Top Banner
United States Department of Agriculture Marketing and Regulatory Programs Animal and Plant Health Inspection Service Plant Protection and Quarantine APHIS Plant Health Programs First Edition 1 Commodity Preclearance Program Management Guidelines 2
48

Regulatory Commodity Preclearance Program … CPP Management Guidelines 04/2003-04 PPQ, PHP ... Preclearance TDY Assignment 1 Guidelines Contents Introduction page A-1 Users page A-1

May 26, 2018

Download

Documents

lambao
Welcome message from author
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
Page 1: Regulatory Commodity Preclearance Program … CPP Management Guidelines 04/2003-04 PPQ, PHP ... Preclearance TDY Assignment 1 Guidelines Contents Introduction page A-1 Users page A-1

United StatesDepartment ofAgriculture

Marketing andRegulatoryPrograms

Animal andPlant HealthInspectionService

Plant Protectionand Quarantine

APHIS Plant Health Programs

First Edition

1

Commodity Preclearance Program Management Guidelines 2

Page 2: Regulatory Commodity Preclearance Program … CPP Management Guidelines 04/2003-04 PPQ, PHP ... Preclearance TDY Assignment 1 Guidelines Contents Introduction page A-1 Users page A-1

Commodity Preclearance Program Management GuidelinesUpdate Record

ii CPP Management Guidelines 02/2002-01PPQ, PHP

Update Record�������������� ������� �������������������������������������������������������� ���

Transmittal Number Date Received Transmittal Number Date Received

Page 3: Regulatory Commodity Preclearance Program … CPP Management Guidelines 04/2003-04 PPQ, PHP ... Preclearance TDY Assignment 1 Guidelines Contents Introduction page A-1 Users page A-1

CPP Management Guidelines

Contents 3

Commodity Preclearance Duties and Responsibilities of APHIS Units��������� ���������������� �������������� ������� �� �������������������������� ��

�������������������!��������"��!#� �� ���������������������"��# ��$%�&������������������������ ��"%��#'�(����������������� ��)

Commodity Preclearance Requests and Approvals��������� ��������������� ��*++�������,������ ��

-���������,������+�� �.�������/����� �������0���.����������������� ��

��,�����������������������1�� � ��������� �

��������������������/����������2������������ � ��!�1�������� ����������������1�������� ������������������ �)

Commodity Preclearance Operational Work Plan Development��������� $��������������� $��*���������-��&�����1������ ���� $��

*���������-��&�������,���� ����� $��

Commodity Preclearance Cooperative Service Agreement��������� )��������������� )�������������������������� ���� )��

Commodity Preclearance Selection and Assignment Process��������� 3��������������� 3������������������������������� ������������ 3��

��!�4� ������1����"415#�*++������ 3��.���������������6������0������������.���������������".�6#� 3� ���������(���������������*++������ 3�$

Disciplinary Roles and Responsibilities��������� 7��������������� 7��1������������������������������������� 7��

4� ������1���������� ����"415#���!�*++������ 7�����8 ����������������� 7�

02/2002-01 CPP Management Guidelines TOC-iPPQ, PHP

Page 4: Regulatory Commodity Preclearance Program … CPP Management Guidelines 04/2003-04 PPQ, PHP ... Preclearance TDY Assignment 1 Guidelines Contents Introduction page A-1 Users page A-1

Contents

Foreign Trust Fund Preclearance TDY Assignment��������� ���������������� ��������� ���1�+��������� �� �������������������������� ��$

�������� ����������������9���1���� �����*++�����"�1*#� ��$������9���1���� �����*++�����1�����������������������"�1*1�#� ��$1���������+����������������� �� ��)��������������������������������� �%�����"��%#'�������9���

1���� �����*++�����1�����������������������"�1*1�#� ��74� ������1���������� ����"415#�8 ������� ��:� ��������!����������������� �������!�1����������� ��;���������-��������(������������'�.�������%��� ����1�������'�

4�����4� � ���<���������-��������(������������'�.�������%��� ����1�������'�

����� �����4� � ���<

Approval Protocol for Establishing Preclearance��������� (��������������� (���� ������4��� ����.������������.����������������� (��

/������������������������+�������������������*�������� (��.����9�������8������ �����+����� ������������� (�7

Model Preclearance Work Plan C-1

Commodity Preclearance TDY Trip Report Guidelines��������� 1��������������� 1��/����������+����� ��������4����������� 1��1�������������+�4����������� 1�

Glossary Glossary-i

Index Index-i

TOC-ii CPP Management Guidelines 02/2002-01PPQ, PHP

Page 5: Regulatory Commodity Preclearance Program … CPP Management Guidelines 04/2003-04 PPQ, PHP ... Preclearance TDY Assignment 1 Guidelines Contents Introduction page A-1 Users page A-1

CPP Management Guidelines

� Commodity Preclearance Duties and Responsibilities of APHIS Units 1

ContentsIntroduction page 1-1APHIS Program Units page 1-2Roles and Responsibilities page 1-2

Plant Protection and Quarantine (PPQ) page 1-2Preclearance Staff, Quarantine Policy Analysis and Support page 1-2Phytosanitary Issues Management (PIM) page 1-3Center for Plant Health Science and Technology (CPHST) page 1-3

International Services (IS) page 1-3Marketing and Regulatory Programs (MRP), Business Services page 1-4

Introduction4���������������1���� �����+�������������"��1�#'���� ����������������������������������"�����#�����������++������������������ ���������������������� ���4��������� ��������������������+�����������������=�����������������������++��������� �������������&��+��=����������������������������������������������������������������������

����������������������'����� �������0�������� ��������� �����������������������+����������������������������������������������+�,���+��������������������������������2������������������������������+������������������4������������������������������������+����0��� �������������&��+��=��������������������������������������&������+�������������������������������&���������������+�� ����2�������� ������������ �����������������������������+��������

���������+���������������� ���������������������� ������������������������>���������������������������������������������������������������������������+���,������'�������2�����������������������������������++������2���������������2��&������������ �����

���������������� ������9��������� ��� ��������������������������������������������������++����������� ������������������������������ � ���������=�������������������������������?������������������������������������+�� ��������������������� �����������=����������������+����������'�����������������@�

04/2003-04 Commodity Preclearance Program 1-1PPQ, PHP

Page 6: Regulatory Commodity Preclearance Program … CPP Management Guidelines 04/2003-04 PPQ, PHP ... Preclearance TDY Assignment 1 Guidelines Contents Introduction page A-1 Users page A-1

Commodity Preclearance Duties and Responsibilities of APHIS UnitsAPHIS Program Units

!��������"��!#'�������������������������"��#���+������� ��������������+�����������&�������'���������������� ��������������������+���������������������������������������������!� �����������������������

APHIS Program Units 4��������������� ���������������+������������������������������+�������������'�� ��� ������'���0��� ������������������������� ���4��������� ��������������A

◆ �������������������!��������"��!#

◆ ���������������������"��#

◆ %�&������@���������������� ��"%��#'�(����������������

Roles and Responsibilities

�����+���������������������������������������������� ��9������������������

Plant Protection and Quarantine (PPQ)42��������������������������������+��������2�������������'���!'���������������� ?��"���#���,���������++���������+����������������������+������������� �������� ��� ���������+����������������� ���4����������������������������������++'�!���������������������������������B����������������������%��� ����"��%#��4���������+���������������������+������������������������4���������"����4#�

Preclearance Staff, Quarantine Policy Analysis and Support

4���������������++'�!������������������������������������������� ��������������������+������������� ��������+�����������2��&�����'����������� ������� ����������+������������� ������������������������+���!?��1���������+����������������� ��'������,������������������������������� &������ �� ������������������2����������������� ���

4�����������������������������+��������������++'�!���������������������������������������+����2�A

◆ *����9����������������������/������"��/#���������������������������������� ������

1 Director of Preclearance Programs, USDA-APHIS-PPQ-PHP, Quarantine Policy Analysis and Support, Preclearance Staff, 4700 River Road, Unit 60, Riverdale, MD 20737

1-2 CPP Management Guidelines 04/2003-04PPQ, PHP

Page 7: Regulatory Commodity Preclearance Program … CPP Management Guidelines 04/2003-04 PPQ, PHP ... Preclearance TDY Assignment 1 Guidelines Contents Introduction page A-1 Users page A-1

Commodity Preclearance Duties and Responsibilities of APHIS UnitsRoles and Responsibilities

◆ ������������������������������� �����+��� �����������"415#��++�����

◆ �������������������9�����'�����'�����������������'��������������� �������+���415����������

◆ %���������������������������2��&������������+����� ���������+�������

Phytosanitary Issues Management (PIM)

4�����������������������������+�������������������%��� ����"��%#������������+����2���A

◆ 8�������������������� �����������+��=���������0���������������������������� �����+�� ��������� ���������+����������������������1���������+����������������� ����������������� � ���+����������0����������

◆ 1���� ������ �������2����������������������'�������������������������������������������������"����#'�������0�����������"���#������ ����'������������������������������

◆ ���������������������������� &�����������'��������������� ��������������������2��&�����+�� ����������������������+����+���������2�����������������������������������,�����

Center for Plant Health Science and Technology (CPHST)

4���������+������������������������4���������"����4#�����������������������������+����2���A

◆ 8���������� ����+�����������������2�����+������������� �������2����������������������,���� ����

❖ �+� ���+�������������,�����'��������4���++�����������2�������� �������������������������������������������+��������������� �������2����������� ������������������������

◆ ��������2�����������+�������2������� ����+�������������������������������1���������+����������������� � '����������������������������������������"��#����������������� � �����

◆ ���������� ���������� ����+����������������������������������+�� ���������������������� �������2����������� ������������������������

International Services (IS)���������������������"��#������ ������������������+����������������� ���������������������������������������������4�������������++������ ��� �����+����������������� ��������+����������������������������������+����2���A

1 Director of Preclearance Programs, USDA-APHIS-PPQ-PHP, Quarantine Policy Analysis and Support, Preclearance Staff, 4700 River Road, Unit 60, Riverdale, MD 20737

04/2003-04 CPP Management Guidelines 1-3PPQ, PHP

Page 8: Regulatory Commodity Preclearance Program … CPP Management Guidelines 04/2003-04 PPQ, PHP ... Preclearance TDY Assignment 1 Guidelines Contents Introduction page A-1 Users page A-1

Commodity Preclearance Duties and Responsibilities of APHIS UnitsRoles and Responsibilities

◆ � ��� ������������������������������� ����+����������������

◆ ������������ ���������2���+��������������������++����������������������������������������� �������2��������������2��&��������������������������������� ����

◆ �����������+��2�����,������+�� �+������������� �������0�������������+���415�����������������1���������+����������������� ���

◆ ���������'� ������'�����������������+�� �����+�415��++���������+����������������������������� ������������������ ���������������'�����������'���0�������������

◆ ��������� ��������������8 �������������+���415��++�������������'��������������+����2���A

❖ C��������������

❖ 4��������������

❖ ����������� �������

❖ ���������+��������������

◆ ��������415��++������2������������������� ������������ �����+����8 �������������������

◆ ����������+�� ��������������������8 �����������415������������

◆ 8������������8 �����&��2�����415��++������������������

◆ 8��������������������������������� ����+��������������������� ��'����2������������'� �������������������������� ���������+�������������������������������1��������������1���������+����������������� ��

Marketing and Regulatory Programs (MRP), Business Services4��������������������+�%�&������������������������ �'�(����������������������������+����2���A

◆ 1������������������������������� ����������+�����+����������������������

◆ %������������������������������� ����������+�������� �����2�������������������+������� ����

◆ 8���������������+���������++������������� ��������������������

1 Director of Preclearance Programs, USDA-APHIS-PPQ-PHP, Quarantine Policy Analysis and Support, Preclearance Staff, 4700 River Road, Unit 60, Riverdale, MD 20737

1-4 CPP Management Guidelines 04/2003-04PPQ, PHP

Page 9: Regulatory Commodity Preclearance Program … CPP Management Guidelines 04/2003-04 PPQ, PHP ... Preclearance TDY Assignment 1 Guidelines Contents Introduction page A-1 Users page A-1

CPP Management Guidelines

Commodity Preclearance Requests and Approvals 1

ContentsIntroduction page 2-1Official Requests page 2-1

Written Requests from Foreign Governments and/or Foreign Producers page 2-1Requests Received through USDA page 2-2Approvals page 2-2

Preclearance Advisory Group Review and Approval page 2-2PPQ Deputy Administrator and IS Deputy Administrator Approval page 2-4

Introduction4�� ���������������������������������������������������������������������+��+������������� ������������������� ����������++�������,�����+������2���������������������������� '���!?�������2��+������,����'�������������������������+����������������������������� ��

Official Requests.������������� �������0���+��������� ���������������� &���++�������,������+���������� �����+������+������������������� ����������������������������������9������*++�������,������+�����2���������������������������� �������� ������������1���������+����������������� �������������+����+����2���� �����A

◆ ����+�� ��2�������+�� �

◆ 4�����������������2����������������1���++������"�������������������0�������������������#

4��2��������������������+����1���������+����������������� ����������+��������,���������������+����9������+����+�� ������ ������������������2������ ���0����=�������=������������ �����

Written Requests from Foreign Governments and/or Foreign Producers.�� ��2���������,�������������������� ���������������������� �+�� �+������������� �������0���+����������������� ���������� ����������������������+����1���������+����������������� ���'�

1 Director of Preclearance Programs, USDA-APHIS-PPQ-PHP, Quarantine Policy Analysis and Support, Preclearance Staff, 4700 River Road, Unit 60, Riverdale, MD 20737.

04/2003-04 CPP Management Guidelines 2-1PPQ, PHP

Page 10: Regulatory Commodity Preclearance Program … CPP Management Guidelines 04/2003-04 PPQ, PHP ... Preclearance TDY Assignment 1 Guidelines Contents Introduction page A-1 Users page A-1

Commodity Preclearance Requests and ApprovalsApprovals

2�����+�� ���������������� �������������������������������� � ������4�����,����� ���������������������������������� �����+������������������������������9������4��������� �����+������������������ ������������������������������� ����"������������9�������#���������������������������������������������������������� ����2����������4�����,������������� �����+�����������������������2��&�����+���������+����� ����������������+��� ������ ��������

Requests Received through USDA��!?���������������++� ������������,������+���������� �����+���2���0���������������� ��+�� �����������++����������1��"�������������������0����������������������#�������-�����������

4��1���������+����������������� ��������2����� �������+������,�������������������+����������������������+�����2����+���������,���� ������������������� �������� �����4��������������,���� �����+���������� �����+�A�"�#�������������������������������� ���'����" #����������������������2��&�����+���������+����� ����������������+��� ������ ���������

Approvals

Preclearance Advisory Group Review and Approval-�����,������+�����2���0��� ���+�������������������� �����+��2�����������1���������+����������������� 1����������������������/�����"��/#����+�� �����������2���� �������+������,����������/������������� ������������������ &��������������������������� ���������������������������������� ��������������������������������2��&�������

4��1���������+����������������� ��������9������/������ ���0���������������,�������������������2������ ��4���� ����������+�������������/��������������������������������,���� ������+��������������� �������������������+��������������� ����� � ������+����/������������1���������+����������������� ������������������1���������+���������������������� ��"��������������������#��������������/� � �����������������+�� ���!'�����������������������9�������������4�������'����/����������������1���������+����������������� ���

8����/�2�������� ����������������������������+��������������� "�#��������������������������������������������++"�#���� ������������������������������������������ ����

1 Director of Preclearance Programs, USDA-APHIS-PPQ-PHP, Quarantine Policy Analysis and Support, Preclearance Staff, 4700 River Road, Unit 60, Riverdale, MD 20737

2-2 CPP Management Guidelines 04/2003-04PPQ, PHP

Page 11: Regulatory Commodity Preclearance Program … CPP Management Guidelines 04/2003-04 PPQ, PHP ... Preclearance TDY Assignment 1 Guidelines Contents Introduction page A-1 Users page A-1

Commodity Preclearance Requests and ApprovalsApprovals

����������+�� ���������������������� ���++�����������+������/����������������������8����/������2�������������&���������'����������+����������"�����������=��������� ��#'�������������������������+����������������������������� �

� ���������������'���/����� ���������2����������+��������������������������������+������+����2�������������������� ��� �������A

◆ �����+������� �����������"�#�������&� ��� �����������������9������ ��������������������"�#��+�������������������������������������&������ �����������

◆ �����������������0����>��� �������������������������&������ ����� ����+������������������������/

◆ ���������������������� ��������� ���+�����������+������ �����'��������������"�#������������'������&�����������

◆ %��� � ������������+����������������������������������0������������� �������������

◆ %��� � ��+��������,���� ��������������������+�������'����� ������'������������������������

◆ ���������������������������=����������������������������������+����2���A

❖ ���������������������������������&�������� ���������������2�����������

❖ *++������������������������������������������������������,������������� �

❖ �� ��������&������0����������+��������

◆ 1���� ������������������������&������������������������2��������������������� ������2������������������������� ��������������0������ �������������+����2���������+��A�

❖ ���������������������������

❖ ��&�����������������0���� �������

◆ %������������������������������������������+��������������������� ����������

◆ �����������������������������+������������������� �

(�����!�������>���������������������������������������� ����������������2�������������++����������'����������'�������������������� �������������������������2�� ����������������������,������+������������ ���������'���!�1�������� ���������'���0

04/2003-04 CPP Management Guidelines 2-3PPQ, PHP

Page 12: Regulatory Commodity Preclearance Program … CPP Management Guidelines 04/2003-04 PPQ, PHP ... Preclearance TDY Assignment 1 Guidelines Contents Introduction page A-1 Users page A-1

Commodity Preclearance Requests and ApprovalsApprovals

������1�������� ����������������������������������������������2������������������������+�� �������������������������������������0�������

PPQ Deputy Administrator and IS Deputy Administrator Approval�������/���������+����2���������������������������� '������,��������+��2�����������������!�1�������� ����������������1�������� ����������+���+������������*�����������'������������������,��������������������������� �2���������+�� ������2�������������������������1�������� ���������������0����������������������������

�+������������������������������+���'���!�2�����������������+����2��������������������+����9��A�

◆ *���������2��&����"�#

◆ ������������������������ ���"�#

◆ ��������������������������

2-4 CPP Management Guidelines 04/2003-04PPQ, PHP

Page 13: Regulatory Commodity Preclearance Program … CPP Management Guidelines 04/2003-04 PPQ, PHP ... Preclearance TDY Assignment 1 Guidelines Contents Introduction page A-1 Users page A-1

CPP Management Guidelines

�$ Commodity Preclearance Operational Work Plan Development 2

ContentsIntroduction page 3-1Operational Work Plan Development page 3-1

Operational Work Plan Requirements page 3-1

Introduction4�� ��������������������������������������������������������������������������������������������2��&����� ����������������������� �������

Operational Work Plan Development*���������2��&������ ������������ �������2���������������������������1���������+����������������� ����6�2�������������2��&�����������,����������������� �������2�������������������������������� ��+������= �����+���� �����2��&�����+�� ��

.�����������������*++������2��&�������������������2������+��������������������� ������������������+���������� �����+�������2������������2��&���������������2��&��������,����������������+����������/�������1���������+����������������� ������������� ��� ����������� �����������������2��������+�������������������������������������� ����������������+���������������� &�������������

Operational Work Plan Requirements*���������2��&������ ��������������+����2������+�� ����A

◆ ������+�������+���������������������+������������������

1 Director of Preclearance Programs, USDA-APHIS-PPQ-PHP, Quarantine Policy Analysis and Support, Preclearance Staff, 4700 River Road, Unit 60, Riverdale, MD 20737.

04/2003-04 CPP Management Guidelines 3-1PPQ, PHP

Page 14: Regulatory Commodity Preclearance Program … CPP Management Guidelines 04/2003-04 PPQ, PHP ... Preclearance TDY Assignment 1 Guidelines Contents Introduction page A-1 Users page A-1

Commodity Preclearance Operational Work Plan DevelopmentOperational Work Plan Development

◆ C���������+��������������2���2������������������� ��������������0������ ������B������������������������������ �����+����+����2���A

❖ �����������

❖ �+������+������

❖ ������������ ���������������������������������

❖ �+��������������������+������������������

◆ 8�������� ����� ���������������2��&���� ���� ������������������������������������������������������� �%�����"���������������������������� � ����#�������1���������+����������������� ��

◆ 8������������� �������������� ��������+��������+���!������1�����������������������+�������������������� ����������������+�������������� ����������� ��������+���,��������������������� �����"��!�.�� � <$#

◆ ��,�������������������������������8���������&���������������������������������� ������'��+���������

◆ �������9����������+��2��&������2������������2���������/���+����+����9�����������������4�������2�2�������������������������������������������������������

1 Director of Preclearance Programs, USDA-APHIS-PPQ-PHP, Quarantine Policy Analysis and Support, Preclearance Staff, 4700 River Road, Unit 60, Riverdale, MD 20737.

3-2 CPP Management Guidelines 04/2003-04PPQ, PHP

Page 15: Regulatory Commodity Preclearance Program … CPP Management Guidelines 04/2003-04 PPQ, PHP ... Preclearance TDY Assignment 1 Guidelines Contents Introduction page A-1 Users page A-1

CPP Management Guidelines

) Commodity Preclearance Cooperative Service Agreement 1

ContentsIntroduction page 4-1Cooperative Service Agreement page 4-1

Introduction4�� ��������������������� ������������������������������������������������+����������� �������������+���������������������������� ����2��� ������� �����+����� ��� ���������+������������������ �

Cooperative Service Agreement���������������������� ������������������������������������� ������+��������������������� �������� ��� �������4�������������������������� ����������������� ������������������� ������� ����������������� �� ��� ���������

������������������������ �������������������� �����������%���(����������������'�.�������%��� ����1�������'������ �����4� �����������,������������������'�%1��4��������+��������������������������������������������� ���� ���������++�������������������� ���������������������������������������������������������+���������415������������

���������������� �����������2��������������������++�������+�������������������������������������+���������� �����������2����������+�������+������������+�������2����������������� ��������������������+��������� '������������������������������ ������ �����������������+�����������������=������� �����������"�#��*��������������������������� ���� �����������������+�������� ����������������+��� ������ ��������2�����������+���+���������������

02/2002-01 CPP Management Guidelines 4-1PPQ, PHP

Page 16: Regulatory Commodity Preclearance Program … CPP Management Guidelines 04/2003-04 PPQ, PHP ... Preclearance TDY Assignment 1 Guidelines Contents Introduction page A-1 Users page A-1

Commodity Preclearance Cooperative Service AgreementCooperative Service Agreement

4-2 CPP Management Guidelines 02/2002-01PPQ, PHP

Page 17: Regulatory Commodity Preclearance Program … CPP Management Guidelines 04/2003-04 PPQ, PHP ... Preclearance TDY Assignment 1 Guidelines Contents Introduction page A-1 Users page A-1

CPP Management Guidelines

3 Commodity Preclearance Selection and Assignment Process 2

ContentsIntroduction page 5-1Personnel Selection and Assignment Process page 5-1

PPQ Temporary Duty (TDY) Officers page 5-1Foreign Service Nationals/Agricultural Foreign Service (FSN) page 5-2Preclearance Operations Coordinator page 5-3

Introduction4�� ���������������������������������������������������������������������������������+����+����2�������������A�

◆ ��!�4� ������1����"415#�*++������

◆ .���������������6������0������������.���������������".�6#

◆ ���������(���������������*++�����

Personnel Selection and Assignment Process 4������������������������������ ��������������������������2��

PPQ Temporary Duty (TDY) Officers4���������������++�2�������������!�4� ������1����"415#�*++������+������������������� ���������������������������������������������������������������� �����������4�������������,�����������!��������415�����������+�� �����������415���������������������+������������!�*++������2����������������������� ������

4��+����2�����������������������������������A�

◆ �������������������+������������������� ������������������+������&���������������������������0��������������+�� �������+����2�A

❖ �+����415������������������������������������������������������������������1���� ���'�����415�*++������2�������������+�� ��1���� �����+���������������������+���

❖ ����������������"��������������������� #����������2���������������������0����������������+��������������������������������+�������� ���

04/2003-04 CPP Management Guidelines 5-1PPQ, PHP

Page 18: Regulatory Commodity Preclearance Program … CPP Management Guidelines 04/2003-04 PPQ, PHP ... Preclearance TDY Assignment 1 Guidelines Contents Introduction page A-1 Users page A-1

Commodity Preclearance Selection and Assignment ProcessPersonnel Selection and Assignment Process

◆ 415������������������������������������2��������������������������������������������+���������+���������������� ���������2�����������������������������

◆ 415�*++�����������,������������ �������������������������2��������+����������������

❖ /����������+������������415������������������������������ �����������������������!������������"������������ �� ���

❖ 415��������������2����������������������1���������+����������������� ��'�������������������+���������������0�����������1��������

❖ ����������0����1���������2������� ����2����������� ������+����+����2����������1���������+����������������� ��������������2�� ����������������������+�������������������� A

➤ 6� �����+�415�*++��������,�����

➤ C������+������ ���������+���������������������� ���

�+���2�� �����������������������������������0����1���������������������������1���������+����������������� ���

◆ ����4���++���������,��������������������������������415������������*++��������������������������������&�����+����� ����������������������+������������������+�������

*���������'��� ������������������ �� ����,������415��������������� ��������+�������415��������+���������������������������� �������� ���������������������������++���������������������415������������0 ������+������������������� ��2���'��������=�������������'�����������=���������2�����������+������������������� ������� ��������������������+����������������� ������������� ������������������+����1���������+����������������� �

Foreign Service Nationals/Agricultural Foreign Service (FSN)4��.���������������6������0������������.���������������".�6#���������������������������+���������������� ������������������������ ��������������������2�������+��������������������������������������������� ������������������� �����4������������������������+����2�A

1 Director of Preclearance Programs, USDA-APHIS-PPQ-PHP, Quarantine Policy Analysis and Support, Preclearance Staff, 4700 River Road, Unit 60, Riverdale, MD 20737.

5-2 CPP Management Guidelines 04/2003-04PPQ, PHP

Page 19: Regulatory Commodity Preclearance Program … CPP Management Guidelines 04/2003-04 PPQ, PHP ... Preclearance TDY Assignment 1 Guidelines Contents Introduction page A-1 Users page A-1

Commodity Preclearance Selection and Assignment ProcessPersonnel Selection and Assignment Process

◆ .�6���������������������������+������ ����������������0��������+�������2���������������������������������������������������0������� �����������2��&���������� ������

◆ .�6����������������������2��� ���������������������� ��2����������������������!������������������������

◆ .�6��������������������� ������!'�415��++������������� ������ �� �������������������������������+����1���������+����������������� ��������������'�%1

◆ .�6�� ��������������+����������������415������ �����"�����%�=����.�6��2��&����+���������������������������� ��������(�9��#'������������������+����1���������+����������������� �1��+����+����2������������������ ��A

❖ �����8 �����������.�6D��� ����������"�����%�=���#������������������������������.�6������������������������������� �������,�������������������������"�����(�9��#

❖ �.�6��2������2������������������������������������� ���B���������������� �����"��������&���'�����������������'� < D�'�����#�2����������������������������������������++����+���.�6�

◆ ������������������� �%�����������.�6�?�� ����������"�����%�=���#������������4�����@������������������������������+���.�6������������������������������������"�����(�9��#'���+����2�A

❖ ���������2��������+���������+������ ����2�������� �����2������.�6��������������0���� ���������

❖ ������+�������������2�������������������������������������������������2����'�����+���'�����������������������������������+�������������

◆ ������������������� �%�����������.�6?��� ����������"�����%�=���#�2�������+�� �.�6�����2��������������2��������������� ����� ������2����2��&�����������������������"�����(�9��#����2�����������>�������������2��2�������415������

Preclearance Operations Coordinator��������������� ��"���#� ��������<������������*�����������������������������������/��)<��<;���0���/��)<����0� �������������������������*�����������������������������������������������������������+����=�������������������415������ ������-����������415������'������������*����������������������������������������������++���0���������++�����,���������������������������+��������������������������+������������ ������������

1 Director of Preclearance Programs, USDA-APHIS-PPQ-PHP, Quarantine Policy Analysis and Support, Preclearance Staff, 4700 River Road, Unit 60, Riverdale, MD 20737.

04/2003-04 CPP Management Guidelines 5-3PPQ, PHP

Page 20: Regulatory Commodity Preclearance Program … CPP Management Guidelines 04/2003-04 PPQ, PHP ... Preclearance TDY Assignment 1 Guidelines Contents Introduction page A-1 Users page A-1

Commodity Preclearance Selection and Assignment ProcessPersonnel Selection and Assignment Process

�����������*����������������������������������������+���+�������415���������������������������+����1���������+����������������� ����4�����++������������ ���������!�*++�����415����������������������+����2���������+�������+����������������?���� ���������������������� ����������A�

◆ 8��������������������������������������+��������������� ���������

◆ 8���������������������������� ��������������������������

◆ 8�������!�����������������������������+��������+������������������������

◆ ���� �������������+������������������������������������>��������������������������������*��������������������+���415�*++��������0���.�6�

◆ ������������� �+��=����������������������1���������+����������������� ���������������������������������������

◆ ��������������� ��������������������������������������+������415�*++�����

◆ �����������=���������+����������������������������++

◆ �����������+�� ������������ ������2����������

◆ ���������������������+��������� ��

◆ �������� ��������!�����������������������+���������������������������+������������������+����

Foreign Site Packets

4����!��������������++�2��������������������� ���'� ��������'������������������+���+�� �������&����+������������ ��������������������������������������"415���!�*++��������������������*��������������������#��4����&���������������+����2������+�� ����A�

◆ C�����������������"��������������������0+�� �������������

◆ ����������=����

◆ ����������������� �������

◆ C�����+��������������

◆ 8 ���������������������

◆ C��������� ��"����������������������+�������������������'������+����'����������'�����������������+���������������������#

1 Director of Preclearance Programs, USDA-APHIS-PPQ-PHP, Quarantine Policy Analysis and Support, Preclearance Staff, 4700 River Road, Unit 60, Riverdale, MD 20737.

5-4 CPP Management Guidelines 04/2003-04PPQ, PHP

Page 21: Regulatory Commodity Preclearance Program … CPP Management Guidelines 04/2003-04 PPQ, PHP ... Preclearance TDY Assignment 1 Guidelines Contents Introduction page A-1 Users page A-1

CPP Management Guidelines

7 Disciplinary Roles and Responsibilities 3

ContentsIntroduction page 6-1Disciplinary Roles and Responsibilities page 6-1

Temporary Duty Assignment (TDY) PPQ Officers page 6-1Re-Employed Annuitants page 6-2

Introduction4�����������������������������#������������������������������������������������+���������!���������������� ������+��������������������������������+�4� ������1���������� ����"415#���!�*++������������8 ������������������

Disciplinary Roles and Responsibilities%���������������!�*++������2�������+������������������415������ ����� ����������������>����������������������!���������������� �������4����������� ������+���� ����������0���������������������������������������������2�

Temporary Duty Assignment (TDY) PPQ Officers����������'���������������������������+���������������+�4� ������1���������� ����"415#���!�*++�����������+����2�A

◆ ������������������� � �����������������������������������������&��� ����������0�������������������2������!�*++������������+�������������������������������415������ ����

◆ ������������������� � ������������ ������������+�����1���������+����������������� ��'�2��2����������+�� ���������*++�������������

1 Director of Preclearance Programs, USDA-APHIS-PPQ-PHP, Quarantine Policy Analysis and Support, Preclearance Staff, 4700 River Road, Unit 60, Riverdale, MD 20737.

04/2003-04 CPP Management Guidelines 6-1PPQ, PHP

Page 22: Regulatory Commodity Preclearance Program … CPP Management Guidelines 04/2003-04 PPQ, PHP ... Preclearance TDY Assignment 1 Guidelines Contents Introduction page A-1 Users page A-1

Disciplinary Roles and ResponsibilitiesDisciplinary Roles and Responsibilities

◆ ������������������� � ����'�2�����2����+��������� ������� ����������������+�������415�� �����������������������0������ ����������������'�����������������1���������+����������������� ������+�������������������������������

��������'����+���������������������������������������������������� �������� ���������������������������������������� � ���������������������������������������������������������������������������������,����������������������������������2��������?�8 ������������������++�

Re-Employed Annuitants����������'�����������������'����������+���������������+����8 ����������������������+����2�A

◆ ������������������� � �����������������������������������������&���������������������2�������������"���8 ����������������#�������+�������������������������������415������ ����

◆ ������������������� � ������������ ������������+�����1���������+����������������� ���2��������������������������������������&���

◆ 1���������+����������������� ���������������������� ��������������"���8 ���������������#�+�� �.�������������

◆ 1���������+����������������� ��������� �������������"���8 ���������������#�+�� ������������������ ���������� ��������� ����� 0���+�� ������������415��������

❖ 4�� �������������������,����������������������������������2��������?�8 ������������������++

❖ ��������������� ��������������� ��������������1���������+����������������� ������

1 Director of Preclearance Programs, USDA-APHIS-PPQ-PHP, Quarantine Policy Analysis and Support, Preclearance Staff, 4700 River Road, Unit 60, Riverdale, MD 20737.

6-2 CPP Management Guidelines 04/2003-04PPQ, PHP

Page 23: Regulatory Commodity Preclearance Program … CPP Management Guidelines 04/2003-04 PPQ, PHP ... Preclearance TDY Assignment 1 Guidelines Contents Introduction page A-1 Users page A-1

CPP Management Guidelines

�� Foreign Trust Fund Preclearance TDY Assignment1

Guidelines

ContentsIntroduction page A-1Users page A-1Definitions page A-1Roles and Responsibilities page A-3

APHIS Administrator-Authorized Departmental Officer (ADO) page A-3Authorized Departmental Officer Designated Representative (ADODR) page A-3Director of Preclearance Programs page A-4APHIS-IS Country Preclearance Program Manager (PPM), Authorized Departmental

Officer Designated Representative (ADODR) page A-6Temporary Duty Assignment (TDY) Employee page A-7Immediate PPQ Supervisor at Permanent PPQ Duty Station page A-9Riverdale Washington Business Site, Financial Management Division, Travel Team

page A-10Riverdale Washington Business Site, Financial Management Division, Agreements

Team page A-10

Introduction4�������������������������!�"���������������=����������������������+���+�����������������������������������������������+���������������������������� ������

Users4���������������������������������������������+�� �����+�����!�����������2�����������++������4� ������1���������� ����"415#�������������������������������������415������������������������4����������������������������������������������!'�415������������������������������'����������'�������+�� �������������������� ����2���������� �������+��=��������2�'�����������'���������'����2����������� ������

Definitions������������ ���� ���������������E*++�����2������������������������������������������������������� �����.���+�������������+����'��������������������������� �����������

04/2003-04 CPP Management Guidelines A-1PPQ, PHP

Page 24: Regulatory Commodity Preclearance Program … CPP Management Guidelines 04/2003-04 PPQ, PHP ... Preclearance TDY Assignment 1 Guidelines Contents Introduction page A-1 Users page A-1

Foreign Trust Fund Preclearance TDY AssignmentDefinitions

������������ ���� ������������������ ����������� ����

�������E*++������������������2��������������1*��������������������������������� �����������������+���������������������������� �����.��������������������+����'�����1*1��������������������������� �%�����������+���������������2����������������������� ����������

���� ���� ���������������E������� ������������������������� �����������������������������������������+�� ��������������������� ����������������+������+�� �����������������'����������������������+����� ����������������������2��&���������+�������������������������������������� ���������+��������

���������!����� � ����!��� ��E4�������������� ��++�������������������������������������� ��������������+�������415������ ������4�����������������������������������������������+���������������� ��4��������������1����������!����������'�!���������������������������������'���������������������+���������������������� �'�):<<����������'������7<'���������'�%������ <:$:�

" �!����� � ����!��� ��# � �����!!#�E4�������������������� � �����������������+��������������2����������������������������������������4����%������������������������ ��������&��������4����%������������������������� ���������?��������9���1���� �����*++����?��1�����������������������"�1*1�#������'�����+���'��������������2��������������������� ������������������������������������������ �����������������+���������������������������� �����

������ ���$ �������%�������� ��&�'�� ��� ��# � ������

�������&�����������(� �E8��������������������� ���"�#��=������������ ����������'��� ������������20�����'������������������ �����%��������++�����+����+������������������������������ ����

������ ���$ �������%�������� ��&�'�� ��� ��# � ������

�������&�(� ����(� �E8�������.������4�������������������+����2�������������2������0���������������'����������������'����������������������������������������

(�)��(���� �*���*�����������E4�������+�������������"�#���������������!�*++�����������415����������������

(�)��(���� �*���*��+���*��E4����!�*++�����������������������������+�� �+��������� ����������������������������������1���������+����������������� ��

A-2 CPP Management Guidelines 04/2003-04PPQ, PHP

Page 25: Regulatory Commodity Preclearance Program … CPP Management Guidelines 04/2003-04 PPQ, PHP ... Preclearance TDY Assignment 1 Guidelines Contents Introduction page A-1 Users page A-1

Foreign Trust Fund Preclearance TDY AssignmentRoles and Responsibilities

(�)��(���� �*���*������E�����������+������'��������'����+�� �����!�*++����������������������2�����!�*++�����������������=����������4������������� ��������������1���������+����������������� ����4����������������������������������������������+��������� �����������������415������ ��������

(���� �*���*��(�)��"���� �� �� ���������" �������E4������������2����������������������������2�����������������

(����'����E�������������������������������������������������������� ��������������������������������������������������+��������+�����������������+�������������������������� ����+����������������� ����������������������+�������������������������������.������������ ����

Roles and Responsibilities4�������+�����������������������������+���+������������������������������+����2��

APHIS Administrator-Authorized Departmental Officer (ADO)4���������� ����������������9���1���� ����*++�����"�1*#�������++�����2������������������������������������������������������� �����.���+�������������+����'��������������������������� ����������

4���1*�2����������������2������'���������9���1���� �����*++����?��1�����������������������"�1*1�#��

Authorized Departmental Officer Designated Representative (ADODR) .��������������������+����'�����1*1��������������������������� �%�����"��%#�������+���������������2����������������������� ����������4���1*1�����+�� ������������������+����2���A

◆ %������������������������������ �%����?��"��%#����+�� �����+����� ���������������� ����������,��������������� ���+�������� �������������������������++���������������

◆ ������������2������'������������%�"2�����������#'�����������������������������������+��=����������������������%�

1 Director of Preclearance Programs, USDA-APHIS-PPQ-PHP, Quarantine Policy Analysis and Support, Preclearance Staff, 4700 River Road, Unit 60, Riverdale, MD 20737.

04/2003-04 CPP Management Guidelines A-3PPQ, PHP

Page 26: Regulatory Commodity Preclearance Program … CPP Management Guidelines 04/2003-04 PPQ, PHP ... Preclearance TDY Assignment 1 Guidelines Contents Introduction page A-1 Users page A-1

Foreign Trust Fund Preclearance TDY AssignmentRoles and Responsibilities

◆ �����2���������������������������������������� �������������+�����������������+����������0������'�2��&����������������� ���������������������� ���

◆ 8���������������������������2��&����������������������������������������� ������+��������������+�������� ����������������

◆ 8����������+�������������������2��������'��+���,�����'�����������������++�����������������"���������#���+������������������������ ���

◆ 8����������������������������+���������������������������������������������������� ���

◆ 8���������������� �����������������+������������������������������������� ������������ �������2���������������.�������2�������������������2���������������������+������������$%������������&�����

◆ 8������������� ������������������������������ �������������������������������������������������������������������������� ��

◆ 8���������������� ���+���������������������������� �������&�����������'�������������� ��������������'����������'����������'������� �����������������

Director of Preclearance Programs ��!?��1���������+����������������� ��'���������������� ���������������������� ��++�����������������+����������������+�������������������� ��������������+�������415������ ������4����������?������������������������������+����2���A

◆ ������������������9�����'����������������������������+�� ����

◆ ��������������������������������� �������������������������2����������������������"�#����+��������++��������+���'�������'���0���+����415������ ������4��������������������������������������� ���������������������������������������������

◆ ������������ ���+����2��&������������������������������������ �������������+�� ����

◆ �����������+�� �������������������+����������������������������,���� ������������������+�� ������ ���������������������� �������������������������������������������'�������� ���'���������� ��� ����"���������������������#'��������������+����������������������������������������+����

1 Director of Preclearance Programs, USDA-APHIS-PPQ-PHP, Quarantine Policy Analysis and Support, Preclearance Staff, 4700 River Road, Unit 60, Riverdale, MD 20737.

A-4 CPP Management Guidelines 04/2003-04PPQ, PHP

Page 27: Regulatory Commodity Preclearance Program … CPP Management Guidelines 04/2003-04 PPQ, PHP ... Preclearance TDY Assignment 1 Guidelines Contents Introduction page A-1 Users page A-1

Foreign Trust Fund Preclearance TDY AssignmentRoles and Responsibilities

◆ 8�������������������������&���������� ������������415�� ������

◆ ��+�� ��415������������+����������������� �����

◆ ���������415������ �����������������+�� �415������������������������������������������������������������������ ������2������+����������������

◆ ��,�������++������������0�����+�� ����������-��������(������������'�.�������%��� ����1�������'�4�����4�

◆ 6���+���������=���������*++�����������+�������415����������������������+�� �������������������������+��������� ���'����������������+�������=����������������������������� ���'�������������������+������������������������������������������+�� ��'���������������������������1� < '������������9����'��������'�����'�� ���9��������,���� ����'������������415����������++�����������

◆ �����������+�� ��������������������������+���415������ ���

◆ ������������1� < D��+�����!�*++�����'������������'����������������+�� ����+�������������+������ �����������������415������ ����'������� ����������������415�� ����������������������-��������(������������'�.�������%��� ����1�������'������ �����4�

◆ ���������������������������+�����!�*++���������+�� ����+�������������+������ �����������������415������ ����

◆ 8��������������������������������2��������������������������������������������� �%��������������+�����������������������������

◆ *����������������������

◆ ��+�� �����415�� ��������+�������������� ����������������������'� ���'��++�����������������������������'��������������������=����������������������� �����������������+���������������'� ���'������������������4��������������+�� ���������������������� �������2���415����������������,����������������������������%@�8������

◆ �����������������������������415��������������������������������� ���9�����'�������������� ����'�����������'����� �������������������������� �����+�����!��������������++'������0�������������������'������������� ����������������� �����+���415����������

◆ -��&��2��������,��������������� ���������������9����������+������������������� ����������������2�������������������2��2������������

◆ ��������������� ������� ����������� �����������+������� ��+������������������+���� ��2��&���������

04/2003-04 CPP Management Guidelines A-5PPQ, PHP

Page 28: Regulatory Commodity Preclearance Program … CPP Management Guidelines 04/2003-04 PPQ, PHP ... Preclearance TDY Assignment 1 Guidelines Contents Introduction page A-1 Users page A-1

Foreign Trust Fund Preclearance TDY AssignmentRoles and Responsibilities

����������'�������������������������������������+������������� ��������+������ ���������������������������2��&������2���� ��������������������������+�� ������ �����������

APHIS-IS Country Preclearance Program Manager (PPM), Authorized Departmental Officer Designated Representative (ADODR)4����������������������������� �%�����"��%#������������������������� � �����������������+��������������2����������������������������������������4����%������������������������ ��������&��������.��������������������+����'������%������������������������� ���������?���1*1��������+���������������2��������� ���������������������� ����������

4����%'��1*1�����+�� �����+����2����������A

◆ 6������������������� ����������������+������������������������������ ���'��������������2��&��������+����������

◆ 8��������������� ���������������������������������������������� ���������2������'���� ���������������+�����++��������� ����+���

◆ %������������������������ ����+�� ����������������2���������������������'�2��&����'�������������������������+���������������������������������� ���

◆ F�����������������2��&�����"�#������������'����2�����+���������������������� ���������+��������������� ���������

◆ %��������������������?���� �������2��������� ����������������������������������������������������� ���

◆ ���������+�������������+������������������++�������������������������������������������=����������2���������������������������������+�������������

◆ 6���+�����������������"����������������� ���������#��+��������������������� �������++�����������������������?����+�� �������������������+�����������������

◆ �������������� ������������������������������� ����������������������������'������������

◆ 6���+��������������� ����������2��������������� ��������+���������������������������� ����������������2������

◆ *����������������+��������������������������� ���'�+�����������'����2��&�����

◆ 8��������������������������������������������� �������"�����2��&����'�+����������'���������+�2��'�����#������� ���������������������-��������(������������'�.�������

A-6 CPP Management Guidelines 04/2003-04PPQ, PHP

Page 29: Regulatory Commodity Preclearance Program … CPP Management Guidelines 04/2003-04 PPQ, PHP ... Preclearance TDY Assignment 1 Guidelines Contents Introduction page A-1 Users page A-1

Foreign Trust Fund Preclearance TDY AssignmentRoles and Responsibilities

%��� ����1�������'������ �����4� ������������'�%1�+��������2��������������+������������ �������������������������������+��2�����������1���������+����������������� ��

◆ ��� �����=������������������������������� ���'������������2��&���������������������-��������(������������'�.�������%��� ����1�������'������ �����4� ��2��2��&�������������2�+��������

◆ 8�+������������������������������ ���� ��� ���'�+����'������'����4@������������'���� �������+�������������������������������������������

◆ �����2�������������'����������������������������������� ��������������������������

◆ ��������������415���!�*++����"�#�

◆ �����2����0�����������415�4@�������������������B��������+�������������������'������� �������'������������'������������������+�� ����

◆ 8�������������������������������������������������� ��

◆ 8� �������+=���4@����+�� �����������415�*++����?��� ��������������������������������������1���������+����������������� �1

◆ ������������������� ���������

◆ ��������1� < D��+���.�6?�����+�� ������ ���������������������� ����

◆ 1��� ������+����������������������������������������������������������������+�������������������������������������������� �������

◆ %���������+������������������������������+��2��&�������� ��������������������

Temporary Duty Assignment (TDY) Employee4��4� ������1���������� ����"415#�8 �������������!�*++�����������������������������+�� �+�����������������������������������1���������+����������������� ��

4��415�*++�����2���A

◆ ���������������1� < '������������9����'��++������������'����0�����"�+���,�����#'�����������������'�������� ���9���������������+������������������������0������������+�������������

1 Director of Preclearance Programs, USDA-APHIS-PPQ-PHP, Quarantine Policy Analysis and Support, Preclearance Staff, 4700 River Road, Unit 60, Riverdale, MD 20737.

04/2003-04 CPP Management Guidelines A-7PPQ, PHP

Page 30: Regulatory Commodity Preclearance Program … CPP Management Guidelines 04/2003-04 PPQ, PHP ... Preclearance TDY Assignment 1 Guidelines Contents Introduction page A-1 Users page A-1

Foreign Trust Fund Preclearance TDY AssignmentRoles and Responsibilities

◆ 4&�������������������������+�������������������������������������'����2����������������2�������������������

◆ 4&�����������������+�������������� ���������������'����&�������������������������+��

◆ *������������������+���������������������� ����������������B������ ���� ����������������������+����������2������������������������������������������������������������������� ��������������

◆ %&���2�����������������������������������/����� �������������������������������������1���������+����������������� ��

❖ ������������ ������������� ������������9������������������������������������������������+�� ������1�'����������������+���%�&������������������������ �'�+������ �� �����������

❖ 4�������������,���������+���� ������.����������������� �

�����������������������������������������������+���� ���������,��������������+��+�������+��������������������+�������������+�������+�����������������+�� ����1���������+����������������� �1

◆ *��������������������� �����+�� �� �����������������+�����������������������&�����+�������+�������415������ ���

◆ ��� ����������+������������������������������.�� ��<��'���,�����+����������4����'������������������*++���������������'�%1'������� ��������������������������%

◆ ��� ��������������������1���������+����������������� ��

◆ (����������������������?���������

◆ ���+�� ��� ��������������������0������� �����������������2�����������������������������1���������+����������������� �

1 Director of Preclearance Programs, USDA-APHIS-PPQ-PHP, Quarantine Policy Analysis and Support, Preclearance Staff, 4700 River Road, Unit 60, Riverdale, MD 20737.

2 Check with the U.S. Government contracted travel agency to confirm American Flag Carriers.

A-8 CPP Management Guidelines 04/2003-04PPQ, PHP

Page 31: Regulatory Commodity Preclearance Program … CPP Management Guidelines 04/2003-04 PPQ, PHP ... Preclearance TDY Assignment 1 Guidelines Contents Introduction page A-1 Users page A-1

Foreign Trust Fund Preclearance TDY AssignmentRoles and Responsibilities

◆ �������������������������� �������������������1���������+����������������� ��'����������������415������������*++����2������)������+�������������+�415������ ����

❖ 4�����������������,��������������� ������2������+����������������

❖ 4������������������������ ����������2�������+�� ������������������������������++������������'�%1�

❖ 4����������������������������������� �����������������������!������������"������������ �� ���

◆ ���������������������"����������������������������������+�415���!�*++�����'������������'������������#������� ����������� ��������� ����������'�������1���������+����������������� �����+����2�A�

❖ F������������,�������������������������� ������2������2��2��&��+��������������+������� �������

❖ F�������"��#���������������������� �������������������$<������������������+��������'�2��������� ���+�����

❖ 415��������������������������+��������������������������������� ���������������������++�������������������������������������������������������� �����

❖ ��������������,������+���������������=�������������������=������������G:3�

❖ �� �����4�����4� ��"�44#�������� �����+������������������� �����������������415������ ������������� �����

4��1���������+����������������� ��2����+��2������������������'���%�+��������2��

◆ *�������+�� ������������������� ��'��������'� ��������������'� ��������������'�����������������'����+���'���������������+�� �������������������������� +������������

Immediate PPQ Supervisor at Permanent PPQ Duty Station4��� ��������!�������������������� �������!�1�����������2�������+�� ����+����2����������A

◆ ��� ���4@���������������6������.�������������+����������������������+��� �������������415�������������������������%

◆ ������������+������������4@�����������������-��������(������������'�.�������%��� ����1�������'������ �����4� ������������'�%1

1 Director of Preclearance Programs, USDA-APHIS-PPQ-PHP, Quarantine Policy Analysis and Support, Preclearance Staff, 4700 River Road, Unit 60, Riverdale, MD 20737; FAX 301/734-8318.

04/2003-04 CPP Management Guidelines A-9PPQ, PHP

Page 32: Regulatory Commodity Preclearance Program … CPP Management Guidelines 04/2003-04 PPQ, PHP ... Preclearance TDY Assignment 1 Guidelines Contents Introduction page A-1 Users page A-1

Foreign Trust Fund Preclearance TDY AssignmentRoles and Responsibilities

Riverdale Washington Business Site, Financial Management Division, Travel Team4�����������-��������(������������'�.�������%��� ����1�������'�4�����4� �2�����������++����������������������+�� ������1��.���������������������������

Riverdale Washington Business Site, Financial Management Division, Agreements Team4�����������-��������(������������'�.�������%��� ����1�������'������ �����4� �2�������+�� ����+����2���A

◆ �����2����������+�����������������������+��������������������������� ����+�� ������������ ���������

◆ %�������++�����+����+������������������������������ ���

◆ ������������������������ ������������������������������������2���������+����������������������������������������������2�����������B��������� ������������������������������0�������++���������=� ��

A-10 CPP Management Guidelines 04/2003-04PPQ, PHP

Page 33: Regulatory Commodity Preclearance Program … CPP Management Guidelines 04/2003-04 PPQ, PHP ... Preclearance TDY Assignment 1 Guidelines Contents Introduction page A-1 Users page A-1

CPP Management Guidelines

( Approval Protocol for Establishing Preclearance 2

ContentsIntroduction page B-1Commodity Treatment Facilities in Foreign Countries page B-1

Guidelines and Procedures for Construction and Operation page B-1Finalizing the Establishment of the Import Process page B-6

Introduction

4��������������������'���(���#�� ���������������������=���������������������������+����2���2����������������������������������+������ ���������� ����+�������������������+����+�������0���������������� ��������������+������������ ����������+������������������������ �����������������������������

Commodity Treatment Facilities in Foreign Countries.�������+�����������������������������0����=�������� ���������������+����2������������������������������������������� ����������������������������������"�����#������+������ ���������� ����+��������

Guidelines and Procedures for Construction and Operation �����������+�������������������0����=�������� ����+����2����������������A

1. .�������������������0����=�������� ����������������������������������������������������� ���������������������������� ���������� ����+����������2�����������������������2��������������+��������������� ����������������� �����+��������������������������������������������������

Important

The Director of Preclearance Programs and/or the responsible IS Preclearance Program Manager will return (without action) any unsolicited plans that are received directly from foreign producers/exporters or engineering firms. Correct protocol requires that all proposals, plans and drawings must be submitted through, and be recommended to APHIS by the host country’s national plant protection service.

04/2003-04 CPP Management Guidelines B-1PPQ, PHP

Page 34: Regulatory Commodity Preclearance Program … CPP Management Guidelines 04/2003-04 PPQ, PHP ... Preclearance TDY Assignment 1 Guidelines Contents Introduction page A-1 Users page A-1

Approval Protocol for Establishing PreclearanceCommodity Treatment Facilities in Foreign Countries

2. ������������?���������������������������������2���������2�������������������+�� �����������������������������0����=�������'����+��2���������������������������������1���������+����������������� ���������������������������������������� �%������

3. ����������� ���'����������'������2����������������� &������+�������������"�#���������������������������+���� ���������� ����+�������

4. 1���������+����������������� ��'����������������2���������������������� �%�����'�2���������2�������������+�����������������+��� ���������� ����+�����������������������+����2����������A�

A. ��,��������2���������&��������+�����������+����� ������������������+����������&�������������������������������� �������

B. 1���� �����+���������+�����������������������,��������+���������'��������������������,����+��������������������������������2�������+��2����������������������?���������������������������������

C. -������2��&������-��&���������>�����������������������1���������+����������������� �'�������������������� �%����'������������������?����������������������������������

i. *���������+��2��&��������������������������������������������������������������������

ii. -��&����� �������������������������+���������������������������� ����������������� �����+��������+����������������������=��������+�����������������������������������������+�������+�������������� ���������� ����+���������

5. 1���������+����������������� ������������2�����������+���������������������������������++������2����������������"�����>����#������������������������������������� ����+��������

6. ��������������++�����������,�����������+������������������������������0����=��������2����������������"�����>����#������������������������������������� ����+��������

1 Director of Preclearance Programs, USDA-APHIS-PPQ-PHP, Quarantine Policy Analysis and Support, Preclearance Staff, 4700 River Road, Unit 60, Riverdale, MD 20737.

Important

APHIS, through the Director of Preclearance Programs1 reserves the right to limit the number of commodity treatment facilities that APHIS approves in each country.

B-2 CPP Management Guidelines 04/2003-04PPQ, PHP

Page 35: Regulatory Commodity Preclearance Program … CPP Management Guidelines 04/2003-04 PPQ, PHP ... Preclearance TDY Assignment 1 Guidelines Contents Introduction page A-1 Users page A-1

Approval Protocol for Establishing PreclearanceCommodity Treatment Facilities in Foreign Countries

7. �+�������������������������������������������������� ����+������'����+������������������������������0����=�������������,���������������2��������������������+�� "�#������������������������������2������

8. .�������������������0����=��������������� ���������������������2���������������1���������+����������������� ���������������������������������������� �%�������������������������?�������������������������������������������������������+��������������2����� ���������� �������4��%���������������������������+��2�����2����������������������������������������������+��2�����������������������������2����������8�����'���������8����������������������

9. ������������������� �%�����2���������2������������������+������+���������������������+���+���������������������

10. ������������������� �%����������������������� ������������������1���������+����������������� ����4��������������������� �%����������!�1���������+����������������� �2����>��������������������������������������� ������+��������2��

4��+����2���������������������������� �����+����������+����� ���������� ����+��������������������A

A. ���=� ������������������������������� ���� ������

B. ���=� ���������������������

C. ������������+���,������ ��������������+�����!�415�*++�����

D. �+�����+����+�������

i. .������� ���������������������������������������������������+������� ��������+��+�����������������������

ii. �+���������������� ����+��+�������������'���������������������2��������� �������������������+���������2�+�����,������������ ��������+�� �������� ����+�������������������������

Important

PPQ’s Center for Plant Health Science and Technology (CPHST) will provide, upon request, a list of manufacturers, dealers, and engineering firms known to supply and/or install equipment for foreign commodity treatment facilities. This list is updated frequently by CPHST staff.

1 Director of Preclearance Programs, USDA-APHIS-PPQ,PHP, Quarantine Policy Analysis and Support, Preclearance Staff, 4700 River Road, Unit 60, Riverdale, MD 20737.

04/2003-04 CPP Management Guidelines B-3PPQ, PHP

Page 36: Regulatory Commodity Preclearance Program … CPP Management Guidelines 04/2003-04 PPQ, PHP ... Preclearance TDY Assignment 1 Guidelines Contents Introduction page A-1 Users page A-1

Approval Protocol for Establishing PreclearanceCommodity Treatment Facilities in Foreign Countries

11. .����9������� ����+�����������������2�������������,�������+��2������������4�+��������2��

A. ��++�����������������������������9������������2�����+������������� �������2����������������������,���� ������

B. �+���������'��������4���++�����������2������������������������2������+�������������������+�� ���0�����������0�=��������

12. ����4���++�2������������2�����������+�����������������1���������+����������������� ���������������������������������������� �%�����2������� ����+���������������������������������+� ���+�������������,�����'��������4���++�����������2�������� �������������������������������������������+��������������� �������2��������������������

13. 1���������+����������������� �������+����������������������������� �������+���������������0�=������"�#�2��������������������������������������������������4����������

14. *��������4����������������������������'�+������������������������������������������� ����+��������������������� ���

15. 8�����������+�� ���0���+��������=������0��������"�#������,��������� &������������,��� ���� ���+������������,�����'��������+���������1���������+����������������� ���������������������������������������� �%�����2����������������� ��������

16. .�����������������������,��������++�����������+�� �����4�+���������������+�����������'��������'���������+�������������������������,�������������������������� ��+� ���

17. ��� ��������'������4���++�����������2�������������������������������������������������+�� �������������4�����,�����������������������+�������������2��&�����������+��������������+������������9����'��������'����'����������������'��������������&��������������'���������������'�������� '����������2�������������������������+���'�2�������������������������������+���������������"�#�

1 Director of Preclearance Programs, USDA-APHIS-PPQ-PHP, Quarantine Policy Analysis and Support, Preclearance Staff, 4700 River Road, Unit 60, Riverdale, MD 20737.

Important

The Director of Preclearance Programs1, in consultation with the responsible IS Preclearance Program Manager, may revoke approval if the applicant has not initiated construction within the initial year.

B-4 CPP Management Guidelines 04/2003-04PPQ, PHP

Page 37: Regulatory Commodity Preclearance Program … CPP Management Guidelines 04/2003-04 PPQ, PHP ... Preclearance TDY Assignment 1 Guidelines Contents Introduction page A-1 Users page A-1

Approval Protocol for Establishing PreclearanceCommodity Treatment Facilities in Foreign Countries

18. 1���������+����������������� ������+�� �������������������������������� ������������������������������������+����������������������4��1���������+����������������� ����������+��������4��+���������������+����++������� ���������� ����+�����������������"�#�������+�� ������������

19. ����4��&��2�������������������������� ���������������������������+�����������*�����+�������������������������������1���������+����������������� �'��������4���++����������"�#������������������������������������������� ������

20. ����4����� &������++�������,�����������+���������������"�#���0���������������+�� ������ ��������������������+�� ����������������������++�����+���������������������������4�2�����������������������������,�������

21. 8�����������+�� ���0���+���������������"�#���������������+��������� ��������+�� �������������������1���������+����������������� �1�������������������������������������� �%������4��1���������+����������������� �������,�������+��2�������������������������������������4���++������������

22. ����4���++����������������,������������2��������������+��������� ���������"�#��������� ��������� �������������������+���������'�����4��������������++�������������������2�+�������+���+�������+�� ������������

23. 42����� �����++��������+�� ����������������������������+����������� ����+������'�����������������������������+������4���++����������������������������������������4����������2������,��������+����2���A

A. *�����������������+�����������������+����������������+�� ������������������+�������

B. ��&��������� ��������"�����������2�����&��8�����#'��������������+����2���A

i. .��&���+���������

ii. �������������

iii. ���2�������������������&���'�2����+����'�������������������� ��������� �����+���,���������������,��� ���

1 Director of Preclearance Programs, USDA-APHIS-PPQ-PHP, Quarantine Policy Analysis and Support, Preclearance Staff, 4700 River Road, Unit 60, Riverdale, MD 20737.

04/2003-04 CPP Management Guidelines B-5PPQ, PHP

Page 38: Regulatory Commodity Preclearance Program … CPP Management Guidelines 04/2003-04 PPQ, PHP ... Preclearance TDY Assignment 1 Guidelines Contents Introduction page A-1 Users page A-1

Approval Protocol for Establishing PreclearanceCommodity Treatment Facilities in Foreign Countries

C. 8�����+��������������������������2����� ������������+����������������.����������������������������+����+�� ���9���������

D. ������������,��� ��������������������� ����+��������

24. ���������������� ���+��������4����������������������+�� ���������'������2�+������� ����������+���������++����������+������+��������2�������������������������'�2��� ���������2���������'����������� ���������+�������������+�� �����������

25. ����4���++���������������+�����������1���������+����������������� ���������������������������������������� �%��������2��������+������������"�������+��#��

26. ��������+�+�����'����+��������������������� &����,�������>��� �������0���� ����� ����������������������1���������+����������������� ������������+������������+�� ���������������������

Finalizing the Establishment of the Import Process ���������� ���������+��������+������+�� �������������+����2��������������������+����9������������ �����+���� ������������A

1. ����4���++���������������+���'����2������'��������1���������+����������������� ���������������������������������������� �%�����

2. 1���������+����������������� �������,�����������+���������� ����������&������� ����"�@��#���� ������+��+�������� ����+�������������

3. ��� ������+������,�����������+����"�������������� ��#������!�+������++�������������������+���������������=������������������� ��������� ����� ���������+���������������

4. 1���������+����������������� ���������+������!�415�*++��������������������.���������������6�����0������������.���������������� ���������������������� ���������� ������

Important

Fruit or vegetables used during the performance tests must be adequately safeguarded if the fruit or vegetables are to be shipped to the United States. Additionally, shipment must await the arrival of the assigned APHIS inspector, who will issue the preclearance document (APHIS form 203) to accompany each shipment. If this is impractical, then treated fruit or vegetables should be diverted to other markets.

1 Director of Preclearance Programs, USDA-APHIS-PPQ-PHP, Quarantine Policy Analysis and Support, Preclearance Staff, 4700 River Road, Unit 60, Riverdale, MD 20737.

B-6 CPP Management Guidelines 04/2003-04PPQ, PHP

Page 39: Regulatory Commodity Preclearance Program … CPP Management Guidelines 04/2003-04 PPQ, PHP ... Preclearance TDY Assignment 1 Guidelines Contents Introduction page A-1 Users page A-1

CPP Management Guidelines

� Model Preclearance Work Plan 3

MODEL PRECLEARANCE WORK PLAN

I. DEFINITIONS

A. Products Being Exported (type with scientific name)

B. Pests and/or Organisms of Concern (list with scientific name)

C. Participating Organizations (list separately)

D. Cooperative Agreement (statement; put actual agreement in as an appendix)

II. USDA REGULATIONS GOVERNING ENTRY OF EXPORTED PRODUCT

A. Cite CFR, etc. (statement; copy in appendix)

B. Condition of Entry (If any forms, wrappers, etc.)

III. RESPONSIBILITIES

A. USDA-APHIS-IS (office responsible, TDY, etc.)

B. Cooperator/Exporter/Government Agency (list all)

IV. TREATMENT

A. Procedures (reference Treatment Manual)

i. Type of Treatment Required ii. Equipment Certification Requirement

iii. Monitoring Procedure

iv. Prior to Treatment (fruit cutting, etc.).

B. Safeguards

V. INSPECTION

A. Sampling Rate Requirement (all situations)

B. Location of Inspection(s)

i. Field ◆ Pre-Harvest

◆ Post Harvest, etc.

ii. Processing Plant, Inspection Sites, etc.

C. Safeguards

VI. PROGRAM REVIEW (Determine and list appropriate pest-risk criteria and thresholds that would result in program review that could result in program suspension and/or termination in specific (A) production areas and environs; and/or (B) packing and inspection/treatment areas)

VII. SHIPPING REQUIREMENTS (by Air/Sea/Land)

A. Safeguards

B. Sealing Requirements

02/2002-01 CPP Management Guidelines C-1PPQ, PHP

Page 40: Regulatory Commodity Preclearance Program … CPP Management Guidelines 04/2003-04 PPQ, PHP ... Preclearance TDY Assignment 1 Guidelines Contents Introduction page A-1 Users page A-1

Model Preclearance Work Plan

C-2 CPP Management Guidelines 02/2002-01PPQ, PHP

Page 41: Regulatory Commodity Preclearance Program … CPP Management Guidelines 04/2003-04 PPQ, PHP ... Preclearance TDY Assignment 1 Guidelines Contents Introduction page A-1 Users page A-1

CPP Management Guidelines

1 Commodity Preclearance TDY Trip Report Guidelines4

ContentsIntroduction page D-1Guidelines for Completing Trip Report page D-1Distribution of Trip Report page D-2

Introduction4�� �����������������������!������������"��������������=��������415����������������������2����� ��������������������������������+�����&�������1���������+����������������� ���

Guidelines for Completing Trip Report4� ������1����"415#���������������������������,����������� �������������������2�����$<�����+��������������+�� ������415������ �����4�����������������,��������������� ������������+�� �������������2'��������� ��'�+='������ �����������������2��������������������+�� �������������������������!����������������������������������2������������+����2����������A

H����A002��<�0����������+I*���1����J

4��������������������������������������1���������+����������������� ���2���+�����&��������������������415������ �����4���+�����&�������������������������++�����������2�������� ������������������������������ ������������+��������=��������

�4�������������������������'�������������� �������'����+����2���A�

◆ 415��++����?��� �'�����������'��������������� ���������*++����?����� �����������������"� ������������� ����������,�������+�����������#��4�����+�� ����������,���������������������������������+������� ��415������ ����������������=��������������������+�����������,��������������������������� ����415������ ���

◆ C�����+�����������������������,������������415������ ���

1 Director of Preclearance Programs, USDA-APHIS-PPQ-PHP, Quarantine Policy Analysis and Support, Pre-clearance Staff, 4700 River Road, Unit 60, Riverdale, MD 20737.

04/2003-04 CPP Management Guidelines D-1PPQ, PHP

Page 42: Regulatory Commodity Preclearance Program … CPP Management Guidelines 04/2003-04 PPQ, PHP ... Preclearance TDY Assignment 1 Guidelines Contents Introduction page A-1 Users page A-1

Commodity Preclearance TDY Trip Report GuidelinesDistribution of Trip Report

◆ C�����+��++������"��������������1�#��������������������415������ ���

◆ -�������������������������������������415���������������������������"������� ����������������'����2�������� ���������������'�����������������'� ���������������������������'�+� ������'�����#��

❖ 6������������������+����������������� ��"�������������������� ����������#��������������������������������������2���������������4�����������������������������+����� �����������������+����2���A

➤ 4�����������+�� ����415������ ���

➤ �����������������������

➤ ���� �������

➤ ������������������������'��������+������'�����

➤ *�������������+�� ����

❖ �� ��������������������������������������������������+����������������� �� ����� ���

❖ C�����+��������������� �������������415������ �����"��+�����������1� � ����� ����������������������������&��#�

❖ �� ��������������������������������������������A

➤ ���������������������

➤ ���������

❖ �� ��������������������������������������������������++������������'�%1

Distribution of Trip Report4�������������������������������+��2�������A

%���4 ��K�����1����������!����������!���������������������������������'��������������++�������)() � '������7<):<<������������������'�%1� <:$:

.�LA$<�0:$)�M$�M8�%��A4 ��K���N�������

4���������������++�2���������,�������+��2������������������������������������������������������� �%������

D-2 CPP Management Guidelines 04/2003-04PPQ, PHP

Page 43: Regulatory Commodity Preclearance Program … CPP Management Guidelines 04/2003-04 PPQ, PHP ... Preclearance TDY Assignment 1 Guidelines Contents Introduction page A-1 Users page A-1

CPP Management Guidelines

Glossary 5

Definitions������������ ���� ���������������E*++�����2������������������������������������������������������� �����.���+�������������+����'��������������������������� �����������

������������ ���� ������������������ ����������� ����

�������E*++������������������2��������������1*��������������������������������� �����������������+���������������������������� �����.��������������������+����'�����1*1��������������������������� �%�����������+���������������2����������������������� ����������

���� ���� ���������������,������� ������������������������� �����������������������������������������+�� ��������������������� ����������������+������+�� �����������������'����������������������+����� ����������������������2��&��������+�������������������������������������� ���������+��������

���������!����� � ����!��� ��,4�������������� ��++�������������������������������������� ��������������+�������415������ ������4�����������������������������!���������������������+���������������������� �������������'�%1�

-������*E4������������������,����������1����������!������������+������ ��������������������� ����+������0���������������� ������2������������2��&����'�����

" �!����� � ����!��� ��# � �����!!#�,4�������������������� � �����������������+��������������2����������������������������������������4����%������������������������ ��������&��������4����%������������������������� ���������?��������9���1���� �����*++����?��1�����������������������"�1*1�#������'�����+���'��������������2��������������������� ������������������������������������������ �����������������+���������������������������� �����

������ ���$ �������%�������� ��&�'�� ��� ��# � ������

�������&�����������(� �,8��������������������� ���"�#��=������������ ����������'��� ������������20�����'��������������� �����%�������++�����+����+������������������������������ ����

04/2003-04 CPP Management Guidelines Glossary-iPPQ, PHP

Page 44: Regulatory Commodity Preclearance Program … CPP Management Guidelines 04/2003-04 PPQ, PHP ... Preclearance TDY Assignment 1 Guidelines Contents Introduction page A-1 Users page A-1

GlossaryDefinitions

������ ���$ �������%�������� ��&�'�� ��� ��# � ������

�������&�(� ����(� �,8�������.������4�������������������+����2�������������2������0���������������'����������������'����������������������������������������

(�)��(���� �*���*�����������,4�������+�������������"�#���������������!�*++�����������415����������������

(�)��(���� �*���*��+���*��,4����!�*++�����������������������������+�� �+��������� ����������������������������������1���������+����������������� ���

(���� �*���*��(�)��"���� �� �� ���������" �������E4������������2����������������������������2�����������������

(�)��(���� �*���*������,�����������+������'��������'����+�� �����!�*++����������������������2�����!�*++�����������������=����������4������������� ��������������1���������+����������������� ���4����������������������������������������������+��������� �����������������415������ ��������

(����'���,������������������������������������������������������� ��������������������������������������������������+��������+�����������������+�������������������������� ����+����������������� ����������������������+�������������������������������.������������ ����

1 Director of Preclearance Programs, USDA-APHIS-PPQ-PHP, Quarantine Policy Analysis and Support, Preclearance Staff, 4700 River Road, Unit 60, Riverdale, MD 20737

Glossary-ii CPP Management Guidelines 04/2003-04PPQ, PHP

Page 45: Regulatory Commodity Preclearance Program … CPP Management Guidelines 04/2003-04 PPQ, PHP ... Preclearance TDY Assignment 1 Guidelines Contents Introduction page A-1 Users page A-1

A

C

E

G

I

K

M

O

Q

S

U

W

Y

B

D

F

H

J

L

N

P

R

T

V

X

Z

CPP Management Guidelines

Index 1

AAgreements Team, Financial Division,

Riverdale-Washington Business Site A--2

Airlines A--8

Airplane reservations A--8

Annual leave, advance approval of A--8

APHIS Form 203 A--6

Approvaladvance

airport hotels A--8foreign flagship travel A--8TDY annual leave A--8

certificate of A--6Cooperative Service Agreement A--10preclearance protocol deviation 1--2T&A A--9treatment facility

P&RA notification A--6treatment facility construction, revoking of A--4

Authorized Departmental Officer (ADO)definition of A--1responsibilities A--3

Authorized Departmental Officer Designated Representative (ADODR)definition of A--2roles and responsibilities A--3

IS Country Preclearance Program Manager(PPM) A--6

BBusiness Services. See Marketing and Regulatory

Programs (MRP)

CCenter for Plant Health Science and Technology

(CPHST)list for foreign treatment facilities equipment A--3operational unit of PPQ 1--2responsibilities of 1--3staff training of TDY Preclearance Officers 5--2

Certificate of approval A--6

Cooperative Service Agreementability to establish and enter 2--2definition of A--2development 2--2, 2--4initiation and management 4--1IS responsibility 1--4MRP responsibility 1--4trust fund 4--1

CPHSTfacility inspection A--5request for official visit A--4staff specialist A--4staff training of TDY Preclearance Officers 5--2treatment facility plans A--4

DDefinitions A--1, 2--i

Deputy Administrator of PPQfinal approval 2--4

Director of Preclearance Programsapproval for FSNs 5--3approval for preclearance program

supervisors 5--2approval of revised work plan 3--1definition of A--2IS TDY written estimation 5--2notification of TDY disciplinary action 6--1official requests 2--1roles and responsibilities A--4written concurrence for program 2--1

EEmbassy

security contact 5--4support , IS responsibilities for 1--4U.S. in FSN’s home country 5--3

Equipment certification requirementwork plan B--1

FForeign producers A--4

guidelines for treatment facilities A--1

Foreign Service Nationals/Agricultural Foreign Service (FSN)responsibilities 5--2selection of 5--3

04/2003-04 CPP Management Guidelines Index-iPPQ, PHP

Page 46: Regulatory Commodity Preclearance Program … CPP Management Guidelines 04/2003-04 PPQ, PHP ... Preclearance TDY Assignment 1 Guidelines Contents Introduction page A-1 Users page A-1

Index A

C

E

G

I

K

M

O

Q

S

U

W

Y

B

D

F

H

J

L

N

P

R

T

V

X

Z

Foreign Site Packets 5--4

GGlossary 2--i

Guidelinesfacility construction and operation A--1 to A--6Foreign Trust Fund TDY A--1 to A--3TDY trip report 1--1

HHost country

definition of 2--iexport commodity group 4--1national plant protection service

protocol A--1review of proposals A--2

plant health organizationapproval for foreign government and producer

requests 2--2preclearance program

proposal development 1--1 to 1--2

Hotel 5--4, A--7advance approval for A--8reservations A--7

IImport Process A--6

Information packets 5--4

Inspectionscommodity A--4, A--8commodity treatment facility 1--3foreign preclearance A--1, A--3preclearance 1--1preclearance work plan B--1

Insurance 5--3

International Services (IS)approval of

preclearance protocol deviation 1--2preclearance program managers

discipline of PPQ TDY Annuitants 6--2discipline of PPQ TDY Officers 6--1

Region, Temporary Duty (TDY) A--3responsibilities 1--3TDY trip report comments on 1--2

IS Country Preclearance Program Manager (PPM) A--6

IS Preclearance Program Manager (PPM)definition of A--2

IS. See International Services

LList of interceptions

TDY trip report 1--2

MMarketing and Regulatory Programs (MRP)

Business ServicesCooperative Service Agreement 4--1responsibilities 1--4

Model of preclearance work plan B--1

NNarrative

TDY trip report 1--2

Noticeinspection and testing, advance A--4

PPAG. See Preclearance Advisory Group

Payment in advanceconditions for A--2Cooperative Service Agreement 2--iforeign producers costs A--4inspection services A--3

Permits and Risk Assessmenttreatment facility notification A--6

Pest riskcriteria 2--3PAG review of 2--3program suspension for 1--2

Index-ii CPP Management Guidelines 04/2003-04PPQ, PHP, PHP

Page 47: Regulatory Commodity Preclearance Program … CPP Management Guidelines 04/2003-04 PPQ, PHP ... Preclearance TDY Assignment 1 Guidelines Contents Introduction page A-1 Users page A-1

Index A

C

E

G

I

K

M

O

Q

S

U

W

Y

B

D

F

H

J

L

N

P

R

T

V

X

Z

Plant Protection and Quarantine. See PPQ

Port directorsSee also Ports-of-entrytimely notification to 3--2

Ports-of-entrymonitoring levels at 2--3notification of A--6

protocol A--6work plan requirement 3--2

PPQDeputy Administrator 2--4PAG member 2--2preclearance program

operational reviews 2--3responsibilities 1--2

Preclearance Advisory Group (PAG)definition of 2--2draft work plan, review of 3--2review and approval of preclearance program 2--2

to 2--3revised work plan approval requirement 3--1

Preclearance Officersduties 5--3

Preclearance programrequest for final approval 2--4

Protocoldeviation from 1--2for submitting plans A--1

QQuarantine Policy Analysis and Support

trip report distribution 1--2

RRequest for official visit from CPHST

foreign producers A--4

Riverdale Washington Business Site, Financial Management Division, Travel Team A--2

Riverdale-Washington Business Site, Financial Management Division, Agreements Team A--2

TT&A

authority for enforcing regulation A--7responsibility for submitting A--9review and approval A--7

TDY. See Temporary Duty (TDY)

Temporary Duty (TDY)assignment

definition of A--2employee

definition of A--2responsibilities A--7

officerdiscipline of 6--1selection and assignment process 5--1

rosterdefinition of A--3

supervisor or managerselection of 5--2

trip reportcomments on International Services 1--2guidelines 1--1

Time and attendance. See T&A

Travel agency A--8

Travel Team, Financial Division, Riverdale-Washington Business Site A--2

Travel voucher A--5, A--7, A--9

Treatment facility constructionapproval, revoking A--4

Trip reportdeadline 1--1distribution of 1--2format for submitting 1--1Quarantine Policy Analysis and Support 1--2TDY 5--2written 5--2

Trust fundadditional costs included in 5--1condition of Cooperative Service Agreement 4--1definition of A--3insurance cost included in 5--3MRP responsibility for developing and

managing 1--4portion of Cooperative Service Agreement 4--1

04/2003-04 CPP Management Guidelines Index-iiiPPQ, PHP

Page 48: Regulatory Commodity Preclearance Program … CPP Management Guidelines 04/2003-04 PPQ, PHP ... Preclearance TDY Assignment 1 Guidelines Contents Introduction page A-1 Users page A-1

Index A

C

E

G

I

K

M

O

Q

S

U

W

Y

B

D

F

H

J

L

N

P

R

T

V

X

Z

UUnsolicited plans A--1

Update recordfor CPP Management Guidelines 1--ii

WWhite House

request for establishment of programs 2--2

Work planassistance with development 1--1development of A--2modified

approval of A--4operational 1--3

changes in 2--2compliance 1--4developing and finalizing 2--4development of 2--2, 3--1requirements 3--1technical compliance 1--2, A--6

part of Cooperative Service Agreement A--2, A--4PPM, ADODR duties A--6preclearance, model of B--1regulatory 1--3

Index-iv CPP Management Guidelines 04/2003-04PPQ, PHP, PHP