1 I. PENDAHULUAN A. Latar Belakang Globalisasi yang sudah berlangsung merupakan kenyataan yang tidak dapat dihindari termasuk kelebihan dan kekurangannya. Hal ini disebabkan oleh perkembangan dan kemajuan teknologi informasi (TI). Perkembangan teknologi informasi yang sangat cepat dewasa ini sangat mempengaruhi berbagai segi kehidupan dan profesi. Hal ini menyebabkan perubahan sistem pada instansi atau perusahaan, yang berdampak juga pada perubahan cara kerja mereka. Teknologi komputerisasi banyak diterapkan untuk pengelolaan pekerjaan karena daya efektivitas dan efisiensinya yang sudah terbukti mampu mempercepat kinerja, yang pada akhirnya akan meningkatkan keuntungan yang masuk, baik secara finansial maupun jaringan. Dalam rangka meningkatkan layanan perpustakaan dan agar perpustakaan tidak ditinggalkan oleh penggunanya, maka sudah merupakan tugas bagi
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
1
I. PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Globalisasi yang sudah berlangsung merupakan kenyataan
yang tidak dapat dihindari termasuk kelebihan dan kekurangannya. Hal
ini disebabkan oleh perkembangan dan kemajuan teknologi informasi
(TI). Perkembangan teknologi informasi yang sangat cepat dewasa ini
sangat mempengaruhi berbagai segi kehidupan dan profesi. Hal ini
menyebabkan perubahan sistem pada instansi atau perusahaan, yang
berdampak juga pada perubahan cara kerja mereka. Teknologi
komputerisasi banyak diterapkan untuk pengelolaan pekerjaan karena
daya efektivitas dan efisiensinya yang sudah terbukti mampu
mempercepat kinerja, yang pada akhirnya akan meningkatkan
keuntungan yang masuk, baik secara finansial maupun jaringan.
Dalam rangka meningkatkan layanan perpustakaan dan agar
perpustakaan tidak ditinggalkan oleh penggunanya, maka sudah
merupakan tugas bagi perpustakaan mulai menerapkan teknologi
moderen dalam berbagai aspek untuk membantu sistem layanannya.
Oleh karena itu perpustakaan dapat mulai menerapkan sistem otomasi
untuk berbagai kegiatan dan transaksi layanan perpustakaan seperti
pengadaan, pengolahan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi bahan
pustaka, pengelolaan anggota, statistik, dan sebagainya (Rowley,
1986 : 1)
2
Otomasi perpustakaan dilaksanakan untuk memenuhi
kebutuhan pengguna perpustakaan tentang informasi yang semakin
kompleks, baik kualitas maupun kuantitasnya. Pengguna ingin
memperoleh pelayanan secara cepat, tepat dan akurat. Otornasi
perpustakaan juga dilaksanakan dalam rangka meningkatkan kinerja
di perpustakaan, sehingga perpustakaan dapat memiliki daya saing
dengan menonjolkan segi kepraktisan, kemudahan, kecepatan dan
keakuratan dalam pelayanannya. (La Tommeng, 2010 : 19).
Perpustakaan diharapkan mampu memenuhi dan
mengantisipasi kebutuhan pengguna pada era globalisasi, dimana
informasi dengan mudah menyebar keseluruh penjuru dunia dalam
waktu sekejap. Tanpa kemampuan memenuhi kebutuhan pengguna di
bidang kualitas informasi, kecepatan dan keakuratan informasi yang
disampaikan, maka perpustakaan akan ketinggalan dan ditinggalkan
oleh penggunanya.
Pelaksanaan otomasi perpustakaan dapat dilakukan secara
bertahap oleh suatu perpustakaan, mulai dari proses pengadaan
koleksi, pengolahan dan pelayanan perpustakaan. Tahap-tahap
tersebut dapat berbeda antara satu perpustakaan dengan
perpustakaan lainnya, tergantung pada prioritas perpustakaan yang
bersangkutan.
3
Untuk merubah dari sistem manual menjadi sistem otomasi
dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi bukanlah
pekerjaan mudah seperti membalikkan telapak tangan. Untuk
melakukan sistem diperlukan suatu kajian yang mendalam agar dapat
mendapat wawasan yang sama tentang apa yang dimaksud dengan
otomasi perpustakaan, tujuan otomasi perpustakaan, manfaat otomasi
perpustakaan dan kendala dalam melaksanakan otomasi
perpustakaan. Dengan memiliki wawasan yang baik dan benar,
diharapkan dapat melaksanakan otomasi perpustakaan sesuai
dengan yang dikehendaki oleh Undang-Undang Nomor 43 Tahun
2007 tentang Perpustakaan yang menjelaskan pengembangan
layanan perpustakaan berbasis teknologi informasi dan komunikasi.
Merujuk Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 ini, jelas bahwa
penggunaan teknologi informasi dan komunikasi menjadi yang
disarankan atau bahkan kedepan bukan mustahil menjadi keharusan
bagi semua perpustakaan. (Mahmun : 2010)
UPT Perpustakaan Universitas Hasanuddin sebagai salah satu
perpustakaan perguruan tinggi memiliki tugas dan fungsi yang bukan
sekedar sebagai pengumpul dokumen-dokumen saja. Selain
melakukan fungsi pengumpulan, pengolahan, serta layanan sirkulasi,
juga melakukan penciptaan, publikasi serta disseminasi informasi,
bahkan perpustakaan juga melakukan pengumpulan rekaman hasil-
hasil penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi
4
sejak perencanaan, sedang berjalan, hingga selesai (La Tommeng,
2010 : 19).
Penggunaan komputer di dunia perpustakaan dan informasi
telah mengalami kemajuan pesat. Oleh karena itu perpustakaan dan
unit-unit informasi di Indonesia perlu melakukan otomasi dalam
mengelola informasi secara lebih serius. Pilihan terhadap perangkat
lunak yang akan digunakan haruslah dilakukan dengan hati-hati. Perlu
dipertimbangkan apakah perangkat lunak itu cocok untuk pengolahan
data dokumen; sesuai besarnya perpustakaan dan unit informasi ;
apakah perangkat lunak itu terus berkembang ; apakah perangkat
lunak itu mudah digunakan ; apakah harga dan biaya pemeliharaan
perangkat lunak itu terjangkau oleh perpustakaan baik di masa
sekarang maupun di masa yang akan datang ; dan lain sebagainya.
Dalam upaya penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi
(TIK), UPT Perpustakaan Universitas Hasanuddin sudah beberapa kali
mengganti perangkat lunak (software), yaitu pada tahun 1995
menggunakan software Dynax yang merupakan program UKKP.
Kemudian pada tahun 1996 sampai pertengahan tahun 1997 software
yang digunakan adalah SINAS yang merupakan program Dikti, namun
keduanya tidak sesuai dengan kebutuhan perpustakaan. Pada
Pertengahan tahun 1997 sampai sekarang UPT Perpustakaan
Universitas Hasanuddin telah menggunakan perangkat lunak WINISIS
untuk pengolahan dan SIPISIS berbasis CDS/ISIS (Computerized
5
Documentation Service/Integrated Set of Information System) for
Windows untuk pelayanan peminjaman, pengembalian buku,
pengolahan entri data bibliografi, serta OPAC (On Line Public Acces
Catalog) atau penelusuran katalog terpasang. Namun penerapan
perangkat lunak tersebut sebagai bagian dari penerapan teknologi
informasi dan komunikasi nampak belum berjalan secara optimal (La
Tommeng, 2011 : 9).
Untuk lebih meningkatkan kualitas layanan di UPT
Perpustakaan Unhas, maka dipandang perlu menata kembali sistem
otomasi perpustakaan dan jaringan LAN yang selama ini diterapkan
dan telah dirasakan manfaatnya dari sistem otomasi selama kurang
lebih 20 tahun. Pemanfaatan komputer yang terotomasi di UPT
Perpustakaan Unhas antara lain : 1. Akuisisi dan bibiliografic control; 2.
Katalogisasi dan penemuan kembali dokumen (OPAC); 3. Sistem
sirkulasi; dan 4. Digitisasi koleksi. Dengan otomasi, perpustakaan dan
atau pustakawan dapat melakukan layanan perpustakaan yang lebih
efisien, efektif dan dengan jangkauan layanan yang lebih luas. Dengan
kata lain kita dapat melakukan disseminasi informasi lebih luas
dibandingkan dengan melakukan dengan cara konvensional. (Nadjib :
2012).
Berdasarkan pengamatan, dibeberapa perpustakaan perguruan
tinggi secara garis besarnya memiliki dua kepentingan, yakni :
6
1. kepentingan institusi, yang dimaksud institusi adalah perpustakaan
itu sendiri dan universitas sebagai lembaga yang menaungi
perpustakaan. Universitas sebagai lembaga bertujuan
meningkatkan kapasitas SDM baik secara melembaga maupun
secara individual dan sekaligus menjadi wadah pengembangan
baik untuk ilmu dan teknologi itu sendiri (pure sciences) maupun
untuk penerapan dalam pengembangan masyarakat (applied
sciences)
2. kepentingan pengguna perpustakaan (pemustaka), yang dimaksud
adalah civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi, yakni
mahasiswa, dosen, peneliti, staf dan karyawan.
Oleh karena itu, perkembangan layanan perpustakaan banyak
dipengaruhi oleh visi dan misi lembaga induk perpustakaan. Dengan
demikian apapun yang akan diterapkan dan dikembangkan oleh
perpustakaan harus disesuaikan dengan tujuan organisasi atau
institusi itu sendiri. Namun pada kenyataannya terkadang apa yang
menjadi kepentingan institusi sepertinya belum berpihak sepenuhnya
kepada kepentingan pengguna. Demikian juga dalam masalah
prioritas, perpustakaan masih merupakan prioritas kesekian bagi
lembaga induknya dalam hal pendanaan dan pengembangan (La
Tommeng, 2011 : 6)
7
Perkembangan perpustakan dilihat dari kepentingan pemustaka
dirasakan belum menggembirakan, masih banyak “tuntutan”
pemustaka yang belum dapat dipenuhi oleh perpustakaan.
Berdasarkan hasil awal observasi yang peneliti lakukan,
ternyata pemanfaatan sistem otomasi sirkulasi di UPT Perpustakaan
Universitas Hasanuddin terkadang tidak akurat dan lambat dalam
memperbaharui pangkalan datanya.
Salah satu contoh kasusnya, seorang mahasiswa menelusur
lokasi buku lewat sistem informasi komputer, namun hasil penelusuran
tidak menampilkan buku yang dimaksud, tetapi ketika mahasiswa
tersebut mencoba langsung menelusur ke dalam rak buku, ternyata
mahasiswa tersebut menemukan buku yang dimaksud, dan sebaliknya.
Keluhan lain juga diberikan oleh para mahasiswa yaitu sistem yang
sering error sehingga untuk beberapa waktu tidak dapat digunakan.
Hal tersebut akan sangat berpengaruh pada kualitas layanan
yang diberikan bagi pemustaka, mereka akan merasa tidak puas
dengan layanan yang ada.
Sehubungan dengan uraian di atas, maka Pemanfaatan Sistem
Otomasi Sirkulasi pada UPT Perpustakaan Universitas Hasanuddin
dalam memberikan kualitas layanan dan melakukan aktivitasnya perlu
direncanakan secara akurat dan berkesinambungan. Hal ini untuk
mengantisipasi agar tidak terjadi kegagalan dalam perencanaan dan
pengembangan yang berdampak pada pemborosan waktu, tenaga,
8
pikiran dan keuangan. Untuk menghindari dampak tersebut, maka ada
beberapa faktor yang perlu diperhatikan dan dipertimbangkan dalam
rangka penerapan Layanan Sistem Otomasi Sirkulasi di UPT
Perpustakaan, yakni :
1. Dukungan Top Manajemen/Lembaga Induk
2. Kesinambungan/Kontinuitas
3. Perawatan dan Pemeliharaan
4. Sumber Daya Manusia
5. Infrastruktur Lainnya seperti Listrik, Ruang/Gedung, Furniture,
Interior Design, Jaringan Komputer, dsb
6. Faktor kebutuhan, kenyamanan, pendidikan pengguna, kondisi
pengguna, dan lain-lain.
Unsur-unsur tersebut di atas, merupakan faktor-faktor yang
akan menentukan efisiensi dan efektivitas serta dapat berjalan dengan
baik pemanfaatan sistem otomasi untuk meningkatkan kualitas
layanan.
Penggantian software khusus perpustakaan ini pada dasarnya
bertujuan untuk memberikan mutu layanan yang lebih baik kepada
civitas akademika. Adapun harapan atau target yang ingin dicapai
dengan penggantian software ini adalah :
1. Proses layanan dapat dilaksanakan dengan lebih cepat dan efektif
2. Proses penyajian data dapat lebih akurat
9
3. Memiliki kemampuan mengolah database peminjaman dan
pengembalian buku, database, pengguna dan lain-lain
Fasilitas yang disediakan pada perangkat lunak ini hendaknya
dirancang sedemikian rupa sehingga memudahkan para pustakawan,
ahli informasi atau dokumentasi dalam mengerjakan tugas
pelayanannya kepada pemustaka. Pada gilirannya kemudahan ini akan
meningkatkan mutu jasa layanan sehingga dapat lebih memuaskan
para pemustaka. Dan hal ini tentu saja akan mendorong keinginan
pemustaka untuk tetap datang ke perpustakaan mencari informasi
yang mereka butuhkan
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di atas, penulis
tertarik untuk meneliti lebih lanjut tentang Pengaruh Pemanfaatan
Sistem Otomasi Sirkulasi Terhadap Peningkatan Kualitas Layanan Di
UPT Perpustakaan Universitas Hasanuddin
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan judul tesis ini, yakni “ Pengaruh Pemanfaatan
Sistem Otomosi Sirkulasi Terhadap Peningkatan Kualitas Layanan di
Unit Pelayanan Teknis (UPT) Perpustakaan Universitas Hasanuddin,
maka penulis mengambil suatu kebijaksanaan dengan membatasi
hanya pada masalah tertentu yang dianggap penting untuk diketahui
sehubungan dengan judul penelitian.
10
Pada umumnya perpustakaan terdiri atas dua bagian layanan
yaitu : (1) layanan umum dan (2) layanan khusus, dan untuk lebih
spesifiknya penelitian ini maka peneliti menitik beratkan pada layanan
umum khususnya layanan sirkulasi yang merupakan layanan yang
langsung berintegrasi dengan pengguna/pemustaka.
Bertitik tolak dari latar belakang permasalahan di atas, maka
fokus permasalahan itu sendiri dapat dirumuskan sebagai berikut
1. Bagaimana pengaruh pemanfaatan sistem otomasi sirkulasi
terhadap peningkatan kualitas layanan di Unit Pelaksana Teknis
(UPT) Perpustakaan Universitas Hasanuddin ?
2. Variabel mana yang paling berpengaruh secara signifikan terhadap
peningkatan kualitas layanan di Unit Pelaksana Teknis (UPT )
Perpustakaan ?
C. Tujuan Penelitian
Berdasarkan latar belakang dan rumusan masalah yang
diuraikan di atas, maka yang menjadi tujuan penelitian adalah :
1. Untuk melihat bagaimana pengaruh sistem otomasi sirkulasi
terhadap peningkatan kualitas layanan di UPT Perpustakaan
Universitas Hasanuddin
2. Untuk mengetahui variabel mana yang paling berpengaruh secara
signifikan terhadap kualitas layanan di Unit Pelaksana Teknis (UPT)
Perpustakaan Universitas Hasauddin.
11
D. Manfaat Penelitian
Manfaat yang diharapkan dari penelitian ini terdiri atas :
1. Aspek Pengembangan Ilmu
Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan sumbangan
dalam ilmu pengetahuan dan teknologi khususnya dalam bidang
otomasi melalui ide, temuan dan penerapannya dalam menunjang
pengembangan pendidikan. Lebih khusus lagi, penelitian ini
diharapkan dapat memberikan sumbangan dalam mengungkapkan
fenomena-fenomena ilmu pengetahuan yang berkembang melalui
interaksi antara teknologi informasi dengan lembaga dan komunitas
pendidikan tinggi
2. Aspek Manfaat (Guna Laksana)
Hasil penelitian ini, secara praktis dapat dimanfaatkan oleh
para pimpinan universitas, fakultas, jurusan dan bagian-bagian
terkait dengan pengelolaan universitas untuk membuat kebijakan
dalam penerapan teknologi informasi pada umumnya dan
khususnya dalam hal penerapan sistem otomasi sirkulasi untuk
menunjang program-program universitas, fakultas, jurusan dan
bagian-bagian serta individu yang terkait sebagai bagian dari
lembaga atau organisasi Universitas Hasanuddin.
Selain itu penelitian ini diharapkan dapat menambah
pengalaman dalam menganalisa, memilih dan memanfaatkan
berbagai potensi teknologi informasi yang dapat memberikan
12
kontribusi terhadap penyempurnaan pengelolaan dan layanan
perguruan tinggi, terutama dalam menciptakan efisiensi, ketepatan,
Jaminan/Kepastian (Assurance) dan Empati/Kepedulian
(Emphaty)
55
V. PELAKSANAAN PENELITIAN
A. Jadwal Penelitian
Rencana jadwal penelitian ini adalah 3 (tiga) bulan. Untuk
lebih jelasnya rincian waktu kegiatan dapat dilihat pada tabel
berikut :
No.
Kegiatan Bulan/Tahun 2013April Mei Jun
1. Usulan Judul dan Penetapan pembimbing
2. Rancangan penelitian, konsultasi pada pembimbing
3. Perbaikan Proposal dan Mendaftar seminar
4. Perbaikan seminar proposal
5. Penelitian dan Pengumpulan Data
6. Pengolahan dan analisis data.
7. Penyelesaian tesis dan konsultasi pembimbing
8. Pendaftaran seminar hasil
9. Perbaikan hasil seminar dan konsultasi pembimbing
10. Pendaftaran Ujian Tesis
56
B. Perkiraan biaya
Adapun perincian perkiraan besarnya biaya dalam
penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Persiapan Rp. 750.000
2. Penulisan konsep Rp. 300.000
3. Pembelian bahan bacaan penunjang Rp.1.000.000
4. Pembuatan proposal dan penggandaan Rp. 750.000
5. Seminar proposal Rp. 750.000
6. Perbaikan hasil seminar proposal Rp. 200.000
7. Pengurusan izin penelitian Rp. 100.000
8. Penggandaan Kuisioner Rp. 100.000
9. Pengolahan data kuisioner Rp. 300.000
10. Pengetikan hasil penelitian Rp. 400.000
11. Penggandaan thesis untuk seminar Rp. 300.000
12. Perbaikan dan penggandaan setelah seminar Rp. 400.000
13. Thesis akhir Rp. 1.500.000
14. Transportasi Rp. 1.500.000
15. Lain-lain Rp. 500.000
Jumlah Rp.8.850.000,-
Terbilang : Delapan Juta Delapan Ratus Lima Puluh Ribu Rupiah,-
57
DAFTAR PUSTAKA
Achmad, A.S. 1990. Manusia dan Informasi. Makassar : Hasanuddin University Press.
Aisah, Sitti. 1997. Pemanfaatan CDS/ISIS Sebagai Perangkat Lunak Dalam Pengolahan Buku di UPT Perpustakaan Unhas (Skripsi)
Ajie, Miyarso Dwi. Sistim Otomasi Perpustakaan, (online), (http://file.upi.edu/Direktori/A %20%20FIP/PRODI.%20PERPUSTAKAAN%20DAN520INFORMASI/MIYARSO%20DWI%20AJIE/Makalah%20a.n%20Miyarso%20Dwiajie/Hand%20Out%20%301%20Otomasi%20Perpustakaan_pengantar.pdf. diakses pada tanggal 11 Februari 2013).
Anonim. 2012. Kualitas Pelayanan, (online) (http://G:\kualitas-pelayanan.html., diakses pada 28 Februari 2013).
Gronroos, Cristian. (1992). Service Management and Marketing. Toronto : Lexington Books.
Hendriani, 2009. Pentingnya Otomasi Dalam Perpustakaan, (online), (File://F:/Bahan Tesis-Otomasi Perpustakaan.htm., diakses pada tanggal 19 Maret 2013).
Lasa HS, 1995. Jenis-Jenis Pelayanan Informasi Perpustakaan. Cet II. Gadjah Mada University Press
La Tommeng. 2010. Otomasi dan Digitalisasi Perpustakaan. Makalah bahan ceramah disajikan dalam acara Mata Kuliah Otomasi dan Digitalisasi Dokumen Perpustakaan
-----------------.2011. Evaluasi Penggunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) Terhadap Peningkatan Layanan UPT Perpustakaan Universitas Hasanuddin Makassar (Tesis).
Lukman, Sampara. 1999. Manajemen Kualitas Pelayanan, Jakarta : STIA-LAN Press
Mahmun, M.Thoha. 2010. Otomasi Perpustakaan (Pengertian, Tujuan, Manfaat dan Kendalanya, (online), (http://baa.univpgri-Palembang-ac.id/penelitian/otomasi% 20 perpustakaa.pdf., diakses pada tanggal 15 Januari 2013).
Moenir, A.S. 1995. Manajemen Pelayanan Umum. Jakarta : Bumi Aksara.
Nadjib, Muh. dkk. 2012. Proposal Otomasi Perpustakaan : Penataan Ulang Jaringan LAN dan Instalasi Software khusus Perpustakaan. Makassar : UPT Perpustakaan Universitas Hasanuddin
---------------. 2007. Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi Untuk Meningkatkan Daya Saing Universitas Hasanuddin (Disertasi)
Parasuraman, Valarie A.Z and L.Berry. 1990. Delivering Quality Service. New York : McMillan
Qalyubi, Syihabuddin dkk. 2003. Dasar-Dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi. Yogyakarta : Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi Adab Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta.
Rogers, Everett, 1995. Diffusion of Innovation, (online), (http://www.stanford.edu/class/symbsys 205/Diffusion of Innovation.htm., diakses pada tanggal 19 Maret 2013).
Rowley, J.E, 1986. Computer for Libraries. 2nd.ed. London : Clive Bringley
Sugiyono. 2008. Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R & D, Bandung : Alfabeta
Sulistyo-Basuki. 2006. Metodologi Penelitian. Jakarta : Wedatama Widya Sastra
..---------------- .1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta : Gramedia Pustaka
Tedd, Lucy A. 1984. An Introduction Computeriz-Based Library System. New York : Jhon Wiley & Sons
Turban, McLean, Wetherbe, 1998. Information Technology for Management, Marketing Connection for Strategic Advantage, Second Edition, New York : Jhon Wiley & Sons, Inc Publishers
Uno, Hamzah B.dan Nina Lamatenggo. 2011. Teknologi Komunikasi dan Informasi Pembelajaran, Jakarta : Bumi Aksara. 2011
Warella, Y. 1997. Administrasi Negara dan Kualitas Pelayanan Publik. Pidato Pengukuhan Guru Besar Madya. Semarang : Universitas Dipongoro
Wisok, John. P. 2007. Globalisasi, Informasi dan Akibatnya, (online), (http://www.globalisasi 6.htm., diakses pada tanggal 7 Maret 2013).
Yanuar, Yoga Prasetyawan. 2010. Pengaruh Penerapan Sistem Informasi Perpustakaan Terhadap Kualitas Layanan Perpustakaan di Fakultas Ekonomi Universitas Diponegoro, (online), (http://eprints.undip.ac.id/21923., diakses pada tanggal 15 Januari 2013).
Zeithaml, Valarie dan Bitner, Mary Jo.2002 Service Marketing. New York : McGraw Hill