@t,;tr^)w.)Ji",Fj¿t REGISTROINFORMEDEFINITIVODEAUDITORIA MODALI Proceso: CF-Control F,-scal DADCódigo:RCF-023 ESPECIA LVersión:oi INFoRME DEFINrTlvo AuDITORiA GUBERNAMENTAL MODALIDAD ESPECIAL EVALuACIóN A LA GESTIÓN CONTRACTUAL HOSPITAL SAN ROQUE MuNICIPIO DE ALVARADO VIGENCIA 2018 Aprobado 25 de junío de 2014
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Dirección Técnica de Control Fiscal y Medio Ambiente
EQUIPO AUDITOR
]OSE WILFRAN GIRON RIAÑOProfes¡onal Espec¡al¡zado
Líder Equ¡po Aud¡tor
MARIA DEL ROCIO OSPINA SANCHEZTécn¡co Aud¡tor de Apoyo
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REGISTROINFORME DEFINITIVO DE AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL
Proceso: CF-Control Fiscal CÓdigo: RCF-023 versión: Oi
CONTENIDO
CARTA DE CONCLUSIONES1.1 Generalidades1.2 Resultados del proceso auditor2. RESULTADOS DE LA AUDITORIAHALLAZGO DE AUDITORIA ADMINISTRAllVO NO. 01HALLAZGO DE AUDITORIA ADMINISTRAHVO NO2HALLAZGO DE AUDITORIA ADMINISTRAllVO CON INCIDENCIA FISCAL NO3HALLAZGO DE AUDITORIA ADMINISTRAllVO NO4HALLAZGO DE AUDITORIA ADMINISTRATIVO NO O5HALLAZGO DE AUDITORIA ADMINISTRATIVO NO6HALIAZGO DE AUDITORIA ADMINISTRAllVO NO73. CUADRO DE HALLAZGOS
Aprobado 25 de junio de 2O14 Pág-lna 4 de 20
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REGISTROINFORME DEFINITIVO DE AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL
Proceso: CF-Control Fiscal CÓdigO: RCF-023 versión: Oi
CARTA DE CONCLuSIONES
E mZ!DCIL -2019-100
Ibagué, 't2 DÍC 20Íg
DoctorVICTOR NAYIB CRISTO GUERREROGe renteHospital San RoqueAlvarado Tol¡ma
Asunto: Informe definitivo de audítori'a modalidad especial
1.1 Generalidades
La Contraloría Departamental del Tol¡ma, con fundamento en las facultades otorgadas porlos Art:iículos 268 y 272 de la Const¡tución Polítíca, practicó Aud¡toría Modalídad Especial ala Contratación v¡genc¡a 2018 del ente que usted representa, con el fin de ver¡ficar queesta se cumplió atendiendo las reglas y pr¡ncipios que r¡gen la contratación pública y quecon su celebrac¡ón y ejecución, se cumplieron los fines estatales.
La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con la metodologi'a y procedimientos de auditoría
prescritos por la Contraloría Departamental del Tolima, compat¡bles con las normas degeneral aceptación. El proceso se desarrolló en las fases de planeac¡ón, ejecución einforme, realizando el examen sobre muestras y pruebas select¡vas, y con 'a recopilaciónde evidenc¡as que soportan los hallazgos formulados, sobre las cuales se fundamentan losconceptos y opiníones expresadas en el presente informe.
1.2 Resultados del proceso auditor
En desarrollo de la presente auditoría se establecieron siete (7) hallazgos administrativos,de las cuales uno (1) tiene presunta inc¡dencia fiscal por la suma de Un Millón
qujnientos cincuenta y siete mi] cuatrocientos treinta y tres m/cte($1.557.433).
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REGISTROINFORME DEFINITIVO DE AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL
Proceso: CF-Control Fiscal CÓd¡go: RCF-023 Versión: oi
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Igualmente se informa que la admin¡strac¡ón actual debe proponer acciones correct¡vas
para los hallazgos identificados como ``Hallazgos Admin¡strat¡vos'' para lo cual debediligenc¡ar los formatos que para elaborac¡ón de planes de mejoram¡ento están anexos,ala Resoluc¡Ón 351 del 22 de octubre de 2009, publicada en la página de la ContraloriaDepartamental del Tol¡ma, (www.contralor¡atolima.gov.co).
Para el envío del plan de mejoram¡ento cuenta con qu¡nce (15 ) días, a part¡r del recibo dela presente comun¡cación, y debe remitirse a la D¡rección Técnica de ControI Fiscal yMedio Amb¡ente a la ventanilla única de la Contraloría Departamental del Tolima ubicadaen la calle 11 entre carreras 2 y 3 y al correo electrónico
r--®.María deI RociÓ Ospina SánchezTécn¡co Auditor Apoyo
Aprobado 25 de junio de 2014 Pág¡na 6 de 20
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REGISTROINl:ORME DEFINITIVO DE AUDITOluA MODALIDAD ESPECIAL
Proceso: CF-Control F¡scal CÓdigO: RCF-023 Versión: Oi
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2. RESULTADOS DE LA AUDITORIA
De acuerdo con la evaluación realizada a los documentos anexados por el sujeto decontrol, se tiene que el Hosp¡tal San Roque, durante la vigencia 2018, celebro 46contratos, por una cuantía equívalente a $1.013.720.828, correspond¡entes a prestaciónde servicios y sum¡nistros
HALLAZGO DE AUDITORIA ADMINISTRATT\/O NO. 01
CONTRATO NÜMERO CO17FECHA 2/O1/2018CO NTRATISTA ESTACION DE COMBUSllBLE ALVARADO TOLIMAVALOR INICIAL $19.200.000ADICION EN VALOR $9.000.OOOVALOR TOTAL $28.200.000
OBJETO
CONTRATO DE SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE PARA ELPARQUE AUTOMOTOOR (AMBULANCIAS, MOTOCICLISTAS)DE PROPIEDAD DELL HOSPITAL SAN ROQUE E.S.E. DELALVARADO TOLIMA
PLAZO 6 MESES
EI Hospital San Roque del Municipío de Alvarado Tol¡ma, suscr¡b¡Ó durante la vigencia2018, el contrato de sumínistro No. CO17 deI 2 de enero de 2018 con ESTACION DECOMBUSllBLE ALVARADO TOLIMA representada legalmente por el señor VLADIMIRBLANCO ARIAS, por valor total de $28.200.000, cuyo objeto hace referenc¡a al``SUMINISTRO DE COMBUSllBLE PARA EL PARQUE AUTOMOTOOR (AMBULANCIAS,
MOTOCICLISTAS) DE PROPIEDAD DEL HOSPITAL SAN ROQUE E.S.E. DE ALVARADOTOLIMA''.
La cláusula segunda, punto NO2 del contrato de suminístro en menc¡Ón reza:'' hacerentrega mensual de las autorizac¡ones (vales) emitidos por el hospital, totalmentedilígenc¡ados y firmados por el conductor de turno, donde acredite número de placa delvehículo''.
Revisados los soportes que amparan la ejecución y pago del contrato en mención, el entede control pudo establecer que los vales que se relacionan a continuac¡Ón y que soportanel sum¡nistro del combust¡ble a los vehículos, no registran el número de placa del vehículotal como lo establece el acuerdo de voluntades, no obstante los funcíonarios quecumplieron la func¡Ón de vigilar la ejecución de los contratos (Supervisores) avalaron el
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REGISTROINFORME DEFINITIVO DE AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL
Proceso: CF-Control Fiscal Código: RCF-023 versión: oi
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cumpl¡miento de dicha obl¡gac¡ón, determ¡nándose de esta forma irregularidades en elmomento de documentar e' contrato para los pagos respect¡vos.
A RECIBO 410741086 COM BUSTIBLE VALOR OBS-FECl1101/2018
ACPM $ 70.000/3/01/20181/2018
ACPM $ 85.000
41089411734118641194 GASOLI NA CTE $ 25.0003/O 2018
La Falta de diligenciamiento de formatos que le permitan a la supervis¡Ón llevar un controlreal del consumo de combustible por vehículo, generan incertidumbre para el ente decontrol, al encontrar que la administración, autoríza y paga el suministro, sin efectuarningún segu¡miento y aunque la admínístración en la controvers¡a anexó cert¡ficación desuministro, es indispensable que se implemente un plan de mejoramiento para que seapl¡quen med¡das de control en el suminístro del combustible.
HALLAZGO DE AUDITORIA ADMINISTRATIVO NO2
CONTRATO NÚMERO CO38FECHA 01/10/2018CO NTRATISTA ESTACION DE COMBUSllBLE ALVARADO TOLIMAVALOR INICIAL $11.00O.000ADICION EN VALORVALOR TOTAL Sl1.000.000
OBJETO
SUMINISTRO DE COMBUSllBLE PARA EL PARQUEAUTOMOTOOR (AMBULANCIAS, MOTOCICLISTAS) DEPROPIEDAD DELL HOSPITAL SAN ROQUE E.S.E. DELALVARADO TOLIMA
PLAZO 3 MESES
EI Hosp¡tal San Roque del Municipío de Alvarado Tolima, suscr¡bió durante la vígencia2018, el contrato de suministro No. CO38 deI l de octubre de 2018 con LA ESTACION DECOMBUSllBLE ALVARADO TOLIMA representada legalmente por el señor VLADIMIRBLANCO ARIAS, por valor total de $11.00O.OOO, cuyo objeto hace referencía al``SUMINISTRO DE COMBUSITBLE PARA EL PARQUE AUTOMOTOOR (AMBULANCIAS,
MOTOCICLISTAS) DE PROPIEDAD DEL HOSPITAL SAN ROQUE E.S.E. DEL ALVARADOTOLIMA''.La cláusula segunda, punto NO2 del contrato de sumínistro en mención reza:'J hacerentrega mensual de las autorízaciones (vales) emítidos por el hosp¡tal, totalmente
Aprobado 25 de jun¡o de 2014Página 13 de 20
@CONTR^E,ORÍAiJy.riü'::±!i!¿!±:!2=aLt[%!`1`
REGISTROINF:ORME DEFINITIVO DE AuDITORIA MODALIDAD ESPECIAL
d¡'igenciados y firmados por el conductor de turno, donde acred¡te número de placa delvehículo''.
Revisados los soportes que amparan la ejecuc¡ón y pago del contrato e.n, mención, el entede control pudo establecer que los vales que se relac¡onan a cgntinuaclon y que soportanel suministro del combust¡ble a los vehículos, no reg¡stran el numero de placa del vehi'culotal como lo establece el acuerdo de voluntades, no obstante los funcionar¡os quecump'¡eron la func¡Ón de v¡gilar la ejecución de los contratos (SupeTisores) avalaron elcumplimiento de dicha obligac¡Ón, determinándose de esta forma lrregular¡dades en elmomento de documentar el contrato para los pagos respectivos.
la falta de diligenciamiento de formatos que le perm¡tan a la supervis¡ón llevar un controlreal del consumo de combustible por vehiículo, generan incert¡dumbre para el ente decontrol, al encontrar que la administrac¡ón, autoriza y paga el suministro, sin efectuarníngún seguim¡ento y aunque la admínistración en la controvers¡a anexó certificación desum¡nistro, es ¡nd¡spensable que se ¡mplemente un plan de mejoram¡ento para que seapl¡quen medidas de control en el sum¡nistro del combustible.
HALLAZGO DE AUDITORIA ADMINISTluTIVO CON INCIDENCIA FISCAL NO3.
Med¡ante estatuto de rentas adoptado por el Acuerdo No s del 11 de junio de 2016, en losartículos 200 al 207, se establecen los parámetros para el cobro de la estampilladenom¡nada Estampilla de Procultura ``RAFAEL CAICEDO ESPINOSA'' con una tar¡fa del 2%del valor del contrato, indicando que su cobro se hará en un solo contado en la fecha desuscr¡pc¡Ón del respectivo contrato y será requisito prev¡o para la firma del acta de inicio.
De la misma manera en el acuerdo s de 2016, artículos 2Os al 215, se establecen loslineamientos para el cobro de la estampilla para bienestar del adulto mayor, con una tarifadel 4% sobre el valor del contrato, indicando que su cobro de hará en un solo contado enla fecha de suscripcíón del respectivo contrato y será requisito prevío para la firma del actade inicio.
De lo anterior se tiene que, en la revis¡Ón de la documentacíón aportada poradmin¡stración del Hospital San Roque del Mun¡c¡p¡o de Alvarado, se estableció que en
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contratos de los 15 revisados y que se relacionan a continuación no se procedió a real¡zarel cobró de la estamp¡lla de la manera como está establecído en el estatuto de rentasmunic¡pal:
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REGISTROINFORME DEF:INITIVO DE AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL
Por falta de d¡ligencia y cuidado en la aplicación del acuerdo que adopta el estatuto derentas, se causó un presunto detr¡mento patrimonial al Mun¡c¡pío de Alvarado porconcepto de no cobro de la Estampilla de Procultura ``RAFAEL CAICEDO ESPINOSA'' yEstampilla para b¡enestar del adulto mayor en cuantía de UN MILLON QUINIENTOSCINCUENTA Y SIETE MIL CUATROCIENTOS TREITA Y TRES PESOS($1.557.433.) M/CTE
16.000.000CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES
OBJETO
PARA FORTALECER LA CAPACIDAD DE RESPUESTAINSllTUCIONAL Y COMUNITARIA DE 12 MUNICIPIO DELDEPARTAMENTO DEL TOLIMA CON LA FORMACION DE AGENTESPSICOSOCIALES EN TEMAS DE SALUD MENTAL SEGUN CONTRATOINTERADMINISTRATIVO NO. 1962 DEL 26 DE SEPllEMBRE DE2018SUScRrTo ENTRE LA GOBERNACIÓN DEL TOLIMA y ELHOSPITAL SAN RO UE E.S.E DE ALVARADO TOLIMA
P LAZO 2 MESESY 18 DIAS
EI Hosp¡tal San Roque, suscr¡bió contrato de prestac¡Ón de serv¡c¡os No. CO46 del 12 deoctubre de 2018, con la señora Mélida RÍos Ríos, ¡dent¡ficada con la cedula de ciudadaníanúmero 30.270.918, por una cuantía de $16.000.000, por lo que expid¡ó eI Certificado deDispon¡b¡lidad PresupuestaI No. 469 del 12/10/2018, por valor de $16.000.000 y tamb¡énexp¡dió eI Cert¡ficado de Registro PresupuestaI No. 480 del 12/10/2018, por valor de$10.500.000, s¡endo esta inferior al valor del contrato.
Teniendo en cuenta los soportes allegados en la controvers¡a se determ¡na que por erroren la dig¡tación se expid¡ó el cert¡ficado por menor valor, sin embargo la entidad debe¡mp'ementar med¡das que garanticen la correcta expedición de estos documentos.
Aprobado 25 de jun¡o de 2O14 Página 16 de 20
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REGISTROINFORME DEFINITIVO DE AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL
FECHA 02/01/2018CO NTRATISTA ADMINISTRACION COOPERATIVA DE ENllDADES DE SALUD DEL
TOLIMA (COODESTOL)VALOR TOTAL $30.000.000
OBJETO CONTRATO DE SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS PARA EL HOSPHALSAN ROOUE E.S.E. DE ALVARADO
P LAZO 6 MESES
CTO NÚMERO CO14FECHA 02/01/2018CO N T luTISTA ADMINISTRACION COOPERAITVA DE ENllDADES DE SALUD DEL
TOLIMA (COODESTOL)VALOR TOTAL $15.000.000
OBJETO CONTRATO DE SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS PARA EL HOSPITALSAN ROC)UE E.S.E. DE ALVARADO
P LAZO 6 MESES
Mediante la rev¡sión de los soportes documentales de la ejecución de los contratosnúmero 13 y 14 e 2018, suscritos entre el Hosp¡tal San Roque y la ADMINISTRACIONCOOPERATIVA DE ENTIDADES DE SALUD DEL TOLIMA (COODESTOL), se estableció quela entidad contratante no aporto a este ente de control la totalidad de las entradas de los¡nsumos adquir¡dos así:
1. Con corte al 31 de dic¡embre de 2018, la entidad aud¡tada con relac¡Ón al contratoCO13 de 2018 por cuantía de $30.000.00O, aportó soportes de entrada al almacénún¡camente por valor de $17.549.581
Aprobado 25 de junío de 2014Página 17 de 20
iiiiI| REG ISTRO
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INFORME DEFINITIVO DE AUDITOluA MODALIDAD ESPECIAL
Proceso: CF-Control Fisca' CódigO: RCF-O23 versión: Oi
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•ti t val or entTada a a'macQ n sa'Ida c'e a'mac®r,
143SO7 $ 9 92O 3del23deenerode2O|9 9deI23deer`erode2O18143508 S 42.80O144311 S S2 340 3Odel22defebrerode2O18 26 cle' 22 de febrerode 2O18
S 7O.10O 28 clel 16/02/2O18 2S del 16/OZ/2O|81441926 O4O 31 clel 23/02/2O18 27 clel 23/O2/2O18144326 S 28OSO
26 del 16/O2/2O18 23 del 16/O2/2018144183 S s83 8OO21 cle 16/O2/2O18 18/del 16/O2/2O18144174 $3. 7Oe>_S2O2O del 16/O2/2O|g 16del 16/O2/2O18144172 S 211_32619 del 16/O2/2O18 is ciei i6/o2/2oi81441718 SS 819SO18 c¡el 14/O2/2018 14 del 14/O2/2O18
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2. Del contrato no. CO14 deI 2018, por valor de $15.000.000, el HospitaI San Roquedel Mun¡cip¡o de A'varado, aportó aumentación de entradas y salida del almacén
por valor de $5.666.692
l l-- entrada a almacen saI¡da de almacénfact-u ra 7 VaO$ 87.793$428®NO REPOSA 21 DEL 16/O2/2O181441717623 DEL 16/ 02/2018 2O DEL 16/02/2018144
$ 356.141$323.3L_\_7$355.722$2.19O.374$267.OO7$568.828$45±3 58 DEl 26/O3/2O18 51 DEL O3/30/2O1814502O54 DEL 14/03/2O18 54 DEL O3/3O/1814475953 DEL 14/O3/2O18 55 DEL O3/30/201814475873 DEL 27/04/2O18 65 DEL 3O/O4/2O1814572943067 DEL 16/O4/2018 68 DEL 4/30/2O1814514588481 DEL 7/05/2O18 81 DEL 3O/O5/2O18
82 DEL 8/O5/2018 8O DEL 5/30/201814590349$ 1283 566 95 DEl 2O/O6/2018 1O4 DEL 30/O6/201814691472O8$ 145. 459 1OI DEL 27/O6/2O18 98 DEL 3O/O6/2O18
$ 5-666-692
De acuerdo a lo anterior este ente de control estableció que en valor de losmedicamentos e insumos adquiridos dentro de 'os contratos número 13 y 14 de'2018, con corte a 31 de diciembre de la anter¡or vigenc¡a, no corresponden al valorde los insumos reportados en las entradas y salidas del almacén. Si b¡en es c¡ertoen la controvers¡a se anexaron 'as actas de liquidación de los contratos por el valorde equivalente a las entradas, la admin¡strac¡ón del hosp¡tal debe en su plan demejoram¡ento implementar medidas que garantice la correcta entrega de los
Aprobado 25 de jun¡o de 2014 Pág¡na 18 de 20
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REG ISTROINFORME DEFINITIVO DE AUDITOluA MODALIDAD ESPECIAL
documentos sol¡c¡tados por el ente de control, ten¡endo en cuenta que si las actasde l¡quidac¡ón a in¡c¡o de la auditoria, no hubíera hab¡do lugar a la observac¡Ón .
HALLAZGO DE AUDITORIA ADMINISTRATIVO NO6
EI Hosp¡tal San Roque del munic¡p¡o de Alvarado Tol¡ma no está dando estr¡ctocumplímiento a lo establec¡do en la c¡rcular externa del 21 de Junio de 2013 emanadade la D¡rección General de Colomb¡a Compra Eficiente y el artículo 5 de la LEY 1712DE 2014, al no publicardurante la vigencia 2018 en el SECOP la totalidad de lasactuaciones contractuales suscritas durante esa vigencia, contraviniendo el príncipiode publicidad que deben estar revest¡dos todos los actos contractuales del sujetoauditado. A manera de ejemplo se t¡enen los s¡gu¡entes casos: COO2, CO58, CO13,CO20, CO17, CO47, CO46, CO14, CO15, COO3, CO11, C38, COO5, COOs y CO22. Por estemot¡vo la procuraduría efectuó un requer¡m¡ento a esta entidad mediante oficio O879 del lde marzo de 2019.
Una vez revisada la página del SECOP, se verificó que el hosp¡tal San Roque del munic¡p¡ode Alvarado el 17 de nov¡embre de 2019, cargo extemporáneamente la informac¡ÓnCpOa::raqCuteu i: a:n:,Ed:: :L Pp:erJOe n€eu ea ce:I ognr:sPOy aquud:t::t:OsrtuF:%i%£ se: hc:lrlr:JZagOy as: mc:nr¡gS:reat:Vf:
plataforma durante los t¡empos que establece 'a norma.
HALLAZGO DE AUDITOFuA ADMINISTRATT\/O NO7
Durante la apl¡cac¡Ón de proced¡mientos de control en evaluacíón del procesocontractual adelantado por el aud¡tado durante la vigenc¡a 2018, se pudo evidenciar
que el proceso de organización del archivo contractual, no se hace cumpliendo lasnormas técnicas en lo relacíonado con la organízación documental, entre otras lanorma técnica colombiana NTC5397:2005 y la cartilla de foliación em¡tida por e'arch¡vo General de la Nac¡Ón; es así que la documentación inclu¡da en las carpetasde los contratos no se encuentra fol¡ada ni archivada en todos los casosconforme el desarrollo de los sucesos y/o act¡v¡dades no se incluye hoja dechequeo, no se ¡nd¡ca la página en la que se puede ubícar el documento que se¡nd¡ca como existente dentro de la carpeta; cabe mencionar que debido a ladesorganización que presenta el archivo de los documentos escaneados y enviados a esteente de control, se hace complicado verificar el cumplim¡ento del objeto contractual debídoa la falta de soportes de los mismos.
Aprobado 25 de junjo de 2014Página 19 de 20
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REGISTROINFORME DEFINITIVO DE AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL
Proceso: CF-Control Fiscal CÓdigO: RCF-O23 Versión: Oi
o824 -¡7
3. CuADRO DE HALIAZGOS
No.1
Incidencia de los Hallazqos
Admrat nistVO BeneficAuditO Oa Sanciona-torio F¡scal ValorDiscna pliO Penal Pag.
X
2 X$1.557.433X34 XX
X5X67X iiiiiiii
l $1.557.433Total
Igualmente se ¡nforma que la administración actual debe proponer acc¡ones correctivas
para los hallazgos ident¡ficados como ``Hallazgos Administrativos'' para lo cual debed¡Iigenc¡ar los formatos que para elaboración de planes de mejora,m¡.ento están anexos ,ala Resolución 351 deI 22 de octubre de 2009, publicada en 'a pagina de la ContralorlaDepartamental del Tolima, (±An^,w.contralor¡atol¡ma.qov.cQ).