Nomor SOP : Tanggal Pembuatan : Tanggal Revisi : Tanggal Efektif : Disahkan Oleh : Nama SOP : 1 ISO 9001:2015, Klausul 9.2 1 Memahami dan telah mendapatkan sertifikasi pelatihan ISO 9001: 2015 2 3 Memahami bidang yang diaudit PR/UPM/01/01 Formulir Program Kerja Audit 1 Komputer PR/UPM/01/02 Formulir SK Auditor 2 Printer PR/UPM/01/03 Formulir Daftar Hadir 3 Kertas PR/UPM/01/04 Formulir Evaluasi Diri 4 Peralatan tulis PR/UPM/01/05 Formulir Surat Pemberitahuan Pelaksanaan AMI 5 Stempel PR/UPM/01/06 Formulir Ringkasan Kondisi Audit 6 Formulir PR/UPM/01/07 Formulir Deskripsi Kondisi Audit PR/UPM/01/08 Formulir Rekapitulasi Hasil AMI PR/UPM/01/09 Formulir Biodata Auditor 1 Rapat Pembukaan, berisikan penjelasan : 1. Data dismpan dalam bentuk hardcopy dan/atau softcopy . a. Perkenalan tim AMI dan uraian tugasnya; 2. b. Sasaran, lingkup dan kriteria audit yang digunakan; c. Konfirmasi jadual audit dan pengaturan lainnya; Keterangan: d. Metode dan prosedur audit; @ : K (ketidaksesuaian) atau O(Observasi) e. Konfirmasi akses komunikasi formal; Unit Kerja : Direktur : Kode DIR f. Konfirmasi ketersediaan sumber daya dan fasilitas; Pudir (I, II,III) : Kode PDR (I,II,III) g. Konfirmasi yang terkait dengan kerahasiaan; Subag ADUM : Kode ADUM h. Konfirmasi prosedur keselamatan kerja, tindakan darurat dan keamanan; Subag ADAK : Kode ADAK i. Konfirmasi ketersediaan, peranan dan identitas pemandu (bila ada); Unit Mutu : Kode UPM j. Metode pelaporan audit dan katagori ketidaksesuaian; Unit PPM : Kode PPM k. Informasi kondisi dimana audit akan diakhiri. Unit PPI : Kode PPI Unit Perpustakaan : Kode PERPUS 2 Rapat Penutupan Unit Pemeliharaan : Kode UPL a. Mengucapkan terima kasih; Unit HUMAS : Kode HMS b. Mempresentasikan temuan audit dan evaluasi temuan audit; Unit SPI : Kode SPI c. Menyampaikan hal-hal positif selama audit; Unit Lab Bahasa Inggris : Kode LB d. Menyampaikan ketidaksesuaian & observasi; Unit Lab Komputer : Kode LK e. Mendiskusikan tanggal penyelesaian tindakan perbaikan; Unit Bisnis : Kode BISNIS f. Membuka kesempatan pertanyaan; Urusan BMN : Kode BMN g. Penutupan ; Urusan Umum : Kode UMUM Unit Layanan Pengadaan : Kode ULP 3 Temuan hasil AMI dapat dikategorikan sebagai berikut : Urusan Kepegawaian : Kode KEPEG a. Unit Lab Terpadu : Kode LT Urusan Keuangan : Kode KEU Jurusan Keperawatan : Kode PRW Jurusan Kebidanan : Kode BDN Jurusan Gizi : Kode GZ Jurusan Analis Kesehatan : Kode AK Jurusan Kesehatan Lingkungan : Kode KL b. Jurusan Promosi Kesehatan : Kode PK No. Urut : 01,02,03, ...... Dst Audit ke : 01,02,03, ...... dst Tahun : 2011, 2012, ...dst. : Contoh : K-JBD-01/01/2011 PR/UPM/01 01 Januari 2011 04 Juli 2017 15 Agustus 2017 Direktur POLTEKKES KEMENKES BENGKULU Jl. Indragiri No. 03 Padang Harapan Kota Bengkulu 38225 Darwis, S.Kp., M.Kes NIP. 196301031983121002 UNIT PENJAMINAN MUTU AREA: JURUSAN AUDIT MUTU INTERNAL (AMI) A. Dasar Hukum B. Kualifikasi Pelaksanaan Memahami dan telah mendapatkan sertifikasi pelatihan audit internal ISO 9001:2015 C. Keterkaitan D. Peralatan/Perlengkapan Ketidaksesuaian Mayor: adalah temuan bila tidak ada bukti-bukti yang memadai bahwa Dokumen Sistem Manajemen Mutu telah diterapkan, dan / atau Dokumen Sistem Manajemen Mutu tidak memenuhi persyaratan ISO 9001:2008 atau terdapat pelanggaran yang bersifat mendasar terhadap persyaratan sistem mutu yang berdampak tidak terpenuhinya mutu sesuai persyaratan; Ketidaksesuaian Minor : adalah temuan bila ada bukti-bukti bahwa Dokumen Sistem Manajemen Mutu diterapkan kurang lengkap / kurang konsisten dan / atau sistem mutu masih ada kekurangan yang tidak mendasar; 1 2 3 4 5 6 7 8 9 E. Peringatan F. Pencatatan dan Pendataan Cara penomoran No. audit pada Formulir Ketidaksesuaian & Observasi sebagai berikut : "@-Unit Kerja-no urut/audit ke/Tahun ……." Adalah temuan ketidaksesuaian pada Jurusan Kebidanan No. 1 pada Audit ke 01 tahun 2011
14
Embed
POLTEKKES KEMENKES BENGKULU Jl. Indragiri No. 03 …poltekkes-kemenkes-bengkulu.ac.id/images/SOP-AP/SOP-Audit-Mutu... · PR/UPM/01/05 Formulir Surat Pemberitahuan Pelaksanaan AMI
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
Nomor SOP :Tanggal Pembuatan :Tanggal Revisi :Tanggal Efektif :Disahkan Oleh :
Nama SOP :
1 ISO 9001:2015, Klausul 9.2 1 Memahami dan telah mendapatkan sertifikasi pelatihan ISO 9001: 20152
3 Memahami bidang yang diaudit
PR/UPM/01/01 Formulir Program Kerja Audit 1 KomputerPR/UPM/01/02 Formulir SK Auditor 2 PrinterPR/UPM/01/03 Formulir Daftar Hadir 3 KertasPR/UPM/01/04 Formulir Evaluasi Diri 4 Peralatan tulisPR/UPM/01/05 Formulir Surat Pemberitahuan Pelaksanaan AMI 5 StempelPR/UPM/01/06 Formulir Ringkasan Kondisi Audit 6 FormulirPR/UPM/01/07 Formulir Deskripsi Kondisi AuditPR/UPM/01/08 Formulir Rekapitulasi Hasil AMIPR/UPM/01/09 Formulir Biodata Auditor
1 Rapat Pembukaan, berisikan penjelasan : 1. Data dismpan dalam bentuk hardcopy dan/atau softcopy .a. Perkenalan tim AMI dan uraian tugasnya; 2.b. Sasaran, lingkup dan kriteria audit yang digunakan; c. Konfirmasi jadual audit dan pengaturan lainnya; Keterangan:d. Metode dan prosedur audit; @ : K (ketidaksesuaian) atau O(Observasi)e. Konfirmasi akses komunikasi formal; Unit Kerja : Direktur : Kode DIRf. Konfirmasi ketersediaan sumber daya dan fasilitas; Pudir (I, II,III) : Kode PDR (I,II,III)g. Konfirmasi yang terkait dengan kerahasiaan; Subag ADUM : Kode ADUMh. Konfirmasi prosedur keselamatan kerja, tindakan darurat dan keamanan; Subag ADAK : Kode ADAKi. Konfirmasi ketersediaan, peranan dan identitas pemandu (bila ada); Unit Mutu : Kode UPMj. Metode pelaporan audit dan katagori ketidaksesuaian; Unit PPM : Kode PPMk. Informasi kondisi dimana audit akan diakhiri. Unit PPI : Kode PPI
Unit Perpustakaan : Kode PERPUS2 Rapat Penutupan Unit Pemeliharaan : Kode UPL
a. Mengucapkan terima kasih; Unit HUMAS : Kode HMSb. Mempresentasikan temuan audit dan evaluasi temuan audit; Unit SPI : Kode SPIc. Menyampaikan hal-hal positif selama audit; Unit Lab Bahasa Inggris : Kode LBd. Menyampaikan ketidaksesuaian & observasi; Unit Lab Komputer : Kode LKe. Mendiskusikan tanggal penyelesaian tindakan perbaikan; Unit Bisnis : Kode BISNISf. Membuka kesempatan pertanyaan; Urusan BMN : Kode BMNg. Penutupan ; Urusan Umum : Kode UMUM
Unit Layanan Pengadaan : Kode ULP3 Temuan hasil AMI dapat dikategorikan sebagai berikut : Urusan Kepegawaian : Kode KEPEG
a. Unit Lab Terpadu : Kode LTUrusan Keuangan : Kode KEUJurusan Keperawatan : Kode PRWJurusan Kebidanan : Kode BDNJurusan Gizi : Kode GZJurusan Analis Kesehatan : Kode AKJurusan Kesehatan Lingkungan : Kode KL
UNIT PENJAMINAN MUTUAREA: JURUSAN AUDIT MUTU INTERNAL (AMI)
A. Dasar Hukum B. Kualifikasi Pelaksanaan
Memahami dan telah mendapatkan sertifikasi pelatihan audit internal ISO 9001:2015
C. Keterkaitan D. Peralatan/Perlengkapan
Ketidaksesuaian Mayor: adalah temuan bila tidak ada bukti-bukti yang memadai bahwa Dokumen Sistem Manajemen Mutu telah diterapkan, dan / atau Dokumen Sistem Manajemen Mutu tidak memenuhi persyaratan ISO 9001:2008 atau terdapat pelanggaran yang bersifat mendasar terhadap persyaratan sistem mutu yang berdampak tidak terpenuhinya mutu sesuai persyaratan;
Ketidaksesuaian Minor : adalah temuan bila ada bukti-bukti bahwa Dokumen Sistem Manajemen Mutu diterapkan kurang lengkap / kurang konsisten dan / atau sistem mutu masih ada kekurangan yang tidak mendasar;
123456789
E. Peringatan F. Pencatatan dan Pendataan
Cara penomoran No. audit pada Formulir Ketidaksesuaian & Observasi sebagai berikut : "@-Unit Kerja-no urut/audit ke/Tahun ……."
Adalah temuan ketidaksesuaian pada Jurusan Kebidanan No. 1 pada Audit ke 01 tahun 2011
G. Prosedur
No. Aktivitas
Pelaksana Mutu Baku
KeteranganDirektur Pudir Waktu
Format Program Kerja Audit Tahunan;Komputer;Printer;Kertas
UPM Auditor Auditee Pimpinan Auditee Kelengkapan Output
1 Pembuatan Program Kerja Audit Tahunan
3 Pertemuan Tim Auditor
2 hari Draf Program Kerja Audit Tahunan
2 Penetapan Tim Auditor Draf Program Kerja Audit Tahunan;Ballpoin
1 hari Program Kerja Audit Tahunan SK Auditor
1 hari 1. Formulir Evaluasi Diri (untuk Prodi); 2. Daftar pertanyaan (untuk Unit)
2 minggu
SK Auditor; Daftar Hadir
1. Deskripsi Kondisi Audit; 2. Pedoman Audit
Program Kerja Audit Tahunan; SK Auditor
3 jam Daftar Hadir
1 jam 1. Formulir Deskripsi Audit; 2. Formulir Ringkasan Kondisi Audit; 3. Formulir Laporan Audit
4 Pembahasan Ruang Lingkup Audit
5 Persiapan dokumen Audit
7 Pelaksanaan Audit
Komputer; Kertas; Printer
Berita acara pembukaan Audit
6 Entry Meeting Laporan Evaluasi Diri
1 jam Berita acara pembukaan Audit
1. Deskripsi Kondisi Audit; 2. Pedoman Audit
2 jam Deskripsi Kondisi Audit yang siap ditandatangani
8 Closing Meeting
9 Tindak Lanjut Hasil Temuan
1. Berita Acara; 2. Tindak Lanjut Hasil Audit
Format Laporan Audit
10 Pembuatan Laporan Audit 3 hari
Deskripsi Kondisi Audit yang ditandatangani
2 minggu
Nomor Formulir :Tanggal Pembuatan :Tanggal Revisi :Tanggal Efektif :Disahkan Oleh :
Keterangan (Nama Auditor)Minggu ke Minggu ke Minggu ke Minggu ke Minggu ke Minggu ke
DesemberJuli AgustusMinggu ke Minggu ke Minggu ke Minggu ke Minggu ke
No. UNIT KERJAMinggu ke
September Oktober
Nomor Formulir :Tanggal Pembuatan :Tanggal Revisi :Tanggal Efektif :Disahkan Oleh :
Nama Formulir :
Menimbang : a.
b.
c. bahwa untuk maksud tersebut di atas perlu ditetapkan dengan Surat Keputusan.
Mengingat : 1. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional;2. Undang-Undang Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan;3. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi;4.
5
6. Peraturan Pemerintah Nomor 49 Tahun 2014 tentang Standar Nasional Pendidikan(SNP);7. Peraturan Pemerintah Nomor 50 Tahun 2014 tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi;8. Peraturan Pemerintah Nomor 87 Tahun 2014 tentang Akreditasi Program Studi dan Perguruan Tinggi.9. Peraturan Menristek dan Pendidikan Tinggi RI No. 44 Tahun 2015 tentang standar Nasional Pendidikan Tinggi
Memperhatikan :
Menetapkan :
Pertama :
Kedua :
Ketiga :
bahwa untuk meningkatkan kelancaran pelaksanaan Audit Mutu Internal (AMI) Politeknik Kesehatan Kementerian Kesehatan Bengkulu Tahun 2018, perlu menunjuk dan mengangkat Tim Auditor pada pelaksanaan Audit Mutu Internal (AMI) di lingkungan Politeknik Kesehatan Kementerian Kesehatan Bengkulu;
bahwa mereka yang namanya tercantum dalam lampiran Surat Keputusan ini dipandang cakap dan mampu ditunjuk sebagai Tim Auditor Mutu Internal (AMI) di lingkungan Politeknik Kesehatan Kementerian Kesehatan Bengkulu;
Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 355/E/O/2012 Tanggal 10 Oktober 2012 tentang Alih Bina Penyelenggaraan Program Studi pada Politeknik Kesehatan Kementrian Kesehatan dari Kementrian Kesehatan kepada Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan;
Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 988/MENKES/PER/IX/2011,tanggal 27 September 2011 tentang Perubahan atas Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 890/MENKES/PER/VIII/2007 tentang Organisasi dan Tatakerja Politeknik Kesehatan
TAHUN ANGGARAN ..........
DIREKTUR POLITEKNIK KESEHATAN KEMENTERIAN KESEHATAN BENGKULU
Menunjuk dan menetapkan mereka yang namanya tercantum dalam lampiran Surat Keputusan ini sebagai Tim Auditor pada kegiatan Audit Mutu Internal (AMI) di lingkungan Politeknik Kesehatan Kementerian Kesehatan Bengkulu;Tim Auditor tersebut bertugas mempersiapkan dan melaksanakan Audit sesuai dengan jadwal dan tempat yang telah ditentukan oleh Unit Penjamin Mutu dan setelah pelaksanaaan Audit wajib untuk menyelesaikan laporan Audit Mutu Internal (AMI) Politeknik Kesehatan Kementerian Kesehatan Bengkulu;
Dalam melaksanakan tugasnya Tim Auditor bertanggung jawab kepada Direktur Politeknik Kesehatan Kementerian Kesehatan Bengkulu;
UNIT PENJAMINAN MUTUAREA: JURUSAN FORMULIR SK AUDITOR
Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran Politeknik Kesehatan Kemenkes Bengkulu Tahun Anggaran 2018 tanggal 05 Desember 2017 Nomor 024.12.2.632153/2018.
MEMUTUSKAN
KEPUTUSAN DIREKTURPOLITEKNIK KESEHATAN KEMENTERIAN KESEHATAN BENGKULU
NOMOR : KP.04.04/ /1/2018
TENTANG
TIM AUDITOR PADA PELAKSANAAN AUDIT MUTU INTERNAL (AMI)POLITEKNIK KESEHATAN KEMENTERIAN KESEHATAN BENGKULU
PR/UPM/01/0201 Januari 201104 Juli 201715 Agustus 2017
Ditetapkan di : BengkuluPada Tanggal : 3 Januari 2018Direktur
DARWIS, S.Kp, M.KesNIP. 196301031983121002
Tembusan d.h disampaikan kepada :1. Sekretaris Jenderal Kementerian Kesehatan RI di Jakarta2. Inspektorat Jenderal Kementerian Kesehatan RI di Jakarta3. Kepala Badan PPSDM Kesehatan Kementerian Kesehatan RI di Jakarta4. Kepala KPKN Provinsi Bengkulu di Bengkulu5. Yang bersangkutan 6. Arsip
Lampiran 1 : Surat Keputusan Direktur Politeknik Kesehatan Kementerian Kesehatan Bengkulu Nomor KP.04.04/ /1/2018 Tanggal 03 Januari 2018
1 .2 .3 .4 .5 .6 .7 .8 .9 .
10 .dst
Bengkulu, 03 Januari 2018Direktur
Darwis, S.Kp, M.KesNIP. 196301031983121002
DAFTAR NAMA TIM AUDITOR SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL (SPMI)POLITEKNIK KESEHATAN KEMENTERIAN KESEHATAN BENGKULU
TAHUN 2018
Bengkulu;Surat Keputusan ini berlaku terhitung mulai tanggal ditetapkan dengan ketentuan apabila dikemudian hari ternyata terdapat kekeliruan di dalam penetapan ini, akan diadakan perbaikan kembali sebagaimana mestinya
Nomor Formulir :Tanggal Pembuatan :Tanggal Revisi :Tanggal Efektif :Disahkan Oleh :
Nama Formulir :
HARI, TANGGAL
NO NAMA JABATAN TANDA TANGAN
DAFTAR HADIR RAPAT PERTEMUAN TIM AUDITOR
PR/UPM/01/0301 Januari 201104 Juli 201715 Agustus 2017
Direktur
UNIT PENJAMINAN MUTUAREA: JURUSAN FORMULIR DAFTAR HADIR
No. : ..........................................Perihal : pelaksanaan AMI ke .. tahun ....Lampiran : .........................................
Dengan hormat.
Bersama ini kami sampaikan informasi bahwa kegiatan AMI ke .. tahun .... akan dilaksanakan mulai tgl ... s.d ....... dengan ketentuan sebagai berikut :1. Tujuan dan Sasaran AMI : ...................................2. Ruang Lingkup pelaksanaan AMI : .....(uraikan mengenai unit kerja yang diaudit dan kegiatan apa saja
yang diaudit)3. Target waktu pelaksanaan AMI : ..............................4. Kriteria AMI : ..................(sebutkan kriteria Auditnya) 5. Tim AMI : .........................6. Jadwal AMI (sesuai terlampir)
Mengingat pentingnya hasil kegiatan AMI ini untuk perbaikan kinerja, dimohon agar seluruh unit kerja yang terkait dapat mempersiapkan semua materi yang diperlukan untuk bahan pemeriksaan dan kesiapan para personil yang terkait.
Demikian dan atas kerjasamanya kami sampaikan terima kasih
Bengkulu, .........
Koordinator AuditorTembusan :Direktur sebagai laporan
Nomor Formulir :Tanggal Pembuatan:Tanggal Revisi :Tanggal Efektif :Disahkan Oleh :
Nama Formulir :
Arsip
3
1
2
No
...
PR/UPM/01/0601 Januari 201104 Juli 201715 Agustus 2017
Catatan:(1) Diisi Unit Kerja yang diaudit(2) Diisi Nomor audit(3) Diisi Kategori temuan(4) Diisi jumlah temuannya(5) Diisi nama Auditee(6) Diisi nama Auditor(7) Diisi target waktu penyelesaian tindakan perbaikan(8) Diisi sesuai keperluan
Unit Kerja Nomor Temuan Nama Auditee Nama AuditorTemuanKatagori Jumlah
Target Tanggal Penyelesaian Perbaikan
(5) (6)(4)
Nomor Formulir :Tanggal Pembuatan :Tanggal Revisi :Tanggal Efektif :Disahkan Oleh :
Nama Formulir :
Nama :NIP :Tempat & Tgl Lahir :Pendidikan Terakhir :Jabatan :
PR/UPM/01/0901 Januari 201104 Juli 201715 Agustus 2017
Catatan:(1) Diisi tanggal pelaksanaan audit(2) Diisi lama pelaksanaan kegiatan audit yang diikuti(3) Diisi nama unit kerja yang diaudit(4) Diisi jabatan dalam tim audit (Ketua/anggauta)(5) Diisi sesuai keperluan
Keterangan
(1) (2) (3)
Jabatan dalam Tim AMI
(5)
Lama Pelaksanaan AMI (hari)Tanggal AMI Unit Kerja yang diaudit
(Auditee)(4)
UNIT PENJAMINAN MUTUAREA: JURUSAN FORMULIR BIODATA AUDITOR