Apostila excel básico

Módulo BásicoMódulo BásicoEXCEL 2007EXCEL 2007

Módulo BásicoMódulo BásicoEXCEL 2007EXCEL 2007

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ÍNDICEÍNDICE

1. FÓRMULAS

• 1.1- Operações Básicas

• 1.2- Fórmulas de Texto

2. FORMATAÇÃO

• 2.1- Formatação de Células

• 2.2- Formatação Condicional

• 2.3- Formatação de Layout

3. FILTROS

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ÍNDICEÍNDICE

4. CLASSIFICAÇÃO

5. VALIDAÇÃO DE DADOS

6. GRÁFICOS

7. CONTROLES PARA LOCALIZAR E SUBSTITUIR

8. COPIAR RECORTAR E COLAR

9. CONGELAMENTO DE PAINÉIS

10. TECLAS DE ATALHOS MAIS USADOS

11. TRAVAMENTO DE CÉLULAS NAS FÓRMULAS

12. PROTEGER DOCUMENTO (USO DE SENHA)

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O QUE VOCÊ SERÁ CAPAZ DE FAZERO QUE VOCÊ SERÁ CAPAZ DE FAZER

Efetuar cálculos utilizando as fórmulas básicas para buscar

resultados rápidos e precisos

Formatar células e Layout para melhor visualização

Compor gráficos para ilustrar as informações compostas na tabela

Utilizar ferramentas úteis ao dia a dia, para facilitar a composição

das tabelas

Copiar, recortar e colar informações para movimentar e transferir

informações

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O QUE VOCÊ SERÁ CAPAZ DE FAZERO QUE VOCÊ SERÁ CAPAZ DE FAZER

Utilizar atalhos dos comandos do Excel tornando o uso mais

prático e rápido

Definir senha para abrir ou alterar um documento no Excel.

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INTRODUÇÃOINTRODUÇÃO

O Excel é uma enorme planilha eletrônica utilizada como

ferramenta de trabalho para facilitar a gestão e auxiliar no

processo de tomada de decisão, seja dentro de uma empresa

ou na vida particular.

Foi criado para substituir o processo manual na elaboração

de cálculos, tabelas e planilhas em geral, atribuindo o uso de

fórmulas e comandos úteis em busca de resultados rápidos e

precisos.

A planilha Excel possui um limite de 1.048.576 linhas por

16.384 colunas, totalizando 17.179.869.184 de células.

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FÓRMULASFÓRMULAS

1. INSERINDO FÓRMULAS

• Para se inserir uma fórmula é preciso primeiramente digitar na célula

desejada o sinal de igualdade, caso contrário o fórmula não funcionará.

Ao final da fórmula pressione a tecla ENTER.

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FÓRMULASFÓRMULAS

OPERAÇÕES BÁSICAS:

SINAIS DE OPERAÇÕES

SINAIS FUNÇÕES

+ SOMA

- SUBTRAÇÃO

* MULTIPLICAÇÃO

/ DIVISÃO

% PORCENTAGEM

= IGUALDADE

SINAIS PARA CONDIÇÃO

SINAIS FUNÇÕES

> MAIOR QUE

< MENOR QUE

>= MAIOR OU IGUAL A

<= MENOR OU IGUAL A

<> DIFERENTE QUE

= IGUAL A

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FÓRMULASFÓRMULAS

SOMA

• Utilizada para somar qualquer valor numérico das células indicadas,

independente de sua localização.

EXEMPLO:

Para somar os valores das células A1 com a célula D2 basta digitar na

célula que ficará a resposta, como exemplo G1 a seguinte fórmula:

=A1+D2

Neste caso, na célula G1 o resultado será 62.

A B C D E F G

1 12 13 14 15 16 17 62

2 21 43 30 50 26 39

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FÓRMULASFÓRMULAS

• Ou ainda podemos calcular utilizando a função :

=SOMA(A1;D2)

• No exemplo abaixo calcularemos a soma entre o intervalo da célula A1 à

A6. Sendo assim digite:

=SOMA(A1:A6)

Repare que para calcularmos o intervalo utilizamos o símbolo dois pontos (:), e

para calcularmos números independentes usamos o símbolo ponto e vírgula(;) .

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FÓRMULASFÓRMULAS

SUBTRAÇÃO

• Para realizar uma subtração, é preciso apenas digitar o endereço dos devidos

valores a serem calculados, acompanhado do sinal de subtração (-) , como

demonstrado abaixo:

=A1-B1

MULTIPLICAÇÃO

• Para efetuar uma multiplicação basta utilizar o mesmo procedimento acima,

apenas substituindo o sinal de substração (-) por multiplicação (*) .

• Outra maneira é utilizando a função de multiplicação.

Veja o exemplo:

=MULT(A1;B1)

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FÓRMULASFÓRMULAS

DIVISÃO

• Da mesma maneira que as outras operações, para dividir basta somente usar

o sinal de divisão (/) .

=A1/B2

PORCENTAGEM

• Existem duas maneiras de obter percentual:

• 1 – Inserindo diretamente o símbolo porcentagem (%) :

=A1*B2%

• 2 – Dividindo o valor da célula por 100 :

=A1*B2/100

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FÓRMULASFÓRMULAS

MÁXIMO

• A fórmula de Máximo mostra o maior valor de um intervalo de células.

Neste exemplo, o resultado da fórmula em A9 será 120 .

A

1 10

2 20

3 30

4 50

5 90

6 100

7 120

8 30

9 =MÁXIMO(A1:A8)

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FÓRMULASFÓRMULAS

MÍNIMO

• Essa fórmula mostra o menor valor de um intervalo de células.

Neste exemplo, o resultado da fórmula em A10 será 5 .

A

1 5

2 20

3 30

4 50

5 90

6 100

7 120

8 30

9 300

10 =MÍNIMO(A1:A8)

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FÓRMULASFÓRMULAS

CONDIÇÃO SE

• A função SE é útil para efetuar testes condicionais com valores e fórmulas.

Para isso você especifica uma condição, e a função retornará um valor se for

verdadeiro e um outro valor se for avaliado falso.

• Veja o exemplo a seguir

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FÓRMULASFÓRMULAS

EXEMPLO

A B C

1 VENDEDOR: R$: META:

2Adriana 5800

=SE(A2>=5000;”Atingido”;”Não atingido”)

3Bruno 3500


4Daniel 7200


5Jorge 4500


6Márcia 6300


7Murilo 4900


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FÓRMULASFÓRMULAS

RESULTADO:

A B C

1 VENDEDOR: R$: META:

2 Adriana 5800 Atingido

3 Bruno 3500 Não atingido

4 Daniel 7200 Atingido

5 Jorge 4500 Não atingido

6 Márcia 6300 Atingido

7 Murilo 4900 Não atingido

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FÓRMULASFÓRMULAS

CONTAGEM

• A contagem é utilizada para contar dados presentes em uma sequência de

células. Para isso, podemos usar as seguintes funções:

• CONT.NÚM

Essa função calcula o número de células de um determinado intervalo que

contém números.

O resultado da fórmula em A5 será 3.

Essa fórmula considera apenas os valores numéricos

C A

1 1

2 1

3 1

4

5 =CONT.NÚM(A1:A4)

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FÓRMULASFÓRMULAS

• CONT.SE

Essa função calcula uma condição, ou seja, será feita a contagem apenas dos

valores informados para a condição.


Esta fórmula considera todos os dados como texto e números.

C A

1 1

2 2

3 1

4 2

5 =CONT.SE(A1:A4;2)

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FÓRMULASFÓRMULAS

• CONT.VALORES

Essa função calcula a quantidade de dados contidos em um intervalo de

células.


Esta fórmula considera todos os dados, como textos e números.

C A

1 S

2 10

3

4 45

5 =CONT.VALORES(A1:A4)

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FÓRMULASFÓRMULAS

• CONTAR.VAZIO

Essa função calcula a quantidade de células que não contém dados.


A fórmula considera apenas células vazias.

C A

1 S

2 10

3

4 45

5 =CONTAR.VAZIO(A1:A4)

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FÓRMULASFÓRMULAS

FÓRMULAS DE TEXTO

• FUNÇÃO ESQUERDA

Essa função tem como objetivo retornar um determinado número de

caracteres a partir do início (esquerda) do texto.

EXEMPLO:

Na célula C3 tem o seguinte texto: CONDOMÍNIO DE SOLUÇÕES

Usando a fórmula: =ESQUERDA(C3;10)

O resultado será: CONDOMÍNIO

Repare que o espaço entre uma palavra e outra é considerado um caractere.

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FÓRMULASFÓRMULAS

• FUNÇÃO DIREITA

A função DIREITA retorna o número de caracteres solicitados a partir do final

(direita) do texto.

EXEMPLO:

Na célula B1 está escrito: ATACADO DE PEÇAS

Digitando a fórmula: =DIREITA(B1;5)

O resultado será: PEÇAS

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FÓRMULASFÓRMULAS

• FUNÇÃO EXT.TEXTO

Essa função retorna os caracteres do meio de uma seqüência de caracteres de texto, aonde você especifica a

posição e o comprimento desejado.

EXEMPLO:

Na célula D1 está escrito: SOLUÇÕES CORPORATIVAS

Digitando a fórmula: =EXT.TEXTO(D1;9;6)

O resultado será: CORPO

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FÓRMULASFÓRMULAS

• FUNÇÃO ARRUMAR

Essa função remove todos os espaços irregulares do texto (exceto os espaços simples entre palavras ou números).

É muito utilizado para organizar textos com grande volume de dados recebidos de outros aplicativos, que podem

conter espaçamentos irregulares.

Veja o exemplo a seguir em que textos foram escritos sem nenhum cuidado, e depois compare o resultado após a

utilização da função.

Essa função considera todos os dados como texto e número.

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FÓRMULASFÓRMULAS

EXEMPLO:

C A B

1 BIANCA =ARRUMAR(A1)

2 CARLOS =ARRUMAR(A2)

3 JOSÉ =ARRUMAR(A3)

4 LEONARDO =ARRUMAR(A4)

5 TAÍS =ARRUMAR(A5)

C A B

1 BIANCA BIANCA

2 CARLOS CARLOS

3 JOSÉ JOSÉ

4 LEONARDO LEONARDO

5 TAÍS TAÍS

VEJA O RESULTADO:

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FÓRMULASFÓRMULAS

• CONCATENAR

A função Concatenar é utilizada para "juntar“ seqüências de texto, em uma

única célula.

EXEMPLO:

No exemplo abaixo demonstraremos como juntar nome e sobrenome em uma

única célula.

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FÓRMULASFÓRMULAS

No exemplo acima, foi digitado na célula C2 a seguinte fórmula:

=CONCATENAR(A2;” “;B2)

Como resultado, apareceu o dado da célula A2 (Maria) e o dado de B2 (Martins) juntos

na célula C2 (Maria Martins).

E assim foi feito sucessivamente até a célula C5, completando a tabela.

Observe que o símbolo aspas (“ ”) digitadas na fórmula indicam o espaço de um

caractere entre as palavras que foram juntadas.

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FORMATAÇÃOFORMATAÇÃO

FORMATAÇÃO DE CÉLULAS

• A formatação de célula permite alterar cor do preenchimento, cor do texto,

tipo de fonte, alinhamento de fonte e borda da célula. Tem como objetivo

organizar as informações contidas na tabela utilizando cores para chamar a

atenção em informações importantes ou apenas para uma questão estética

do documento apresentado.

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• Para formatar células, escolha a guia Início, localizada na barra de

ferramentas, e utilize as opções como Fonte, Alinhamento e Número.

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•OPÇÃO FONTE:

Opção de escolha para o Tipo de Fonte

Tamanho da FonteAumenta ou diminui o tamanho da fonte

Cor da Fonte

Cor da CélulaBorda da célula

Opção de texto:Negrito, Itálico ou Sublinhado

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Gira o texto no ângulo que desejar.

Alinha o texto à esquerda, centraliza ou à direita na célula.

Aumenta ou diminui recuo do texto.

Alinha o texto acima, no centro ou abaixo na célula

Exibe o texto em uma única célula utilizando várias linhas, tornando todo o conteúdo visível.

Torna maior a célula selecionada centralizando seu conteúdo.

•OPÇÃO ALINHAMENTO:

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Seleciona o modo de exibição do conteúdo da célula como: data, número, hora, texto e vários outros.

Aumenta ou diminui a quantidade de casas decimais quando o valor for numérico.

Atalho para o modo de exibição do conteúdo da célula (número de contabilização, percentual e separador de milhares).

•OPÇÃO NÚMERO:

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FORMATAÇÃO CONDICIONAL

• Utilizamos a formatação condicional para realçar dados importantes

baseados em critérios determinados.

Para isso temos as formas de escala de cor, conjunto de ícones e barra de

dados.

• A opção Formatação Condicional encontra-se na barra de opções da guia

Início:

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• Observe os passos a seguir para inserir uma Formatação Condicional, com a

opção Escala de Cor.

• Selecione a tabela que se quer inserir a Formatação Condicional

• E siga as instruções abaixo:

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• Veja como ficou o exemplo abaixo depois de utilizar a ferramenta

Formatação Condicional, opção Escala de Cor, onde as cores graduais

indicam que, quanto menor a temperatura a tonalidade se aproxima do azul e

quanto maior a temperatura a cor de aproxima do vermelho.

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FORMATAÇÃO DE LAYOUT

• A guia Layout de Página tem opções de adicionar, excluir ou mover quebras

de páginas; alterar margens e tamanhos, orientação (formato retrato ou

paisagem), para ajustar a página antes da impressão.

Para isso selecione a guia Layout da Página e escolha a opção a ser

alterada.

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Dicas de impressão

• Para definir uma área específica da planilha para imprimir, vá até Layout da

Página; Área de Impressão; e clique em Definir área de Impressão.

• Para ajustar quebras de página ou especificar onde uma nova página de

impressão de iniciará, selecione a opção Quebra na barra de atalho Layout

da Página, isso ajudará a visualizar como o documento será impresso.

• Para facilitar a identificação de linhas e colunas em uma impressão, é

possível repetir os títulos em todas as páginas impressas. Para isso selecione

a opção Imprimir Títulos, na barra de atalho Layout da Página.

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FILTROSFILTROS

FILTROS

• Esta opção é muito útil para trabalhar com subconjuntos de dados em um

intervalo de células. Com o uso dos filtros você oculta os dados que não

deseja visualizar, e exibe somente os dados especificados que se quer

localizar podendo assim trabalhar com esses subconjuntos separadamente.

• Para acessar esta ferramenta, vá até opção Dados localizado na Barra de

Ferramentas e clique na opção Filtro:

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FILTROSFILTROS

• EXEMPLO:

Quer se filtrar os dados da tabela abaixo com a condição, maior do que 10 e

menor do que 30.

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FILTROSFILTROS

Para isso selecione a tabela, e clique na opção Filtro.

Logo após, irá aparecer uma seta indicativa na tabela ao lado do título “Quantidade”.

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FILTROSFILTROS

Após clicar na seta aparecerá uma caixa de diálogo para selecionar a opção que quer especificar.

Escolha a opção Filtros de Números, e depois clique na opção É Maior do que.

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FILTROSFILTROS

Digite na caixa Personalizar AutoFiltro, a condição Maior do que 10, e

menor do que 30. Clique em OK.

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FILTROSFILTROS

Após seguir os passos acima, foi especificada a condição do Filtro. Como resultado,

uma nova tabela filtrada apareceu. Observe:

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CLASSIFICAÇÃOCLASSIFICAÇÃO

CLASSIFICAÇÃO

• Outra ferramenta do Excel é a Classificação, usada para organizar e localizar

dados, podendo assim analisá-los mais facilmente.

Com a Classificação de dados é possível colocar uma lista de nomes em

ordem alfabética, ordenar números do menor para o maior (e vice-versa), e

organizar linhas por cores ou ícones.

• Para utilizar a ferramenta de Classificação, vá até a barra de ferramentas,

selecione a guia Dados, e clique na opção Classificar.

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Ao clicar na opção Classificar, aparecerá a caixa de diálogo, onde é

possível especificar a coluna que será classificada, o tipo de classificação e

sua ordem. Veja na ilustração abaixo:

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• Existe a opção de atalho para classificar dados do menor para o maior, e

do maior para o menor. Para isso basta clicar nos ícones de atalho

contidos no grupo Classificar e Filtrar.

Veja:

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EXEMPLO:

Antes da classificação:Depois de classificar na ordem do menor para o maior:

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VALIDAÇÃO DE DADOSVALIDAÇÃO DE DADOS

VALIDAÇÃO DE DADOS

• Na opção Validação de Dados, é possível impedir que dados inválidos (que

não foram especificados) sejam inseridos na tabela. Ou até mesmo criar uma

lista suspensa onde são predeterminados os dados que serão inseridos.

EXEMPLO:

Para criar uma lista suspensa, selecione as células que contém os dados que

serão inseridas na lista. Depois clique na a guia Dados na barra de

ferramentas; opção Validação de Dados clique na opção Validação de

Dados.

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Veja as ilustrações:

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• Após selecionar a opção Validação de Dados, abrirá a caixa de diálogo.

Então clique na guia Configurações; na caixa Permitir, clique em Lista; e

para a caixa Fonte, selecione os dados a serem inseridos na lista; clique em

OK.

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Feito isso a Lista Suspensa estará incluída.

Observe:

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Inserir Gráfico

• Selecione a tabela, vá na guia “Inserir” e escolha o tipo de gráfico:

GRÁFICOSGRÁFICOS

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GRÁFICOSGRÁFICOS

• O Excel oferece vários modelos de gráfico

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GRÁFICOSGRÁFICOS

• Após selecionar o tipo de gráfico aparecerá

automaticamente o botão “FERRAMENTAS DE GRÁFICO”

com mais 3 guias para formatação: Design, Layout e

Formatar

• As novas guias oferecem várias formas de formatação.

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GRÁFICOSGRÁFICOS

EXEMPLO

010203040

a b c dx y z

Você pode atribuir tipos de valor como moeda ou decimal por exemplo.

A legenda pode ser movida para qualquer área do gráfico.

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GRÁFICOSGRÁFICOS

EXEMPLO

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LOCALIZAR E SUBSTITUIRLOCALIZAR E SUBSTITUIR

LOCALIZAR E SUBSTITUIR

• Utilize essa ferramenta para localizar e se necessário substituir algum dado

na planilha.

• Use o comando “Ctrl + L” e preencha o campo “Localizar” com o dado

desejado e em seguida aperte “Localizar tudo”

• O Excel mostrará todas as informações relacionadas ao dado (pasta,

planilha, célula, valor)

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O dado em questão (janeiro) está na célula B3

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• Para substituir vá na aba “Substituir” , insira o

dado novo no campo “Substituir por” e em

seguida clique em “Substituir tudo”

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FUNÇÃO “LOCALIZAR”FUNÇÃO “LOCALIZAR”

FUNÇÃO “LOCALIZAR’

• O Excel permite localizar caracteres dentro de texto inserido em uma

célula e retorna o numero correspondente à posição do caracter

procurado.

• Usa-se a seguinte função:

• LOCALIZAR(texto_procurado;no_texto;núm_inicial)

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Onde:

• Texto_procurado é o texto que você deseja localizar

• No_texto é o texto em que você deseja localizar o texto_procurado

• Núm_inicial é o número do caractere em no_texto em que você

deseja iniciar a pesquisa.

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• EXEMPLO

• Localizar a palavra “excel” dentro da célula A1.

O Resultado encontrado será o número 14 Lembrando que os espaços também são contados.

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COPIAR , RECORTAR e COLARCOPIAR , RECORTAR e COLAR

Além dos famosos CTRL + C (COPIAR) , CTRL + X (RECORTAR) e

CTRL + V (COLAR)

• O Excel oferece outro recurso: COLAR ESPECIAL

• Pressione e Solte na seqüência: ALT , C , V , S

Surgirá a seguinte caixa com as opções de colagem

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CONGELAMENTO DE PAINÉISCONGELAMENTO DE PAINÉIS

CONGELAMENTO DE PAINÉIS

• Este recurso permite “travar” linhas e colunas para que fiquem sempre a

mostra ao percorrer uma tabela.

• Permite travar de 3 maneiras distintas: congelar a primeira linha, a

primeira coluna ou linhas e colunas baseadas em uma seleção

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ATALHOS MAIS USADOSATALHOS MAIS USADOS

ALGUNS ATALHOS MAIS USADOS:

• Ctrl + 1 Exibe a caixa de formatação de célula.

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• CTRL + Espaço Seleciona a coluna inteira

• SHIFT + Espaço Seleciona a linha inteira

• CTRL + SHIFT + $ Aplica o formato MOEDA com duas casas decimais

• CTRL + ( Oculta linha selecionada

• CTRL + SHIFT + ( Exibe novamente linhas ocultas dentro da seleção

• CTRL + ) Oculta coluna selecionada

• CTRL + SHIFT + ) Exibe novamente colunas ocultas dentro da

seleção

• SHIFT + F2 Inserir Comentário

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TRAVAMENTO DE CÉLULAS NAS FÓRMULASTRAVAMENTO DE CÉLULAS NAS FÓRMULAS

TRAVAMENTO DE CÉLULAS

• É também chamado de Referência Absoluta. Sempre que quisermos

que o Excel faça referência a apenas uma célula ou conjunto de células,

é necessário travar o intervalo utilizando o sinal de cifrão ($). A

utilização do cifrão segue a uma pequena regra: sempre inserido antes

da coluna ou da linha, ou de ambas, caso seja necessário.

EXEMPLO:

$A$1, $A1, A$1

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PROTEGER DOCUMENTOPROTEGER DOCUMENTO

PROTEÇÃO DE PLANILHAS

• A opção Proteger Planilha é utilizada para impedir que dados sejam

movidos ou alterados. Para isso você pode proteger determinados

elementos da planilha ou a pasta de trabalho inteira.

• Para proteger uma planilha basta ir na guia Revisão, e escolher a opção

Proteger Planilha. Para proteger toda a pasta de trabalho, escolha a

opção Proteger Pasta de Trabalho, conforme ilustrado abaixo:

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EXEMPLO:

Colocar proteção na planilha abaixo.

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Na caixa de diálogo, digite a senha para proteger a planilha, e

selecione as opção que deseja permitir. Depois clique em OK.

Confirme a senha, e pronto a proteção estará instalada.

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PERMITIR ACESSO EM UMA PLANILHA BLOQUEADAPERMITIR ACESSO EM UMA PLANILHA BLOQUEADA

É possível deixar liberado o acesso a células em uma planilha bloqueada.

• Escolha a(s) célula(s) que terão o acesso liberado e clique com o botão direito do

mouse.

• Clique em “formatar células” e na aba “proteção” , desmarque a opção

“bloqueadas”

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• Em seguida vá na guia “Revisão” e “Proteger Planilha”

• Escolha uma senha

• Depois de definida a senha, somente a(s) célula(s) selecionada(s) poderão ser modificadas

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FIM DA APRESENTAÇÃOFIM DA APRESENTAÇÃO

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