya SIM akan menghemat biaya, meningkatkan
pendapatan serta tak terukur yang muncul dari informasi yang sangat
bermanfaat. Organisasi harus menyadari apabila mereka cukup
realistis dalam keinginan mereka, cermat dalam merancang dan
menerapkan SIM agar sesuai keinginan serta wajar dalam menentukan
batas biaya dari titik manfaat yang akan diperoleh, maka SIM yang
dihasilkan akan memberikan keuntungan dan uang.Secara teoritis
komputer bukan prasyarat mutlak bagi sebuah SIM, namun dalam
praktek SIM yang baik tidak akan ada tanpa bantuan kemampuan
pemrosesan komputer. Prinsip utama perancangan SIM : SIM harus
dijalin secara teliti agar mampu melayani tugas utama.Tujuan sistem
informasi manajemen adalah memenuhi kebutuhan informasi umum semua
manajer dalam perusahaan atau dalam subunit organisasional
perusahaan. SIM menyediakan informasi bagi pemakai dalam bentuk
laporan dan output dari berbagai simulasi model matematika.
3.4 PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI DI SUATU PERUSAHAAN UNTUK
MENUNJANG STRATEGISNYA
Persaingan merupakan kunci penentu keberhasilan sebuah
organisasi bisnis. Strategi persaingan yang diterapkan oleh
bisnis/industri mampu memberikan keunggulan organisasi, dengan
memperhatikan faktor biaya, mutu dan kecepatan proses. Keunggulan
kompetitif akan membawa organisasi pada kemampuan mengendalikan
pasar dan meraih keuntungan usaha. Strategi bisnis menjadi pusat
yang mengendalikan strategi organisasi dan strategi informasi.
Perubahan pada salah satu strategi membutuhkan penyesuaian, agar
tetap setimbang.Hubungan antara strategi kompetitif perusahaan dan
manfaat penggunaan sistem informasi dikembangkan melalui beberapa
lapisan, mulai dari perencanaan, analisa dan perancangan. Sejalan
dengan semakin luasnya pemanfaatan teknologi informasi di
lingkungan bisnis, maka pemisahan antara teknologi informasi dan
strategi kompetitif perusahaan semakin tidak terlihat. Hal ini
karena seluruh strategi kompetitif perusahaan harus memiliki
teknologi informasi.Strategi perusahaan berbasis sistem informasi
perlu dibuat karena sumber daya yang dimiliki perusahaan sangat
terbatas, sehingga harus dimanfaatkan secara optimal. Strategi ini
juga digunakan untuk meningkatkan daya saing atau kinerja
perusahaan karena para kompetitor memiliki sumberdaya teknologi
yang sama dan memastikan bahwa aset teknologi informasi dapat
dimanfaatkan secara langsung maupun tidak langsung dalam
meningkatkan profitabilitas perusahaan, baik berupa peningkatan
pendapatan mapun pengurangan biaya. Selain itu, strategi perusahaan
berbasis sistem informasi digunakan untuk mencegah terjadinya
kelebihan atau kekurangan investasi serta menjamin bahwa teknologi
informasi yang direncanakan benar-benar menjawab kebutuhan bisnis
perusahaan akan informasi.Menurut OBrien (2005), peran strategis
sistem informasi dalam organisasi adalah memperbaiki efisiensi
operasi, meningkatkan inovasi organisasi dan membangun sumber daya
informasi yang strategis. Ketiga peran strategis ini dapat
mendukung organisasi dalam meningkatkan keunggulan kompetitif dalam
bersaing. Dalam sebuah organisasi non-profit, peran strategis yang
dimaksud adalah meningkatkan efisiensi dalam pelaksanaan pekerjaan
dan meningkatkan kinerja dalam melakukan aktivitas pelayanan.Sistem
informasi yang diaplikasikan oleh perusahaan untuk menunjang
strateginya dapat pula digunakan untuk melihat kecenderungan tren
bisnis di masa depan. Dengan adanya sistem informasi, maka
perusahaan dapat mengantisipasi perubahan-perubahan yang mungkin
terjadi dalam jangka pendek, menengah, maupun panjang karena adanya
perubahan orientasi bisnis. Disamping itu, sistem informasi yang
unggul akan menciptakan barriers to entry pada kompetitor karena
adanya kerumitan teknologi untuk memasuki persaingan pasar.Dari
sisi internal perusahaan, penggunaan sistem informasi bukan saja
akan meningkatkan kualitas serta kecepatan informasi yang
dihasilkan bagi manajemen, tetapi juga dapat menciptakan suatu
sistem informasi manajemen yang mampu meningkatkan integrasi di
bidang informasi dan operasi diantara berbagai pihak yang ada di
perusahaan. Sistem ini dapat berjalan dengan baik apabila semua
proses didukung dengan teknologi yang tinggi, sumberdaya yang
berkualitas, dan yang paling penting adalah komitmen perusahaan.
Sistem informasi secara umum memiliki beberapa peranan dalam
perusahaan, diantaranya sebagai berikut.1. Minimize Risk. Setiap
bisnis memiliki resiko, terutama berkaitan dengan faktor-faktor
keuangan. Pada umumnya resiko berasal dari ketidakpastian dalam
berbagai hal dan aspek-aspek eksternal lain yang berada diuar
kontrol perusahaan. Saat ini berbagai jenis aplikasi telah tersedia
untuk mengurangi resiko-resiko yang kerap diahadapi oleh bisnis,
seperti forecasting, financial advisory, planning expert, dan
lain-lain. Selain itu, kehadiran teknologi informasi merupakan
sarana bagi manajemen dalam mengelola resiko yang dihadapi.2.
Reduce Cost. Peran teknologi informasi sebagai katalisator dalam
berbagai usaha pengurangan biaya operasional perusahaan akan
berpengaruh terhadap profitabilitas perusahaan. Terdapat empat cara
untuk mengurangi biaya operasional melalui penerapan sistem
informasi, yakni eliminasi proses yang dirasa tidak perlu,
simplifikasi proses, integrasi proses sehingga lebih cepat dan
praktis, serta otomatisasi proses.3. Added Value. Teknologi
informasi dapat menciptakan value bagi pelanggan perusahaan.
Penciptaan value ini tidak sekedar untuk memuaskan pelanggan,
tetapi juga untuk menciptakan loyalitas pelanggan dalam jangka
panjang.4. Create New Realities. Pesatnya teknologi internet
menghasilkan suatu arena bersaing baru bagi perusahaan di dunia
maya. Hal ini ditunjukkan dengan maraknya penggunaan e-commerce,
e-loyalty, e-customer, dan lain-lain dalam menanggapi mekanisme
bisnis di era globalisasi informasi.Dengan semakin berkembangnya
peranan teknologi informasi dalam dunia bisnis, maka menuntut
manajemen untuk menghasilkan sistem informasi yang layak dan
mendukung kegiatan bisnis. Untuk itu, dituntut sebuah perubahan
dalam bidang manajemen sistem informasi. Perubahan yang terjadi
adalah dengan diterapkannya perencanaan strategis sistem informasi.
Seiring dengan perkembangan dunia bisnis, peningkatan perencanaan
strategis sistem informasi menjadi tantangan serius bagi pihak
manajemen sistem informasi.Perencanaan strategis sistem informasi
diperlukan agar sebuah organisasi dapat mengenali target terbaik
untuk melakukan pembelian dan penerapan sistem informasi manajemen,
serta memaksimalkan hasil investasi dari teknologi informasi.
Sebuah sistem informasi yang baik akan membantu sebuah organisasi
dalam pengambilan keputusan untuk merealisasikan rencana bisnisnya.
Dengan demikian, penerapan teknologi informasi untuk menentukan
strategi perusahaan adalah salah satu cara yang paling efektif
dalam untuk meningkatkan performa bisnis. Strategi sistem informasi
dipengaruhi oleh strategi-strategi lain yang diterapkan perusahaan
dan selalu memiliki konsekuensi. Empat komponen infrastruktur
sistem informasi menjadi kunci strategi sistem informasi
1. Peranan Sistem InformasiSampai pada tahun 1960-an, peran
sistem informasi masih sederhana yakni, memproses transaksi,
menyimpan data, accounting dan aplikasi proses data elektronik
(electronic data processing) lainnya. Kemudian pada tahun 1970-an,
informasi spesifikasi awal produk yang dibuat oleh information
reporting systems tidak dapat memenuhi kebutuhan pengambilan
keputusan manajemen. Oleh karena itu dibuatlah konsep decision
support systems (DSS). Peranan baru ini adalah menyediakan dukungan
interaktif kepada manajemen untuk proses pengambilan keputusan
mereka.Memasuki tahun 1980-an, perkembangan yang cepat dari tenaga
proses mikrokomputer, aplikasi perangkat lunak dan jaringan
telekomunikasi menimbulkan apa yang disebut dengan end user
computing. Kemudian konsep executive information systems (ESS)
dibangun, dimana sistem informasi ini memberikan jalan yang mudah
bagi manajemen atas untuk mendapatkan informasi kritikal yang
diinginkan ketika sedang dibutuhkan. Pengembangan dan aplikasi dari
teknik kecerdasan buatan atau artificial intelligence (AI) memberi
gebrakan baru dalam sistem informasi bisnis. Sistem pakar atau
expert systems (ES) dan sistem berbasis pengetahuan membuat peran
baru bagi sistem informasi.Sebuah peran baru yang penting lagi bagi
sistem informasi muncul di tahun 1980-an dan diharapkan terus
berlanjut sampai ke tahun 1990-an. Peran tersebut adalah konsep
peran strategis (strategic role) dari sistem informasi yang disebut
strategic information systems (SIS). Pada konsep ini, sistem
informasi diharapkan dapat memainkan peranan langsung dalam
mencapai tujuan atau sasaran strategis dari perusahaan. Hal ini
memberikan tanggung jawab baru bagi sistem informasi di dalam
bisnis, apalagi di era globalisasi seperti sekarang ini.Hampir di
seluruh sektor bisnis di dunia ini menggunakan sistem informasi di
perusahaan mereka. Bukan hanya itu, mereka pun selalu berusaha
melakukan berbagai macam cara untuk menggembangkan sistem informasi
yang digunakan di perusahaan mereka. Hal tersebut disebabkan karena
sistem informasi memegang peranan yang cukup penting dalam bisnis
mereka. Adapun peranan dan fungsi utama dari sistem informasi
adalah :1. Mendukung Operasi Bisnis .Mulai dari akuntansi sampai
dengan penelusuran pesanan pelanggan, sistem informasi menyediakan
dukungan bagi manajemen dalam operasi/kegiatan bisnis sehari-hari.
Ketika tanggapan/respon yang cepat menjadi penting, maka kemampuan
Sistem Informasi untuk dapat mengumpulkan dan mengintegrasikan
informasi keberbagai fungsi bisnis menjadi kritis/penting.2.
Mendukung Pengambilan Keputusan Managerial.Sistem informasi dapat
mengkombinasikan informasi untuk membantu manager menjalankan
menjalankan bisnis dengan lebih baik, informasi yang sama dapat
membantu para manajer mengidentifikasikan kecenderungan dan untuk
mengevaluasi hasil dari keputusan sebelumnya. Sistem Informasi akan
membantu para manajer membuat keputusan yang lebih baik, lebih
cepat, dan lebih bermakna.3. Mendukung Keunggulan Strategis.Sistem
informasi yang dirancang untuk membantu pencapaian sasaran
strategis perusahaan dapat men-ciptakan keunggulan bersaing di
pasar.Penjelasan lebih mendalam mengenai fungsi utama sistem
informasi dalam suatu organisasi akan dijelaskan pada bagian
klasifikasi sistem informasi di bawah ini:4. Klasifikasi Sistem
InformasiPada prakteknya, berbagai peranan tersebut diintegrasi
menjadi suatu gabungan atau fungsi-silang (cross-functional) sistem
informasi yang menjalankan berbagai fungsi, lebih jelasnya
diperlihatkan pada gambar 1 berikut.
5. Sistem Informasi untuk Operasi BisnisSistem Informasi Operasi
memproses data yang berasal dari dan yang digunakan dalam kegiatan
usaha. Peranan sistem informasi untuk operasi bisnis adalah untuk
memproses transaksi bisnis, mengontrol proses industrial, dan
mendukung komunikasi serta produktivitas kantor secara efisien.
Transaction Processing Systems Transaction processing systems (TPS)
berkembang dari sistem informasi manual untuk sistem proses data
dengan bantuan mesin menjadi sistem proses data elektronik
(electronic data processing systems). TPS mencatat dan memproses
data hasil dari transaksi bisnis, seperti penjualan, pembelian, dan
perubahan persediaan. TPS menghasilkan berbagai informasi produk
untuk penggunaan internal maupun eksternal. Sebagai contoh, TPS
membuat pernyataan konsumen, cek gaji karyawan, kuitansi penjualan,
order pembelian, formulir pajak dan rekening keuangan. TPS juga
memperbaharui database yang digunakan perusahaan untuk diproses
lebih lanjut oleh SIM. Process Control SystemsSistem informasi
operasi secara rutin membuat keputusan yang mengendalikan proses
operasional, seperti keputusan pengendalian produksi. Hal ini
melibatkan process control systems (PCS) yang keputusannya mengatur
proses produksi fisik yang secara otomatis dibuat oleh komputer.
Office Automation Systems Office automation systems (OAS)
mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mengirim data dan informasi
dalam bentuk komunikasi kantor elektronik. Contoh dari office
automation (OA) adalah word processing, surat elektronik
(electronic mail), teleconferencing, dan lain-lain.6. Sistem
Informasi untuk Pengambilan Keputusan Manajemen.Sistem informasi
manajemen atau SIM (management information system) adalah sistem
informasi yang dirancang untuk menyediakan informasi akurat, tepat
waktu, dan relevan yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan oleh
para manajer. Konsep SIM adalah meniadakan pengembangan yang tidak
efisien dan penggunaan komputer yang tidak efektif. Konsep SIM
sangat penting untuk sistem informasi yang efektif dan efisien oleh
karena: Menekankan pada orientasi manajemen (management
orientation) dari pemrosesan informasi pada bisnis yang bertujuan
mendukung pengambilan keputusan manajemen (management decision
making). Menekankan bahwa kerangka sistem (system framework) harus
digunakan untuk mengatur penggunaan sistem informasi. Penggunaan
sistem informasi pada bisnis harus dilihat sebagai suatu integrasi
dan berhubungan, tidak sebagai proses yang berdiri sendiri.Secara
garis besar SIM terdiri dari 3 macam, yakni: Information Reporting
SystemsInformation reporting systems (IRS) menyediakan informasi
produk bagi manajerial end users untuk membantu mereka dalam
pengambilan keputusan dari hari ke hari. Akses data IRS berisi
informasi tentang operasi internal yang telah diproses sebelumnya
oleh transaction processing systems. Informasi produk memberi
gambaran dan laporan yang dapat dilengkapi (1) berdasarkan
permintaan, (2) secara periodik, atau (3) ketika terjadi situasi
pengecualian. Sebagai contoh, manajer penjualan dapat menerima
laporan analisa penjualan setiap minggunya untuk mengevaluasi hasil
penjualan produk. Decision Support SystemsDecision support systems
(DSS) merupakan kemajuan dari information reporting systems dan
transaction processing systems. DSS adalah interaktif, sistem
informasi berbasis komputer yang menggunakan model keputusan dan
database khusus untuk membantu proses pengambilan keputusan bagi
manajerial end users. Sebagai contoh, program kertas kerja
elektronik memudahkan manajerial end user menerima respon secara
interaktif untuk peramalan penjualan atau keuntungan. Executive
Information SystemsExecutive information systems (EIS) adalah tipe
SIM yang sesuai untuk kebutuhan informasi strategis bagi manajemen
atas. Tujuan dari sistem informasi eksekutif berbasis komputer
adalah menyediakan akses yang mudah dan cepat untuk informasi
selektif tentang faktor-faktor kunci dalam menjalankan tujuan
strategis perusahaan bagi manajemen atas. Jadi EIS harus mudah
untuk dioperasikan dan dimengerti (Obrien, 2000).7. Sistem
Informasi untuk Keuntungan StrategisSistem informasi dapat
memainkan peran yang besar dalam mendukung tujuan strategis dari
sebuah perusahaan. Sebuah perusahaan dapat bertahan dan sukses
dalam waktu lama jika perusahaan itu sukses membangun strategi
untuk melawan kekuatan persaingan yang berupa (1) persaingan dari
para pesaing yang berada di industri yang sama, (2) ancaman dari
perusahaan baru, (3) ancaman dari produk pengganti, (4) kekuatan
tawar-menawar dari konsumen, dan (5) kekuatan tawar-menawar dari
pemasok. Kelima faktor tersebut merupakan hal-hal yang harus
diperhatikan dalam membangun upaya peamsaran yang mengarah kepada
competitive advantage strategies. Hubungan kelima faktor tersebut
dapat digambarkan seperti pada gambar 2 berikut.
Lingkungan Persaingan Dari Sebuah IndustriBeberapa strategi
bersaing yang dapat dibangun untuk memenangkan persaingan adalah:1)
Cost leadership (keunggulan biaya) menjadi produsen produk atau
jasa dengan biaya rendah.2) Product differentiation (perbedaan
produk) mengembangkan cara untuk menghasilkan produk atau jasa yang
berbeda dengan pesaing.3) Innovation menemukan cara baru untuk
menjalankan usaha, termasuk di dalamnya pengembangan produk baru
dan cara baru dalam memproduksi atau mendistribusi produk dan
jasa.
3.5 PERAN STRATEGIS UNTUK SISTEM INFORMASISistem informasi
manajemen (SIM) dapat menolong perusahaan untuk (1) meningkatkan
efisiensi operasional, (2) memperkenalkan inovasi dalam bisnis, dan
(3) membangun sumber-sumber informasi strategis. 1. Meningkatkan
efisiensi operasional. Investasi di dalam teknologi sistem
informasi dapat menolong operasi perusahaan menjadi lebih efisien.
Efisiensi operasional membuat perusahaan dapat menjalankan strategi
keunggulan biaya (low-cost leadership).Dengan menanamkan investasi
pada teknologi sistem informasi, perusahaan juga dapat menanamkan
rintangan untuk memasuki industri tersebut (barriers to entry)
dengan jalan meningkatkan besarnya investasi atau kerumitan
teknologi yang diperlukan untuk memasuki persaingan pasar.Selain
itu, cara lain yang dapat ditempuh adalah mengikat (lock in)
konsumen dan pemasok dengan cara membangun hubungan baru yang lebih
bernilai dengan mereka. 2. Memperkenalkan inovasi dalam bisnis.
Penggunaan ATM (automated teller machine) dalam perbankan merupakan
contoh yang baik dari inovasi teknologi sistem informasi. Dengan
adanya ATM, bank-bank besar dapat memperoleh keuntungan strategis
melebihi pesaing mereka yang berlangsung beberapa tahun.Penekanan
utama dalam sistem informasi strategis adalah membangun biaya
pertukaran (switching costs) ke dalam hubungan antara perusahaan
dengan konsumen atau pemasoknya. Sebuah contoh yang bagus dari hal
ini adalah sistem reservasi penerbangan terkomputerisasi yang
ditawarkan kepada agen perjalanan oleh perusahaan penerbangan
besar. Bila sebuah agen perjalanan telah menjalankan sistem
reservasi terkomputerisasi tersebut, maka mereka akan segan utnuk
menggunakan sistem reservasi dari penerbangan lain. 3. Membangun
sumber-sumber informasi strategis. Teknologi sistem informasi
memampukan perusahaan untuk membangun sumber informasi strategis
sehingga mendapat kesempatan dalam keuntungan strategis. Hal ini
berarti memperoleh perangkat keras dan perangkat lunak,
mengembangkan jaringan telekomunikasi, menyewa spesialis sistem
informasi, dan melatih end users.Sistem informasi memungkinkan
perusahaan untuk membuat basis informasi strategis (strategic
information base) yang dapat menyediakan informasi untuk mendukung
strategi bersaing perusahaan. Informasi ini merupakan aset yang
sangat berharga dalam meningkatkan operasi yang efisien dan
manajemen yang efektif dari perusahaan. Sebagai contoh, banyak
usaha yang menggunakan informasi berbasis komputer tentang konsumen
mereka untuk membantu merancang kampanye pemasaran untuk menjual
produk baru kepada konsumen.3.6 FAKTOR-FAKTOR SERTA INDIKATOR YANG
MENUNJUKAN GAGALNYA SIM DALAM ORGANISASI/PERUSAHAAN
1. Faktor-faktor yang menyebabkan SIM kurang berkembang dalam
organisasi/perusahaanDengan adanya SIM ini, sebuah perusahaan
mengharapkan suatu sistem yang dapat bekerja secara cepat dan
akurat sehingga produktivitas kerja di perusahaan lebih meningkat.
Namun karena beberapa faktor tertentu, terkadang malah perusahaan
mengalami kegagalan.Pengembangan SIM canggih berbasis komputer
memerlukan sejumlah orang yang berketrampilan tinggi dan
berpengalaman lama dan memerlukan partisipasi dari para manajer
organisasi. Banyak organisasi yang gagal membangun SIM karena :1.
Pengorganisasian perusahaan yang kurang wajar2. Kurangnya
perencanaan yang memadai3. Kurang personil yang handal4. Kurangnya
partisipasi manajemen dalam bentuk keikutsertaan para manajer dalam
merancang sistem, mengendalikan upaya pengembangan sistem dan
memotivasi seluruh personil yang terlibat.Untuk meraih keberhasilan
dalam pengembangan SIM, perlu diperbaikinya system lama, terutama
jika disebabkan beberapa hal berikut ini,1. Adanya
permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di sistem yang
lama. Permasalahan yang timbul dapat berupa : Ketidakberesan sistem
yang lama. Ketidakberesan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem
yang lama tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan.
Pertumbuhan organisasi. Kebutuhan informasi yang semakin luas,
volume pengolahan data semakin meningkat, perubahan prinsip
akuntansi yang baru menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru,
karena sistem yang lama tidak efektif lagi dan tidak dapat memenuhi
lagi semua kebutuhan informasi yang dibutuhkan manajemen.2. Untuk
meraih kesempatan-kesempatan. Dalam keadaan persaingan pasar yang
ketat, kecepatan informasi atau efisiensi waktu sangat menentukan
berhasil atau tidaknya strategi dan rencana-rencana yang telah
disusun untuk meraih kesempatan-kesempatan dan peluang-peluang
pasar, sehingga teknologi informasi perlu digunakan untuk
meningkatkan penyediaan informasi agar dapat mendukung proses
pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen.
3. Adanya instruksi dari pimpinan atau adanya peraturan
pemerintah. Penyusunan sistem yang baru dapat juga terjadi karena
adanya instruksi instruksi dari atas pimpinan ataupun dari luar
organisasi, seperti misalnya peraturan pemerintah
2. Indikator Diperlukannya Pengembangan SIM1. Keluhan
pelanggan2. Pengiriman barang yang sering tertunda3. Pembayaran
gaji yang terlambat4. Laporan yang tidak tepat waktu5. Isi laporan
yang sering salah6. Tanggung jawab yang tidak jelas7. Waktu kerja
yang berlebihan8. Ketidakberesan kas9. Produktivitas tenaga kerja
yang rendah10. Banyaknya pekerja yang menganggur11. Kegiatan yang
tumpang tindih12. Tanggapan yang lambat terhadap pelanggan13.
Kehilangan kesempatan kompetisi pasar14. Persediaan barang yang
terlalu tinggi15. Pemesanan kembali barang yang tidak efisien16.
Biaya operasi yang tinggi17. File-file yang kurang teratur18.
Keluhan dari supplier karena tertundanya pembayaran19. Tertundanya
pengiriman karena kurang persediaan20. Investasi yang tidak
efisien21. Peramalan penjualan dan produksi tidak tepat22.
Kapasitas produksi yang menganggur23. Pekerjaan manajer yang
terlalu teknis, DLL.SIM yang baik adalah SIM yang mampu
menyeimbangkan biaya dan manfaat yang akan diperoleh artinya SIM
akan menghemat biaya, meningkatkan pendapatan serta tak terukur
yang muncul dari informasi yang sangat bermanfaat.Organisasi harus
menyadari apabila mereka cukup realistis dalam keinginan mereka,
cermat dalam merancang dan menerapkan SIM agar sesuai keinginan
serta wajar dalam menentukan batas biaya dari titik manfaat yang
akan diperoleh, maka SIM yang dihasilkan akan memberikan keuntungan
dan uang.
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 KesimpulanBerdasarkan pembahasan masalah diatas dapat
diambil kesimpulan sebagai berikut:1. Sistem Informasi Manajemen
adalah adalah serangkaian sub sistem informasi berbasis komputer
yang menyeluruh dan terkoordinasi, sehingga menjadi informasi lewat
serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas, yang kegiatannya
meliputi perencanaan, kemudian diimplementasikan, melakukan
pengendalian, dan tentunya juga dilakukan pengambilan keputusan.2.
SIM adalah sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan
informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang sama.
Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan
khusus dan ouput dari model matematika. Output informasi digunakan
oleh manajer maupun non manajer dalam perusahaan saat mereka
membuat keputusan untuk memecahkan masalah.3. Banyak perusahaan/
organisasi yang gagal karena disebabkan oleh berbagai faktor
seperti kurangnya perencanaan, kurangnya personil handal serta
perlunya perbaikan pada sistem lama.4. Ada beberapa hal yang dapat
dijadikan indikator pengembangan SIM, seperti keluhan pelanggan,
pembayaran gaji yang terlambat, dll.4.2 SaranMelihat dari berbagai
faktor penyebab gagalnya SIM di perusahaan, penulis menyarankan
bahwa untuk memperoleh keberhasilan dalam pengelolaan SIM di
perusahaan, sebaiknya dilakukan evaluasi terhadap manajemen
perusahaan tersebut, guna mengetahui lebih lanjut faktor manakah
yang paling mempengaruhi perkembangan SIM di perusahaan dan
kemudian dicari solusi yangpaling tepat untuk menanganinya.
DAFTAR PUSTAKAE.S, Margianti dan D. Suryadi H.S. Seri Diktat
Kuliah Sistem Informasi Manajemen. Jakarta:
Gunadarma.wsilfi.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/9882/Pengembangan%2BSistem%2B1%2B2.pdf+gagalnya+perusahaan+mengembangkan+sistem+informasi&hl=id&gl=id&pid=bl&srcid=ADGEEShtanExhxOF-1Ke-k4BCUz8l6UXxgcpxGr3PRSr-W_xN3bpjSHy8atTvwTBG6LTqO88S4MmfKSgVdbk2FxhmX4Nxb1oypL_vhZYi3oDdlDXZvXIWvf41RGmqNBH2lMtxKNap9o4&sig=AHIEtbQmEwWK3dLGcnLvposbpBALzSWrHQhttp://oktadymalik.multiply.com/journal/item/43http://library.usu.ac.id/download/fe/akuntansi-mutia.pdfhttp://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_Informasi_Manajemenhttp://chanisia.wordpress.com/2010/01/01/sistem-informasi-pada-perusahaan/http://joejoe.blogdetik.com/2010/12/25/tujuan-sistem-informasi-manajemen/http://rizma.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2011/01/10/penggunaan-sistem-informasi-dalam-menunjang-strategi-perusahaan/http://martinhaendranata.blogspot.com/2008/01/pengembanganpenerapan-sistem-informasi.html1