Funded by Projektkoordination/- kommunikation über Adobe Connect Maren Gleisberg & David Fichtmüller Freie Universität Berlin ZE Botanischer Garten und Botanisches Museum Berlin-Dahlem
Funded by
Projektkoordination/-kommunikation über Adobe Connect
Maren Gleisberg & David Fichtmüller
Freie Universität Berlin
ZE Botanischer Garten und Botanisches Museum Berlin-Dahlem
I. Einblick in Projekt & Projektorganisation
II. Telefonkonferenzen in unserem Arbeitspaket
III. »Besondere« Situationen
IV. Fragen & Austausch
Die Agenda heute:
14. Oktober 2014 CEDIS-Workshop, Berlin 1
Disclaimer / Haftungsausschluss
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Die nun folgenden
Beobachtungen und Ratschläge
gründen auf nichts Zuverlässigerem,
als auf unseren eigenen,
bunt gemischten Erfahrungen.
(frei nach Faktor7 – Sonnenschutz & Baz Luhrmann)
14. Oktober 2014 CEDIS-Workshop, Berlin
Instiutionen & Akteure aus
Biologie, Ökologie, Informatik
Naturhistorische Museen, Universitätsbibliotheken, …
GFBio - Das Projekt
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Interdisziplinäres Verbundprojekt
Drittmittelprojekt
Laufzeit Phase I 12/2013-05/2015
Aussicht auf weitere Förderung www.gfbio.org
14. Oktober 2014 CEDIS-Workshop, Berlin
GFBio - Das Projekt
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„Oha. Sieht ganz so aus, als ob nicht vernetzte
Forschungsdaten sicher aussterben werden!
…also, erforscht, vernetzt und teilt eure Daten, damit Wissenschaft sich weiterentwickelt.
14. Oktober 2014 CEDIS-Workshop, Berlin
WP1 Portal functions
Lead: Prof. Dr. König-Ries
WP2 Data aggregation & visualization
Lead: Prof. Dr. Seeger
WP3 User services & outreach
Lead: Dr. Nieschulze
WP4 Environmental biological data
Lead: Dr. Diepenbroek
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Die GFBio Work Packages
WP5 Collection data
Lead: Dr. Triebel, SNSB
WP6 Molecular biological data
Lead: Prof. Dr. Glöckner
WP7 Networking & interoperability
Lead: Güntsch
WP8 Organisation & sustainability
Lead: Dr. Huber, MARUM
14. Oktober 2014 CEDIS-Workshop, Berlin
7.1 Standards, Interfaces
Lead: Anton Güntsch
7.2 Registries and Identifiers
Lead: Dr. Michael Diepenbroek
7.3 Liaison with international facilities & developments in biodiversity informatics
Lead: Anton Güntsch
7.4 Terminology management
Lead: Prof. Dr. Robert Tolksdorf
7.5 Bridging standards
Lead: Prof. Dr. Frank Oliver Glöckner
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Der Aufbau von WP7 – die 5 Tasks
14. Oktober 2014 CEDIS-Workshop, Berlin
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TelKo = Telefonkonferenz (Skype, Adobe Connect) WP = Workpackage / Arbeitspaket WP-Lead = Leiter eines Arbeitspaketes Task = Aufgabenbereich innerhalb eines Arbeitspakets Subtask = Aufgabenbereiche in einer Task Task-Leader Subtask-Leader SC = Steering Committee / Leitungsgruppe (alle WP-Leader) PI = Principle Investigator (Antragsteller) WiMi = wissenschaftl. Mitarbeiter HiWi = studentische Hilfskraft
Der Abkürzungsdschungel -> Die Akteure
?
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?
"The Equatorial Jungle" by AgnosticPreachersKid - Français : Le Douanier Rousseau. Licensed under Public domain via Wikimedia Commons - http://commons.wikimedia.org/wiki/File:The_Equatorial_Jungle.JPG#mediaviewer/File:The_Equatorial_Jungle.JPG
PI? WPLead? PI?
14. Oktober 2014 CEDIS-Workshop, Berlin
Projekt Kommunikation
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www.gfbio.org GFBio Project Management (Redmine)
GFBio Wikis Twitter: @GFBio_Project
14. Oktober 2014 CEDIS-Workshop, Berlin
WP1 Portal functions
Lead: Prof. Dr. König-Ries
WP2 Data aggregation & visualization
Lead: Prof. Dr. Seeger
WP3 User services & outreach
Lead: Dr. Nieschulze
WP4 Environmental biological data
Lead: Dr. Diepenbroek
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TelKos in den GFBio Work Packages
WP5 Collection data
Lead: Dr. Triebel, SNSB
WP6 Molecular biological data
Lead: Prof. Dr. Glöckner
WP7 Networking & interoperability
Lead: Güntsch
WP8 Organisation & sustainability
Lead: Dr. Huber, MARUM
wöchentlich monatlich
Bei Bedarf Bei Bedarf
monatlich monatlich
… und bilateral
…und bilateral
bilateral
Workshop
Workshop
Workshop
Workshop
Workshop
14. Oktober 2014 CEDIS-Workshop, Berlin
SC - Steering Commitee monatlich /bei Bedarf
Reisewege der BGBM WP7 Mitarbeiter bis 10/2014
WP7 Statistik
Workshop
Von Dezember 2013 bis heute gab es
• 6 WP7 TelKos (seit Ende Januar)
mit 24 verschiedenen TeilnehmerInnen
• Gesamtdauer: 225 Minuten (ø 37,5)
In der gleichen Zeit:
• 12 „echte“ Treffen
Bremen (3), Leipzig (2), Jena (2),
Göttingen (2), München (2) & Berlin (1)
mit BGBM-Teilnahme
• ~ 12.400 km Reisekilometer (BGBM)
14. Oktober 2014 CEDIS-Workshop, Berlin 12
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Telefonkonferenzen im WP7 „Networking and Interoperability“
II. Telefonkonferenzen im WP7
Quelle: Dilbert.com
„Die Telefonkonferenz war ein Riesenerfolg!”
„3 von 15 Leuten waren verfügbar – davon hat nur einer vergessen sich einzuwählen.”
„Also war es eine Telefonkonferenz zwischen zwei Leuten?”
“…wäre es gewesen, wenn nicht beide den Stummschalt-Knopf gedrückt hätten…”
14. Oktober 2014 CEDIS-Workshop, Berlin
14 14. Oktober 2014 CEDIS-Workshop, Berlin
1 Woche vorher
• Offene ToDos der letzten Sitzung überprüfen
• Tagesordnung festlegen
• Verantwortlichkeiten klären
• Moderation
• Technik-Support
• Protokoll
• Beiträge zu Tagesordnungspunkten
• Andere Leute informieren, die Beiträge liefern sollen
TelKo Checkliste: Vorbereitung
15 14. Oktober 2014 CEDIS-Workshop, Berlin
1 Woche vorher
• Einladung verschicken (Mailingliste)
• Tagesordnung
• Link zu Mikrofontest (Adobe Connect Diagnosetest)
• Hinweis auf Testphase vor Beginn (15 Minuten)
• Bitte um Benutzung von Kopfhörern
1 Tag vorher/morgens
• Erinnerung verschicken
TelKo Checkliste: Vorbereitung
16 14. Oktober 2014 CEDIS-Workshop, Berlin
30 Minuten vorher
• Telefone und Handys stumm schalten
• „Bitte nicht stören!“-Schild aufhängen
• Konferenzraum einrichten
TelKo Checkliste: Vorbereitung
Benutzer: Phrontis Wikimedia Commons CC-BY-SA
17 14. Oktober 2014 CEDIS-Workshop, Berlin
Layout festlegen
Tagesordnung eintragen Chat löschen Redeliste löschen
TelKo Checkliste: Vorbereitung
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TelKo Checkliste: Durchführung
14. Oktober 2014 CEDIS-Workshop, Berlin
• Liste der Teilnehmer mitschreiben
• Protokoll schreiben
• Je nach TOP inhaltliche Beiträge oder Diskussionsbeiträge beisteuern
• Redeliste/Liste der offenen Fragen führen
• Chat/Teilnehmerliste im Auge behalten
• Nächsten Termin ankündigen/klären
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TelKo Checkliste: Nachbereitung
14. Oktober 2014 CEDIS-Workshop, Berlin
• Protokoll erstellen
• Erste Version im Team durchsprechen
• Zweite Version an Mailingliste mit Bitte um Ergänzungen/Korrekturen (3-4 Tage Frist)
• Finale Version fürs Wiki und Projektleitung
• ToDos abarbeiten
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Technische Hinweise
14. Oktober 2014 CEDIS-Workshop, Berlin
• Headsets, Headsets, Headsets
• Nur 1 Person pro Computer
• Mirko stumm schalten, wenn man nicht spricht
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III. „Besondere Situationen“
Telefonkonferenzen im WP7…
„aus dem Nähkästchen“
14. Oktober 2014 CEDIS-Workshop, Berlin
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III. „Besondere Situationen“
Akteure Technik / Akustik Protokoll & Chat
Geräusche
Monologe Rückkopplungen „Live-Protokoll“
H2O & co.
Zeitmanagement / Pausengestaltung
„Reintelefonieren“ & „Rausfliegen“
privater Chat Polizei-Alarm
„Spezielle“ Charaktere Redner wird nicht verstanden
allgemeiner Chat
Ja Hallo? – Ich bin gerade…
14. Oktober 2014 CEDIS-Workshop, Berlin
Funded by
Maren Gleisberg David Fichtmüller
[email protected] [email protected] @GFBio_Project
www.gfbio.org
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