ROLLEN- UND PFLEGEKONZEPT FÜR DAS PROZESSMANAGEMENT
ROLLEN- UND PFLEGEKONZEPT FÜR DAS PROZESSMANAGEMENT
Rollen- und Pflegekonzept für das Prozessmanagement der FHB
Autorin: Der Senator für Finanzen der Freien Hansestadt Bremen1
Version: 0.1
Stand: 05.11.2019
1 InZusammenarbeitmitderifibconsultGmbH
Inhalt
Vorwort 3
1. RollenimProzessmanagement 4
2. PflegevonProzessen 7
3. DokumentationvonProzessen 9
4. AngebotederKompetenzstelleProzessmanagement 10
Abbildungsverzeichnis 11
Tabellenverzeichnis 11
KompetenzstelleProzessmanagement3
Vorwort
Prozessmanagement ist ein Gestaltungsinstrument zurWeiterentwicklung vonOrganisationen. InderbremischenVerwaltunggewinntdasThemaProzessmanagementzunehmendanBedeutung.Ge-setzesänderungen,technischeInnovationen(StichwortDigitalisierung)undderdemografischeWan-deltreibendieVeränderungderVerwaltungvoran.Prozessmanagementermöglicht,Verwaltungsab-läufegenauerzubetrachten,Schnittstellenzuerkennen,ZuständigkeitenzuklärenundRessourcenpassendereinzusetzen.
ZielderKompetenzstelleProzessmanagementbeidemSenatorfürFinanzenistes,zentraleinenein-heitlichenkonzeptionellenRahmen(z.B.FHBStandardszurProzessmodellierung)für die weitere Eta-blierungundDurchführungvonProzessmanagementinderbremischenVerwaltungzuformulieren.EingemeinsamesVerständnis(z.B.dieLesartvonProzessmodellierungen)hinsichtlichdesVorgehensistnotwendig,uminsbesonderedienststellenübergreifendeThemenerfolgreichzubearbeiten.Or-ganisationsspezifischeAnpassungenundWeiterentwicklungen,dieaufgrundderbesonderenSitua-tionineinerDienststellevorOrtgetroffenwerden,sindgewünscht.
MitdemvorliegendenRollen-undPflegekonzeptwirddenDienststelleneinweitererStandardzurVerfügunggestellt,umdieFragenachklarenZuständigkeitenundAufgabenbeiderEinführungundWeiterentwicklungvonProzessmanagementindenRessortsundDienststellenbesserbeantwortenzukönnen.GleichzeitigdientdieModellierungdesPflegeprozessesdazu,eineUmsetzungsideeda-vonzuentwickeln,wieAktualisierungen-seiensienunrechtlichbedingt,organisatorischbegründetodertechnischsinnvoll-inbestehendeProzessenutzerfreundlicheingearbeitetundverbindlichge-machtwerden.
DasRollen-undPflegekonzeptwurdeimRahmenderUmsetzungenderVerstärkungsmittelfürDigi-talisierungundBürgerserviceinZusammenarbeitmitdemDigitalisierungsbürodesSenatorsfürFi-nanzen,demReferatfürOrganisationundITderSenatorinfürSoziales,Jugend,IntegrationundSportsowiederifibconsultGmbHerstellt.AusgangspunktderÜberlegungenistzumeinendasProjekt„Ef-fektiverIT-Betrieb“(D6),welchesvomDigitalisierungsbürodurchgeführtundkoordiniertwird.ZieldesProjektesistdieBereitstellungvonProzessmodellenressortübergreifenderIT-Prozesse.Zuman-derensinddiebisherigenErfahrungendesressortübergreifendenProjekts„KompetenzaufbauGPO“(B9), insbesonderederRealisierungbeiderSenatorin fürSoziales, Jugend, IntegrationundSport,eingeflossen.
DasPapierbefindetsich inderEntwicklungundwirdfortlaufendaktualisiert.WennIhnenbeiderArbeitmitdemRollen-undPflegekonzeptWidersprücheauffallenoderSiefachlicheAnmerkungenhaben,meldenSiesichgerneunterfolgendenKontaktdaten:
Kompetenzsstelle ProzessmanagementDer Senator für FinanzenReferat34–Verwaltungsmanagement,-modernisierungund-organisationJulia SchneiderTelefon:(0421)36153037E-Mail:[email protected]
KompetenzstelleProzessmanagement4
1. Rollen im Prozessmanagement
WennwirVerwaltungsabläufeinFormvonProzessmodellengenauerbetrachten,wirdschnellklar,dass an diesen Prozessen verschiedene Personen, Gremien oder auch Externe (wie zum BeispielDienstleister) beteiligt sind undunterschiedliche „Rollen“ einnehmen.Mit der jeweiligenRolle ineinemProzess übernehmenPersonen einerseits verbindlicheAufgaben, Zuständigkeiten undVer-antwortung,andererseitswirdihreZugehörigkeitzurjeweiligenOrganisationseinheiterkennbar.FürdieOrganisationrelevanteProzessmodellesindnursinnvollundwirksam,wennsieauchaktuellge-haltenwerden.DasvorliegendeRollen-undPflegekonzeptbieteteineOrientierungfürdieDienst-stellen,umdienotwendigenRollenunddenProzesszurPflegevonProzessmodellenindereigenenOrganisationzudefinieren.
Strategische Ebene
Operative Ebene
Fachliche Ebene Modell- und Managementebene
Prozesseigen-tümer*in
Prozessverantwortliche*r
Prozessbeteiligte
Entscheidungs-instanz
Prozessmanager*in
Prozessmodellierer*in
Abbildung 1: Rollenmodell im Prozessmanagement (eigene Darstellung).
KompetenzstelleProzessmanagement5
DasRollenmodellunterscheidetvier Ebenen:
• Die fachliche EbenestelltdiereineProzessebeneunddieentsprechendenBeteiligtenineinemFachprozessdar.
• Die Modell- und Managementebene umfasstdieRollenderPersonen,diemodellierensowieüberdieÄnderungenundImplementierungvonProzessenentscheiden.
• Auf der strategischen EbenebefindensichPersonen,welchedieplanendePerspektiveunddamitauchdieEntwicklungderOrganisationimBlickbehalten.
• Auf der operativen EbenesindPersonenverortet,welchedasProzessmanagementvor-habenausführen.
DesWeiterenkonntensechs Rollenherausgearbeitetwerden.GrundlagedafürwarendieErkennt-nisseausdenbisherigenProzessmanagementprojekteninderFHB.DiesechsRollendienenalsOri-entierungfürdieweitereImplementierung.
Kurzbeschreibung Organisatorische Verortung
Fachliche Ebene Die Prozesseigentümer*in
hatdie letztendliche Verantwor-tung für das Fachthema.
Grds. Vorgesetzte*r, Füh-rungskraft des*der Prozess-verantwortlichen
Die Prozessverantwortliche*r sind die fachlichen Exper-ten*innen innerhalb der ge-samten Organisation.
Fachliche*r Expert*in inner-halb der Organisation des*-der Prozesseigentümer*in
Die Prozessbeteiligten führen
den .
Prozess aktiv ausMitarbeitende, die den Pro-zess ausführen
Modell- und Managemen-tebene
Eine Entscheidungsinstanz stellt die Verbindlichkeit derProzesse her.
Z.B. zwischen Abteilungslei-tung und Amtsleitung
Sollte auf bereits bestehen-de Gremien zurückgegriffenwerden
Die Prozessmanager*in organi-siert das Vorhaben.
Z.B. Referat Organisation, IT,Personal in dem jeweiligenRessort oder Dienststelle
Die Modellierer*in nimmt die Prozesse in viflow auf.
Externe und interne Model-lierungsexperten
Tabelle 1: Sechs Rollen im Prozessmanagement (eigene Darstellung)
KompetenzstelleProzessmanagement6
DiezweinachfolgendenTabellenbeschreibendieAufgaben,welcheimmer(kontinuierlich-Regel-betrieb)bzw.anlassbezogen(ereignisbasiert–Veränderungs-undEntwicklungsnotwendigkeit)vondenPersonenaufderfachlichenEbenesowiederModell-undManagementebenegetätigtwerdenmüssen.
Rolle Kontinuierliche Aufgaben Ereignisbasierte Aufgaben
Prozess-
eigentümer*in
- behält die strategische Perspektivefür den eignen Zuständigkeitsbereichim Blick
- „segnet“ den
Prozess fachlich ab
- stößt Prozessänderungen an
- kommuniziert abstimmungsrelevanteProzessänderungen an Prozessbetei-ligte
- kommuniziert mit Prozessmanager*in
- verantwortet und gewährleistet dieressortinterne Umsetzung
Prozess-verantwortli-che*r
- identifiziert sich mit dem Prozess
- hat Gültigkeit der Prozesse im Blick
- Ansprechpartner*in für inhaltlicheFragen und beratend tätig
- initiiert die fachliche Weiterentwick-lung und Austausch (KontinuierlicherVerbesserungsprozess - KVP)
- bringt fachliche Expertise für den Ge-samtprozess ein (in Abstimmung mitden Gesetzen)
- stößt Prozessänderungen an
- muss nicht abstimmungsrelevanteProzessänderungen an Prozessbetei-ligte kommunizieren
- kommuniziert mit Prozessmanager*in
Prozessbeteiligte - geben (zum Teil unbewusst) Hinweiseauf Verbesserungen
- bringen fachliche Expertise zu dengenauen Arbeitsabläufen ein
- stoßen Prozessänderungen an
Rolle Kontinuierliche Aufgaben Ereignisbasierte Aufgaben
Entscheidungs-instanz
- haben Funktionieren aller relevanten(Kern-) prozesse im Blick
- entscheidet über neu aufzunehmen-de Prozesse
- entscheidet und beschließt die Ver-bindlichkeit des Prozesses, darausfolgt die Verantwortung für die Imple-mentierung in der Verwaltung
Prozess-manager*in
- Z.B. administriert das interaktiveWeb-Modell
- initiiert die gesamte fachliche Weiter-entwicklung und Austausch (KVP) mitProzessverantwortlichen*r
- beratend tätig
- sichert die Qualität der Modellierungund des Prozessablaufs
- koordiniert Überarbeitungs- und An-passungsprozess
Modellierer*in - bereitet vor und führt durch von:Interviews, Workshops und Modellie-rung
Tabelle 2: Fachliche und sachliche Ebene (eigene Darstellung)
KompetenzstelleProzessmanagement7
2. Pflege von Prozessen
NachdemdieRollenimProzessmanagementvorgestelltunderläutertwurden,stehtimkommendenAbschnittdiePflegevonProzessenimVordergrund.EshandeltsichhierbeiumeinstandardisiertesProzessmodell,welches für Sie alsDienststelle einenRahmenbieten soll, andemSie sich für Ih-renPflegeprozessorientierenkönnen.AusgangspunktderÜberlegungenistdasProjekt„EffektiverIT-Betrieb“(D6),welchesvomDigitalisierungsbürogeleitetwird.EinesderZieledesProjektesistdieBereitstellungvonProzessmodellenressortübergreifenderIT-Prozesse.
ImVorfeldderModellierunghabenwirfolgendeFragenaufgeworfenunddurchdasfolgendePro-zessmodell(vgl.anliegendeDarstellung)beantwortet.
- WeristfürinhaltlicheFragenundÄnderungenzumProzesszuständig?
- WiewerdeninhaltlicheFragenundÄnderungenbeantwortetundbekanntgegeben?
- WernimmtÄnderungenimProzessvor?
- WiewirddieVerbindlichkeitderabgebildetenProzessegewährleistet?
- WerkannwoneueProzessemelden?
- WiewirdmitdiesenMeldungenumgegangen?
GenerellkannzwischenzweiArtenvonProzessenunterschiedenwerden:aktive(laufende)undinak-tive(ruhende)Prozesse.FolgendeHinweisesindfürdieseProzessartenhilfreich:
Aktive Prozesse:
- DerkontinuierlichefachlicheAustauschzulaufendenProzessenistnotwendig,damitProzess-managementinIhrerOrganisationaktivgelebtwird.Der*dieProzessmanager*inistverant-wortlichfürdieOrganisationvonTreffen,umdieProzessmodelleaktuellhaltenzukönnen.
- EineVerfahrensänderungineinemProzessistgleichzusetzenmiteinemneuenProzess.DasAbstimmungsverfahren hin zur Entscheidungsinstanz ist gleich. Der neue Prozess bzw. dieVeränderungbedürfenderAutorisierungseitensderFührungskräfte.
- Wenn ein*e Prozessverantwortlich*er (PV) seine*ihre Position verlässt, bestimmt der*dieProzesseigentümer*ineinenneue*nPVundübergibtdieAufgaben.FürdieNachhaltigkeitder Verankerung von Prozessmanagement wird es zunehmend von Bedeutung sein, dieverbundenenAufgabenindenbetroffenenArbeitsbereichenindenjeweiligenGeschäftsver-teilungsplänenzuhinterlegen.
- KönnenProzesseohnePVinaktivgesetztwerden?Nein,der*dieProzesseigentümer*inmusssichumeine*nneue*nProzessverantwortliche*n kümmern.
Inaktive Prozesse:
- DasErgebniseinerfachlichenÜberprüfungkannsein,dasseinProzessinaktivgesetztwerdensollte.
- DieInaktivierungeinesProzesseserfolgtnurdurchdieEntscheidungsinstanz.
- WennGesetzesgrundlagen/Richtlinien usw. als Voraussetzung für den Prozess außer Kraftgesetztwerden,istderProzessinaktivundwirdindieEntscheidungsinstanzkommuniziert.
KompetenzstelleProzessmanagement 8
Ents
chei
dung
sinst
anz
Proz
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er*in
Proz
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eran
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Proz
esse
igen
tüm
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Mita
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rem
er V
erw
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ng)
mborchers15.07.2019
191017_Final_Pflegeprozess_FHB ViFlow
Mögliche Prozess-änderung identifiziert
Mögliche Prozess-änderung identifiziert
Mögliche Prozessänderung
melden
2
Mögliche Prozess-änderung identifiziert
Prozessänderung initiieren?
6
Ja
Nein
Mögliche Änderung an ...
4
... Prozesseigentümer*in melden! (bestehender Prozess)
Prozess überprüfen
3Prozessänderung
initiieren?7
Prozess überprüfen
1
Prozessänderung initiieren
12
Ja
Nein
... Prozessverantwortliche*n! (bestehender Prozess)
Prozess(e) in Abstimmung einbringen
21Prozess(e) für
Entscheidungs-gremium
vorbereiten
15X Wochen vor Abstimmung
Prozess-informationen
versenden
16
Prozess-änderungen
prüfen
17
Abstimmungstag
Über Änderung(en) entscheiden
22 Änderung(en) annehmen?
25
Ja Änderung(en) genehmigen
26
Änderung(en) vorbereiten
29Änderung(en) in den Regelbetrieb
übernehmen
35
Anpassung(en) veranlassen
28
Vorgang eingestellt
Nein Vorgang einstellen
34Vorgang/Vorgänge
einstellen lassen
27
Prozessänderung initiieren
10
Prozesserhebung prüfen
5
Prozesserhebung initiieren?
8
... Prozessmanager melden! (Neuer Prozess)
Begründung dokumentieren
und kommunizieren
13
Ja
Nein
Begründung dokumentieren
und kommunizieren
11
Begründung dokumentieren
und kommunizieren
9
Begründung zur Kenntnis nehmen
19
Prozessmanager informieren
30
32
Änderungs-beteiligte
informieren
31
Stichtag
Meldung abgeschlossen
Nein, Anpassungen nötig
Änderung(en) abgeschlossen
Prozess(e) ist/sind Abstimmungsrelevant?
20 Ja, mindestens ein Prozess
Prozess-überarbeitung durchführen
14
Änderung(en) zur Kenntnis nehmen
24
Über redaktionelle Änderung(en)
informieren
23Prozess-
einbringung prüfen und vorbereiten
18
Nein, mindestens ein Prozess
Umsetzungs-auftrag
dokumentieren
33
Umsetzungsauftrag festgehalten
Abbildung 2: Allgemeiner Pflegeprozess (Orientierung für die Dienststellen)
DasWeb-ModellmitdenentsprechendenhinterlegtenErläuterungenbefindetsichaufderInternetseite(https://it-prozesshandbuch.bremen.de/) sowie dem VIS FHB Mandanten.
KompetenzstelleProzessmanagement9
3. Dokumentation von Prozessen
ProzessmanagementinderFHBsollgelebtwerden.Grundlagedafüristes,dassdieKolleginnenundKollegendieProzesseeinsehenkönnen.ZumgegenwärtigenZeitpunktwirdgeklärt,welcheProzess-modellewirwieundwospeichern,welchevorhandenenSystemewirmiteinanderverbinden(Stich-wort:Dokumentenmanagement)undüberwelcheRechtediePersonenverfügen.
DasDigitalisierungsbüroderAbteilung4beimSenatorfürFinanzenhatmitderBereitstellungderProzesslandkarteressortübergreifenderIT-ProzesseüberdasInternet(https://it-prozesshandbuch.bremen.de/)einenAnfanggemacht.
- EshandeltsichumeinenServer,derSpeicherplatzfürProzessmodellezurVerfügungstellt.
- DieserServeristüberdasInterneterreichbarundeswerdenkeinepersonenbezogenenDa-tengespeichert.
- DerWebauftrittistpasswortgeschützt.
- EsgibteinengenerellenAccount.BerechtigeinteressierteMitarbeitendederbremischenVerwaltungerhaltendieZugangsdatenvondemDigitalisierungsbüro.
- DieNutzendenhabenausschließlichLeserechte.
- DerProzessmanagerlädtdieDokumentehoch.
ZielderKompetenzstelleProzessmanagementistes,auchfüralleanderenBereicheProzessestan-dardisiertzurVerfügungzustellen.Diesgiltfürallev.a.imaktuellressortübergreifendenProjekt„KompetenzaufbauGPO“(B9)neugestaltetenProzesse,umsiezukünftigdenjeweilsanderenRes-sortsundDienststellenbeiBedarffüreigeneUmsetzungenzugänglichzumachen.
KompetenzstelleProzessmanagement10
4. Angebote der Kompetenzstelle Prozessmanagement
Wir unterstützen Ressorts und Dienststellen:
- beiderEinführungundVerstetigungvonProzessmanagement,
- beiderDurchführungausgewählterProzessmanagementvorhaben,
- durchdieEntwicklungeinheitlicherStandardsimProzessmanagement,
- durchQualifizierungsangebote,
- indemwirdenAustauschzwischenPraktikerinnenundPraktikernermöglichen.
Standards
UmdenressortübergreifendenWirkungsgradvonProzessmanagementzuerhöhen,stehendiebishererarbeitetetenbremischenStandardsbereit:
Software:
- viflowalseinheitlichesToolderDarstellungundDokumentation
Modellierung:
- FHBStandardszurProzessmodellierung
Umsetzung:
- ProzessmanagementinderDienststelle:PraktischeTippszurDurchführung
- Rollen-undPflegekonzeptfürdasProzessmanagement
Weitere Informationen finden Sie auf dem FHB Mandanten (VIS)
-> Übersicht Angebot Geschäftsprozessoptimierung -> Prozessmanagement in der FHB
KompetenzstelleProzessmanagement11
Abbildungsverzeichnis
Abbildung1:RollenmodellimProzessmanagement(EigeneDarstellung)
4
Abbildung2:AllgemeinerPflegeprozess(OrientierungfürdieDienststellen) 8
Tabellenverzeichnis
Tabelle1:SechsRollenimProzessmanagement(eigeneDarstellung) 5
Tabelle2:FachlicheundsachlicheEbene 6
IMPRESSUM
Herausgegebenvon
Der Senator für FinanzenReferat34–Verwaltungsmanagement,-modernisierungund-organisation KompetenzstelleProzessmanagementSchillerstr.2228195Bremen
Redaktion:JuliaSchneiderLayout:JanLeifheit
1.AuflageBremen05.November2019