re:publica 2015 - E-Mail-Wahnsinn: Zeit für eine neue Art zu arbeiten #IBMDesign #NewWayToWork

Nachdenken über Kommunikation und Zusammenarbeit heute

Gerhard Pfau, @Gpfau & Stefan Pfeiffer, @DigitalNaiv Mai 2015

#NewWayToWork

Kommt Dir bekannt vor?

Muss nur mal schnell die Mail checken …

… noch 148.713 Mails checken wer weiß was mir dann noch passiert denn es passiert so viel.

Alles wird gut!?

Die Zahl der täglichen Business Mails steigt zwischen 2015 nur von 122 auf 129 in 2019.

Wir senden weniger E-Mails: 2015 sind es ∅ 35 Mails, in 2019 nur noch 30 pro Tag.

SPAM Mails nehmen pro Tag von 12 on 2015 auf 19 in 2019 zu. Radicati Group - Email Statistics Report, 2015-2019 Executive Summary

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Mitarbeiter ersaufen in der Zur Info & Kopie Unkultur

▪ 63% der E-Mails sind interne Mitarbeiterkommunikation

– 75% der E-Mails waren CC/FYI Verteiler

– 15% der E-Mails fragen nach Informationen / Hilfe

– 10% enthalten Dokumente, die geprüft werden sollen

▪ 19% der E-Mails sind externe Informationen oder kommen von externen Kontakten

▪ 11% der E-Mails sind persönlich, nicht arbeitsbezogen

▪ 7% der E-Mails waren SPAM oder Belästigungen

IBM ESS Business Value Assesment

Jeden Tag überfluten uns Informationen. Aufträge bleiben unerledigt. E-Mails bleiben unbeantwortet. Besprechungen kosten sehr viel Zeit, derweil sich weitere Mails ansammeln.

Die heutigen Tools sind nicht für den Arbeitsplatz der Zukunft gemacht

Wissensarbeiter wenden im Mittel geschätzte 28% ihrer Arbeitszeit darauf E-Mails zu bearbeiten.1

Bis zu 30% der Zeit für E-Mails könnte anders genutzt werden, wenn Social Collaboration Tools zur Kommunikation eingesetzt werden.2

1 McKinsey Global Institute - The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies, July 2012, and Susan Felman, Hidden cost of information work: A progress report, International Data Corporation, May 2009 2 McKinsey Global Institute - The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies, July 2012

Wann hatten Sie zum letzten Mal bei der Arbeit das Gefühl richtig produktiv gewesen zu sein?

Social

Cloud & Hybrid

Mobile

Analytics Security

IBM DESIGN THINKING

#ibmdesign #newwaytowork #rp15

Wie IBM Design die Art verändert wie wir arbeiten

#ibmdesign #newwaytowork #rp15

IBM Design :: © IBM Corporation

Forward

IBM Design Language v0.5 " 4


Photo: Gerhard PfauIBM Design :: © IBM Corporation


noun the purpose, planning, or intention that exists behind an action, fact, or material object


IBM Design :: © 2014 IBM Corporation

“Designers … don’t try to search for a

solution until they have determined the

real problem, and even then, instead of

solving that problem, they stop to

consider a wide range of potential

solutions. Only then will they finally

converge upon their proposal. This

process is called ‘design thinking.’”

–Don Norman, Rethinking Design Thinking

Don NormanDon NormanIBM Design :: © IBM Corporation

IBM Design :: Confidential :: © IBM Corporation

“Good design is about recognizing that the person on the other end has a lot less patience than you do.”

– Jason Fried, Basecamp


IBM Design :: Confidential :: © IBM Corporation

Empathy



Change is not only coming, it’s here.

Why are Millennials so important?

The nature of the workforce is changing.

Source: Institute for Business Value 2015: Myths, exaggerations and uncomfortable truths - The real story behind Millennials in the workplace

Experience

IBM Design :: © IBM Corporation Photo: Stefan Schwarz

People + Places + Practices = Outcomes

IBM Design : ©2015 IBM Corporation IBM Design :: IBM Confidential :: ©2013 IBM Corporation IBM Design :: IBM Confidential :: ©2013 IBM Corporation 23

IBM Studios


IBM Design :: © IBM Corporation IBM Design :: © IBM Corporation

IBM Design : ©2015 IBM Corporation IBM Design :: IBM Confidential :: ©2013 IBM Corporation IBM Design :: IBM Confidential :: ©2013 IBM Corporation 25IBM Design :: © IBM Corporation

Photo: Stefan SchwarzIBM Design :: © IBM Corporation

Photos: Stefan SchwarzIBM Design :: © IBM Corporation


IBM Design Thinking


IBM Design Thinking

Prototype

Evaluate

Understand

Exploreempathy

diverge

measure

build


IBM Design Thinking

Prototype

Evaluate

Understand

Explore

Hills Invest for Market

Outcomes

Sponsor Users Understand the User

Experience

Playbacks Collaborate. Align.

Engage!


IBM Design : ©2015 IBM Corporation

IBM Design Thinking Happens via Shared Practices and Artifacts

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Feedback GridHills Drafting Prioritization Grid

Scenario MapEmpathy Map Storyboard

Paper Prototype

To–Dos


IBM Design Thinking zeigt Wirkung

IBM Verse


IBM Verse A new way to work - by Design

Mail die mich versteht

Weniger Wirrwarr, mehr Klarheit

Das “ich” und “wir” verbinden


Eine Reihe von Funktionen hilft mir meine Arbeit zu steuern, egal in welcher Position in der Organisation ich bin oder welche verschiedenen Rollen ich über den Tag einnehme.

Der Priorisierer Der

Sucher Der Teiler

Der kurzweilige Mitarbeiter

Der technische Profi

Die Führungskraft

Der Multi-Tasker ICH

Wie kann mir IBM Verse helfen?

Einziger personalisierter Platz für meinen Arbeitstag

Ich habe zu viele Apps und Views um meine Arbeit zu machen: E-Mail, File-Sharing, Social Networking, Kalender, to-do Liste, Notizen, usw.

Ein integrierender, einfacher Platz zeigt mir auf einen Blick

wo ich als nächstes dringend etwas zu

erledigen habe

Wie kann mir IBM Verse helfen, der Multi-Taskerin?

Zentrale Stelle an der ich sehe was ich anderen

oder andere mir zugesagt haben. Damit wird Zusammenarbeit

viel effizienter

Ich kämpfe damit zu verstehen was am Wichtigsten ist und Ende regelmäßig bei Überstunden um alles zu erledigen

Ansicht der wichtigsten Aktionen nach meinem Verhalten und meinen Bedürfnissen

Wie kann mir IBM Verse helfen, der Priorisiererin?

Schnelle und smarte Suche mit Analytics-Funktionen

Ich werde von Informationen überflutet und kann einfach nicht schnell genug finden, was ich suche

Und es sind nicht nur Messages:

Ergebnisse zeigen eingebundene Links, Dateien, Aufgaben und Meetings an

Analytics sondern irrelevante

Ergebnisse aus und machen

überraschende Ergebnisse

entdeckbar, die ich schon lange

vergessen hatte

Wie kann mir IBM Verse helfen, dem Sucher?

Alle auf dem gleichen Stand informiert sein

Es ist zu viel Aufwand Sachen herunterzuladen, sie zu finden und dann woanders hochzuladen – wichtige Inhalte sterben einfach in der inbox

Post-to-Blog gibt mir die Chance

wichtige Informationen zu verstärken, indem ich sie aus der mit Communitys teile

Zwei-Klick Sharing lässt mich

einfacher mit anderen

Zusammenarbeiten und von deren

Wissen partizipieren

Wie kann mir IBM Verse helfen, dem Teiler?

Durchgängig integriert – überall und jederzeit

When ich meinen Schreibtisch verlasse dauert es zu lange bis ich wieder alles am laufen habe

Die mobile App und die Daten aus der Unternehmens-

Cloud lassen mich ganz einfach dort weitermachen, wo ich aufgehört hatte

Wie kann mir IBM Verse helfen, der On-the-Go Workerin?

Du, haste schon meine Mail gelesen?

“E-Mail ist kein Echtzeit-Medium – wer das ignoriert und via E-Mail chattet, macht sich zum Sklaven seiner Inbox.”Lea Weitekamp auf t3n

“Wenn der Betriebsrat eines Autobauers heutzutage eine Vereinbarung durchsetzt, wonach die E-Mail-Funktion für Blackberry-Geräte 30 Minuten nach Feierabend

abgeschaltet wird, ist es abgesehen davon, dass es sich um einen Treppenwitz der digitalen Geschichte handelt, ein nicht zielführender Ansatz. Es müssen vielmehr

ganzheitliche Konzepte für alle Kommunikationsformen und Wege erarbeitet werden, welche den Interessen des Unternehmens gerecht werden und gleichzeitig den

einzelnen Menschen schützen.” (Axel Oppermann)

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Immer mehr Kanäle im Griff behalten

• Instant Messaging / Chatten

• Videochat

• Kurznachrichten

• Soziale Netzwerke & Activity Streams

• Telefon

In Echtzeit und asynchron!

“… ständiges Mail- und Nachrichtenchecken macht tatsächlich dumm … Wer gerade im Flow ist und voll auf eine Sache fokussiert, der legt immer wieder geistig eine Vollbremsung hin … Etwa 20 Minuten brauche man, um sich wieder in die ursprüngliche Aufgabe hineinzufuchsen, …“

Konzentrationsverlust: E-Mails checken macht dumm, CIO.DE51

Tools zum Abschalten???

▪ “Mit Antisocial sperrt ihr alle Webseiten oder sonstige Dienste aus, die euch von der eigentlichen Arbeit ablenken …

▪ Freedom ist das Ergänzungs-Angebot zu Antisocial und ist für alle geeignet, die wirklich ein paar Stunden komplett Offline arbeiten möchten.”

Fokus und Entspannung: 10 Produktivitäts-Helfer für Webworker, t3n

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Die Herausforderungen, die Unternehmen (und Gewerkschaften) sehen

1 The Knowledge Worker’s Day: Our Findings, Basex, 2012; http://www.basexblog.com/2010/11/04/our-findings/ ; 2 The Business of Performance Management, The Hay Group, 2012

… der befragten Mitarbeiter fühlen sich von Information bis zum Punkt der Handlungsunfähigkeit überwältigt.1

… der Führungskräfte sind besorgt, dass ihre Mitarbeiter bereits zu überlastet sind,

um die aktuellen Geschäftsziele zu erreichen.2

Mobile & Sozial Technologien ändern Verhalten

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Liken & Sharen – Kommentieren - Home Office & Mobile Office & mobil arbeiten - Always on – Vernetzen – Texten & Kurznachrichten – Chatten & Skypen - Gruppen, Communities …

Alan Levine

… trotzdem bekomme ich noch Anhänge von 20 MB55

* The State of Workplace Productivity Report, Cornerstone OnDemand, 2012

Millennials fühlen sich von zu viel Information und Technologie überladen und favorisieren einfachste Bedienbarkeit – auch bei

Unternehmensanwendungen*

Die Mitarbeiterschaft umspannt den Globus

Offene Arbeitsmodelle verursachen neue Anforderung

an Security

Integration muss nahtlos sein - im Büro, zuhause und unterwegs

Social-Ansätze sind aus dem Privaten an den Arbeitsplatz

gekommen

In Zukunft fokussiert sich Arbeit auf das Individuum … und die Community.

Der Arbeitsplatz wird immer komplexer

…ein klares Verständnis worauf man sich in der gegebenen Zeit fokussieren sollte.

…eine sehr einfache Möglichkeit mit denjenigen Zusammenzuarbeiten, die einem am wichtigsten sind.

… ein Weg seinen (Arbeits-)Tag wieder selbst zu kontrollieren.

Was man braucht ist…

Zum Finale …

Zum Finale …• E-Mail geht nicht weg.

• E-Mail wird noch immer “falsch” genutzt.

60

Soziale Collaboration-Werkzeuge werden noch immer nicht (richtig) in der Breite genutzt.

61

Wir leben in einer Multikanalwelt und müssen damit umgehen.

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Wir leben in einer mobilen AlwaysOn-Welt.

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Unterschiedliche Erfahrungswelten und Kommunikationsweisen prallen aufeinander.

64

Technologie, insbesondere Analytics, sollte beim Bewältigen der Informationsflut helfen, aber …

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…Technologie ist nicht das Allheilmittel. Gerade auch die persönliche Arbeitsweise und Selbstorganisation sind entscheidend.

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Vielen Dank für die freien Bilder http://thestocks.im/

Stefan Pfeiffer Marketing Lead Mobile & Social Solutions DACH

IBM Deutschland GmbH Tel +49-7034-643-1233 [email protected] Twitter: DigitalNaiv Blog: http://digitalnaiv.com

Vielen Dank! Thank you! Merci beaucoup!

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