Project Management Plan

MY QUALITY SOFTWARE

PROJECT MANAGEMENT PLAN

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN DAN SELEKSI PEGAWAI MENGGUNAKAN METODE MANAGEMENT

BY OBJECTIVE

Hastin Istiqomah N 08.41010.0148

Nur Aini Maya Sari 08.41010.0265

Lilia Puspasari 08.41010.0142

Qoirul Bariah 08.41010.0139

Ageng Yudha 08.41010.0261

COMPANY NAME

MY QUALITY SOFTWARE

SURABAYA

DATE

22/MARET/2011

My Quality Software

Table of ContentsINTRODUCTION.................................................................................................................................2PROJECT MANAGEMENT APPROACH................................................................................................2PROJECT SCOPE................................................................................................................................2MILESTONE LIST..............................................................................................................................2SCHEDULE BASELINE AND WORK BREAKDOWN STRUCTURE.........................................................3PROJECT CHANGE CONTROL PROCESS.............................................................................................3COMMUNICATIONS MANAGEMENT PLAN........................................................................................3COST MANAGEMENT PLAN..............................................................................................................3PROCUREMENT MANAGEMENT PLAN..............................................................................................4PROJECT SCOPE MANAGEMENT PLAN.............................................................................................4SCHEDULE MANAGEMENT PLAN......................................................................................................6QUALITY MANAGEMENT PLAN........................................................................................................6RISK MANAGEMENT PLAN...............................................................................................................6RISK REGISTER.................................................................................................................................8STAFFING MANAGEMENT PLAN.......................................................................................................8RESOURCE CALENDAR.....................................................................................................................9COST BASELINE................................................................................................................................9QUALITY BASELINE..........................................................................................................................9SPONSOR ACCEPTANCE....................................................................................................................9

1

My Quality Software

INTRODUCTIONProject Management Plan (PMP) ini adalah dokumen yang menjelaskan tentang semua proses perencanaan dari proyek rekayasa perangkat lunak dengan judul Rancang Bangun Sistem Informasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode Management By Objective. Project Management Plan (PMP) ini berfungsi untuk mendenifisikan, mempersiapkan, mengintegrasikan dan mengkoordinasikan semua rencana menjadi suatu proyek yang terintegrasi dan solid.

PROJECT MANAGEMENT APPROACHProyek Rancang Bangun Sistem Informasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode Management By Objective ini dibuat oleh Softwarehouse My Quality Software (MQS) dan sebelum di ajukan kepada pihak seponsor terlebih dahulu di setujui oleh Project Manager Hastin Istiqomah Ningtyas. Pihak seponsor pada proyek Rancang Bangun Sistem Informasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode Management By Objective ini adalah Yoppy Mirza Maulana, S.Kom. Proyek tersebut dibuat untuk memenuhi permintaan dari PT.LIA untuk bagian HRD.

PROJECT SCOPEProyek Rancang Bangun Sistem Informasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode Management By Objective akan mencakup analisis, desain, development, implementation, testing dan maintenance. Semua personil, perangkat keras, dan sumber daya perangkat lunak akan dikelola oleh tim proyek. Semua pendanaan proyek akan dikelola oleh manajer proyek sampai dengan dan termasuk jumlah yang dialokasikan dalam dokumen ini. Setiap dana tambahan memerlukan persetujuan dari sponsor proyek. Proyek ini akan memberikan suatu kesimpulan ketika laporan akhir disampaikan dalam waktu 14 hari setelah Sistem Informasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai ini diuji dan digunakan di seluruh organisasi, semua dokumentasi teknis secara lengkap dan didistribusikan kepada personil yang tepat.

MILESTONE LISTPada bagian ini akan dijelaskan mengenai jadwal pengerjaan proyek secara umum. Jadwal tersebut meliputi analis dan desain, programing, testing dan dokumentasi. Jadwal tersebut dapat dilihat pada tabel berikut:

Tabel MilestoneMilestone Description Date10 Hari Project Start 14/03/2011

17 hari Complete Solution Design 28/03/2011

5 Hari Acquire Hardware and Software 04/04/2011

21 Hari Complete Solution Simulation with New Hardware/Software 11/04/2011

7 Hari Complete Solution Simulation and Testing 10/05/2011

7 Hari Deploy Solution 20/05/2011

1 Hari Project Complete 31/05/2011

2

My Quality Software

SCHEDULE BASELINE AND WORK BREAKDOWN STRUCTUREProyek Rancang Bangun Sistem Informasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode Management By Objective ini diprediksi akan berlangsung selama tiga bulan yang dimulai dari bulan maret 2011 hingga mei 2011, dengan toleransi waktu hingga awal Juni 2011. Jumlah hari kerja selama seminggu adalah lima hari, yaitu mulai hari Senin hingga Jumat dengan masing-masing membutuhkan waktu sekitar tiga hingga empat jam per hari.

PROJECT CHANGE CONTROL PROCESSProyek Sistem Rancang Bangun Sistem Informasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode Management By Objective mengacu pada project manajement plan yang telah dibuat. Proyek tersebut dikontrol oleh Manager proyek. Point-point berikut ini harus dipenuhi setelat keberhasilan penyelesaian proyek Rancang Bangun Sistem Informasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode Management By Objective. Setiap perubahan dokumen maupun program ini harus disetujui oleh sponsor proyek.

COMMUNICATIONS MANAGEMENT PLANManager proyek akan mengambil peran proaktif dalam memastikan komunikasi yang efektif di proyek ini. Persyaratan komunikasi yang didokumentasikan dalam matrix komunikasi disajikan dalam dokumen ini. Matrik komunikasi akan digunakan untuk menampilkan informasi berkomunikasi, siapa yang melakukan komunikasi dan kepada siapa komunikasi dilakukan.Subyek pelaku komunikasi pada proyek Rancang Bangun Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode Management By Objective antaralain:

Tabel Subyek Pelaku Komunikasi

Peran NamaProject Sponsor Yoppy Mirza Maulana, S.KomProgram Manager Yoppy Mirza Maulana, S.KomKey Stakeholders PT. LIAChange Control Board Nur Aini Maya SariCustomer PT. LIAProject Manager Hastin Istiqomah NingtyasProject Team Nur Aini Maya Sari

Lilia PuspasariQoirul BariahAgeng Yudha

Steering Committee HRDTechnical Lead Lilia Puspasari

COST MANAGEMENT PLANTabel berikut berisi ringkasan anggaran berdasarkan komponen biaya yang direncanakan dan

perkiraan biaya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek Rancang Bangun Penerimaan dan

Seleksi Pegawai Menggunakan Metode Management By Objective.

3

My Quality Software

Tabel Cost Management

Budget

Project Component Component Cost

o Project Manager Rp 3.350.000

o System Analyst and Designer system Rp 1.080.000

o Programer Rp 780.000

o Tester Rp 420.000

o Dokumentator Rp 1.675.000

o ATK Rp 695.000

o Software and Licensing Rp 3000.000

Total Rp 11.000.000

PROCUREMENT MANAGEMENT PLANTabel berikut berisi rencana pengadaan barang berdasarkan komponen biaya yang direncanakan untuk menyelesaikan proyek Rancang Bangun Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode Management By Objective. Perencanaan pengadaan barang tersebut akan dikontrol oleh Manajer Proyek.

Tabel Procurement

Item/Service Justification Needed ByProject Manager Jasa memanajemen proyek selama proyek

berlangsung14/Maret/2011

Sampai31/Mei/2011

System Analyst and Designer system

Jasa analisa sistem serta desainya selama proyek berlangsung

14/Maret/2011Sampai

31/Mei/2011Programer Jasa pembuatan program selamaproyek

berlangsung14/Maret/2011

Sampai31/Mei/2011

Tester Jasa testing program selama proyek berlangsung 14/Maret/2011Sampai

31/Mei/2011

Dokumentator Jasa dokumentasi selama proyek berlangsung 14/Maret/2011Sampai

31/Mei/2011

Licency SQL Server 2005

Dibutuhkan untuk licency program pada custumer 14/Maret/2011Sampai

31/Mei/2011

4

My Quality Software

Item/Service Justification Needed ByLicency Windows XP

Dibutuhkan untuk licency program pada custumer 14/Maret/2011Sampai

31/Mei/2011ATK Dibutuhkan untuk mengerjakan dokumentasi 14/Maret/2011

Sampai31/Mei/2011

PROJECT SCOPE MANAGEMENT PLANScope dari project manajemen plan tersebut dapat dilihat pada Work Breakdown Structure (WBS) berikut ini:

5

My Quality Software

SCHEDULE MANAGEMENT PLANPada table berikut akan dijelaskan schedule dari pengerjaan proyek Rancang Bangun Sistem Informasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode Management By Objective.

QUALITY MANAGEMENT PLANKualitas dari setiap software diperlihatkan dari setiap laporan-laporan yang ada serta pada bagian akhir (feedback dan revisi), bila dirasa kualitas software masih kurang masih dapat dilakukan perbaikan pada software yang ada. Untuk mencapai kualitas maksimal maka perlu dipatuhi dan dilaksanakan proses berikut ini:

1. Melakukan analisa bisnis2. Melakukan analisa permasalahan3. Melakukan desain sistem4. Melakukan pembuatan program5. Melakukan testing6. Dan memuat dokumentasi pada setiap sesion7. Untuk menghasilkan kualitas software yang baik langkah-langkah diatas perlu

dikomunikasikan dan selalu di kontrol.

RISK MANAGEMENT PLANPada bagian ini akan dijelaskan beberapa resiko serta rencana penanganannya pada proyek Rancang Bangun Sistem Informasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode Management By Objective.Resiko yang mungkin terjadi dapat di lihat pada tabel berikut ini:

6

My Quality Software

Tabel Resiko

Resiko Teknik mengurangi resikoKegagalan pada personil Memperkerjakan staf yang handal

Job matching Membangun tim Mengadakan pelatihan dan peningkatan karir Membuat jadwal lebih awal bagi personil utama

Estimasi biaya dan waktu yang tidak realistis

Membuat beberapa estimasi Desain untuk biaya Meningkatkan pengembangan Merekam dan menganalisa proyek sebelumnya Standarisasi metode

Mengembangkan fungsi software yang salah

Evaluasi proyek ditingkatkan Buat metode spesifikasi yang formal Survey pengguna Buat prototype Buat user manual lebih awal

Mengembangkan antarmuka pengguna yang salah

Membuat prototype Analisis tugas Keterlibatan pengguna

Gold plating Mengurangi kebutuhan Membuat prototype Analisis biaya manfaat Desain biaya

Terlambat untuk mengubah kebutuhan

Mengubah prosedur kendali Membatasi perubahan yang terlalu banyak Meningkatkan prototype Meningkatkan pengembangan (akibat perubahan)

Kegagalan pada komponen yang disuplai pihak eksternal

Melakukan benchmarking Inspeksi Spesifikasi formal Kontrak perjanjian Prosedur dan sertifikasi jaminan kualitas

Kegagalan menjalankan tugas eksternal

Prosedur jaminan kualitas Desain / prototype yang kompetitif Membangun tim Kontrak insentif

Kegagalan kinerja real-time

Simulasi Benchmarking Prototipe Tuning Analisis teknis

Pengembangnya terlalu sulit secara teknis

Analisa teknis Analisis biaya manfaat Prototipe Melatih dan mengembangkan staf

7

My Quality Software

RISK REGISTERRegister resiko merupakan daftar resiko yang dihadapi perusahaan setelah melalui proses identifikasi. Register resiko ini bermaksud untuk mengelompokkan akibat resiko-resiko yang kemungkinan terjadi.

Tabel ResikoResiko Dampak Biaya Waktu Kualitas

1.Kegagalan pada personil

Sangat rendah

Dana mencukupi

Agak menyimpang dari target

Kualitas agak berkurang namun masih dapat digunakan

1.Estimasi biaya dan waktu yang tidak realistis

Rendah Membutuhkan dana tambahan

Agak menyimpang dari target

Gagal untuk memenuhi janji pada stakeholder

1.Gold plating2.Terlambat untuk

mengubah kebutuhan

Sedang Membutuhkan dana tambahan

Penundaan berdampak terhadap stakeholder

Beberapa fungsi tidak dapat dimanfaatkan

1.Mengembangkan antarmuka pengguna yang salah

2.Kegagalan pada komponen yang disuplai pihak eksternal

3.Kegagalan kinerja real-time

Tinggi Membutuhkan dana tambahan yang signifikan

Gagal memenuhi deadline

Gagal untuk memenuhi kebutuhan banyak stakeholder

1.Mengembangkan fungsi software yang salah

2.Kegagalan menjalankan tugas eksternal

3.Pengembangnya terlalu sulit secara teknis

Sangat tinggi

Membutuhkan dana tambahan yang substansial

Penundaan merusak proyek

Proyek tidak efektif dan tidak berguna

STAFFING MANAGEMENT PLANTim Proyek merupakan staff yang merencanakan pengelolaan sumber daya proyek. Tim proyek tersebut adalah:

Tabel StaffingTim Proyek Job

Hastin Istiqomah Manajer ProyekAini Analis dan desain sistemAgeng ProgramerChoirul TesterLilia Dokumentasi

8

My Quality Software

RESOURCE CALENDARPerencanaan terhadap waktu sangat penting dalam sebuah proyek. Waktu tersebut dapat dirinci dalam tangga-tanggal agar terlihat deadline yang jelas. Dengan deadline yang jelas maka tim proyek mampu mempunyai acuan agar tepat waktu dalam mengerjakan proyek teresebut. Ketepatan waktu pengerjaan proyek juga merupakan salah satu keberhasilan proyek. Waktu proyek dapat terlihat jelas pada milestone list..COST BASELINEBiaya yang telah ditentukan pada proyek ini telah disesuaikan dengan hasil dan kualitas softaware yang telah dihasilkan.

QUALITY BASELINEkualitas telah diukur dari ketepatan waktu dan keteapatan fungsi software sesuai kebutuhan. Kualitas software sebanding dengan biaya yang telah di setujui oleh pihak sponsor.

SPONSOR ACCEPTANCE

Approved by the Project Sponsor:

Yoppy Mirza Maulana, S.Kom Date: 22 Maret 2011

Proyek : Rancang Bangun Sistem Informasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode Management By Objective

9