SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATANINSAN CENDEKIA MEDIKAProsedur Mutu
Sistem
Audit Mutu Internal (06)
1. TUJUAN Prosedur ini sebagai pedoman bagi auditor dalam
melakukan audit agar sistem manajemen mutu dilakukan secara efektif
dan konsisten, serta untuk mengetahui secara obyektif dan berkala
kondisi atau keadaan yang berjalan apakah sudah sesuai dengan
kebijakan, sasaran dan rencana yang telah ditetapkan; hasil audit
akan dijadikan alat/bahan dalam melakukan tindakan
koreksi/pencegahan dan perbaikan yang mengarah kepada peningkatan
sistem manajemen mutu.
2. RUANG LINGKUP Prosedur ini mengatur proses audit sistem
manajemen mutu mulai dari perencanaan audit, penunjukan tim audit,
pelaksanaan audit, pembuatan Permintaan Tindakan Pencegahan dan
Perbaikan (PTPP) Status atau Corrective and Preventive Action
Request (CPAR), perumusan tindakan koreksi/pencegahan, pemastian
tindakan dilakukan, pengiriman copy PTPP Status sampai dengan
pembuatan closing PTPP Status dan laporan audit internal. 3.
DEFINISI 3.1. Tim Audit adalah tim audit mutu internal yang
beranggotakan para Auditor dan dikoordinir oleh Koordinator Bidang
Audit QAC 3.2. Audit internal adalah audit yang dilakukan oleh tim
Auditor internal 3.3. Auditor adalah staf internal STIKES ICME
Jombang yang ditunjuk QAC/Koordinator Bidang Audit untuk melakukan
audit mutu 3.4. Auditi (auditee) adalah staf yang mewakili unit
yang diaudit 3.5. Jadwal Audit Internal adalah jadwal kegiatan
audit internal yang menginformasikan unit yang akan diaudit, nama
Auditor internal, dan nama auditi; jadwal disiapkan oleh
Koordinator Bidang Audit 3.6. PTPP/CPAR adalah formulir untuk
menuliskan temuan audit 3.7. Non-Conformance (NC) Status adalah
formulir isian dari hasil audit internal untuk dilakukan tindak
lanjut sesuai dengan target waktu yang akan ditetapkan oleh
masing-masing auditee yang bertanggung jawab pada
produk/fasilitas/quality system (sistem mutu) 3.8. Temuan PTPP
(PTPP Findings) adalah penyimpangan/ketidaksesuaian yang ditemukan
Auditor internal pada saat melakukan audit internal;
penyimpangan-penyimpangan ini dicatat di Formulir Audit Internal
3.9. Auditor eksternal adalah Auditor dari Badan Sertifikasi
(Certification Body) profesional ataupun pihak luar lainnya (a.l.
Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi) 3.10. Audit bertujuan
untuk mendapatkan FAKTA, bukan mencari kesalahan
4. REFERENSI 4.1. Manual Mutu ICME 4.2. Peraturan-peraturan dari
Dikti 4.3. ISO 9001 : 2008 Klausul 8.2.2 Internal Audit
5. DISTRIBUSI 5.1. Pimpinan STIKES 5.2. Pimpinan fakultas 5.3.
Pimpinan unit 5.4. Pimpinan prodi 5.5. Quality Assurance Center
(QAC) Ketua Penjaminan Mutu Prodi (KaPMP) 5.6. Tata Usaha (TU)
fakultas 5.7. TU prodi
6. PROSEDUR 6.1. Ketentuan Umum 6.1.1. Audit internal dilakukan
di bawah koordinasi Koordinator Bidang Audit dan diterapkan
terhadap seluruh unit, yang dilakukan secara silang (Cross Audit)
atau acak/sampling, dengan menunjuk Auditor yang berasal dari unit
kerja yang berlainan 6.1.2. Koordinator Bidang Audit akan
memberitahukan kepada para Auditor yang ditunjuk dan seluruh unit
kerja yang akan diaudit sekurang-kurangnya 6 hari sebelum tanggal
yang ditetapkan mengenai: Ketua Auditor (Lead Auditor); anggota
Auditor (Auditor); jadwal audit, lingkup audit, dan waktu audit
6.1.3. Auditor akan dipilih dari personil yang telah mengikuti
pelatihan audit mutu dan dikukuhkan dengan Surat Tugas dari QAC
6.1.4. Auditor harus selalu menggunakan identitas auditor pada saat
melaksanakan audit 6.1.5. Audit internal dilakukan minimal 6 (enam)
bulan sekali; bila dianggap perlu audit internal ini dapat
dilaksanakan kapan saja bagi unit yang mana saja 6.1.6. Seluruh
pimpinan unit berkewajiban untuk menyediakan fasilitas dan sumber
daya yang cukup untuk menjamin kelancaran audit internal 6.1.7.
Hasil temuan audit internal harus dicatat (didokumentasikan) di
Formulir Audit Internal 6.1.8. Hasil audit sistem manajemen mutu
internal dituangkan ke dalam bentuk laporan audit sistem manajemen
mutu yang diserahkan kepada pimpinan STIKES melalui QAC/Koordinator
Bidang Audit 6.1.9. Temuan-temuan pada audit dikategorikan ke dalam
3 (tiga) jenis, yaitu: a. Mayor Temuan audit dikategorikan mayor
apabila tidak ditemukan bukti-bukti atau rekaman-rekaman yang
memadai sebagai bukti pelaksanaan Standard Operating Procedure
(SOP) yang telah ditetapkan atau tidak tersedianya
prosedur-prosedur yang seharusnya ada; temuan mayor harus segera
ditindaklanjuti sekurang kurangnya dalam waktu 3 bulan. b. Minor
Temuan audit dikategorikan minor apabila dalam pelaksanaannya
meskipun telah didukung oleh bukti yang cukup memadai, namun masih
terdapat kekurangan yang tidak membahayakan bagi terlaksananya
jaminan kualitas kerja, dalam dokumentasi atau penyimpangan
prosedur yang telah ditetapkan; temuan minor tetap memerlukan
tindakan perbaikan. c. Catatan Temuan audit dikategorikan catatan
apabila hal-hal yang ditemukan hanya perlu mendapatkan perhatian
dari manajemen. 6.1.10. Pimpinan unit akan menerbitkan PTPP Status
apabila dalam audit internal ditemukan penyimpangan dari sistem
yang telah ditetapkan, dari PTPP Status akan segera dapat dilakukan
tindakan koreksi/pencegahan dan perbaikan yang diperlukan 6.1.11.
PTPP Status baru siap ditutup (closing) apabila tindakan
koreksi/pencegahan dan perbaikan sudah dilaksanakan dan efektif;
penutupan PTPP Status harus dilaksanakan oleh tim Audit yang
menerbitkan, kecuali ditentukan lain 6.2. Ketentuan Khusus 6.2.1.
Apabila audit dianggap kurang memuaskan, Ketua Auditor berwenang
untuk melakukan audit ulang dengan persetujuan Koordinator Bidang
Audit 6.2.2. Apabila laporan audit tidak memuaskan, Koordinator
Bidang Audit berwenang untuk melakukan audit ulang 6.2.3. Apabila
ada perselisihan tentang penentuan kategori audit mayor, minor,
atau catatan, hal ini akan diputuskan oleh Ketua Auditor; perubahan
kategori ini harus disahkan oleh Koordinator Bidang Audit, temuan
awal sebelumnya tidak boleh dihilangkan atau dihapus dan harus
tetap dicatat dan disimpan 6.3. Prosedur 6.3.1. Di awal pelaksanaan
audit, Koordinator Bidang Audit membentuk Tim Audit yang terdiri
atas Ketua Auditor dan Auditor 6.3.2. Koordinator Bidang Audit
memberitahukan ke semua unit kerja yang akan diaudit 6.3.3.
Koordinator Bidang Audit bersama Tim Audit menyusun Rencana Audit
yang meliputi jadwal, tempat (auditi), aktivitas, lingkup audit,
dan nama Auditor 6.3.4. Koordinator Bidang Audit mengkoordinasikan
dengan auditin mengenai Rencana Audit 6.3.5. Setelah seluruh proses
persiapan selesai, Ketua Auditor mengadakan rapat dengan manajemen
(pimpinan STIKES) dan auditi, disertai dengan para Auditor untuk
menyelesaikan Rencana Audit 6.3.6. Tim Audit melakukan audit sesuai
dengan ketentuan sebagai berikut: 6.3.6.1. Menemui auditi sesuai
dengan jadwal dan waktu yang telah ditentukan 6.3.6.2. Membuka
pertemuan dan menjelaskan hal-hal yang berkaitan dengan proses
audit, seperti tujuan audit dan bagaimana proses audit akan
dilaksanakan 6.3.6.3. Meminta dan menerima bukti-bukti terkait
pengimplementasian SOP yang telah disahkan; bukti-bukti ini dapat
berupa penjelasan dan bukti pelaksanaanya (rekaman mutu),
pengamatan, peragaan oleh auditi, dan atau prosedur tertulis yang
diterapkan 6.3.6.4. Mencatat PTPP Findings/ketidaksesuaian selama
audit dilakukan, dalam formulir yang disediakan 6.3.6.5.
Mengkonfirmasi hasil temuan dengan auditi, dan kemudian
menandatangani Formulir Audit Internal serta minta tanda tangan
auditi sebagai tanda persetujuan atas temuan tersebut 6.3.6.6.
Membuat ringkasan penemuan audit dan menyampaikan kepada auditi
pada akhir setiap sesi audit 6.3.6.7. Membuat salinan dari
catatan-catatan penemuan audit, kemudian disampaikan kepada auditi
dan Koordinator Bidang Audit.
6.3.7. Setelah seluruh auditing selesai dilaksanakan, maka Ketua
Auditor melaksanakan acara penutupan yang harus dihadiri oleh
Koordinator Bidang Audit/QAC, Kepala Unit Kerja, Auditor dan auditi
6.3.8. Tim Auditor menyerahkan PTPP asli (yang sudah diisi temuan
dan ditandatangani oleh auditee) kepada auditi 6.3.9. Setelah
menutup acara, Ketua Auditor melakukan kompilasi semua laporan
audit dari para Auditor, dan menganalisisnya untuk kelengkapan dan
obyektivitas 6.3.10. Ketua Auditor melaksanakan tinjauan paskaaudit
dengan Auditor untuk mendiskusikan masalah-masalah yang ditemukan,
rekomendasi pemecahannya, dan tinjauan atas laporan akhir audit
6.3.11. Ketua Auditor menyerahkan PTPP asli (yang telah diisi
tindakan perbaikan yang dilaksanakan, dan status telah ditentukan
oleh Auditor) dan laporan akhir audit kepada Koordinator Bidang
Audit
6.4. Alur Audit
7. ARSIP 7.1. Surat Tugas Audit 7.2. Surat Pemberitahuan Audit
7.3. Formulir PTPP/CPAR 7.4. Check List audit 7.5. Laporan Audit 8.
LAMPIRAN 8.1. Formulir PTPP/CPAR 8.2. Formulir Surat Tugas Audit
8.3. Formulir Surat Pemberitahuan Audit 8.4. Formulir Check List
Audit 8.5. Formulir Rekapitulasi Hasil Audit 8.6. Formulir Laporan
Audit