SAP PRESS Praxishandbuch Instandhaltung mit SAP Das Standardwerk zu SAP PM/EAM Bearbeitet von Karl Liebstückel erweitert 2013. Buch. 651 S. Hardcover ISBN 978 3 8362 2110 8 Format (B x L): 16,8 x 24 cm Wirtschaft > Betriebswirtschaft: Theorie & Allgemeines > Wirtschaftsinformatik, SAP, IT-Management schnell und portofrei erhältlich bei Die Online-Fachbuchhandlung beck-shop.de ist spezialisiert auf Fachbücher, insbesondere Recht, Steuern und Wirtschaft. Im Sortiment finden Sie alle Medien (Bücher, Zeitschriften, CDs, eBooks, etc.) aller Verlage. Ergänzt wird das Programm durch Services wie Neuerscheinungsdienst oder Zusammenstellungen von Büchern zu Sonderpreisen. Der Shop führt mehr als 8 Millionen Produkte.
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Praxishandbuch Instandhaltung mit SAP - …...SAP PRESS Praxishandbuch Instandhaltung mit SAP Das Standardwerk zu SAP PM/EAM Bearbeitet von Karl Liebstückel erweitert 2013. Buch.
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Die Online-Fachbuchhandlung beck-shop.de ist spezialisiert auf Fachbücher, insbesondere Recht, Steuern und Wirtschaft.Im Sortiment finden Sie alle Medien (Bücher, Zeitschriften, CDs, eBooks, etc.) aller Verlage. Ergänzt wird das Programmdurch Services wie Neuerscheinungsdienst oder Zusammenstellungen von Büchern zu Sonderpreisen. Der Shop führt mehr
8 Neue Informationstechnologien in der Instandhaltung ....................................................... 489
9 Die Benutzerfreundlichkeit ..................................... 561
7
Inhalt
Vorwort zur 3. Auflage .............................................................. 13Geleitwort zur 1. Auflage .......................................................... 15
1 Über dieses Buch ..................................................... 17
1.1 An wen sich das Buch wendet undan wen nicht ........................................................... 19
1.2 Was das Buch leisten kann und was nicht ............... 201.3 Wie das Buch aufgebaut ist ..................................... 21
2 Instandhaltung und SAP: Geht das? ....................... 25
2.1 Instandhaltung heute: Neue Ziele braucht das Land ................................................................. 26
2.2 Der neue Instandhaltungsbegriff ............................. 282.3 Instandhaltungsstrategien im Wandel der Zeit ........ 312.4 Die SAP-Instandhaltung im Wandel der Zeit ........... 342.5 SAP ERP 6.0 ........................................................... 35
3.1 SAP-Organisationseinheiten .................................... 413.1.1 Das Werk aus Instandhaltungssicht ............ 423.1.2 Instandhaltungsspezifische
Organisationseinheiten .............................. 423.1.3 Weitere allgemeine Organisations-
einheiten ................................................... 443.1.4 Werksbezogene und werksübergreifende
4.1 Was Sie tun sollten, bevor Sie Ihre Anlagen im SAP-System abbilden .............................................. 54
Inhalt
8
4.2 SAP-Hilfsmittel zur Anlagenstrukturierung und wie Sie sie einsetzen sollten ..................................... 684.2.1 Technische Plätze und Referenzplätze ........ 684.2.2 Equipments und Serialnummern ................. 794.2.3 Verbindungen und Objektnetze ................. 894.2.4 Linear Asset Management .......................... 914.2.5 Material und IH-Baugruppen ...................... 994.2.6 Stücklisten ................................................. 1054.2.7 Klassifizierung ............................................ 1104.2.8 Produktstrukturbrowser ............................. 1164.2.9 Spezielle Funktionen .................................. 117
5.8.6 Vorbeugende Instandhaltung, zeit- und leistungsbasiert ................................... 319
5.8.7 Rundgangsplanung .................................... 3265.9 Der Geschäftsprozess »Zustandsorientierte
Instandhaltung« ...................................................... 3335.10 Der Geschäftsprozess »Kalibrierung von Prüf-
und Messmitteln« ................................................... 3375.11 Der Geschäftsprozess »Pool Asset Management« .... 3475.12 Der Geschäftsprozess »Projektorientierte
Instandhaltung« ...................................................... 3545.12.1 SAP Projektsystem ..................................... 3555.12.2 Der Maintenance Event Builder ................. 361
6 Integration der Anwendungen anderer Fachbereiche ........................................................... 365
6.1 Wie andere Fachbereiche berührt werden ............... 3656.2 Integration innerhalb von SAP ERP ......................... 366
6.2.1 Materialwirtschaft ..................................... 3676.2.2 Produktionsplanung und -steuerung .......... 3766.2.3 Exkurs: Eigenfertigung von Ersatzteilen
auf Lager ................................................... 3816.2.4 Qualitätsmanagement ............................... 3866.2.5 Umwelt, Gesundheit und Sicherheit .......... 3876.2.6 Finanzbuchhaltung .................................... 3906.2.7 Anlagenbuchhaltung .................................. 3916.2.8 Controlling ................................................ 3956.2.9 Immobilienmanagement ............................ 4056.2.10 Personalwesen ........................................... 4086.2.11 Service und Vertrieb .................................. 413
6.3 Die Integration mit anderen SAP-Systemen ............. 4156.3.1 Die Integration mit SAP NetWeaver
MDM ........................................................ 4166.3.2 Die Integration mit SAP SRM .................... 418
6.4 Die Integration mit Nicht-SAP-Systemen ................ 4216.4.1 Betriebsüberwachungssysteme .................. 421
Inhalt
10
6.4.2 Betriebsinformationssysteme ...................... 4246.4.3 Leistungsverzeichnisse und
7.1 Was Instandhaltungscontrolling ist .......................... 4317.2 SAP-Hilfsmittel zur Informationsgewinnung
und wie Sie sie einsetzen sollten .............................. 4367.2.1 SAP List Viewer .......................................... 4367.2.2 SAP Quick Viewer ...................................... 4447.2.3 SAP ERP-Logistikinformationssystem .......... 4507.2.4 SAP NetWeaver BW ................................... 4587.2.5 Vergleich von LIS und SAP
NetWeaver BW .......................................... 4687.3 SAP-Hilfsmittel zur Budgetierung und wie Sie
sie nutzen sollten .................................................... 4707.3.1 Auftragsbudgetierung ................................. 4717.3.2 Kostenstellenbudgetierung ......................... 4727.3.3 Budgetierung über IM-Programme ............. 4747.3.4 Budgetierung über PSP-Elemente ............... 4777.3.5 Maintenance Cost Budgeting ..................... 481
8 Neue Informationstechnologien in der Instandhaltung ........................................................ 489
8.1 SAP NetWeaver Portal ............................................ 4908.1.1 Rollenkonzept ............................................ 4908.1.2 Service Maps, Übersichten und
8.6 SAP NetWeaver Business Client .............................. 5128.6.1 Allgemeine Funktionen .............................. 5138.6.2 Rollen, Aufgabenlisten, Übersichten
und Berichte .............................................. 5158.6.3 Ungeplante Aufgabe zurückmelden ........... 5168.6.4 Asset Viewer ............................................. 5178.6.5 Side Panels ................................................ 5198.6.6 SAP Visual Enterprise Viewer ..................... 520
8.7 Mobile Instandhaltung ............................................ 5228.7.1 Grundlagen der mobilen Instandhaltung .... 5228.7.2 Paging ....................................................... 5288.7.3 Mobile Asset Management ........................ 5308.7.4 SAP Work Manager .................................. 5378.7.5 SAP Rounds Manager ................................ 5468.7.6 Weitere Aspekte der mobilen
Plattformen ............................................... 5478.7.7 RFID .......................................................... 548
8.8 Serviceorientierte Architektur ................................. 5528.9 SAP HANA .............................................................. 556
9 Die Benutzerfreundlichkeit ..................................... 561
9.1 Was ist eigentlich Benutzerfreundlichkeit? .............. 5629.2 Wie Benutzerfreundlichkeit beurteilt
werden kann ........................................................... 5679.3 Warum Benutzerfreundlichkeit nicht gleich
Benutzerakzeptanz ist ............................................. 5689.4 Warum die Benutzerakzeptanz gerade in der
Instandhaltung so wichtig ist .................................. 5719.5 Möglichkeiten des SAP-Systems zur Verbesserung
der Benutzerfreundlichkeit ...................................... 5749.5.1 Allgemeine Benutzerparameter .................. 5769.5.2 Instandhaltungsspezifische
9.6 Die Usability-Studie zu SAP ERP 6.0 ........................ 6009.6.1 Vorbereitung und Durchführung ................ 6019.6.2 Ergebnisse .................................................. 6069.6.3 Schlussfolgerungen ..................................... 610
A Literaturverzeichnis ............................................................ 615
B Übersichten ....................................................................... 621
C Der Autor .......................................................................... 633
D Danksagung ....................................................................... 635
Index ........................................................................................ 637
13
Vorwort zur 3. Auflage
Liebe Leser,
vor Ihnen liegt die 3. Auflage des Instandhaltungsbuches, und wie Siefeststellen, wurde der Titel dieses Mal leicht abgeändert, in »Praxis-handbuch Instandhaltung mit SAP«. Sie fragen sich warum?
Aufgrund der guten Erfahrungen bei anderen Applikationen hat sichSAP PRESS dazu entschieden, zur Instandhaltung ein zweites Buchaufzulegen, »Instandhaltung mit SAP – Customizing«, das Ende 2013erscheinen wird. Dort werden Sie alle Fragen und die passenden Ant-worten – vorfinden, die mit dem Einführungsprojekt und dem Cus-tomizing von EAM zusammenhängen. Wurden diese Aspekte in denbisherigen beiden Auflagen nur am Rande aufgegriffen, werden siein »Instandhaltung mit SAP – Customizing« in angemessener Breiteund Tiefe diskutiert.
In der Konsequenz werden das frühere Kapitel 9, »Das SAP-Projekt inder Instandhaltung«, sowie sämtliche detaillierteren Hinweise aufCustomizing-Einstellungen aus der Vorauflage in dieses neue Buchverlagert.
Stattdessen finden Sie nun die folgenden neuen Abschnitte:
� Verwaltung von linearen Anlagen (Linear Asset Management)
� Anfertigung von Ersatzteilen
� Integration mit SAP Environment, Health, and Safety Manage-ment (EHS Management)
� SAP NetWeaver Business Client als neue Benutzeroberfläche
� SAP Work Manager und SAP Rounds Manager als neue mobileLösungen
� SAP HANA als neue Datenbank
� zusätzliche Hinweise zur Benutzerfreundlichkeit (Benutzerakzep-tanz, Table Controls, Aktivitätenleiste)
Darüber hinaus wurden alle Erweiterungen aus den EnhancementPackages 5 und 6 (vereinzelt sogar schon aus Enhancement Package 7)eingearbeitet – und das waren sehr viele.
14
Vorwort zur 3. Auflage
Es gibt noch eine Änderung gegenüber den vorherigen Auflagen: Sieerhalten keine DVD mehr, stattdessen können Sie sich die dort auf-gezeichneten Geschäftsprozesse online, unter http://saptraining.fh-wuerzburg.de ansehen. Die ehemals auf der DVD enthaltenen Doku-mente (z.B. Tipps & Tricks) stehen für Sie zum Download unter https://ssl.galileo-press.de/bonus-seite/ bereit.
Eine weitere Neuerung ist, dass Sie als Beilage eine Faltkarte (einesogenannte Referenzkarte) finden, die die wichtigsten Transaktionenzur Instandhaltung beinhaltet. Wenn Sie SAP R/2-Anwender waren,kennen Sie sie ja von RM-INST und haben sie in SAP R/3 und SAP ERPschmerzlich vermisst. Jetzt haben Sie wieder eine! Ein Dokument mitallen Transaktionen finden Sie ebenfalls zum Download unter https://ssl.galileo-press.de/bonus-seite/.
So, nun wünsche ich Ihnen viel Spaß beim Lesen und viel Erfolg inIhren Projekten zur Instandhaltung mit SAP.
Ihr
15
Geleitwort zur 1. Auflage
Die sich stets weiterentwickelnde Technisierung der Fertigung, ver-bunden mit einer kontinuierlich zunehmenden Automatisierung derProduktionsprozesse, hat zur Folge, dass die Verfügbarkeit der Pro-duktionsanlagen und deren Produktionsqualität einen zunehmendstärkeren Einfluss auf den Erfolg eines Unternehmens haben. DieInstandhaltung der technischen Anlagen hat damit eine unmittelbareWirkung auf die Wettbewerbssituation moderner Unternehmen undleistet einen wichtigen Beitrag zum Unternehmensergebnis. Dabeigeht es nicht nur um die Sicherung der Produktionsbereitschaft undder Anlagenverfügbarkeit, sondern auch um weitere Aspekte, die mitdem Betrieb von technischen Anlagen verbunden sind, wie etwaAnlagensicherheit, Produktqualität oder Umweltschutz.
Moderne Instandhaltungsbetriebe sind somit weit mehr als ausschließ-lich Instandsetzungs- oder Wartungstrupps, denn sie betreiben einumfassendes Anlagenmanagement, das in die Prozesse des gesamtenLebenslaufes von technischen Anlagen eingebunden ist, von derBeschaffungsphase über den laufenden Betrieb, die Anlagenumbautenund Modernisierungen bis hin zur Ersatzinvestition.
Auch die Anforderungen an die Instandhaltungsteams haben sich imLaufe der Zeit dahingehend geändert, dass ein zeitgemäßes Anlagen-management unabdingbar ist. Der zunehmende Anteil an komplexenAnlagensystemen, verbunden mit einem wachsenden Grad an elek-tronischen Komponenten und Baugruppen, verlangt neben den tra-ditionellen Ausrichtungen vermehrt nach Spezialisten aus Bereichenwie Elektronik oder Informationstechnologie. In vielen Fällen sindexterne Experten erforderlich, die als Dienstleister und Servicepart-ner gemeinsam mit den firmeneigenen Anlagentechnikern zusam-menarbeiten und den technischen Anlagenpark betreuen.
Für ein Instandhaltungsmanagementsystem bedeutet diese Entwick-lung, dass es sich sowohl den wechselnden Situationen im Anlagen-management stellen und Flexibilität bei der Anlagenstrukturierungbieten als auch die unterschiedlichen Arbeitsprozesse im Zusammen-spiel interner und externer Instandhaltungsteams beherrschen muss.
16
Geleitwort zur 1. Auflage
Für SAP war das Thema Instandhaltung schon in frühen Jahren derAnwendungsentwicklung ein wichtiger Schwerpunkt. Dabei wurdevon Beginn an darauf geachtet, Anlagenmanagement umfassend zudefinieren und sich nicht nur auf die Abdeckung der ThemenkreiseInspektion, Wartung und Instandsetzung zu beschränken. Auch Pro-zesse wie der Anlagenneubau oder die Modernisierung sowie dieKalibrierung von Messmitteln oder die Wiederaufarbeitung vonReserveteilen wurden als Teil einer umfassenden Lösung für dasAnlagenmanagement mitberücksichtigt.
Instandhaltungsprozesse sind in den unterschiedlichen Branchen inverschiedenen Ausprägungen zu finden. Neben einer in vielen Bran-chen vorkommenden gemeinsamen Basis von Wartungs-, Inspekti-ons- und Instandsetzungsabläufen gibt es auch firmenspezifischeBesonderheiten und spezielle Anforderungen von einzelnen Indus-trien. Dies können besondere Genehmigungsverfahren sein (z.B.Freischaltverfahren der Energieerzeuger), komplexe Wartungspla-nungstechniken (z.B. im Bereich der Flugzeugwartung) oder projekt-basierte Anlageninstandhaltungen (Großrevisionen).
SAP hat mit dem Enterprise Asset Management ein flexibles Anlagen-management- und Instandhaltungssystem entwickelt, das in einer Viel-zahl von Installationen in unterschiedlichsten Industrien weltweit seineStärke bewiesen hat. Das Anlagenmanagement findet sich als festerBestandteil in den Lösungsangeboten (Solution Maps) der unterschied-lichen anlagenintensiven Industrien. Die »Ressource Anlage« ist konse-quenterweise als Enterprise Asset Management (EAM) Bestandteil desumfassenden Gesamtsystems Enterprise Resource Planning (ERP).
Das vorliegende Buch stellt Ihnen die Einsatzmöglichkeiten des Anla-genmanagements innerhalb des SAP-Systems vor. Der Autor hat beiSAP von Beginn an als Verantwortlicher für die Beratung in einerVielzahl von Kundenprojekten in unterschiedlichsten Branchen viel-fältige Erfahrungen gesammelt und die Entwicklung der SAP-LösungInstandhaltung beeinflusst und aktiv mitgestaltet. Deshalb bietet die-ses Handbuch viele nützliche Informationen aus erster Hand.
Ich wünsche Ihnen, dass Sie aus der Lektüre dieses Buches die für Siewesentlichen Anregungen und Informationen aufnehmen und dieseerfolgreich in Ihren eigenen Projekten umsetzen können.
Rolf Peter WesthuesEhem. Vice President, SAP AG
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Genius is one percent inspiration and ninety-nine percent perspiration (Genie ist ein Prozent Inspiration und neunund-neunzig Prozent Transpiration) Thomas A. Edison
1 Über dieses Buch
Instandhaltungnur Kosten-verursacher?
Zwar langsam, aber doch stetig setzt sich in den Köpfen von Ent-scheidungsträgern eine neue Sichtweise der Rolle der Instandhal-tung innerhalb des Unternehmens durch: weg von der Auffassungder Instandhaltung als reinem Kostentreiber hin zur Erkenntnis,dass eine zielgerichtete und modern aufgestellte Instandhaltung zueinem Erfolgsfaktor und Wettbewerbsvorteil für das eigene Unter-nehmen werden kann – weg von einem Kostenverursacher hin zueinem Maschinenverfügbarkeitssicherer oder Produktionsausstoß-erhöher oder Anlagensicherheitsgewährleister usw. So werden immer-hin in vielen Branchen mehr als 40% der Unternehmenskostendirekt oder indirekt durch die Instandhaltung beeinflusst.1 Selbst derVerkauf der eigenen Instandhaltungsleistungen an nachfragende Fir-men scheint für kein Unternehmen mehr ausgeschlossen zu sein.Damit kann der Instandhaltungsbereich einen Beitrag zur Umsatz-steigerung leisten.
Instandhaltung und IT
In den meisten anderen Unternehmensbereichen bereits zu einerSelbstverständlichkeit geworden, setzt sich in vielen Unternehmenfür den Instandhaltungsbereich erst allmählich die Erkenntnis durch,dass der Weg vom Kostentreiber zum Erfolgsfaktor nur beschrittenwerden kann, wenn er durch eine moderne Kommunikations- undInformationstechnologie unterstützt und begleitet wird. Die gewählteIT-Lösung sollte idealerweise die folgenden Fähigkeiten haben:
� Sie sollte in das heterogene Geflecht der Unternehmensprozesseeingebettet sein.
1 laut einer Pressemitteilung des Forums Vision Instandhaltung (FVI) vom 24.08.2007
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Über dieses Buch1
� Sie sollte flexibel alle instandhaltungsspezifischen Geschäftspro-zesse unterstützen – von der Störungsbehebung über vorbeugendeInstandhaltung bis hin zu neuen Instandhaltungsstrategien wiezustandsbasierte Instandhaltung (Condition-based Maintenance,CBM) oder zuverlässigkeitsorientierte Instandhaltung (Reliability-based Maintenance, RCM).
� Sie sollte auf zukünftige Herausforderungen des Unternehmensund des Marktes ausgerichtet sein.
� Sie sollte moderne Technologien wie Cloud Computing, Internetoder mobile Geräte integrieren können.
� Sie sollte anwenderfreundlich sein, denn im Unterschied zu ande-ren Unternehmensbereichen wie Einkauf oder Buchhaltung trifftman in der Instandhaltung auf Anwender, für die die IT nicht zumtäglichen Handwerkszeug gehört.
Instandhaltungund SAP
Die Antwort von SAP auf diese Anforderungen lautet: EnterpriseAsset Management (EAM) in Release SAP ERP 6.0. Dieses Buch bautauf diesem aktuellen Releasestand auf. Es vermittelt Ihnen in dieser3., aktualisierten und erweiterten Auflage nicht nur einen Überblicküber den aktuellen Funktionsumfang, sondern auch über völligunterschiedliche Nutzungsmöglichkeiten von EAM. Demzufolgemuss jedes Unternehmen einen eigenen Lösungsweg in der Instand-haltung finden; eine reine Beschreibung der Funktionen reicht hieralso nicht aus. Deshalb zeige ich Ihnen auf der Basis meiner mehr als25-jährigen Erfahrung in der Instandhaltung mit SAP und auf derBasis von mehr als 70 Kundenprojekten auf, wie Sie in Ihrem Unter-nehmen diese Funktionen nutzen können, aber auch, wie Sie sienicht nutzen sollten.
Praxis steht imMittelpunkt
Sie werden anhand von Kundenbeispielen sehen, wie es andere Fir-men gemacht haben, und ich gebe Ihnen viele nützliche Praxistipps –egal, ob Sie noch vor der Einführung von EAM stehen oder ob Sie alsFortgeschrittener das System bereits mit einem älteren Releasestandeinsetzen.
SAP benutzer-freundlich
– geht das?
Es ist ein weit verbreitetes Vorurteil, dass SAP-Applikationen nichtgerade anwenderfreundlich seien. Dieses Vorurteil nicht zu einemUrteil werden zu lassen, war mir schon immer ein besonderes Anlie-gen. Gerade in der Instandhaltung ist dieses Thema von großer Bedeu-tung. Deshalb stelle ich Ihnen in einem separaten Kapitel ein ganzesBündel von Maßnahmen vor, wie Sie in Ihrem Unternehmen die
19
An wen sich das Buch wendet und an wen nicht 1.1
Benutzerfreundlichkeit und damit die Benutzerakzeptanz des SAP-Systems steigern können. Darüber hinaus stelle ich Ihnen die Ergeb-nisse einer bei uns an der Hochschule durchgeführten Studie vor, dieeindeutig nachweist, dass und in welchem Ausmaß solche Maßnah-men zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit einen effektivenVorteil in der Bearbeitung von Geschäftsprozessen bringen.
WeitereHighlights
Darüber hinaus erwarten Sie weitere Highlights: Sie erhalten eineVielzahl von Tipps und Tricks für den laufenden Betrieb und erfah-ren, was Sie in Ihrer täglichen Arbeit tun und was Sie lieber lassensollten.
Zusätzlich zu den in diesem Buch vermittelten Informationen kön-nen Sie Ihr Wissen über den folgenden Weg vertiefen: Auf der Trai-ningsseite der Hochschule für angewandte Wissenschaften Würz-burg-Schweinfurt (http://saptraining.fh-wuerzburg.de/) können Siesich mehr als 60 ausgewählte Geschäftsprozesse mit dem dazu not-wendigen Customizing live ansehen und auch ausprobieren.
1.1 An wen sich das Buch wendet undan wen nicht
Wer sind Sie?Ich spreche Sie in diesem Buch immer ganz direkt an. Wen meine ichmit Sie? Was können Sie von diesem Buch erwarten?
� Sie sind ein Projektleiter, der das Projekt zur SAP-Instandhaltungverantwortet. In Ihrem eigentlichen beruflichen Tätigkeitsfeld sindSie Technischer Verantwortlicher, Instandhaltungsplaner, Werk-stattmeister, IT-Mitarbeiter, Mitarbeiter der Organisationsabtei-lung o.Ä. Sie erhalten viele Hinweise zum Projektmanagement, zurIT-Strategie usw.
� Sie sind ein Projektmitarbeiter, der die SAP-Instandhaltung ausprä-gen möchte. In Ihrem eigentlichen beruflichen Tätigkeitsfeld sindSie deshalb Instandhaltungsplaner, Werkstattmeister, IT-Mitarbei-ter, Betriebsingenieur, verantwortlicher Techniker, Gruppenlei-ter, Mitarbeiter der Organisationsabteilung o.Ä. Sie erhalten vieleTipps und Hinweise zu Geschäftsprozessen und Verfahren.
� Sie sind ein Manager, der vor der Entscheidung steht, ob er dieSAP-Instandhaltung einführen soll oder nicht. In Ihrem eigentli-chen beruflichen Tätigkeitsfeld haben Sie deshalb die Funktion
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Über dieses Buch1
eines Technischer Leiters, eines Instandhaltungsleiters, eines Faci-lity Managers, eines IT-Leiters, eines Organizational Managerso.Ä. inne. Sie erfahren, wozu sich das SAP-System eignet undwozu nicht.
� Sie sind ein Key-User, der seinen Kollegen im Tagesgeschäft derBearbeitung von Geschäftsprozessen weiterhelfen soll und des-halb etwas mehr über die Hintergründe des Systems wissen mussals seine Endanwender. Sie finden in diesem Buch viele Hinweisedazu, warum sich etwas so oder anders verhält, was Sie machenkönnen und was Sie lassen sollten.
� Sie sind Berater. Egal, ob Sie in der Managementberatung tätig sindund strategische Hinweise benötigen oder ob Sie Fachberater sindund Applikationsinformationen suchen: Hier bekommen Sie sie.
� Sie interessieren sich ganz allgemein für die SAP-Instandhaltung. Sieerhalten einen Überblick, ein Grundverständnis und einige Details.
Wer sind Sie nicht? Wen meine ich in diesem Buch nicht mit Sie? Was finden Sie nicht indiesem Buch?
� Sie sind ein Entwickler, der sich von diesem Buch Hinweise zurProgrammierung (z.B. von Schnittstellen oder Add-ons) erhofft:Sie werden in diesem Buch nicht fündig.
� Sie sind Endanwender und erwarten von dem Buch eine Benutzer-führung für Ihr SAP-System in Ihrem Unternehmen. Dann werdenSie hier nur ansatzweise fündig, denn die Ausprägung der Systemeist zu vielschichtig, als dass in einem Buch alle denkbaren Variati-onen berücksichtigt werden könnten.
� Sie sind (interner oder externer) Berater, Key-User oder Projektmitar-beiter und erhoffen sich von diesem Buch tiefergehende Erläute-rungen und Tipps zum Customizing. Diese werden Sie in diesemBuch nicht finden. Zu diesem Thema erscheint voraussichtlichEnde 2013 ein eigenes Buch »Instandhaltung mit SAP – Customi-zing« bei SAP PRESS.
1.2 Was das Buch leisten kann und was nicht
Es gibt in diesem Buch also keine Customizing- und keine Program-mierhinweise, und es ist auch keine Endbenutzerdokumentation(wie es übrigens auch die SAP-Dokumentation nicht ist). Aber dasBuch leistet für Sie die folgenden Beiträge:
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Wie das Buch aufgebaut ist 1.3
� Es vermittelt Ihnen ein Grundverständnis für die Philosophie vonSAP in Bezug auf die Instandhaltung.
� Es zeigt Ihnen anhand des Funktionsumfangs die Möglichkeitenauf, die Ihnen das SAP-System bietet, aber auch die Grenzen, andie Sie mit dem vorhandenen Funktionsumfang stoßen.
� Es zeigt Ihnen anhand von Referenzprozessen und typischen Bei-spielen (z.B. zur Anlagenstrukturierung) Verfahrensweisen auf,mit deren Hilfe Sie Ihre Instandhaltung im SAP-System abbildenkönnen.
� Es gibt Ihnen anhand von Querverweisen auf das CustomizingHinweise dazu, ob und an welchen Stellen Sie das SAP-System anIhre eigenen Bedürfnisse anpassen können. Die eigentlichen Cus-tomizing-Einstellungen finden Sie im zuvor erwähnten Buch»Instandhaltung mit SAP – Customizing«.
� Es gibt Ihnen Argumente zur Entscheidungsfindung hinsichtlichdessen an die Hand, ob Sie die SAP-Instandhaltung einführenmöchten oder ob Sie es lieber lassen sollten.
� Es zeigt Ihnen Hilfsmittel dazu auf, wie Sie Ihr SAP-System benut-zerfreundlich gestalten können.
� Es gibt Ihnen viele Tipps und Tricks für Ihre SAP-Instandhaltung.
Die Erfahrungen aus meinen bisherigen Projekten haben eines ge-zeigt: Jedes Unternehmen entwickelt seine eigenen Vorstellungendazu, wie das SAP-System genutzt werden soll. Das heißt z.B., dassjedes Unternehmen seine technischen Anlagen anders abbildet, jedesUnternehmen seine Geschäftsprozesse individuell einrichtet, jedesUnternehmen andere anzubindende Systeme hat u.v.m. VerstehenSie deshalb die Ausführungen in diesem Buch als Denkanstoß, alsIdee oder als Ausgangspunkt, um das System für sich auszuprägenund so zu »Ihrer« Instandhaltung mit SAP zu kommen.
1.3 Wie das Buch aufgebaut ist
Dieses Buch ist in neun Kapitel gegliedert:
SAP und die Instandhaltung
Kapitel 2, »Instandhaltung und SAP: Geht das?«, soll die betriebs-wirtschaftlichen Grundlagen schaffen und bei Ihnen ein Grundver-ständnis für das Engagement von SAP im Bereich der Instandhaltungwecken. Hierzu erläutere ich Ihnen unter anderem, wie sich die
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Über dieses Buch1
Instandhaltungsstrategien im Laufe der Zeit entwickelt haben, wel-che Entwicklungsstufen SAP im Bereich der Instandhaltung durch-laufen hat und wo SAP mittlerweile angekommen ist.
Organisations-strukturen
Den Ausgangspunkt für sämtliche weiteren Überlegungen bilden ineinem SAP-System die Organisationsstrukturen. In Kapitel 3, »Orga-nisationsstrukturen«, erläutere ich daher die allgemeinen SAP-Orga-nisationseinheiten und zeige ich Ihnen darüber hinaus auf, welcheinstandhaltungsspezifischen Organisationseinheiten für die weitereVorgehensweise notwendig sind.
Anlagen-strukturierung
Die Basis, um im SAP-System Geschäftsprozesse in der Instandhal-tung abwickeln zu können, bildet eine anforderungsgerechte Anla-genstrukturierung. SAP bietet diverse Elemente zur Abbildung dereigenen Anlagenstruktur an, und Sie müssen wie jedes Unternehmenzu einer Entscheidung hinsichtlich dessen kommen, welche Hilfsmit-tel für welchen Verwendungszweck wie eingesetzt werden sollen. InKapitel 4, »Anlagenstrukturierung«, zeige ich Ihnen Möglichkeitenund Grenzen auf, gebe Ihnen Hilfestellungen und spreche Empfeh-lungen aus. Auch gebe ich Ihnen Empfehlungen dazu, welche Über-legungen Sie anstellen sollten, bevor Sie mit der eigentlichen System-arbeit beginnen können.
Geschäftsprozesse Kapitel 5, »Geschäftsprozesse«, bildet das Herzstück des Buches.Auch hier steht die Individualität der Geschäftsprozesse jedes Unter-nehmens als Kernaussage im Mittelpunkt: SAP bietet Hilfsmittel an,die Sie wie jedes andere Unternehmen individuell ausprägen wer-den. Anhand typischer Referenzprozesse zeige ich Ihnen die Mög-lichkeiten und Grenzen des SAP-Systems auf. Auch hier erhalten SieEmpfehlungen, wie Sie das System für sich nutzen können und wel-che Vorarbeiten Sie leisten sollten, bevor die eigentliche Systemar-beit beginnt.
Integrationmit anderen
Fachbereichen
Ihre Instandhaltung steht in einer ständigen Interaktion und in derFolge in einem permanenten Datenaustausch mit den anderen Fach-bereichen Ihres Unternehmens. Dies spiegelt sich im System in einerbreiten und tiefen Integration der Instandhaltung mit den Applikati-onen wider, die in den anderen Fachbereichen zum Einsatz kommen.Dies können Applikationen aus SAP ERP, andere SAP-Systeme oderFremdsysteme sein. In Kapitel 6, »Integration der Anwendungen an-derer Fachbereiche«, zeige ich Ihnen die Möglichkeiten der Zusam-menarbeit auf, analysiere mit Ihnen die Schnittstellen und gebe wie-der entsprechende Empfehlungen und Hinweise.
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Wie das Buch aufgebaut ist 1.3
Instandhaltungs-controlling
Controlling heißt nicht kontrollieren, sondern steuern. Controllinggibt es als operatives Controlling zur Steuerung der laufenden Ge-schäftsprozesse und als analytisches Controlling zur Vorbereitungvon Entscheidungen. Deshalb zeige ich Ihnen in Kapitel 7, »Instand-haltungscontrolling«, zum einen die Möglichkeiten zur Budgetierungvon Instandhaltungsmaßnahmen und zum anderen die Möglichkei-ten und Grenzen der Hilfsmittel auf, die SAP für den analytischen Be-reich zur Verfügung stellt.
ModerneTechnologien
Moderne Informations- und Kommunikationstechnologien wieCloud Computing, Internet sowie mobile und serviceorientierteArchitekturen haben mittlerweile auch die Instandhaltung erreicht.In Kapitel 8, »Neue Informationstechnologien in der Instandhal-tung«, stelle ich den jeweiligen Stand der Technik dar. Dabei zeigeich insbesondere die Voraussetzungen, Möglichkeiten und Grenzendieser Technologien bei ihrem Einsatz in der Instandhaltung auf. Ichwage darüber hinaus einen Blick in die Zukunft und prognostiziere,was von diesen Technologien noch zu erwarten ist.
Benutzer-freundlichkeit
In Kapitel 9, »Die Benutzerfreundlichkeit«, stelle ich zunächst dieMöglichkeiten vor, die das SAP-System zur Verbesserung der Benut-zerfreundlichkeit anbietet. Im Anschluss daran und als Abschluss desBuches stelle ich Ihnen die Ergebnisse eines empirischen Labortestsvor: Im SAP-Labor der Hochschule für angewandte WissenschaftenWürzburg-Schweinfurt haben wir unter praxisnahen Bedingungenüberprüft, wie lange die Bearbeitung von Geschäftsprozessen dauert,wenn alle Register zur Steigerung der Benutzerfreundlichkeit gezo-gen werden bzw. wenn solche Maßnahmen nicht ergriffen werden.Die Ergebnisse haben selbst mich überrascht.
AnhangIm Anhang finden Sie nützliche Zusatzinformationen wie tabellari-sche Übersichten, Literaturhinweise u.v.m.
Spezielle Symbole im Buch
Um Ihnen die Arbeit mit diesem Buch zu erleichtern, sind besondereInformationen mit speziellen Symbolen hervorgehoben:
� AchtungKästen mit diesem Icon bieten Ihnen besonders wichtige Hinweisezur besprochenen Thematik. Außerdem warne ich Sie hier vormöglichen Fehlerquellen oder Stolpersteinen.
� PraxistippIn diesem Buch gebe ich Ihnen zahlreiche Tipps und Empfehlun-
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Über dieses Buch1
gen, die sich in meiner Berufspraxis bewährt haben. Sie finden siein den Kästen mit diesem Icon.
� Hinweise auf das InternetAn vielen Stellen dieses Buches verweise ich auf die bereits er-wähnte Trainingsplattform unter http://saptraining.fh-wuerzburg.de.Dort ist über viele Jahre hinweg im Rahmen von Projektarbeiteneine Datenbank entstanden, mit der Sie sich Geschäftsprozessequasi live ansehen und das Gelernte weiter vertiefen können.
Ich wünsche Ihnen, dass Sie in diesem Buch für Ihr eigenes Unter-nehmensumfeld zahlreiche Anregungen und Ideen finden.
Und gemäß dem Zitat von Thomas A. Edison – für mich das Zitataller Zitate – wünsche ich Ihnen, dass Sie Energie, Geduld und Aus-dauer aufbringen werden, um diese Ideen in Ihrem Unternehmenumzusetzen.
Ihr Karl Liebstückel
Online-Material zum Buch
Sie finden unter https://ssl.galileo-press.de/bonus-seite/ die folgenden Do-kumente zum Download:
� Das Dokument Tipps & Tricks, das alle Tipps und Tricks aus dem Buchzusammenfasst.
� Die Übersichten aus Anhang B.
� Die komplette Usability-Studie.
� Präsentationsunterlagen, die Folien für einen kompletten Workshopbeinhalten.
� Aufgabenstellungen, anhand derer Sie Ihr Wissen zu den Geschäftspro-zessen und Customizing-Einstellungen überprüfen können.
� Die Dokumentation, die die Geschäftsprozesse und Customizing-Ein-stellungen zu den Aufgaben mithilfe von Screenshots und Erläuterun-gen dokumentiert. Hier finden Sie auch die Lösungen zu den Aufga-benstellungen.
� Eine Übersicht über die Transaktionscodes der Instandhaltung sowie diedem Buch beiliegende Referenzkarte als PDF.
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Dieses Kapitel bildet das Herzstück dieses Buches: Es zeigt Ihnen, wie Sie typische Geschäftsprozesse in der Instandhal-tung abbilden und durchführen können. Da sich gerade die Geschäftsprozesse in jedem Unternehmen unterscheiden, müssen Sie einen eigenen Weg finden, um diese zu gestalten – und dabei gibt Ihnen dieses Kapitel Hilfestellung.
5 Geschäftsprozesse
In diesem Kapitel geht es um das Kerngeschäft der Instandhaltung:die Geschäftsprozesse. Nachdem ich nun schon viele Unternehmenvon innen gesehen habe, kann ich guten Gewissens behaupten, dassjedes Unternehmen seine eigene Vorstellung davon hat, wie dieGeschäftsprozesse in der Instandhaltung auszusehen haben und wiesie im SAP-System abzubilden sind. Für Sie bedeutet das, dass Siesich – wie schon alle anderen Anwenderfirmen vorher – Gedankendarüber machen müssen, wie Sie Ihr Tagesgeschäft in EAM abbildenkönnen und wie Sie EAM bei der Bewältigung Ihrer Aufgaben unter-stützen soll. Kein Buch der Welt kann Ihnen diese Arbeit abnehmen– dennoch glaube ich, dass Ihnen dieses Kapitel dabei eine Hilfe seinwird.
ReferenzprozesseWie kommen Sie nun zu Ihren Geschäftsprozessen? Ich werde Ihnenim Folgenden anhand von Referenzprozessen die Nutzungsmöglich-keiten von EAM aufzeigen und Ihnen dabei viele Hinweise geben,wie Sie es für Ihre eigenen Bedürfnisse anpassen können. Die folgen-den Referenzprozesse habe ich für Sie ausgewählt:
� Abwicklung von geplanten Instandsetzungsmaßnahmen
� Abwicklung von Sofortinstandsetzungsmaßnahmen wie Störungs-behebungen
� Erfassung bereits durchgeführter Instandhaltungstätigkeiten (Nach-erfassung)
� Schichtnotizen und Schichtberichte
� Fremdvergabe von Instandhaltungsmaßnahmen
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� Subcontracting, d.h. Lohnbearbeitung für Wartung und Instand-setzung
� Abwicklung von vorbeugenden Instandhaltungsmaßnahmen, undzwar zeit- und leistungsbasiert
� Abwicklung einer zustandsorientierten Instandhaltung
� Abwicklung von Aufarbeitungsmaßnahmen
� Abwicklung von Prüf- und Messmittelkalibrierungen
� Durchführung von Instandhaltungsprojekten
Bevor wir uns diese Prozesse im Detail ansehen, möchte ich Ihneneinige Hinweise dazu geben, was Sie tun sollten, bevor Sie die Pro-zesse in EAM abbilden.
5.1 Was Sie tun sollten, bevor Sie Ihre Geschäftsprozesse im SAP-System abbilden
Ebenso wie bei der Anlagenstrukturierung sollte auch bei denGeschäftsprozessen bei der Suche nach allen Antworten der Grund-satz »So viel wie nötig, aber so wenig wie möglich« gelten.
Sie werden schnell bemerken, dass EAM sehr viele Funktionenkennt, die Sie innerhalb der Geschäftsprozesse nutzen können. Fin-den Sie heraus, welche betriebswirtschaftlichen und technischenAnforderungen Sie haben, und suchen Sie nach dem einfachstenWeg, um diese Anforderungen in EAM abzubilden. In diesem Kapitelzeige ich Ihnen anhand zahlreicher Beispiele, wie Sie diesen Grund-satz umsetzen können.
Frage 1: Welche Funktionen sollen genutzt werden?
In Anhang B habe ich Ihnen eine Übersicht über die Funktionen vonEAM zur Abwicklung Ihrer Geschäftsprozesse zusammengestellt.Was sich im Detail hinter den Stichworten verbirgt, werde ich Ihnenim weiteren Verlauf des Kapitels näher erläutern. In Anhang B habeich eine Tabelle mit drei Spalten zur Kennzeichnung der Priorität auf-genommen. Entscheiden Sie selbst, und beurteilen Sie die jeweiligenFunktionen nach ihrer Wichtigkeit in Ihrem Hause.
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Was Sie tun sollten, bevor Sie Ihre Geschäftsprozesse im SAP-System abbilden 5.1
Sie können bzw. müssen sich entscheiden, welche der folgendenObjekte Sie zur Unterstützung Ihrer Geschäftsprozesse einsetzenmöchten:
� nur die Meldung
� nur den Auftrag
� beides
Die Beantwortung dieser Frage hängt hauptsächlich von den Funkti-onen und Informationen ab, die die einzelnen Objekte zu bietenhaben und davon, wie wichtig Ihnen diese Funktionen sind.
Meldung
Meldung versusAuftrag
Worin bestehen die grundsätzlichen Unterschiede zwischen einerMeldung und einem Auftrag?
� EinsatzzweckEine Meldung dient der Anforderung und Dokumentation einerInstandhaltungsleistung, während ein Auftrag zur Planung undDurchführung einer Instandhaltungsmaßnahme genutzt wird.
Mut zur Lücke: Lassen Sie Unnötiges weg
Das SAP-System muss nicht und sollte auch nicht auf einmal mit vollerFunktionalität eingeführt werden.
Priorisieren Sie die Funktionen
Lösungen sollten den Anwendern zuerst da angeboten werden, wo derSchuh am meisten drückt. Empfehlenswert ist eine dreistufige Priori-sierung:
� Priorität A: absolut notwendig, muss gleich in der ersten Ausbaustuferealisiert werden
� Priorität B: könnte einen Zusatznutzen haben, könnte in einer späterenAusbaustufe eingeführt werden
� Priorität C: wird nicht eingeführt
Kümmern Sie sich in erster Linie um die Funktionen mit Priorität A. Strei-chen Sie hingegen die Funktionen mit Priorität C von der Liste – und ausIhren Gedanken.
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Geschäftsprozesse5
� Enthaltene InformationenEine Meldung beinhaltet also überwiegend technische Informati-onen, während in einem Auftrag hauptsächlich Abwicklungsinfor-mationen vorliegen.
� IntegrationspunkteEine Meldung hat so gut wie keine Integrationspunkte mit ande-ren SAP-Anwendungen und kennt deshalb z.B. keine Kosten, wäh-rend der Auftrag als hochintegratives Objekt viele Verbindungenzu Applikationen wie Lager, Einkauf und Controlling hat.
Diese grundsätzlich unterschiedliche Ausrichtung schlägt sich inunterschiedlichen Funktionen (siehe Anhang B) und unterschiedli-chen Informationen der beiden Objekte nieder.
Merkmale einerMeldung
Eine Meldung beinhaltet die folgenden Merkmale:
� KopfdatenJede Meldung beinhaltet Kopfdaten, deren Informationen derIdentifizierung und Verwaltung der Meldung dienen. Die Kopfda-ten gelten für die komplette Meldung.
� MeldungspositionIn einer Meldungsposition erfassen und pflegen Sie die Daten zurnäheren Bestimmung des aufgetretenen Problems oder Schadensoder zur ausgeführten Aktion. Eine Meldung kann mehrere Posi-tionen beinhalten. Die meisten Meldungen bestehen in der Praxisjedoch nur aus einer Position, die automatisch angelegt wird,wenn Sie beispielsweise einen Schadenscode oder eine Schadens-ursache erfassen.
� AktionenAktionen dokumentieren die für eine Meldung durchgeführtenArbeiten. Sie sind vor allem bei Inspektionen von Bedeutung, umden Nachweis über die Durchführung und dabei festgestellteErgebnisse zu führen. Aktionen können sich entweder auf denKopf oder auf eine Position der Meldung beziehen.
� MaßnahmendatenDie Maßnahmendaten beschreiben Aktivitäten, die noch durchge-führt werden sollen und sich möglicherweise aus der Durchfüh-rung der Instandhaltungstätigkeit erst ergeben haben (z.B. Berichterstellen). Maßnahmen können sich entweder auf den Kopf oderauf eine Position der Meldung beziehen.
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Was Sie tun sollten, bevor Sie Ihre Geschäftsprozesse im SAP-System abbilden 5.1
In Abbildung 5.1 sehen Sie die Struktur einer Meldung mit denjeweiligen Informationen im Überblick.
Abbildung 5.1 Struktur und Inhalt einer Meldung
Auftrag
Struktur einesAuftrags
Der Auftrag hat eine andere Struktur als die Meldung:
� KopfdatenKopfdaten sind Informationen, die der Identifizierung und Verwal-tung des Auftrags dienen; sie gelten für den kompletten Auftrag.
� ObjektlisteWenn der Auftrag mehrere Objekte betrifft (beispielsweise beieinem Inspektionsrundgang), können Sie die Objekte in dieObjektliste eintragen. Die Objektliste beinhaltet alle Objekte, andenen der Auftrag ausgeführt wird (Technische Plätze, Equip-ments, Baugruppen, Meldungen).
� VorgängeMithilfe von Vorgängen beschreiben Sie die Arbeiten, die bei derDurchführung eines Auftrags ausgeführt werden sollen. Vorgänge
Datum/Zeit/MeldenderBeschreibungIH-Objekt: Technischer Platz
EquipmentBaugruppeMaterialserialnummer
StandortdatenAusfall/Verfügbarkeit
AktionAusführungsfaktoren
Aktionen
Termine Maßnahmenbeschreibung
Maßnahmen
SchadensortSchadensbildSchadensursache
TextMeldungs-positionen
Meldung
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werden entweder von eigenen Mitarbeitern oder von Fremdfir-men durchgeführt.
� MateriallisteDie Materialliste beinhaltet Ersatzteile, die bei der Durchführungeines Auftrags benötigt und verbraucht werden. Dabei handelt essich entweder um Lagermaterialien, für die eine Reservierunggeneriert wird, oder um Nichtlagermaterialien, für die eine Bestell-anforderung erzeugt wird.
� FertigungshilfsmittelZur Durchführung eines Auftrags werden Fertigungshilfsmittel(z.B. Werkzeuge, Schutzkleidung, Handhubwagen) benötigt, dieim Gegensatz zu einem Material nicht verbraucht werden.
� AbrechnungsvorschriftIn der Abrechnungsvorschrift geben Sie an, welchem Kostenträger(z.B. Kostenstelle) die Kosten zu belasten sind. Die Abrechnungs-vorschrift betrifft entweder den kompletten Auftrag, oder aber Sieordnen den Vorgängen unterschiedliche Kontierungen zu.
� KostendatenKostendaten informieren Sie darüber, wie hoch die Schätz-, Plan-und Ist-Kosten in den Wertkategorien eines Auftrags sind, welcheKostenarten für den Auftrag relevant sind, welche Kennzahlen desInstandhaltungsinformationssystems mithilfe der Wertkategorienfortgeschrieben werden und wie diese Kennzahlen durch die Ist-Kosten des Auftrags fortgeschrieben werden. Die Kosteninforma-tionen erhalten Sie sowohl für die einzelnen Vorgänge als auch alsSumme für den kompletten Auftrag.
In Abbildung 5.2 sehen Sie die Struktur eines Auftrags mit den jewei-ligen Informationen im Überblick.
Entscheidung für Auftrag oder Meldung
Treffen Sie möglichst frühzeitig eine Entscheidung darüber, ob Sie eineMeldung und/oder einen Auftrag einsetzen möchten. Wenn Sie sich wiedie Mehrheit von ca. 80% der SAP-Anwenderfirmen entscheiden, nutzenSie sowohl die Meldung als auch den Auftrag. Der Rest nutzt ausschließ-lich den Auftrag. Vereinzelt – vor allem in der Anfangsphase – gibt es Fir-men, die ausschließlich auf die Meldung setzen.
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Was Sie tun sollten, bevor Sie Ihre Geschäftsprozesse im SAP-System abbilden 5.1
Abbildung 5.2 Struktur und Inhalt eines Auftrags
Frage 3: Welche Informationen sollen hinterlegt werden?
Die dritte Frage gilt den folgenden betriebswirtschaftlichen Informa-tionsarten, die im System hinterlegt werden:
� Informationen, die Sie unbedingt hinterlegen müssen, damit Sieüberhaupt eine Meldung oder einen Auftrag bearbeiten können(z.B. Bezugsobjekt)
� Informationen, die Sie sinnvollerweise in EAM hinterlegen möch-ten (z.B. die Kostenstelle)
Darüber hinaus bietet das SAP-System Möglichkeiten, um Meldun-gen und Aufträge flexibel zu konfigurieren:
z. B.: Dokument, Material, Equipment, Anzahl, Zeit, Verfügbarkeit
z. B.: Material, Menge, Mengeneinheit, Lagerort,Charge, Positionstyp, Verfügbarkeit
z. B.: Arbeitsplatz, Steuerschlüssel, Beschreibung, Vorgabezeit, Leistungsart, Lohnangaben
z. B.: Auftragsart, Termine, Werk, Leitobjekt,Priorität, Beschreibung Auftragskopf
Objektliste
Materialliste
Fertigungs-hilfsmittel
Abrechnungs-vorschrift
Kosten
z. B.: Kostenstelle, Auftrag, Projekt, Anlage
z. B.: Schätz-, Plan-, Ist-KostenEigenleistung, Material, Fremdleistung
So viel wie nötig, aber so wenig wie möglich
Auch bei den hinterlegten Informationen muss der Grundsatz »So viel wienötig, aber so wenig wie möglich« gelten. Ein Datenfriedhof, der nur umseiner selbst willen aufgebaut wird, der niemanden interessiert, den sichniemand ansieht, den niemand auswertet und der nur Aufwand bei derDatenerfassung und Datenpflege bedeutet, ist nicht sinnvoll. Erfassen Siealso nur Daten, die für Sie auch Informationen sind.
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� Sie können das Layout der Bildschirmmasken in Abhängigkeit vonMeldungs- bzw. Auftragsart selbst definieren (Anzahl, Reihen-folge, Name und Inhalt der Registerkarten).
� Die Möglichkeit der Feldauswahl erlaubt es Ihnen, wichtige vonunwichtigen Informationen zu unterscheiden, oder Felder, dienicht benötigt werden, auszublenden.
Business Function Damit Sie das flexible Bildschirmlayout von Aufträgen nutzen kön-nen, muss die Business Function LOG_EAM_SIMP aktiviert sein.
Frage 4: Wie können Sie sicherstellen, dass das System von den Anwendern akzeptiert wird?
Diese Frage trifft zwar grundsätzlich auch auf die Anlagenstrukturie-rung zu, jedoch sind die Themen Benutzerakzeptanz und Benutzer-freundlichkeit im Zusammenhang mit der Instandhaltungsabwicklungdeutlich wichtiger, da in diesen Bereichen tagtäglich gearbeitet wird.
Eine gibt keine Garantie dafür, dass das System von den Anwen-dern akzeptiert bzw. als benutzerfreundlich angesehen wird. Siekönnen jedoch die Akzeptanzwahrscheinlichkeit steigern, wennSie Kapitel 9, »Die Benutzerfreundlichkeit«, lesen und die dortigenVorschläge in die Tat umsetzen.
Frage 5: Welche Rolle spielt eine Geschäftsprozessmodellierung?
Ist- und Soll-Prozesse
Die Geschäftsprozessmodellierung (GPM) spielt bei der Einführungvon SAP-Systemen eine sehr wichtige Rolle – ganz egal, um welcheAnwendung es sich handelt. Eine saubere Analyse und Dokumenta-tion der bisherigen Instandhaltungsabläufe (Ist-Analyse) und eindetailliertes Soll-Konzept der Geschäftsprozesse, wie sie dann mitUnterstützung des SAP-Systems durchgeführt werden sollen, sindGrundvoraussetzungen für die Einführung und Basis für das Custo-mizing von EAM.
Entwerfen Sie Ihre eigenen Layouts
Machen Sie regen Gebrauch von der Möglichkeit, das Aussehen von Mel-dung und Auftrag selbst festzulegen, und entwerfen Sie eigene Layouts:Bringen Sie z.B. die wichtigsten Informationen auf die erste Registerkarte,und blenden Sie unwichtige Felder aus. Die Erläuterungen dazu, wie Siedabei vorgehen können, finden Sie in den Abschnitten 5.2.1, »Meldung«,und 5.2.2, »Planung«.
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Was Sie tun sollten, bevor Sie Ihre Geschäftsprozesse im SAP-System abbilden 5.1
Der Aufwand für eine vollständige und richtige Geschäftsprozess-modellierung zahlt sich auf jeden Fall aus. Weitergehende Informa-tionen zu diesem Thema finden Sie im Buch »Instandhaltung mit SAP– Customizing«, das bei SAP PRESS erscheint.
Frage 6: Wann sollen die anderen Fachbereiche eingebunden werden?
Andere Fachbereiche im Unternehmen sollten möglichst frühzeitigeingebunden werden. Wenn Sie sich für eine Auftragsabwicklungentscheiden, entstehen zahlreiche Fragen, die die Geschäftsprozessebeeinflussen und die einer Abstimmung bedürfen. Dies gilt insbe-sondere, wenn Sie Lager, Einkauf und Controlling anbinden möch-ten. Die folgenden Fragen müssen Sie beispielsweise in diesemZusammenhang beantworten:
� Welche Informationen müssen die automatisch generierten Bestellanforderungen tragen?
� Wer erzeugt die Bestellung?
� Wo wird die Leistungsabnahme erfasst?
� Wie erfolgt die Benachrichtigung bei Wareneingängen?
� Wird das Material aus dem Lager zugestellt oder geholt?
� Wer führt wann Nachkalkulationen durch?
� Werden die Aufträge automatisch abgerechnet?
� Wie sieht das Kalkulationsschema für Instandhaltungsaufträge aus?
Erfahrungsgemäß dauern solche Abstimmungsprozesse mit denbetroffenen Fachabteilungen länger, als Sie zunächst glauben.
Doch schauen wir uns nun die Geschäftsprozesse im Detail an. Ichbeginne mit dem Prozess einer geplanten Instandsetzungsmaß-nahme, weil dies der umfangreichste Geschäftsprozess ist. Darauf
Verdoppeln Sie die geplante Zeit
Faustregel: Verdoppeln Sie die geplante Zeit für die Abstimmung mit denbetroffenen Fachbereichen – und Sie liegen in etwa richtig. Gehen Sie denAbstimmungsprozess so früh wie möglich an. Legen Sie dabei genau fest,wer sich wann um welchen Aspekt zu kümmern und welche Festlegungenzu treffen hat, und kontrollieren Sie schließlich im Sinne der Nachhaltig-keit die »Hausaufgaben«.
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aufbauend, lassen sich dann andere Geschäftsprozesse (z.B. eine stö-rungsbedingte Instandhaltung oder eine Nacherfassung) durch Abs-trahieren leichter beschreiben.
5.2 Der Geschäftsprozess »Geplante Instandsetzung«
Planbar, aber nichtvorhersehbar
Der Geschäftsprozess einer geplanten Instandsetzungsmaßnahmezeichnet sich dadurch aus, dass die benötigten Ressourcen (Arbeits-plätze, Materialien, Fremdfirmen usw.) planbar, aber erst bekanntsind, wenn der Bedarfsfall eintritt. Dieser Geschäftsprozess tritt bei-spielsweise in den folgenden Fällen ein:
� An einer Pumpe muss das Gehäuse neu abgedichtet werden.
� An einem Gabelstapler ist die Hubkette zu erneuern.
� In einem Gebäude muss eine Tür ausgetauscht werden.
� An der Prozessanlage ist ein Überdruckventil zu wechseln.
� Ein Messmittel muss neu geschliffen werden.
Der Prozess einer geplanten Instandsetzung unterscheidet sich somitvon einer Sofortinstandsetzung (siehe Abschnitt 5.3, »Der Geschäfts-prozess Sofortinstandsetzung«) durch die Planbarkeit – bei Störungenkann in der Sofortinstandhaltung nur reagiert, aber nicht geplantwerden – und von einer vorbeugenden Instandhaltung (siehe Ab-schnitt 5.8, »Der Geschäftsprozess vorbeugende Instandhaltung«)durch die terminliche Vorbestimmtheit – Wartungs- und Inspek-tionsmaßnahmen haben regelmäßige Zyklen und demzufolge wieder-kehrende Termine.
Der Prozess einer geplanten Instandsetzung könnte in den folgendenfünf Schritten ablaufen (siehe Abbildung 5.3):
1. MeldungSie erfassen zunächst die Meldung eines bestimmten Schadensoder eine sonstige Anforderung (wie zum Beispiel die Anforde-rung einer Umbaumaßnahme) 1.
2. PlanungAus der Meldung heraus wird der Auftrag eröffnet und geplant 2.Typische Planungsmaßnahmen sind die Bildung von Arbeitsvor-gängen, das Reservieren von Ersatzteilen, die Beauftragung von
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Der Geschäftsprozess »Geplante Instandsetzung« 5.2
Fremdfirmen oder die Planung der Einsatzzeiten. Auch die Festle-gung der Kontierungsvorschriften fällt in diesen Schritt.
3. SteuerungSie übergeben den Auftrag an die Steuerung 3. Dort prüfen Sie dieentsprechenden Verfügbarkeiten (insbesondere die Materialver-fügbarkeit), stellen die benötigten Kapazitäten bereit und druckendie Auftragspapiere aus.
4. DurchführungDie Abwicklungsphase 4 beinhaltet die Entnahme der Ersatzteileaus dem Lager und die eigentliche Abarbeitung des Auftrags.
5. AbschlussNach Beendigung der Arbeiten werden zum Abschluss 5 diegebrauchten Ist-Zeiten zurückgemeldet; daneben werden über dieAbarbeitung des Schadens und den Zustand der Anlage technischeRückmeldungen erfasst. Vom Controlling wird der Auftrag schließ-lich abgerechnet. Die Informationen werden in der Historie fortge-schrieben.
Abbildung 5.3 Geschäftsprozess der geplanten Instandsetzung
Die fünf genannten Schritte möchte ich im Folgenden mit Ihnendurchgehen und dabei die Funktionen erläutern, die Ihnen das SAP-System bietet.
Wozu Meldungen? Meldungen sind in der Instandhaltungsabwicklung das Mittel, mitdem Sie in betrieblichen Ausnahmesituationen die folgenden Aktivi-täten durchführen:
� den technischen Ausnahmezustand an einem Objekt beschreiben
� in der Instandhaltungsabteilung eine erforderliche Maßnahmeanfordern
� durchgeführte Arbeiten dokumentieren
Meldungen dokumentieren also Instandhaltungsmaßnahmen undmachen sie langfristig auswertbar.
Eröffnung von Meldungen
Wer erfasstMeldungen?
Die Meldungen werden entweder direkt vom jeweiligen Anforderer(z.B. einem Produktionsmitarbeiter) erfasst oder in die Instandhal-tung mit herkömmlichen Kommunikationsmitteln (z.B. per Telefonoder per Formular) übermittelt und dort erfasst.
Wie werden dieMeldungen
erfasst?
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um Meldungen im SAP-Systemanzulegen:
� SAP-DialogtransaktionenSie können die SAP-Dialogtransaktionen (IW21, IW24–26) nut-zen, die direkt in EAM zur Verfügung stehen.
� Easy Web TransactionSie nutzen die Easy Web Transaction, d.h. eine Webtransaktion,die ein einfaches HTML-Formular beinhaltet (siehe Abschnitt 8.3,»Easy Web Transaction«).
� Eigene WebtransaktionenDaneben können Sie natürlich auch eigene Webtransaktionen ent-wickeln, deren Daten mithilfe von BAPIs an das SAP-System über-geben werden (siehe Abschnitt 9.4.9).
� Vorgelagerte SystemeEs kommen Verfahren zum Einsatz, in denen in vorgelagerten Sys-temen (wie geografische Informationssysteme (GIS), Prozessleitsys-temen, Diagnostiksystemen) die Meldungsdaten anfallen. Diesewerden dann über eine Schnittstelle (z.B. PM-PCS-Schnittstelle)nach EAM übertragen und erzeugen dort die Meldung (sieheAbschnitt 6.4.1, »Betriebsüberwachungssysteme«).
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Der Geschäftsprozess »Geplante Instandsetzung« 5.2
In diesem Abschnitt konzentriere ich mich zunächst auf die Erfas-sung der Meldungen in EAM selbst.
Meldungsarten
In früheren Releaseständen wurden von SAP drei Meldungsarten imStandard vordefiniert:
Mittlerweile können Sie nach eigenen Anforderungen Meldungsar-ten frei definieren. Die Definition von Meldungsarten sollten Sie vonden Funktionen, in denen sich die Meldungsarten im Customizingunterscheiden, abhängig machen. Pro Meldungsart können Sie bei-spielsweise die folgenden Customizing-Einstellungen vornehmen:
� Nummernkreis
� Partnerschema
� Drucksteuerung
� Statusschema
BildschirmlayoutEine der wichtigsten Funktionen ist jedoch die Möglichkeit, pro Mel-dungsart ein eigenes Bildschirmlayout festzulegen. Die in Abbildung5.1 gezeigte Struktur mit allen Daten einer Meldung schlägt sich imLayout der von SAP ausgelieferten Meldungsart M1 nieder (sieheAbbildung 5.4).
Diese Meldungsart besteht aus acht Registerkarten, wobei es zu ein-zelnen Registerkarten noch Unterregisterkarten gibt. So beinhaltetbeispielsweise die Registerkarte Positionen noch Unterregisterkar-ten für Positionen, Schadensursachen, Maßnahmen und Aktionen.Auf jeder Registerkarte finden Sie bis zu fünf Feldgruppen.
Mit einem solchen Bildschirmlayout ist jedoch z.B. ein Produktions-mitarbeiter, der lediglich einen Schaden melden möchte, völlig über-fordert.
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Abbildung 5.4 Meldungsart M1
Eine Erfassungsmaske könnte beispielsweise so aussehen, wie ich SieIhnen als Meldungsart 00 konfiguriert habe (siehe Abbildung 5.5).
Wann brauchen Sie diese Möglichkeit? Zum Beispiel wenn Sie einem Pro-duktionsmitarbeiter eine möglichst einfache Maske zum Erfassen einerMeldung zur Verfügung stellen möchten. Wenn der Instandhaltungsmit-arbeiter zu einem späteren Zeitpunkt dieselbe Meldung aufruft, soll er sieallerdings um weitere benötigte Informationen ergänzen können.
Entwerfen Sie eigene Layouts für Meldungen
Entwerfen Sie für Ihre Meldungsarten geeignete Bildschirmlayouts. Dennangepasste und vereinfachte Bildschirmlayouts steigern die Benutzerak-zeptanz. Hierzu nutzen Sie die Customizing-Funktion Bildschirmaufbau
für erweiterte Sicht oder Bildschirmaufbau für einfache Sicht.
Unterschiedliche Layouts für das Hinzufügen und Ändern
Sie können die Bildschirmlayouts sogar so einstellen, dass beim Verändernein anderes Layout erscheint als beim Hinzufügen. Nutzen Sie hierzu inder Customizing-Funktion zum Bildschirmaufbau den Aktivitätstyp.
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Der Geschäftsprozess »Geplante Instandsetzung« 5.2
Abbildung 5.5 Meldungsart 00
Dieselbe Meldung im Veränderungsmodus aufgerufen, könnte dannz.B. Registerkarten und Feldgruppen wie in Abbildung 5.6 beinhalten.
Pool-Kategorie 353Positionsnummer 74PP 35, 376, 627PP-Auftrag 380PP-Plantafel 377Priorität 176, 622Process Control System � PCSProduction Control System � PCSProduktionsplanung und -steuerung
Sachkontenrahmen 390Sammelrolle 491Sammelzeitrückmeldung 220SAP Business Suite 36SAP Business Suite on HANA 557SAP CRM 36SAP Customer Relationship Manage-
ment � SAP CRMSAP EarlyWatch 457SAP Easy DMS 128
646
Index
SAP Easy Document Management � SAP Easy DMS
SAP EHS Management 387, 627SAP Environment, Health, and Safety
Management � EHS ManagementSAP GUI 489SAP HANA 489, 556
für EAM 559integriertes Szenario 558, 559Side-by-Side-Szenario 557, 559