[Quản trị kinh doanh cho kỹ sư] Bài 5 - Cấu trúc tổ chức và công tác quản lý nhân sự

Q U ẢN T R Ị K I N H D O A N H C H O K Ỹ SƯCHƯƠNG 5CẤU TRÚC TỔ CHỨC VÀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÂN SỰNguyễn Ngọc Bình Phươ[email protected]

Nội dung

1. Cấu trúc tổ chức Các khái niệm cơ bảnCác loại cấu trúc tổ chức điển hìnhCác nguyên tắc trong việc thiết kế cấu trúc tổ chức

2. Công tác quản lý nhân sựCác khái niệm cơ bảnCác nhóm chức năng chính của QLNSQuy trình quản lý nguồn nhân lựcđiển hình

2

Cấu trúc tổ chức

3

Tổ chức (organization): một tập hợp gồm hai hay nhiều người cùng hoạt động trong một lĩnh vực, một hình thái cơ cấu nhất định để đạt được mục đích chung.

Các khái niệm cơ bản


4

Công tác tổ chức (organizing)Phân chia công việc thành nhiều phần, thành lập những nhóm bộ phận đảm trách các phần việc đóQuy định mối quan hệ quyền hạn giữa các bộ phận

Cấu trúc/cơ cấu (structure) tổ chức: Thể hiện quy định phân chia, sắp xếp các bộ phận và mối quan hệ quyền hạn giữa chúng Là bộ khung của tổ chức



5

Quyền hạn (authority) trong tổ chức: mức độ độc lập trong hoạt động dành cho mỗi người thông qua việc trao cho họ quyền ra một số quyết định.Ba loại quyền hạn:

Trực tuyếnTham mưuChức năng



6


Đặc điểm tổ chức Đặc điểm cấu trúc tổ chứcLoại hoạt động/công nghệ chính:- Hóa chất, lọc dầu, cơ khí- Chế biến thực phẩm- Bán lẻ, dịch vụ

- Chia bộ phận theo quy trình- Chia bộ phận theo sản phẩm- Chia bộ phận theo địa lý

Quy mô doanh nghiệp:- Lớn- Nhỏ

- Phức tạp: chiều dọc, chiều ngang- Đơn giản: 1–2 cấp quản lý, ít đầu mối quản lý

Môi trường bên ngoài:- Ổn định- Nhiều biến động

- Dạng bộ máy hành chính- Cấu trúc hữu cơ

Mục tiêu chiến lược/chính sách công ty - Tổ chức bộ phận chuyên môn hóa

- Tổ chức bộ phận đa chức năng


7

Dạng bộ máy hành chính (mechanistic)Theo quy định quyền hạn

Trực tuyếnTrực tuyến –Tham mưuTrực tuyến –Chức năng

Theo cách chia bộ phậnTheo chức năngTheo sản phẩmTheo vùng địa lýTheo khách hàngTheo thời gian

Dạng hữu cơ (organic)Cấu trúc đơn giảnCấu trúc ma trậnĐơn vị kinh doanh chiến lược (Strategic Business Unit -SBU)

Các loại cấu trúc tổ chức điển hình


8


Cơ cấu tổ chức TRỰC TUYẾN


9


Cơ cấu tổ chức TRỰC TUYẾN – THAM MƯU

Tham mưu

Tham mưuTham mưu


10


Cơ cấu tổ chức TRỰC TUYẾN – CHỨC NĂNG


11



12



13


Giám đốc

Khối khách hàng cá nhân

Khối khách hàng doanh

nghiệp

Cơ cấu tổ chức phân theo KHÁCH HÀNG


14


Cơ cấu tổ chức phân theo VÙNG ĐỊA LÝ


15



16

Mục đích của việc tổ chứcNguyên tắc thống nhất trong mục tiêuNguyên tắc tính hiệu quả về tổ chức

Nguyên tắc phân chia bộ phậnTầm quản lý hợp lý

Công việc (đơn giản >< phức tạp)Cấp quản lý (Cao, Trung, Cơ sở)Môi trường hoạt động (Biến đổi >< Ổn định, Đơn giản >< Phức tạp)

Phân chia bộ phậnTheo chức năng, khách hàng, sản phẩm, vùng địa lý, thời gian…

Một đầu mối quản lý: Giúp các nhóm có thể phối hợp hoạt động nhịp nhàng, hoàn thành công việc theo yêu cầu.Tam giác đều: “Nhiệm vụ - Quyền hạn – Trách nhiệm”

Các nguyên tắc trong việc thiết kế cấu trúc tổ chức

Công tác quản lý nhân sự

17

Nguồn nhân lực: tập hợp các cá nhân có vai trò và cá tính khác nhau, được liên kết với nhau theo mục tiêu của doanh nghiệp.

Con người: nguồn lực quan trọng cho sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp.Hành vi con người tùy thuộc bản thân và môi trường tác động.



18

Quản lý nhân sựHoạch định, tuyển mộ, tuyển chọn, duy trì, phát triển, sử dụng, động viên, tạo điều kiện thuận lợi cho tài nguyên nhân sựĐạt mục tiêu tổ chức

Mục tiêu của QLNSSử dụng hiệu quả nguồn nhân lực

Tăng năng suất lao động, nâng cao hiệu quảhoạt động tổ chứcNâng cao sự thỏa mãn của khách hàng

Đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của nhân viênThu hút, giữ chân nhân tài nâng cao năng lực cạnh tranhThỏa mãn, tự giác, nhiệt tình, có trách nhiệm với công việc và với tổ chức.



19

Các nhóm chức năng chính của QLNS


20

Quy trình quản lý nguồn nhân lực điển hình

Mô hình các công tác QLNS trong DN


21

Mục đích:Xác định nhu cầu nhân sự cho giai đoạn/công việc sắp tới.Đề ra các kế hoạch hành động cụ thể.Đúng số người, đủ kỹ năng, đúng nơi, đúng lúc

Biện pháp sắp xếp và chuẩn bị nhân sự:

Quy trình quản lý nguồn nhân lực - Hoạch định nhân sự

Thiếu người Dư ngườiTuyển từ nguồn nội bộ:(++) Thăng chức, đề bạt(+) Thuyên chuyển, tái bố trí(-) Giáng chứcTuyển từ nguồn ngoài:(+) Tuyển người đã có kinh nghiệm ở công ty khác(+) Tuyển người mới hoàn toàn

Hạn chế tuyển mớiCho thuê lao động tạm thờiGiảm bớt giờ lao động, hoặc thay nhau làm chung công việcVận động về hưu sớmCho tạm nghỉ chờ việcCho nghỉ việc


22

Mục đích: Phát hiện, thu hút các ứng viên có những khả năng cần thiết cho nhu cầu tổ chức.Công tác chuẩn bị:

Thành lập hội đồng tuyển dụng.Nghiên cứu văn bản, quy định của nhà nước/công ty.Xác định tiêu chuẩn tuyển chọn.

Nguồn tuyển dụng:Nội bộ (Ưu điểm, nhược điểm)Bên ngoài (Ưu điểm, nhược điểm)

Thông báo tuyển:Trong nội bộ doanh nghiệpTừ bên ngoài doanh nghiệp

Quy trình quản lý nguồn nhân lực - Tuyển dụng


23

Quy trình quản lý nguồn nhân lực - Tuyển dụng

Nguồn tuyển nội bộ Nguồn tuyển bên ngoàiƯu điểm:• Công ty: thông tin về ứng viên• Ứng viên: cơ cấu tổ chức và môi trường văn hóa trong công ty• Chi phí tuyển dụng

Ưu điểm:• Số lượng dồi dào, khả năng sáng tạo• Hạn chế bè phái trong doanh nghiệp

Nhược điểm:• Hạn chế: số lượng ứng viên, khả năng sáng tạo• Chi phí đào tạo• Phạm vi lựa chọn

Nhược điểm:• Tỷ lệ bỏ việc cao hơn• Chi phí thu hút tuyển dụng cao• Cần thời gian dài hội nhập• Thông tin ứng viên không đầy đủ


24

Mục đích: Chọn được người có đủ khả năng thực hiện công việc cần tuyển, phù hợp với văn hóa, mục tiêu phát triển của công ty.Các tiêu chuẩn lựa chọn: Phẩm chất, đạo đức, cá tính…

Kiến thức cơ bản, kỹ năng.Các loại thông tin thường được trao đổi

Quy trình quản lý nguồn nhân lực - Tuyển chọn


25

Mục đích:Làm cho nhân viên mới dễ thích ứng với tổ chức.Cung cấp thông tin liên quan đến công việc; kỳ vọng của cấp trên đối với nhân viên.Giảm sai lỗi và tiết kiệm thời gian.Tạo ấn tượng thuận lợi về công ty.Bước đầu tiếp thu, hòa nhập với văn hóa công ty.

Quy trình quản lý nguồn nhân lực - Hướng dẫn người mới


26

Nội dung một chương trình hội nhập:Giới thiệu tổng quát về công ty.Tóm tắt chính sách chủ yếu và các thủ tục.Lương bổng/Phúc lợiAn toàn và phòng ngừa tai nạn lao động.Vai trò/hoạt động của công đoàn, đoàn thể.Cơ sở vật chất ở công ty.Giới thiệu bộ phận quản lý trực tiếp.Giới thiệu công việc sẽ đảm nhiệm.

Quy trình quản lý nguồn nhân lực - Hướng dẫn người mới


27

Mục đích và quyền lợi cho nhân viên:Giúp nhân viên thực hiện công việc tốt hơnCập nhật kỹ năng/kiến thứcTránh tình trạng quản lý lỗi thờiGiải quyết các vấn đề tổ chức…

Mục đích và quyền lợi cho tổ chức:Hướng dẫn công việc/trách nhiệm mớiChuẩn bị đội ngũ kế cậnThỏa mãn nhu cầu nghề nghiệp/thăng tiến của NV

Các chỉ tiêu cần đạt:Hiệu quả chi phíđào tạoNội dung thực hiện so với kế hoạch ban đầuCơ sở vật chất thuận lợi cho triển khaiĐạt được hầu hết nguyên tắc cơ bản trong học tậpTrình độ tương hợp, sự thích thú của học viên.

Quy trình quản lý nguồn nhân lực -Đào tạo & phát triển NV


28

Mục đích:Đánh giá kết quả thực hiện công việcGiúp đỡ, động viên, kích thích nhân viên thực hiện công việc tốt hơnPhát triển những khả năng tiềm tàng trong mỗi

Phương pháp đánh giá:Phương pháp bảng điểmPhương pháp so sánh cặpPhương pháp quan sát hành vi

Sai lầm:Tiêu chuẩn không rõ ràngThiên kiếnXu hướng thái quáXu hướng bình quân chủ nghĩaĐịnh kiến

Quy trình quản lý nguồn nhân lực -Đánh giá thành tích làm việc


29

Mục đíchTái sản xuất sức lao độngThu hút nhân viênDuy trì đội ngũ nhân viên giỏiKích thích động viên nhân viênPhù hợp các yêu cầu của luật pháp

Hình thức trả lươngTrả lương theo thời gianTrả lương theo nhân viênTrả lương theo kết quả thực hiện công việc

Mức lương ấn định tùy thuộc:Bản thân người lao độngLoại công việcDoanh nghiệpMôi trường bên ngoài

Quy trình quản lý nguồn nhân lực - Thù lao và đãi ngộ


30

Chính sách tiền lương phụ thuộc:Mức lương chung trong doanh nghiệpCơ cấu tiền lương: Lương - Thưởng – Phúc lợiSự khác biệt trong trả lương cho các nhân viên thực hiện cùng một loại công việcMức lương trung bình của công việc đó trên thị trường lao động

Các hình thức đãi ngộTài chínhPhi tài chính

Quy trình quản lý nguồn nhân lực - Thù lao và đãi ngộ

Tóm tắt

32

Tổ chức là một tập hợp gồm hai hay nhiều người (nguồn nhân lực) cùng hoạt động trong một lĩnh vực, một hình thái cơ cấu nhất định để đạt được mục đích chung.Cấu trúc tổ chức thể hiện quy định phân chia, sắp xếp các bộ phận và mối quan hệ quyền hạn giữa chúng.Quản lý nhân sự là hệ thống các triết lý, chính sách và hoạt động chức năng về thu hút, đào tạo & phát triển, duy trì con người của một tổ chức nhằm đạt được kết quả tối ưu cho cả tổ chức lẫn nhân viên.