Professionel Mødefacilitering - Jesper Wille

Jesper W. of Copenhagen // Jesper Wille

MØDER?får du nok ud af dine

“Well, I know we didn’t accomplish anything but that’s what meetings are for…”

MØDEFACILITERING - EN VEJ TIL BEDRE MØDER- en pamflet af Jesper Wille

Jesper Wille er specialist i adfærd, oplevelse og interaktion - bl.a. for virksomheder som:

MØDER

RESULTATER

Er du i en gennemsnitlig dansk virksomhed, bruger du formentlig 3-4 timer på møder i denne uge. Er du leder, bruger du endnu mere; en undersøgelse af ameri-kanske forhold fandt, at ledere deltager i mere end 60 møder pr. måned.

Meget af denne tid er dårligt brugt. De fleste kender følelsen af møder, hvor ingen opnår noget og intet bliver udrettet - denne subjektive oplevelse er selvfølgelig væsentlig, fordi den er med til yderligere at forringe mødekvaliteten, men den er heller ikke forkert.

Så meget som en fjerdedel af al mødetid bruges på ting, der ikke er relevante for mødet - og dét er oven i spørgsmålet om, hvorvidt mødet selv er relevant for virksomheden.

Møder er en absolut nødvendighed for det værdiskabende samarbejde mellem mennesker - men et forkert møde er som at levere et forkert produkt til en kunde: Spild af tid og penge.

Er du i en gennemsnitlig dansk virksomhed, bruger du formentlig 3-4 timer på møder i denne uge. Er du leder, bruger du endnu mere; en undersøgelse af ameri-kanske forhold fandt, at ledere deltager i mere end 60 møder pr. måned.

Meget af denne tid er dårligt brugt. De fleste kender følelsen af møder, hvor ingen opnår noget og intet bliver udrettet - denne subjektive oplevelse er selvfølgelig væsentlig, fordi den er med til yderligere at forringe mødekvaliteten, men den er heller ikke forkert.

Så meget som en fjerdedel af al mødetid bruges på ting, der ikke er relevante for mødet - og dét er oven i spørgsmålet om, hvorvidt mødet selv er relevant for virksomheden.

Møder er en absolut nødvendighed for det værdiskabende samarbejde mellem mennesker - men et forkert møde er som at levere et forkert produkt til en kunde: Spild af tid og penge.

møder er ikke gratis - og ifølge en række undersøgelser er en stordel af pengene spildt p.g.a. dårlig mødekvalitet.

Et af de allermest udbredte problemer ved mødeafholdelse er et manglende eller upræcist “call to action” (CTA), d.v.s. succes-kriterium for mødetEt af de allermest udbredte problemer ved mødeafholdelse er et manglende eller upræcist “call to action” (CTA), d.v.s. succes-kriterium for mødet

pris: - op til 100% spild af tid og penge. Tager samtidig tid & opmærksomhed fra nødvendige og relevante aktiviteter

Er der udformet et CTA/succeskriterium, er det ofte upræcist kommunikeret - særligt under selve mødet; det stod på indkaldelsen, men forsvinder i afholdelsen.

Er der udformet et CTA/succeskriterium, er det ofte upræcist kommunikeret - særligt under selve mødet; det stod på indkaldelsen, men forsvinder i afholdelsen.

pris: samme som ovenfor, plus forvirring om virksomhedens mål, aktiviteter og strategier

Uproduktiv/ukonstruktiv mødedynamik - der “trækkes ikke på samme hammel”, konkurreres om kontrol og/eller om at få ret, få sin vilje m.m.Uproduktiv/ukonstruktiv mødedynamik - der “trækkes ikke på samme hammel”, konkurreres om kontrol og/eller om at få ret, få sin vilje m.m.

pris: - al viden kommer ikke på bordet, de mest højrøstede får ret, eventuelle konflikter & brudflader i virksomheden cementeres

Utilstrækkelig dagsorden - typisk for mange punkter (der, som nævnt ovenfor, mangler kriterier for succesfuld behandling), usammenhængende, uklar, ikke egnet som drejebog for et produktivt møde

Utilstrækkelig dagsorden - typisk for mange punkter (der, som nævnt ovenfor, mangler kriterier for succesfuld behandling), usammenhængende, uklar, ikke egnet som drejebog for et produktivt møde

pris: - man når ikke at komme alt igennem og ender med en “fortsættes på næste møde”-situation - eller punkter, typisk selvfølgelig de sidste, hastes igennem og får utilstrækkelig opmærksomhed & behandling

VELKENDTE MØDE-PROBLEMATIKKER- og deres omkostninger

en yderligere omkostning ved disse er, at de kan medføre en “så er den klaret!”-attitude uden hold i virkeligheden - hvilket igen kan føre til, at emnet ikke adresseres mere, selvom det ikke er blevet bearbejdet i tilstrækkelig grad

lytte-fasenlytte-fasen

T=0 T=I

produktivitets-fasenproduktivitets-fasen

leverings-fasenleverings-fasen

observationåbenhednysgerrighed

historier

temaer

muligheder

løsninger

prototyper

specifikt

generelt

dømmendekritisk

Jesper Wille - efter IDEO, “Human Centered Design toolkit”

!

Med udgangspunkt i principper fra “Design Thinking” har Jesper W. of Copen-hagen kortlagt det konstruktive mødeforløb. Grafisk præsenteret ser det således ud:

Med udgangspunkt i principper fra “Design Thinking” har Jesper W. of Copen-hagen kortlagt det konstruktive mødeforløb. Grafisk præsenteret ser det således ud:

I det følgende vil vi se på, hvad alt dette betyder.I det følgende vil vi se på, hvad alt dette betyder.

Utilstrækkelig eller manglende opsamling & konklusion - mødet “slutter bare når tiden er gået”Utilstrækkelig eller manglende opsamling & konklusion - mødet “slutter bare når tiden er gået”

pris: - evt. fremskridt tabes på gulvet, uklarhed over hvem der har ejerskab/ansvar over hvad, over hvad der videre skal ske osv.

MED MERE…

“DET GODE MØDE”-forløbet

PROFESSIONELMØDEFACILITERING

OG NU LØSNINGEN - KUREN - SVARET PÅ PROBLEMET:

lytte-fasen

lytte-fasen

T=0 T=I

produktivitets-fasen


leverings-fasen

leverings-fasen


historier

temaer

muligheder

løsninger

prototyper

specifikt

generelt

dømmendekritisk


!

Den gængse opfattelse af, hvad der sker som det første på et møde - eller under et specifikt mødepunkt, hvis disse er distinkt adskilte fra hinanden - er, at man fremlægger sin egen position.

Vi har døbt denne fase Lyttefasen, fordi der er god grund til at minde sig selv om, at man også er der for at anerkende de andre deltageres positioner. Hele formålet med at holde møder er sam-skabelse (eller co-creation, med et moderne udtryk), og det forudsætter videns- og informationsdeling.

Den gængse opfattelse af, hvad der sker som det første på et møde - eller under et specifikt mødepunkt, hvis disse er distinkt adskilte fra hinanden - er, at man fremlægger sin egen position.

Vi har døbt denne fase Lyttefasen, fordi der er god grund til at minde sig selv om, at man også er der for at anerkende de andre deltageres positioner. Hele formålet med at holde møder er sam-skabelse (eller co-creation, med et moderne udtryk), og det forudsætter videns- og informationsdeling.

Fasen er defineret ved åbenhed, nysgerrighed og observation - rettet mod det, alle deltagere bringer til bordet.Fasen er defineret ved åbenhed, nysgerrighed og observation - rettet mod det, alle deltagere bringer til bordet.

“LYTTE”-fasen

lytte-fasen

lytte-fasen

T=0 T=I



leverings-fasen

leverings-fasen


historier

temaer

muligheder

løsninger

prototyper

specifikt

generelt

dømmendekritisk


!

Det næste der skal ske er, at deltagerne behandler den fælles mængde af infor-mation, ressourcer m.m., der blev fremlagt i lyttefasen, med henblik på at producere et udkomme.

I dette moment bevæger man sig fra det specifikke i retning af det generelle, med henblik på at finde temaer og narrativer i emnematerialet - at “folde det ud” og se efter dets potentiale.

Det næste der skal ske er, at deltagerne behandler den fælles mængde af infor-mation, ressourcer m.m., der blev fremlagt i lyttefasen, med henblik på at producere et udkomme.

I dette moment bevæger man sig fra det specifikke i retning af det generelle, med henblik på at finde temaer og narrativer i emnematerialet - at “folde det ud” og se efter dets potentiale.

Behandlingen ledes derefter gradvis i retning af at identificere og formulere muligheder og løsninger, idet man igen bevæger sig tilbage mod det specifikke.

Behandlingen ledes derefter gradvis i retning af at identificere og formulere muligheder og løsninger, idet man igen bevæger sig tilbage mod det specifikke.

Denne fase går ud på at bidrage og tage imod bidrag, være positiv, konstruktiv og ærlig.Denne fase går ud på at bidrage og tage imod bidrag, være positiv, konstruktiv og ærlig.

“PRODUKTIVITETS”-fasen

lytte-fasen

lytte-fasen

T=0 T=I



leverings-fasen

leverings-fasen


historier

temaer

muligheder

løsninger

prototyper

specifikt

generelt

dømmendekritisk


!

Kan også kaldes “afleverings”-fasen - muligheder gøres konkrete og eksekvér-bare, forløbet opsamles og der gøres rede for, hvordan man har bevæget sig gennem mødets drejebog, der defineres “action items”, og deltagernes CTA’er gøres explicitte. Det vil sige: - møderesultatet afleveres fra selve mødesituationen til deltagerne, så de kan tage det med videre og agere på det.

Disse “action items”, der tages med fra mødet, kalder vi prototyper, fordi de opfyl-

Kan også kaldes “afleverings”-fasen - muligheder gøres konkrete og eksekvér-bare, forløbet opsamles og der gøres rede for, hvordan man har bevæget sig gennem mødets drejebog, der defineres “action items”, og deltagernes CTA’er gøres explicitte. Det vil sige: - møderesultatet afleveres fra selve mødesituationen til deltagerne, så de kan tage det med videre og agere på det.

Disse “action items”, der tages med fra mødet, kalder vi prototyper, fordi de opfyl-der den samme funktion som proto-typer gør i produktionssammenhæng: De repræsenterer den grundlæggende intention, og er specifikt beregnet på at forbedre og indsamle data fra.

der den samme funktion som proto-typer gør i produktionssammenhæng: De repræsenterer den grundlæggende intention, og er specifikt beregnet på at forbedre og indsamle data fra.

Nøglebegreberne for denne fase er målrettethed, konstruktivitet (videreført fra den foregående fase) og prioritering. Nøglebegreberne for denne fase er målrettethed, konstruktivitet (videreført fra den foregående fase) og prioritering.

“LEVERINGS”-fasen

punkt #1punkt #1 punkt #2punkt #2 punkt #3punkt #3


! Hvor overgangen mellem lytte- og produktionsfasen kan være glidende, og det, der foregår i disse faser, i mange tilfælde kan guides forholdsvis “blødt”, så er overgangen til leveringsfasen anderledes “hård”.

Det er ofte i denne overgang, det går galt - den tidligere nævnte problemstilling, hvor mødet bare pludselig slutter, fordi tiden er gået, er et typisk eksempel på, at man ikke er gået ind i denne fase i tide (eller overhovedet).

Hvor overgangen mellem lytte- og produktionsfasen kan være glidende, og det, der foregår i disse faser, i mange tilfælde kan guides forholdsvis “blødt”, så er overgangen til leveringsfasen anderledes “hård”.

Det er ofte i denne overgang, det går galt - den tidligere nævnte problemstilling, hvor mødet bare pludselig slutter, fordi tiden er gået, er et typisk eksempel på, at man ikke er gået ind i denne fase i tide (eller overhovedet).

Den netop gennemgåede figur beskriver dynamikken i løbet af et møde om ét bestemt emne. Som sagt er det vigtigt ikke at have for mange emner for et møde, men man vil komme ud for at holde møder, hvorunder man behandler flere punkter, der er adskilt fra hinanden.

I den situation bruger man modellen pr. punkt på programmet, således:

Den netop gennemgåede figur beskriver dynamikken i løbet af et møde om ét bestemt emne. Som sagt er det vigtigt ikke at have for mange emner for et møde, men man vil komme ud for at holde møder, hvorunder man behandler flere punkter, der er adskilt fra hinanden.

I den situation bruger man modellen pr. punkt på programmet, således:

På samme måde kan modellens princip tilpasses og bruges på andre forløbs-typer - f.eks. på et heldagsevent, eller endda en konference, der strækker sig over flere dage.

Det vigtige er at gøre sig klart, hvad man ønsker at få ud af et givent event eller møde, og tilrettelægge det, så man får mest ud af den beskrevne dynamik.

På samme måde kan modellens princip tilpasses og bruges på andre forløbs-typer - f.eks. på et heldagsevent, eller endda en konference, der strækker sig over flere dage.

Det vigtige er at gøre sig klart, hvad man ønsker at få ud af et givent event eller møde, og tilrettelægge det, så man får mest ud af den beskrevne dynamik.

DEN VIGTIGE FASEOVERGANG

TILPASSET BRUG

Mødefacilitator og deltagere er alle interessenter i mødet, men deres interesse er forskellige, og det er styrken ved brugen af en facilitator. Denne grafik illustrerer forholdet:

Mødefacilitator og deltagere er alle interessenter i mødet, men deres interesse er forskellige, og det er styrken ved brugen af en facilitator. Denne grafik illustrerer forholdet:

Princippet er som sagt baseret på Design Thinking, bl.a. den såkaldte “HCD-model” - for “Hear, Create, Design” (og samtidig forkortelsen for human-centered design). HCD-modellen bruges at det internationale bureau IDEO til at udvikle humanitære og kommercielle produkter verden over.

Princippet er som sagt baseret på Design Thinking, bl.a. den såkaldte “HCD-model” - for “Hear, Create, Design” (og samtidig forkortelsen for human-centered design). HCD-modellen bruges at det internationale bureau IDEO til at udvikle humanitære og kommercielle produkter verden over.

MØDEROLLERNE

LIDT BAGGRUND

interesse: mødets forløb &

effektivitet

interesse: mødets forløb &

effektivitet

møde-facilitatormøde-facilitator

interesse: mødets indhold & resultat

interesse: mødets indhold & resultat

mødeleder/ejermødeleder/ejer

deltageredeltagere

MØDE?klar til at prøve et godt

2329 [email protected]

I så fald kræves der ingen særforanstaltninger - det er blot at ringe eller skrive en email, og bruge Jesper W. of Copenhagen på dit næste møde.

Ydelsen “mødefacilitering” omfatter forberedelse - dagsorden fremsendes, og vi giver feedback/sparring på den - selve mødet, samt en kort evaluering af forløbet.

I så fald kræves der ingen særforanstaltninger - det er blot at ringe eller skrive en email, og bruge Jesper W. of Copenhagen på dit næste møde.

Ydelsen “mødefacilitering” omfatter forberedelse - dagsorden fremsendes, og vi giver feedback/sparring på den - selve mødet, samt en kort evaluering af forløbet.

Vi underviser ligeledes i mødefacilitering, så du kan klæde dit eget personale på til at opfylde rollen på tværs i virksomheden - kontakt os for information.Vi underviser ligeledes i mødefacilitering, så du kan klæde dit eget personale på til at opfylde rollen på tværs i virksomheden - kontakt os for information.

“Er det nu også værd at bruge penge på?”

Ja - tid er penge, og møder er ikke gratis. Vidste du, at en gennemsnitlig dansk virksomhed bruger ca. 1 million kr. om

året pr. 10 medarbejdere på mødeaktiviteter?

MØDEFACILITERING - EN VEJ TIL BEDRE MØDER- en pamflet af Jesper Wille

“A meeting is a situation in which minutes are kept -

and hours are lost.”

- danske medarbejdere, der har jævnlig mødedeltagelse på deres job, udtrykker at de oplever næsten halvdelen af dem som spild af tid

- undersøgelser viser, at tid brugt på møder er stigende

- det samme er oplevelsen af tidsspilde, manglende udbytte m.m.

- ca. en trediedel af tiden brugt på møder kan som regel bruges på noget bedre

Professionel Mødefacilitering - Jesper Wille

Documents