Rangkuman 1
Bab 1__KONSEP DASAR SISTEM NFORMASI MANAJEMEN(SIM)
Komputer pertama disebut mainframe, berukuran sangat besar dan
hanya mampu dimiliki oleh perusahaan terbesar. Inovasi dibidang
teknologi piranti keras telah memungkinkan adanya komputer yang
kecil dan kuat. IBM menamakan komputer mikronya sebagai personal
computer atau PC, dan nama itu kemudian dikenal, tidak hanya untuk
komputer-komputer IBM, namun juga untuk komputer-komputer yang
diproduksi oleh pihak-pihak lain. Meskipun IBM bukan merupakan
pembuat komputer yang pertama, IBM tidak membutuhkan waktu lama
sebelum menjadi yang terdepan didalam industri ini. Istilah
personal computer bukan sekedar istilah yang bagus saja; ia juga
menggambarkan rasa kepemilikan yang dimiliki oleh manajer setelah
mereka dapat mengakses dan memanipulasi data mereka sendiri. Salah
satu ukuran yang baik dari pesatnya inovasi dibidang teknologi
piranti keras adalah Hukum Moore, yang menyatakan bahwa kekuatan
sebuah komputer akan meningkatkan dua kali lipat setiap 18 bulan,
suatu tingkat akan berlangsung terus hingga hari ini. Dampak Hukum
Moore akan sulit diterima oleh banyak orang. Para manajer yang
tidak dapat memahami implikasi diatas seringkali dipaksa untuk
bereaksi terhadap perubahan dalam teknologi informasi sebagai ganti
dari merencanakan untuk menghadapinya, dan menggunakan perubahan
tersebut sebagai keunggulan kompetitif. Konsekuensi dari Hukum
Moore adalah bahwa dalam waktu 30 tahun kompouter di meja anda akan
menjadi jutaan kali lipat lebih kuat untuk harga yang sama.
Arsitektur dari sebuah komputer (CPU, RAM, penyimpanan data, dan
fitur-fitur lain) akan tetap sama untuk beberapa waktu mendatang.
CPU dan RAM terdapat pada motherboard sebuah komputer, papan
sirkuit yang menjadi tempat terhubungnya semua sarana. CD-ROM, USB
flash drive, dan hard disk ( yang juga dikenal sebagai hard drive)
adalah alat penyimpanan data, namun berbeda dengan RAM mereka
menawarkan penyimpanan secara permanen. Tetapi implikasi dari
meningkatnya kekuatan, mengecilnya ukuran, meluasnya komunikasi,
dan turunnya biaya komputer makro, tidak dapat diabaikan begitu
saja. Kemajuan-kemajuan dibidang teknologi memungkinkan pengguna
mengakses lebih banyak data secara lebih cepat dan kemudian
menganalisisnya dengan teknik-teknik analisis yang canggih.
Kekonstanan arsitektur komputer memastikannya akan tetap dikenali,
yang artinya manajer hanya perlu memahami bagaimana cara
mengguanakan peningkatan kekuatan komputer tersebut untuk
keuntungan mereka.
Teknologi komunikasi juga mengalami perubahan dramatis.
Komunikasi antarkomputer dibatasi oleh adanya fakta diprioritaskan
komunikasi telepon antar manusia. Standar dan prosedur komunikasi
telepon tidak pernah dimaksudkan untuk mengakomodasi komunikasi
digital yang sangat cepat yang dibutuhkan antarkomputer. Komunikasi
antarkomputer yag tidak mempergunakan sistem telpon publik biasanya
akan jauh lebih cepat. Standar komunikasi langsung seperti ini
mulai dikembangkan setelah standar sistem telepon publik selesai
dikembangkan. Kini, komputer dapat berkomunikasi melalui jaringan
nirkabel. Komputer dirumah dapat menggunakan sebuah modem yang
tersambung kesambungan telepon yang memiliki kecepatan 56.000 bit
per detik (56Kbps), atau kesambungan TV kabel yang memiliki
kecepatan hingga mencapai 2 juta bit per detik (2Mbps). Jaringan
nirkabel yang paling umum saling bertukar data pada kcepatan 11
juta bit perdetik (11Mbps, tetapi dengan kemampuan yang dapat
mencapai kecepatan hingga 54Mbps. Jaringan komputer didalam sebuah
perusahaan sering kali memiliki kecepatan antara 10 hingga 100
Mbps. Revolusi nirkabel pun terus berlanjut. Kekhawatiran utama
dalam hal komunikasi nirkabel adalah masalah keamanan. Meskipun
jaringan nirkabel murah dan mudah untuk dipasang, sebagian besar
pengguna tidak mengimplementasikan fitur-fitur keamanan yang ada.
Solusi yang paling mudah atas masalah ini adalah dengan membeli
peranti keras dan atau peranti lunak firewall ketika membeli
jaringan nirkabel. Bahkan banyak penjual piranti keras jaringan
nirkabel secara otomatis akan menentukan fitur keamanan selama
proses instalasi; pengguna harus dengan sengaja mematikannya.
Sistem informasiadalah suatu sistem virtual; data mereka
mencerminkan sistem fisik dari sebuah perusahaan. Bisnis adalah
sistem terbuka, karena mereka berinteraksi dengan lingkungan
mereka.
Sistem informasi yang pertama menjalankan fungsi-fungsi
akuntansi perusahaan dan disebutsistem pemrosesan transaksi
(transaction processing system). Sistem pemrosesan transaksi
(transaction processing system) merupakan istilah yang telah umum.
Sistem-sistem ini berbagai satu ikatan yang sama dimana mereka
memroses data yang mencerminkan aktivitas perusahaan. Setelah
sistem ini terpasang, perusahaan mengalihkan perhatiannya pada
pengguna sistem komputer untuk menyediakan informasi kepada
manajer.
Sistem informasi manajemen (SIM) atau management information
system (MIS)lalu dikembangkan untuk memberikan dukungan kepada
kelompok-kelompok besar manajer, atau kemungkinan seluruh manajer
di perusahaan. Sistem informasi manajemen (SIM) sebagai suatu
sistem berbasis komputer yang membuat informasi tersedia bagi para
pengguna yang memiliki kebutuhan serupa. Sasarannya adalah
memberikan dukungan secara luas kepada seluruh manajer dari sebuah
unit organisasi. Para pengguana SIM biasanya terdiri atas
entitas-entitas organisasi formal, perusahaan atau salah satu unit
sistem utamanya dilihat dari apa yang telah terjadi di masa lalu,
apa yang sedang terjadi, dan apa nyang kemungkinan akan terjadi di
masa depan. SIM akan menghasilkan informasi ini melalui penggunaan
dua jenis peranti lunak :
Piranti lunak pembuat laporan (raport-writing software)yang
menghasilkan laporan berkala maupun laporan khusus. Laporan berkala
dikodekan dalam suatu bahasa program dan disiapkan sesuai jadwal
tertentu. Laporan khusus yang sering disebut pula laporan ad hoc.,
dibuat sebagai tanggepan atas kebutuhan informasi yang tidak
diantisipasi sebelumnya. Sistem manajemen basis data dewasa ini
memiliki fitur-fitur yang dapat dengan cepat membuat laporan
sebagai respon atas permintaan akan data atau informasi
tertentu.
Model matematismenghasilkan informasi sebagai hasil dari suatu
simulasi atas operasi perusahaan. Model-model matematis yang
menggambarkan operasi perusahaan dapat ditulis menggunakan semua
jenis bahasa pemrograman. Akan tetapi, bahasa-bahasa pemodelan
khusus dapat menjadikan tugas ini menjadi lebih mudah dan lebih
cepat unyuk dilakukan.
Outoput informasi yang dihasilkan akan digunakan oleh
pihak-pihak yang akan memecahkan masalah (baik itu manajer maupun
kalangan profesional) dalam mengambil keputusan guna memecahkan
masalah perusahaan. Lingkungan menjadi terlibat ketika perusahaan
berinteraksi dengan organisasi-organisasi lain, seperti pemasok,
untuk membentuk suatu sistem informasi antarorganisasi
(interorganizational information system-IOS) . Dalam kasus seperti
ini, SIM akan memasok informasi ke anggota-anggota IOS yang lain
sekaligus juga kepada para pengguna perusahaan. Pengenalan SIM
disertai dengan munculnya aplikasi-aplikasi berorientasi kantor
yang mengalami evolusi, menjadi apa yang dikenal saat ini sebagai
kantor virtual.
Sistem Kantor Virtual (Virtual Office System)ini merupakan
langkah awal dari otomatisasi kantor (office automation) yaitu
penggunaan elektronik untuk memfasilitasi komunikasi.
Aplikasi-aplikasi tambahan lainnya meliputi surat elektronik
(email), surat suara (voice email), kalender elektronik, konferensi
audio, konferensi video, konferensi komputer, dan transmisi
faksimili (fax).Kemampuan aplikasi otomatisasi kantor untuk dapat
untuk dapat dilakukan dimana sajatelah melahirkan konsep Kantor
Virtual (Virtual Office) yaitu melakukan aktivitas kantor tanpa
tergantung pada satu lokasi fisik tertentu. Sistem kantor virtual
telah membuat manajer lebih dapat diakses oleh konsumen dan
pihak-pihak lain di dalam perusahaan.
Sistem pendukung pengambilan keputusan atau decision support
system (DSS)lalu dikembangkan untuk membantu satu atau beberapa
orang manajer melakukan pengambilan keputusan tertentu. Istilah
sistem pendukung pengambilan keputusan (decision support
system-DSS) dicetuskan pada tahun 1971 oleh G. Anthony Gorry dan
Michael S. Scoot Morton, keduanya profesor MIT. Suatu sistem
pendukung pengambilan keputusan (decision support system_DSS)
adalah suatu sistem yang membantu seorang manajer atau sekelompok
kecil manajer memecahkan suatu masalah. Salah satu contoh adalah
DSS yang dirancang untuk membantu seseorang manajer pejualan
menentukan tingkat komisi terbaik bagi para tenaga penjualannya.
DSS mengambil pendekatan jarak jauh dalam memecahkan masalah.
Output DSS awalnya dihasilkan dari suatu basis data relasional dan
mencakup laporan berkala dan khusus serta output dari model-model
matematis. Berikutnya ditambahkan kemampuan dukungan keputusan
kelompok melalui piranti lunak yang berorientasi pada kelompok yang
disebut grupware. Grupware memungkinkan DSS bertindak sebagai suatu
sistem pendukung pengambilan keputusan kelompok (group decision
support system-GDSS). Tambahan tereakhir pada DSS meliputi
kecerdasan buatan dan pemrosesan analitis secara online (on-line
anylitical processing).Pendekatan ini begitu suksesnya sehingga
diperluas menjadi ikut memasukkan pemecahan masalah kelompok,
fitur-fitur baru, termasuk kecerdasan buatan (artficial
intelligence) dan pemrosesan analistis secara online, mulai
disertakan ke dalam sistem-sistem ini.
Sistem pemrosesan transaksi, SIM, dan DSS, ketiga-tiganya
dikembangkan tanpa melalui suatu rencana utama.Sistem perencanaan
sumber daya perusahaan atau enterprise resource planning system
(ERP)juga telah dikembangkan untuk mengintegrasikan seluruh
sistem-sistem terpisah ini kedalam satu keseluruhan sistem guna
mengelola seluruh operasi perusahaan. Sistem perencanaan sumber
daya perusahaan (ERP) adalah sistem berbasis komputer yang
memungkinkan seluruh sumber daya perusahaan dalam berbasis
keseluruhan organisasi. Pertumbuhan piranti lunak ERP yang luar
biasa pesat diakhir tahun 1990-an dapat dilakukan pada beberapa
faktor, diantaranya adalah massalah Y2K, kesulitan dalam
mendapatkan sistem yang meliputi keseluruhan usaha, membanjirnya
aktivitas penggabungan usaha korporasi, dan strategi kompetitif
meniru pemimpin . Piranti lunak ERP dipasarkan dengan telah
memenuhi persyaratan Y2K untuk memastikan perusahaan-perusahaan
bahwa sistem informasi yang diganti tidak akan mengalami kasalahan
yang diakibatkan oleh perubahan tanggal dari tahun 1999 ke tahun
2000. Teori bahwa Y2K adalah kekuatan pendorong dibalikimplementasi
piranti lunak ERP semakin terbukti dengan melambatnya tingkat
pertumbuhan penjualan para penjual ERP besar pada tahun 1999.
Industri ERP tidak hanya terdiri atas penjual ERP. Organisasi
sering sekali harus membayar tiga hingga tujuh kali lipat dari
harga piranti lunak untuk biaya konsultasi, pelatihan, dan hal-hal
lain yang berkaitan dengan ERP. Suatu sistem ERP membutuhkan adanya
komitmen keuangan yang sangat besar dari organisasi.
Sistem organisasi digunakan oleh para manajer, nonmanajer,
profesional, dan orang-orang diluar perusahaan. Manajer adalah
kelompok pengguna yang penting karena informasi merupakan hal yang
sangat penting artinya bagi pekerjaan yang mereka lakukan. Manajer
dapat ditemukan diberbagai tingkat manajemen dan di beberapa area
bisnis. Tanpa melihat posisi mereka didalam organisasi, seluruh
manajer akan melakukan fungsi-fungsi manajemen tertentu dan
memainkan peranan-peranan manajerial yang membutuhkan informasi
untuk memecahkan masalah dan melakukan pengambilan keputusan.
Manajer mengambil keputusan untuk memecahkan masalah ketika mereka
melaksanakan fungsi-fungsi dan memainkan peranan tertentu. Selain
itu manajer juga membutuhkan informasi untuk menginditifikasi
masalah, mengembangkan solusi alternatif, memilih solusi yang
terbaik, dan meninjau konsekuensi danri keputusan yang mereka
ambil. Informasi yang diberikan kepada manajer adalah pling efektif
ketika ia mengetahui dan mendukung fungdi dan peranan-peranan
ini.
Memahami teknologi dan dampaknya pada pengambilan keputusan
merupakan suatu hal yang sangat penting artinya bagi manajemen yang
baik. Anda akan cukup lama berada dalam angkatan kerja untuk
melihat perubahan-perubahan menakjubkan yang terjadi di dalam
teknologi.
Masa depan teknologi informasi akan didorong oleh biaya yang
rendah dan meningkatnya kekuatan komputer maupun komunikasi, serta
menunjukan adanya kelangsungan tren kearah penyusutan ukuran dan
peningkatan mobilitas. Kekuatan komputer diukur dalam kecepatan
pemrosesan, kapasitas penyimpanan data, dan keragaman alat-alat
input dan output. Kekuatan komunikasi diukur oleh biaya dan
kecepatan transmisi, seperti jumlah data yang dapat dikomunikasikan
dalam satu waktu tertentu.
Kemajuankemajuan ini juga mengindikasikan bahwa dimasa depan
kamunikasi akan rendah biaya, berukurab kecil, bergerak, dan
terhubung. Untuk mengambil keuntungan dari segala kemungkinan ini,
manajer harus belajar untuk menerapkan sistem informasi kedalam
pengambilan keputusan. Keahlian spreadsheet dan pengolah kata yang
anda pelajari hari ini adalah suatu yang berharga, tetapi kemampuan
untuk beradaptasi dan memanfaatkan teknologi dalam pengambilan
keputusan esok hari memiliki arti yang jauh lebih penting.
Bab 2__SISTEM INFORMASI UNTUK KEUNGGULANKOMPETITIF
Sistem informasi adalah suatu sistem virtual data mereka
mencerminkan sistem fisik dari sebuah perusahaan. Sistem informasi
dapat digunakan untuk memberikan keunggulan kompetitifkepada
perusahaan. Seiring dengan perusahaan memenuhi kebutuhan produk dan
jasa para pelanggannya, perusahaan tersebut akan berusaha untuk
mendapatkan keunggulan di atas para pesaingnnya. Mereka dapat
keunggulan ini dengan memberikan produk dan jassa pada harga yang
lebih rendah, memberikan produk dengan jassa dan kualitass yang
lebih tinggi, dan memenuhi kebutuhan-kebutuhan khususdari
segmen-segmen pasar tertentu.
Satu yang tidak selalu terlihat jelas adalah adanya fakta bahwa
sebuah perusahaan juga akan mencapai keunggulan kompetitif melalui
penggunaan sumber daya virtualnya. Di dalam bidang sistem
informasi, keunggulan kompetitif (competitive advantage) mengacu
pada penggunaan informasi untuk mendapatkan pengungkitan (leverage)
didalam pasar. Ingat bahwa manajer perusahaan menggunakan sumber
daya virtual sekaligus juga fisik dalam memenuhi tujuan-tujuan
strategi perusahaan. Pandangan secara luas atas keunggulan
kompetitif menyadari adanya organisasi-organisasi yang bersaing
dengan perusahaan sekaligus sekaligus juga profesional dan staf di
negara-negara lain yang bersaing memperebutkan pekerjaan dengan
karyawan perusahaan. Perusahaan multinasional sering kali
mengontrakkan pekerjaan (outsource) ke organisasi-organisasi lain
agar dapat mencapai suatu keunggulan ekonnomi. Perusahaan yang
melakukan bisnis secara global memiliki kebutuhan-kebutuhan
informasi dan koordinasi khusus. Biasanya keunggulan kompetitif
dapat dicapai melalui pengelolaan sumber daya fisik.
Pendukung utama keunggulan kompetitif adalah Michael Porter,
yang mengembangkan konsep-konsep seperti rantai nilai (value
chains) dan sistem nilai (value system).
1. 1.Rantai Nilai PorterProfesor Harvard Michael E. Porter
adalah orang yang paling sering dikaitkan dengan topik keunggulan
kompetitif. Buku dan artikel-artikel yang ditulisnya memberikan
panduan dan strategi bagi perusahaan yang mencoba untuk mendapatkan
keunggulam diatas para pesaingnya. Porter yakin bahwa sebuah
perusahaan meraih keunggulan kompetitif dengan menciptakan suatu
rantai nilai (value chains).
Perusahaan menciptakan nilai dengan melakukan apa yang disebut
oleh Porter sebagia aktivitas nilai (value activities). Aktivitas
ini terdiri atas dua jenis : Aktivitas nilai utama (primary value
activities) dan Aktivitas nilai pendukung.(support value
activities). Selain itu, ketiga aktivitas akan mempengaruhi
aktivitas utama secara terpisah maupun dalam bentuk terkombinasi
yaitu manajemen sumber daya manusia, pengembangan teknologi, dan
pengadaan (atau pembelian). Masing-masing nilai, baik utama atau
pendukung, akan mengandung tiga unsur penting : input yang dibeli,
sumber daya manusia, dan tekologi. Setiap aktivitas juga akan
menggunakan dan menciptakan informasi. Sebagai contoh, spesialisasi
informasi di dalam unit jasa informasi dapat menggabungkan basis
data pembelian komersial, peralatan komputasi yang disewa, dan
program-program yang dikembangkan sendiri untuk menghasilkan
informasi pendukung keputusan bagi para eksekutif perusahaan.
1. 2.Memperluas Ruang Lingkup Rantai MakananManajemen harus
waspada terhadap tambahan keunggulan yang dapat dicapai dengan
menngaitkan rantai nilai perusahaan ke rantai nilai organisasi lain
kaitan seperti ini dapat meghasilkan suatu sistem
interorganisasional (interorganizational system-IOS).
Perusahaan-perusahaan yang berpartisipasi disebut sebagai sekutu
bisnis (business partners) mereka bekerja bersama sebagai suatu
unit tunggal yang terkoordinasi, sehingga menimbulkan suatu sinergi
yang tidak dapat dicapai jika masing-masing bekerja sendirian.
Sebuah perusahaan dapat menngaitkan rantai nilainya kepada
rantai nilai pemasoknya dengan mengimplementasikansistem yang
membuat sumber daya input tersedia bila dibutuhkan. Perusahaan juga
dapat mengaitkan rantai nilainya dengan rantai nilai para anggota
jalur distribusinya, sehingga menciptakan suatu sistem nilai (vaue
system). Ketika para pembeli perusahaan produk perusahaan adalah
organisasi, rantai nilai mereka akan juga dapat dikaitkan dengan
rantai nilai perusahaan dan para anggota distribusinya.
1. 3.Dimensi-dimensi Keunggulan KompetitifKeunggulan dapat
direalisasikan dalam hal mendapatkan keunggulan strategis, taktis,
maupun operasional. Pada tingkat manajerial yang tertinggi adalah
tingkat perencanaan strategis, sistem informasi dapat digunakan
untuk megubah arah sebuah perusahaan dapat mendapatkan keunggulan
strategisnya. Pada tingkat kendali manajemen (menengah), manajer
dapat memberikan spesifikasi mengenai bagaimana rencana strategis
akan diimplementasikan, ehingga menciptakan suatu keunggulan
taktis. Pada tingkat kendali operasional (lebih rendah), manajer
dapat menggunakan teknologi informasi dalam berbagai pengumpulan
data dan penciptaan informasi yang akan memastikan efisiensi
operasi, sehingga mencapai keunggulan operasional.
Sistem informasi dapat mencapai keunggulan kompetitif pada tiga
tingkatan yaitu : keunggulan strategis, keunggulan taktis dan
keunggulan operasional. Berikut ini adalah penjelasannya ;
I.KEUNGGULAN STRATEGISKeunggulan strategis (strategic advantage)
adalah keunggulan yang memiliki dampak fundamental dalam membentuk
operasi perusahaan.Sistem informasi dapat digunakaan untuk mencapai
keunggulan stratergis. Manajer pada tingkat perencanaan strategis
dapat meraih keunggulan strategis dengan mempergunakan sistem
informasi untuk membedakan perusahaannya dan para pesaing. Tingkat
strategis akan menentukan arah dan tujuan perusahaan, namun tetap
masih terdapat kebutuhan akan suatu rencana yang dapat mencapai
suatu strategis yang menyadari arti penting dari keamanan.
II.KEUNGGULAN TAKTISSebuah perusahaan mendapatkan keunggulan
taktis (tactical advantage) ketika perusahaan tersebut
mengimplementasikan strategi dengan cara yang lebih baik dari para
pesaingnya. Manajer tingkat pengendalian manajemen (tingkat
menengah) dapat meraih keunggulan taktis dengan mengarahkan
perancangan sistem informasi yang memiliki alat penghubung umum,
seperti browser Web untuk mengakses internet, yang memungkinkan
pelanggan memiliki akses langsung atas informasi.
Keputusan keunggulan strategis adalah menjadikan sistem
informasi perusahaan tersedia bagi para pelanggan untuk
meningkatkan layanan pelanggan. Perusahaan mengembangkan suatu
sistem informasi taktis yang tidak hanya akan meningkatkan kepuasan
pelanggan, namun juga akan meingkatkan profitabilitas.
III.KEUNGGULAN OPERASIONALKeunggulan operasional (operational
advantage) adalah suatu keunggulan yang berhubungan dengan
transaksi dan proses sehari-hari. Disinilah sistem informasi akan
berinteraksi secara langsung dengan proses. Manajer pada tingkat
pengendalian operasional (tingkat paling rendah) dapat meraih
keunggulan opersional dengan mengembangkan sistem informasi yang
menawarkan produk-produk komplementer ketika pelanggan mengakses
pesanan mereka sebagai salah satu cara untuk secara bersamaan
meningkatkan penjualan dan mendukung kepuasan pelanggan.
Ketika tiga tingkatan diatas bekerja untuk mencapai tujuan yang
sama, maka perusahaan akan dapat meraih potensi keuntungan yang
paling besar. Sistem informasi yang terpegaruh oleh ketiga tingkat
ini akan memiliki kemungkinan terbaik untuk meningkatkan kinerja
sebuah perusahaan secara substansial.
vPERENCANAAN STRATEGIS UNTUK SUMBER DAYA
MANUSIAPerusahaan-perusahaan pertama yang menggunakan komputer
menempatkan tanggung jawab pengelolaan sumber daya informasi di
tangan sebuah unit khusus yang terdiri atas para profesional
informasi. Unit ini, yang disebut sebagai layanan informasi
(infomation service-IS), dikelola oleh seorang manajer yang mungkin
memiliki status wakil presiden. Praktik yang diterima dewasa ini
adalah membuat layanan informasi sebagai suatu area bisnis utama
dan memuaskan manajer puncaknya di dalam kelompok eksekutif senior,
seperti komite eksekutif, yang melakukan pengambilan-pengambilan
keputusan penting bagi perusahaan.
vCHIEF INFORMATION OFFICER DAN CHIEF TECHNOLOGY OFFICIERIstilah
CEO, untuk chief executive officer, pertama kali dicantumkan dalam
kosakata bisnis untuk menunjukkan seseorang (presiden atau ketua
dewan direksi) yang memiliki pengaruh terbesar dalam mengarahkan
perusahaan. Istilah-istilah seperti CFO, untuk chief financial
officer, dan CCO, untuk chief operating officer, kemudian juga ikut
dibuat. Terminologi yang serupa juga diciptakan untuk manajer
layanan informasi. Pertama, istilah CIO, untuk cheif information
officer, digunakan lalu belakangan ini, istilah CTO, untuk chief
technology officer, mulai muncul. Istrilah-istilah ini
menggambarkan peranan penting yang seharusnya dimainkan oleh
manajer puncak layanan informasi.Chief information officer (CIO)
atau chief technology officer (CTO)adalah manajer dengan tingkat
tertinggi dilayanan informasi. Orang ini akan menyumbangkan
keahlian manajerial dalam memecahkan masalah-masalah yang tidak
hanya berhubungan dengan layanan informasi saja, melainkan juga
area-area operasi perusahaan lain. Chief information officer (atau
chief technology officer) memaikan peran penting dalam perencanaan
strategis suatu usaha, area bisnis, dan sumber daya informasi.
Sebuah rencana strategis untuk sumber daya informasi akan
mengindetifikasikan tujuan-tujuan yang harus dipenuhi oleh sistem
informasi perusahaan di tahun-tahun mendatang dan sumber daya
informasi yang akan diperlukan untuk mencapai tujuan-tujuan
tersebut.
CIO dan CTO dapat memosiasikan layanan informasi sebagai salah
satu unsur vital dalam struktur organisasi perusahaan dengan
melaksanakan saran-saran berikut ini :
Meluangkan waktu dalam bisnis dan pelatihan bisnis.
Secara aktif mencari kemitraan dengan unit-unit bisnis dan
manajemen ini jangan menunggu untuk diundang.
Fokus pada perbaikan proses bisnis.
Menjelaskan biaya-biaya IS dalam istilah bisnis
Membangun krebilitas dengan memberikan jasa IS yanng dapat
diandalkan.
Terbuka untuk ide-ide yang berasal dari luar bidang IS.
vPERENCAAN STRATEGIS BAGI PERUSAHAANKetika sebuah perusahaan
mengorganisasikan para eksekutifnya ke dalam suatu komite
eksekutif, kelompok ini biasanya akan bertanggung jawab atas
perencanaan strategis bagi keseluruhan perusahaan. Pada tingkat
paling minimum, komite eksekutif terdiri atas presiden atau wakil
presiden bidang-bidang bisnis perusahaan. Komite ini akan
menentukan rencana bisnis strategis organisasi.
Setelah rencana dibuat, komite eksekutif akan memonitor
pelaksanaan sepanjang tahun dan jika dibutuhkan mengambil tindakan
yang sesuai. Dalam beberapa kasus, rencana dapat berupa
dimodifikasi untuk mencerminkan perubahan situasi. Komite juga
dapat mengambil inisiatif pengambilan keputusan yang ditujukan
untuk memastikan bahwa seluruh sasaran perusahaan akan
tercapai.
vRENCANA STRATEGIS UNTUK AREA-AREA BISNISKetika para eksekutif
sebuah perusahaan sepenuhnya memiliki komitmen pada perencanaan
strategis, mereka melihat adanya kebutuhan bagi masing-masing area
bisnis untuk mengembangkan rencana strategisnya sendiri. Rencana
area bisnis akan merinci bagaimana area-area tersebut akan
mendukung usaha ketika berusaha mencapai sasaran strategisnya.
Salah satu pendekatan pada perencanaan strategis area bisnis
adalah untuk setiap area membuat rencananya sendiri secara terpisah
dari area-area yang lain. Akan tetapi, pendekatan seperti ini tidak
dapat memastikan bahwa area-area akan dapat bekerja sama dengan
baik.
Selama beberapa tahun terakhir, unit IS mungkin telah
mendedikasikan sebagai besar perhatian mereka pada perencanaan
strategi daripada kebanyakan area bisnis yang lain. Istilah yang
digunakan untuk menggambarkan aktivitas ini adalah perencanaan
strategis untuk sumber daya informasi (strategic planning for
information resource-SPIR)
Pendekatan perencanaan strategi untuk sumber daya informasi
(strategic planning for information resource-SPIR) adalah
pengembangan rencana strategis secara paralel bagi layanan
informasi dan perusahaan bagi layanan informasi dan perusahaan
sehingga rencana perusahaan akan mencerminkan dukungan yang akan
diberikan oleh layanan informasi. Rencana IS akan mencerminkan
permintaan dukungan sistem di masa mendatang dan sumber daya
informasi yang akan dibutuhkan. Kunci SPIR adalah mengembangkan
rencana strategis bagi perusahaan dan bagi sumber daya informasi
pada waktu yang bersamaan
Bab 3__MENGGUNAKAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM MENJALANKAN
PERDAGANGAN ELEKTRONIK(E-COMMERCE)
vPerdagangan ElektronikBeberapa orang mendefinisikan perdagangan
elektronik (yang disebut juga e-commerce) dengan sangat sempit.
Perdagangan elektronik, yang disebut juga e-commerce adalah
penggunaan jaringan komunikasi komputer untuk melaksanakan proses
bisnis. Pandangan populer dari e-commerce adalah pengguna internet
dan komputer dengan berbasis Web untuk membeli dan menjual produk.
Sebagian besar e-commerce terjadi antarbisnis, dan bukan antara
bisnis dengan konsumen. Pandangan luas e-commerce, yaitu bahwa
e-commerce dapat memfasilitasi operasi internal maupun eksternal
perusahaan. Dengan pandangan ini, istilah bisnis elektronik dan
perdagangan elektronik yang sama. Banyak operasi perusahaan adalah
internal, dilaksanakan di dalam batas perusahaan oleh bidang bisnis
keuangan, sumber daya manusia, layanan informasi, produsi,
pemasaran, dan lain-lain. Dalam definisi luas kita ini, suatu
transaksi bisnis yang menggunakan akses jaringan, sistem berbasis
komputer, dan antarmuka (interface) sebuah browser Web akan
memenuhi persyaratan sebagai perdagangan elektronik (e-commerce).
Perusahaan pada umumnya menerapkan e-commerce dengan maksud untuk
memperbaiki layanan pelanggan, mempererat hubungan dengan pemasok
dan komunitas keuangan, dan meningkatkan imbal hassil kepada
pemegang saham dan pemilik investasi.
I.E-Commerce di Luar Batas PerusahaanAkan bermanfaat jika kita
membedakan dua jenis e-commerce yang terjadi dengan entitas diluar
batas perusahaan.E-commerce bisnis ke konsumen (business to
consumer B2C)mengacu pada transaksi-transaksi yang terjadi antara
sebuah bisnis dan konsumen akhir produk;e-commerce bisnis ke bisnis
(business to business B2B)mengacu pada trransaksi antarbisnis di
mana tidak ada pihak yang menjadi konsumen akhir.
Transaksi B2B melibatkan jumlah orang yang relatif sedikit,
biasanya mereka yang berada di dalam kelompok layanan informasi
dari perusahaan yang terpengaruh. Orang-orang yang terlibat dalam
transaksi B2B biasanya sangat terlatih dalam penggunaan sistem
transaksi tejadi antarbisnis, jumlah taksaksi B2B dapat relatif
kecil tetapi dengan nilai yang cukup tinggi. Satu transaksi antara
sebuah produsen dengan distributor dapat menyangkut ribuan unit
produk dan nilai jutaan dollar.
Transaksi B2C membutuhkan perbedaan desain yang mendasar.
Konsumen mungkin tidak memiliki keahlian dalam bidang teknologi
informasi, sehingga situs Web harus memberikan instruksi dan
bantuan. Jika konsumen berkomunikasi dengan bisnis melalui koneksi
telepon yang lambat, jumlah gambar yang ditampilkan mungkin perlu
dikurangi. Cara pembayaran perlu dibuat dalam sistem B2C (sistem
B2B pada umumnya mendapatkan informasi pembayaran dalam sistem
terpisah dari sistem perdagangan elektronik). Semua perbedaan ini
dapat digabungkan sehingga mensyaratkan situs B2C memiliki waktu
download yang cepat, intruksi untuk navigasi situs, kereta belanja
yang dapat diisi dan dikurangi sebelum pembelian aktual, dan metode
untuk menyimpan profil pengguna (alamat, nomor kartu kredit, dan
semacamnya. Situs-situs ini
sepertiWWW.1800FLOWERS.COM,WWW.HOMEDEPOT.COM,WWW.USPS.GOV( Jasa Pos
AS) telah dikenal oleh banyak peninjau situs Web sebagai situs yang
dirancang dengan cukup baik untuk transaksi B2C.
Pemerintah juga semakin meningkat pertisipasinya dalam
pemerintahan elektronik (yang terkadang disebut e-gov). Masyarakat
Carolina Utara dapat terhubung dengan situs Click@DMV yang terdapat
pada halaman Web Departemen Kendaraan Bermotor
(WWW.DMV.DOT.STATE.NC.US) untuk memperpanjang nomor polisi
kendaraan mereka. Kota New York (WWW.NYC.GOV) memungkinkan warganya
membayar denda parkir dan beban-beban lainnya secara online.
Direktorat Jenderal Pajak AS (Internal Revenue Service-WWW.IRS.GOV)
memberikan berbagai macam layanan, mulai dari pengisian formulir
pajak penghasilan secara gratis hingga kelas-kelas online guna
membantu para wajib pajak menghitung pajak mereka. Berpikir tentang
e-commerce dibutuhkan suatu pandangan yang luas untuk mengambil
keuntungan dari kemungkinan-kemungkinan baru.
Layanan informasi memainkan peranan penting dalam mengubah
hubungan perusahaan dengan lingkungannya. Di masa lalu, konsumen
bukan merupakan perhatian utama dari layanan informasi, namun
konsumen menjadi semakin penting artinya dam akan menjadi fokus
utama bagi sebagian besar perusahaan di masa mendatang. Seluruh
antarmuka transaksi dari konsumen hingga pemasok hingga pemerintah
dan pihak lainnya terkena dampak dari diterimanya e-commerce secara
luas.
II.Manfaat-manfaat yang Diharapkan dari E-CommercePeusahaan
melaksanakan e-commerce untuk dapat mencapai perbaikan organisasi
secara keseluruhan. Perbaikan-perbaikan ini dapat diharapkan
merupakan hasil dari tiga manfaat utama :
Perbaikan layanan pelanggan sebelum, selama, dan setelah
penjualan
Perbaikan hubungan dengan pemasok dan komunitas keuangan
Peningkatan imbal hasil ekonomis atas pemegang saham dan
investasi pemilik
Manfaat-manfaat di atas akan memberikan kontribusi pada
stabilitas keuangan perusahaan dan memungkinkan bersaing lebih baik
di dalam dunia bisnis yang semakin luas menerapkan teknologi
komputer. Ingat bahwa pemakaian laba tidak termasuk ke dalam
manfaat yang diharapkan dari e-commerce. Laba adalah hasil dari
sebuah organisasi yang mencapai tujuannya, e-commerce adalah sarana
pendukung yang kuat yang dapat membantu organisasi mencapai
tujuannya.
III.Kendala-kendala E-CommercePada survei 1996, 60 persen
perusahaan yang memberikan respons menunjukkan bahwa mereka belom
mengimplementasikan e-commerce dan tidak memiliki rencana untuk
melakukannya dalam waktu tiga tahun ke depan. Bahkan pada tahun
2004, Departemen Perdagangan AS melaporkan bahwa hanya 2,3 persen
dari seluruh penjualan ritel kuartal keempat dilakukan dalam bentuk
e-commerce. Perusahaan yang telah mengimplementasikan sistem
menggunakannya terutama untuk melakukan transaksi dengan pemasok
dan pelanggan (pada tingkat sekitar 90%), dan proses-proses utama
yang berhubungan dengan pesanan pembelian, transfer pembayaran, dan
faktur.
Ketika ditanyakan mengenai alasan dari kehati-hatiannya,
perusahaan menyebutkan tiga kendala dengan urutan sebagai berikut
:
Biaya yang tinggi
Kekhawatiran akan masalah keamanan
Peranti lunak yang belum mapan atau belum tersedia
Masing-masing kendala di atas akan semakin tertantang seiring
dengan semakin populernya tekologi dan sistem informasi. Biaya
sumber daya komputasi pada akhirnya akan menurun.
Keamanan adalah satu masalah bagi transaksi B2B dan B2C.
Perusahaan pada umumnya menggunakan jaringan telekomunikasi yang
aman yang dimonitor terus-menerus untuk akses yang tidak
terotorisasi. Jaringan-jaringan ini telah terbukti sangat aman bagi
perusahaan-perusahaan besar. Perusahaan-perusahaan seperti VeriSign
(WWW.VERISIGN.COM) telah menambahkan langkah-langkah keamanan yang
membawa tingkat kepercayaan yang lebih tinggi bagi
transaksi-transaksi internet. Dengan teknologi enkripsi yang ada
sekarang dan situs Web yang terjamin keamanannya, terdapat sedikit
alasan untu mengkhawatirkan adanya akses yang tidak terotorisasi
atas informasi pelanggan. Pelanggan akan memiliki kemungkinan lebih
besar menyebarkan informasi yang sensitif, seperti nomor kartu
kredit, dari tempat sampah daripada dari infomasi yang terkompromi
di Internet.
Meskipun presentase penjualan ritel e-commerce pada tahun 2004
masih jauh lebih kecil dibandingkan dengan penjualan grosir (B2B),
nilai dolarnya telah mencapai angka lebih dari $69 miliar.
Departemen Perdaganganmelaporkan bahwa presentase penjualan ritel
yang berbentuk perdagangan elektronik (B2C) naik dari 0,7 persen di
kuartal keempat tahun 1999 menjadi 2,3 persen pada kartal keempat
tahun 2004.
IV.Ruang Lingkup E-CommerceE-commerce menyumbang hampir $1,7
triliun untuk aktivitas perekonomian di Amerika Serikat selama
tahun 2003, E-commerce telah mencapai tingkat pertumbuhan tahunan
lebih dari 15 persen setiap tahunnya selama lima tahun terakhir.
Tingkat pertumbuhan ini dapat mengalami perlambatan pada waktu
tertentu, tetapi kemungkinan akan terus berlanjut selama beberapa
tahun mendatang. Jumlah dampak perekonomian akan bervariasi dari
satu industri yang lain, tetapi kurang lebih 94 persen e-commerce
adalah B2B, menyisakan 6 persen untuk B2C.
Lebih dari 21 persen penjualan pabrik produksi AS ($843 miliar)
pada tahun 2003 merupakan hasil dari e-commerce. Hampir 17 persen
penjumlahan dari distributor ($730 miliar) adalah e-commerce.
Presentase e-commerce yang dilakukan di sektor perdagangan eceran
berada kisaran 2 persen. Ini hanya karena jumlah dolar penjualan
eceran yang tinggi, jika dibandingkan dengan segmen-segmen industri
lain, dengan B2C menyumbangkan lebih dari $69 miliar untuk
aktivitas perdagangan elektronik AS pada tahun 2004.
E-commerce memiliki arti penting khususnya bagi beberapa segmen
tertentu perekonomian AS karena memang menyumbangkan presentase
dolar penjualan dalam jumlah besar dalam segmen-segmen
tersebut.
V.Jalan Menuju E-CommerceKetika sebuah perusahaan merasa bahwa
manfaat yang diharapkan lebih besar daripada biaya dan memutuskan
untuk mengimplementasikan e-commerce, perusahaan tersebut menyadari
bahwa implementasi yang akan dilakukan bisa jadi merupakan suatu
pekerjaan yang besar. Rencana bisnis strategis akan membekukan
komitmen untuk menggunakan e-commerce guna meraih keunggulan
kompetitif. Perusahaan pertama-tama harus memperoleh kecerdasan
bisnis (business intellegence) sehingga perusahaan tersebut akan
dapat memahami peranan potensial yang akan dimainkan oleh
masing-masing unsur lingkungan.
vStrategi E-Commerce dan Sistem InterorganisasionalMasalah dalam
menentukan strategi e-commerce yang terbaik memiliki beberapa
kemungkinan sosial. Namun, strategi yang paling sering
disebut-sebut adalah strategi dimana unsur-unsur yang ada dikaitkan
dengan transmisi data elektronik. Nama yang diberikan untuk
strategi ini adalah sistem interorganisasional (interorganizational
system-IOS). Perusahaan dapat membuat hubungan elektronik dengan
perusahaan lain untuk menciptakan suatu sistem interorganisasional
(interorganizational system-IOS) sehingga semua perusahaan bekerja
bersama sebagai suatu unit yang terkoordinasi, merahih manfaat
yaang tidak dapat diraih sendiri oleh setiap perusahaan.
Perusahaan-perusahaan yang berpartisipasi disebut sekutu dagang,
sekutu bisnis, atau aliansi bisnis. Istilah yang sering kali sering
kali dipergunakan utuk IOS dan EDI, yang merupakan singkatan dari
eletronic data interchange (pertukaran data elektronik). Kedua
istilah sering kali saling bertukar penggunaan, tetap jika ditarik
saru garis perbedaan, EDI dianggap sebagai sub kumpulan dari suatu
sistem interorganisasional. Pertukaran data elektronik adalah salah
satu cara untuk mendapatkan suatu sistem interorganisasional.
Ekstranet, yang serupa dengan Internet tetapi terbatas hanya untuk
mitra-mitra bisnis yang terpilih dan terpercaya, dibeberapa
organisasi mulai menggantikan EDI.
IOS terdiri atas sekutu-sekutu dagang. Perusahaan yang bergabung
dalam IOS untuk mendapatkan keuntungan efisiensi komparatif, yang
terdapat dalam bentuk internal maupun interorganisasional, dan
untuk meningkatkan kekuatan penawarannya, yang diperoleh dari
fitur-fitur produk yang unik, pengurangan biaya-biaya yang
berhubungan dengan penelitian, dan meningkatkan biaya
perpindahan.
Satu cara untuk membuat IOS adalah melalui pertukaran data
elektronik (electronic data interchange-EDI) melalui aliran-aliran
data yang paling umum yang menghubungkan perusahaan dengan para
pemasoknya. Perusahaan terdorong untuk menerapkan EDI karena
tekanan kompetitif, penggunaan kekuasaan, kebutuhan internal, dan
dukugan manajemen puncak. Manfaat langsung EDI seperti pengurangan
kesalahan, biaya yang lebih rendah, dan efisiensi operasional yang
meningkat menghasilkan manfaat-manfaat secara tidak langsung
seperti peningkatan kemampuan untuk bersaing, perbaikan hubungan
dengan para sekutu dagang, dan layanan pedagang yang lebih baik.
Manfaat-manfaat langsunng, sering kali diukur dalam jumlah uang,
dapat memberikan justifikasi ekonomis yang solid untuk menggunakan
IOS. Akan tetapi, manfaat-manfaat tidak langsung bisa dilihat oleh
manajemen puncak sebagai alasan-alassan paling dalam menyetujui
suatu strategi IOS. EDI adalah meode yang paling sering digunakan
untuk membuat IOS, namun metode-metode berbasis Web kini menjadi
semakin populer. E-commerce dan EDI adalah jalan bebas hambatan
bagi sistem interorganisasional.
Meskipun e-commerce saat ini dianggap sebagai satu jenis
perdagangan yang berbeda, tak beberapa lama lagi ia hanya akan
menjadi sisi lain dari transaksi bisnis sehari-hari. E-commerce
merupakan suatu hal fundamental bagi sistem interorganisasional.
Pertukaran sejumlah besar data secara tepat dan aman merupakan hal
yang kritis untuk mendukung transaksi-transaksi yang menggunakan
teknologi informasi untuk bersaing. Jaringan komunikasi yang
menghubungkan sekutu-sekutu dagang dapat dicapai dengan
konektivitas langsung di mana carier-carier umum memberikan
sirkuitnya. Tanpa jaringan komunikasi dan kemampuan pemrosesan
komputer, organisasiakan menjadi sebuah pulau produksi maya, dengan
sedikit kemampuan yang dipergunakan untuk jasa dan produk yang
menciptakan vitalitasnya. Internet adalah suatu jaringan global
dari banyak jaringan. Navigasinya difasilitasi oleh World Wide Web.
World Wide Web adalah kumpulan komputer yang bertindak sebagai
sever isi/kandungan yang menyimpan dokumen-dokumen yang diformat
untuk memungkinkan teks, grafik, dan audio dan sekaligus juga
memungkinkan dibuatnya link dengan dokumen-dokumen lain di dalam
Web. Meskipun internet dan Web menawarkan potensi yang besar, namun
terdapat peluang untuk disalahkan gunakan.
Bab 4__PENGGUNAAN DAN PENGEMBANGANSISTEM
vDukungan Sistem Informasi bagi Organisasi Sistem informasi
dikembangkan untuk mendukung keseluruhan organisasi, eksekutif, dan
area bisnis. SIM dimaksud untuk memenuhi kebutuhan informasi umum
para manajer perusahaan dan lima sistem informasi ditingkat lebih
rendah dalam figur tersebut mencakup kebutuhan informasi unik dari
area-area bisnis tersebut.
Sistem-sistem informasi ini dirancang khusus organisasi fisik,
yaitu cara bagaimana sumber daya fisik perusahaan dan anak
perusahaan anak global, divisi wilayah, distrik, cabang, dan
seterusnya. Inovasi-inovasi dibidang teknologi informasi lebih
memungkinkan banyak aktivitas perusahaan dilaksanakan tanpa batasi
oleh lokasi fisik.
vSumber Daya Informasi Sumber daya informasi yang terdiri atas
piranti keras komputer, piranti lunak komputer, spesialis
informasi, pengguna, fasilitas, basis data, dan infomasi. Sebagian
sumber daya ini pada umumnya berlokasikan dilayanan informasi dan
merupakan tanggung jawab dari chief information officer (CIO).
Sumber daya informasi yang terdapat di area-area pengguna adalah
tanggung jawab dari para manajer area pengguna.vSpesialis Informasi
Istilah spesialis informasi (information spesialist) untuk
menggambarkan karyawan yang tanggung jawab utamanya adalah untuk
memberikan kontribusi atas tersedianya sumber daya informasi dalam
perusahaan. Spesialis informasi pada awalnya meliputi analisis
sistem, programmer, dan operator. Spesialis informasi dan pengguna
sebuah perusahaan mencerminkan sumber-sumber dan daya informasi
yang berharga. Kemudian ditambah lagi dengan administrator basis
data, spesialis jaringan, dan Webmaster. Berikut adalah
penjelasannya :
I.Analisis Sistem Spesialis ini bekerja dengan pengguna untuk
mengembangkan sistem-sistem baru dan memperbaiki sistem-sistem yang
sudah ada. Analisis sistem adalah orang yang ahli dalam
mendefinisikan masalah dan dalam membuat dokumentasi tertulis
mengenal bagaimana komputer akan membantu menyelesaikan
maalah-masalah tersebut.
II.Administrator Basis Data Seorang spesialis informasi yang
bertanggung jawab atas basis data disebut sebagai administrator
basis data (database administrator-DBA). Tugas DBA adalah terbagi
dalam empat area utama yaitu : perencanaan. implementasi, operasi
dan keamanan.
III.Webmaster Webmaster bertanggung jawab atas isi dan penyajian
situs Web perusahaan. Webmaster harus bekerja sama dengan spesialis
jaringan untuk memastikan bahwa jaringan komukasi antara perusahaan
dan pelanggan dan/atau sekutu bisnisnya selalu terbuka. Situs Web
sangat mengandalkan gambar dan Webmaster biasanya memiliki keahlian
dalam manipilasi atau perancangan grafik. Sering kali bawahan
webmaster bertanggung jawab dalam membuat gambar-gambar yang
tersedia tetap konsisten dan saling mendukung dalam seluruh halaman
situs Web. Satu tugas penting dari seorang webmater adalah melacak
orang-orang yang mengunjungi halaman web perusahaan.
IV.Spesialis Jaringan Spesialis jaringan bekerja dengan analis
sistem dan pengguna dalam membuat jaringan komunikasi data yang
menyatukan sumber daya komputasi yang menenyebar. Spesialis
jaringan akan menggabungkan keahlian dari bidang-bidang komputasi
maupun telekomunikasi. Memelihara jaringan yang memenuhi
persyaratan untu aplikasi-aplikasi berbasis web adalah hal yang
sangat sulit untuk dilakukan karena sebagian besar komunikasi
terjadi diluar batasan perusahaan.
V.Programmer Programmer menggunakan dokumentasi yang dibuat
sistem analisis untuk membuat kode program komputer yang mengubah
data menjadi informasiyang dibutuhkan oleh pengguna. Beberapa
perusahaan menggabungkan fungsi sistem analisis dan programmer,
menciptakan suatu posisi analis programmer.
VI.Operator Operator menjalankan peralatan komputasi berkala
besar, seperti komputer mainframe dan server, yang biasanya
berlokasi dalam fasilitas komputasi perusahaan. Operator akan
memonitor konsol, mengganti kertas printer, mengelola perpustakaan
pita dan disk penyimpan data, serta melakukan tugas-tugas lain yang
seupa.
Semua spesialis informasi pada umumnya digabungkan dengan
perwakilan-perwakilan dari organisasi pengguna untuk membentuk tim
proyek yang mengembangkan sistem. Para spesialis juga memiliki
tanggung jawab dalam memelihara sistem setelah sistem tersebut
diimplementasikan untuk memenuhi kebutuhan para pengguna. Pada
awalnya, seluruh spesialis informasi diletakkan di dalam suatu unit
pelayanan informasi yang tersentralisasi. Lama-kelamaan, banyak
dari sumber daya ini dilokasikan ke area-area bisnis dan dipimpin
oleh direktur informasi divisional.
vPengguna sebagai Suatu Sumber Daya Informasi Pengguna dari
sistem informasi perusahaan adalah sumber daya informasi penting
yang dapat memberikan satu kontribusi nyata dalam mencapai sasaran
strategis dalam meraih keunggulan kompetiti. Hal ini terutama
berlaku ketika pengguna dapat secara aktif ikut berpartisipasi
dalam pengembangan sistem dan mempraktikan komputasi pengguna
akhir. Pengguna memiliki tingkat pengetahuan komputer dan
pengetahuan informasi yang berbeda-beda, dan perbedaan ini ditambah
dengan lainnya, menimbulkan variasi tingkat dukungan yang diberikan
oleh para spesialis informasi.
Dalam memutuskan bagaimana perusahaan akan mempergunakan sumber
daya informasi, manajemen puncak harus memberikan perhatian yang
cukup besar tentangf bagaimana cara komputasi pengguna akhir akan
dilaksanakan, sehingga pada akhirnya akan memaksimalkan manfaatnya
dan meminimalkan risikonya.
Keuntungan komputasi pengguna akhir :1. Menyamakan kemampuan dan
tantangan
2. Mempersempit jarak komunikasi
Resiko komputasi pengguna akhir :1. Sarana sistem yang buruk
2. Sistem yang dirancang dan didokumentasikan dengan buruk
3. Penggunaan sumber daya informasi yang tidak efisien
4. Hilangnya integritas data
5. Hilangnya keamanan
6. Hilangnya kendali
vKriteria Pendidikan, Pengetahuan, dan Keahlian Yang Dibutuhkan
Untuk Karier di Bidang Layanan Informasi Pengembangan sistem
informasi membutuhkan pengetahuan dan keahlian tertentu. Spesialis
informasi menerapkan pengetahuan dan keahlian secara kontinu.
Pengguna menerapkan ketika mereka pernah ikut terlibat dalam
komputasi pengguna akhir.
vPengetahuan Pengembangan Sistem Pengetahuan adalah sesuatu yang
dapat dipelajari, baik itu melalui mata kuliah formal maupun
melalui upaya sendiri seperti membaca dan mengamati. Jenis
pengetahuan yang memungkinkan seseorang memberikan kontribusi dalam
upaya-upaya pengembangan sistem meliputi pengetahuan komputer,
pengetahuan informasi, dasar-dasar bisnis, teori sistem, proses
pengembangan sistem, dan pembuatan model sistem.
Pengetahuan komputer (computer literacy)adalah kemampuan untuk
menggunakan sumber daya komputer guna mendapatkan pemrosesan yang
dibutuhkan.Pengetahuan informasi (information literacy)meliputi
pemahaman bagaimana menggunakan informasi dalam setiap langkah
proses pemecahan masalah dimana informasi tersebut dapat diperoleh
dan bagaimana membagi informasi dengan orang lain. Meskipun
pengetahuan informasi tidak membutuhkan pengetahuan komputer secara
absolut, keduanya akan saling membantu dalam memberikan alat yang
bermanfaat bagi para pemecah masalah.
Teori sistem (systems theory)menjelaskan bagaimana cara
menggambarkan suatu fenomena dalam bentuk struktur-struktur sistem
normatif.Proses pengembangan sistem (system development
process)terdiri atas langkah-langkah yang diambil untuk
mengembangkan suatu sistem informasi. Nama-nama seperti daur hidup
sistem (system life cycle-SLC) dan daur hidup pengembangan system
(systems development life cycle-SDLC) digunakan untuk menjelaskan
peroses.
Pembuatan model sistem (systems modelling) terdiri atas berbagai
cara untuk mendokumentasikan suatu sistem. Dalam kebanyakan kasus,
data dan proses-proses sistem dibuat modelnya dengan menggunakan
alat-alat seperti diagram hubugan entitas (entity relationship
diagram), diagram arus data (data flow diagram), dan diagram kelas
(class diagram). Untuk mengindetifikasikan tidak hanya jenis-jenis
pengetahuan dalam keahlian yang penting bagi spesialis informasidan
pengguna saja, namun juga bagaimana pengguna dapat dibagi kembali
menjadi manajemen umum dan staffnya. Staff profesional terdiri atas
spesialis-spesialis seperti peneliti pemasaran dan ilmuwan
manajemen, sedangkan staff administrasi terdiri atas pegawai
kantor.
Setiap orang yang mengembangkan sistem, baik itu pengguna maupun
spesialis informasi harus memiliki pengetahuan dan keahlian
tertentu. Hal ini merupakan kriteria pendidikan bagi pilihan karier
dibidang sistem informasi. Pengetahuan meliputi pengetahuan
komputer dan informasi, dasar-dasar bisnis, teori sistem, proses
pengembangan sistem, dan pembuatan model sistem.
vKeahlian Pengembangan Sistem Keahlian pengembangan sistem
meliputi keahlian komukasi dan kemampuan analistis.Keahlian
komunikasi (communication skills)melibatkan kemampuan untuk
menyampaikan informasi kepada satu orang atau lebih dengan
menggunakan komunikasi lisan, tulisan, atau gambar.Kemampuan
analistis (analytical ability)melibatkan studi dan pemahaman akhir
atas suatu situasi dengan tujuan merumuskan respons atau solusi.
Kreativitas (cretivity) adalah penciptaan ide atau solusi baru yang
sepenuhnya atau separuhnya baru. Kreativitas terutama bermanfaat
disaat tidak terdapatnya pengalaman atau atau pengetahuan yang
diperoleh dari mempelajari suatu fenomena yang serupa. Kepemimpinan
(leadership) adalah kemampuan untuk mengarahkan orang lain untuk
melaksankan tugasnya. Bagi manajemen umum, hal ini mungkin
merupakan keahlian yang paling penting, namun juga penting bagi
para spesialis informasi karena mereka terlibat dalam pengelolaan
suatu proyek pengembangan sistem.
vMenempatkan Pengguna Sistem dan Spesialis Informasi Pada
Perspektif Unsur manusia terus menjadi salah satu bahan paling
penting dalam pengembangan dan penggunaan sistem informasi. Para
pemain utama adalah pengguna dan spesialis informasi. Kedua
kelompok tersebut membentuk tim pengembangan.
Pengembangan sistem pada awalnya dilakukan sepenuhnya oleh
spesialis informasi. Namun, lama kelamaan pengguna telah memainkan
peranan yang semakin penting. Sampai ke suatu titik ekstrem,
pengguna dapat melakukan seluruh pekerjaan pengembangan.
Tidak hanya pekerjaan pengembangan saja yang berubah, keadaan
dimana pekerjaan dilaksanakan juga ikut mengalami pekerjaan.
Organisasi tidak lagi berbentuk fisik, yang mengharuskan pekerjaan
dan pekerja berada pada suatu lokasi fisik. Jaringan komunikasi
elektronik memungkinkan perusahaan mencapai suatu organisasi maya,
dimana pekerjaan dapat dilakukan di hampir semua tempat.
Pengetahuan spesialis informasi dan perusahaan adalah suatu
sumber daya yang berharga dan hendaknya dikelola. Program-Program
manajemen pengetahuan (knowledge management-KM) formal sering kali
terdiri atas sistem-sistem yang mengumpulkan, menyimpan, dan
memilah-milah pengetahuan.
Bab 8__INFORMASI DALAMPRAKTIK
INFORMASI SEBAGAI SALAH SATU FAKTOR PENTING PENENTU
KEBERHASILANPada tahun 1961, D, Ronald Daniel dari Mc.Kinsey dan
Company, salah saru perusahaan konsultan terbesar di Amerika,
memperkenalkan istilah critical success factor (CSF) atau faktor
penting penentu keberhasilan. Ia mengungkapkan bahwa terdapat
beberapa aktivitas penting yang akan menetukan keberhasilan atau
kegagalan bagi semua jenis organisasi.
Ketika manajemen sebuah perusahaan menjalankan konsep CSF,
mereka akan memusatkan perhatian pada pengindentifikasikan CSF dan
kemudian memonitor sampai seberapa jauh mereka telah mencapainya.
Perusahaan yang melaksanakan strategi ini mengakui bahwa informasi
merupakan suatu sumber daya yang berharga dan bahwa sistem
informasi yang baik merupakan salah satu CSF.
SISTEM PEMROSESAN TRANSAKSI Istilahsistem pemrosesan
transaksidigunakan untuk menjelaskan sistem informasi yang
mengumpulkan data yang menguraikan aktivitas perusahaan, mengubah
data menjadi informasi, dan menyediakan informasi tersebut bagi
para pengguna yang terdapat didalam maupun diluar perusahaan. Ini
merupakan aplikasi bisnis pertamayang dipasang pada komputer ketika
mereka pertama kali diperkenalkan pada tahun 1950-an. Istilahsistem
pemrosesan data elektronik (electronic data
processing-EDP)dansistem informasi akuntansijuga telah
dipergunakan, namun saat ini kurang populer.
Informasi yang mengalir ke lingkungan juga memiliki arti
penting. Sistem pemrosesan transaksi adalah satu-satunya sistem
informasi yang memiliki tanggung jawab untuk memenuhi kebutuhan
informasi dari luar perusahaan. Sistem pemrosesan transaksi
memiliki tanggung jawab untuk memberikan informasi kepada setiap
unsur lingkungan selain pesaing. Sebagai contoh, sistem pemrosesan
transaksi memberikan faktur dan laporan saldo kepada pelanggan,
pesanaan pembelian kepada pemasok, dan data dalam laporan keuangan
tahunan kepada tahunan kepada para pemegang saham dan pemilik.
Salah satu contoh yang baik dari sistem pemrosesan transaksi
adalah sistem yang digunakan oleh perusahaan-perusahaan distribusi,
perusahaan yang mendistribusikan produk atau jasa kepada para
pelanggannya. Sistem distribusi juga dapat ditemukan pada
organisasi-organisasi jasa seperti United Way dan rumah sakit-rumah
sakit serta pada badan-badan pemerintahan seperti militer dan
perpajakan.
Tinjauan Sistem Seluruh sistem ditunjukkan oleh kotak yang
diberi label Sistem distribusi yang berada ditengah. Unsur-unsur
lingkungan yang berinteraksi dengan sistem ditunjukkan oleh
kotak-kotak dan dihubungkan ke sistem oleh panah-panah yang disebut
arus data.
Unsur-unsur lingkungan dari sistem distribusi meliputi
pelanggan, pemasok, ruang persedian bahan baku, dan manajemen. Arus
data yang menghubungkan perusahaan dengan para pelanggannya cukup
mirip dengan arus yang menghubungkan perusahaan dengan pemasoknya.
Pesanan yang diterima oleh perusahaan dari para pelanggannya
disebut pesanan penjualan (sales order), sedangkan pesanan yang
ditempatkan oleh perusahaan kepada pemasoknya disebut pemesanan
pembelian (purchase order).
Subsistem-subsistem Utama dari Sistem Distribusi Sistem
distribusi terdiri atas tiga proses utama yaitu : memenuhi pesanan
pelanggan, memesan persediaan pengganti dari pemasok, dan
memelihara buku besar.
1. Memenuhi pesanan pelanggan: Pemrosesan pesanan melibatkan
suatu sistem entri pesanan, sistem persediaan, sistem penagihan,
dan sistem piutang dagang.
2. Memesan persediaan pengganti pemasok: Sistem pengganti
persediaan terdiri atas sistem pembelian, sistem penerimaan, dan
sistem utang dagang.
3. Memelihara buku besar: Sistem buku besar terdiri atas dua
subsistem utama yaitu memperbarui sistem buku besar dan sistem
pembuatan laporan manajemen.
Menempatkan Sistem Pemrosesan Transaksi dalam Perspektif Sistem
pemrosesan transaksi adalah sistem informasi pertama yang
terkomputerisasi. Selain sebagai area aplikasi yang paling dapat
dipahami, sistem ini juga berperan sebagai fondasi dari semua
aplikasi lainnya. Fondasi ini mengambil bentuk basis data, yang
mendokumentasikan semua hal yang penting yang dilakukan oleh
perusahaandalam menjalankan operasinya dan berinteraksi dengan
lingkungan.
vSISTEM INFORMASI ORGANISASI Area-area bisnis perusahaan
keuangan, sumber daya manusia, layanan informasi, manufaktur, dan
pemasaran menggunakan basis data yang diproduksi oleh sistem
pemrosesan transaksi, ditambah data dari sumber-sumber yang lain,
untuk menghasilkan informasi yang digunakan oleh para manajer dalam
mengambil keputusan dan memecahkan masalah. Sistem informasi
dikembangkan untuk setiap area bisnis ini. Jenis sistem informasi
lainnya yang telah diimplementasikan di banyak perusahaan yatitu
sistem informasi eksekutif (executive information system atau EIS)
ditunjukkan untuk tingkat organisasi daripada area bisnis. EIS
digunakan oleh para manajer ditingkat organisasi yang lebih
tinggi.
Semua sistem organisasi ini merupakan contoh dari sistem
informasi organisasi (organizational information system). Semua
sistem informasi tersebut dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan
akan informasi yang berhubungkan dengan bagian-bagian tertentu dari
organisasi.
Sistem Informasi Pemasaran Sistem informasi pemasaran memberikan
informasi yang berhubungan dengan aktivitas pemasaran
perusahaan.
I.Subsistem Output :Setiap subsistem output memberikan informasi
mengenai unsur-unsur penting di dalam bauran pemasaran.Bauran
pemasaran (marketing mix)terdiri atas empat unsur utama yang
dikelola oleh manajemen agar dapat memenuhi keuntungan. Subsistem
output terdiri atas lima yaitu :
a)Subsistem Produk: memeberikan informasi mengenai produk-produk
perusahaan.
b)Subsistem Lokasi: memberikan informasi mengenai jaringan
distribusi perusahaan.
c)Subsistem Promosi: memberikan informasi mengenai iklan dan
aktivitas penjualan pribadi perusahaan.
d)Subsistem Harga: membantu manajer mengambil keputusan
harga.
e)Subsistem Buaran Teringerasi: memungkinkan para manajer
mengembangkan strategi yang mempertimbangkan pengaruh gabungan dari
unsur-unsur diatas.
II.Basis Data :Basis data merupakan data yang digunakan oleh
subsistem output yang berasal dari basis data. Basis data
dipopulasikan dengan data yang berasal dari tiga subsistem
ouput.
III.Subsistem Input :sistem pemrosesan transaksi mengumpulkan
data dari sumber-sumber internal dan lingkungan lalu memasukannya
ke dalam basis data.
Sistem Informasi Sumber Daya ManusiaSistem informasi sumber daya
manusia memberikan informasi kepada seluruh manajer perusahaan yang
berkaitan dengan sumber daya manusia perusahaan.
Sistem Informasi ManufakturSistem informasi manufaktur
memberikan informasi kepada seluruh manajer perusahaan yang
berkaitan dengan operasi manufaktur perusahaan.
Sistem Informasi Keuangan Sistem informasi keuangan memberikan
informasi kepada seluruh manajer perusahaan yang berkaitan dengan
aktivitas keuangan perusahaan.
Sistem Informasi EksekutifSistem informasi manufaktur adalah
suatu sistem informasi yang memberikan informasi kepada para
manajer ditingkat lebih tiinggi atas kinerja perusahaan secara
keseluruhan. Sistem informasi eksekutif ini biasanya terdiri atas
stasiun-stasiun kerja eksekutif yang terhubung melalui jaringan ke
komputer pusat. Para perancang sistem informasi eksekutif membuat
sistem secara fleksibel sehingga ia akan dapat memenuhi keinginan
semua eksekutif apa pun itu. Salah satu pendekatan adalah dengan
memberikan kemampuan drill down (perincian), dengan pendekatan ini
eksekutif dapat mengeluarkam tampilan ringkasan dan kemudian secara
berurutan menampilkan detail dari tingkat lebuih rendah. Drill down
ini akan terus dilakukan sampai eksekutif merasa puas bahwa mereka
telah mendapatkan jumlah detail sesuai dengan kebutuhan.
vMANAJEMEN HUBUNGAN PELANGGAN Basis data yang kita masukkan
dalam model sistem pemrosesan transaksi dan dalam model-model
sistem informasi pemasaran, sumber daya manusia, manufaktur, dan
keuangan dimaksudkan untuk mendukung para pengguna dalam
mengerjakan aktivitas mereka sehari-hari. Data dalam basis data ini
harus data terbaru sehingga para memiliki dasar terbaik untuk
membuat keputusan dan memecahkan masalah.
Dalam merancang basis data ini, dilakukan upaya untuk memberikan
data historis meskipun terbatas. Kebutuhan akan data historis ini
khususnya sangat besar dalam area pemasaran, dimana para manajer
ingin dapat melacak perilaku pembelian para pelanggan selama jangka
waktu yang cukup panjang. Kebutuhan ini telah merangsang strategi
pmasaran populer yang disebut manajemen hubungan
pelanggan.Manajemen hubungan pelanggan (customer relationship
management atau CRM)adalah adalah manajemen hubungan antara
perusahaan dengan pelanggan sehingga baik perusahaan maupun
pelangggannya akan menerima nilai maksimum dari hubungan ini.
Strategi ini menyadari bahwa membina hubungan jangka panjang dengan
pelanggan adalah suatu strategi yang bagus, karena mempertahankan
pelanggan yang sudah ada biasanya akan lebih murah daripada
mendapatkan pelaanggan baru. Oleh karena itu, perusahaan melakukan
upaya-upaya untuk memahami para pelanggannya sehingga kebutuhan
mereka akan dapat dipenuhi dan mereka pun tetap setia kepada
perusahaan.
Sistem CRM akan mengakumulasikan data pelanggan dalam jangka
panjang yaitu 5 tahun, 10 tahun, atau bahkan lebih dan menggunakan
data itu untuk memberikan informasi kepada para pengguna. Unsur
utama dalam CRM adalah data warehouse (gudang data).
vDATA WAREHOUSE Seiring dengan tereakumulasinya data transaksi
selama bertahun-tahun, maka volume data akan menjadi sangat besar.
Hanya dalam belakangan ini saja teknologi komputer mampu mendukung
suatu sistem dengan permintaan data berskala besar.Kini
dimungkinkan untuk membangun suatu sistem dengan kapasitas data
yang hampir tak terbatas.
Karakteristik Data Warehouse Data warehouse (gudang data) telah
diberikan untuk menjelaskan penyimpanan data yang memiliki
karakteristik sebagai berikut :
a) Kapasitas penyimpanan sangat besar
b) Data diakumulasikan dengan menambahkan catatan-catatan
baru.
c) Data dapat diambil dengan mudah
d) Data sepenuhnya digunakan untuk mengambil keputusan dan tidak
digunakan dalam operasi perusahaan sehari-hari.
Sistem Data Warehousing Data warehouse adalah bagian utama dari
data warehousing data ke dalam gudang, mengubah isinya menjadi
informasi tersebut kepada para pengguna. Sumber data yang utama
adalah sistem pemrosesan transaksi, namun tambahan data dapat
diperoleh dari sumber-sumber lain, baik itu internal maupun
lingkungan. Ketika data diidentifikasi memiliki nilai potensial
dalam pengambilan keputusan, maka data tersebut akan ditambahkan ke
data warehouse.
Sistem data warehousing juga mencakup pula komponen manajemen
dan kendali. Komponen ini mirip dengan sistem manajemen basis data,
yang mengendalikan pergerakan data di sepanjang sistem.
Bagaimana Data Disimpan dalam Tempat Penyimpanan Data Warehouse
Dalam suatu basis data, seluruh data mengenai subjek tertentu
disimpan bersama dalam satu lokasi, yang biasanya berbentuk sebuah
tabel. Data tersebut meliputi data pengindentifikasi, data
deskriptif, dan data kuantitatif.
Tabel dimensi,data pengindentifikasi akan disimpan di tabel
dimensi. Istilah dimensi mengartikan pemikiran bahwa data tersebut
dapat menjadi basis untuk melihat data dari berbagai sudut pandang
atau berbagai dimensi.
Tabel Fakta, Tabel-tabel terpisah disebut tabel fakta berisi
ukuran-ukuran kuantitatif sebuah entitas, objek, atau
aktivitas.
vPENYAMPAIAN INFORMASI Unsur terakhir dalam sistem data
warehousing adalah sistem penyampaian informasi, yang mendapatkan
data dari tempat penyampaian data, mengubahnya menjadi informasi,
dan menjadikan informasi tersebut tersedia bagi para pengguna.
Informasi dapat diberikan dalam bentuk terinci atau dalam berbagai
tingkat ringkasan.
Proses melakukan navigasi kebawah melalui tingkatan-tingkatan
rinci disebutdrill down. Proses melakukan navigasi keatas
disebutroll up. Pengguna juga dapat melakukandrill across, dengan
cepat bergerakdari satu hirarki data ke hirarki lainnya, dandrill
through, berangkat dari tingkat ringkasan ketingkat terendah data
yang terinci.