Selection 2012

Assessment AIESEC Russia

Understanding whom do we want?

Expectations: • They want to develop in the organization 2-3 year (to be TL, EB)Values: • Activating leadership• Striving for excellence Competencies: • Emotional intelligence (Awareness of others)• Proactive Learning • Entrepreneurial outlook (Responsible) • Flexible (they open to new thing, cultures, people)• English (upper-intermediate)Criteria: • 3 level in University • Diverse backgrounds (tech talents also)• They will go to AIESEC IS, RusCo, other ceonferences• They have free time (10 h per week)

Expectation

We are looking for people with certain characteristics who need and are willing to take the opportunities we have in our organization however we cannot develop people who don’t have a willingness to learn and develop.

Values

What? Activating Leadership Striving for excellence

How? • What is good, what is bad for person• Why this action?

Competencies

Our assessment

AIESECer

Application

Cases

Interview

How? Actions Weight Stages

Expectation Check – points: want to go to AIESEC ISFree time Want to develop themselves, feel GAP

25 ApplicationInterview

Values Why this person act like this 15 Cases Interview

Emotional Intelligence

Умеет работать с людьми Активно слушает;Грамотно доносит свою мысль; Вовлекается в обсуждение; Управляет своими эмоциями; Ценит мнение другого человека;

20 Cases

Proactive learning

ИнтеллектБыстро адаптируется к условиям;Умеет обрабатывать информацию;Стремиться понять до конца; Воспринимает новое легко.

20 Cases, Interview

Entrepreneurial outlook

Берет на себя ответственность; Доводит дело до конца; Предлагает идеи;Нацелен на достижение результата;

5 Cases , Interview

English Upper-intermediate 10 Cases

Sales skills Умеет выражать мнение 5 Cases

How? • Applications: expectation;• Cases: awareness of others, responsibility;• Interview: proactive learning, responsibility,

expectation.

CASES

Goal: to select candidates for TMP- to check competencies- to set expectation about processes in AIESEC;

Agenda• Registration (check candidates, that came, give

them badges); - for assessors (10 min)• Get-to-know (15 min)• Group Dynamic (10 min)• Group discussion (30 min)• SumUp, AIESEC Presentation and next steps (15

min)• Assessment results discussion (30 min) – for

assessors

Group Dynamic ( 15 minutes)

Competency: Emotional Intelligence

Ваша команда попала на необитаемый остров.В течение следующих 5 минут, вам необходимо придумать план спасения с

острова и распределить роли в команде. При этом у вас есть 3 предмета: крыло самолета, мобильный телефон без функций связи и собственно ваша команда.

Вы также можете использовать всё, что вас окружает на острове: океан, рыбу, плоды и т.д.

Вы можете использовать все возможные и невозможные функции этих предметов. Постарайтесь быть креативными.

Через 5 минут каждая команда презентует свой план спасения. Можно попросить продемонстрировать, например, кто чем занимался на острове.

Orient Express Description: You are going to board the famous train Orient Express, travelling from Paris to Istanbul. There are 16 more passengers on the train. You get to choose 3 of them to make you company and you also have to say which 3 of them you would under no circumstances travel with. The passengers are as follows: You have 10 min for individual work. After that all participants have 15 min to come with a group decision. One of the participants has to present the group decision. For all that time the participants can ask all kinds of questions to the moderator. Competencies: Global Mindset, Emotional Intelligence Duration: 10 minutes for individual work, 15 minutes for group discussion No. of people: 5-7 people in group

Social product development and selling Task is to create idea of social business in Africa with involvement youth from the

world, including Russian youth. Also divide responsibilities between team members.

*Social responsible business is business which is based on some social issue or social problem. This kind of business tries to solve this problem and from the other hand it should be profitable. But now team has 10 $ only.

After 3 minutes Faci adds that the next task will be to make presentation for the company – Danone (Apple, etc) and make partnership with it. Also tell them that company will make partnership only with one group.

Assessors announce whose business they buy. They can buy only one or none .

Assessment principles

Objective:-to make process of selection more effective and fast.-to increase retention rate from application to assessment.-to increase retention rate from one stage to next (coming)

How it can be done:-expectation setting during presentation, cases and interview.-more competitive assessment to select people really focused on our experience-engage candidates

Positive behaviour Description of quality

Negative behaviour

Description of quality

Listening skills Does not interrupt sentences,

Bad Language Ass, idiot, dumb, stupid and any other abusive words

Clarity of thought Is clear with his points

Extremely bad body language

Slouched, middle finger, head down on table, asleep, constantly yawning

Extremely intelligent

New thoughts other than in the ‘normal discussions’.“Extremely intelligent” means an applicant who contributes extra information

Dominating the discussion

Does not give other people opportunities to express themselves

Summariser Gets the group to a consensus Shouting at others

Works under pressure

Does not get overly agitated or hassled due to lack of time

Incorrect Information/ stupidity

Refuting their own statements, quoting incorrect information, being illogical

Commitment to results Is focused throughout the activity.

Disruptive Shouts, waves fists, abusive

Innovative Comes up with new suggestionsMinimal input Is not contributing. Seems

disinterested and lost

Proactive Takes initiative. Into the activityObstinate Stuck on his ideas. Not willing to

compromise.

Role Delegator Moderator/ coordinator

Giving negative criticism

Is demotivating people

Examples of behaviours during assessment

Main recommendations for assessments from Mars:

-you should form panel of assessors balanced (experienced+not very experienced)-you should fix everything you see during assessment, and evaluate after-never make your own conclusions during observation, coming from your own picture of the world.-debriefing is a teamwork, you need to listen to every assessor and try to form your opinion collectively.When you debrief after assessment, you learn.-training on assessment gives you 10% of knowledge,other –practice!

Next Steps

• Find place, set time for Assessment Center / Cases;

• Put meetings in join-aiesec.com;• Invite candidates to meeting 3 days before; • Send them sms 1 day before; • Prepare assessors; • Print all materials;• Prepare logistics;

Interview

Structure

1. General expectation from organization;2. Competencies; proactive learning, entrepreneurial outlook; + sales; + level of English; 3. Selection for right JD;

Expectation from activitiesDepartment: People should understand that:GCDP og They will work with universities, students – make

promotion, matching, servicing.GIP og They will work with universities and senior students,

graduates in specific segments (IT, TT, MT, ET)GCDP ic They will lead international social projects with groups

of interns in schools, camps, universities.GIP ic They will work with companies – do calls, meeting,

research for candidates and servicingER They will organize events, work with companiesCom They will make promotion for students, provide

coverage in the media

General expectation from AIESEC• Как ты понял, что такое организация AIESEC, и чем мы занимаемся? • В чем ценность международных стажировок и международных

социальных проектов?

• Прочитать ответ на вопрос почему он решил подаваться на программу (в анкете) и уточнить детали, если требуется.

• Нравится ли тебе твоя специальность? Чем ты собираешься заниматься в жизни?

• Что тебе важно при выборе занятия? • Как ты считаешь, чем поможет тебе AIESEC в реализации жизненных

планов?• Назови свои сильные и слабые стороны. Как AIESEC поможет тебе

развить себя?

Main competencies

• Опиши свое самое большое достижение.(конкретно узнайте все детали)

Как долго ты этого достигал? Что тебе помогло? Кто тебе помогал? Какие были первые шаги, когда понял цель?

• Что является для тебя препятствием, трудностью? Расскажи самую большую трудность и как ты преодолел?

PARLA: problem — проблема (ситуация), action — действие

(поведение), result — результат, learned — научился, applied — применил.

Emotional Intelligence:

• Что тебя раздражает в людях?• Представь, что твой руководитель твоего проекта

совершенно не нравится тебе как личность. Что ты будешь делать?

• Ты и твой коллега, который должен сейчас выступить на очень важной конференции, приехали за 5 минут до начала. Неожиданно твой коллега говорит: «Я так волнуюсь, что не смогу выступить: боюсь, что все сорву! Наверное, я не буду выступть» Ваши действия?

• Sometimes people hear but don’t listen. Tell me about a time when you misunderstood someone. Why do you think you misunderstood? How did you resolve the misunderstanding?

• Tell me about a time where you lost your patience listening to someone who you believed did not know what she was talking about.

• Tell me about a time where you lost your patience listening to someone who you believed did not know what she was talking about.

• Describe a time you heard someone out, even though you initially disagreed with the person, only to change your mind in the end.

• Describe for me a time when you saw a situation very differently from• someone else and disagreed strongly with him, but still respected his

viewpoint.• Tell me about a time when your dislike for an individual had a negative• impact on your ability to communicate effectively with this person.

• Give me an example of a time where your understanding of your own emotions–and of the triggers that set off emotional responses in you–saved you from doing or saying something in a business setting that you might have regretted

• Tell me about a time you were knocked off balance on a project you were working on due to unexpected information or an unexpected event.

• Describe a time when you took personal accountability for a conflict and initiated contact with the individual(s) involved to explain your actions.

• Tell me about a time where you lost your patience listening to someone who you believed did not know what he was talking about.

• Give me an example of an important goal you had to set and how you accomplished that goal.

• Tell me about a time when you had the courage to express your opposing opinion to someone who generally does not take well to opposing viewpoints. What relationship was this person to you? Why did you decide to speak up?

Proactive Learning.

• Опиши ситуацию, когда тебе пришлось быстро научиться чему-то новому. Опиши свои действия, эмоции, результаты.

• Cases: • Ты закончил медицинский факультет, а устроился

менеджером по продажам. Какие шаги предпримешь, чтобы стать успешным в этой области?

• Представь, что ты хочешь научиться пользоваться фотошопом, но у тебя никак не получается. Что ты будешь делать?

Entrepreneurial Outlook:

Cases:• Ты - руководитель крупного проекта. Для его реализации

не хватает 100.000 рублей. Как ты найдешь их? (5 способов)

• Ваше выступление с докладом через 10 минут. Вдруг Вы обнаруживаете, что взяли с собой другую флешку, на которой вашей презентации нету. Ваши действия?

• Вы хорошо показали себя в продажах товара. Вам доверили продажу целой партии. Вы прилетели в незнакомый город на суперважную встречу. Выходите из самолета, встреча через час в центре города. Вдруг Вы обнаруживаете, что у Вас нет ни денег, ни документов. Ваши действия?

1. What was the biggest challenge you’ve consciously taken?1. Describe how you have improved the organization of a

system, process, or task in your current position.2. Give me an example of the most creative solution to a

difficult problem you have ever come up with.3. You have only ketchup, egg, ravioli and apple. Make quick

breakfast for your darling4. Give 5 ways of using pen in unstandart way.

Global Mindset • Как ты думаешь, решение какой проблемы сейчас наиболее

актуально для России (в мире). Может ли молодежь повлиять на решение данной проблемы? Каким образом?

Social responsibility: Представьте себе, что вы участник команды масштабной национальной

конференции. Вы проработали уже 4 месяца, осталось еще 2 месяца до реализации. Вам приходит письмо, что вы поступили в бизнес-школу. Ваши действия?

English

• Leadership, Self – development, Tolerance, Responsibility

Sales

Продайте мне эту ручку. У вас есть 1 минута на подготовку и 1 минута на презентацию. Время пошло.

Как вы готовились к презентации? Как вы определили целевую группу? Как образом Вы определили, о чем необходимо говорить на презентации?.

Expectation from activities

• Чем бы он хотел заниматься в организации? В каком направлении работать? Какая позиция для него наиболее привлекательна?

• Сколько времени ты готов уделять организации? Как проходит его день?

• Готов ли ты ездить на конференции в другие города? • Какие еще программы тебе интересны (TLP / GCDP / GIP)?• Представь, что мы тебя не выберем. Что ты будешь

делать?

Special skills and expectations from activities in departments

• GCDP og: Представь, что тебе нужно найти участников для проекта в

Индии. Какое мероприятие ты организуешь в своем университете? Что нужно сделать, чтобы организовать такое мероприятие? (Нужно проверить, видят ли они последовательность действий – работа с университетом, а также, какое мероприятие они подберут, смогут и выделить целевую аудиторию)?

Special skills and expectations from activities in departments

• GIP og: Представь, что ты отбираешь студентов факультета

информационных технологий в компанию Tata Consultancy. Как ты проверишь навыки работы в команде и профессиональный опыт? Сформулируй 6 вопросов для кандидата. (Допустим, на стажировке требуется разработать приложение для iPhone-5?) Возьмешь ли ты кандидата, у которого нет навыков работы в команде, но он хорошо программирует?

Special skills and expectations from activities in departments

• GIP ic: • Представь, что ты идешь на встречу с компанией «Mercon

Consultancy», которая занимается маркетингом, для того, чтобы предложить им участие в международной программе стажировок. Твоя задача – подготовить предложение и представить его компании. Подумай, чем может заниматься стажер в этой компании, какая ценность компании?

Special skills and expectations from activities in departments

• GCDP ic: Представь, что ты участник команды международного

социального проекта «Young & Perspective», реализация которого проходит в школах. Вы договорились со школой о приезде 10 стажеров из Бразилии. Твоя задача найти кандидатов – рассказать участникам AIESEC в Бразилии о проекте и вашем городе. У тебя будет 2 минуты разговора по skype.

Special skills and expectations from activities in departments

• ER:Представь, что ты участник команды организаторов IT -

конференции для студентов. Сейчас у вашей команды идет поиск партнеров. Твоя задача - составить предложение участия для компании (в чем ценность, опиши мероприятие);

Agenda of the interview1. Preparation for interview*; (10-20 min)2. Ice-breaking (Decide what kind of atmosphere do

you want and set it) (1 min)3. General expectation from organization (6 min);4. Competencies (4 min); 5. Expectation from activities (6 min)6. Decision making*; (1 min)7. Answer to candidate and next steps (2 min);8. *-for interviewers

PreparationWork with candidates before interview: • Candidates should participate presentation about AIESEC; • Candidates should know all information about AIESEC and you LC from

website: general information, goals, activities, projects and activities. Preparation before the Interview:• Educate Interviewers; • You should know all information and questions;• Come half an hour earlier for preparing list of candidates and to get ready;• Read application and read comments from assessment center in join-

aiesec.ru;• You should know profile of candidates one day before! (University,

specialty, interests, and experience);• Prepare all information about AIESEC IS and Induction;

Rules of working on the Interview:

• In each interview should be at least 1 EB member;• Write comments during interview (one person can ask,

second can write);• You should clearly understand what profile of people suitable

in your LC for each department;• You should know each project in each department and

variants of positions, that you can suggest;• For each candidate plan 15 min, track your time;• Be on time;• Use open questions.

Next steps

• Prepare interviewers and logistics; • Create time in join-aiesec.ru; • Update information in website about your

projects, positions with benefits and JDs;

• Focus on PROMOTION!