Presentasi Kombis Klp 5

OM SWASTYASTU

NAMA KELOMPOK :

I Putu Eka Adi Putra (1215351037)

Ni Made Dwi Ari Murti (1215351040)

Desak Putu Dwi Puspaningsih (1215351042)

KELOMPOK

5

KOMUNIKASI BISNIS

MENYUSUN PESAN BISNIS

MEREVISI PESAN BISNIS

MATERI

MENYUSUN PESAN BISNIS

Pengorganisasian pesan bisnis

Hal-hal berikut bisa menyebabkan tidak baiknya pesan bisnis

Bagian awal terlalu panjang ( bertele tele )

Memasukan hal hal yang tidak relevan dan logis

Informasi penting terlupakan

Pengelompokkan dan urutan pesan tidak menunjukkan satu kesatuan yang logis

Pengorganisasian pesan bisnis

Pesan yang diorganisasikan dengan baik akan memberikan beberapa manfaat yaitu :

Membantu audiens memahami pesan

Membantu audiens menerima pesan

Menghemat waktu audiens

Menyederhanakan tugas komunikasi.

Pengorganisasian pesan bisnis

Langkah-langkah pengorganisasian pesan dengan baik

Menetapkan ide atau gagasan pokok

Mengelompokkan ide atau gagasan

Memutuskan pola atau pendekatan urutan gagasan

Pengorganisasian pesan bisnis

Pola pendekatan yang digunakan, yaitu:

Pendekatan deduktif/langsung (direct approach)

Pendekatan induktif/tak langsung (indirect approach)

ide pokok

ide pendukung atau argument atau bukti-bukti

ide pendukung atau argument atau bukti-bukti

ide pokok

Pengorganisasian pesan bisnis

Berdasarkan reaksi audiens terdapat Empat Bentuk organisasi pesan bisnis yaitu :

Direct Request

Direct request atau permintaan langsung adalah pesan yang penyampaiannya langsung pada point yang dituju.

Pesan-pesan rutin, Good News, atau Good Will

Pesan rutin adalah pesan atau informasi yang disampaikan secara rutin, yang merupakan bagian dari bisnis tetap.

Pesan-pesan bad news

Bad news adalah pesan yang tidak menyenangkan dan berpotensi menimbulkan kekecewaan.

Pesan-pesan persuasif

Pesan persuasive bertujuan membujuk dan penerima tidak tertarik pada pesan tersebut.

Memformulasikan Pesan Bisnis

1. Mengendalikan Gaya dan Nada

Gaya adalah cara menggunakan kata-kata untuk mencapai nada atau kesan keseluruhan

Gaya dan nada yang sopan dan bersahabat memungkinkan jalur komunikasi tetap terbuka.

Untuk mencapai nada yang hangat dan praktis, hendaknya tidak terlalu ditunjukkan keakraban atau keintiman, humor digunakan dengan sangat hati-hati, tidak berkotbah dan tidak menggunakan bahasa berlebihan agar tidak terkesan sombong.

Memformulasikan Pesan Bisnis

Komunikasi dikatakan efektif jika memiliki karakteristik sebagai berikut

Courtesy (sopan santun)

Correctness (tepat/benar)

Conciseness (ringkas)

Clarity and Clearness (jelas)

Concreteness (tepat)

Completeness (lengkap)

Memformulasikan Pesan Bisnis

2. Mengembangkan paragraf yang logis

Paragraph adalah kumpulan dari kalimat yang berhubungan dengan satu topic umum. Paragraf adalah satu kesatuan unit pemikiran. Setiap paragraf merupakan bagian penting dari keseluruhan pesan. Panjang dan bentuk paragraph amat bervariasi. Komunikasi dapat dilakukan secara efektif hanya dengan satu paragraph pendek atau paragraf panjang hingga beberapa halaman. Pada umumnya paragraf yang pendek dapat lebih mudah dibaca dan dipahami dibandingkan paragraf panjang.

Memformulasikan Pesan Bisnis

Paragraph bisa dikembangkan dengan banyak cara. Lima teknik yang paling umum digunakan untuk mengembangkan paragraf, yaitu:

Memformulasikan Pesan Bisnis

Ilustrasi

Perbandingan atau kontras

Sebab akibat

Klasifikasi

Masalah dan penyelesaian

mengembangkan paragraf menggunakan ilustrasi atau contoh-contoh yang dapat memperjelas ide pokok.

mengembangkan paragraf dengan menguraikan persamaan dan perbedaan.

mengembangkan paragraf dengan teknik sebab-akibat dan memusatkan uraian pada alasan-alasan mengenai sesuatu

mengembangkan paragraf dengan memecah ide umum menjadi beberapa kategori spesifik.

mengembangkan paragraf dengan menyajikan suatu masalah dan kemudian membahas penyelesaiannya

Merevisi Pesan Bisnis

Menyunting pesan ( editing )

1. Mengevaluasi isi dan organisasi

Pertanyaan pertanyaan berikut bisa dijadikan pedoman dalam melakukan evaluasi terhadap isi, organisasi dan format pesan :

Apakah sudah mencakup semua butir ?

Apakah susunannya sudah bertalian secara logis?

Apakah sudah ada keseimbangan antara informasi umum dan spesifik?

Apakah gagasan yang paling penting sudah mendapat porsi cukup dan ditempatkan pada posisi menonjol?

Apakah dukungan sudah cukup dan fakta sudah diperiksa ulang?

Apakah lebih meyakinkan bila pesan diatur dalam susunan yang berbeda?

Apakah perlu menambahkan sesuatu?

Menyunting pesan ( editing )

2. Meninjau ulang gaya dan kemudahan pembacaan

Pertanyaan berikut bisa menjadi pedoman untuk meninjau ulang gaya dan kemudahan pembacaan:

Apakah informasi penting telah ditekankan secara efektif?

Apakah paragraph memiliki kalimat topik yang jelas?

Apakah peralihan antara gagasan jelas?

Apakah terdapat istilah atau jargon yang tidak familiar?

Apakah terdapat penggunaan bahasa yang berlebihan?

Bagaimana pengaruh pilihan kata terhadap pembaca?

Menulis ulang pesan

Ketika menulis ulang, perhatian ditunjukkan kepada setiap kata yang memberikan kontribusi pada kalimat yang efektif dan pengembangan kalimat agar menjadi paragraf yang bertalian secara logis. Banyak dokumen bisnis membengkak karena menggunakan kata-kata dan ungkapan yang tidak perlu. Bagian-bagian yang mengganggu sebaiknya dihilangkan atau dihapus, tentunya setelah terlebih dahulu menyimpan arsip versi sebelumnya.

Setelah penulisan ulang dilakukan dengan baik, dokumen bisnis kemungkinan akan menjadi bejumlah separuh dari rencana semula. Dokumen menjadi lebih ringkas, mantap dan kuat.

Memproduksi Pesan

Pada masa sekarang ini, sebagian besar dokumen bisnis diproduksi menggunakan computer. Desain pesan yang efektif akan memberikan pedoman kepada pembaca dalam menyimak seluruh isi dokumen. Desain yang menarik belum tentu efektif menjadi sasaran pentingdalam memproduksi pesan. Agar desain pesan bisnis efektif perlu diperhatikan hal-hal berikut:

Konsistensi

Seimbang

Terkendali

Rincian

Mencetak pesan

Setelah menyusun pesan dari awal sampai akhir, langkah terakhir adalah mencetak pesan

Mencetak dokumen yang belum final ( proof sheet) dengan printer dapat dilakukan menggunakan piliha print quality yang lebih rendah (economode) untuk menghemat toner atau tinta. Membaca cetakan percobaan ( proof reading ) dilakukan untuk memeriksa kebenaran seluruh isi pesan, organisasi, penulisan, format dan desain. Setelah puas, pesan dicetak kembali dengan pilihan best quality dan selanjutnya didistribusikan kepada penerima

SEKIAN DAN TERIMA KASIH

OM SANTIH SANTIH SANTIH OM