REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR
PARA LA EDUCACIN SUPERIOR INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGIA
JOSE ANTONIO ANZOATEGUI
Universidad Politcnica Territorial Jos Antonio AnzoteguiEl
Tigre, Estado AnzoteguiTutor Metodolgico: Ing. Karelys Rivas
El Tigre Mayo 2015Autores:PROGRAMA NACIONAL DE FORMACIN
MANTENIMIENTO Blandn Becker C.I: 13.031.112Gonzlez ngela C.I:
16.078.341
Propuesta para la creacin del departamento de procura a la
empresa Agro Construcciones Sarabia C.A.Tutor Tcnico: Ing. Yoilet
ColonRivas Yosmary C.I: 15.065.289Tirado Xavier C.I: 16.250.925
PROBLEMA
DescripcinCriterio 1Criterio 2Criterio 3Criterio 4SUMAValor del
problema para la comunidad afectadaProbabilidad para enfrentar con
xitoApoyo ComunitarioImpacto sobre otros problemasIneficiente
Gestin de Almacn.Cuando se hacen los requerimientos al almacn de
repuestos estos al momento es que son
solicitados0.30.40.60.545%Falta de Gestin de InstrumentosNo existen
instrumentos en existencia para solventar las emergencias de
sustituciones.0.70.50.80.972%Inexistencia del departamento de
procura.Los documentos para solicitar las ejecuciones de obras no
se realizan organizadamente bajo procedimientos ni responsables.
Las ordenes de trabajos y compras de insumos se realizan a
destiempo.10.90.90.787% Matriz de decisin para la priorizacin del
problema (DPP)DPPDECISIONMenor de 50%No elegibleMayor o igual de
50% y menor de 75%Medianamente elegibleMayor o igual de
75%Altamente elegibleAgro Construcciones Sarabia C.A
(AGROCONSACA)
Ubicacin
Se dedica a la construccin
Civil
Ambiental
Agrcola
No Posee Departamento de Procura
Se realizan numerosos y continuos anlisis
Mucho tiempo de retraso
Crear el departamento de procura para la empresa
AGROCONSACA.
El PROBLEMAObjetivosEspecfico:
1.- Diagnosticar la situacin actual de la gestin de procura en
la empresa AGROCONSACA.
2.- Establecer los requisitos necesarios para la creacin de un
departamento de procura.
3.- Realizar plan estratgico para el departamento de procura de
la empresa AGROCONSACA.
4.- Establecer plan operativo para el departamento de procura de
la empresa.
5.- Estimar los costos asociados a la creacin del
departamento.General:Proponer la creacin del departamento de
procura para la empresa AGROCONSACA.
Base MetodolgicaPoblacin y Muestra
Poblacin
CARGOAREACANTIDADGerente de ProyectoMecnica01Ing.
ResidenteCivil01Asesores AmbientalIndustrial01Ing.
PlanificadorCivil01Coord.
SeguridadIndustrial01CalidadMecnica01ParamdicoSalud01Relaciones
laboralesRelaciones industriales01Muestra
CARGOAREACANTIDADGerente de ProyectoMecnica01Ing.
ResidenteCivil01Asesores AmbientalIndustrial01Ing.
PlanificadorCivil01Coord.
SeguridadIndustrial01CalidadMecnica01ParamdicoSalud01Relaciones
laboralesRelaciones industriales01
Base MetodolgicaPlanificacin Integral de Objetivo (PIO)
Objetivo General: Disear la conformacin de un departamento de
procura en la empresa Agro Construcciones Sarabia C.AObjetivos
especficosMetodologaActividades Producto Diagnosticar la situacin
actual de laGestion de procura de la empresaAnlisis Situacional+
Conformar equipo natural de trabajo.+ Describir cmo se realizan los
procedimientos actuales para la procura de materiales y
contrataciones+Identificar las situaciones actuales de la
empresaEstablecer los requisitos necesarios para la creacin del
departamento de ProcuraNorma ISO 9001:2008+ Realizar croquis de
ubicacin del departamento.+ Identificar los recursos necesarios
para la creacin del departamento de procura.+ Elaborar mapa de
proceso para el correcto funcionamiento del departamento de
procura.+ Conocer las fallas actuales en los procedimientos y
determinar priorizaciones para los cambios a realizarRealizar plan
estratgico para el departamento de ProcuraSoporte tcnico norma
Covenin 3049-93+ Crear Misin, Visin, Objetivos del departamento.+
Describir estructura organizativa.+ Establecer descripcin de
cargos.+ Formulacin de los procedimientos de procura para el
departamentoRealizar plan operativo para el departamento.Soporte
tcnico norma ISO 9001:2008 + Elaborar instructivo para el
procedimiento de procura - Realizar formatos para la solicitud de
procura+ Organigrama del departamentoEstimar los costos asociados a
la creacin del departamentoAnlisis econmico+ definir los costos
asociados a la propuesta.+ Totalizar los costos.+ Establecer la
factibilidad econmica de la propuesta
Diagnosticar la situacin actual de la Gestin de procura de la
empresa
Desarrollo integral de los objetivos
1.- Conformar equipo natural de trabajoGerente General(Fredy
Sarabia)Contador(Ramn Antuares)Jefe Administrativo(Francisco
Zuleta)Analista de CostosTSU. Simn NavarroTutores Tcnicos y
MetodolgicosEquipo InvestigadorObjetivo 1
Diagnosticar la situacin actual de la Gestin de procura de la
empresa2.- Describir cmo se realizan los procedimientos actuales
para la procura de materiales y contratacionesObjetivo 1
Establecer los requisitos necesarios para la creacin del
departamento de Procura1.- Realizar croquis de ubicacin del
departamento
1. Archivo de Doc.2. Oficina3. Almacn4. Gerencia
5.Administracin6. Dpto. de Mtto.Croquis de Ubicacin7. PatioObjetivo
2
Establecer los requisitos necesarios para la creacin del
departamento de Procura2.- Identificar los recursos necesarios para
la creacin del departamento de procura.
Objetivo 2 Ejecutar los requerimientos de Procura de Materiales
y Servicios solicitados por las Gerencias Contratantes de la
organizacin. Generar cuadros, matrices tcnicas y econmicas. Generar
indicadores de resultados. Preparar reportes de Gestin y Rendicin
de cuentas. Participar de manera eficiente en la mejora continua de
los procesos inherentes a la gestin.
3.- Elaborar mapa de proceso para el correcto funcionamiento del
departamento de procura.Objetivo 2
Establecer los requisitos necesarios para la creacin del
departamento de Procura
Realizar plan estratgico para el departamento de Procura1.-
Crear Misin, Visin, Objetivos del
departamentoMisinVisinObjetivosContribuir al mejoramiento de los
procesos de gestin de Procura, mediante la asignacin eficiente y
eficaz de los recursos, con el valioso aporte de su recurso humano
e involucrando a todos los actores profesionales con capacidad de
desempeo.Ser el mejor referente de la gestin de Procura, incluyendo
la actividad administrativa con procesos automatizados eficientes,
que permitan una mejor administracin financiera y se logre una
mayor satisfaccin de sus usuariosAsegurar que la informacin
inherente a los procesos de Procura de Materiales y contratacin de
servicios se registre, archive y ordene de manera oportuna y
coherente en base a las polticas y normativas de la organizacin.
Ejecutar los procesos de Procura de Materiales y contratacin de
servicios, acorde al plan de negocios de la corporacin Procurar que
tanto las requisiciones de materiales como la de servicios sean
adquiridos a proveedores locales y por la modalidad de consulta de
precios.
Realizar plan estratgico para el departamento de Procura2.-
Describir estructura organizativa.
Objetivo 3Estructura Organizativa
Realizar plan estratgico para el departamento de Procura3.-
Establecer descripcin de cargos.Objetivo 3Gerente general Sus
funciones son planificar, organizar, dirigir, controlar, coordinar,
analizar, calcular y deducir el trabajo de la empresa, adems de
contratar al personal adecuado, efectuando esto durante la jornada
de trabajo.Departamento de finanzas:Elaborar y ejecutar de manera
permanente el plan financiero estratgico de la institucin mediante
la implementacin y supervisin del registro adecuado de las
operaciones financieras y contablesDepartamento de
ContabilidadInstrumentar y operar las polticas, normas, sistemas y
procedimientos necesarios para garantizar la exactitud y seguridad
en la captacin y registro de las operaciones financieras de la
institucinJefe de comprasAdquirir los bienes, servicios e insumos
materiales necesarios para garantizar la operacin de la Fundacin
bajo los criterios de economa, transparencia, efectividad y
eficaciaJefe de comercializacinDisea, desarrolla, crea, implementa
e implementa nuevos proyectos a travs de sus exitosas
investigaciones, identifica mercados rentables y a desarrollar,
anticipa necesidades de clientes y del mercado
AlmacenistaRecibe, ordena y entrega el equipo y materiales segn
ordenes de compra. Colabora en el registro de Inventario
Institucional
Realizar plan operativopara el departamento.1.- Realizar
Formatos para Organizacin, Planificacin, Ejecucin y Control de la
Gestin de ProcuraObjetivo 4
Laorden de compraes un documento que emite elcompradorpara pedir
mercaderas alvendedor; indica cantidad, detalle, precio y
condiciones de pago, entre otras cosas. El documento original es
para el vendedor e implica que debe preparar el pedido. El
duplicado es para el comprador y es una constancia de las
mercaderas o servicios encargados.Realizar plan operativopara el
departamento.1.- Realizar Formatos para Organizacin, Planificacin,
Ejecucin y Control de la Gestin de ProcuraObjetivo 4Salida de
Materiales del Almacn Solicitud de Materiales de AlmacnUNIDAD ORDEN
DE MANTTO FECHA:NCODIGODESCRIPCIONUNIDADCANTIDADSOLICITADO
POR:AUTORIZADO POR:RECIBIDO POR:NOMBRE:NOMBRE:NOMBRE:FM CBL-11 /
FECHA:N DE REVISION: / EDICION:
Este documento contiene las normas y procedimiento que debe
aplicar para realizar y controlar el despacho de materiales,
insumos y repuestos del AlmacnRealizar plan operativopara el
departamento.1.- Realizar Formatos para Organizacin, Planificacin,
Ejecucin y Control de la Gestin de ProcuraObjetivo 4
Es una hoja especial que generalmente se hace por triplicado,
exigida por el almacenista para entregar la materia prima con
destino a un trabajo especfico. Una de las copias de esa solicitud
queda en poder del almacenista, y as otras dos se envan a los
departamentos de contabilidad y de Costos. Se establece as un
control ms efectivo de los materiales que se suministran a
produccin.Realizar plan operativopara el departamento.1.- Realizar
Formatos para Organizacin, Planificacin, Ejecucin y Control de la
Gestin de ProcuraObjetivo 4
Es una hoja donde se documentan los precios de productos y
servicios que la empresa requiera y as a partir de all se elabora
el plan de compra y adquisicin.Realizar plan operativopara el
departamento.1.- Realizar Formatos para Organizacin, Planificacin,
Ejecucin y Control de la Gestin de ProcuraObjetivo 4
Es un documento para el Proceso de verificacin y valoracin de la
informacin inicial suministrada por los aspirantes a proveedores de
la empresa. La cual es necesaria para ingresar a la base de datos
de proveedores de la empresa y determinar peridicamente la
continuidad de estos.Estimar los costos asociados a la creacin del
departamento1.- Totalizar los costos
Estimacin de costos
Objetivo 5
Conclusiones yRecomendacionesConclusiones
1. El anlisis de la situacin actual de la empresa nace la
necesidad de Crear un departamento de procura y levantar
procesos,crear un manual de procedimientos de Procura y
Contratacin, con el fin de colocar actividades, tareas y tiempos
limites a cada una de las partes tanto internas como externas que
intervienen en cada uno de diferentes procesos2. La buena
identificacin, diseo y levantamiento de procesos ayudar a mejorar
la misin del rea llegando as a tener mejores resultados en la
gestin y elevar la percepcin de las reas que requieren el
servicio.3. La necesidad ms importante del departamento de Procura
y Contratacin, es la creacin de polticas y procedimientos bien
establecidos para sus procesos, de manera que cualquier persona que
integre el equipo de procura pueda sustentarse y auto ensearse como
se manejan cada uno de los procesos
4. Mediante el instructivo para realizar documentos se lleg una
estandarizacin de documentos necesarios tanto para los proceso de
Procura ,todo esto har que se acorten los tiempos en la realizacin
y revisin de dicha documentacin tanto para el personal de rea como
para los diferentes departamento que interviene en cada proceso. .
5. La estructura de costos est representada por el valor monetario
de los consumos de factores que supone el ejercicio de una
actividad econmica destinada a la implementacin de un departamento
de procura y contratacin para la empresa AGROCONSACA, este proceso
considera una serie de factores productivos que est ntimamente
ligado los gastos e inversin que a su vez representan los egresos
producidos en la elaboracin propia del bien o servicio a producir.
Conclusiones yRecomendacionesRecomendaciones
1.- Es necesario que toda la documentacin generada en este
trabajo sea autorizada, distribuida e implementada en el
departamento de Procura y Contratacin de la compaa, con el fin de
mantener y administrar el correcto registro, archivo y control de
los expedientes de Procura de Materiales y servicios.2.- Es
primordial que se aplique a todos los proveedores con los que la
compaa trabaja actualmente, la calificacin y evaluacin, con el fin
de generar un listado de proveedores confiables con los que el
departamento pueda trabajar. 3. Es necesario que el departamento de
Procura y Contratacin cree un puesto de trabajo, con el fin de que
esta persona se dedique a realizar seguimiento en entregas,
calificacin y evaluacin a los proveedores. 4. Se requiere que el
departamento controle su gestin basada en procesos mediante los
indicadores planteados en la cadena de valor, para as llegar a
determinar las posibles actualizaciones, cambios y mejoras en el
sistema.