BAB III
PAGE 13
PEMECAHAN MASALAH DENGAN MENGGUNAKAN PENDEKATAN SISTEM
Kasus
Seorang Direktur selama ini dalam menjalankan tugasnya hanya
berdasarkan laporan dari masing-masing kepala bagian, atau dalam
melaksanakan tugasnya selalu mempercayakan sepenuhnya pelaksanaan
tugas pada masing-masing kepada kepala bagiannya. Berdasarkan
laporan semua pelaksanaan tugas-tugas setiap bagian cukup baik,
namun berrdasarkan pengamatannya ada beberapa fenomena yang terjadi
antara lain: suasana kerja kurang kondusif, kerjasama antar bagian
kurang harmonis, serta persaingan kerja individu cukup tinggi. Hal
ini kedepan bisa menjadi bumerang dalam peningkatan kinerja
pegawai, dengan menurunnya kinerja pegawai maka produktivitas kerja
menurun, dengan menurunnya produktivitas kerja otomatis kinerja
perusahaan juga akan menurun pula.
Hal ini menjadi pemikiran Direktur untuk perbaikan kedepan,
untuk itu mohon bantuan saudara menyelesaikan kasus ini dengan
metode problem solving dengan pendekatan teori yang ada.Metode
Berdasarkan Ilmu Pengetahuan (scientific method)
Pendekatan sistem merupakan suatu sistem yang sepenuhnya
berlandaskan kepada metodologi pemecahan masalah (problem solving)
yang lebih dikenal dengan metodologi berdasarkan ilmu pengetahuan
(scientific method) metode ini sudah cukup lama digunakan oleh para
ilmuwan dan pelajar untuk menganalisa bentuk fenomena yang ada.
Metode ini diperkenalkan oleh Aristole sejak zaman yunani kuno
selain itu juga oleh seorang filosof yang bernama sir Francis Bacon
dan baru baru ini oleh John Dewer pada awal tahun 1900.
Berikut ini merupakan langkah-langkah dari penerapan metode
berdasarkan ilmu pengetahuan (scientific method) :
1. Mengenal fenomena yang terjadi
2. Memformulasikan hipotesa suatu kasus yang ada dan dampaknya
terhadap fenomena tersebut.
3. Melakukan tes melalui percobaan
4. Evaluasi hasil percobaan
5. Menarik kesimpulan dari hipotesa
Pendekatan sistem (sistem approach)
Pendekatan sistem merupakan hasil modifikasi dari metode
berdasarkan ilmu pengetahuan (scientific method). Hal ini
menekankan akan proses sistematis terhadap pemecahan masalah. Suatu
masalah dan peluang akan ditampilkan kedalam kontek sistem.
Mempelajari suatu masalah dan memformulasikan suatu solusi
merupakan suatu aktivitas pengaturan sistem yang saling berhubungan
seperti:
1. Mendefinisikan suatu masalah atau peluang kedalam kontek
sistem
2. Mengumpulkan dan menjabarkan data yang diperoleh dari suatu
permasalahan atau peluang.
3. Mengidentifikasi solusi alternatif
4. Mengevaluasi setiap solusi alternatif
5. Memilih solusi yang terbaik
6. Mengimplementasikan solusi terpilih
7. mengevaluasi hasil pengimplementasian solusi yang
berhasil
MEMAHAMI MASALAH
ATAU PELUANG
MEMBANGUN SOLUSI
MENERAPKAN SOLUSI
Gambar 1. Pendekatan sistem pada pemecahan masalah.
Masing-masing langkah dari pendekatan sistem mengandung beberapa
aktifitas yang dapat dikelompokan menjadi tiga langkah besar dari
sebuah penyelesaian masalah
Keterangan gambar :
1. Memisahkan antara masalah atau peluang dengan gejalanya.
Mengidentifikasi sistem pada organisasi dan lingkungan serrta
hubungannya. Menentukan komponen-komponennya, tujuannya, standar,
dan batasan dari sistem yang tepat.
2.Menggunakan metode seperti wawancara, daftar pertanyaan,
pengamatan pribadi, pemeriksaan dokumen, dan permodelan untuk
mendapatkan data yang berhubungan dengan masalah atau peluang.
3. Mengajukan berbagai solusi alternatif berdasarkan pada
pengalaman, nasehat, insting, kreativitas, simulasi, dan
lain-lain.
4.Mengevaluasi solusi alternatif menggunakan kriteria yang
menunjukan keuntungan dan kerugiannya.
5. Memilih solusi alternatif yang terbaik yang memenuhi kriteria
evaluasi.
6. Menerapkan solusi terpilih berdasarkan pada rencana
penerapan.
7. menawasi dan mengevaluasi seberapa baik solusi yang
diterapkan memenuhi tujuan sistem.
Hal yang penting untuk disadari tentang pendekatan sistem adalah
bahwa langkah-langkahnya dapat saling melengkapi satu sama lain.
Aktifitas yang dibutuhkan untuk penyelesaian masalah dapat
digunakan pada lebih dari satu tahapan proses. Penyelesaian
aktifitas pada satu tahapan dapat memperluas kinerja yang lainnya.
Kadang-kadang kita dapat mengulang kembali ke tahapan sebelumnya
untuk mencoba kembali. Jadi, aktifitas dan tahapan pada pendekatan
sistem adalah dikelompokan secara khusus menjadi sejumlah kecil
langkah dari penyelesaian masalah . Gbr.1 mengambarkan bahwa
masing-masing dari tujuh tahapan dari pendekatan sistem mengandung
beberapa aktifitas. Bagaimanapun juga, tahapan tersebut dapat
dikelompokan menjadi tiga langkah besar dari penyelesaian masalah.
(1) Memahami masalah atau peluang, (2) Membangun solusi, (3)
Menerapkan solusi.
Memahami Masalah Atau Peluang
Anda tidak dapat memecahkan suatu masalah atau peluang yang ada
jika tidak dapat memahaminya. Itulah sebabnya tahap pertama dari
pendekatan sistem sangat diperlukan. Selain itu anda juga harus
dapat menganalisa situasi secara cermat dan mengumpulkan data untuk
membantu memahaminya. Anda juga harus memisahkan masalah dari
gejala, penetapan tujuan dan batasan serta yang terpenting adalah
memandang masalah atau peluang tersebut sebagai konteks sistem.
Pendefinisian Masalah dan Peluang
Masalah dan peluang harus diidentifikasi ketika menggunakan
pendekatan sistem. Gejala harus dipisahkan dari masalah. Gejala
adalah tanda-tanda yang didasari atau disebabkan oleh suau sebab
atau masalah. Sebagai contoh fakta bahwa penurunan penjualan adalah
sebuah gejala, bukanlah sebuah masalah. Masalah dapat didefinisikan
sebagai kondisi dasar yang menyebabkan hasil yang tidak diinginkan.
Peluang adalah kondisi dasar yang menggambarkan potensi untuk hasil
yang diinginkan.
Memperoleh Data dan Informasi
Untuk dapat memahami masalah atau peluang yang ada, diharuskan
memperoleh data dan informasi tentang hal tersebut. Ada beberapa
cara yang dapat dilakukan. Pada situasi bisnis, hal tersebut akan
melibatkan satu atau lebih hal-hal berikut ini :
Wawancara dengan pekerja, pelanggan dan manajer
Daftar pertanyaan untuk orang yang tepat pada organisasi
Pengamatan pribadi terhadap operasi bisnis dan sistem
Pemeriksaan dokumen, laporan, buku prosedur, dan dokumen
lainnya
Memeriksa perhitungan dan laporan manajemen untuk mengumpulkan
statistik operasi, data biaya, dan hasil kinerja
Membangun, manipulasi dan pengamatan terhadap model dari operasi
bisnis atau sistem yang direkayasa berdasarkan masalah atau peluang
yang ada.
Pengidentifikasian Sistem Pada Organisasi dan Lingkungan
Salah satu aspek terpenting dari pendekatan sistem adalah
memandang masalah atau peluang pada konteks sistem. Ketika anda
menggunakan konteks sistem, anda mencoba untuk menemukan sistem,
subsistem, dan komponen sistem pada situasi yang sedang dipelajari.
Hal ini untuk memastikan bahwa faktor penting dan hubungan yang ada
dipertimbangkan. Hal ini juga dikenal sebagai memiliki pandangan
sistem dari suatu situasi. Jadi, untuk memahami suatu masalah
diharuskan untuk memahami sistem organisasi dan sitem lingkungan
tempat dimana masalah atau peluang itu muncul.
Bisnis Sebagai Sebuah Sistem Organisasi
Bisnis dihadapkan pada masalah peluang yang seharusnya dipandang
sebagai suatu sistem organisasi yang beroperasi pada lingkungan
bisnis. Konsep sebuah bisnis sebagai sebuah sistem membantu untuk
mengisolasi dan memahami lebih baik bagaimana suatu masalah atau
peluang dapat berhubungan dengan komponen sistem suatu bisnis.
Sistem Lingkungan
Sebuah bisnis adalah subsistem dari lingkungan dan dikelilingi
oleh sistem lain dari lingkungan bisnis. Sebuah bisnis berusaha
untuk mempertahankan korelasi yang baik dengan bidang ekonomi,
politik, dan penanaman modal secara umum dalam lingkungannya.
Sistem informasi startegis membantu sebuah bisnis membentuk
hubungan strategis yang membuat kedekatan dengan para penanam modal
dalam lingkungannya. Untuk itu para penanam modal yang berinteraksi
dengan sebuah bisnis harus diidentifikasi untuk membantu mengetahui
akibatnya pada sebuah masalah atau solusinya.
Sebuah bisnis dapat terdiri dari beberapa subsistem seperti tim
proyek, grup produksi atau satuan kerja lainnya. Proses dekomposisi
mengharuskan untuk mengidentifikasi subsistem tersebut. Batasan
dari setiap subsistem, dan hubungannya dengan yang lainnya
selanjutnya memisahkan subsistem-subsistem yang dipengaruhi oleh
masalah atau peluang yang sedang dipelajari.
Pendekatan kotak hitam menekankan perhatian dalam mendefinisikan
batasan, proses, masukan dan keluaran dari sebuah sistem tetapi
tidak secara detail. Sistem tertutup ganda dan subsistem
dihubungkan secara ketat dengan yang lainnya oleh sebuah organisasi
pengaturan dan secara tertutup dikoordinasikan oleh sistem
informasi. Sementara itu, sistem informasi dapat mendukung hubungan
diantara sistem.
Pengevaluasian Sistem Terpilih
Untuk dapat mengerti sebuah masalah dan memecahkannya,
diharuskan mencoba untuk memutuskan jika fungsi dasar sistem telah
dilaksanakan dengan baik. Ketika sedang menggunakan pendekatan
sistem, diharuskan menetapkan tujuan dari organisasi sistem dan
subsistem yang dikehendaki. Selain itu juga diharuskan menetapkan
bagaimana tujuan-tujuan tersebut sesuai dengan rencana strategis
keseluruhan dari suatu bisnis.
Standarisasi
Sangatlah penting untuk menentukan standar yang digunakan untuk
mengukur tingkat kemajuan tujuan suatu sistem. Standarisasi adalah
komponen sangat vital sebagai pengendali paling efektif dari setiap
sistem. Umpan balik mengenai kinerja aktual oleh manajer
dibandingkan dengan standart untuk mengetahui tingkat pencapaian
dari tujuan suatu unit bisnis. Yang biasanya digunakan adalah
anggaran dan peramalan. Dengan adanya standart akan membantu
menetapkan tingkat pemahaman masalah atau peluang dalam sistem.
Standar biasanya lebih spesifik dan kuantitatif dibandingkan dengan
tujuan.
Pembuatan sebuah solusi
Dalam membuat solusi meliputi tiga aspek:
1. Merancang pemecahan alternatif
2. Mengevaluasi pemecahan alternatif
3. Memilih pemecahan alternatif
Perancangan Solusi Alternatif
Ada beberapa cara berbeda untuk mecahkan masalah. Terjun
langsung dari suatu permasalah bukan merupakan ide yang baik. Hal
tersebut akan membatasi pilihan dan membuat anda tidak menyadari
keuntungan dan kerugian dari beberapa alternatif. Selain itu juga
akan kehilangan kesempatan untuk mengkombinasikan hal-hal terbaik
dari beberapa solusi alternatif. Dari mana solusi alternatif datang
?, pengalaman sering merupakan guru terbaik. Sumber terbaik lainnya
adalah saean dari yang lainya termasuk konsultan, dan sistem pakar.
Anda juga harus mengunakan intuisi anda dan ketajaman pikiran
secara kreatif. Hal ini termasuk apa yang sedang anda pikirkan.
Sumber-sumber lainnya berasal dari sebagaian besar dari
organisasi-organisasi yang harus dibuat. Juga, jangan lupa bahwa
tidak melakukan apa-apa mengenai suatu masalah atau peluang adalah
sebuah solusi dengan keuntungan dan kerugian masing-masing.
Akhirnya paket-paket pendukung keputusan dapat digunakan untuk
mengembangkan dan memanipulasi model-model dari sebuah operasi
bisnis. Proses simulasi ini dapat menyediakan beragam solusi
alternatif
Pengevaluasian Solusi Alternatif
Sekali solusi alternatif dikembangkan, alternatif-alternatif
tersebut harus dievaluasi sehingg solusi terbaik dapat
diidentifikasi. Tujuan dari evaluasi adalah untuk menentukan
seberapa baik setiap solusi alternatif membantu perusahaan dan
setiap sub sistem yang terseleksi mencapai tujuannya.
Kriteria Evaluasi
Pertama-tama, harus anda membangun kriteria evaluasi, lalu
menentukan seberapa baik setiap solusi alternatif berhadapan dengan
kriteria-kriteria ini. Kriteria yang anda bangun harus
merefleksikan kenyatan-kenyatan penguasaan yang anda definisikan
ditingkatan pertama dari proses solusi.
Kriteria boleh dirangking atau diberi bobot berdasar pada
kepentingannya dalam meraih kenyataan sistem. Akhirnya, tiap solusi
alternatif harus dievaluasi berdasar pada seberapa baik hal itu
berhadapan dengan kriteria evaluasi.
Analisa ongkos/keuntungan
Tiap solusi yang sah akan mempunyai keuntungan-keuntungan atau
kebaikan-kebaikan dan beberapa ketidakuntungan atau biaya-biaya.
Keuntungan dan ketidakuntungan ini diidentifikasikan ketika setiap
solusi alternatif dievaluasi. Proses ini secara khusus disebut
analiasa onkos/keuntungan.
Jika ongkos-ongkos dan keuntungan-keuntungan dapat ditentukan
jumlahnya, hal itu disebut nyata, jika tidak hal tersebut dinamakan
ketidaknyataan. Contoh dari ongkos-ongkos nyata adalah ongkos dari
perangkat keras dan perangkat lunak, gaji pegawai dan
biaya/ongkos-ongkos yang dapat dijumlahkan, yang dibutuhkan untuk
membangun dan mengimplementasikan sebuah solusi. Biaya tidak nyata
sulit untuk dijumlahkan seperti keinginan yang baik dari konsumen
atau moral dari pegawai yang disebabkan oleh kerusakan dan
kehancuran yang terjadi karena penempatan dari sistem baru.
Keuntungan nyata adalah hasil yang menguntungkan seperti
penurunan dalam biaya yang harus dibayar, disebabkan oleh
pengurangan personil atau penurunan biaya penyimpanan.
Tabel 1. Keuntungan dalam sistem informasi berbasis komputer
Keuntungan-keuntungan nyataContoh
-Peningkatan dalam penjualan atau profit
-Pengurangan dalam biaya pemrosesan informasi.
-Pengurangan dalam biaya operasi
-Pengurangan dalam investasi yang dibutuhkan
-Peningkatan kemampuan operasional dan efisiensi-Pengembangan
produk berbasis komputer dan pelayanan
-Penghapusan dokumen dan prosedur yang tidak perlu
-Pengurangan dalam ongkos pengiriman inventori
-Penurunan dalam investasi inventori yang dibutuhkan
-Perbaikan dalam kemampuan produksi dan investasi,contoh:Umur
sisa yang rendah, waste, idle time.
-Keuntungan-keuntungan yang tidak nyata Contoh
-Pembaruan atau perbaikan yang tersedia_
-Kemampuan perbaikan dalam komputerisasi dan analisis
-Perbaikan pelayanan konsumen
-Perbaikan moral karyawan
-Perbaikan manajemen pembuatan keputusan
-Perbaikan posisi persaingan
-Perbaikan pandangan komunitas dan bisnis -Tambahan waktu dan
informasi yang akurat dan tipe baru serta bentuk informasi
-Model analisa
-Tambahan respon waktu pelayanan
-Penghapusan tugas yang memberatkan dan membosankan
-Analisa keputusan dan informasi yang lebih baik
-Sistem yang berpatokan pada konsumen dan penyalur
-kemajuan kesan yang dirasakan oleh konsumen , penyalur dan
investor
Sekali Semua alternatif pemecahan telah dievaluasi proses
penyeleksian solusi terbaik dapat dimulai. Alternatif pemecahan
masalah dapat diperbandingkan dengan alternatif yang lain karena
pemecahan tersebut dievaluasi dengan menggunakan kriteria yang
sama, sebagain contoh: alternatif yang didasarkan kriteria pribadi
ataub nilai keseluruhan hal ini khususnya dilakukan pada pembuatan
keputusan secara resmi dan tidak resmi.
Alternatif pemecahan masalah selanjutnya dapat diurutkan
berdasarkan nilai kesdeluruhannya dan cara pemecahannya dengan
menyeleksi nilai tertinggi. Sebuah pemecahan urutan terbawah dapat
digunakan sebagai variasi alasan yang lain.
Ketika sebuah solusi telah diseleksi, solusi tersebut harus
dapat diterapkan, manajemen proyek berupaya mungkin untuk mengawasi
pelaksanaan sebuah proyek besar khususnya sebuah rencana
pelaksanaan yang merinci aktivitas, sumber daya dan waktu yang
dibutuhkan untuk pelaksanaan yang layak.Sebagai contoh: Hal berikut
ini dapat diperinci:
Tipe dan sumber daya perangkat keras dan perangkat lunak
Kontruksi fasilitas fisik
Kontrak dan pelatihan karyawan
Prosedur operasi dan penjadwalan
Jadwal pelaksanaan
Gambaran Penempatan Implementasi
Langkah akhir dari pendekatan sistem mengakui bahwa sebuah
solusi implementasi dapat gagal dalam memecahkan masalah hasil
pelaksanaan sebuah solusi dapat diawasi dan dievaluasi hal ini
disebut sebiah proses peninjauan ulang implementasi. Fokus dari
langlah ini akan ditentukan bila solusi implementasi dapat
benar-benar membantu perusahaan dan menyeleksi unit-unit bisnis
yang sesuai tujuan mereka jika tidak, tujuan pendekatan sistem yang
diambil akan kembali kelangkah sebelumnya dan membuat solusi lain
yang dapat dikerjakan.
Penerapan Pendekatan Sistem Dalam Sistem Informasi
Pendekatan selanjutnya dalam memecahkan masalah yang baik hal
tersebut harus memudahkan pelaksanaan penerapan masalah dunia nyata
namun kadang situasi kehidupan nyata benar-benar sangat komplek dan
berubah.
Demikian umumnya dengan sistem informasi, beberapa masalah
organisasi adalah menerima dalam solusi sistem informasi namun
khusus semua solusi meliputi cara orang melakukan sesuatu yang
biasanya menjadi sumber konflik. Yang juga terlibat dalam
pengenalan teknologi baru.
Bagian Kedua : Studi Kasus Terhadap Solusi Sistem
Metodologi solusi sistem menggunakan metodologi yang tersirat
pada gambar 2 untuk dapat membantu anda untuk mengananlisa
persoalan dan dapat juga dijadikan sebagai solusi alternatif atau
usulan untuk membantu memecahkan permasalahan bisnis aktual dan
segala macam studi kasus.
Batasan Solusi
Kegiatan menganalisa dan pengembangan solusi yang anda lakukan
dengan menggunakan metodologi yang tersirat pada gambar 2 dapat
disederhanakan. Dengan mengetahui batasan-batasan khusus yang ada
akan membantu anda dalam menggunakan metodologi ini secara efektif.
Batasan-batasan yang dimaksud adalah :
Informasi
Merupakan jumlah data dan informasi yang anda dapat kumpulkan
dalam suatu situasi atau permasalahan yang anda temukan dalam bahan
pembelajaran (Mutual Study)
Asumsi
Merupakan jumlah asumsi yang anda buat. Asumsi rasional yang
baik merupakan bahan dasar dan kunci yang akan menghasilkan solusi
yang baik.
Pengetahuan
Merupakan banyaknya pengetahuan tentang bisnis dan sistem
informasi yang anda miliki.
Waktu
Jumlah waktu yang anda habiskan untuk mengananlisa suatu
permasalahan
Pada kasus diatas Direktur menggambarkan aliran pengambilan
keputusan sebagai berikut:
Gambar 2. Metodologi Solusi Sistem
Keterangan gambar :
1. Memisahkan masalah pokok dan peluang dari gejalanya. Gunakan
konteks sistem berikut untuk membantu menyatakan permasalahan atau
peluang yang menjabarkan :
a. Menggambarkan sistem organisasi dan sistem lingkungannya
b. Mengidentifikasi sub sistem organisasi yang berpengaruh
terhadap komponen-komponennya
c. Mendefinisikan tujuan, standar, dan batasan organisasi dan
sub sistem organisasi.
2. Pernyataan singkat dari pokok permsalahan atau peluang yang
dihadapi organisasi
3. Identifikasi singkat dari beberapa solusi alternatif terhadap
masalah yang diidentifikasi
4. Mengevaluasi solusi alternatif menggunakan kriteria evaluasi
yang menyatakan keuntungan dan kerugiannya
5. Memilih solusi yang paling baik memenuhi kriteria evaluasi,
dan menjelaskan secara singkat alasan dari pemilihan tersebut
6. Mengusulkan rancangan untuk memperbaharui atau memperbaiki
sistem informasi yang dibutuhkan untuk solusi terpilih. Gunakan
satu atau lebih perangkat analisa dan perancangan untuk
menggambarkan usulan rancangan anda
7. Mengusulkan rencana penerapan untuk solusi terpilih
Bagaimanapun fenomena-fenomena yang terjadi di perusahaan adalah
suasana kerja kurang kondusif, kerjasama antar bagian kurang
harmonis serta persaingan kerja individu cukup tinggi. Hal ini
kedepan bisa menjadi bumerang dalam peningkatan kinerja pegawai,
dengan menurunnya kinerja pegawai maka produktivitas kerja menurun,
dengan menurunnya produktivitas kerja otomatis kinerja perusahaan
juga akan menurun pula.Perencanaan dan Investigasi
Sesi perencanaan jangka panjang dengan manager dan grup
konsultasi manajemen mengidentifikasi peran strategis untuk sistem
informasi pada perusaan. Rencana strategis jangka panjang dibangun
dengan menekankan kebutuhan untuk menggunakan teknologi sistem
informasi untuk mengurangi biaya perusahaan untuk melakukan bisnis
dan untuk meningkatkan produk dan pelayanan yang ditawarkan.
Otomatisasi pada tingkat eceran diidentifikasi sebagai suatu arah
dari peranan sistem informasi. Kemungkinan yang lain termasuk
sistem yang maju dalam hal pemasaran, distribusi dan jumlah area
yang lain. Rencana ini juga menekankan pada prioritas utama dari
sistem informasi yang baru harus (1) mendukung personal selling,
(2) menyesuaikan informasi yang dibutuhkan manager dan (3)
menyatukan sumber daya sistem informasi dan pelayanan.
Sekumpulan manager toko dan analisis sistem dari departemen
pelayanan informasi ditugaskan untuk mengadakan penelitian yang
mungkin tentang pilihan otomatisasi pada tingkat eceran yang
dihadapi perusahaan. Bagaimanapun juga, president menuntut mereka
mengikut sertakan pilihan untuk mempertahankan sistem yang
sekarang, alternatif ini akan melibatkan penambahan tenaga penjual
untuk meningkatkan personal selling dan pelayan konsumen. Asisten
staf juga akan dipekerjakan untuk masing-masing manager toko. Tugas
mereka juga termasuk analisi informasi, manager yang bebas
melakukan keputusan manajemen.
Seorang analisis sistem membuat pengamatan pribadi terhadap
sistem proses penjualan yang sedang dilakukan, dan interaksi
manager, tenaga penjual, dan pekerja yang lain. Deskripsi berikut
ini dari sistem proses penjualan saat ini merupakan ringkasan
informasi yang diperoleh oleh analis sistem. Informasi ini
dinyatakan dalam susunan yang berurutan, untuk membuat ini lebih
mudah diikuti tentang kejadian yang muncul pada teransaksi
penjualan.
Sistem Usulan
Berdasarkan pada sebuah analisis kebutuhan pengguna awal, sistem
analisa mengusulkan sebuah informasi baru yang disebut sistem Sales
Transaction-procesing and analisis (STPA). Sistem ini menampilkan
jaringan kerja sistem telekomunikasi dari terminal Point of Sale
(POS) atau angka penjualan dan stasiun kerja manajemen. Sebuah
penjelasan singkat dari sebagian sistem ini diikuti, diilustrasikan
oleh diagram alir sistem dalam gbr.4
1. Ketika seorang konsumen berkeinginan untuk membeli sebuah
suku cadang, pegawai penjualan memasukan data konsumen dan produk
dengan menggunakan sebuah POS terminal yang siap digunakan. Pos
terminal memiliki sebuah keyboard untuk masukan data dan layar
video untuk tammpilan dari data masukan, sebaik data masukan, saran
dan pesan. Terminal proses dihubungkan dalam sebuah jaringan
telekomunikasi, menuju penyimpanan komputer mainframe yang
menggunakan program pemrosesan transaksi penjualan yang dapat
dimengerti.
2. Terminal POS menampilkan sebuah daftar penjualan untuk
konsumen yang mengandung data konsumen dan produk dan melayani
sebagai sebuah transaksi .
3. Kerusakan pada data masukan dapat menyebabkan sebuah indikasi
yang rusak yang ditampilkan oleh pos terminal. Pegawai penjualan
harus mengikuti beragam prosedur yang rusak untuk memperbaiki
kerusakan yang serupa.
4. POS terminal menyiarkan atau menginformasikan data transaksi
penjualan ke penyimpanan frame komputer. Hal ini secara cepat
memperbaharui rekaman penjualan dalam database perusahaan yang
direkam kedalam unit cakram magnetik.
5. Komputer menampilkan analisa penjualan menggunakan rekaman
penjualan yang terbaru dalam database perusahaan setelah itu,
informasi kinerja penjualan yang tersedia untuk perhimpunan dan
manajer penyimpanan dalam sebuah keberagaman dari format laporan
dalam manajemen stasiun kerja mereka.
6. Perangkat lunak database manajemen juga mendukung database
yang diperiksa oleh manajer, yang dapat menerima respon secara
cepat tentang kinerja penjualan dalam tampilan pada stasiun kerja
manajemen mereka.
Beberapa gejala yang menjadikannya jelas bahwa masalah serius
yang muncul pada perusahaan:
1. Gejala pelaksanaan penjualan. Penjualan menjadi rendah
dibandingkan tahun sebelumnya, dan pada tingkat yang rendah
dibandingkan dari beberapa pesaing utama. Pelaksanaan penjualan
tidak dapat memenuhi tujuan perusahaan mengenai tingkat pertumbuhan
dari penjualan untuk meningkatkan perluasan pemasaran. Penjualan
saat ini tidak dapat memenuhi peramalan penjualan yang
ditetapkan.
2. Gejala tingkat penjualan. Penjual terlalu menghabiskan banyak
waktu dalam melakukan transaksi penjualan. Mereka tidak memberikan
pelayanan yang memuaskan dan usaha penjualan kepada konsumen.
Konsumen tidak menerima pelayanan yang cepat dan perhatian
perorangan.
3. Gejala manajemen. Perusahaan dan manager penjualan terlalu
banyak menghabiskan banyak waktu untuk mendapatkan informasi yang
diperlukan, atau mereka mengambil keputusan berdasarkan informasi
yang tidak sesuai. Manager tidak menghabiskan banyak waktu pada
perencanaan pemasaran dan tugas lain.
Manager, penjual, dan konsumen telah dipenuhi informasi produk
yang tidak baik dan pelayanan. Pelaksanaan penjualan dari
perusahaan menjadi timpang oleh proses transaksi penjualan, yang
membatasi usaha penjualan oleh penjual dan menurunkan pelayanan
kepada konsumen. Manager tidak menerima tipe informasi pelaksanaan
penjualan yang dibutuhkan dan mereka menghabiskan banyak waktu
untuk mencoba memenuhi informasi tersebut yang mengurangi waktu
yang dibutuhkan dalam tugas manajemen yang lain. Untuk alasan ini,
kualitas keputusan pemasaran dan pelaksanaan penjualan perusahaan
lebih menurun.
Catatan : Untuk mempersingkat analisa studi kasus ini, kami akan
membatasinya sampai dua solusi alternatif meskipun dua solusi lain
berkembang diantara dua solusi tersebut dapat dikembangkan,
khususnya jika data yang diberikan lebih banyak atau lebih banyak
asumsi-asumsi yang dibuat.
Solusi 1: Mempertahankan sistem informasi terkini untuk proses
penjualan dan proses analisis. Memperkerjakan lebih banyak penjual
untuk menyediakan pelayanan yang lebih baik kepada konsumen.
Memperkerjakan lebih banyak asisten untuk mengurangi tugas analisa
dari manager informasi penjualan.
Solusi 2 : Mengembangkan sistem informasi baru dengan
menggunakan teknologi otomatisasi retail terkini. Sistem POS
memperbolehkan transaksi penjualan berlangsung cepat, dan
memperbolehkan penjual untuk menyediakan pelayanan yang lebih baik
kepada konsumen. Sistem yang baru seharusnya menjadikannya mudah
bagi manager untuk menerima respon dengan cepatmengenai permintaan
untuk informasi penjualan, sesuai dengan kebutuhan mereka.
Keuntungan :
1. Biaya persiapan yang rendah untuk pelatihan pekerja baru.
2. Sederhana, sistem manual yang mudah digunakan oleh para
penjual.
3. Peningkatan penjualan yang diharapkan melalui penjualan
perseorangan dan pelayanan kepada konsumen oleh beberapa
penjual.
4. Kesesuaian informasi dengan manager oleh asisten staf
seharusnya mengarah kepada penggunaan manajemen waktu yang lebih
baik dan pengambilan keputusan yang baik.
Kerugian :
1. Biaya operasi meningkat sejalan dengan dipekerjakannya
pekerja baru.
2. pemakaian waktu proses transaksi penjualan untuk penjual
3. Informasi pelaksanaan penjualan akan selalu menjadi beberapa
hari sebelumnya
4. Integrasi yang tidak baik dengan perkembangan penjualan,
penyaluran,dan sistem lainnya yang sedang direncanakan.
5. Tidak sesuai dengan rencana organisasi untuk menggunakan
teknologi sistem informasi untuk mengurangi biaya dan meningkatkan
penjualan dan pelayanan.
Evaluasi dari Solusi 2:Keuntungan:
1. Secara relatif biaya operasi rendah untuk operasi dan
pemeliharaan.
2. Sistem POS yang mudah digunakan dengan menggunakan teknologi
terkini yang dapat diterima secara luas.
3. Proses transaksi penjualan yang cepat oleh penjual dengan
menggunakan terminal POS
4. Informasi pelaksanaan penjualan terkini dapat terpenuhi untuk
manajer.
5. Peningkatan penjualan yang diharapakan dapat dipenuhi melalui
penjualan perorangan dan pelayanan kepada konsumen dan pemekaian
serta manajemen waktu yang baik.
6. Kesesuaian informasi dengan manajemen berdasarkan pada data
terkini dan berlaku pada permintaan harus diarahkan pada
pengambilan keputusan yang baik.
7. Dirancang untuk dapat diintegrasikan kemajuan pemasaran,
penyaluran, dan sistem lainnya yang sedang direncanakan
8. Sesuai dengan rencana organisasi untuk menggunakan teknologi
sistem informasi untuk mengurangi biaya dan peningkatan penjualan
dan pelayanan.
Kerugian:
1. Biaya persiapan yang tinggi untuk perangkat keras, perangkat
lunak, dan pengembangan serta penerapan dari sistem yang baru.
2. Kesulitan menggunakan teknologi automasi terpisah oleh
beberapa penjual dan manajer.
Alasan Pemilihan Solusi
Perusahaan harus mengembangkan proses transaksi penjualan yang
baru dan sistem informasi analisis. Hal ini memperbolehkan proses
transaksi penjualan yang cepat oleh penjual, sementara manajer
memberikan informasi tepat pada waktunya sesuai dengan yang mereka
butuhkan. Penjual memperoleh waktu yang lebih banyak bagi konsumen
dan pelayanan, dan manajer akan mempunyai banyak waktuuntuk tugas
manajerial yang lain. Tingginya biaya persiapan adalah harga yang
pantas yang harus dibayar untuk keuntungan tersebut, dan untuk
kemampuan dari sistem yang baru untuk dapat di integrasikan dengan
kemampuan sistem yang lain dan dengan rencana strategis perusahaan
untuk sistem informasi.
Usulan Rancangan Sistem Informasi
Beberapa perlengkapan pengembangan sistem harus pada informasi
yang ditemukan pada studi kasus untuk mengembangkan sebuah usulan
rancangan sistem. Diagram alir pengembangan sistem di gunakan untuk
menganalisa sistem informasi terkini dan usulan sebuah rancangan
yang memenuhi kebutuhan dari pemakainya dan organisasi.
Analisa dan rancangan proses mengakibatkan dalam sebuah usulan
rancangan umum untuk proses transaksi dan analisa system. Banyak
pekerjaan yang harus diselesaikan untuk mengembangkan spesifikasi
rancangan secara detail untuk system yang baru. Namun sejalan
dengan usulan rancangan umum untuk system yang baru cukup memadai
untuk pihak manajemen ABC sebagai pemakai akhir. Hal tersebut
mengijinkan mereka untuk mengusulkan solusi sistem informasi yang
efektif untuk masalah bisnis mereka. Solusi usulan dapat dirancang
secara detail dan diterapkan oleh organisasi spesialis system
informasi.
Penerapan Rencana
Usulan solusi untuk permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan
menjadi permasalahan yang utama. Untuk dapat diterapkan secara
baik, rancangan ini harus mencakup pengimplementasian
aktivitas-aktivitas sebagai berikut:
Mengevaluasi dan mendapatkan peerangkat keras dan perangkat
lunak baru. Sistem komputer, terminal POS, manajemen
stasiun-stasiun kerja, dan pengolah data komunikasi, serta
fasilitas jaringan untuk perangkat keras. Sedangkan untuk perangkat
lunak adalah sistem manajemen basis data, pengawas komunikasi, dan
sebuah proses transaksi penjualan, serta paket analisa.
Mengembangkan setiap komputer yang tidak dibeli sebagai paket
perangkat lunak. Membuat modifikasi yang dipelukan mengenai paket
perangkat lunak yang diperlukan.
Mempersiapkan dokumentasi mengenai bagaimana menggunakan proses
transaksi penjualan yang baru dan system analisa untuk manajer,
tenaga penjual, operator komputer.
Mendidik dan melatih bagian manajemen, tenaga penjual, dan
petugas sistem informasi yang mengoperasikan sistem yang baru.
Menguji system dan memperbaikinya sampai dapat berfungsi dengan
baik.
Mengadakan peruabahan pada system yang baru berdasarkan fase
penyimpanan berdasarkan penyimpanan untuk mengurangi kegagalan.
Penggunaan penyimpanan yang pertama adalah sebagai sebuah acuan
arah untuk membantu dalam pengujian dan pelatihan.
Mendefinisikan masalah atau peluang pada konteks sistem
Mengevaluasi solusi alternatif
Memilih solusi terbaik
Mengevaluasi keberhasilan dari solusi yang telah diterapkan
Menerapkan solusi yang terpilih
Mengumpulkan data yang menjelaskan masalah atau peluang
Merancang solusi alternatif
1
2
3
4
5
6
7
1. Mengidentifikasi Permasalahan, peluang dan gejalanya
2. Pernyataan masalah
3. Ringkasan solusi alternatif
4. Evaluasi solusi alternatif
5. Dasar pemikiran dari solusi terpilih
6. Usulan rancangan sistem informasi
7. Rencana Penerapan
1