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¿Qué pasa si…?
Teresa García López y Martha Oliva Zárate*
RESUMEN
El trabajo que aquí se presenta continúa con la serie de
documentos que pretenden ofrecer a los lectores de Cien-cia
Administrativa, algunas guías de operación de software comercial,
orientando su uso a la resolución de problemas en el campo de la
administración con la finalidad de apro-vechar las alternativas
funcionales que ofrecen dichos pro-gramas.
Una de las funciones básicas de las finanzas es la planeación,
ya que a través de ésta, deben preverse las necesidades de
inversión así como la obtención de recur-sos para llevarlas a cabo,
con la finalidad de mejorar la rentabilidad de la empresa y evitar
problemas de efectivo coadyuvando a maximizar su valor. Una de las
herramien-tas de planeación financiera, es la proyección de estados
financieros, en la cual siempre existirán elementos de
in-certidumbre asociados a las alternativas que se proyectan,
debido principalmente a factores del entorno cuyo compor-ta-miento
no puede ser controlado. Esta falta de certeza, dificulta la toma
de decisiones, por lo que el analista opta por desarrollar y
presentar diferentes resultados de acuer-do con las posibilidades
de ocurrencia de las variables que se consideran inciertas,
dificultando el trabajo que debe llevar a cabo. La hoja de cálculo
Excel en su versión 2003, cuenta con una herramienta llamada
Escenarios que per-mite manejar este tipo de análisis acerca de
¿qué pasa si…? y el trabajo que aquí se presenta, ejemplifica la
forma de usarla.
I. INTRODUCCIÓN
Cuando se realizan análisis financieros proyectándo-los a
futuro, la hoja de cálculo Excel, cuenta con una herramienta que
diseñada adecuadamente, apoya y facilita la presentación de
resultados esperados de acuerdo con distintas situaciones factibles
de influir en los mismos, simplificando el trabajo del
analista.
Dicha herramienta se denomina Escenarios y permite manipular
datos específicos (variables) manteniendo constantes otros datos
considerados en el modelo diseñado. Por ejemplo, en un análi-sis de
estados financieros proyectados podrían sur-gir preguntas como: ¿y
qué pasa en las utilidades netas esperadas si las ventas estimadas
solamente alcanzan el 80% de lo presupuestado?; ¿o qué pasa con la
utilidad neta si los gastos de operación son mayores de lo
esperado?; o bien, en un análisis del punto de equilibrio, algunas
preguntas que podrían surgir serían; y si los costos fijos se
incrementan,
¿qué sucede con el punto de equilibrio? Y si los cos-tos
variables se incrementan, ¿qué pasa con el punto de equilibrio?
Los escenarios de Excel, permiten presentar resultados esperados
en un modelo de hoja de cál-culo (estados financieros proyectados,
por ejemplo) al modificar determinados datos, asumiendo que to-dos
los demás permanecen sin alteración.
En su estructura además de la introducción, el documento se ha
dividido en tres apartados. En el apartado de Conceptos, se refiere
brevemente algu-nas consideraciones relacionadas con la proyección
de estados financieros posteriormente, se describe un ejemplo, del
uso de los Escenarios de Excel para la proyección de un estado de
resultados.
II. CONCEPTOS
Aunque el objetivo de este trabajo no es profundizar acerca de
conceptos financieros, es conveniente ha-cer mención a lo que en
este escrito, el lector debe entender como Estado de Resultados
Proyectado; Punto de Equilibrio y Escenario.
II.1 Estado de Resultados Proyectado
Fundamentalmente, llevar a cabo la planeación fi-nanciera tiene
la ventaja de permitir a la adminis-tración tomar en cuenta
posibles desviaciones de la ruta planteada y así, tomar medidas
correctivas y decisiones oportunamente.
Para llevar a cabo la planeación financiera de una organización,
existen varias herramientas que de alguna manera se encuentran
interrelacionadas o se complementan. Algunas de las más comúnmen-te
usadas son: a) análisis del punto de equilibrio y grado de
apalancamiento financiero y b) modelos de planeación general,
presupuestos y estados finan-cieros proyectados.
En este documento, se presenta una aplica-ción de la proyección
de estados financieros, parti-cularmente del estado de resultados
mediante del uso de Excel y uno de sus comandos denominado
Escenarios. Para ello, se parte del supuesto de que se han
pronosticado las ventas con el uso de técni-
* Investigadoras del Instituto de Investigaciones y Estudios
Superiores de las Ciencias Administrativas de la Universidad
Veracruzana. Correo electrónico: [email protected]; [email protected]
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cas matemáticas como la regresión o bien, a través de
procedimientos prácticos en los que se parte de la experiencia de,
por ejemplo, vendedores que hacen estimaciones de ventas por
región, producto, sucur-sal, etc.
Las demás partidas que conforman el esta-do de resultados, se
determinan mediante su rela-ción con las ventas estimadas,
determinándose para cada una de ellas, un porcentaje de las mismas
que permitan de este modo proyectar un estado de re-sultados.
En toda planeación, deben suponerse di-ferentes escenarios,
desde una posición optimista hasta una pesimista que consideren el
posible com-portamiento de las variables macroeconómicas y el
entorno de la empresa, con lo que el analista finan-ciero podrá
responder a diferentes cuestionamientos de: ¿Qué pasa si…?.
II.2 Escenario
Un escenario es el nombre con el que se pueden visualizar los
resultados de una hoja de cálculo con-teniendo una o más celdas
llamadas cambiantes (variables) asociadas con fórmulas. Cada
escenario puede tener diferentes valores para las celdas varia-bles
o cambiantes y a cada conjunto de variaciones se le identifica con
un nombre de escenario. En Excel 2003, pueden definirse hasta un
máximo de 32 cel-das cambiantes por escenario.
Cada conjunto de celdas cambiantes re-presenta un conjunto de
supuestos para un análi-sis “QUE PASA SI...” que puede realizarse
en una hoja de cálculo para ver sus efectos. La utilización de
escenarios es sumamente útil por ejemplo, cuando se proyecta un
Estado de Resultados y se requiere analizar lo que sucedería en la
utilidad neta si los incrementos esperados en las ventas o en los
costos y gastos se modifican de acuerdo con enfoques pe-simistas u
optimistas en el comportamiento del en-torno, o bien si al analizar
un proyecto de inversión, los resultados en los flujos de efectivo
y en la tasa interna de rendimiento esperaran diferentes
resulta-dos en los valores asociados con su cálculo.
III. UNA APLICACIÓN PARA ESCENARIOS. Proyec-ción de Estado de
Resultados.
III.1 Recopilación de información
Suponga que a usted le han proporcionado la si-guiente
información con la finalidad de proyectar el Estado de Resultados
para los próximos cinco años:
1. Las ventas actuales son de $100,000 y se pro-nostica lo
siguiente para los próximos 5 años:
Año % de aumento sobre el año anterior
1 20
2 30
3 20
4 10
5 10
2. Los costos y gastos a realizar se pronostican de la siguiente
manera:
COSTO DE VENTAS:
Materiales 17 % de las ventas
Sueldos 14 % de las ventas
Complementarios 15 % de los sueldos
Otros 8 % de aumento sobre el año anterior se esperan $ 1000
para elaño 1.
GASTOS GENERALES:
Compensación administra-tiva
10 % de aumento sobre el año anterior, se esperan $ 12,000 para
el año 1
Compensación ventas 1 % de las ventas
Incentivos 17 % de la suma de la compensación administra-tiva y
de ventas
Publicidad 2.5 % de las ventas
Depreciación $ 2,000 anuales
Varios $ 1,000 de incremento por año se esperan $ 1,000 para el
año 1
3. Gastos financieros: $ 1,000 anuales
4. Impuesto: 52 % de la utilidad bruta.
III.2 Diseño del modelo de la hoja de cálculo
Una vez recopilada la información, las autoras reco-miendan
diseñar un modelo de hoja de cálculo que proporcione flexibilidad
al analista para realizar po-sibles modificaciones. Una propuesta,
sería usar la primera columna de la hoja para colocar los datos
antes mencionados y utilizarlos en todas las fórmu-las que generan
el Estado de Resultados proyectado (ver figura 1). La figura 2
muestra el resultado de las fórmulas presentadas en la figura
1.
En la parte inferior de ambas figuras, se muestra una gráfica de
líneas con el comportamien-to de la utilidad neta esperada de
acuerdo con las
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Figura 1. Propuesta de fórmulas
Fuente: Elaboración propia.
estimaciones proyectadas para el Estado de Resulta-dos.
III.3 Determinación de Escenarios
Si para efectos del análisis financiero se tuvieran los
siguientes cuestionamientos:
1. ¿Qué efecto tendría que el porcentaje de incre-mento esperado
en ventas sea de solamente el 50% de lo esperado y los sueldos y
los ma-teriales se incrementaran cada uno al 40% de las ventas?
2. ¿Qué efecto tendría que el porcentaje de incre-mento esperado
en ventas sea del 50% más de lo esperado?
3. ¿Qué efecto tendría que el porcentaje de incre-
mento esperado en ventas sea de solamente el 50% de lo
esperado?
El analista financiero tendría la opción de utilizar los
Escenarios de Excel bajo el siguiente pro-cedimiento:
1. Identificar las celdas cambiantes para los posi-bles
escenarios a crear. En el ejemplo, se ten-drían cuatro escenarios:
1) el que contiene los datos originales; 2) en el que se modifica
el porcentaje de las ventas al 50% de lo esperado y los sueldos y
materiales al 40% de las ven-tas; 3) en el que el porcentaje de las
ventas es-peradas se incrementan en 50% y; 4) en el que el
porcentaje de las ventas sean de solamente el 50% de lo esperado.
Por tanto, las celdas cambiantes deberán ser: las que contienen los
datos del porcentaje de ventas esperado y las
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Figura 2. Estado de Resultado Proyectado
Fuente: Elaboración propia.
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que contienen el porcentaje de sueldos y ma-teriales, es decir;
C3; D3; E3; F3; G3; A6 y A7. Es importante señalar que las celdas
cam-biantes no deben contener fórmulas, solamente valores.
2. Seleccionar el botón de Escenarios de la barra de
Herramientas o bien el comando Escenarios del menú Herramientas y
se mostrará el cuadro de diálogo Administrador de escenarios
indi-cando que no hay ningún escenario definido.
3. Seleccionar Agregar. El primer escenario que debe crearse es
el que identifica los datos con sus valores originales,
identificándolo con un nombre en el recuadro Nombre del
escenario.
En el ejemplo, se identifica con el nombre AC-TUAL. En el
recuadro de Celdas cambiantes in-troducir las(s) celda(s) y/o
rangos(s) que en conjunto serán modificados para todos los
es-cenarios. En nuestro caso, de C3 a G3 y A6 y A7. Es muy
importante que el usuario, selec-cione todas las celdas que serán
modificadas ya sea en un escenario o en otro. (ver figura 4)
Figura 3. Administrador de escenarios
Figura 4. Agregar escenario
Fuente: Elaboración propia.
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4. Seleccionar el botón Aceptar. Se mostrará el cuadro de
diálogo Valores del escenario, como se observa en la figura 5.
5. En el primer escenario, deben mantenerse los valores de las
celdas cambiantes con la fina-lidad de que el analista pueda
visualizar la si-tuación inicial del análisis.
6. El botón Agregar regresa al Cuadro de diálo-go denominado
Administrador de escenarios. El botón Agregar regresa al cuadro de
diálogo Agregar escenario. Seleccionar el botón Agre-gar.
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Fuente: Elaboración propia.
Figura 5. Valores del escenario
10. Se mostrará nuevamente el cuadro Agregar escenario. Teclear
un nombre para el nuevo escenario. Para el ejemplo, se decidió
llamar-lo: 50% más ventas. Pulsar el botón Aceptar. Se mostrará
nuevamente el cuadro de diálogo Valores del escenario. Modificar
solamente las celdas C3 a G3 en 50% más del valor original y
mantener las celdas cambiantes A6 y A7 sin modificar, ya que en
este escenario solamente interesa conocer el impacto del incremento
en el porcentaje de ventas estimado en la utilidad neta. (Ver
figura 8)
11. Pulsar el botón Agregar. Se mostrará nueva-mente el cuadro
de diálogo Agregar escenario. Teclear el nombre del nuevo
escenario, en este caso 50% MENOS VENTAS. Seleccionar el bo-tón
Aceptar. Se mostrará nuevamente el cuadro de diálogo Valores del
escenario. Modificar úni-camente las celdas C3 a G3 en 50% menos
del valor original y mantener las celdas cambiantes A6 y A7 sin
modificar ya que en este escena-rio solamente interesa conocer el
impacto de la disminución en el porcentaje de ventas estima-do en
la utilidad neta. (Ver figura 9)
7. Se mostrará nuevamente el cuadro Agregar es-cenario. Teclear
un nombre para el nuevo es-cenario. Para el ejemplo, se decidió
llamarlo: ventas y costos. Pulsar el botón Aceptar. (ver figura
6)
8. Se mostrará nuevamente el cuadro de diálogo Valores del
escenario. Modificar los valores de las celdas cambiantes. De E3 a
G3 a la mitad de su valor y A6 y A7 a .40 que representa el 40%.
(Ver figura 7)
9. Seleccionar el botón Agregar ya que falta crear dos
escenarios.
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Figura 6. Nuevos valores del escenario
Figura 7. Escenarios creados
Fuente: Elaboración propia.
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Figura 8. Creación de nuevo escenario
Figura 9. Valores del nuevo escenario
Fuente: Elaboración propia.
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12. Cuando ya no se deseen agregar escenarios, seleccionar el
botón Aceptar. Se mostrará el cuadro de diálogo Administrador de
escena-rios con los nombres de los escenarios creados. (Ver figura
10)
El administrador de escenarios del lado derecho presenta botones
que permiten:
• Visualizar los escenarios (botón Mostrar);
• Cerrar el Administrador de escenarios (botón Cerrar);
• Agregar escenarios (botón Agregar);
• Eliminar escenarios (botón Eliminar);
• Modificar escenarios (botón Modificar);
• Crear un informe de resumen de todas las variables y
resultados.
13. Para visualizar los resultados desde la hoja de cálculo,
puede utilizarse el botón Escenario de la barra de herramientas de
formato, que permite sustituir automáticamente un escena-rio por
otro usando el botón de lista desple-
Fuente: Elaboración propia.
Figura 10. Resultado en el Administrador de escenarios
gable colocado a la derecha del mismo. En las siguientes
figuras, se muestran los escenarios creados y los resultados
obtenidos en los va-lores de la hoja de cálculo, para cada uno de
ellos. (Ver figura 11)
Obsérvese que cuando el gráfico se diseña con los datos del
estado de resultados proyectado, al cambiarse el resultado esperado
en la utilidad neta esperada, también, se reflejan los cambios en
el gráfico. Ésto será válido para cada escenario que se
muestre.
En la siguiente figura se muestra el escena-rio para responder a
la pregunta de ¿qué pasa si… el porcentaje de incremento esperado
en ventas es del 50% más de lo esperado? (Ver figura 12)
Con relación al cuestionamiento de ¿qué pasa si… el porcentaje
de incremento esperado en ventas es de solamente el 50% de lo
esperado? Se describe en la siguiente figura que muestra el
esce-nario esperado ante tal situación. (Ver figura 13)
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Figura 11. Resultado de una disminución en el porcentaje de
disminución en ventas e incremento en costos
Fuente: Elaboración propia.
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Figura 12. Escenario del 50% más de lo esperado en el porcentaje
en ventas
Fuente: Elaboración propia.
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Figura 13. Escenario del 50% menos en el porcentaje esperado en
ventas
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IV. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
En general, la proyección de estados financieros pue-de
representar un trabajo laborioso de llevar a cabo, ya que ante
variaciones en factores inciertos habría que desarrollar estados
financieros diferentes.
Los escenarios de Excel, representan una he-rramienta
interesante que permite al analista finan-ciero desarrollar con
facilidad la presentación de los posibles resultados ante
situaciones diversas, ade-más de que los cambios resultantes, se
muestran en la misma hoja de cálculo solamente con la elección de
un nombre de escenario diferente. Sin embar-go, es importante
señalar que las variaciones o impacto
de los factores del entorno, deben ser determinadas por el
analista de acuerdo con el conocimiento que tenga de la situación
en análisis.
La única recomendación para los usuarios de Excel al usar esta
herramienta, es tomar en cuen-ta tres consideraciones: 1) siempre
debe crearse el escenario ACTUAL es decir, el punto de partida del
análisis ¿qué pasa si…? con la finalidad de volver a éste en
cualquier momento; 2) es muy importante determinar TODAS las celdas
que habrán de cam-biar para TODOS los escenarios contemplados y 3)
deben considerarse dichas celdas en la creación de TODOS los
posibles escenarios aunque algunas de ellas, no se modifiquen.
Fuente: Elaboración propia.