Print Watermark 文件識別管理大師

PRINT WATERMARK文件識別管理大師

列印管理對企業的價值

企業常面臨的列印管理難題 列印費用高居不下，無法驗遏止公器私用及列印錯誤、重複列印等浪

費

列印相關費用無法公平合理地分攤至使用部門或中心，以致無法實施利潤中心制的困難

需要高階彩色雷射印表機提昇工作效率及服務品質，卻擔心衍生過高的投資及列印成本高漲

列印輸出是公司資訊安全的漏洞，列印可能造成機密外流而無從管制

如何結合企業既有資訊環境架構，導入符合企業既有管理模式的列印管理機制 Gartner Group報導

現代知識工作者 70%的活動都與文件有關

1 如何取得使用者完整列印紀錄 ?

3 如何結合既有列印模式，並可擴展未來應用 ?

5 如何不受文件限制，強制輸出浮水印文件 ?

2 如何透過管理抑制浪費列印 ?

4 如何整合既有列印設備，不受廠牌限制 ?

6 如何稽核使用者列印內容 ?

管理者需求

Printmfp

Print

PRINTWATERMARK SUPPORT ALL PRINT

PRINTWATERMARK 運作方式

Print

WatermarkDefine & Rule

Print Server

PrintWatermark

滿足 ~企業管理需求

結合既有網路架構及列印模式，使用者完全不需要變動

完全整合既有列印設備，不受廠牌機種限制，可擴展未來應用

完整取得使用者完整列印紀錄

抑制浪費列印 ,有效降低企業成本 4%~10%

不受文件限制，強制可動態輸出浮水印文件

稽核使用者列印內容

Print Watermark-企業文件識別系統

印表機管理設置

Win

dow

s AD整合設置

列印記錄調閱

歷史列印內容調閱稽核

浮水印

WAT

ERM

ARK設置

功能介紹

1 有效的控管公司所有的印表機

2 使用者帳號可與 AD Server 整合

可設定使用者列印文件儲存

3 完整的即時顯示列印記錄

4 依印表機排序產生整合性報表

5 依使用者排序產生整合性報表

6 提供 Web 介面查詢列印記錄

6 依使用者排序產生統計報表

6 詳細顯示使用者的列印記錄

7 多功能動態浮水印結合

8 歷史列印文件內容預覽

PRINTWATERMARK 文件識別系統

提供企業文件完整稽核解決方案，透過 PW所有輸出的文件均可以被完整付予權責

多段複合重疊功能

所見即所得

簡易的操控

彈性的變化功能

可依Print 、 User、 Group訂

定不同樣式

一般浮水印功能

浮水印套用規則

User

1

User

1

Group

2

Printer

3

Default

4

可支援進階 3D多樣式自動化分析多樣式圖表繪製、部門資料分析、成長比較分析

可拒絕特定檔案型態列印之功能

1. 安裝於印表伺服主機，使用者端不需安裝軟體，即可控管使用者列印2. 依版本來限制控管印表機台數3. 可選擇以計費或計量方式來作為印表機用量管理4. 完全支援 Windows AD 的所有帳號資源，能以通用群組、使用者為對象來做 Quota 設定5. 提供 User 、 Group 、 Document Size 、 Job Page 等方式，限制使用者列印使用量6. 提供 Windows GUI 操控介面或提供文字檔以匯入方式設置 Quota 值7. 使用者 Quota 設置可設定未有列印限制條件者，依下列其一方式為預設限制值

以固定值設置 ( 以頁數或金額，例如 :10 頁或 100 元 ) 依據印表機設置 ( 可依據每一個印表機設置預設值、讓沒有限制條件者當為預設值 ) 依據 Group 設置 ( 可依據每一個 Group 設置預設值、讓沒有限制條件者當為預設

值 )8. 如該使用者為多重群組身份，則採 Primary 為主要群組身份9. 提供刪除佇列、暫停佇列、截頁列印、列印佇列 4種 On Limit處理方式10. 結合 Windows原有印表機狀態，使用者端無需安裝任何程式即可立即得知 Quota 使用狀態

( 於印表機狀態欄顯示 )11. 結合控管印表機紙張尺寸，可設定不同紙張尺寸及彩色黑白有不同計費標準

軟體規格 (1/4)

1. 提供各項列印明細紀錄 :• 印表機名稱• 電腦名稱或 IP• 列印文件名稱• 單色或彩色• 紙張尺寸• 列印張數• 列印時間及日期• 列印檔案容量• 列印者帳號

2. 資料庫能與 MS-SQL 資料庫整合3. 資料彙整採分散集中式控管，各分散於節點之印表伺服主機之資料庫4. 可自動排程匯入總管理處之 SQL 主機5. 提供完整列印記錄資料匯出6. 可設定保留列印紀錄保留時間、超過由系統自動轉入歷史紀錄7. 歷史資料可以轉入現有資料庫系統

軟體規格 (2/4)

1. 提供伺服主機多種印表機連接型態控管• COM Port• LPT Port• Network-connected• USB

2. 支援所有 Windows 平台工作站 (XP/Vista/2000/Windows 7) 列印限制3. 系統控管以印表機語言為限制，不限廠牌及印表機款式，支援以下語言 :

• PostScript • PCL3,PCL4,PCL5,PCL5C,PCL5E,PCL6,HP GL2• ESC/P,ESC/P2,ESC/PAGE,ESC/PAGE-COLOR• EMF,IMF/ZMF

4. 使用者 User 可以經由 Internet瀏覽器 (IE) 查詢剩餘 Quota 及列印紀錄5. 提供管理者 Web 管理程式，管理者可由 Web 管理及設定 user quota6. 提供多樣式主動式統計分析報表，報表可以依下列不同需求，自動分類歸整總計

• 印表機名稱、電腦名稱或 IP 、列印文件名稱、單色或彩色、• 紙張尺寸、列印張數、列印時間及日期、列印檔案容量、列印者帳號

軟體規格 (3/4)

1.各類查詢報表可自動轉為以下格式 :• Excel• Text• HTML

2.針對 PCL6和 PostScript語言提供頁首 Banner 功能，可以在文件右上角，依下列定義自動產 生使用者帳號及列印時間訊息

3. 可將列印資料內容完整保存 ，並能將該資料重新列印輸出或予以預覽4. 可依據文件列印時產生的『文件名稱』作為條件而拒絕列印輸出5.針對 PCL6 、 PostScript語言可設定印表機列印時，強制加上固定及動態浮水印6. 浮水印須有以下功能

• 可設定自動加上印表機名稱• 使用者名稱• 張數• 機器名稱• 列印日期

軟體規格 (4/4)

與其他產品優缺點比較

Client install Watermark 無法客制化 列印時 , 效能不足 無法一致性

No client install Watermark 可客制化 效能高 ,CPU

loading<1% 可強制一致性及管理 可依據不同條件定訂不同

Watermark 輸出 支援

PCL6,PostScript,ESC page

OTHER PRODUCT PRINTWATERMARK

客戶見證

客戶見證－東森寬頻資訊部李副理指出：「當企業日漸茁壯，隨之遽增的營運成本，往往讓人大吃一驚。最初，我們是基於『列印成本』的考量，率先在總公司導入 HP 列印管理解決方案 ----Print Quota 印表機管理大師，希望藉此，有效掌控各成本中心及員工的列印情形。一年後，我們發現運作成效相當不錯，進而決定將相同機制逐步導入剩下據點。正好此時 Print Quota也增加了『安全稽核』的功能（ Print Security），在資訊部多方評估後，東森寬頻便將 4 個服務據點全面升級至 Print Security 機制。」【達成之具體成效】雖然東森寬頻成功上線的使用時間只有 2 個月，這套列印管理解決方案初步已有效降低東森寬頻的用紙量，從每個月 25萬張左右的驚人用量，在第一個月減少至 23萬張左右，第二個月更下降至 20萬張左右，不僅碳粉匣的用量隨之降低，對於地球的環境保護，更是一大助益。此外，對於東森寬頻而言，「商業機密的保護」更另外一個不容忽視的重點，尤其身處於競爭激烈的電信產業中。因此，當一般的安全機制如：網路防火牆、作業系統安全性升級、電子郵件過濾等都已漸漸導入後，東森寬頻便將其重點轉移至內部列印的安全防護上，也就是一般企業疏於防範的「書面文件管制」。此套解決方案透過列印者姓名和時間的顯示，已漸漸杜絕印表機印後不取、過度浪費等不當使用情形，使得印表機與紙張的耗損成本可以有系統的統計與管理。李副理進一步表示：「雖然 HP 列印解決方案在短期間無法看出立即效益，且對於我們本身的競爭力亦無直接幫助，但就企業永續經營的角度來說，無論在成本節省或商業機密考量下，這絕對是一個必要的投資，亦是對於對於我們股東與其他克盡職守員工權益的一種義務。再加上 HP 印表機解決方案十分簡易的操作介面，讓我們可以把時間花費在更具效益與價值的事務上，老實說，這一套軟體真的解決了我們對於列印成本控管的惡夢。」

客戶見證－犇亞投資理財服務集團

客戶見證－璽佑嘻股份有限公司

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