Presentación Excel Básico

EXCEL BASICO

Minera Spence BHP Billiton

INTRODUCCION

• Bienvenidos al curso de “Excel Básico ”

• Tiene por objetivo dejar al participante, estarán en condiciones de operar y aplicar a nivel básico las herramientas, funciones y características principales de una Planilla Electrónica.

Conceptos Básicos

Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos de préstamos hipotecarios.

Arrancar Excel

Situado , normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Colocar el cursor y hacer clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar el cursor sobre Programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en su computador; buscar Microsoft Excel, hacer clic sobre él, y se arrancará el programa.

1) Desde el botón Inicio

CONCEPTOS BASICOS

2) Desde el icono de Excel del escritorio.

Para cerrar Excel, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:

1) Hacer clic en el botón cerrar

2) Pulsar la combinación de teclas ALT+F4.

3) Hacer clic sobre el menú Archivo y elegir la opción Salir.

CONCEPTOS BASICOS

La Pantalla Inicial y las Barras de Herramientas

Al arrancar Excel aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales. Así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso.

CONCEPTOS BASICOS

La barra de título contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, restaurar y cerrar.

Barras

La barra de menús contiene las operaciones de Excel, agrupadas en menús desplegables. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con los diferentes elementos que se pueden insertar en Excel. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús.

CONCEPTOS BASICOS

Los menús desplegables de la barra de menús contienen tres tipos básicos de elementos:

a) Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre de comando, o no aparece nada o bien aparece la combinación de teclas para ejecutarlo desde el teclado. Por ejemplo, en el menú Insertar, el comando Columnas.

b) Otro menú desplegable. Al situarse sobre éste, se abre un nuevo menú a su lado con más opciones para que elijamos una de ellas. Se reconocen porque tienen un triángulo a la derecha. Por ejemplo, en el menú Insertar, Imagen.

c) Comando con ventana. Al hacer clic, aparece una ventana que nos pedirá que rellenemos algunos campos y que tendrá botones para aceptar o cancelar la acción. Se distinguen porque el nombre acaba en puntos suspensivos. Por ejemplo, en el menú Insertar, Gráfico...

CONCEPTOS BASICOS

Los diferentes menús de la barra de menús se pueden activar desde el teclado pulsando Alt + letra subrayada del nombre del comando. Por ejemplo Alt + i para desplegar el menú Insertar.

La barra de herramientas estándar contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones más habituales, como Guardar, Copiar, Pegar, etc.

La barra de formato contiene las operaciones más comunes sobre formatos, como poner en negrita, cursiva, elegir tipo de fuente, etc.

CONCEPTOS BASICOS

La barra de fórmulas nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará ligeramente, pero esto lo estudiaremos más adelante.

La barra de etiquetas nos permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

Lasbarras de desplazamiento permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos.

La barra de tareas de Windows contiene el botón Inicio, iconos para arrancar algunos programas, como Internet Explorer, etc. y también un botón por cada documento de Excel que tengamos abierto, de forma que podemos pasar de un documento a otro haciendo clic en estos iconos. Esta barra no pertenece a Excel, sino a Windows como su propio nombre indica.

CONCEPTOS BASICOS

Tipos de Datos

En una Hoja de Cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:

VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto.

FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como *, +, -, Sen, Cos, etc... En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.

CONCEPTOS BASICOS

Introducir datos

En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas. En todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes:

1.-Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos.

2.-Teclear los datos.Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como puedes observar en el dibujo siguiente:

CONCEPTOS BASICOS

3.- Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres métodos que le explicamos a continuación:

INTRO: Se valida el valor para introducirlo en la celda y además la celda activa pasa a ser la que se encuentra justo por debajo.

TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor para introducirlo en la celda y además la celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA será la celda contigua hacia la derecha.

CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón de la barra de fórmulas, al hacer clic sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguirá siendo la misma.

Si antes de introducir la información cambia de opinión y desea restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre la Caja de Cancelación de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda seguirá vacía.

CONCEPTOS BASICOS

Modificar datos

Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se esté escribiendo o más tarde, después de la introducción.

Si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete algún error, se puede modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carácter situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder éste una posición. No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de datos.

Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, seguiremos los siguientes pasos:

1. Seleccionar la celda adecuada.

2. Activar la Barra de Fórmulas pulsando la tecla F2 o ir directamente a la barra de fórmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar.

CONCEPTOS BASICOS

La Barra de Estado cambiará de Listo a Modificar.

En la Barra de Fórmulas aparece el punto de inserción o cursor al final de la misma.

3. Modificar la información.

4. Pulsar INTRO o hacer clic sobre el Cuadro de Aceptación.

Si después de haber modificado la información se cambia de opinión y se desea restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre la Caja de Cancelación de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda muestra la información que ya tenía.

CONCEPTOS BASICOS

Guardar un Libro de Trabajo

Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en otra ocasión para modificarlo, imprimirlo, en fin, realizar cualquier operación posterior sobre éste, tendremos que almacenarlo en alguna unidad de disco, esta operación se denomina Guardar.

Para almacenar un libro de trabajo, podemos utilizar varios métodos.

Un método consiste en almacenar el archivo asignándole un nombre:

1 Selecciona el menú Archivo

2 Elija la opción Guardar como...

CONCEPTOS BASICOS

Si el fichero ya existía, es decir ya tenía un nombre, aparecerá en el recuadro Nombre de archivo su antiguo nombre, en caso de estar conforme con él pasar directamente al punto 6. Si lo que quiere es crear un nuevo fichero con la modificación, seguir todos los pasos.

CONCEPTOS BASICOS

3 En el recuadro Guardar en hacer clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la unidad donde va a grabar su trabajo.

Observe como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la unidad seleccionada.

4 Haga doble clic sobre la carpeta donde guarda el archivo.

5 En el recuadro Nombre de archivo, escriba el nombre que quiere ponerle a su archivo.

6 Hacer clic sobre el botón Guardar.

CONCEPTOS BASICOS

Cerrar un Libro de Trabajo

Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendrá salir de él para no estar utilizando memoria inútilmente. La operación de salir de un documento recibe el nombre de Cierre del documento. Se puede cerrar un documento de varias formas.

Una de ellas consiste en utilizar el menú Archivo

1 Seleccione el menú Archivo.

2 Elija la opción Cerrar. Si esta opción no se encuentra, recuerde el botón para ampliar el menú.

En caso de detectar un archivo al cual se le ha realizado una modificación no almacenada, Excel nos avisará de ello mostrándonos el siguiente cuadro de diálogo:

CONCEPTOS BASICOS

3 Hacer clic sobre el botón:

Cancelar para no cerrar el documento.

No para salir del documento sin almacenar la última modificación.

Sí para almacenar el documento antes de salir de él.

En este último caso, si el archivo no tuviese aún ningún nombre, aparecerá el recuadro de diálogo Guardar como para poder asignarle un nombre, en caso contrario, se almacenará con el nombre que tenía.

CONCEPTOS BASICOS

Abrir un Libro Existente

Si queremos recuperar algún libro de trabajo ya guardado, la operación se denomina Abrir.

Existen varias formas para abrir un archivo ya existente.

Una de ellas consiste en utilizar el menú:

1 Seleccione la opción Abrir del menú Archivo.

Aparecerá el cuadro de diálogo siguiente:

2 Hacer clic sobre la flecha de la derecha del recuadro Buscar en.

CONCEPTOS BASICOS

Al abrir una carpeta, ésta se sitúa en el recuadro superior Buscar en, y ahora en el recuadro inferior aparecerá toda la información de dicha carpeta.

5 Hacer clic sobre el archivo deseado.

6 Hacer clic sobre el botón Abrir.

3 Elija la unidad deseada, haciendo clic sobre ésta.

En el recuadro inferior, aparecerán las distintas carpetas de la unidad elegida.

4 Hacer doble clic sobre la carpeta donde se encuentra el archivo a recuperar.

CONCEPTOS BASICOS

Estructura y Formato de la Hoja de Cálculo

Selección de Celdas

Antes de realizar cualquier modificación a una celda o a un rango de celdas,, tendremos que seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que se realice la operación. A continuación encontrarás algunos de los métodos de selección más utilizados.

Selección de una celda

1 Hacer clic sobre la celda a seleccionar.

Selección de un rango de celdas

1 Pulsar el botón del ratón en la primera celda a seleccionar.

2 Mantener pulsado el botón del ratón mientras se arrastra hasta la última celda a seleccionar.

ESTRUCTURA Y FORMATO DE HOJA DE CALCULO

Selección de una columna

1 Situar el cursor sobre el identificativo superior de la columna a seleccionar.

2 Hacer clic sobre éste.

Selección de una fila

1 Situar el cursor sobre el identificativo izquierdo de la fila a seleccionar.


Selección de una hoja entera

1 Situarse sobre el botón superior izquierdo de la hoja situado entre el indicativo de la columna A y el de la fila 1.



Añadir a una selección

1 Realizar la nueva selección pulsando la tecla CTRL.

Ampliar o reducir una selección

Si quieremos ampliar o reducir una selección ya realizada siempre que la selección sea de celdas contiguas, realizar los siguientes pasos:

1 Pulsar la tecla MAYUS.

2 Manteniendo pulsada la tecla MAYUS, hacer clic donde queremos que termine la selección.


Formato de Celdas

Veremos las diferentes opciones disponibles respecto al cambio de aspecto de las celdas de una hoja de cálculo y cómo manejarlas para modificar el tipo y aspecto de la letra, la alineación, bordes, sombreados y forma de visualizar números en la celda.

Fuente

Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo cambiando la fuente, el tamaño, estilo y color de los datos de una celda.


Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo, seguir los siguientes pasos:

1 Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.

2 Seleccionar el menú Formato.

3 Elegir la opción Celdas...

4 Hacer clic sobre la pestaña Fuente.

Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha.


5 Elegir las opciones deseadas del recuadro.

6 Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar.


Alineación

Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados u orientados de una forma determinada.

Para cambiar la alineación de los datos de nuestra hoja de cálculo, seguir los siguientes pasos:

1 Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineación.



4 Hacer clic sobre la pestaña Alineación.



6 Una vez elegidas todas las opciones deseadas, hacer clic sobre el botón Aceptar.


Bordes

Excel nos permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas.

Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo añadiendo bordes, seguir los siguientes pasos:




4 Hacer clic sobre la pestaña Bordes.





Tramas

Excel nos permite también sombrear las celdas de una hoja de cálculo para remarcarla de las demás. Para ello, seguir los siguientes pasos:




4 Hacer clic sobre la pestaña Tramas.





Números

Excel nos permite modificar la visualización de los números en la celda. Para ello, seguir los siguientes pasos:

1 Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto de los números.



4 Hacer clic sobre la pestaña Número.





Borrado de Celdas

Veremos cómo diferenciar entre los objetos a borrar de una celda como puede ser el formato o el contenido de éstas y utilizar el menú para realizar el borrado deseado.

Puede que alguna vez introduzcas información en una celda y a continuación decidas borrarla. Para ello:

1 Seleccione la celda o rango de celdas a borrar.

2 Elija el menú Edición.

3 Hacer clic sobre el botón para ampliar el menú.

4 Escoga la opción Borrar.


Formato de Filas y Columnas

Alto de fila

Excel ajusta automáticamente la altura de una fila dependiendo del tipo de letra más grande utilizado en esa fila.

1 Seleccione las filas a las que quiere modificar la altura. En caso de no seleccionar ninguna, se realizará la operación a la fila en la que nos encontramos.

2 Seleccione el menú Formato.

3 Elija la opción Fila. Se abrirá otro submenú.

4 Elija la opción Alto...

5 Escriba la altura deseada.

6 Hacer clic sobre el botón Aceptar.


Autoajustar la fila

Si hemos modificado la altura de una fila, podemos redimensionarla para ajustarla a la entrada más alta de la fila, utilizando dos métodos distintos.

1 Seleccione las filas a las que desee modificar la altura.


3 Elija la opción Autoajustar.


Ancho de columna

En Excel la anchura por defecto de una columna es de 8,43 caracteres o 10,71 puntos. A menudo, la anchura estándar de una columna no es suficiente para visualizar el contenido completo de una celda.

Si deseamos modificar la anchura de alguna columna, podemos utilizar dos métodos


El primer método consiste en utilizar el menú:

1 Seleccione las columnas a las que quieres modificar la anchura. En caso de no seleccionar ninguna, se realizará la operación a la columna en la que nos encontramos.


3 Elija la opción Columna. Se abrirá otro submenú.

4 Elija la opción Ancho...

5 Escriba la anchura deseada.



El segundo método consiste en utilizar el ratón.:

1 Sitúe el puntero del ratón en la línea situada a la derecha del nombre de la columna que desee modificar, en la cabecera de la columna.

El puntero del ratón adopta la forma de una flecha de dos puntas.

2 Mantenga pulsado el botón del ratón, y arrastre la línea a la nueva posición.

Observe como conforme nos movemos aparece la anchura de la columna.

3 Suelte el botón del ratón.


Autoajustar la columna

Podemos modificar la anchura de una columna para acomodarla al dato de entrada más ancho

1 Seleccione las columnas a las que desees modificar la anchura.


3 Elija la opción Autoajustar a la selección.


Ancho estándar de columna

Excel nos permite modificar la anchura estándar para todas las columnas de la hoja que tienen asignada dicha anchura.


2 Elija la opción Columna.

3 Hacer clic sobre el botón para ampliar el menú.

4 Elija la opción Ancho estándar...

5 Escriba la anchura estándar deseada.



Insertar Filas, Columnas, Celdas y Hojas

Insertar filas en una hoja

En muchas ocasiones, después de crear una hoja de cálculo, nos daremos cuenta de que nos falta alguna fila en medio de los datos ya introducidos.

Para añadir una fila, seguir los siguientes pasos:

1. Seleccione la fila sobre la que quiere añadir otra, ya que las filas siempre se añaden por encima de la seleccionada.

2. Seleccione el menú Insertar.

3. Elija la opción Filas.


Insertar columnas en una hoja

Excel también nos permite añadir columnas, al igual que filas.

Para añadir una columna, seguir los siguientes pasos:

1. Seleccione la columna delante de la cual quiere añadir otra, ya que las columnas siempre se añaden a la izquierda de la seleccionada.


3. Elija la opción Columnas


Insertar celdas en una hoja

En ocasiones, lo que nos interesa añadir no son ni filas ni columnas enteras sino únicamente un conjunto de celdas dentro de la hoja de cálculo.

Para añadir varias celdas, seguir los siguientes pasos:

1. Seleccione las celdas sobre las que quiere añadirlas.


3. Sitúese sobre el botón para ampliar el menú.

4. Elija la opción Celdas...

Esta opción no aparecerá si no tienes celdas seleccionadas.


5. Elija la opción deseada dependiendo de si las celdas seleccionadas queremos que se desplacen hacia la derecha o hacia abajo de la selección.

Fíjese como desde aquí también le permite añadir filas o columnas enteras.

6. Hacer clic sobre Aceptar.


Insertar hojas en un libro de trabajo

Si necesita trabajar con más de cinco hojas en un libro de trabajo, tendrá que añadir más. El número de hojas puede variar de 1 a 255.

Para añadir una hoja:

1. Sitúese en la hoja sobre la que quiere añadir la otra, ya que las hojas siempre se añadirán a la izquierda de la seleccionada.


3. Elija la opción Hoja de cálculo.


Eliminar Filas, Columnas Celdas y Hojas

Eliminar filas y columnas de una hoja

Para eliminar filas, seguir los siguientes pasos:

1. Seleccione las filas a eliminar o seleccione las columnas a eliminar.

2. Seleccione el menú Edición.

3. Elija la opción Eliminar.


Eliminar celdas de una hoja

Para eliminar varias celdas, seguir los siguientes pasos:

1. Seleccione las celdas a eliminar.


3. Elija la opción Eliminar...

4. Elija la opción deseada dependiendo de cómo queremos que se realice la eliminación de celdas. Desplazando las celdas hacia la izquierda o hacia la derecha.

5. Hacer clic sobre Aceptar.


Eliminar hojas de un libro de trabajo

Para eliminar una hoja, seguir los siguientes pasos:

1. Sitúese en la hoja a eliminar.


3. Sitúese sobre el botón para que se amplie el menú.

4. Elija la opción Eliminar hoja.


Mover y Copiar Celdas

Mover celdas utilizando el Portapapeles

La operación de mover desplaza una celda o rango de celdas a otra posición. Cuando utilizamos el portapapeles entran en juego 2 operaciones Cortar y Pegar. La operación de Cortar desplazará las celdas seleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar copia la información del portapapeles a donde nos encontramos situados.

Para mover unas celdas a otra posición:

1. Seleccione las celdas a mover.


3. Elija la opción Cortar, si esta opción no aparece, sitúese primero sobre el botón para ampliar el menú.


4. Seleccione las celdas donde quiere que se sitúen las celdas cortadas.


6. Elija la opción Pegar, si esta opción no aparece, sitúese primero sobre el botón para ampliar el menú.


Mover celdas utilizando el ratón

Para desplazar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja, sin utilizar el portapapeles, seguir los siguientes pasos:

1. Seleccione las celdas a mover.

2. Sitúese sobre un borde de la selección.

El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda.

3. Pulse el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrástrelo hasta donde quiera mover el rango.

4. Suelte el botón del ratón cuando haya llegado a donde quiere dejar el rango.


Copiar celdas utilizando el ratón

Para duplicar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja, sin utilizar el portapapeles, seguir los siguientes pasos:

1. Seleccione las celdas a copiar.


3. Pulse la tecla CTRL.

4. Manteniendo pulsada CTRL, pulsa el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrástrelo hasta donde quiere copiar el rango.

5. Suelte el botón del ratón cuando esté donde quiere copiar el rango

6. Suelte la tecla CTRL.


Copiar celdas utilizando el Portapapeles

La operación de copiar duplica una celda o rango de celdas a otra posición. Cuando utilizamos el portapapeles entran en juego 2 operaciones Copiar y Pegar.



3. Elija la opción Copiar, si esta opción no aparece, sitúese primero sobre el botón para ampliar el menú.

4. Seleccione las celdas donde quiere copiarlas.


6. Elija la opción Pegar, si esta opción no aparece, sitúese primero sobre el botón para ampliar el menú.


Copiar celdas utilizando el ratón

Para duplicar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja, sin utilizar el portapapeles, seguir los siguientes pasos:



3. Pulse la tecla CTRL.

4. Manteniendo pulsada CTRL, pulsa el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrástrelo hasta donde quiere copiar el rango.

5. Suelte el botón del ratón cuando esté donde quiere copiar el rango

6. Suelte la tecla CTRL.


Copiar en celdas adyacentes

Vamos a explicarte un método muy rápido para copiar fórmulas en celdas adyacentes. Dicho método utiliza el Cuadro de Relleno, y cuidado, ya que si en las celdas a copiar no hay fórmulas sino valores constantes, puede que no funcione tal como te explicamos a continuación.


2. Sitúese sobre la esquina inferior derecha de la selección.

3. Pulse el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrástrelo hasta donde quiere copiar el rango.

4. Suelte el botón del ratón cuando esté donde quiere copiar el rango.


Pegado especial.

Para utilizar esta posibilidad:



3. Elija la opción Copiar, si esta opción no aparece,

sitúese primero sobre el botón para ampliar el menú.

4. Seleccione las celdas donde quiere copiarlas.


6. Elija la opción Pegado especial...


Corrección Ortográfica

Autocorrección

Esta herramienta nos ayuda a corregir errores habituales de escritura. Para visualizar y poder modificar algunas de las opciones de autocorrección asignadas por defecto:

1. Seleccione el menú Herramientas.

2. Sitúese sobre el botón para

ampliar el menú.

3. Elija la opción Autocorrección...


Gráficos

Crear un gráfico

Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita su interpretación.

Los pasos a seguir para crear un gráfico son los siguientes:

1. Seleccione los datos a representar en el gráfico.


3. Elija la opción Gráfico... Si esta opción no aparece, sitúate primero sobre el botón para ampliar el menú.



4. Elija un tipo de gráfico.

5. Una vez elegido el tipo de gráfico, en el recuadro de la derecha, elija un subtipo.

6. Si pulsas sobre el botón Presionar para ver muestra y lo mantienes pulsado, aparece en lugar de los subtipos, una muestra de nuestro gráfico según los datos seleccionados en el paso 1.

7. En todos los pasos del asistente se dispone de varios botones en la parte inferior del cuadro de diálogo

8. En el recuadro Rango de datos aparecerá el rango seleccionado en el primer paso.

9. Selecciona la opción Filas o Columnas dependiendo de cómo están introducidas en la hoja de cálculo cada serie de datos.


10. Haz clic sobre la ficha Serie para completar el segundo paso del asistente para gráficos.

11. En el recuadro Serie aparecerá cada serie de datos representada en nuestro gráfico, nombradas como Serie1, Serie2,...,

12. En el recuadro Valores estará el rango de celdas donde se encuentran los datos a representar para esta serie de datos. Éstos aparecen según la selección realizada en el paso 8.


13. Si quieres añadir alguna serie de datos, dispones del botón Agregar. Al utilizarlo aparecerá otra serie nueva, donde tendremos que cambiar su nombre y su serie de valores de la forma explicada en los pasos 11 y 12.

14. Si lo que quieres es eliminar alguna serie de datos, tendrás que seleccionarla y hacer clic sobre el botón Quitar.

15. El recuadro Rótulo del eje de categorías (X) sirve para darle nombre a cada punto de las series de datos. Si este recuadro está vacío utilizará los valores por defecto, es decir, 1,2,3.. Para asignarles nombre puedes utilizar celdas de la hoja de cálculo utilizando el botón (explicado en el paso 8) o bien escribiendo directamente los valores en el recuadro, separando cada uno de ellos por punto y coma.

16. Haz clic sobre el botón Siguiente para seguir con el gráfico.


17. En la primera ficha Títulos, escribir en el recuadro Título del gráfico el nombre que deseamos que aparezca en la parte superior

18. Escribe en el recuadro Eje de categorías el título que le queremos asignar al eje de abscisas (X) (eje horizontal).

19. Escribe en el recuadro Eje de valores el título que le queremos asignar al eje de ordenada (Y) (eje vertical).

20. Haz clic sobre la ficha Eje, para seguir con las opciones del gráfico.


21. Activa el Eje de categorías si deseas que se visualice, en nuestro caso, el eje X.

22. Junto con el eje de categorías podremos especificar la escala utilizada para ver los rótulos

Estas opciones sólo tienen sentido en caso de que los rótulos del eje sean fechas. Con la opción Categoría sólo aparecerán en el eje las fechas de los rótulos, y con las otras opciones aparecerán todas las fechas entre los distintos rótulos.


23. Haz clic sobre la ficha Líneas de división, para seguir con las opciones del gráfico.

24. Activa o desactiva cualquiera de los tipos de líneas del eje de categorías (X).

25. Activa o desactiva cualquiera de los tipos de líneas del eje de valores (Y).

26. Haz clic sobre la ficha Leyenda, para seguir con las opciones del gráfico.


27. Si no quieres ver la leyenda, desactiva la casilla Mostrar leyenda.

28. Si la casilla Mostrar leyenda se encuentra activada, nos dejará elegir entre distintos tipos de ubicaciones o posiciones: Abajo, Esquina, Arriba, Derecha, Izquierda.

29. Haz clic sobre la ficha Rótulos de datos, para seguir con las opciones del gráfico.


30. Selecciona el tipo de rótulo que deseas que aparezca junto con los datos en el gráfico.

31. En caso de elegir cualquier opción distinta de Ninguno, nos permitirá activar la casilla Clave de leyenda junto a rótulo para que aparezca junto con el rótulo el color de la serie representada.

32. Haz clic sobre la ficha Tabla de datos, para completar las opciones del gráfico.


33. Activar la casilla Mostrar tabla de datos si deseamos incluirla junto con el gráfico.

34. Cuando se active la casilla Mostrar tabla de datos, nos permitirá activar o desactivar la casilla Mostrar clave de leyenda según si se desea visualizar o no el color de la serie de datos en la tabla.

35. Haz clic sobre el botón Siguiente para completar el asistente para gráficos.

36. Haz clic sobre la opción En una hoja nueva si deseamos que nuestro gráfico aparezca en una hoja del libro de trabajo distinta de la de los datos. A continuación podrás especificar cómo deseas que se llame la nueva hoja.

37. Haz clic sobre el botón Finalizar para terminar el gráfico.


Modificar la posición y el tamaño de un gráfico

Para cambiar de posición un gráfico dentro de una hoja de cálculo:

1. Selecciona el gráfico.

2. Sitúa el puntero del ratón sobre el gráfico.

3. Pulsa el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrástralo hasta donde desees colocar el gráfico.

4. Suelta el botón del ratón.


Para cambiar el tamaño de un gráfico:

1. Selecciona el gráfico.

2. Sitúa el puntero del ratón sobre cualquiera de los indicadores alrededor del cuadro del gráfico (como si se deseara cambiar de tamaño una ventana).

3. Pulsa el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrástralo hasta la posición deseada.

4. Suelta el botón del ratón.


Imprimir

Vista preliminar

La vista preliminar es una herramienta que nos permite visualizar nuestra hoja antes de imprimirla. Nos permite ver los saltos de página, márgenes, encabezados y pies de página, el formato completo de la hoja.

1. Selecciona el menú Archivo.

2. Elegir la opción Vista preliminar... Si esta opción no aparece situarse primero sobre el botón para ampliar el menú.


Configurar página

1. Selecciona el menú Archivo.

2. Elija la opción Configurar página...3. Selecciona la orientación del papel, vertical u horizontal. (En la impresora se colocará el papel siempre de la misma forma).

4. En el recuadro Escala nos permitirá indicarle si deseamos que la salida a impresora venga determinado por un factor de escala (100%, 50%, 200%,...) o bien ajustando automáticamente la hoja en un número de páginas específico (una página de ancho por 1 de alto, y así se imprimiría en una sola hoja,...).


5. Hacer clic sobre la ficha Márgenes.

6. En esta ficha podrás modificar los márgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de las hojas a imprimir. Por defecto éstos están a 0.

7. Si la hoja tiene encabezado o pie de página, también nos permite indicar a cuántos centímetros del borde del papel queremos que se sitúe.

8. Si desea que su salida tenga centradas las hojas tanto vertical como horizontalmente, Excel nos lo realizará automáticamente activando las casillas Horizontalmente y/o Verticalmente.

9. Hacer clic sobre la ficha Encabezado y pie de página.


10. Si desea modificar el encabezado, hacer clic sobre el botón Personalizar encabezado...

11. Si desea modificar el pie de página, hacer clic sobre el botón Personalizar pie de página...

12. Hacer clic sobre la ficha Hoja.

13. En el recuadro Imprimir podrá activar cualquiera de las siguientes opciones


Imprimir

1. Seleccione el menú Archivo.

2. Elegir la opción Imprimir... Si esta opción no se encuentra en el menú, situarse primero sobre el botón para ampliar el menú.3. En el recuadro Impresora, aparecerá el nombre de la impresora con la que se supone que se va a imprimir.

4. En el recuadro Imprimir, podrá indicar si desea imprimir Todo el libro, o sólo la Hojas activas (seleccionadas o nuestra hoja activa), o bien, Selección para imprimir sólo los objetos seleccionados de la hoja.

5. En el recuadro Intervalo de páginas, tendremos que indicar si deseamos imprimir Todas las páginas, o bien sólo un rango, especificándolo a continuación.

6.. Hacer clic sobre el botón Aceptar.


Las Fórmulas y Funciones en Excel

Creación de Fórmulas y Funciones

Una fórmula es una ecuación que calcula un valor nuevo a partir de los valores existentes. Las fórmulas pueden contener números, operadores matemáticos, referencias a celdas o incluso funciones

Para trabajar con formulas tenga en cuenta:

• Siempre empiezan con el signo = colocado en la celda donde quiere que aparezca el resultado de la fórmula aplicada.

• Cada fórmula utiliza uno o más operadores aritméticos.

• Cada fórmula incluye 2 o más valores que combinan mediante operadores aritméticos. Cuando utiliza las fórmulas, Excel puede combinar números, referencias a celdas, además de otros valores.

FORMULAS Y FUNCIONES EN EXCEL

Insertar función

Una función se puede escribir directamente en la celda, pero Excel dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, y así resultará más fácil trabajar con ellas.

Si se quiere introducir una función en una celda:

1. Sitúese en la celda donde se quiere introducir la función. Seleccione el menú Insertar. Elija la opción Función... O bien, hacer clic sobre el botón de la barra de herramientas.

FORMULAS Y FUNCIONES EN EXCEL

FIN

MUCHAS GRACIAS

Presentación Excel Básico

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