GESTIÓN DOCUMENTAL 1 Historia - Producción Documental 2 Organización de los Documentos 3 Distribución de Documentos 4 Recepción de Documentos 5 Formación de Archivos según el ciclo vital de los documentos 13 Tablas de Retención Documental 14 Pasos a seguir en un Programa de Gestión Documental 14 Sistema de Ordenación 15 Numéricos 16 Alfabéticos 17 Mixtos 18 Planilla de Registro y Radicación de Documentos Oficiales PROGRAMA Ing. MAURICIO GÓMEZ B. [email protected]el ciclo vital de los documentos 6 Archivo de Gestión 7 Archivo Central 8 Archivo Histórico 9 Trámite de Documentos 10 Conservación de los Documentos 11 Consulta de Documentos 12 Disposición Final de los Documentos de Documentos Oficiales 19 Planillas de Documentos Informativos 20 Planillas de Documentos Internos 21 Planillas para Distribución de Correspondencia externa recibidas 22 Foliación 23 Unidades de Correspondencia como parte Integral de un programa de Gestión Documental
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GESTIÓN DOCUMENTAL
1 Historia - Producción Documental2 Organización de los Documentos3 Distribución de Documentos4 Recepción de Documentos5 Formación de Archivos según el ciclo vital de los documentos
13 Tablas de Retención Documental14 Pasos a seguir en un Programa de Gestión Documental14 Sistema de Ordenación15 Numéricos16 Alfabéticos17 Mixtos18 Planilla de Registro y Radicación de Documentos Oficiales
el ciclo vital de los documentos6 Archivo de Gestión7 Archivo Central8 Archivo Histórico9 Trámite de Documentos10 Conservación de los Documentos11 Consulta de Documentos12 Disposición Final de los Documentos
de Documentos Oficiales19 Planillas de Documentos Informativos20 Planillas de Documentos Internos21 Planillas para Distribución de Correspondencia externa recibidas22 Foliación23 Unidades de Correspondencia como parte Integral de un programa de Gestión Documental
GESTIÓN DOCUMENTAL
TRÁMITE DOCUMENTALEs la identificación del curso que siguen los documentos desde su producción o recepción hasta el cumplimiento del trámite por
el cual fueron creados o recibidos.Desarrollo
En este proceso se identifican los diversos trámites de acuerdo con la competencia de cada dependencia y las funciones
3. Grupo 2 debe crear los procedimientos para entrega de Documentos a la Fiscalía
4. Grupo 3 debe crear los procedimientos para entrega de información a otroscentros de Gestión Documental
5. En cada ejercicio se deben contemplar los mecanismos de solicitud y autorizaciónpara la entrega de información. Así mismo se deben determinar las formas en lascuales se puede entregar la información .
Además de los Además de los archivos en papel archivos en papel existen los Archivos existen los Archivos audiovisuales, audiovisuales, fotográficos, fílmicos, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y informáticos, orales y sonoros.sonoros.
cuales se cuales se contiene contiene
información, información, según los según los
materiales materiales empleados.empleados.
GESTIÓN DOCUMENTAL
PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS
PROCEDENCIA
Los principios que rigen la organización de Los principios que rigen la organización de los fondos documentales:los fondos documentales:
ES NECESARIO QUE EL ESTUDIO Y AVAL DE LAS ES NECESARIO QUE EL ESTUDIO Y AVAL DE LAS ES NECESARIO QUE EL ESTUDIO Y AVAL DE LAS ES NECESARIO QUE EL ESTUDIO Y AVAL DE LAS TVD SEA REAIZADO POR TVD SEA REAIZADO POR TVD SEA REAIZADO POR TVD SEA REAIZADO POR
EL COMITÉ DE ARCHIVOEL COMITÉ DE ARCHIVOEL COMITÉ DE ARCHIVOEL COMITÉ DE ARCHIVO
Conjunto de medidas preventivas y correctivas, desarrolladas para garantizar laintegridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido(AGN)
Desarrollo-Identificación de las condiciones ambientales necesarias para las instalacionesdedicadas a los archivos.-Evaluación de sistemas de almacenamiento y proyección de espacios.-Establecimiento de actividades de prevención (primeros auxilios) para losdocumentos.-Creación de normas de migración de información para información en soportesmagnéticos.
El Decreto No. 039 de Octubre 31 de 2002, regula el El Decreto No. 039 de Octubre 31 de 2002, regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de procedimiento para la elaboración y aplicación de Tablas de Retención y Transferencia Documental.Tablas de Retención y Transferencia Documental.