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Pg. INTRODUCCION. 2 OBJETIVO. 3 MARCO JURDICO. 4 NORMAS
GENERALES. 6 NORMAS ESPECFICAS. 7 CAPITULO I 8 1.1.- Naturaleza de
los Manuales de procedimientos. 10 1.2.- Manuales administrativos y
procedimientos. 10 1.3.- Anlisis y diseo del Procedimiento. 11 1.4-
Recoleccin de la Informacin. 11 1.5.- Anlisis de la Informacin y
Diseo del Procedimiento 13 1.6. - Anlisis del Procedimiento. 15
CAPITULO II 17 2.1.- Componentes del Manual de Procedimientos. 17
2.2.- Descripcin de los Componentes del Manual de Procedimientos.
17 2.3.- Estructuracin del Manual de Procedimientos. 21 CAPITULO
III 22 3.1 Diagrama de Flujo 22 CAPITULO IV 25 4.1.- Formatos e
instructivos. 25 4.2.- Anexos, Formatos Oficiales. 27
4.3.-Glosario. 29
ndice
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Uno de los propsitos fundamentales de la estrategia sealada por
el Ejecutivo Nacional para el mejoramiento de la funcin pblica, es
la revisin y constante actualizacin de los sistemas, estructuras y
procedimientos de trabajo en las dependencias de la Administracin
Pblica. Los manuales de procedimientos son instrumentos
administrativos que apoyan el que hacer institucional y estn
considerados como documentos fundamentales para la coordinacin,
direccin, evaluacin y el control administrativo, as como para
consulta en el desarrollo cotidiano de actividades.
Organizacin y sistemas, ha considerado conveniente la elaboracin
de la presente gua tcnica con el objeto de brindar la orientacin
necesaria al personal para elaborar los manuales de procedimientos,
y con ello dar cumplimiento a las disposiciones contenidas en
el.
El objetivo fundamental de esta gua consiste en sealar las bases
para la elaboracin, presentacin y actualizacin de los manuales de
procedimientos, unificando criterios de contenido que permita la
realizacin de las funciones de direccin, coordinacin y evaluacin
administrativa a travs de la sistematizacin de las actividades, la
identificacin de los procesos y la definicin del mtodo para
efectuarlas.
El contenido de la gua comprende el objetivo, la base legal y
las polticas para elaboracin del manual, as como la metodologa para
desarrollar cada uno de sus apartados y los lineamientos para su
actualizacin, presentacin y aprobacin.
INTRODUCCION
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Proporcionar un instrumento tcnico-administrativo que norme la
elaboracin de los manuales de procedimientos con uniformidad,
contenido y presentacin que permita optimizar el cumplimiento de
las atribuciones de la organizacin y el funcionamiento de las
unidades administrativas de la venezolana de .Alimentos la Casa
S.A.
Con la adopcin y manejo de los conceptos y elementos vertidos en
esta gua, se facilitar la elaboracin de dichos manuales,
contribuyendo con ello, a contar con herramientas tcnicas que
permitan, a quienes laboran en Venezolana de Alimentos la Casa s.a
, el conocimiento a mayor profundidad del funcionamiento de dichas
unidades administrativas.
Los Manuales Administrativos son medios valiosos para la
comunicacin, y sirven para registrar y transmitir la informacin,
respecto a la organizacin y al funcionamiento de la Dependencia; es
decir, entenderemos por manual, el documento que contiene, en forma
ordenada y sistemtica, la informacin y/o las instrucciones sobre
historia, organizacin, poltica y/o procedimientos de una
institucin, que se consideren necesarios para la mejor ejecucin del
trabajo.
Por otra parte, entenderemos por procedimiento la sucesin
cronolgica o secuencial de actividades concatenadas, que precisan
de manera sistemtica la forma de realizar una funcin o un aspecto
de ella.
Objetivo
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Los principales ordenamientos jurdicos que sustentan la
elaboracin de los manuales administrativos son los que a
continuacin se enuncian:
Leyes. Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela
Gaceta Oficial 5453 extraordinaria del
24 de marzo de 2000
Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del
Sistema Nacional de Control Fiscal. Gaceta 37.347 del 17 de
Diciembre de 2000.
Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgnica de la
Administracin Financiera del Sector Pblico. Ext. 5.891
31-07-2008.
Reglamento de la Ley Orgnica de la Contralora General de la
Repblica. 37.169 29-03-2001.
Reglamento Interno de la Contralora General de la Repblica.
37.881 17-02-2004.
Resoluciones Organizativas 1,2, 3,4 y 5. 37.881 17-02-2004.
Reforma Parcial de la Resolucin Organizativa N4. 38.178
03-05-2005.
Reglamento sobre los Concursos Pblicos para la Designacin de los
Contralores Distritales y Municipales, y los Titulares de las
Unidades de Auditora Interna, de los rganos del Poder Pblico
Nacional, Estadal, Distrital y Municipal, y sus Entes
Descentralizados. 38.386 23-02-2006.
Marco jurdico
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Normas Generales de Auditora de Estado. 36.229 17-06-1997.
Normas Generales de Control Interno 36.229 17-06-1997.
Estos manuales se mantendrn actualizados la unidad
administrativa se encargara de solicitar dicha actualizacin de los
manuales y, en su caso, que sean repuestos por Organizacin y
Sistemas.
La presentacin de un procedimiento aislado, no permite conocer
la operacin de una dependencia o unidad administrativa, por lo que
surge la necesidad de que todos los procedimientos se agrupen, en
forma ordenada, en un solo documento, denominado Manual de
Procedimientos.
Los manuales de procedimientos, como instrumentos
administrativos que apoyan el que hacer institucional, estn
considerados como elementos fundamentales para la coordinacin,
direccin, evaluacin y el control administrativo, as como para
facilitar la adecuada relacin entre las distintas unidades
administrativas de la Dependencia.
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1. Los manuales debern elaborarse de acuerdo con los
lineamientos contenidos en el presente documento, estableciendo los
mecanismos necesarios que propicien la mejora de los procesos de la
Institucin, a travs de la eficiencia de los procedimientos.
2. Los manuales de procedimientos debern elaborarse en los
formatos contenidos en el presente documento y Organizacin y
Sistemas se encargar de integrar la informacin procesada por la
unidad administrativa en dicho formato.
3. Es necesario que los manuales de procedimientos sean
elaborados con la participacin de las unidades administrativas que
tienen la responsabilidad de realizar las actividades y que adems
cuenten previamente con su manual de organizacin actualizado.
4. El Manual deber contener las polticas, normas y actividades a
realizar por la unidad administrativa para contribuir al
cumplimiento de sus objetivos establecidos y de las polticas y
prioridades de venezolana de Alimentos la Casa s.a.
5. En la elaboracin de los respectivos manuales, debe existir
plena congruencia entre stos y las funciones asignadas a las
unidades administrativas de que se trate.
6. En la elaboracin se debe mantener la interrelacin e
identificacin de los procedimientos con la estructura orgnica
vigente y autorizada por Organizacin y Sistemas as como lo
establecido en el Manual de Organizacin.
7. Los procedimientos deben dar una proyeccin general de forma
sistemtica y dinmica de las actividades y secuencia en que se
desarrollan; lo anterior deber reflejar de forma lgica las
actividades que integran al proceso.
Normas Generales
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8. En la elaboracin debern describirse los canales de
comunicacin, los mecanismos y medios utilizados (oficios,
memoranda, formatos e instructivos), para el trmite de los asuntos
respectivos, as como los sistemas para obtener el resultado final
correspondiente.
9. Las funciones genricas debern dar origen mnimo a un
procedimiento, sin que esto invalide la ocurrencia de ms funciones
en las diversas etapas de su ejecucin.
10. La utilidad de los manuales de procedimientos y organizacin
radica en la veracidad de la informacin que contienen, por lo que
es necesario mantenerlos permanentemente actualizados, a travs de
revisiones peridicas.
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1. Una vez que se cuenta con el proyecto de manual la unidad
administrativa deber enviar el digital a Organizacin y
Sistemas.
2. El proyecto de manual, se requiere someterlo a una revisin
final, a efecto de verificar que la informacin contenida en el
mismo sea la necesaria, est completa y corresponda a la realidad,
adems de proceder a comprobar que no contenga contradicciones o
deficiencias.
3. Los manuales de procedimientos sern analizados y dictaminados
a travs de verificar la congruencia entre la estructura, funciones
y actividades pertinentes para el desarrollo administrativo de la
unidad; la elaboracin de dichos manuales, estar apoyada con la
asesora proporcionada por Organizacin y Sistemas.
4. Terminado el manual de procedimientos, deber contarse el
nmero de pginas que lo integran, incluyendo descripciones, formas,
guas de llenado y la informacin documental necesaria, y numerar
cada pgina.
5. Despus de efectuar esta revisin, deber someter el proyecto de
manual a la aprobacin de las autoridades correspondientes.
6. Una vez que el manual de procedimientos ha sido elaborado,
autorizado e impreso, debe ser difundido entre los funcionarios y
empleados responsables de su aplicacin.
7. El proceso de implantacin de procedimientos requiere, en la
mayora de los casos, considerar tiempos de capacitacin o
adiestramiento del personal responsable de realizar las
actividades.
Normas Especificas
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8. A partir de la autorizacin y registro del manual de
procedimientos, ser responsabilidad de Organizacin y Sistemas con
las unidades involucradas la difusin, implantacin y la actualizacin
permanente de dicho instrumento.
9. Los manuales de procedimientos debern elaborarse tomando en
consideracin los siguientes aspectos contenidos en los captulos I,
II, III.
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1.1.- Naturaleza de los Manuales de procedimientos. El Manual de
Procedimientos es un instrumento de apoyo administrativo, que
agrupa procedimientos precisos con un objetivo comn, que describe
en su secuencia lgica las distintas actividades de que se compone
en cada uno de los procedimientos que lo integran, sealando
generalmente quin, cmo, dnde, cundo y para qu han de
realizarse.
Es por ello, que se considera tambin como un instrumento
imprescindible para guiar y conducir en forma ordenada el
desarrollo de las actividades, evitando la duplicidad de esfuerzos,
todo ello con la finalidad optimizar el aprovechamiento de los
recursos y agilizar los trmites que realiza el usuario, con relacin
a los servicios que se le proporcionan.
En este sentido, se pretende que la estructuracin adecuada del
manual, refleje fielmente las actividades especficas que se llevan
a cabo, as como los medios utilizados para la consecucin de los
fines, facilitando al mismo tiempo, la ejecucin, seguimiento y
evaluacin del desempeo organizacional.
1.2.- Manuales administrativos y procedimientos.
Los Manuales Administrativos son medios valiosos para la
comunicacin, y sirven para registrar y transmitir la informacin,
respecto a la organizacin y al funcionamiento de la Dependencia; es
decir, entenderemos por manual, el documento que contiene, en forma
ordenada y sistemtica, la informacin y/o las instrucciones sobre
historia, organizacin, poltica y/o procedimientos de una
institucin, que se consideren necesarios para la mejor ejecucin del
trabajo.
Por otra parte, entenderemos por procedimiento la sucesin
cronolgica o secuencial de actividades concatenadas, que precisan
de manera sistemtica la forma de realizar una funcin o un aspecto
de ella.
Capitulo I
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1.3.- Anlisis y diseo del Procedimiento.
A travs del conocimiento de los procedimientos puede tenerse una
concepcin clara y sistemtica de las operaciones que se realizan en
la dependencia o unidad administrativa; es importante que al
emprender un estudio de esta naturaleza, se aplique una metodologa
que garantice la descripcin de los procedimientos, de acuerdo con
la realidad operativa y con las normas jurdico-administrativas
establecidas al efecto. En tal virtud se presentan las etapas
necesarias para desarrollar la identificacin, el anlisis y el diseo
de los procedimientos. El primer punto que debe concretarse cuando
se investigan uno o varios procedimientos, ya sea para
describirlos, implantarlos, mejorarlos o sustituirlos, es el
definir con la mayor precisin posible los siguientes aspectos:
a).-Delimitacin del procedimiento Cul es el procedimiento que se
va a analizar? Dnde se inicia? Dnde termina?
Una vez contestadas las preguntas anteriores, se podr fijar el
objetivo del estudio; ste servir de gua para la investigacin, el
anlisis y la propuesta del procedimiento o procedimientos en
estudio.
1.4- Recoleccin de la Informacin. Consiste en recabar los
documentos y los datos, que una vez organizados, analizados y
sistematizados, permitan conocer los procesos tal y como operan en
el momento, y posteriormente proponer los ajustes que se consideren
convenientes.
Para recabar la informacin, es necesario acudir a diversas
fuentes, entre las que destacan los archivos documentales, en los
que se localizan las bases jurdico-administrativas que rigen el
funcionamiento y actividades; los funcionarios y empleados quienes
pueden aportar informacin adicional para el anlisis, diseo e
implantacin de procedimientos; y las reas
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de trabajo que sirven para tener la visin real de las
condiciones, medios y personal que operan los procedimientos.
Las tcnicas que usualmente se utilizan para recabar la
informacin necesaria son: a) Investigacin documental. b) Entrevista
directa. c) Observacin de campo.
a).- Investigacin Documental: Consiste en la seleccin y el
anlisis de aquellos escritos que contienen datos de inters
relacionados con los procedimientos; para ello, se estudian
documentos tales como bases jurdico-administrativas, diarios
oficiales, registros estadsticos, actas de reuniones, circulares,
oficios, y todos aquellos que contengan informacin relevante para
el estudio.
Es importante adems, recabar todas las formas y documentos que
intervienen en el procedimiento que se est estudiando, debidamente
requisitadas con los datos usuales, as como seguir el flujo de las
mismas, determinando siempre dnde se originan, cul es el trmite que
siguen y dnde se archivan o destruyen.
b).- Entrevista Directa: Consiste bsicamente en reunirse con una
o varias personas, y cuestionarlas orientadamente para obtener
informacin. Este medio permite adquirir informacin ms completa,
puesto que el entrevistador, al tener una relacin directa con el
entrevistado puede, adems de recibir respuestas, percibir
actitudes.
Para que la entrevista se desarrolle con xito es conveniente
observar los lineamientos siguientes:
Tener claro el objetivo de la misma. Concertar previamente la
cita.
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Verificar la informacin a travs de otras fuentes. Aclarar todas
las dudas que existan. Saber escuchar. No hay que criticar, sugerir
cambios o aconsejar durante ella.
c).- Observacin de Campo: Consiste en acudir al lugar u oficina
en donde se desarrollan las actividades de los procedimientos y
observar atentamente todo lo que sucede alrededor; para ello, es
necesario anotar todo lo que se considere relevante; con esto es
posible verificar o modificar la informacin recabada en las
entrevistas. La observacin de campo es muy importante, ya que
permite definir y detectar con mayor precisin los problemas, as
como descubrir datos valiosos omitidos durante las entrevistas.
Independientemente de la tcnica utilizada para la recoleccin de la
informacin, es necesario seguir todo el procedimiento; desde el
principio, hasta el final, a travs de todos los rganos o personas
que en l intervienen.
1.5.- Anlisis de la Informacin y Diseo del Procedimiento
Constituye una de las partes ms importantes del estudio de
procedimientos, consiste fundamentalmente en estudiar cada uno de
los elementos de informacin o grupos de datos que se integraron
durante la recoleccin de informacin, con el propsito de obtener un
diagnstico que refleje la realidad operativa actual.
Para analizar la informacin recabada, es conveniente responder
los cuestionamientos fundamentales que se mencionan a
continuacin:
Qu trabajo se hace? Se cuestiona el tipo de actividades que se
realizan en la unidad administrativa y los resultados que se
obtienen de stas.
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Quin lo hace? Son las unidades que intervienen en el
procedimiento y el factor humano, ya sea como individuos o como
grupos, para la realizacin del trabajo.
Cmo se hace? Se refiere a la secuencia de actividades que se
realizan para cumplir con un trabajo o servicio determinado.
Cundo se hace? Es la periodicidad con la que se realiza el
trabajo, as como los horarios y tiempos requeridos para obtener
resultados o terminar una actividad.
Dnde se hace? Se refiere a la ubicacin geogrfica y al domicilio
de las oficinas.
Por qu se hace? Busca la justificacin de la existencia de ese
trabajo o de su procedimiento; tambin se pretende conocer los
objetivos de las actividades que integran el procedimiento.
La descripcin de cualquier procedimiento deber hacerse a
detalle, sin obviar elementos que posteriormente pudieran
repercutir en el anlisis de la informacin e implique la realizacin
de nuevas consultas y/o mayores distracciones al personal en
funcin.
La contestacin a estos cuestionamientos, si bien implica
disponibilidad de tiempo, es necesaria para el anlisis de la
informacin por ello, es indispensable dirigir principalmente la
investigacin a:
La distribucin que se hace de los documentos. El tipo de
registros empleados. Los tipos de archivos (permanentemente o
provisional).
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Las probables causas de demora. Los formatos o cdulas que se
utilizan, su contenido, as como que parte o partes de las
mismas se llenan y en que rea lo hacen. Las claves de los
formatos, cdulas u otros. La determinacin que se requiere. Las
firmas o autorizaciones necesarias. Estas recomendaciones permiten
una visin ms clara del conjunto de las actividades.
1.6. - Anlisis del Procedimiento. Una vez que todas las
actividades se han sometido al anlisis correspondiente, y se
considera que es necesario mejorar o redisear un procedimiento, se
deber utilizar la tcnica de los cinco puntos que se presenta a
continuacin:
a).- Eliminar La primera y ms importante preocupacin de este
mtodo es eliminar todo lo que no sea absolutamente necesario.
Cualquier operacin, cualquier paso, cualquier detalle que no sea
indispensable, deben ser eliminados.
b).- Combinar Si no puede eliminar algo, entonces el siguiente
punto es combinar algn paso del procedimiento con otro, a efecto de
simplificar el trmite. Cuando se combina, generalmente se eliminan
algunos detalles, como un registro, una operacin, etc.
c).- Cambiar En este punto debe revisarse si algn cambio que
pueda hacerse en el orden, el lugar o la persona que realiza una
actividad, puede simplificar el trabajo. Los procedimientos pueden
simplificarse cambiando la secuencia de las operaciones,
modificando o cambiando el lugar, o sustituyendo a la persona que
realiza determinada actividad.
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d).- Mejorar Algunas veces es imposible eliminar, combinar o
cambiar; en estas circunstancias el resultado ms prctico se logra
mejorando el procedimiento; rediseando una forma, un registro o un
informe; haciendo alguna mejora al instrumento o equipo empleado, o
encontrando un mtodo mejor. Por ejemplo: un sistema de archivo
puede ser mejorado, no solamente si se eliminan, combinan o cambian
actividades de los procesos actuales, sino al sustituir el sistema
actual de archivo de documentos originales por un archivo de
microfilmes, cuando el problema bsico es el espacio requerido o la
seguridad de los originales.
e).- Mantener Consiste en conservar las actividades que como
resultado del anlisis, no fueron susceptibles de eliminar,
combinar, cambiar o mejorar. Para aplicar esta tcnica, es
recomendable contar con un bosquejo de las actividades que componen
el procedimiento.
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2.1.- Componentes del Manual de Procedimientos.
En la actualidad existe una gran variedad de modos de presentar
un manual de procedimientos, y en cuanto a su contenido no existe
uniformidad, ya que ste vara segn los objetivos y propsitos de cada
dependencia, as como con su mbito de aplicacin; por estas razones,
resulta conveniente que Venezolana de Alimentos la Casa s.a se
adopten normas generales que uniformen tanto el contenido de los
manuales, como su forma de presentacin.
A continuacin se mencionan los elementos que se considera, deben
integrar un manual de procedimientos, por ser los ms relevantes
para los objetivos que se persiguen con su elaboracin: Portada.
ndice Introduccin Marco Jurdico. Objetivo(s) del Manual. Reglas de
Operacin (Normas Generales y Especficas). Desarrollo de los
procedimientos. Diagramas de Flujos. Formatos e Instructivos.
2.2.- Descripcin de los Componentes del Manual de
Procedimientos. A continuacin se describen cada uno de los
componentes del Manual de Procedimientos, mismos que se podrn
verificar contra el ejemplo que se muestra al final de la Gua.
a).-PORTADA Denominada tambin cartula, deber disearse
convencionales del tamao carta. Esta deber contemplar:
CAPTULO II
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Logotipo de Venalcasa s.a, dispuesto en el ngulo superior
izquierdo de la lmina. En la parte central de la hoja se sealar el
ttulo del documento. En el ngulo superior derecho se incluir la
fecha de elaboracin (mes y ao). La portada no deber llevar ningn
adorno que sobresalga como son: lneas de colores, fondo de color,
etc., que rompa con la originalidad del documento.
b).- NDICE En ste rubro se deber describir la relacin que
especifique de manera sinttica y ordenada, los captulos o apartados
que constituyen la estructura del manual, as como el nmero de hoja
en que se encuentra ubicado cada uno de estos.
c).- INTRODUCCIN Se refiere a la explicacin que se dirige al
lector sobre el contenido del manual, de su utilidad y de los fines
y propsitos que se pretenden cumplir a travs de el. En este
apartado se sealar en forma clara y concisa, los antecedentes
principales de la unidad responsable del manual, sus
caractersticas, mbito de accin y adscripcin, sin profundizar en
ellos. Asimismo, se debe mencionar con que estructura orgnica
(vigencia) se est elaborando el manual. Tambin se definirn las
tcnicas de difusin, implantacin y actualizacin del instrumento y
los responsables de estas actividades, as mismo se describir la
forma en que se encuentra estructurado el documento con el propsito
de lograr una mejor y mayor comprensin del mismo.
d).- OBJETIVO DEL MANUAL Aqu se debe definir el propsito final
que se persigue con la implantacin del instrumento. La formulacin
del objetivo debe ser breve, clara y precisa, atendiendo a las
siguientes indicaciones: iniciar con un verbo en infinitivo; sealar
el qu y para qu servir el manual; evitar el uso de adjetivos
calificativos, as como subrayar conceptos.
e).- MARCO JURDICO Constituye el fundamento, legal que faculta a
una determinada unidad administrativa para establecer y operar
mecanismos, procedimientos y sistemas administrativos con la
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normatividad vigente, congruente con la naturaleza propia del
manual en el mbito de su competencia.
En este apartado se debe escribir en forma enunciativa, los
ordenamientos jurdicos - administrativos que dan fundamento y
regulan la operacin del manual y sus procedimientos.
f).- REGLAS DE OPERACIN (NORMAS, GENERALES Y ESPECIFICAS)
Constituye el fundamento de reglamentacin de los mecanismos,
procedimientos y sistemas administrativos con la normatividad
vigente, congruente con la naturaleza propia del anual en el mbito
de su competencia.
En este apartado se debe escribir en forma precisa, los
criterios tcnicos para el desarrollo cronolgico del manual.
g).- DESARROLLO DE LOS PROCEDIMIENTOS.
La descripcin del Procedimiento es la narracin cronolgica y
secuencial de cada una de las actividades concatenadas, que
precisan de manera sistmica l como realizan una funcin o un aspecto
de ella.
Cuando la descripcin del procedimiento sea general, y que por lo
mismo comprenda varias reas, debe indicarse para cada actividad la
unidad administrativa responsable de su ejecucin; si se trata de
una descripcin detallada, es decir, que incluye los puestos que
participan en cada una de las actividades, es conveniente anotar el
nombre especfico del puesto.
El procedimiento deber definir en forma clara y concisa, quien,
como, cuando, y donde se ejecutan dichas actividades, iniciando con
un verbo conjugado en tercera persona del singular y en presente de
indicativo, ejemplo: Verifica, Corrige, Enva, etc.
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Junta directiva N
En el procedimiento se describir detalladamente las actividades
normales y generales que se desarrollan.
En el apartado de Observaciones se anotar las actividades
complementarias pertinentes o cualquier otra informacin que permita
la comprensin de cada fase en particular y del procedimiento en
general.
En los procedimientos se debern especificar los rganos que
intervienen en la ejecucin de los mismos, hasta un nivel mnimo de
Jefatura de Departamento.
Cuando un mismo rgano sea el responsable de realizar una serie
de actividades de manera continua, slo deber ir nombre en la
primera de estas actividades, hasta en tanto no se efecte un cambio
de responsable.
Se deber numerar las actividades en forma progresiva an en caso
de que existan varias alternativas de decisin.
Si el inicio de un procedimiento indica la recepcin de
documentos, mencione de quien los recibe.
Pueden incluirse dos o tres actividades en una sola, siempre y
cuando sea comprensible su redaccin.
Cuando sea necesario hacer alguna aclaracin o indicar algo que
no es posible mencionar como actividad, puede citarse de la manera
siguiente:
Indique el nmero de tantos en que se elabore, se enve o se
reciba cada documento.
Indique los acuses de recibo y el archivo de los documentos.
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Junta directiva N
Cuando en el desarrollo del procedimiento se origine por primera
vez algn formato, se deber anotar su nombre completo y en las
actividades subsecuentes se podr mencionar su nombre genrico y/o su
clave de identificacin.
En la distribucin de documentos debe indicarse a qu puestos o
reas se envan. Indique si el archivo es temporal o definitivo.
Para lograr mayor fluidez en el procedimiento, deber representar
primero la alternativa ms corta, ejemplo: si la decisin negativa
implica 10 actividades y la afirmativa slo 2, represente primero la
afirmativa y posteriormente la negativa.
2.3.- Estructuracin del Manual de Procedimientos
La siguiente estructura aplica para uno o ms procedimientos
respetando siempre el orden establecido para la descripcin de
procedimientos.
GLOSARIO
ANEXOS
DIAGRAMA DE FLUJOS
DENOMINACION DEL PROCEDMIENTOS
POLITICAS DE OPERACION
PROPOSITO
ALCANCE
MARCO JURIDICO
INTRODUCCION
INDICE
PORTADA
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3.1 Diagrama de Flujo
El diagrama de flujo es una herramienta fundamental para la
elaboracin de un procedimiento, ya que a travs de ellos podemos ver
grficamente y en forma consecutiva el desarrollo de una actividad
determinada.
Tambin es una representacin grfica que muestra la secuencia en
que se realiza la actividad necesaria para desarrollar un trabajo
determinado, el cual deber iniciar con un verbo en infinitivo,
ejemplo: Recibir, enviar, turnar, procesar, etc.
La renumeracin de las actividades se deber enmarcar en un
rectngulo en la parte inferior izquierdo del cuadro.
Simbologa ANSI para Diagramas de Flujo Smbolo Nombre Descripcin
Inicio o trmino Actividad Decisin Conector Conector de pgina
Documento. Seala donde inicia o termina un procedimiento.
Representa la ejecucin de una o ms tareas de un Procedimiento.
Indica las opciones que se puedan seguir en caso de que sea
necesario tomar caminos
alternativos. Mediante el smbolo se pueden unir, dentro de la
misma hoja, dos o ms tareas separadas fsicamente en el diagrama de
flujo, utilizando para su conexin el nmero arbigo; indicando la
tarea con la que se debe continuar.
CAPTULO III
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Mediante el smbolo se pueden unir, cuando las tareas quedan
separadas en diferentes pginas; dentro del smbolo se utilizar un
nmero arbigo que indicar la tarea a la cual continua el
diagrama.
Representa un documento, formato o cualquier escrito que se
recibe, elabora o enva. Se utiliza para indicar comentarios o
aclaraciones adicionales a una tarea y se puede conectar a
cualquier smbolo del diagrama en el lugar donde la anotacin sea
significativa.
a).-Dentro de este smbolo se puede informar:
El nombre del procedimiento que antecede al que se describe,
esto cuando el procedimiento se ha divididos en varios.
Tiempo necesario para realizar cierta(s) tarea(s). La(s)
tarea(s) genrica(s) realizada(s) por una instancia que
espordicamente
intervenga en el procedimiento. Flujo Actividad opcional.
Documento opcional Documento destruido
b).- Proceso. Conecta smbolos, sealando la secuencia en que
deben realizarse las tareas. Representa la ejecucin opcional de una
tarea dentro de la secuencia del
procedimiento. Representa un documento que dentro del
procedimiento puede elaborarse, requerirse
o utilizarse. Indica la destruccin o eliminacin de un documento
por no ser necesario. Indica el procedimiento de la informacin.
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c).- Simbologa utilizada para la representacin grfica de los
procesos.
SIMBOLOGA PARA LA DIAGRAMACIN DE PROCEDIMIENTOS DISTRIBUCIN.
NDICA QUE UN DOCUMENTO UTILIZADO, ES DISTRIBUIDO EN UNA
ACTIVIDAD DETERMINADA.
TERMINAL. INDICA EL NICIO O TERMINACIN DE PROCEDIMIENTOS.
ACTIVIDAD. REPRESENTA LA REALIZACIN DE UNA ACTIVIDAD, RELATIVA A
UN PROCEDIMIENTO.
DECISIN O ALTERNATIVA. NDICA UN PUNTO DENTRO DEL FLUJO EN QUE
SON POSIBLES CAMINOS ALTERNATIVOS.
ARCHIVO DEFINITIVO. REPRESENTA UN ARCHIVO COMN Y CORRIENTE,
DONDE SE CONSERVA UN DOCUMENTO PERMANENTEMENTE.
CONECTOR DE PGINA. REPRESENTA UNA CONEXIN O ENLACE CON OTRA HOJA
DIFERENTE, EN LA QUE CONTINUA EL DIAGRAMA DE FLUJO.
DIRECCIN DE FLUJO O LNEA DE UNIN. CONECTA LOS SMBOLOS SEALANDO
EL ORDEN EN QUE SE DEBEN REALIZAR LAS DISTINTAS ACTIVIDADES.
ARCHIVO TEMPORAL (ENTRA A). REPRESENTA UN ARCHIVO PROVISIONAL.
EL NMERO NDICA EN QUE ACTIVIDAD SE VOLVERA A UTILIZAR EL
DOCUMENTO.
ARCHIVO TEMPORAL (SALE DE), REPRESENTA UN ARCHIVO PROVISIONAL,
EL NMERO INDICA EN QUE ACTIVIDAD SE ARCHIVO TEMPORALMENTE EL
DOCUMENTO.
LNEA DE COMUNICACIN. REPRESENTA LA TRANSMISIN DE INFORMACIN DE
UN LUGAR A OTRO, MEDIANTE LAS LNEAS TELEFNICAS, TELEGRFICAS, DE
RADIO, ETC.
USO DESCONOCIDO, INDICA QUE SE IGNORA EL USO APLICADO A UN
DETERMINADO FORMATO GENERALMENTE POR PERSONAS O INSTITUCIONES
AJENAS A LA ORGANIZACION.
CONECTOR DE PGINA (FIN DE PGINA), REPRESENTA LA CONEXIN O ENLACE
DE PGINA CON OTRA DIFERENTE EN LA QUE CONTINUAR. UTILICE CONECTORES
ALFABTICOS.
CONECTOR DE PGINA (INICIO DE PGINA). REPRESENTA LA CONEXIN O
ENLACE DE PGINA CON OTRA DIFERENTE DE LA QUE PROVIENE. UTILICE
CONECTORES ALFABTICOS.
DOCUMENTO. REPRESENTA CUALQUIER TIPO DE DOCUMENTO EL TRINGULO
OBSCURO EN LA PARTE SUPERIOR IZQUIERDA, SIGNIFICA QUE SE GENERA EL
NMERO DE LA PARTE SUPERIOR DERECHA, INDICA No. DE ORIGINAL (0) Y
COPIAS (2) DEL DOCUMENTO.
CONECTOR DE ACTIVIDAD, REPRESENTA UNA CONEXIN O ENLACE DE UNA
ACTIVIDAD DEL PROGRAMA, CON OTRA PARTE DEL MISMO, PUDIENDO ESTAR EN
LA MISMA PGINA O DE UNA PGINA A OTRA EL NMERO NDICA LA ACTIVIDAD
DEL PROCEDIMIENTO EN CUESTION.
A
5
0/2
6
A
3
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4.1-. Formatos e instructivos.
Un formato es una pieza de papel impresa, que contiene datos
fijos y espacios en blanco para ser llenados con informacin
variable, que se usa en los procedimientos de oficina; puede
constar de uno o varios ejemplares que pueden tener destinos y usos
diversos.
Es necesario que, inmediatamente despus de terminada la
descripcin del procedimiento, se incluyan los formatos y documentos
que en l se utilizan, as como sus respectivas guas de llenado. A
continuacin se muestra el formato que se propone para la descripcin
de los procedimientos y su correspondiente gua de llenado,
asimismo, se presentan algunas sugerencias.
b).- RECUADRO DE IDENTIFICACIN
Logotipo de la institucin (a)
(b) MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
(c) Nombre del rea
(f) Fecha. X
(d) Cdigo: (Cundo aplique)
(e) pagina: X de X
1. Logotipo de la dependencia. 2. Nombre de la dependencia. 3.
Ttulo del Manual de Procedimientos. 4. Fecha de elaboracin o en su
caso, de actualizacin. 5. ndice. 6. Cdigo. 7. Este recuadro se
situar como encabezado en las pginas del documento, y se
integra
por los siguientes elementos:
a) Debe plasmarse el logotipo de la Organizacin.
CAPTULO IV
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b) Nombre del Documento: Se escribir MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS.
c) Nombre del rea: Se escribir la denominacin del rea encargada
de la elaboracin del procedimiento; por lo general es nivel de
Direccin de rea.
d) El cdigo es la secuencia de literales y nmeros asignados
consecutivamente, su integracin es responsabilidad de la unidad
administrativa. Este apartado es requerido por la Norma ISO
9000:2000 para el control de documentos. Se escribir literal A
cuando se trate de borrador, y a partir de la primera autorizacin
se debe anotar 0, 1 para la segunda y as consecutivamente.
e) Se anotar el nmero consecutivo de las hojas utilizadas en al
Manual de Procedimientos, as como el nmero total de stas.
RECUADRO DE CONTROL DE EMISIN CONTROL DE EMISIN
(a) Elaborado por: (b) N de Revisin: (c) Autoriz:
Este recuadro se situar al pie de todas las hojas del documento.
Se compone de los siguientes apartados:
a) Elabor: persona que haya elaborado el documento. Cualquier
persona de la unidad administrativa podr elaborarlo.
b) Revisin: Actualizaciones realizadas.
c) Autoriz: persona que aprueba y autoriza el documento.
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4.2 Anexos Los anexos son documentos de apoyo o adicionales de
consulta que se debern tomar en cuenta para llevar a cabo una
actividad o trmite dentro procedimiento:
Oficios. Circulares. Reglamentos. Manuales. Leyes.
b) Proceso general para los modelos de un procedimiento en
flujogramas.
Proceso general que se deber considerar para el modelo de los
manuales de procedimientos.
Smbolo Nombre Descripcin Flujo Actividad opcional Documento
opcional Documento destruido Proceso. Conecta smbolos, sealando la
secuencia en que deben realizarse las tareas. Representa la
ejecucin opcional de una tarea dentro de la secuencia del
procedimiento. Representa un documento que dentro del procedimiento
puede elaborarse, requerirse o
utilizarse. Indica la destruccin o eliminacin de un documento
por no ser necesario. Indica el procedimiento de la informacin.
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MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS..
Unidad Administrativa Fecha de Emisin Cdigo Pagina:
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4.3-. Glosario.
ACTIVIDAD.- Conjunto de acciones afines ejecutadas por una misma
persona o una misma unidad administrativa, como parte de una funcin
asignada.
ACTIVIDADES PRODUCTIVAS.- Son aquellas intrnsecas y esenciales
para la ejecucin del procedimiento que permiten con su desarrollo
el logro de los objetivos establecidos.
ACTIVIDADES DE TRNSITO.- A travs de stas se trasladan
documentos, materiales, equipos, etc., en diferentes reas de
trabajo o en diversas unidades administrativas. Cabe mencionar que
este tipo de operaciones, tienen la caracterstica de incrementar
los costos de operacin y hacer lento el procedimiento.
ACTIVIDADES DE CONTROL.- Denominadas tambin de regulacin, son
aquellas por medio de las cuales se establecen controles dentro de
las actividades del procedimiento, como pueden ser: las revisiones
o inspecciones, comprobaciones, aprobaciones, autorizaciones,
etc.
ALTERNATIVA.- Constituye la posibilidad de elegir entre dos
opciones viables para lograr las metas y objetivos de un programa,
considerando las polticas que normen el desarrollo global de la
organizacin.
ANLISIS.- Examen detallado de los hechos para conocer sus
elementos constitutivos, sus caractersticas representativas as como
sus interrelaciones y la relacin de cada elemento con el todo.
REAS DE APOYO.- Son las encargadas de orientar, dirigir el
desarrollo de funciones relativas al proceso de planeacin y
programacin de la operacin de la institucin, as como, de aquellas
referidas a la informacin estadstica, control y mejoramiento
administrativo.
REAS SUSTANTIVAS.- Son aquellas que desarrollan funciones
derivadas directamente de las atribuciones y objetivos encomendados
a la institucin, mediante la produccin de bienes y/o prestaciones
de servicios para lo que estn facultadas y fueron constituidas.
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ATRIBUCIN.- Cada una de las funciones, actividades o tareas que
se asignan a un funcionario o unidad administrativa mediante un
instrumento jurdico o administrativo.
AUTORIDAD.- Facultad de mando conferida a una institucin o
funcionario para que la ejerza directamente o la delegue en otros
subalternos. Existen dos tipos de autoridad formal; la funcional,
que es la facultad de mando que ejercen varios funcionarios en un
mismo grupo de trabajo, cada uno para funciones distintas y la
lineal, que es facultad de mando que ejerce exclusivamente un
funcionario en un grupo de trabajo.
CADENA DE MANDO.- Es la relacin (jerarqua de autoridad) entre
las unidades administrativas que integran una estructura orgnica.
Se extiende linealmente desde el rea del Titular hasta nivel de
Jefe de Departamento.
CARGA DE TRABAJO.- Es la que se establece de acuerdo con las
funciones que se desarrollan en el desempeo de un cargo especfico y
conforme a los requerimientos exigidos para su ocupacin.
COORDINACIN.- Es el proceso de integracin de acciones
administrativas de una o varias instituciones, rganos o personas,
que tienen como finalidad obtener de las distintas reas de trabajo
la unidad de accin necesaria para contribuir al mejor logro de los
objetivos, as como armonizar la actuacin de las partes en tiempo,
espacio, utilizacin de recursos y produccin de bienes y servicios
para lograr conjuntamente las metas preestablecidas.
CONGRUENCIA.- Interdependencia armnica; conexin y afinidad de
las acciones individuales dentro de un marco general, un mbito
organizacional, un plan o programa que les da un sentido unitario y
una integracin de conjunto, ausencia de contradiccin en las
acciones de las partes con relacin a un todo preestablecido, al
cual se integran para la consecucin de fines u objetivos que le son
propios.
CONTROL.- Proceso cuyo objetivo es la deteccin de logros y
desviaciones para evaluar la ejecucin de programas y acciones, as
como aplicar las medidas correctivas necesarias. La accin de
control puede producirse permanente, peridica o eventualmente
durante un proceso determinado o parte de este, a travs de la
medicin de resultados.
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DIAGNSTICO.- Proceso de acercamiento gradual al conocimiento
analtico de un hecho o problema administrativo, que permite
destacar los elementos ms significativos de una alteracin en el
desarrollo de las actividades de una institucin.
DICTAMEN.- Opinin o consejo que el perito en cualquier ciencia o
arte formula verbalmente o por escrito, acerca de una cuestin de su
especialidad, previo requerimiento de las personas interesadas o de
una autoridad de cualquier orden o espontneamente para servir a un
inters general social singularmente necesitada de atencin.
EFICACIA.- Es la capacidad para cumplir en el lugar, tiempo,
calidad y cantidad las metas y objetivos establecidos.
EFICIENCIA.- Es el uso ms racional de los medios con que se
cuenta para alcanzar un objetivo predeterminado. EVALUACIN.- Es la
revisin detallada y sistemtica de un proyecto, plan u organismo en
su conjunto, con objeto de medir el grado de eficacia, eficiencia y
congruencia con que est operando en un momento determinado para
alcanzar los objetivos propuestos.
FUNCIN.- Conjunto de actividades afines y coordinadas,
necesarias para alcanzar los objetivos de una institucin de cuyo
ejercicio generalmente es responsable un rgano o unidad
administrativa; se definen a partir de las disposiciones jurdico -
administrativas.
MANUAL.- Documento que contiene en forma ordenada y sistemtica,
informacin y/o instrucciones sobre diversos temas o procedimientos
de una organizacin.
MANUAL DE ORGANIZACIN.- Describe las funciones de cada una de
las unidades de mando que integra la estructura de una institucin y
seala los puestos y la relacin que existe entre ellas. INCIDENCIA.-
Es todo suceso que de alguna forma, afecta o modifica algo
previsto.
INSTRUMENTO.- Es el recurso empleado para alcanzar un
propsito.
MANUAL ADMINISTRATIVO.- Instrumento para documentar y
sistematizar el funcionamiento de una organizacin. Existen diversos
tipos de manuales administrativos que pueden ser clasificados en
atencin a su rea de aplicacin, los manuales podran
considerarse:
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A) Macroadministrativos.- Los que se refieren al sector pblico
en su conjunto, o a una parte del mismo, siempre que involucren a
varias dependencias o entidades. Ejemplo: El Manual de Organizacin
de Venezolana de Alimentos la Casa s.a.
B) Microadministrativos.- Los que se refieren a una sola
dependencia o entidad, pueden referirse a ella en forma global o, a
alguna o algunas de las subunidades administrativas que la
conforman. Ejemplo: Los manuales de organizacin de cada una de las
dependencias Venezolana de Alimentos la Casa s.a. De acuerdo a su
contenido, los manuales administrativos pueden ser clasificados
como manuales de organizacin, de procedimientos, de objetivos y
polticas, de contenido mltiple o de puestos, entre otros.
NORMA.- Ordenamiento imperativo y especfico de accin que
persigue un fin determinado, con la caracterstica de ser rgido en
su aplicacin. Regla de conducta o precepto que regula la interaccin
de los individuos en una organizacin, as como la actividad de una
unidad administrativa o de toda una institucin. Generalmente la
norma conlleva una estructura de sanciones para quienes no la
observen.
NIVEL JERRQUICO.- Divisin de la estructura orgnica
administrativa para asignar un grado determinado a las unidades
internas que les define el rango o autoridad y responsabilidad,
independientemente de la clase de funcin que se les encomiende
realizar.
OBJETIVO.- En trminos de programacin, es la expresin cualitativa
de los propsitos para los cuales ha sido creado un programa; en
este sentido, el objetivo debe responder a la pregunta para qu? se
formula y ejecuta dicho programa. Tambin puede definirse como el
propsito que se pretende cumplir, y que especifica con claridad el
qu y el para qu se proyecta y se debe realizar una determinada
accin. Establecer objetivo significa predeterminar qu se quiere
lograr. La determinacin del objetivo u objetivos generales de una
institucin se hace con apego a las atribuciones de cada dependencia
o entidad pblica y se vincula con las necesidades sociales que se
propone satisfacer.
OPERACIN.- Accin de poner en marcha algo que ha sido previamente
planeado y autorizado o que se ejecuta por rutina en el medio
laboral; tambin se denomina operacin a la actividad sustantiva de
una institucin relacionada directamente con el cumplimiento de los
objetivos y metas de produccin de bienes y/o servicios.
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RGANO.- Grupo impersonal que tiene a su cargo el ejercicio de
una o varias funciones o partes de ellas; puede estar integrado por
uno o varios puestos.
ORGANIZACIN.- Se considera que una organizacin es una unidad
social, constituida en forma deliberada con fines y objetivos
predeterminados sobre una base de actuacin de cierta permanencia
que se rige por un orden normativo y se estructura alrededor de
centros de poder y de decisin internos y externos, que regulan y
controlan su operacin para encaminar al cumplimiento de sus
objetivos. La organizacin est constituida por grupos de individuos
que establecen relaciones interpersonales de trabajo, determinan
las divisiones y la especializacin de las labores, y operan bajo
una jerarquizacin formal de posiciones y cargos, diferenciando al
individuo por el puesto, el papel o las actividades que le
corresponde desempear. Toda la organizacin puede considerarse como
un ente dinmico que mantiene nexos permanentes con el medio que lo
rodea, al que a su vez influye en forma directa o indirecta en su
funcionamiento.
ORGANIGRAMA.- Representacin grfica de la estructura orgnica que
debe reflejar en forma esquemtica, la posicin de las unidades
administrativas que la componen los tramos de control, nivel
jerrquico, canales formales de comunicacin y coordinacin as como
lneas de mando.
POLTICA.- Criterios de accin que es elegido como gua en el
proceso de toma de decisiones al poner en prctica o ejecutar las
estrategias, programas y proyectos especficos del nivel
institucional.
PROCEDIMIENTO.- Sucesin cronolgica de operaciones concatenadas
entre s, que se constituyen en una unidad o tarea especfica dentro
de un mbito predeterminado de aplicacin.
UNIDAD ADMINISTRATIVA.- Cada uno de los rganos que integran una
institucin, con funciones y actividades propias que se distinguen y
diferencian entre s. Se conforman a travs de una estructura orgnica
especfica y propia. Es aquella, a la que se le confieren
atribuciones especficas en el instrumento jurdico
correspondiente.
VALIDAR.- Dar validez; calidad de vlido.