BYKIMAF Laboratorium pengujian BYKIMAF Nomor Bagian : 4.6 PANDUAN MUTU PEMBELIAN JASA DAN PERBEKALAN Edisi atau Revisi : Berlaku sejak : Halaman : Disetujui oleh : 1. Tujuan prosedur ini bertujuan untuk memberikan panduan serta rekaman dalam pembelian jasa dan perbekalan di laboratorium BYKIMAF. 2. Ruang Lingkup ruang lingkup dari prosedur ini adalah semua kebutuhan laboratorium BYKIMAF yang berkaitan dengan bahan dan jasa pelayanan agar berjalan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 3. Penangggung Jawab Manager Teknik 4. Acuan/Referensi Panduan mutu-pembelian jasa dan perbekalan 5. Definisi/Istilah Pereaksi : Bahan kimia atau reagent yang dipergunakan dalam pengujian Bahan habis pakai : Bahan-bahan yang digunakan dalam pengjuian yang sifatnya setelah digunakan tidak bisa dipakai kembali. 6. Pelaksanaan ~Ж~
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
BYKIMAF
Laboratorium pengujian BYKIMAF Nomor Bagian : 4.6
PANDUAN MUTU
PEMBELIAN JASA DAN
PERBEKALAN
Edisi atau Revisi :
Berlaku sejak :
Halaman :
Disetujui oleh :
1. Tujuan
prosedur ini bertujuan untuk memberikan panduan serta rekaman dalam pembelian
jasa dan perbekalan di laboratorium BYKIMAF.
2. Ruang Lingkup
ruang lingkup dari prosedur ini adalah semua kebutuhan laboratorium BYKIMAF
yang berkaitan dengan bahan dan jasa pelayanan agar berjalan sesuai dengan
ketentuan yang berlaku.
3. Penangggung Jawab
Manager Teknik
4. Acuan/Referensi
Panduan mutu-pembelian jasa dan perbekalan
5. Definisi/Istilah
Pereaksi : Bahan kimia atau reagent yang dipergunakan dalam pengujian
Bahan habis pakai : Bahan-bahan yang digunakan dalam pengjuian yang sifatnya
setelah digunakan tidak bisa dipakai kembali.
6. Pelaksanaan
~Ж~
ALUR PEMBELIAN JASA DAN PERBEKALAN
4.6.1 manager adaministrasi dan keuangan menyusun kebutuhan pembelian jasa dan
perbekalan didasarkan usulan dari analis yang sudah disampaikan terlebih dahulu kepada
manager teknis.
4.6.2 kepala laboratorium mengesahkan atau menyetujui usulan kebutuhan pembelian jasa
dan perbekalan.
4.6.3 jika kepala laboratorium tidak menyetujui maka akan dilakukan kaji ulang oleh
manager teknis.
4.6.4 manager administrasi dan keuangan membeli jasa dan perbekalan SESUAI dengan
usulan manager teknis dan analis yang telah disetujui oleh kepala laboratorium.
4.6.5 manager administras dan keuangan mengadministrasikan semua berkas-berkas yang
berhubungan dengan pembelian jasa dan perbekalan.
4.6.6 manager teknis bertangggung jawab atas pengaturan tempat penyimpanan barang
yang telah dibeli sesuai dengan tempatnya masing-masing berdasarkan pada karakteristik jasa
dan perbekalan tersebut.
penyusunan usulan kebutuhan
pengesahan usulan
pembelian
penerimaan dan penyimpanan barang sesuai karakterisktik
penggunaan
a. bahan kimia padat (powder) disimpan di lemari bahan yang tertutup rapat, dan diberi
nomor/abjad untuk mempermudah dalam proses penggunaanya.
b. bahan kimia cair yang bersifat asam kuat dan bahan kimia cair yang telah dibuka
disimpan dilemari asam
4.6.7 manager teknik menyimpan rekaman evaluasi pemasok.
DOKUMEN TERKAIT
4.6.1 usulan kebutuhan pembelian jasa dan perbekalan (barang)
4.6.2 daftar hasil pembelian jasa dan perbekalan
4.6.3 serah-terima barang
4.6.4 rekaman investigasi pemasok
Format
USULAN KEBUTUHAN PEMBELIAN JASA DAN PERBEKALAN
No Urut Permintaan :
No Nama Barang Harga/Unit Jumlah Harga Total
JUMLAH TOTAL : Rp
Tanggal :…/…./….
Yang Mengajukan :
TTD
…………………….
(Nama Lengkap)
Tanggal dan Disetujui oleh :
Manager Teknis Bagian Keuangan Ketua Laboratorium
TTD
…………………….
(Nama Lengkap)
TTD
…………………….
(Nama Lengkap)
TTD
…………………….
(Nama Lengkap)
Format
HASIL PEMBELIAN JASA DAN PERBEKALAN (BARANG)
No. Urut Belanja Barang :
No Nama
Barang/Jasa
Harga/Unit Jumlah Biaya Total
JUMLAH TOTAL : Rp
Tanggal :
……/……./…….
Yang ditugaskan Manager Teknis
(……………….) (………………)
Format
SERAH TERIMA BARANG
No. Urut Penyerahan Barang :
Dari :
Kepada :
No Daftar Barang Jumlah Tempat Keterangan
Tanggal :
……/……./…….
Diserahkan oleh : Yang Menerima
(……………….) (………………)
BYKIMAF
Laboratorium pengujian BYKIMAF Nomor Bagian : 4.14
AUDIT INTERNAL Edisi atau Revisi :
Berlaku sejak :
Halaman :
Disetujui oleh :
1. Tujuan
Prosedur ini disusun untuk mengatur tatacara melaksanakan kegiatan audit internal
2. Ruang Lingkup
Prosedur ini dipakai untuk menjadwalkan, melaksanakan dan melaporkan serta
penentuan auditor untuk semua kegiatan yang dilakukan.
3. Penanggung Jawab
Manajer Mutu
4. Referensi/Acuan
ISO 17025
Panduan Mutu – Audit Internal
5. Definisi
a. Audit Internal
Pengujian sistematis dan independen oleh auditor internal untuk menentukan
apakah aktifitas dan hasil yang berkaitan dapat memenuhi pengaturan yang
direncenakan dan apakah pengaturan tersebut dilaksanakan dengan efektif sesuai
guna mencapai tujuan.
b. Auditor Internal
Adalah seorang yang berwenang melakukan audit internal dan mengetahui
organisasi dan proses kerja di laboratorium Pengujian Bykimaf serta mendapat
surat tugas untuk melakukan audit internal.
c. Ketidaksesuaian
Tidak dipenuhinya persyaratan sesuai dengan yang telah ditetapkan.
d. Auditee
~Ж~
Semua staf Laboratorium Pengujian Bykimaf yang bertanggung jawab terhadap
bidang kegiatan yang diaudit.
6. Pelaksanaan
6.1 Tanggung Jawab dan wewenang
Manajer mutu bertanggung jawab terhadap pengelolaan audit internal sejak
dari perencanaan, pelaksanaan, dan dilakukannya verifikasi tindakan koreksi
yang diperlukan.
6.2 seluruh staf Laboratorium Pengujian Bykimaf bertanggung jawab dan
berperan aktif dalam kegiatan audit internal, baik sebagai auditor maupun
sebagai auditee.
6.3 Pelaksanaan Audit
Manajer mutu menyusun jadwal tahunan untuk audit internal
6.4 Tiap auditor haruslah seseorang yang telah mendapat pelatihan audit , tetapi
boleh didampingi oleh seseorang yang ahli dalam bidang atau kegiatan yang
diaudit. Seorang auditor dapat didampingi oleh seseorang yang dimaksudkan
oleh institusi untuk dilatih selaku auditor. Dalam kasus tersebut, pendamping
bukanlah auditor dan tidak dapat bertindak selaku auditor.
6.5 sebelum melaksanakan audit, tiap auditor harus menyiapkan checklist untuk
dipakai sebagai rambu-rambu dalam melaksanakan audit. Auditor harus
menghubungi wakil auditee dan menyepakati waktu pelaksanaan audit paling
lambat tiga hari sebelum pelaksanaan. Semua temuan dalam audit harus
dicatat dan dikumpulkan oleh manajer mutu sebagai rekaman pelaksanaan
audit.
6.6 tiap ketidaksesuaian yang ditemukan dalam pelaksanaan audit harus dicatat
dalam lembar ketidaksesuaian.
6.8 penanggung jawab kegiatan yang diaudit harus menanggapi laporan
ketidaksesuaian tersebut dan menentukan tindakan koreksi yang dapat
dilakukan dan waktu penyelesaian tindakan koreksi tersebut.
6.9 apabila personel yang diaudit idak dapat menentukan sendiri tindakan koreksi
yang harus dilakukan, maka hal tersebut perlu dikonsultasikan kepada Manajer
Mutu.
6.10 apabila tindakan koreksi dan waktu penyelesaian telah dilaksanakan, Manajer
Mutu dapat melakkan validasi terhadap hasil tindakan koreksi tersebut untuk
memastikan bahwa tindakan koreksi telah dilaksanakan dan berjalan secara
efektif
6.11 apabila tindakan koreksi telah dilaksanakan dan telah diverifikasi oleh auditor,
maka manajer mutu dapat menutup dan membuat laporan audit.