Registro contable del ingreso de la donación PRO-40-1-02-02 FECHA PUBLICACIÓN 22/09/2017 MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2 Diversificación de ingresos Gestión de Donaciones Ingreso de Donaciones Dirección de Planeación y Evaluación | 1 Tabla de contenido 1. OBJETIVO ....................................................................................................................................... 2 2. ALCANCE ........................................................................................................................................ 2 3. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ............................................................ 2 1.1. Diagrama de flujo - Registro contable de ingreso de donación en especie..................... 2 1.2. Descripción de actividades - Registro contable de ingreso de donación en especie ....... 2 1.3. Diagrama de flujo - Registro contable de ingreso de donación por bonos FOPRE.......... 5 1.4. Descripción de actividades - Registro contable de ingreso de donación por bonos FOPRE .... 5 1.5. Diagrama de flujo - Registro contable de ingreso de facturas de proveedores .............. 6 1.6. Descripción de actividades - Registro contable de ingreso de facturas de proveedores. 7 1.7. Diagrama de flujo - Registro contable de ingreso de donación en dinero por venta de libros…............................................................................................................................................. 9 1.8. Descripción de actividades - Registro contable de ingreso de donación en dinero por venta de libros ................................................................................................................................ 9 1.9. Diagrama de flujo - Registro contable de ingreso de donación en dinero .................... 10 1.10. Descripción de actividades - Registro contable de ingreso de donación en dinero ... 10 1.11. Diagrama de flujo - Registro contable de ingreso de donación por matriculas ........ 12 1.12. Descripción de actividades - Registro contable de ingreso de donación por matriculas…………………………………………………………………………………………………………………………….12 1.13. Diagrama de flujo - Registro contable de ingreso de donación por descuento de nómina…. ...................................................................................................................................... 13 1.14. Descripción de actividades - Registro contable de ingreso de donación por descuento de nómina ..................................................................................................................................... 13 1.15. Diagrama de flujo - Registro contable de ingreso de donación por contratos civiles16 1.16. Descripción de actividades - Registro contable de ingreso de donación por contratos civiles……. ...................................................................................................................................... 16 4. CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................................................... 17 5. APROBACIÓN ............................................................................................................................... 17
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Registro contable del ingreso de la donacin
PRO-40-1-02-02 FECHA PUBLICACIN 22/09/2017
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Diversificacin de ingresos Gestin de Donaciones Ingreso de Donaciones
Direccin de Planeacin y Evaluacin | 1
Tabla de contenido
1. OBJETIVO ....................................................................................................................................... 2
2. ALCANCE ........................................................................................................................................ 2
3. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES ............................................................ 2
1.1. Diagrama de flujo - Registro contable de ingreso de donacin en especie ..................... 2
1.2. Descripcin de actividades - Registro contable de ingreso de donacin en especie ....... 2
1.3. Diagrama de flujo - Registro contable de ingreso de donacin por bonos FOPRE .......... 5
1.4. Descripcin de actividades - Registro contable de ingreso de donacin por bonos FOPRE .... 5
1.5. Diagrama de flujo - Registro contable de ingreso de facturas de proveedores .............. 6
1.6. Descripcin de actividades - Registro contable de ingreso de facturas de proveedores . 7
1.7. Diagrama de flujo - Registro contable de ingreso de donacin en dinero por venta de
libros ............................................................................................................................................. 9
1.8. Descripcin de actividades - Registro contable de ingreso de donacin en dinero por
venta de libros ................................................................................................................................ 9
1.9. Diagrama de flujo - Registro contable de ingreso de donacin en dinero .................... 10
1.10. Descripcin de actividades - Registro contable de ingreso de donacin en dinero ... 10
1.11. Diagrama de flujo - Registro contable de ingreso de donacin por matriculas ........ 12
1.12. Descripcin de actividades - Registro contable de ingreso de donacin por
matriculas.12
1.13. Diagrama de flujo - Registro contable de ingreso de donacin por descuento de
nmina. ...................................................................................................................................... 13
1.14. Descripcin de actividades - Registro contable de ingreso de donacin por descuento
de nmina ..................................................................................................................................... 13
1.15. Diagrama de flujo - Registro contable de ingreso de donacin por contratos civiles16
1.16. Descripcin de actividades - Registro contable de ingreso de donacin por contratos
civiles. ...................................................................................................................................... 16
4. CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................................................... 17
5. APROBACIN ............................................................................................................................... 17
Registro contable del ingreso de la donacin
PRO-40-1-02-02 FECHA PUBLICACIN 22/09/2017
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Diversificacin de ingresos Gestin de Donaciones Ingreso de Donaciones
Direccin de Planeacin y Evaluacin | 2
1. OBJETIVO
Realizar el registro contable de donaciones que ingresan por diferentes fuentes.
2. ALCANCE
El proceso inicia una vez ingresa una donacin de diversos tipos, y finaliza cuando se haya
ejecutado su registro contable.
3. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
1.1. Diagrama de flujo - Registro contable de ingreso de donacin en especie
1.2. Descripcin de actividades - Registro contable de ingreso de donacin en especie
ENTRADA Donaciones
PROVEEDOR Donante
SALIDA Donacin registrada contablemente
CLIENTE Unidades
ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS
1 Evaluar si se recibe o no la donacin
Cuando un donante se remite a la una unidad con la intencin de donar, se debe evaluar si la donacin se va a recibir o no.
Direccin de Desarrollo/ Decano, Director o Jefe de otras unidades
2
Notificar al donante y a Direccin de Desarrollo
Una vez se ha decido recibir la donacin, se le notifica al donante y a la Direccin de Desarrollo.
Jefe o director de la Unidad
3 Envo de paquete de informacin de donacin
La Direccin de Desarrollo enva por correo electrnico al rea de Activos Fijos los siguientes documentos:
Carta oferta de donacin
Carta de aceptacin del Rector o de la Directora de Desarrollo.
Comunicado de la unidad responsable donde indica que el bien si se va a recibir
Gestor Administrativo y Financiero y Coordinador de Donaciones
Informacin de donacin
PRO-40-1-02-02
REGISTRO CONTABLE DE INGRESOS DE DONACIN EN ESPECIE NIVEL 3C
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NID
AD
4- Verificacin de condicin de bien activo
Es un bien activo?
10- Enviar Confirmacin
No
3- Envo de paquete de
informacin de donacin
12- Verificacin datos
El tercero est creado?
15- Crear tercero en el sistema
No
Si
Si
16- Registro contable de la
donacin
13- Solicitar Plantilla de Creacin de
Terceros
Adm. de datos maestros
8- Registrar alta de activo
11- Consolidar y enviar paquete de la donacin
14- Enviar Plantilla de Creacin de
Terceros
Plantilla de Creacinde Terceros
Asignacin de activo
1- Evaluar si se recibe o no la
donacin
Se va a recibir la
donacin?Si
2- Notificar al donante y a Direccin de Desarrollo
No
Informacin de donacin
Informacin de donacin
El tercero est creado?
Si
7- Crear tercero en el sistema
6- Solicitar creacin de
tercero
Si
9- Enviar informacin del
activo a Dir. Desarrollo
5- Validar si el tercero est
creado
1 1
Recepcin de donacin
Proceso: Donaciones del exterior
PRO-40-1-02-02 Registro contable de ingreso de la donacin DF.vsd
En especie
PrestamoArchivo adjuntoPRO-40-1-02-02 Registro contable de ingreso de la donacin (especie) DF .pdf
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Diversificacin de ingresos Gestin de Donaciones Ingreso de Donaciones
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Factura y/o certificacin del contador pblico o revisor fiscal donde conste el valor del bien donado
Certificacin de Cmara y comercio
En caso de que sea una donacin que supera los 50 SMMLV, se debe protocolizar mediante escritura pblica.
4 Verificar condicin de bien activo
Se verifica si lo que se est donando es o no un bien activo, de acuerdo a las consideraciones vigentes para control de activos fijos.
Coordinador Activos Fijos
5 Validar si el tercero est creado
Se valida en el sistema SAP si el tercero esta creado.
Asistente Administrativo de Activos Fijos
SAP
6 Solicitar creacin del tercer
Si el tercero no existe en SAP, se solicita la creacin al rea de Impuestos por correo electrnico.
Asistente Administrativo de Activos Fijos
7 Crear el tercero en el sistema
Se crea el tercero en el sistema. Impuestos SAP
8 Registrar alta de activo
Se registra el alta del activo en SAP.
Asistente Administrativo de Activos Fijos
SAP (mdulo AM)
9
Enviar informacin del activo a Dir. Desarrollo
Por correo electrnico se le notifica al rea de Donaciones de la Direccin de Desarrollo el nmero del dato maestro, el centro de costo, el responsable del activo y el valor.
Asistente Administrativo de Activos Fijos
10 Enviar Confirmacin
En caso de que la donacin no sea un activo fijo, se informa por correo electrnico a la Direccin de Desarrollo para continuar con los trmites correspondientes.
Coordinador Activos Fijos
11 Consolidar y enviar paquete de la donacin
Consolidar y reenviar los documentos con la informacin de la donacin, informando que es una donacin en especie. Se
Gestor Administrativo y Financiero y Coordinador de
Informacin de donacin consolidada
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Diversificacin de ingresos Gestin de Donaciones Ingreso de Donaciones
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debe indicar la orden interna y/o centro de costo en la que se debe incluir la donacin. Adicionalmente, se anexan los siguientes documentos:
Memorando de los activos generado por Compras y Activos Fijos
Memorando de la Facultad que recibi la donacin dando el visto bueno
Certificado de Cmara de Comercio con informacin del donante
Carta del contador pblico o del Revisor Fiscal del donante informando que la donacin no le genera inconvenientes para su patrimonio
Carta de aceptacin de la Universidad
Carta de oferta del donant
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