FERRAMENTAS GERENCIAIS Reuniões
FERRAMENTAS GERENCIAISReuniões
REUNIÕES
Reuniões para quê?
A participação nas organizações contemporâneas é muito
valorizada
As decisões compartilhadas tornaram-se uma meta gerencial
Mesmo que as reuniões sejam utilizadas excessivamente e/ou
pareçam inúteis
...elas são uma ferramenta gerencial importante, se bem
conduzidas.
REUNIÕES
Reuniões para quê?
Reuniões servem para
informar, consultar,
analisar e resolver problemas,
discutir e conciliar pontos de vista,
motivar, persuadir, reconciliar conflitos,
integrar e formar equipes,
treinar e desenvolver projetos,
obter feedback e tomar decisões.
QUANDO FAZER UMA REUNIÃO?
Definir antes é mesmo necessária? não existiria outras formas de comunicação?
Para informar uma decisão já tomada – e-mail, circular, intranet...
Para consulta – pesquisa online ou um telefonema direcionado
...a decisão precisa mesmo da contribuição de outras pessoas?
SE CABE FAZER A REUNIÃO, ENTÃO...
Lembre ainda: para cada objetivo diferentes tipos de reunião e de formas de conduzi-las
Porém, algumas regras básicas a ser observadas:
estabelecer uma pauta, com antecedência;
eleger um facilitador para coordená-la;
indicar um secretário para redigir a ata;
fazer um esboço da pauta da próxima reunião, se for o caso;
avaliar a reunião, mesmo que brevemente e
acompanhar a realização das ações que foram definidas.
COMO PLANEJAR AS REUNIÕES?
Se está clara a necessidade de se realizar a reunião
Se seus objetivos são pertinentes e importantes
Se os participantes estão listados e foram avisados
Então, podemos começar o seu planejamento...
Pontos críticos para o êxito de uma reunião
o local pode garantir as condições mínimas de bem-estar e conforto pode evitar perturbações externas e, principalmente, o mal-humor dos participantes
COMO PLANEJAR AS REUNIÕES?
Pontos críticos para o êxito de uma reunião
o horário estabelecer e cumprir rigorosamente o horário de início e fim traduz respeito às atividades das pessoas participantes e evita as interrupções por "motivos de força maior"!
a duração reuniões longas costumam ser desnecessárias e improdutivas o ideal seria uma hora caso seja necessário ser maior, estabeleça intervalos para que as pessoas possam descansar, tomar algumas providências, alimentar-se e relaxar.
COMO PLANEJAR AS REUNIÕES?
Pontos críticos para o êxito de uma reunião
a pauta imprescindível. precisa ser distribuída a todos com antecedência participação exige preparação e tempo caso não tenha havido tempo de fazê-la antes, faça durante os primeiros minutos da reunião
COMO PLANEJAR AS REUNIÕES?
Pontos críticos para o êxito de uma reunião
ainda a pauta esta deverá conter as seguintes informações:
assuntos a serem tratados; tempo disponível para cada um dos tópicos; responsável pela apresentação de cada um dos tópicos nome dos participantes da reunião, quem a coordenará e quem redigirá a ata.
COMO PLANEJAR AS REUNIÕES?
Pontos críticos para o êxito de uma reunião
a ata a ata ideal deve ser: sucinta, objetiva, exata e compreensível
informações que precisam constar: o que ocorreu e as decisões tomadas as ações esperadas (de quem e quando).
uma ata também serve de lembrete para as ações e datas acordadas como um “contrato psicológico” do que se tem a cumprir como antídoto contra qualquer "mal-entendido" como conexão para as outras reuniões.
O QUE SE DEVE FAZER PARA CONDUZIR AS REUNIÕES?
A produtividade de uma reunião depende da sua condução.
O papel do condutor, facilitador ou líder é:
alcançar os objetivos (fins)
por meios diversos e devidos: - debates amistosos e construtivos - análise do tema sob diversos ângulos (garantindo a discussão dos pontos críticos) - oportunidade de participação dos que desejarem (com os limites de praxe)
O condutor deve ser "a pessoa mais adequada" para aquele tema e aquele grupo.
O QUE SE DEVE FAZER PARA CONDUZIR AS REUNIÕES?
Ainda o condutor
Requisitos
- ter/conquistar o respeito dos participantes- estar bem preparado e atento - saber controlar as discussões- saber cumprir a agenda e a pauta- encorajar as contribuições individuais- esclarecer questões - manter a discussão dentro do tema.
COMO ASSEGURAR A PARTICIPAÇÃO DE TODOS?
Para muitos, reunião é um momento penoso:
-O peso que se sente por ter que participar
- O medo de falar em público, de ter ideias ou propostas rejeitadas
- A sensação de haver ali pessoas supostamente mais capacitadas
- O receio de não se estar preparado ou "por dentro do assunto”
O papel do condutor na reunião, neste contexto, é criar um ambiente seguro para estas pessoas: - valorizando a presença e a participação de cada um - instigando a discussão - garantindo que as decisões sejam tomadas a partir de informações consistentes
COMO ASSEGURAR A PARTICIPAÇÃO DE TODOS?
Patrick Forsyth sugere 6 modos de fomentar a discussão:
. Perguntas gerais: feitas para todos. Bom para iniciar a discussão.
. Perguntas gerais dirigidas: feitas a todos e, numa segunda vez, a uma pessoa específica, para reforçar um ponto deixado em aberto.
. Perguntas diretas a um indivíduo: feitas direta e especificamente a alguém. Servem para checar a reação ou compreensão individual.
. Perguntas retóricas: não precisam de resposta. Servem para destacar um ponto ou estimular uma nova forma de pensar o tema.
. Perguntas redirecionadas: uma pergunta dirigida ao líder é redirecionada aos participantes.
. Perguntas de desenvolvimento: elas se apóiam na resposta de uma questão em aberto e fazem a discussão seguir em frente. Por exemplo: “Fulano acha que tal procedimento causará atrasos. Que outro problema poderá ocorrer?
QUE SINAIS NÃO PODEM SER DESPREZADOS?
A necessidade do condutor monitorar: a reunião está sendo bem conduzida ou chegando a seus objetivos?
Muita discussão sobre um mesmo tema: digressão, atenção excessiva a detalhes, argumentações repetitivas ou jogos de poder.
Pouca discussão: retenção de informação importante, decisões apressadas, falta de compromisso ou motivação.
Comportamentos sinalizadores: - Pessoas que falam demais e monopolizam a discussão - Pessoas que permanecem caladas o tempo todo - Pessoas muito passionais, que vivem “procurando briga”.
E QUANDO VOCÊ É PARTICIPANTE DE UMA REUNIÃO?
Saber participar de uma reunião é tão importante como saber conduzi-la. Procure seguir essas orientações:
Prepare-se adequadamente para a reunião
Cumpra o horário e siga a pauta
Comunique o seu ponto de vista de forma eficaz e direta
Não monopolize a conversa
Não interrompa os outros
Não discuta sem motivo válido
Controle suas emoções
Permaneça flexível.
CRÉDITOS
Pesquisa, organização e diagramação Abel Sidney - Técnico JudiciárioDECAP/DRH TJRO