SENARAI TUGAS N22 1

KOLEJ JURURAWAT MASYARAKAT PORT DICKSON


FAIL MEJA

PEMBANTU TADBIR (P/O) N22

DISEDIAKAN OLEH : NORAZIZAH BT AMBIAH


JAWATAN NAMA

: PEMBANTU TADBIR N22 : NORAZIZAH BT AMBIAH

SENARAI TUGAS : 1. Bertanggungjawab kepada Pengarah, Kolej Jururawat Masyarakat Port Dickson. 2. Bertanggungjawab atas penyeliaan tugas-tugas Pentadbiran, Perkhidmatan dan Kewangan Am (Kewangan, Pembangunan, Gaji, Hasil dan Stor) 3. Bertanggungjawab mengendalikan kredit ke dalam bank semua pungutan hasil dan lain-lain mengikut Arahan Perbendaharaan 78 dan 79 4. Menunaikan cek atas nama Pengarah, Kolej Jururawat Masyarakat Port Dickson bagi Panjar Wang Runcit dan Cek-Cek lain. 5. Menyelenggara Penyata Penyesuaian Mengurus dan Pembangunan. 6. Menyemak dan memperakui baucar-baucar bayaran mengikut Arahan Perbendaharaan. 7. Menyemak dan memastikan Buku Volt. diselenggarakan dengan betul pada bila-bila masa mengikut peraturan. 8. Menyemak Laporan Perbelanjaan Bulanan (Mengurus) mengikut aktiviti/ Perbelanjaan Pembangunan sebelum 5hb setiap bulan. Bulan berikutnya untuk dikemukakan ke Pejabat Pengarah Kesihatan Negeri, Negeri Sembilan. 9. Membantu Pengarah, Kolej Jururawat Masyarakat Port Dickson dalam Penyediaan Anggaran Belanja Mengurus. 10. Menyemak Laporan Suku Tahun J/Kuasa Keutuhan Pengurusan yang Disediakan oleh Pembantu Tadbir (Perkhidmatan) 11. Menyemak Laporan Perubahan dan Rekod Buku Perkhidmatan yang disediakan oleh Pembantu Tadbir (Perkhidmatan) 12. Mengawal kegunaan Kad `Touch & Go untuk kenderaan Jabatan dan Memastikan penambahan amaun apabila perlu 13. Membantu Pengarah , Kolej Jururawat Masyarakat Port Dickson dalam tugas-tugas Tindakan Tatatertib bagi semua kakitangan jabatan dan menyediakan Laporan Prestasi bagi kakitangan di bawah Unit Pentadbiran 14. Penyeliaan surat Rasmi Jabatan dan Pengurusan Sistem Fail Jabatan. 15. Penyeliaan Pengendalian Kenderaan Jabatan dan pemandu. 16. Memantau kerja-kerja penyelenggaraan pembangunan serta menguruskan Rumah kerajaan. 17. Memantau urusan kerja anggota-anggota di Unit Pentadbiran. 18. Pegawai Pengelas bagi keselamatan fail-fail. 19. Bertanggungjawab sebagai Pembantu Tadbir Rekod Jabatan 20. Menyediakan Anggaran Belanja Mengurus (ABM) bagi permohonan jawatan baru dan jawatan sedia ada.


BAHAGIAN PERKHIDMATAN Proses Kerja 1.1 Bergantung kepada perubahan yang diperlukan, contoh : pertukaran, kenaikan pangkat, pelantikan, pergerakan gaji, pengesahan dalam perkhidmatan dan sebagainya. 1.2 Gunakan borang Kew.8 Pin.10/ 96 serta penuhkan ruangan berkaitan seperti : BAHAGIAN HADAPAN - Tulis No. Rujukan pegawai ada perubahan di sebelah kiri bahagian atas borang. - Tulis No. Rujukan Jabatan disebelah kanan bahagian atas borang. - Tuliskan Ketua Setiusaha, KKM, KL, Ketua Pengarah Perkhidmatan Pergigian, KKM, K/L dan Pengarah Kesihatan Negeri, Negeri Sembilan D.K di sebelah kanan Akauntan Negara. - Isikan Nama Pegawai, Jawatan dan dan No. Gaji serta No. Kad pengenalan disebelah kanan nama pegawai. Pegawai Yang meluluskan / dirujuk Pengarah/ Pembantu Tadbir N22 Sesi undangundang / peraturan berkaitan Pekeliling-pekeliling Kementerian.


Proses Kerja 2. Penyediaan Kenyataan Perkhidmatan dan Cuti

Pegawai Yang meluluskan / dirujuk

Sesi undangundang / peraturan berkaitan Pekeliling-pekeliling Kementerian.

Pengarah/ Pembantu Tadbir 2.1 Semua catatan di atas Kenyataan N22 Perkhidmatan di taip dalam komputer dengan terang, kemas dan lengkap. 2.2 Isikan butir-butir dalam AM274BPin.3/77 berpanduan Buku Perkhidmatan : Nama Pegawai seperti nama dalam Buku Perkhidmatan, catatkan nombor kad pengenalan lama dan baru selepas nama. Nyatakan warna, tarikh dan tempat dikeluarkan. Tarikh mula dilantik Catatkan tarikh pegawai mula berkhidmat dalam perkhidmatan awam (termasuk jawatan sementara dan jawatan kontrak). Nyatakan nama jawatan. Jawatan sekarang catatkan jawatan HAKIKI sekarang dengan menggunakan gelaran mengikut skim rasmi dan nyatakan kod tanggagaji sekarang Tarikh dilantik Catatkan tarikh pelantikan ke jawatan hakiki sekarang. jika jawatan sekarang ialah jawatan kenaikan pangkat, catat tarikh perlantikan ke dalam jawatan kemasukkan di bawah skim perkhidmatan yang sama dan nyatakan gelaran jawatan kemasukan tersebut.


Proses Kerja Tarikh disahkan dalam jawatan Catatkan tarikh bagi setiap pengesahan jawatan yang pernah dilalui oleh pegawai sepanjang tempoh perkhidmatan pegawai tersebut. Nyatakan jawatan yang disandang ketika disahkan. Jabatan Sekarang Catatkan nama Jabatan sekarang secara lengkap. Tarikh lahir Catatkan tarikh lahir dengan tepat seperti didapati di atas Rekod Perkhidmatan asal. Butir-butir Perkhidmatan Catatkan seperti dalam rekod/ Buku Perkhidmatan asal (Am 274-Pin4/84) susun mengikut tarikh berlakunya peristiwa. 3. Mengemaskini Buku-buku Perkhidmatan 3.1 Catitkan perkara-perkara yang diperlukan mengikut surat yang diterima ke dalam ruangan yang berkenaan. 3.2 Perkara-perkara yang perlu direkodkan ke dalam buku perkhidmatan. a) Pelantikan ke dalam jawatan. b) Pelanjutan tempoh percubaan/ penamatan tempoh percubaan.

Pegawai Yang meluluskan / dirujuk Pengarah/ Pembantu Tadbir N22



Proses Kerja c) Keputusan tapisan keselamatan d) Pengesahan tarikh lantikan rasmi e) Lulus/kandas peperiksaan jabatan. f) Pengesahan ke dalam perkhidmatan g) Kenaikan gaji tahunan h) Pemberian taraf berpencen i) Pemangkuan/tanggung kerja jawatan j) Kenaikan Pangkat k) Pemilihan skim perkhidmatan l) Pemilihan tahunan persaraan (55/ 56 dan 58) m) Perubahan skim atau tanggagaji n) Pinjaman-pinjaman kerajaan o) Kursus dalam perkhidmatan p) Cuti tanpa gaji q) Pindaan tarikh lahir/nama (kelulusan) r) Perintah Mahkamah yang membawa kesan pemotongan gaji. s) Pertukaran dalam/luar negeri t) Penganugerahan u) Akta rahsia rasmi v) Perisytiharan Harta w) Di tamatkan perkhidmatan i) Tamat tempoh kontrak. ii) Peletakan jawatan iii) Persaraan Pilihan (awal) iv) Persaraan Wajib v) Buang kerja vi) Meninggal dunia dalam perkhidmatan




Proses Kerja 3.3 Ruangan lembaran kelakuan dicatitkan jika ada tindakan tatatertib atau penganugerahan. 3.4 Ruangan cuti, semua cuti direkodkan dalam ruangan ini. 4. Mengemaskini fail-fail peribadi anggota 4.1 Memasukkan surat/dokumen yang berkaitan dengan pegawai ke dalam fail dan merekodkan mengikut urutan nombor ke dalam kertas minit ; i) Pen warna merah surat/dokumen yang masuk ii) Pen warna hitam/biru untuk surat/ dokumen yang keluar. 4.2 Menyedia/menyemak permohonan -permohonan; i) Pinjaman kenderaan perumahan dan komputer ii) Permohonan pertukaran iii) Permohonan jawatan baru iv) Permohonan kenaikan pangkat v) Permohonan pengesahan perkhidmatan dan pemberian taraf berpencen. 4.3 Menaip surat-menyurat jabatan. 4.4 Membuat kerja-kerja perkhidmatan lain yang diarahkan oleh Ketua Jabatan.




BAHAGIAN KEWANGAN Proses Kerja 1. Mengurus dan mengawal Peruntukan a) Menerima waran peruntukan dan mengagihkan peruntukan. b) Menguruskan pindaan, agihan, tambahan dan tarikbalik peruntukan. 2. Mengendalikan Buku Volt dan Menyediakan laporan perbelanjaan. a) Merekod agihan peruntukan yang diterima melalui waran peruntukan ke dalam Buku Volt espkb mengikut objek sebagai. b) Merekod semua jenis tanggungan dan perbelanjaan. c) Menyediakan Laporan Perbelanjaan dan hantar ke Pejabat Bahagian pengurusan Latihan sebelum 5hb setiap bulan. Pegawai Yang meluluskan / dirujuk Pengarah/ Pembantu Tadbir N22 Sesi undangundang / peraturan berkaitan Pekeliling-pekeliling Kementerian.


BAHAGIAN KEWANGAN Proses Kerja Pegawai Yang meluluskan / dirujuk Sesi undangundang / peraturan berkaitan Pekeliling-pekeliling Kementerian.

3. Menguruskan, merekodkan dan Pengarah/ mengambil tindakan susulan Pembantu Tadbir berhubung dengan pendahuluan diri, N22 pendahuluan pelbagai, pinjaman komputer dan kenderaaan. a) Memproses kelulusan semua jenis pendahuluan atau pinjaman anggota dan lain-lain pinjaman yang diluluskan oleh Kerajaan. b) Merekod, mengemaskini buku daftar dan buku perkhidmatan anggota. 4. Mengurus dan Mengendalikan buku Daftar cek terimaan. a) Merekod dan mengemaskini buku daftar cek terimaan. b) Mengedarkan cek terimaan kepada pegawai berkaitan. 5. Menguruskan perolehan bekalan, perkhidmatan dan bekalan. a) Menerima dan mengumpul permohonan pembelian atau perolehan bekalan, perkhidmatan dan kerja serta semak cara perolehan dan peruntukan yang sediada.


BAHAGIAN KEWANGAN Proses Kerja Pegawai Yang meluluskan / dirujuk Sesi undangundang / peraturan berkaitan Pekeliling-pekeliling Kementerian.

b) Menyemak dan mengesahkan cara Pengarah/ pembelian atau perolehan Pembantu Tadbir berdasarkan peraturan yang N22 berkuatkuasa dan seterusnya mendapatkan kelulusan dari pegawai atasan. c) Menguruskan sebutharga dan tender jika perlu 6. Menguruskan semua jenis bayaran selain bayaran emolumen anggota. a) Menerima dan menyemak inbois, penyata atau dokumen tuntutan serta dokumen sokongan b) Menyediakan baucer bayaran melalui sistem espkb. 7. Menyedia dan memproses borang Pengujudan akaun Sistem Bayaran Pukal. a) Menyediakan borang pengujudan atau pembatalan akaun Sistem Bayaran Pukal (Borang Kew.310) b) Menyemak dan mengesahkan ketepatan butiran dalam Kew.310


BAHAGIAN KEWANGAN Proses Kerja c) Memproses Kew.310 dan mengambil tindakan selanjutnya ke atas borang yang telah disahkan dan hantarkan ke JANM/NS. 8. Menyemak bil TNB didalam system Bayaran Pukal dengan laporan Bayaran pukal BP21 dan mengambil tindakan susulan. a) Daftar bil TNB dalam buku daftar. b) Menerima, menyemak dan mengesahkan laporan bayaran pukal daripada pejabat pembayar dengan bil yang diterima daripada TNB dan catat jelas dalam buku volt. c) Mengambil tindakan susulan dengan TNB sekiranya memerlukan pembetulan atau tindakan selanjutnya jika bil tidak diterima dari TNB. 9. Menyelenggara Daftar Bil. a) Mencetak laporan BV340. b) Terima invois/ bil daripada pembekal perlu dicatat dalam daftar disemak, tandatangan dan difailkan. Pegawai Yang meluluskan / dirujuk Pengarah/ Pembantu Tadbir N22 Sesi undangundang / peraturan berkaitan Pekeliling-pekeliling Kementerian.


BAHAGIAN KEWANGAN Proses Kerja c) Sentiasa mengemaskini dan menyemak Daftar Bil. d) Perlu disemak oleh Ketua Jabatan sekurang-kurangnya 3 bulan sekali. e) Laporan kelewatan bayaran bil selewat-lewatnya minggu pertama bulan berikutnya. Pegawai Yang meluluskan / dirujuk Pengarah/ Pembantu Tadbir N22 Sesi undangundang / peraturan berkaitan Pekeliling-pekeliling Kementerian.


BAHAGIAN HASIL Proses Kerja Pegawai Yang meluluskan / dirujuk Sesi undangundang / peraturan berkaitan Pekeliling-pekeliling Kementerian.

1. Menerima dan menyelenggara Pengarah/ Dokumen-dokumen borang kewangan Pembantu Tadbir Terkawal didalam buku stok (Kew.67) N22 a) Menguruskan bekalan borangborang kewangan terlawal seperti buku pesanan tempatan, Buku Resit, Buku tunai, cerakinan, Buku Panjar Wang Runcit dll. Yang diterima Daripada Pejabat Timbalan Pengarah Pergigian Negeri Sembilan. b) Merekod ke dalam Buku Stok (Kew.67) c) Simpan dengan selamat dalam Peti Besi atau Kabinet Besi Berkunci. d) Mengawal pengeluaran dokumen tersebut. 2. Menyelenggara Buku Tunai Cerakinan (Kew.248) a) Merekod semua jenis kutipan yang dikeluarkan resit dan kemaskini Buku Tunai Cerakinan (Kew.248) b) Menyemak dan mengesahkan ketepatan butiran dalam buku tunai Cerakinan (Kew.248)


BAHAGIAN HASIL Proses Kerja 3. Menyediakan slip masuk bank (Penyata Pemungut) a) Menyediakan penyata pemungut Melalui system espkb. b) Memasukkan semua terimaan bersama Penyata Pemungut ke bank. c) Menyemak dan mengesahkan terimaan yang telah diperakaunkan dalam buku tunai dengan resit yang diterima dari JAN/NS. 4. Menyediakan dan menghantar Laporan Bulanan Hasil a) Menyediakan semua dokumen iaitu Kew253, Kew248, Kew249, Kew.68, Kew.38 dan Lampiran F yang Diperlukan untuk penyediaan Laporan Bulanan Hasil beserta surat iringan ke KKM. 5. Menerima flimsy Laporan Hasil Terperinci dari JAN/NS dan buat Penyata Penyesuaian Hasil. a) Terima flimsy dari JAN/NS dan buat penyesuaian hasil dalam masa 14 Hari daripada flimsy diterima b) Hantar Penyata Penyesuaian ke Bahagian Akaun, JAN/NS. Pegawai Yang meluluskan / dirujuk Pengarah/ Pembantu Tadbir N22 Sesi undangundang / peraturan berkaitan Pekeliling-pekeliling Kementerian.


BAHAGIAN KEWANGAN DAN HASILNORMA KERJA BAGI TIAP-TIAP TUGAS YANG DIJALANKAN OLEH PT W17 (KEWANGAN I) Diselia oleh PEMBANTU TADBIR (P/O) N22 MASA YANG DIAMBIL UNTUK SATU KERJA 2 jam 2 jam 2 jam 2 jam 1 jam 1 jam jam jam jam jam

BIL 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

JENIS KERJA Menguruskan hal-hal waran peruntukan dan mengawal peruntukan Mengendalikan Buku Vot dan menyediakan laporan perbelanjaan. Merekodkan bil-bil yang diterima ke dalam buku Buku Daftar Bil (Kew.296) Menyedia, menyemak dan merekod baucarbaucar bayaran Menyelenggarakan Rekod Sistem Pukal Menguruskan perolehan bekalan, perkhidmatan dan kerja. (Tulis pesanan kerajaan/ Borang Inden Kerja) Menyediakan laporan perbelanjaan bulanan Menyelenggara daftar cek-cek termasuk pembatalan/ penggantian cek Menyediakan Laporan kelewatan bayaran bil Menandatangani reskit Kew.38

CATATAN


BAHAGIAN KEWANGAN DAN HASILNORMA KERJA BAGI TIAP-TIAP TUGAS YANG DIJALANKAN OLEH PT W17 (KEWANGAN II) Diselia oleh PEMBANTU TADBIR (P/O) N22 MASA YANG DIAMBIL UNTUK SATU KERJA 2 jam 2 jam 2 jam 2 jam 1 jam 1 jam jam jam jam

BIL

JENIS KERJA Menyediakan penyata perubahan gaji, Sijil gaji akhir dan mengutip segala bayaran balik emolumen Menyediakan segala baucar berkaitan emolumen Menyelenggara Buku Daftar Gaji Menguruskan segala Urusan Elaun Pelatih Menyediakan Penyata cukai Pendapatan Tahunan Anggota Menguruskan caruman KWSP anggota Menerima dan menulis resit hasil Menyediakan dan memproses permohonan pinjaman-pinjaman melalui kerajaan serta mendaftar ke dalam buku yang berkaitan. Menguruskan permohonan tuntutan pindah

CATATAN

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.


BAHAGIAN STORNORMA KERJA BAGI TIAP-TIAP TUGAS YANG DIJALANKAN OLEH PT N17 (KEWANGAN II) Diselia oleh PEMBANTU TADBIR (P/O) N22 MASA YANG DIAMBIL UNTUK SATU KERJA 2 jam 2 jam 2 jam 2 jam 2 jam 1 jam 1 jam 1 jam 1 jam

BIL

JENIS KERJA Memesan, mengambil, mengagih bekalan alat tulis dan domestic serta menyeleggara buku daftar stok Menguruskan perolehan dan mengagihkan bekalan pakaian seragam anggota dan pelatih. Merekod semua Pesanan Kerajaan Menyediakan/ merekod/ menyelenggara kad induk harta modal dan inventori Menyediakan/ merekod/ menyelenggara kad harta modal dan inventori Merekod semua penyelenggaraan peralatan jabatan. Membantu dalam penyediaan keperluan peruntukan stor jabatan Membantu dalam segala prosedur pelupusan Menandatangani resit Kew.38, mengemaskini buku cerakian, menyedia penyata pemungut dan buat laporan setiap hujung bulan.

CATATAN

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.


BAHAGIAN PENTADBIRAN AMNORMA KERJA BAGI TIAP-TIAP TUGAS YANG DIJALANKAN OLEH PT N17 (Pentadbiran Am) Diselia oleh PEMBANTU TADBIR (P/O) N22 MASA YANG DIAMBIL UNTUK SATU KERJA 1/2 jam 2. Membuat kerja-kerja yang diarahkan oleh Ketua Jabatan dari masa ke semasa 1/2 jam 3. Mengedarkan surat-surat kepada anggota yang berkaitan Bergantung kepada kerja yang dilakukan

BIL

JENIS KERJA

CATATAN

1.

Merekod surat-surat yang diterima setiap hari


PANDUAN PENGHANTARAN DOKUMENPERKARA DOKUMEN-DOKUMEN PERLU BILA PERLU DISERAH KE BAHAGIAN PENTADBIRAN 6 minggu sebelum tarikh mula bercuti 2 minggu sebelum tarikh tutup 1 minggu sebelum tarikh tutup CATATAN

1. Memohon Cuti Tanpa Gaji 2. Permohonan Cuti Belajar di Luar Negeri 3. Permohonan jawatan baru

1. Surat permohonan dari pegawai sendiri 2 salinan 2. Surat iringan ke Ketua Jabatan 3. Kenyataan Perkhidmatan 1. Borang permohonan dari pegawai 2. Surat iringan dari Ketua Jabatan 3. Kenyataan Perkhidmatan 1. Borang permohonan jawatan 2. Iklan Jawatan 3. Surat iringan dari Ketua Jabatan 4. Kenyataan Perkhidmatan 1. Surat arahan menanggung kerja 2 salinan 2. Senarai tugas pegawai yang menanggung kerja 2 salinan 3. Senarai tugas pegawai ditanggung kerja 2 salinan 4. Carta Organisasi bahagian yang berkaitan (warnakan jawatan yang terlibat) 2 salinan 5. Laporan Prestasi Tahunan (menanggung melebihi 3 bulan) 6. Sijil sakit/ surat-surat berkaitan kekosongan jawatan 2 salinan 7. Kenyataan Perkhidmatan 8. Surat iringan Ketua Jabatan 1. Surat nikah, pendaftaran nikah (bukan islam) 2 salinan 2. Surat beranak anak-anak dibawah umur 21 tahun 2 salinan 3. 4 keping gambar berukuran passport 4. Salinan kad pengenalan sendiri (suami/isteri) depan belakang 2 salinan 5. Polisi insuran perumahan jikalau ada mengambil Pinjaman Perumahan 2 salinan 6. Surat iringan dari Ketua Jabatan (PERMOHONAN) 1. Surat permohonan dari pegawai berkaitan 2 salinan (SELEPAS KELULUSAN) 1. Surat kelulusan dari KKM dan dokumen pencen . 2. Surat nikah, pendaftaran nikah (bukan islam) 2 salinan 3. Surat beranak anak-anak dibawah umur 21 tahun 2 salinan 4. Gambar sendiri ukuran passport 4 keping . 5. Salinan kad pengenalan sendiri/ suami/isteri depan belakang 2 salinan 6. Surat iringan dari Ketua Jabatan

1 bulan selepas surat arahan menanggung kerja dikeluarkan

4. Perakuan Menanggung Kerja

Pegawai yang menanggung kerja bagi kali pertama tidak dibenarkan bercuti dalam tempoh 28 hari berturut-turut bermula dari hari pertama menaggung kerja (kiraan adalah termasuk cuti umum)

12 bulan sebelum tarikh persaraan wajib

5. Persaraan Wajib

6. Persaraan Pilihan Sendiri

12 bulan sebelum persaraan


PANDUAN PENGHANTARAN DOKUMENPERKARA DOKUMEN-DOKUMEN PERLU BILA PERLU DISERAH KE BAHAGIAN PENTADBIRAN CATATAN

7. Permohanan Pertukaran

1. Borang permohonan pertukaran 4 salinan 2. Dokumen sokongan jika ada 3. Surat iringan dari Ketua Jabatan (PERMOHONAN) 1. Lampiran A Kew. 294- Pindaan 1/93 6 salinan 2. Lampiran B Kew. 295- Pindaan 1/93 6 salinan 3. Sebutharga Kenderaan 3 salinan (termasuk asal) 4. Salinan Kad Pengenalan 3 salinan 5. Salinan lessen memandu 3 salinan 6. Penyata/ slip gaji terbaru 3 salinan (termasuk asal) 7. Senarai tugas 3 salinan . 8. Surat pembiayaan pinjaman 3 salinan 9. Kelulusan sebutharga dari JKR/JPJ (Kereta terpakai) 3 salinan 10. Salinan Kad Pendaftaran Kenderaan 3 salinan 11. Surat pemohon untuk membayar perbezaan harga - 3 salinan 12. Surat iringan. (SELEPAS KELULUSAN) (CATITKAN KELULUSAN DALAM BUKU PERKHIDMATAN)

8. Pinjaman kenderaan

1. Lampiran A Kew. 294- Pindaan 1/93 5 salinan 2. Lampiran B Kew. 295- Pindaan 1/93 5 salinan (perlu dilekatkan stem) 3.Sebutharga kenderaan 2 salinan (termasuk asal) 4. Surat kelulusan pinjaman 2 salinan 5. Baucar bayaran Kew.304 Pin. 1/92 5 salinan 6. Borang kawalan kelompok Kew.302 Pin. 1/92 5 salinan 7. Borang pinjaman (Butir peribadi) Kew.322 2 salinan 8. Penyata/ slip gaji 2 salinan (termasuk asal) 9. Surat iringan ketua jabatan. (SELEPAS PEMBELIAN) 1. Resit pembelian 5 salinan (termasuk asal) 2. Delivery Order 5 salinan (termasuk asal) 3. Invois 5 salinan (termasuk asal) 4. Salinan sebutharga 5 salinan 5. Salinan kad pendaftran kenderaan 5 salinan 6. Salinan insuran 5 salinan 7. Kew. 295c 5 salinan 8. Kew.323 5 salinan 9. Surat iringan Ketua Jabatan

Kemukakan apabila lengkap



(PERMOHONAN) 1. Lampiran A Kew. 317 5 salinan 2. Lampiran B Kew. 318 - 5 salinan 3. Sebutharga Komputer 5 salinan (termasuk asal) 4. Salinan Kad Pengenalan 5 salinan 5. Penyata/ slip gaji terbaru 5 salinan (termasuk asal) 6. Senarai tugas 5 salinan 7. Surat iringan dari Ketua Jabatan (SELEPAS KELULUSAN) (CATITKAN KELULUSAN DALAM BUKU PERKHIDMATAN ANGGOTA) 9. Pinjaman Komputer 1. Lampiran A Kew. 317 4 salinan 2. Lampiran B Kew. 318 - 4 salinan (perlu dilekatkan stem) 3. Surat kelulusan pinjaman 2 salinan 4. Sebutharga komputer 5 salinan (termasuk asal) 5. Baucar bayaran Kew.304 Pin. 1/92 5 salinan 6. Borang kawalan kelompok Kew.302 Pin. 1/92 5 salinan 7. Borang pinjaman (Butir peribadi) Kew.322 2 salinan 8. Memorandum Penerimaan 2 salinan 9. Surat iringan dari Ketua Jabatan. (SELEPAS PEMBELIAN) 1. Resit pembelian 2 salinan (termasuk asal) 2. Surat iringan Ketua Jabatan Kemukakan apabila lengkap



10. Pinjaman Perumahan Perbendaharaa n Malaysia. (Syarat-syarat asas pinjaman/ pembiayaan perumahan perbendaharaa n) - Kakitangan kerajaan berjawatan tetap - Borang permohonan dikemukakan 6 bulan sebelum bersara/ tamat perkhidmatan sekurangkurangnya 1 tahun. - Telah disahkan dalam jawatan -Bukan seorang bankrup (PINJAMAN JENIS 1 BELI RUMAH YANG TELAH SIAP) 1. Borang permohonan pinjaman perumahan 2 salinan 2. Salinan Kad Pengenalan Depan/Belakang 2 salinan 3. Salinan penyata/slip gaji terakhir 2 salinan (termasuk asal) 4. Borang 2/96 2 salinan 5. Borang 8/96 2 salinan 6. Borang 14/96 2 salinan 7. Surat hakmilik sementara 2 salinan 8. Surat Akujanji Peguam 2 salinan 9 Surat Perjanjian jualbeli 2 salinan 10. Format LP/96(A) SPPP Salinan 11. Laporan penilaian pinjaman 2 salinan 12. Salinan Pelan Bangunan 2 salinan 13. Salinan surat perjanjian diantara pemaju dan penjual harta 2 salinan 14. Salinan Sijil Kelayakan Menduduki rumah 2 salinan 15. Bayaran proses (RM2.00 bagi tiap-tiap RM1,000.00) 16. Surat iringan dari Ketua Jabatan


PANDUAN PENGHANTARAN DOKUMENPERKARA DOKUMEN-DOKUMEN PERLU (PINJAMAN JENIS 2 MEMBINA RUMAH DI ATAS TANAH SENDIRI ATAU YANG DIPUNYAI OLEH SUAMI ATAU ISTERI PEMOHON) 1. Borang permohonan pinjaman perumahan 2 salinan 2. Salinan Kad Pengenalan Depan/Belakang 2 salinan 3. Salinan penyata/slip gaji terakhir 2 salinan (termasuk asal) 4. Borang 2/96 2 salinan 5. Borang 8/96 2 salinan 6. Borang 14/96 2 salinan 7. Surat hakmilik sementara 2 salinan 8. Surat Akujanji peguam 2 salinan 9 Surat Perjanjian jualbeli 2 salinan 10. Format LP/96(A) SPPP 2 Salinan 11. Salinan Pelan Bangunan 2 salinan 12. Salinan surat perjanjian pembinaan rumah 2 salinan 13. Surat daripada Pegawai Daerah 2 salinan 14. Laporan penilaian pinjaman 2 salinan 15. Resit asal bayaran perkhidmatan arkitek/jurutera (jika berkenaan) 2 salinan 16. Salinan geran tanah 2 salinan 17. Perakuan Carian Rasmi (dari pejabat tanah) 2 salinan 18. Bayaran proses (RM2.00 bagi tiap-tiap RM1,000.00) 19. Surat iringan dari Ketua Jabatan (PINJAMAN JENIS 3 MEMBELI RUMAH YANG SEDANG DIBINA TERMASUK MEMBELI TANAH DAN MEMBINA RUMAH DIATASNYA) 1. Borang permohonan pinjaman perumahan 2 salinan 2. Salinan Kad Pengenalan Depan/Belakang 2 salinan 3. Salinan penyata/slip gaji terakhir 2 salinan (termasuk asal) 4. Borang 2/96 2 salinan 5. Borang 8/96 2 salinan 6. Borang 14/96 2 salinan 7. Surat hakmilik sementara 2 salinan 8. Surat Akujanji peguam 2 salinan 7. Surat iringan dari Ketua Jabatan 8. Surat Akujanji Peguam 2 salinan 9 Surat Perjanjian jualbeli 2 salinan 10. Format LP/96(A) SPPP 2 Salinan 11. Salinan Pelan Bangunan 2 salinan 12. Laporan penilaian pinjaman 2 salinan 13. Salinan perjanjian pembinaan rumah 2 salinan 14. Bayaran proses (RM2.00 bagi tiap-tiap RM1,000.00) 15. Surat iringan dari Ketua Jabatan BILA PERLU DISERAH KE BAHAGIAN PENTADBIRAN CATATAN

10. Pinjaman Perumahan Perbendaharaa n Malaysia.


PANDUAN PENGHANTARAN DOKUMENPERKARA DOKUMEN-DOKUMEN PERLU (PINJAMAN JENIS 4 MEMBELI TANAH SAHAJA) 1. Borang permohonan pinjaman perumahan 2 salinan 2. Salinan Kad Pengenalan Depan/Belakang 2 salinan 3. Salinan penyata/slip gaji terakhir 2 salinan (termasuk asal) 4. Borang 2/96 2 salinan 5. Borang 8/96 2 salinan 6. Borang 14/96 2 salinan 7. Surat hakmilik sementara 2 salinan 8. Surat Akujanji Peguam 2 salinan 9 Surat Perjanjian jualbeli 2 salinan 10. Format LP/96(A) SPPP 2 Salinan 11. Salinan perjanjian pembinaan rumah 2 salinan 12. Laporan penilaian pinjaman 2 salinan 13. Salinan geran tanah 2 salinan 14. Bayaran proses (RM2.00 bagi tiap-tiap RM1,000.00) 15. Surat iringan dari Ketua Jabatan (PINJAMAN JENIS 5 MENYELESAIKAN HUTANG PINJAMAN PERUMAHAN YANG TELAH DIAMBIL DARI SATU PUNCA LAIN BAGI TANAH SAHAJA ATAU RUMAH YANG TELAH SIAP) 1. Borang permohonan pinjaman perumahan 2 salinan 2. Salinan Kad Pengenalan Depan/Belakang 2 salinan 3. Salinan penyata/slip gaji terakhir 2 salinan (termasuk asal) 4. Borang 2/96 2 salinan 5. Borang 8/96 2 salinan 6. Borang 14/96 2 salinan 7. Surat hakmilik sementara 2 salinan 8. Surat Akujanji Peguam 2 salinan 9 Surat Perjanjian jualbeli 2 salinan 10. Format LP/96(A) SPPP 2 Salinan 11. Salinan pelan bangunan 2 salinan 12. Laporan penilaian pinjaman 2 salinan 13. Salinan sijil kelayakan menduduki rumah 2 salinan 14. Bayaran proses (RM2.00 bagi tiap-tiap RM1,000.00) 15. Surat iringan dari Ketua Jabatan BILA PERLU DISERAH KE BAHAGIAN PENTADBIRAN CATATAN

10. Pinjaman Perumahan Perbendaharaa n Malaysia.

SETELAH KELULUSAN SEMUA PINJAMAN SPPP OLEH PERBENDAHARA A, CATITKAN KELULUSAN TERSEBUT KE DALAM BUKU PERKHIDMATAN ANGGOTA



(PERMOHONAN) 1. Lampiran A 2 salinan 2. Surat kelulusan pinjaman/ SPPP 2 salinan 3. Salinan kad pengenalan depan belakang salinan 4. Surat keluar kuarters 2 salinan (jika berkenaan) 5. Surat pengesahan alamat oleh pemohon 2 salinan 6. Surat iringan dari Ketua Jabatan (SELEPAS PERMOHONAN DILULUSKAN OLEH KKM) - Kelulusan ini perlu dicatitkan ke dalam buku perkhidmatan anggota 1. Borang B2 salinan 2. Salinan kad pengenalan depan belakang (suami atau isteri) 5 salinan 3. Salinan sijil nikah/pendaftaran perkahwinan bagi bukan islam 5 salinan 4. Salinan sijil lahir anak-anak 5 salinan (jika berkenaan) 5. Salinan bil elektrik terkini 5 salinan 6. Surat kelulusan dari Bahagian Kewangan KKM 5 salinan 7. Surat iringan dari Ketua Jabatan (SETELAH MENDAPAT BAYARAN) 1. Setelah mendapat bayaran, jumlah tuntutan perlu dicatitkan ke dalam buku perkhidmatan. Kemukakan apabila lengkap

11. Elaun perpindahan ke rumah sendiri dengan pinjaman perumahan * Surat pekeliling perkhidmatan bil. 10/1989 * Pekeliling perkhidmatan bil.9/1991 dan Pekeliling * Perbendaharaa n bil.4/1995


12. Borang Perisytiharan Harta * Di bawah Peraturan 10, Peraturanperaturan pegawai Awam (Kelakuan dan tatatertib) 1993 * Pekeliling Perkhidmatan Bil.3/2002 Semua pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional serta Kumpulan Sokongan. 1. Borang JPA (T) 1/02 Bagi pengisytiharan kali pertama dan harta tambahan salinan 2. Borang JPA (T) 2/02 Bagi perisytiharan pelupusan harta 5 salinan

Kemukakan apabila lengkap. - Mula dilantik ke dalam perkhidmatan awam. - Apabila dikehendaki oleh Kerajaan . - Memperolehi harta tambahan dan melupuskan harta

SEKURANGKURANGNYA SEKALI DALAM TEMPOH 5 TAHUN

PANDUAN PENGHANTARAN DOKUMEN

KOLEJ JURURAWAT MASYARAKAT PORT DICKSONPERKARA DOKUMEN-DOKUMEN PERLU BILA PERLU DISERAH KE BAHAGIAN PENTADBIRAN Kemukakan apabila lengkap, setelah malapor diri bekerja CATATAN

(PERMOHONAN) 1. Surat Penerimaan jawatan 4 salinan 2. Surat pemeriksaan/ Akaun doktor 4 salinan 3. Surat sumpah 4 salinan 4. Laporan Perubahan (Kew.8) 8 salinan 5. Borang computer maklumat peribadi 1 salinan 6. Surat akujanji 4 salinan 7. Borang soalan keselamatan 2 salinan (jika berkenaan) 8. Surat iringan dari Ketua Jabatan (SETELAH PENGESAHAN LANTIKAN DILULUSKAN ) - Catitkan ke dalam buku perkhidmatan 1. Laporan Perubahan (Kew.8) 8 salinan

13. Tawaran Pelantikan Jawatan


(PERMOHONAN) 1. Kenyataan perkhidmatan yang kemaskini 4 salinan 2. Lampiran A 4 salinan 3. Lampiran A 4 salinan 4. Lampiran B (Perintah Am 36 Bab A) 4 salinan 5. Surat Kelulusan Kursus induksi 4 salinan 6. Sijil Akuan Lulus Peperiksaan 4 salinan 7. Perakuan Pengesahan Dalam Jawatan (Perintah Am A 36) (i) 4 salinan 8. Salinan Buku Perkhidmatan 4 salinan 8. Surat iringan dari Ketua Jabatan (SETELAH PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN DILULUSKAN ) - Catitkan ke dalam buku perkhidmatan 1. Laporan Perubahan (Kew.8) 8 salinan Kemukakan apabila pengesahan pelantikan telah diterima dan memenuhi syaratsyarat untuk pengesahan Kemukakan apabila lengkap

14. Pengesahan Dalam Perkhidmatan

SEKURANGKURANGNYA SEKALI DALAM TEMPOH 5 TAHUN

SENARAI UNDANG-UNDANG / PERATURAN YANG DIGUNAPAKAI DALAM MENJALANKAN TUGASAN BAHAGIAN KEWANGAN , PERKHIDMATAN, PENTADBIRAN, HASIL DAN STOR.1. PERINTAH-PERINTAH AM BAB A Lantikan dan Kenaikan Pangkat

KOLEJ JURURAWAT MASYARAKAT PORT DICKSON BAB B BAB C BAB D BAB E BAB F BAB G Elaun-elaun Dalam Perkhidmatan 1974 Cuti Peraturan-peraturan pegawai Awam Kelakuan dan Tatatertib) Rumah dan Bangunan Pejabat Kerajaan 1974 Perubatan Waktu Bekerja dan Lebih Masa

2. PERATURAN LEMBAGA TATATERTIB 1993 3. ARAHAN PERBENDAHARAAN BAB A Prosedur Kewangan BAB B Prosedur Perakaunan BAB C Audit, Kehilangan dan Prosedur Hapuskira 4. PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT (PP BIL.5 TAHUN 2007 4. Pindaan Arahan Perbendaharaan BSPK (8.15) 248 15 JD.7(70) 29.12.1997 5. Pekeliling - pekeliling dan Surat - Surat Pekeliling Perkhidmatan 6. Pekeliling - pekeliling dan Surat Surat Pekeliling Perbendaharaan 7. Pekeliling pekeliling dan Surat Surat Pekeliling dari Kementerian Kesihatan Malaysia 8. Pekeliling pekeliling dan Surat Surat Pekeliling dari Jabatan Kesihatan Negeri

SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI1. JAWATANKUASA PEMBUKA SEBUTHARGA JABATAN 2. JAWATANKUASA KEBERSIHAN DAN KESELAMATAN

KOLEJ JURURAWAT MASYARAKAT PORT DICKSON 3. JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET 4. JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN KEWANGAN DAN AKAUN 5. JAWATANKUASA PENGURUSAN DAN KEUTUHAN

JAWATAN NAMA

: PEMBANTU TADBIR (P/O) N17 (AKADEMIK) :

SENARAI TUGAS :

KOLEJ JURURAWAT MASYARAKAT PORT DICKSON 1. Bertanggungjawab kepada Pengarah Kolej Jururawat Masyarakat Port Dickson. 2. Menguruskan elaun-elaun pelatih seperti elaun biasiswa, elaun perjalanan, elaun jahitan, elaun buku, elaun projek, elaun perkakas serta elaun-elaun yang berkaitan dengan Pelatih. 3. Menyediakan Borang Perubahan Gaji (SG 20) dan Penyata Perubahan mengenai Pendapatan Seseorang Pegawai (Kew 8) untuk segala urusan yang berkaitan dengan pelatih. 4. Menyediakan pelarasan elaun pelatih, jika perlu 5. Membantu dalam urusan persiapan majlis-majlis rasmi akademik seperti penyediaan buku Program atau Buku Kursus Induksi. 6. Menjalankan tanggungjawab sebagai Setiausaha Mesyuarat Akademik. 7. Membantu Jabatan dalam urusan surat menyurat rasmi akademik. 8. Menggantikan tugas Pembantu Tadbir Pentadbiran sekiranya Pembantu Tadbir Pentadbiran bercuti atau berkursus. 9. Lain-lain tugas yang diarahkan dari masa ke semasa.

JAWATAN NAMA

: PEMBANTU TADBIR (P/O) N17 (ASET) :

SENARAI TUGAS :

KOLEJ JURURAWAT MASYARAKAT PORT DICKSON 1. Penerima aset bagi Unit Pentadbiran dan Kewangan 2. Menguruskan bilangan susunatur nombor pendaftaran aset yang diterima dan perlebalan di HPD mengikut tarikh penerimaaan. 3. Kemaskini data penyelenggaraan pada borang KEW.PA-14 yang dilakukan oleh pihak konsesi. 4. Menguruskan pelupusan aset KOLEJ. 5. Menyediakan maklumat perolehan kerajaan Kementerian Kesihatan Malaysia. 6. Menguruskan kenderaan jabatan :6.1 Menguruskan penerimaan kenderaan jabatan 6.2 Memastikan pemandu kenderaan R6 membuat penyelenggaraan Mengikut jadual yang telah di tetapkan 6.3 Memastikan kenderaan yang rosak dibaiki segera selepas mendapat Kelulusan pengarah. (Setelah kerosakan kenderaan dilaporkan oleh Pemandu Kenderaan R6) 6.4 Mengemaskini semua rekod kenderaan jabatan serta mengendalikan kesKes kemalangan kenderaan dan urusan kes-kes saman kenderaan. 6.5 Menyediakan dan menghantar laporan bulanan kenderaan ke Bahagian Pengurusan Latihan (BPL) KKM. 6.6 Membantu urusan penggunaan/ pinjaman kenderaan jabatan. 7. Menyediakan Jadual Tugas Harian Pemandu dan Jadual Tugas Pemandu OnCall. 8. Lain-lain tugas yang diarahkan dari masa ke semasa oleh Ketua Unit/ Ketua Jabatan.

JAWATAN NAMA

: PEMBANTU TADBIR (P/O) N17 (PERKHIDMATAN II) :

SENARAI TUGAS :

KOLEJ JURURAWAT MASYARAKAT PORT DICKSON 1. Menguruskan perkhidmatan pelantikan serta merekod dan mengemaskini pengesahan dalam perkhidmatan, kemasukkan ke dalam jawatan berpencen, pelepasan jawatan dengan izin, peletakkan jawatan, persaraan, kenaikan pangkat, rayuan pelarasan gaji, cuti-cuti, perakuan menanggung kerja, pemangkuan, pertukaran keluar masuk, surat jaminan (guarantee letter) dan lainlain jawatan seperti berikut :1.1 Pengarah U48 Timbalan Pengarah U44 Pengajar U41 Jururawat U32 Jururawat U29 Jururawat Masyarakat U24 Menyediakan pergerakan gaji tahunan anggota akademik. Mengendalikan semua jenis Penyata Perubahan (Kew-8) anggota Akademik. Menjaga keselamatan dan menyelenggara fail-fail peribadi anggota akademik. Menguruskan permohonan borang Tapisan Keselamatan Kasar.

1.2 1.3 1.4 1.5

2. Perjawatan untuk anggota akademik. 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 Waran Perjawatan Pindah Butiran dan Pindah Lokasi Penyediaan Buku Senarai Perjawatan Reten Perjawatan Carta Organisasi Permohonan Pekerja Sambilan/Pekerja Khidmat Singkat

3. Laporan Nilaian Prestasi Tahunan (LNPT) anggota akademik : 3.1 3.2 3.3 Urusetia Panel Pembangunan Sumber Manusia Jabatan. Menyimpan salinan asal LNPT kepunyaan anggota akademik. Semua urusan yang berkaitan LNPT termasuk mengedar, Membekalkan salinan pendua, menyediakan laporan markah Kegunaan naik pangkat anggota/ cuti belajar/ berkursus dan

KOLEJ JURURAWAT MASYARAKAT PORT DICKSON lain-lain. 4. Pencalonan Pingat (Persekutuan/ Negeri/ Lain-lain) anggota akademik 4.1 4.2 4.3 Mengedar pekeliling, menerima dan menyemak borang-borang permohonan serta menyediakan format bagi calon-calon yang dicalonkan untuk dibawa ke mesyuarat. Menyediakan surat, format dan menyusun permohonan yang layak untuk dikemukakan ke Kementerian Kesihatan Malaysia. Menyemak senarai nama yang berjaya dicalonkan dan menyediakan sijil Tahniah.

5. Rombongan Haji bagi anggota akademik. 6. Pengisyhtiharan harta bagi anggota akademik. 7. Menyediakan sijil penghargaan bagi anggota Jabatan. 8. Mengemaskini rekod/data perjawatan yang dijaga dari masa ke semasa. 9. Mengambilalih tugas Pembantu Tadbir (Perkhidmatan I) semasa pegawai yang berkenaan cuti atau kursus. 10. Lain-lain tugas yang diarahkan oleh Ketua Unit/Ketua Jabatan.

JAWATAN NAMA

: PEMBANTU TADBIR (P/O) N17 (PERKHIDMATAN I) :

SENARAI TUGAS :

KOLEJ JURURAWAT MASYARAKAT PORT DICKSON 1. Menguruskan perkhidmatan pelantikan serta merekod dan mengemaskini pengesahan dalam perkhidmatan, kemasukkan ke dalam jawatan berpencen, pelepasan jawatan dengan izin, peletakkan jawatan, persaraan, kenaikan pangkat, rayuan pelarasan gaji, cuti-cuti, perakuan menanggung kerja, pemangkuan, pertukaran keluar masuk, surat jaminan (guarantee letter) bagi jawatan bukan akademik dan lain-lain jawatan seperti berikut :1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 1.10 1.11 1.12 Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) N22 Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) N17 Pembantu Tadbir (Kewangan) W17 Penyelia Asrama N17 Pembantu Perpustakaan S17 Pegawai Khidmat Pelanggan N17 Pembantu Tadbir Rendah (Jurutaip) N11 Pembantu Am Pejabat N1 Tukang Masak N17 Pemandu Kenderaan R6 Pemandu Kenderaan R3 Pekerja Awam R1

2. Perjawatan untuk semua (Bukan akademik) 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 Waran Perjawatan Pindah Butiran dan Pindah Lokasi Penyediaan Buku Senarai Perjawatan Reten Perjawatan Carta Organisasi Permohonan Pekerja Sambilan/Pekerja Khidmat Singkat

3. Menyediakan pergerakan gaji tahunan (bagi bulan Januari, April, Julai dan Oktober) anggota bukan akademik. 4. Mengendalikan semua jenis perubahan (Kew.8) anggota bukan akademik.

5. Laporan Penilaian Prestasi Tahunan (LPPT) Bukan akademik : 5.1 5.2 5.3 Urusetia Panel Pembangunan Sumber Manusia Jabatan. Menyimpan salinan asal LNPT kepunyaan anggota akademik. Semua urusan yang berkaitan LNPT termasuk mengedar, membekalkan salinan pendua, menyediakan laporan markah kegunaan naik pangkat anggota/ cuti belajar/ berkursus dan

KOLEJ JURURAWAT MASYARAKAT PORT DICKSON lain-lain. 6. Pencalonan Pingat (Persekutuan/ Negeri/ Lain-lain) anggota akademik 6.1 6.2 6.3 Mengedar pekeliling, menerima dan menyemak borang-borang permohonan serta menyediakan format bagi calon-calon yang dicalonkan untuk dibawa ke mesyuarat. Menyediakan surat, format dan menyusun permohonan yang layak untuk dikemukakan ke Kementerian Kesihatan Malaysia. Menyemak senarai nama yang berjaya dicalonkan dan menyediakan sijil Tahniah.

7. Rombongan Haji bagi anggota bukan akademik. 7.1 7.2 7.3 7.4 Mengedarkan Pekeliling, menerima dan menyemak borang-borang permohonan yang layak. Menyediakan format dan menaip serta mengemaskinikan butiran Format. Menyediakan senarai nama yang layak, menyusun dan menaip Format serta surat untuk dikemukakan ke Kementerian Kesihatan Malaysia. Menyemak dan menyediakan surat ucapan Tahniah.

8. Mengurus dan menyelenggara urusan dan dokumen SULIT. 8.1 Tatatertib 8.1.1 Bagi Kumpulan Sokongan 1 dan Kumpulan Sokongan 2. 8.1.2 Menyediakan dokumen untuk dibawa ke mesyuarat 8.1.3 Menyemak dan menyediakan dokumen untuk dikemukakan ke Kementerian Kesihatan Malaysia. Perisytiharan Harta 8.2.1 Menerima, menyemak dan menyediakan borang serta format untuk dihantar ke Kementerian Kesihatan Malaysia.

8.2

9. Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan. 9.1 Mengedar Pekeliling dan menyediakan surat-menyurat serta menjadi urusetia. 9.2 Menyemak dan menyediakan JKP Jabatan untuk dibawa ke mesyuarat. 9.3 Menyediakan minit mesyuarat dan mengemaskini format serta menyediakan Buku JKP untuk dikemukakan ke Kementerian

KOLEJ JURURAWAT MASYARAKAT PORT DICKSON Kesihatan Malaysia. 10. Mengurus dan menyelenggara semua jenis kursus Perkhidmatan dan lainlain jenis kursus yang berkaitan dengan anggota bukan akademik. 11. Menguruskan pengambilan dan lantikan semua jawatan sambilan bukan Akademik KJMPD sekiranya berkaitan. 12. Merekod cuti tahunan bagi semua kakitangan bukan akademik dan dapatkan tandatangan Ketua Jabatan ke dalam Buku Perkhidmatan Anggota. 13. Mengemaskini rekod/data perjawatan yang dijaga dari masa ke semasa. 14. Mengambil alih tugas Pembantu Tadbir N17 (Perkhidmatan II) dan Pembantu N17 (Pentadbiran) semasa pegawai yang berkenaan cuti atau kursus. 15. Lain-lain tugas yang diarahkan oleh Ketua Unit/Ketua Jabatan.

JAWATAN NAMA

: PEMBANTU TADBIR W17 (Kewangan I) :

SENARAI TUGAS :

KOLEJ JURURAWAT MASYARAKAT PORT DICKSON 1. Bertanggungjawab kepada Pembantu Tadbir N22 dan Pengarah, Kolej Jururawat Masyarakat, Port Dickson. 2. Menerima Waran Peruntukan dan dimasukkan di dalam sistem eSPKB setelah mendapat kebenaran dari Pengarah sebelum dikemukakan ke Jabatan Akauntan Negara, Negeri Sembilan. 3. Menyediakan Waran Peruntukan Kecil mengikut Objek Am melalui sistem eSPKB. 4. Mengendalikan Buku Vot Komputer eSKPKB dan mencetak buku vot harian dan bulanan. 5. Memastikan semua pembekal/syarikat telah didaftar dalam sistem Espkb (Penyelenggaraan) sebelum proses seterusnya dibuat. 6. Menyediakan proses tanggungan kontrak dan bayaran bagi pembekal yang ada perjanjian. 7. Menyediakan proses Daftar Bayaran dan Baucar bayaran (dibayar dalam masa 14 hari) didalam sistem eSPKB bagi semua bil yang diterima dan begitu juga Inden Kerja (dibuat secara manual) dan dibayar melalui sistem eSPKB. 8. Menyediakan proses baucar bayaran didalam sistem eSPKB bagi semua bil utiliti yang diterima tidak termasuk pukal. 9. Mencetak Laporan Perbelanjaan mengikut Objek BV551M dan BV551P setiap akhir bulan dan dihantar ke Bahagian Kewangan, Bahagian Pengurusan Latihan, KKM. 10. Mencetak Laporan Kelewatan Bil BV342 dan BV343 dan bil tertunggak setiap dua kali setahun dan dihantar ke Bahagian Kewangan, Bahagian Pengurusan Latihan, KKM. 11. Menyediakan laporan kewangan bila diperlukan (setiap kali mesyuarat kewangan). 12. Mencetak Laporan Harian BV381 dari sistem eSPKB setiap hari dan disimpan dalam fail. 13. Mencetak Laporan BV 340 (Daftar Bil) setiap bulan, disemak dan simpan dalam fail.

KOLEJ JURURAWAT MASYARAKAT PORT DICKSON 14. Dilantik sebagai Setiausaha Mesyuarat Pengurusan Kewangan Jabatan.

15. Menyediakan baucar jurnal bagi lain-lain bayaran kecuali gaji, jika diperlukan dalam sistem eSPKB. 16. Menandatangani resit Kew.8, menyelenggara buku tunai cerakinan, menyediakan penyata pemungut dan memasukkan pungutan ke bank. 17. Menyediakan dan menghantar permohonan penggantian EFT ke Jabatan Akauntan Negara, Negeri Sembilan jika ada. 18. Dilantik sebagai Jawatankuasa Penilaian Harga

19. Membantu Pembantu Tadbir N22 dalam penyediaan kertas kerja panggilan sebutharga. 20. Lain-lain tugas yang diarahkan oleh Pegawai atasan dari masa ke semasa.

JAWATAN NAMA

: PEMBANTU TADBIR W17 (Kewangan II) :

SENARAI TUGAS :

KOLEJ JURURAWAT MASYARAKAT PORT DICKSON 1. Bertanggungjawab kepada Pembantu Tadbir N22 dan Pengarah, Kolej Jururawat Masyarakat, Port Dickson. 2. Menyediakan penyata perubahan gaji, payroll, slip gaji akhir bagi pegawai yang bertukar, mengutip segala bayaran balik gaji dari anggota. 3. Menyediakan segala baucar-baucar bayaran termasuk gaji, elaun perjalanan, elaun lebih masa, elaun perpindahan, elaun tanggung kerja, elaun pemangkuan, bonus dan elaun jahit bagi anggota Kolej Jururawat Masyarakat, Port Dickson. 4. 5. Menyediakan baucar jurnal bagi gaji jika perlu. Menyelenggara buku daftar gaji.

6. Menyediakan laporan pegawai yang mempunyai baki emolumen kurang daripada 40% ( 2 kali setahun). 7. Menyediakan Penyata Cukai Pendapatan Tahunan dan surat menyurat yang berkaitan. 8. Menyemak Penyata Potongan Caruman KWSP dan mengirimkan pencaruman atas Borang A dalam masa yang ditetapkan dan memohon pengecualian faedah. 9. Menyediakan dan memproses permohonan pinjaman kenderaaan, pinjaman perumahan, pinjaman computer serta mengemaskini Buku Daftar pinjaman tersebut. 10. 11. 12. 13. Menyediakan laporan-laporan pinjaman yang berkaitan. Menerima dan mengeluarkan resit Kew.38, pelbagai bayaran. Menguruskan dan rekod bayaran sewaan kafeteria. Mengutip resit Kew.38 yang telah habis digunakan.

14. Menguruskan surat-surat permohonan anggota mengenai kelulusan elaun kilometer kereta, motosikal dan basikal serta perpindahan rumah sendiri atas pinjaman perumahan kerajaan. 15. Membantu menyediakan Waran Perjalanan melalui sistem eSPKP.

KOLEJ JURURAWAT MASYARAKAT PORT DICKSON 16. 17. Memberi kelulusan bagi permohonan pengeluaran stok. (KEW.PS-11) Mengganti tugas Pembantu Tadbir (Kewangan I) jika diperlukan.

18. Lain-lain tugas yang diarahkan oleh Pegawai Atasan dari masa ke semasa.

JAWATAN NAMA

: PEMBANTU TADBIR (P/O) N17 (STOR) :

SENARAI TUGAS :

KOLEJ JURURAWAT MASYARAKAT PORT DICKSON 1. Bertanggungjawab kepada Pembantu Tadbir N22 dan Pengarah, Kolej Jururawat Masyarakat, Port Dickson. 2. Menyemak bekalan stok alat-alat tulis, barang-barang domestik, bahan mentah dan pakaian seragam kakitangan dan pelatih setiap bulan. 3. Membuat perolehan bekalan alat-alat tulis, barang-barang domestik, bahan mentah dan pakaian seragam kakitangan dan pelatih mengikut keperluan. 4. Menyimpan, merekod dan mengemaskini semua perolehan ke dalam kadkad yang berkaitan mengikut Pekeliling Perbendaharaan Bil.5 Tahun 2009 (Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan) 5. Mengagihkan bekalan alat-alat tulis, barang-barang domestic, bahan mentah dan pakaian seragam kakitangan dan pelatih mengikut kelayakkan dan keperluan serta mengikut jadual yang ditetapkan. 6. 7. Menyediakan Laporan Prestasi Pengurusan Stor setiap kali diperlukan. Memastikan stor sentiasa dalam keadaan terkawal, bersih dan teratur.

8. Memaklumkan tugas-tugas yang perlu diambil alih untuk sementara waktu kepada Pembantu Stor sekiranya Pembantu Tadbir Stor berkursus atau bercuti. 9. Membantu Pembantu Tadbir (Kewangan) menyediakan keperluan anggaran peruntukan dalam urusan stor. 10. Lain-lain tugas yang diarahkan oleh Pegawai Atasan dari masa ke semasa.

JAWATAN NAMA

: PEMBANTU TADBIR (P/O) N17 (PEMBANGUNAN) :

SENARAI TUGAS :

KOLEJ JURURAWAT MASYARAKAT PORT DICKSON 1. Bertanggungjawab kepada Pembantu Tadbir N22 dan Pengarah, Kolej Jururawat Masyarakat, Port Dickson. 2. Menguruskan dan merekod semua penyelenggaraan penghawa dingin jabatan. 4. 5. Menandatangani resit Kew.38, jika diperlukan. Mengemaskini buku Cerakinan Hasil (Kew.248)

6. Mengendalikan Laporan Kutipan Hasil Bulanan sebelum 10hb bulan berikutnya. 7. 8. Menguruskan surat dan dokumen berkaitan semua jenis sewaan. Menyediakan Pesanan Tempatan Kerajaan.

9. Menyelenggaraan semua kunci-kunci jabatan dan buku daftar keluar/masuk anak kunci jabatan. 10. Membantu dalam tugasan Pembantu Tadbir N22 berkaitan kerja-kerja penyelenggaraan dan pembangunan serta rumah kerajaan. 11. Menyedia dan menguruskan proses sebutharga (Lampiran Q) jabatan dan AJK sebutharga. 12. 13. Fotografer jabatan. Menyedia/ merekod Kew.pa 14 penyelenggaraan Harta Modal jabatan.

14. Membantu menyediakan keperluan anggaran peruntukan dalam urusan perbelanjaan tahunan jabatan. 15. Lain-lain tugas yang diarahkan oleh Pegawai Atasan dari masa ke semasa. JAWATAN NAMA SENARAI TUGAS : : PEGAWAI KHIDMAT PELANGGAN N17 : AZLAN BIN IBRAHIM


1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.

Bertanggungjawab kepada Pembantu Tadbir N22 dan Pengarah, Kolej Jururawat Masyarakat, Port Dickson. Memastikan papan suis (PABX) dalam keadaan baik. Menerima, membuat panggilan dan mencatatkan pesanan dari dalam dan luar. Merekod semua panggilan rasmi/peribadi ke dalam Buku Rekod Panggilan. Menyemak bil telefon dari Telekom Malaysia samada panggilan rasmi/ peribadi berpandukan Buku Rekod Panggilan. Memastikan buku senarai nombor telefon berada di sisi setiap masa. Mengendalikan PA Sistem apabila di arah untuk membuat pengumuman. Melaksanakan fungsi perhubungan pelanggan di kaunter. Melayani pelanggan yang berurusan melalui telefon atau bersemuka. Memastikan nombor telefon tidak diberikan kepada seseorang yang tidak berkaitan. Mendapatkan pengganti, jika diperlukan. Lain-lain tugas yang diarahkan oleh Pegawai atasan dari masa ke semasa.

JAWATAN NAMA

: PEKERJA AWAM GRED R1 (PENTADBIRAN) :

SENARAI TUGAS :

KOLEJ JURURAWAT MASYARAKAT PORT DICKSON 1. Memastikan pejabat pengarah sentiasa dalam keadaan kemas, bersih dan tersusun. 2. Merincih kertas/dokumen pejabat tidak diperlukan.

3. Memastikan air pokok-pokok bunga di dalam pejabat ditukar setiap hari dan tiada jentik-jentik di dalam air tersebut. 4. Membantu Pembantu Am Pejabat N1 memasukkan Borang Cuti Anggota ke dalam Fail Cuti. 5. Membantu Pembantu Am Pejabat N1 membuat salinan fotostat dokumendokumen yang diperlukan oleh pegawai berkaitan. 6. Membantu menfailkan borang-borang cuti, membantu membuat edaran surat-surat edaran dalaman dan cetakan dokumen rasmi kerajaan. 7. Bertanggungjawab mengganti tugas Pegawai Khidmat Pelanggan apabila anggota berkenaan cuti, menghadiri kursus dan menjalankan tugas-tugas rasmi kerajaan. 8. Tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Ketua Unit/ Ketua Jabatan.

JAWATAN NAMA

: PEMBANTU AM PEJABAT N1 :

SENARAI TUGAS :

KOLEJ JURURAWAT MASYARAKAT PORT DICKSON 1. Bertanggungjawab kepada Pembantu Tadbir N22 dan Pengarah, Kolej Jururawat Masyarakat, Port Dickson. 2. Membantu Pembantu Tadbir N17 (Stor) dalam penyelenggaraan stor alat tulis. 3. Memastikan susun atur ruangan pejabat dan kabinet dalam keadaan kemas. 4. Membantu dalam urusan surat-menyurat : Mengepos dan mengambil surat-surat rasmi jabatan dari Pejabat Pos. Mengedar surat-surat rasmi jabatan dengan tangan ke dalam dan luar pejabat, Mengedar fail-fail am/persendirian kepada pegawai-pegawai yang berkenaan.

5. Memastikan dokumen-dokumen atau borang-borang sentiasa mencukupi pada setiap masa. 6. 7. 8. Penyelenggaraan papan kenyataan bahagian pentadbiran. Mengganti tugas Pembantu Am Pejabat N1 jika diperlukan. Tugas-tugas yang diarahkan oleh Pegawai Atasan dari masa ke semasa.

JAWATAN NAMA

: PEMBANTU AM PEJABAT N1 :

SENARAI TUGAS :

KOLEJ JURURAWAT MASYARAKAT PORT DICKSON 1. Bertanggungjawab kepada Pembantu Tadbir N22 dan Pengarah, Kolej Jururawat Masyarakat, Port Dickson. 2. Mengendalikan fail-fail pejabat pentadbiran : Mencari fail yang diperlukan oleh pegawai. Menyimpan fail-fail mengikut susunan di rak-rak yang berkaitan. Bertanggungjawap ke atas keadaan fail-fail dari segi keselamatan, kebersihan dan kandungan dokumen. Bertanggungjawab memasukkan surat-surat ke dalam fail-fail yang berkaitan dan kemukakan kepada pegawai yang berkenaan untuk tindakan selanjutnya jika perlu.

3. Memastikan susun atur ruangan pejabat dan kabinet dalam keadaan kemas. 4. Menguruskan Dokumentasi dan Penyelenggaraaan Mesin-mesin seperti di bawah supaya berada dalam keadaan sempurna. Mesin Faksimili Mesin Fotostat Mesin Binding Mesin Laminating Lain-lain mesin dalam pejabat

5. Memastikan dokumen-dokumen atau borang-borang sentiasa mencukupi pada setiap masa. 6. 7. 8. Penyelenggaraan papan kenyataan bahagian pentadbiran. Mengganti tugas Pembantu Am Pejabat N1 jika diperlukan. Tugas-tugas yang diarahkan oleh Pegawai Atasan dari masa ke semasa.

JAWATAN NAMA

: PEMBANTU TADBIR (P/O)/N11 (HRMIS) :

SENARAI TUGAS :

KOLEJ JURURAWAT MASYARAKAT PORT DICKSON 1. Mengedar borang maklumat peribadi kepada anggota yang belum menghantar atau mengemaskini maklumat diri dan keluarga. 2. Mengemaskini maklumat perjawatan kolej dan rekod peribadi staff dalam sistem HRMIS. 3. Menguruskan sistem kad perakam waktu kakitangan

4. Menguruskan kertas kerja dan permohonan kursus, bengkel, seminar semua kakitangan Kolej Jururawat Masyarakat Port Dickson. 5. Mengumpul, menfail dan merekodkan cuti rehat dan cuti sakit kakitangan KJMPD 6. Menyediakan pas keselamatan bagi kakitangan KJMPD

7. Menguruskan Peperiksaan Jabatan dan Peperiksaan Penilaian Tahap Kecekapan bagi anggota KJMPD. 7.1 Mengeluarkan iklan peperiksaan yang diterima dari Kementerian/ Jabatan kepada anggota dari skim-skim perkhidmatan yang terlibat. 7.2 Menerima permohonan dari anggota dan menghantar permohonan ke Kementerian atau Jabatan berkenaan. 7.3 Membantu menguruskan peperiksaan PTK bagi anggota Kumpulan sokongan tiga, KKM yang melibatkan penilaian. 8. Tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Ketua Unit/ Ketua Jabatan.

JAWATAN NAMA

: PEMBANTU TADBIR (P/O)/N17 (PENTADBIRAN) :

SENARAI TUGAS :

KOLEJ JURURAWAT MASYARAKAT PORT DICKSON 1. Merekodkan semua surat-surat yang diterima melaui faks ke dalam buku daftar dan kemukakan kepada pengarah, timbalan pengarah atau pegawai yang berkenaan. 2. Mengendalikan sistem fail jabatan :2.1 Mengendalikan urusan fail am dan peribadi yang dibuka dan ditutup serta memberikan nombor fail. 2.2 Menyemak fail-fail yang dipinjam dan direkod dalam buku daftar pergerakan fail. 2.3 Mendapatkan kelulusan untuk menghantar fail-fail am yang tidak aktif ke Arkib Negara. Menguruskan penghantaran fail-fail yang tidak aktif ke Arkib Negara setelah mendapat kelulusan. Memusnahkan fail-fail lama dengan kelulusan Arkib Negara. 2.4 Menyelenggara fail Simpan Dalam Perhatian.

5. Menyemak email jabatan setiap hari waktu bekerja dan ambil tindakan sekiranya perlu. 6. Menguruskan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan proses Tatakelakuan/Tatatertib Pelatih. 7. 8. Membantu urusan surat-menyurat rasmi jabatan. Mengemaskini Carta Organisasi Jabatan.

9. Merekodkan dan mengemukakan aduan dan fail aduan kepada pegawai berkaitan. 10. Menggantikan tugas Pembantu Tadbir (Akademik) semasa anggota berkenaan bercuti atau berkursus. 11. Mengenalpasti dan mendapatkan Pekeling-Pekeliling yang terbaru untuk dibuat edaran kepada kakitangan KJMPD. 12. Menfailkan semua pekeliling, surat edaran dan surat makluman dari KKM dan jabatan lain untuk makluman unit pentadbiran. 13. Tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Ketua Unit/ Ketua Jabatan.


SENARAI TUGAS N22 1

Documents