Procedimiento Control de Documentos
PROCEDIMIENTO
ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOSCOD: PR-SG-01Pg. 1 de 2
N Revisin: 00Elabor: PaulaSanchez Fecha: 29/09/2015Revis: Hector
SandovalFecha:29/09/2015Aprob: Yessenia BoguezFecha: 29/09/2015
INDICE
1. OBJETIVO2. ALCANCE3. DEFINICIONES
4. DIAGRAMA DE FLUJO
5. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO6. ARCHIVO DE REGISTROS
7. ANEXOS
Firma RevisinFirma Aprobacin
HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS
N Rev.Prrafo Modificacin realizada
1. OBJETIVO
Describir la forma de elaboracin, revisin, aprobacin,
distribucin, modificacin y control de los documentos que componen
el Sistema de Gestin de SSO de GEOSUR Ltda2. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a todos los documentos que
componen el Sistema de Gestin de SSO de GEOSUR Ltda.3.
DEFINICIONES
Documento :Instrumento que posee informacin y/o
instrucciones
.
Usuario :Es el destinatario de un documento, ya sea para
conocimiento o aplicacin de lo dispuesto.
Procedimiento :Documento que establece la secuencia de
operaciones para la realizacin de un determinado proceso o la
interaccin entre ellos.
Instructivo de Trabajo :Documento que especifica en detalle las
operaciones necesarias para realizar alguna actividad.
Copia Controlada :Documento sometido a un proceso de distribucin
controlado, de modo que se asegure que se utiliza la ltima revisin.
Este documento posee en su portada un timbre que demuestra dicha
situacin.
4. DIAGRAMA DE FLUJO
5.1 Elaboracin de Documentos
5.2 Distribucin de la Documentacin.
5. DESCRIPCIN
6.1 Elaboracin de DocumentosLos siguientes puntos detallan las
actividades indicadas en el diagrama de flujo 5.1.Nota 1 La
necesidad de preparar un nuevo Documento o de revisar uno que se
encuentre en vigencia puede resultar de:
Modificaciones en la organizacin u operativa de GEOSUR Ltda
Acciones preventivas y correctivas (Ver procedimiento
PR-SG-03).
Acuerdos obtenidos en la reunin de revisin del Sistema de Gestin
de SSO por la Gerencia de modo que se mejore la operativa interna y
los resultados de SSO.
Errores detectados en los mismos.
Otros
Nota 2El Encargado de SSO le asigna cdigo al Documento de
acuerdo con los criterios establecidos en el punto 6.4.
Nota 3El responsable de elaborar el Documento lo prepara (o
revisa el existente) de acuerdo con los criterios establecidos en
el punto 6.5 y los requerimientos establecidos por la ISO
9001:2000. En caso de que los cambios introducidos en este
Documento afecten a otro, iniciar el proceso de actualizacin de
este ltimo. Si lo considera oportuno, distribuye una copia para
comentarios entre las diferentes reas de GEOSUR Ltda a los que
pudiera afectar el Documento.
Nota 4El responsable de elaborar el documento incluir en el
mismo los comentarios recibidos que considere adecuados.
Nota 5El responsable de elaborar el documento, lo actualiza con
los comentarios recibidos
Nota 6El Encargado de SSO revisa el documento. Si detectara
alguna incoherencia en el Documento, la comunicar al responsable
para su correccin, en caso de conformidad lo firma en el registro
de aprobacin de documento.
Nota 7El Gerente General aprueba el Documento y deja evidencia
de su aprobacin en el registro de aprobacin de documentos (Portada
de cada Documento).
6.1.1 Elaboracin de Instructivos de Trabajo
Cualquier miembro de GEOSUR Ltda. puede detectar la necesidad de
elaborar un Instructivo de Trabajo. En tal caso, se comunicar dicha
necesidad al Responsable del rea, quien se responsabiliza de la
elaboracin del Instructivo. El Encargado de SSO es encargado de
revisarlo y el Gerente General de aprobarlos.
Una vez aprobadas, el Encargado de SSO proceder a la asignacin
de la referencia o cdigo, segn lo indicado en el punto 5.4.
6.2 Proceso de Distribucin de Documentos
Los siguientes puntos detallan las actividades indicadas en el
diagrama de flujo del proceso de distribucin de documentos.
Nota 1El Encargado de SSO ingresa el documento aprobado al
Listado Maestro de Documentos (Ver anexo N1). Genera las copias de
acuerdo a la Lista Maestra anterior.
Luego el Encargado de SSO entrega las copias a los distintos
usuarios, obteniendo la firma de recepcin en la Lista de
Distribucin y Control de Documentos de cada uno de ellos. (Ver
anexo N2), retirando a la vez las copias obsoletas para su
eliminacin.
Nota 2El Encargado de SSO posee una copia de todos los
documentos vigentes del Sistema de SSO y es responsable del
correcto almacenamiento de los registros generados por el control y
distribucin de los documentos del sistema de SSO.
Los documentos que han sido reemplazados por una nueva revisin
poseen la condicin de documento obsoleto y debern ser eliminados.
En el caso de dejar una copia de dicho documento para cualquier uso
dentro de la organizacin deber identificarse con el siguiente
timbre.
DOCUMENTO
OBSOLETO
Nota 3Los usuarios consultan los documentos en la coleccin
controlada segn su disponibilidad. Cuando por razones operativas
consideren conveniente fotocopiar un documento de la coleccin
controlada, debe ser solicitada al Encargado de SSO y considerarse
que esta nueva copia tiene el carcter de copia no controlada, de
modo que cada vez que vaya a utilizar el documento el usuario es
responsable de asegurar que sigue en vigencia.
6.3 Identificacin de los Documentos.
La Documentacin del Sistema de Gestin de SSO se identifica
mediante los siguientes datos:
Ttulo del documento
N de revisin
Fecha y firma de las personas responsables de su elaboracin,
revisin y aprobacin.
Cdigo del documento.
Todos los documentos irn paginados, indicando el nmero total de
pginas.
6.4 Codificacin de los documentos.
La documentacin del Sistema de Gestin de SSO se identifica de
acuerdo con la siguiente pauta:
XX-YY-00
Donde:
XX = ndica el tipo de documento
MC =Manual Sistema de Gestin de SSO
PR
=Procedimiento
IT
=Instructivo de Trabajo.YY = Indica el rea responsable del
documento.
OP =Operativos
AP
=Apoyo
SG
= Sistema de Gestin de SSO00 = Nmero correlativo del
documento.
Ej. PR- OP-01 (Procedimiento - Operaciones Uno)
6.5 Estructura de los Documentos.
Los Procedimientos e Instructivos constan de los elementos que
se detallan a continuacin:
A. PORTADA
Contiene la siguiente informacin.
Encabezado: recuadro que contiene Logo de GEOSUR Ltda, Tipo de
documento, Nombre del documento, Cdigo del documento, N de revisin,
Paginacin, Responsables y fecha de Elaboracin, Revisin y
Aprobacin:
LOGOPROCEDIMIENTO
ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOSCOD: PR-SC-01Pg. 9 de 15
N Revisin: 00Elaboro: christian grandonFecha:Reviso: christian
grandonFecha:Aprob: Daniel ariasFecha :
ndice: Fuente de letra Arial Mayscula, tamao 12, trama
Negrita.
Timbre de Copia Controlada en caso que sea aplicable.
B. PGINAS
Encabezado: recuadro que contiene Logo de GEOSUR Ltda, Tipo de
documento, Nombre del documento, Cdigo del documento, N de revisin,
Paginacin, Responsables y fecha de revisin y Responsable y fecha de
aprobacin.
Ttulos y Subttulos:
Los Ttulos principales numerados tienen fuente de letra Arial
Mayscula, tamao 12 y trama Negrita.Los Subttulos numerados tienen
fuente de letra Arial Mayscula en las primeras letras de cada
palabra, tamao 12 y trama Negrita.
Contenido:
Se utiliza fuente de letra Arial, Tamao 12 y Trama Normal
Justificada.Los formularios, tablas u otras planillas, se
encuentran libre de norma o formato.6.6 Contenido de los
Documentos.
6.6.1 Manual de SSOEl Manual de SSO tendr al menos el siguiente
contenido:
Presentacin de GEOSUR Ltda Alcance del Sistema de Gestin de SSO
Poltica de SSO de GEOSUR Ltda Mapa de Procesos Organizacin de
GEOSUR Ltda Una descripcin de los procedimientos del Sistema de
Gestin de SSO 6.6.2 Procedimientos e Instructivos de Trabajo
Se estructurarn segn los siguientes apartados:
Hoja de Control de Cambios
Descripcin de los cambios introducidos en el Documento que dan
lugar a revisiones del mismo.
1. Objetivo
Establece la finalidad del documento.
2. Alcance
Define el mbito al cual es aplicable un documento, reflejando
claramente las excepciones que pudieran tener lugar.
3. Definiciones
Terminologa que se incluye para el mejor entendimiento del
Documento.4. Diagrama de flujo
En este tem se incluye un diagrama de flujo que sintetice la
secuencia de actividades de las que consta el Documento.5.
Descripcin del ProcedimientoEn este tem se incluyen las
aclaraciones necesarias para asegurar la comprensin del
Documento.
6. Archivo de Registros
Se detalla, cuando proceda, la manera en que los registros son
controlados ver procedimiento PR-SG-02 Control de Registros.
7. Anexos
En este tem se reproducen los formatos, planillas, formularios u
otra informacin que halla sido mencionado en el punto 6. Descripcin
y que por motivos de espacio o esttica no fueron incluidos en dicho
apartado.
6.7 Distribucin de Copias Controladas a Entidades Externas.
Cuando sea preciso distribuir copias controladas a destinatarios
externos a GEOSUR Ltda, el Encargado de SSO asignar un nmero
correlativo y mantendr una lista de las mismas con la siguiente
informacin:
Nmero correlativo asignado
Empresa u organismo destinatario
Nombre de la persona de contacto
Direccin de envo
6.8 Documentos Externos
Los documentos de origen externo, tales como, normas,
reglamentos y/o procedimientos e Instructivos de trabajo
(entregados por el los clientes) que sean aplicables en el marco
del sistema de gestin de SSO, son incorporados al listado maestro
de documentos externos (ver anexo 3), por el Encargado de SSO.
La responsabilidad de mantener informada la vigencia de los
documentos de origen externo es del propio responsable de su
almacenamiento.
7.ARCHIVO DE REGISTROS
identificacinindexacinalmacenamientoaccesomantenciondisposicin
lugarmedio
Lista Maestra de documentos InternosCronolgicoSistema de Gestin
GEOSUR Ltda.MagnticoECDurante su vigenciaElimina
Lista de Distribucin y Control de DocumentosCronolgicoSistema de
Gestin GEOSUR Ltda..Papel ECDurante su vigenciaElimina
Lista Maestra de Documentos ExternosCronolgicoSistema de Gestin
GEOSUR Ltda.Papel y MagnticoECDurante su vigenciaElimina
8. ANEXOS.
Anexo N1: Lista Maestra de Documentos InternosAnexo N2: Lista de
Distribucin y Control de DocumentosAnexo N3: Lista Maestra de
Documentos ExternosANEXO N 1
LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS INTERNOS
NOMBRE DEL DOCUMENTOCDIGOREV.DISTRIBUIDO ATOTAL
GGJTGAF
ANEXO N 2
LISTA DE CONTROL Y DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS
DOCUMENTOCDIGO
REV.ASIGNADO A:FECHA ENTREGAFIRMAFECHA DEVOLUCINFIRMA
ANEXO N 3
LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS EXTERNOS
NOMBRE DEL DOCUMENTOEDICINASIGNADO A
Cdigo
Fuente letra: Arial mayscula
Tamao letra: 9
Trama letra: negrita
Titulo:
Fuente letra: Arial Mayscula
Tamao letra: 12
Trama letra: negrita
Cuadro de N de revisin, elaboracin, revisin, aprobacin
Fuente letra: Arial primera letra mayscula
Tamao letra: 9
Trama letra: negrita
Sistema de Gestin de SSO GEOSUR
_1233087424.vsd
Elaboracin de documentos
Gerente
Elaborador del documento
Apoyo de colaboradores
Encargado de Calidad
Inicia preparacin /actualizacin del documentoNota 1
En el caso del documento nuevo se asigna su cdigoNota 2
Prepara el documentoNota 3
Circulacin del documento para comentariosNota 4
Actualizacin de documentos con los comentarios recibidosNota
5
Revisa y coordina firma del documentoNota 6
Aprueba y firma el documentoNota 7
_1233087363.vsd
Distribucin de documentos
Registros
Encargado de Calidad
Usuarios
Distribuye documento controladoNota 1
Registro de DistribucinNota 2
Consulta de documentos controladosNota 3
Listado maestro de documentos
Lista de distribucion y control de documentos