PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS. INTRODUÇÃO.

O QUE CAUSAM

PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS

O QUE CAUSAM

INTRODUÇÃO

O QUE CAUSAM

Conceitos, objetivos e justificativas

•ConceituaçãoSão ações utilizadas como ferramentas de comunicação e marketing, aplicadas para reunirem um grupo de consumidores potenciais, objetivando seu envolvimento com determinados produtos e serviços. Eventos especiais•ConceituaçãoSão apresentações, rituais ou celebrações específicas, planejadas e criadas para marcar ocasiões especiais ou para atingir metas e objetivos específicos de cunho social, cultural ou corporativo. Os atributos que lhe propiciam uma atmosfera especial são: a singularidade, o espírito festivo, a qualidade, a autenticidade, a tradição, a temática e o simbolismo, entre outros. ( Conf. In Allen, Johnny et allii, Organização e gestão de eventos, 2003).

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Questões importantes para o processo de desenvolvimento da organização de um evento.•Por que o evento será feito? Razões que confirmem a importância e a viabilidade de se produzir um evento.•Quais serão os parceiros do evento? Parceiros internos e externos.•Quando o evento será realizado? •Onde o evento será montado? O local deve representar a melhor escolha para a platéia e para o promotor do evento.•Qual é o conteúdo do evento? Deve corresponder às necessidades, desejos, expectativas da platéia e deve estar alinhado com as questões anteriores.

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(Conf. In Cesca, Cleuza G. Gimenes, Organização de eventos, 1997)(Conf. In Zanella, Luiz Carlos, Op.cit.).

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• ALLEN, Johnny. Organização e gestão de eventos. Rio de Janeiro:Editora Campus,2003.

• MARTIN, Vanessa. Manual prático de eventos. São Paulo:Atlas,2003.

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AS FASES DE UM EVENTO

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O desenvolvimento de um evento

Os eventos independentemente do tipo, tamanho e objetivo, são constituídos detrês fases distintas:

a. Pré-evento – Fase essencial onde haverá a definição do projeto e do planejamento de todas as atividades, detalhamento de receitas e despesas, escolha de fornecedores e profissionais e controles administrativos e financeiros. Tudo isto em função dos objetivos gerais do evento e da previsão de receitas.

b. Evento – Nesta fase há a montagem no local escolhido e a operacionalização do atendimento ao público-alvo. Atuam, também, fornecedores e profissionais.

c. Pós-evento – Caracteriza-se por desmontagem de estruturas montadas, acertos financeiros, quitação de contas com o cliente, devolução de materiais utilizados ou não, arquivos, relatórios financeiros e de desempenho.

• Todos os eventos são concebidos por:1. Oportunidade – Novo nicho de mercado, ou ocasião propícia ao evento.2. Especialização – Crescente crescimento das especializações, principalmente na

área médica.

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a. Pré-eventoContratação da organizadora de eventos:• Definição de critérios de avaliação e seleção. 1. Idoneidade, tradição no mercado e área de atuação;2. Estrutura administrativa e recursos técnicos;3. Espaço físico;4. Situação econômica;5. Recursos auxiliares;• Responsabilidades e atividades da organizadora de eventos:1. Coordenação e planejamento das atividades;2. Elaboração, aprovação e controle de execução do orçamento;3. Contratação,coordenação e controle dos fornecedores; 4. Elaboração da logística e infra-estruturas necessárias;5. Seleção, treinamento, e contratação de mão-de-obra;6. Definição e contratação de palestrantes, apoios e patrocinadores;

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7. Confirmação de convidados;8. Banco de dados;9. Documentação oficial;10. Inscrições e adesões,entre outros.

• Processo de escolha por licitação ou indicação.Contratos

1. Parceria ou risco:Neste tipo de contrato organizadores e clientes são parceiros, uma vez que a remuneração dos organizadores será por percentual, definido previamente entre as partes, incidindo sobre despesa ou receita total do evento. A organizadora propõe contrato para eventos considerados seguros.2. Remuneração fixa:Aqui a organizadora propõe valor fixo para cobrir suas atividades no evento. É usado em eventos de curta e média duração.

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O desenvolvimento de um evento3. Misto:

Constitui-se cobrança de honorários fixos e variáveis, num mesmo contrato, utilizados em eventos mais complexos e de longa duração. O pagamento fixo dedica-se àremuneração de despesas fixas, e o variável oferece incentivo à participação de resultados financeiros alcançados no evento.

Comissão organizadora:

É quem define o evento. São as pessoas provenientes da entidade contratante.1. Composição básica da comissão organizadora: Marketing, finanças, vendas,

técnica, cerimonial e protocolo e segurança.

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O pré-projeto:

Definição do bem ideal para um evento. Coleta de informações para construção de cenário:1. Históricos de eventos realizados;2. Quem é o seu cliente?;3. Que se espera do evento?

O projeto:

Objetivos e justificativas: os objetivos deverão ser claros, precisos, amplos e específicos. Devem definir resultados, expectativas e propostas que se desejem alcançar, além das justificativas que permitam viabilizar-se a execução do evento e indicar como serão avaliados seus resultados.

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Para que sejam elaborados, cada objetivo, devem ser respondidos os pontos:1. O que?2. Como?3. Quando?4. Quanto?

A partir dos objetivos é definido o local mais adequado para realização do evento. Os objetivos também definem o motivo porque acontecerá o evento. A definição dos serviços a serem oferecidos, a cobrança ou não de taxas de acesso, o nível de qualidade esperado, fornecedores oficiais, entre outros.

Tipologia e título do evento:

O título do evento ou nome deve facilitar sua divulgação e memorização. A estrutura, o formato escolhido e o programa definem a tipologia do evento.

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A cidade:

Deve ser escolhida com critérios que facilitem e estimulem a participação do público-alvo, são eles:a. Infra-estrutura:hospedagem, alimentação, entretenimento,entre outros;b. Local:capacidade, custos, qualidade das instalações, equipamentos;c. Acessibilidade:à cidade escolhida e ao local do evento, transportes disponíveis;d. Eventos paralelos e serviços auxiliares;e. Atrações turísticas;f. Conveniências dos patrocinadores;g. Proximidade da região de maior concentração de público-alvo;h. Órgão públicos: apoios pertinentes.

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O local:

Deve haver capacidade e infra-estrutura adequada para o evento proposto: salas, salões, estacionamentos, espaços para eventos paralelos, áreas de circulação, luz, sanitários, telecomunicações, ar condicionado, entre outros. Deve haver compatibilidade entre a capacidade total de participantes prevista, o conforto, a acomodação e a realização de todas as atividades propostas. Além de acesso à infra-estrutura turística local: hospedagem, aeroportos, rodoviárias, entretenimento, entre outros.Tipos de estruturas mais significativas para eventos.

• Hotel – Flat :43,7%,• Teatro – Auditório:25,5%• Clube- Estádio:8,1%• Centro de convenções:5,4%• Buffet – Restaurantes:4,3%• Hotel de lazer:4,8%• Pavilhão de exposições: 2,8%• Business Center: 2,1%• Casa noturna:1,4%• Outros:1,9%


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Data e duração do evento

Deve-se estar atento à proximidade de eventos de qualquer natureza: esportivos, religiosos,cívicos, entre outros, ou de alcance:local, municipal, estadual, nacional ou internacional que possam comprometer a adesão do público-alvo. Cada tipologia tem sua duração pré-determinada.Público-alvo

Entende-se por público-alvo toda pessoa física ou jurídica que se pretende atingir.

(Conf. In Martin, Vanessa, Manual Prático de Eventos, 2003).

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Tipos de usuários finais

1. Convidado:pessoa física que recebe gratuidade, inscrição, passagem aérea, hospedagem, entre outros, para comparecer ao evento;

2. Palestrante:convidado para realizar palestra ou uma apresentação durante o evento;

3. Expositor:quem expõe numa feira de negócios, 31% da renda de eventos é proveniente da comercialização de estandes;

4. Participante:quem paga pela participação. A ele dirige-se toda a divulgação e os esforços de venda;

5. Acompanhante:usuário final que não participa de todo o evento. Tempotencialidade para adquirir vários produtos opcionais enquanto o evento acontece.

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Tipos de acesso ao evento

O credenciamento oferece diferentes tipos de acesso. Os participantes podem ser:1. Convidados oficiais: possuem conotação política, envolvendo representantes do

governo, entidades de classe, Câmaras de Comércio, imprensa, entre outros;2. Operacional: destinados a funcionários da empresa, da montadora e fornecedores;3. VIP: destinam-se a autoridades e personalidades importantes para o sucesso do

evento;4. Passaportes ou credenciais simples: são entregues a todos os demais visitantes.

O QUE CAUSAMJustificativa

Descrever a identificação e credenciais do promotor do evento que o qualificam para o desempenho de suas funções. É indispensável o detalhamento dos motivos e aimportância do evento que justifiquem sua realização.

Temário, programação e formato

Juntos definem a realização do evento.1. Temário – para defini-lo deve-se partir de um tema central, no qual serão

definidos os demais assuntos a serem abordados. Deve ser claro, atual e de interesse do público-alvo.

2. Programação – descrição organizada, seqüencial das atividades que acontecerão no evento. A programação é definida para facilitar a compreensão do temário escolhido.


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3. Formato – a escolha da programação indicará o formato, o tipo de evento necessário para cumprir a programação desejada.

Estudo de viabilidade econômica

Os eventos devem ser lucrativos ou pelo menos empatar receitas e despesas, como os filantrópicos ou os de finalidade institucional.Os estudos de viabilidade econômica devem permitir:1. Conhecer a origem dos recursos e seu destino;2. Identificar qual percentagem de recursos derivados e de que áreas;3. Analisar onde a organização está gastando e onde as despesas estão altas;4. Determinar onde pode haver flexibilidade para aumentar os recursos.

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• Receitas – deve-se identificar a origem financeira para viabilizar e realizar o evento, são elas:

1. Caixa inicial ou saldo anterior – refere-se ao saldo remanescente da edição anterior ou aporte inicial feito pela comissão organizadora, ou pelo dono do evento para cobrir despesas iniciais.

2. Inscrições – critério de adesão ou admissão (taxa de inscrição ou ingresso), com valores estipulados baseados em: categorias, valores das taxas, prazos e formas de pagamentos.

3. Comercialização do evento – podem ser obtidas como parte de cota de patrocínio ou apoio, comercialização de itens separados, como: credenciamento, material do participante, estandes, wellcome coffee, coffee break, eventos sociais, culturais, paralelos turísticos, salas especiais ou de hospitalidade, brainstorming, zepelim promocional, banners, uniformes, entre outros.

FASES DE UM EVENTO

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FASES DE UM EVENTO4. Doações- fornecimento de produtos e/ou serviços gratuitos;5. Auxílios governamentais – podem vir da esfera local, estadual ou federal, como

forma de incentivos fiscais ou na cessão de infra-estrutura, anais do evento, entre outros;

6. Merchandising – gerado da comercialização de qualquer objeto relacionado ao evento;

7. Anúncios – receita advinda de anúncios e/ou marcas de produtos de empresas durante o evento ou do material promocional e/ou institucional do evento;

8. Cotas de patrocínio, apoio ou permuta – apoio: cessão da força e credibilidade da marca, infra-estrutura; permuta: troca de produtos e/ou serviços de interesse do evento, os objetos de troca são baseados em valores de mercado; patrocínio:valor pago à Comissão Organizadora por pessoa física ou jurídica na forma de verbas ou cotas.

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FASES DE UM EVENTOAs cotas podem ser divididas em tipos, como: Prata, Ouro, Diamante, cada uma delas oferece aos futuros patrocinadores diferentes opções, formatando diferente tipos de ganhos.

• Despesas – referências obtidas em eventos anteriores similares, ou edições passadas. Devem-se observar proporções percentuais e absolutas entre as despesas.

1. Estratégia de comunicação e marketing – definição da estratégia de comunicação e marketing são orientadas por briefing dado pelo promotor do evento. Definição e formato das mensagens, mídias, entre outros, com a motivação de alcançar o público-alvo.

O QUE CAUSAM

FASES DE UM EVENTO2. Recursos Materiais – garantem a operacionalização do evento, devem ser

padronizados nas suas cores e visualização. Eles são agrupados em: Audiovisuais - equipamentos que permitem a comunicação durante o evento, são

eles: microfone, gravador, filmadora,som, data show, painéis, quadro negro ou branco, entre outros;

Expediente – todo o tipo de papéis e instrumentos usados pela secretaria e Comissão Organizadora:material de papelaria e escritório;

Participante – reúne tudo o que será usado pelo participante, desde crachá a refeições e estacionamento;

Divulgação - todo o material utilizado na divulgação e promoção do evento; Equipamentos – todo e qualquer equipamento eletro eletrônico usado no pré-

evento, durante o evento e no pós evento, como computadores, fax, telefones, impressora, microfones, entre outros.

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FASES DE UM EVENTO Diversos – inclui várias despesas como: correios, comunicações, jornais, troféus,

entre outros.3. Recursos Humanos – relaciona os profissionais necessários para desenvolver o

evento, como programação, atividades, infra-estrutura, entre outros. São eles: profissionais, uniformes, palestrantes, alimentação,treinamento.

4. Serviços e fornecedores oficiais – devem estar cientes dos objetivos do evento, metas, padrão de qualidade e atendimento.

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FASES DE UM EVENTO5. Infra-estrutura interna – refere-se a toda infra-estrutura logística e operacional

necessária: Infra-estrutura física:inclui todos os locais para realização do evento, como: salas,

salões, auditórios, ar condicionado, bares, área de armazenagem de material, horários disponíveis para o serviço, entre outros;

Equipamentos e mobiliários – devem estar dispostos corretamente para a realização do evento: cadeiras, púlpitos, palcos, etc;

Material de secretaria - deve abranger o que é necessário para o funcionamento da secretaria, durante todo o processo de feitura do evento;

Programação social, cultural e artística – considerar os serviços de reservas para o cumprimento da programação sugerida;

Alimentos e bebidas – inclui todas as opções de refeições oferecidas durante o evento;

Comunicação visual – sistema de sinalização adotado durante o evento: localização,identificação e circulação;

Limpeza e segurança.

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FASES DE UM EVENTO6. Infra-estrutura externa – abrange os serviços ou equipamentos necessários para o

funcionamento do evento fora dos limites físicos de onde será realizado. Infra-estrutura física, wellcome desk (composto de recepcionistas e coordenador

uniformizados com crachás de identificação, usado para recepcionar pessoas no aeroporto);

Posto de atendimento em hotéis; Transporte local.7. Eventos paralelos.8. Avaliação do evento por parte dos : clientes, participantes, expositores,

convidados, fornecedores, patrocinadores, entre outros.9. Tributos, impostos e taxas. 10. Comissões – Pagamento devido a pessoas físicas e jurídicas.11. Administrativo e logístico.

(Conf. In Martin, Vanessa, Manual Prático de Eventos, 2003).

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O uso do checking list

• Conceito: é a lista de checagem, pormenorizada de atitudes, providências,tarefas, materiais ou necessidades do evento numa mesma relação.a. Checking list de atividades

Atividades Responsável Data de entrega StatusApresentação da

proposta ao clienteDiretoria Jul/2007

Aprovação da proposta

Cliente Ago/2007

Preparação da campanha

Marketing Set/2007

Contrato com fornecedores

Operações Set/2007

Contratação de palestrantes

Operações Out/2007

O QUE CAUSAM


Conceito: é a lista de checagem, pormenorizada de atitudes, providências,tarefas, materiais ou necessidades do evento numa mesma relação.b. Checking list de alimentos e bebidas

A&B Quant Descrição StatusTamanho do grupo Nº de pessoas

Dia e horário

Cidade

Local

Decoração Tema

Elementos da decoração

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A&B Quant Descrição StatusCardápio Pratos

Serviço

Equipamentos Microfone

Sonorização

Púlpito

Palco

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A&B Quant Descrição StatusMesas Tamanhos

Formatos

Localização

Recursos Humanos Garçons

Maître

Recepcionistas

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O uso do cronograma

Cronograma: é a representação gráfica da previsão e realização de um trabalho,onde são indicados os prazos de execução.• Cronogramaa. Temporalb. Responsabilidadec. Atividade

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Leis

• Ecad • Direitos Autorais• Lei de responsabilidade civil• Lei de ordem de precedências • Registro dos profissionais e de empresas em órgãos de governo

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Estratégias de Comunicação e Marketing

Marketing “Uma organização deve empenhar seus esforço em satisfazer seus consumidores”. McCarthy & Perault. “... é o processo total do negócio, sendo formado de esforço firmemente integrado, no sentido de descobrir, criar, estimular e satisfazer as necessidades dos consumidores.” Theodore Levitt. • Na gestão de marketing de eventos devem-se :a. Analisar as necessidades do mercado–alvo, para definir os componentes

apropriados ao evento;b. Estabelecer padrões exclusivos;c. Prever o público que o assistirá;d. Calcular o valor que o público está disposto a pagar;e. Determinar as atividades promocionais usadas para comunicar ao mercado-alvo

sobre o evento;f. Definir a venda de ingressos.

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• Satisfazer as expectativas do consumidor, originadas por:a. Boca a boca;b. Experiência prévia de outros eventos;c. Combinação de mensagens de marketing do organizador;d. Imagem da marca do evento.Mix de Marketing“As variáveis controláveis que a companhia reúne para satisfazer o grupo-alvo.” McCarthy & PeraultOs 4 Ps de Marketing Produto - Características: localização, produção, mix de entretenimento, A&B, filas, capacidade de assentos, decoração, temática e iluminação. Componentes do serviço: número de funcionários em ação, treinamentos, qualidade apresentada e uniformes. Marca: importância do nome do evento e seu significado para o público.Reputação / posicionamento: onde se posiciona o evento em termos de demanda do consumidor.

O QUE CAUSAMb. Preço - Tempo de consumo:descontos em épocas de baixa demanda, preços especiais para determinados mercados-alvo;c. Promoção - anúncios, promoção de vendas, merchandising, RP, folhetos,brochuras,

vendas pessoais;d. Ponto - canais de distribuição.

• Os 7 Ps de Marketing a. Produtob. Preçoc. Promoçãod. Pontoe. Pessoasf. Padrão Visual (decoração do local, som, entre outros)g. Processo (envolvimento do consumidor com os serviços)


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• Os 8 Ps de MarketingPor Getza. Produtob. Preçoc. Promoçãod. Pontoe. Pessoasf. Programaçãog. Pacote apresentado (venda e distribuição de ingressos)h. Participações (parceiros na produção do evento)

(Conf. in ALLEN, Johnny. Organização e gestão de eventos, pp. 110-115.)

O QUE CAUSAMProcesso de decisão do consumidor e as implicações para o marketing

ETAPAS NO PROCESSO DE TOMADA DE DECISÃO DO

CONSUMIDOR

IMPLICAÇÕES PARA AS ESTRATÉGIAS DE MARKETING

DECISÕES DE MARKETING

Reconhecimento da necessidade Seleção do mercado-alvo apropriado

Qual o mercado? De massa ou específico?

Busca de informação Variáveis do mix promocional Mala direta, publicidade, anúncios, entre outros.

Avaliação das alternativas Desenho dos componentes do evento. Mensagem promocional

Mudar o produto ou o mix promocional?

Escolha do ponto de venda De fácil acesso Qual serão os incentivos para os vendedores?

Avaliação da atividade de lazer Qualidade do serviço Que tipo de pesquisa pós-evento será proposta? Como será monitorada satisfação do

consumidor?


(Conf In ALLEN, Johnny. Organização e gestão de eventos, p. 118)

O QUE CAUSAM

Necessidades, motivos e benefícios oferecidos pelos eventos

NECESSIDADES E MOTIVOS BENEFÍCIOS E OPORTUNIDADES OFERECIDOS PELOS EVENTOS

Físicos – necessidades fisiológicas motivam a necessidade de:•Comer e beber;•Exercitar-se;•Relaxar;•Segurança;•Satisfação sexual

•Comer e beber itens diferentes,•Participar de atividades esportivas;•Entretenimento relaxante;•Diversão em ambiente seguro;•Conhecer pessoas

Socias/interpessoais – necessidades de inclusão, amizade e amor motivam:•Socialização;•Romance;•Ligações com raízes culturais e étnicas;•Expressões da comunidade e de nacionalismo;•Busca de reconhecimento por ações notáveis

•Compartilhar ambiente novo;•Conhecer pessoas;•Renovar laços com grupos étnicos e culturais;•Compartilhar o uso de símbolos e rituais específicos;•Obter prestígio através do evento.


O QUE CAUSAM


NECESSIDADES E MOTIVOS BENEFÍCIOS E OPORTUNIDADES CORRESPONDENTES OFERECIDOS

PELOS EVENTOSPessoais – necessidade da compreensão, julgamento estético,crescimento e auto aperfeiçoamento motivam:•Busca do conhecimento;•Criatividade;•Procura de novas atividades;•Realização de aspiração

•Aprendizado formal / informal;•Programas exclusivos;•Participação em projetos artísticos;•Participação em ações exclusivas e pessoais

Fatores sociais de influência no comportamento de lazer:a. Influências familiares, grupos de referência e formadores de opinião;b. Personalidade;c. Cultura

Necessidades, motivos e benefícios oferecidos pelos eventos

(Conf In ALLEN, Johnny. Organização e gestão de eventos, p. 120)

O QUE CAUSAMClassificação de segmentos socioeconômicos de mercado para eventos

CLASSE GRUPO SOCIOECONÔMICO EXEMPLOS OCUPACIONAIS

TIPOS DE EVENTOS QUE O GRUPO TEM PROBABILIDADE DE

ASSISTIR

A Classe média alta Profissionais de alto nível de gerência, advogados,

médicos, altos funcionários públicos, etc

Eventos beneficentes, culturais e esportivos de

alto nível

B Classe média Profissionais de médio nível de gerência, entre

outros

Eventos beneficente, culturais e esportivo

C Classe média baixa Profissionais de níveis juniores, entre outros

Eventos culturais mais populares, festivais

comunitários e esportivos


O QUE CAUSAM


Classificação de segmentos socioeconômicos de mercado para eventos

CLASSE GRUPO SOCIOECONÔMICO EXEMPLOS OCUPACIONAIS

TIPOS DE EVENTOS QUE O GRUPO TEM PROBABILIDADE DE

ASSISTIR

D Classe trabalhadora especializada

Trabalhadores especializados: construtores, encanadores, policiais,etc

Festivais comunitários,eventos esportivos,etc

E Classe trabalhadora Trabalhadores não especializados:

trabalhadores da construção

civil,faxineiros,etc

Festivais comunitários,eventos esportivos,etc

F Previdência Social Trabalhadores com nível baixo de subsistência

Eventos com entrada franca

(Conf In ALLEN, Johnny. Organização e gestão de eventos, pp 124 - 125.)

O QUE CAUSAMPromoção de Eventos A promoção cria conscientização do evento, desejo por participação e sentimento de que todo o investimento de tempo e dinheiro vale os benefícios oferecidos.a. Exemplos de premiações:homenagens, premiações,sorteios,exibições de vídeos,

competições, concursos, entre outros.b. Questões para desenvolvimento das estratégias promocionais:1. Por quê?2. Quem?3. Quando?4. Onde?5. O quê?


O QUE CAUSAM


c. Ferramentas promocionais:cartas, flyers, livretos, malas diretas, propaganda,cartazes,demonstrações,comerciais de rádio e tv, comércio eletrônico, serviços de listas, busdoor, entre outros.

d. Propaganda:uso de mídia de comunicação de massa como, rádio, tv, Internet, banners, entre outros. Devem ser considerados dados demográficos e psicográficos.

e. Relações públicas:capta o que sua audiência pensa da sua empresa, produto ou serviço. Promove a participação da empresa, analisa tendências, desenvolvem estratégias, estabelecem metas de participação de mercado, entre outros.

f. Materiais impressos:press releases, kit para imprensa.

(Conf In HOYLE Jr.,Leonard H.; Marketing de eventos:como promover com sucesso eventos,

festivais, convenções e exposições. São Paulo: Editora Atlas, 2003.)

O QUE CAUSAM• Conceito: é uma declaração quantificada de planos, e inclui custos,

receita e alocação de recursos financeiros.a. Fluxo de caixab. Custosc. Receitas:

1. Recursos próprios do promotor2. Inscrição dos participantes3. Apoios, patrocínios e permutas4. Venda de espaço para divulgação de produtos de terceiros5. Atividades paralelas6. Venda de produtos próprios

Orçamento

O QUE CAUSAM

Orçamento genéricoRECEITA QUANTIA DESPESA QUANTIA

Dotações Administração

Doações Publicidade

Patrocínio Custos do local

Vendas de ingresso Equipamento

Cachês Salários

Programas especiais Seguro

Descontos Autorizações

Segurança

Contabilidade

Limpeza

O QUE CAUSAM

Orçamento genéricoRECEITA QUANTIA DESPESA QUANTIA

Viagem

Acomodação

Documentação

Hospitalidade

Grupos comunitários

Voluntários

Contingências

Total Total

O QUE CAUSAM

Custos projetadosADMINISTRAÇÃO QUANTIA MARKETING QUANTIA

Aluguel do escritório Arte

Fax/Fotocópia Impressão

Computadores Panfletagens

Impressoras Kit da imprensa

Telefones Preparação da campanha

Papelaria Pesquisa

Recursos Humanos Lançamento do evento

Tarifas postais Recursos Humanos

Subtotal Total

O QUE CAUSAM

Custos projetadosADMINISTRAÇÃO QUANTIA LICENÇAS QUANTIA

Comunicação Bebidas alcoólicas

Primeiros socorros Alimentos

Tendas Recreação infantil

Mesas e cadeiras Estacionamento

Geradores Outros

Uniformes

Estacionamento

Outros

Total Total

O QUE CAUSAM

Custos projetadosLOCAL QUANTIA SEGURO QUANTIA

Aluguel Incêndio

Ambientação Indenização dos trabalhadores

Infra-estrutura Outros

SALÁRIOS QUANTIA SALÁRIOS QUANTIA

Coordenador Consultores

Artistas Equipe de produção

Trabalhadores Outros

Subtotal Total

O QUE CAUSAM

Custos projetadosSEGURANÇA QUANTIA CONTABILIDADE QUANTIA

Checagem de segurança Formas de pagamento

Equipamento Auditoria

Recursos Humanos Outros

Total Total

LIMPEZA QUANTIA VIAGEM QUANTIAAntes Staff

Durante Convidados

Depois Carga

Total Total

O QUE CAUSAM

Custos projetadosACOMODAÇÃO QUANTIA DOCUMENTAÇÃO QUANTIA

Meios de hospedagem Documentação necessária para realização do evento

Total Total

O QUE CAUSAM

Custos projetadosRECEITA QUANTIA DESPESA QUANTIA

Total

O QUE CAUSAM


Total

O QUE CAUSAM


Total

O QUE CAUSAM


Total

O QUE CAUSAM


Total

O QUE CAUSAM


Total

O QUE CAUSAM

COORDENAÇÃO E DESENVOLVIMENTO

O QUE CAUSAM• Logística: é o planejamento, implementação, controle de fluxo,

armazenamento de produtos, e as informações desde a produção até e consumo.

a. Suprimentosb. Transportec. Operaçãod. Controle de fluxoe. Rede de informações.

Coordenação e desenvolvimento

O QUE CAUSAM

Elaboração de estratégias

• Planejamento Estratégico:a. Missãob. Visão c. Valoresd. Metase. Objetivosf. Análise da situaçãog. Parceiros no eventoh. Identificação de estratégias alternativasi. Avaliação e seleção de estratégiaj. Desenvolvimento de planos operacionais e controlesk. Avaliação do evento e feedback

O QUE CAUSAM

Recursos Humanos

• Estratégias e objetivos dos recursos humanos:a. Melhoria da qualidadeb. Eficácia organizacionalc. Melhoria do desempenho com relação às responsabilidades sociais e

legaisd. Formação de pessoal:1. Análise da função2. Descrições da função3. Especificações de função4. Políticas e procedimentos5. Recrutamento e seleção6. Entrevistas7. Treinamento e aperfeiçoamento profissional8. Supervisão e avaliação

O QUE CAUSAM

ORGANIZAÇÃO: MOMENTO DE VERIFICAÇÃO

E CHECAGEM

O QUE CAUSAM

Verificação e checagem

• É fundamental que haja a verificação e checagem de todos os elementos da montagem, como:

a. Localb. Audiência e convidadosc. Palcod. Energia elétricae. Luzesf. Somg. Audiovisuais e efeitos especiaish. Objetos cenográficos i. Decoração

O QUE CAUSAM

Verificação e checagem

a. Serviço de A&Bb. Artistasc. Equiped. Hospitalidadee. Cronograma da produção

O QUE CAUSAM

Disposição de mesas, cadeiras e dos participantes

• Disposição de mesas e cadeiras: é importante a disposição ou distribuição adequada das mesas e cadeiras de acordo com a característica do evento. São e elas:

a. Mesa em I1. Imperial ou francesa2. Inglesa:b. Mesa em Tc. Mesa em Ud. Mesa em Ee. Mesa em Vf. Mesa em leque ou espinha de peixeg. Outras formações de disposição das mesash. Mesa redonda

O QUE CAUSAM

Disposição de mesas, cadeiras e dos participantes

• Disposição das cadeiras• Decoração da mesa principal

• Enxoval de mesa:a. Toalhasb. Guardanapos c. Plissês para carrinho ou balcão;

d. Saias de mesa;e. Cobre-manchas;

a. Tecidos de proteção

O QUE CAUSAM

PÓS-EVENTO:O QUE REALIZAR?

O QUE CAUSAM

Pós-Evento

• Pós-evento:a. Pontualidade do eventob. Localc. Ingresso e entradad. Montageme. Padrão de atuaçãof. Número de pessoal e desempenho de tarefasg. Segurançah. Comunicaçõesi. Informação e sinalizaçãoj. Transportek. Estacionamentol. A&B

O QUE CAUSAM

Pós-Evento

• Toaletes• Atendimento médico• Presença do patrocinador ou apoiador• Decoração• Divulgação• Agradecimentos• Envio de material de registro do evento, book, entre outros.

O QUE CAUSAM

MESTRE DE CERIMÔNIAS

O QUE CAUSAM

Mestre de cerimônias

• Função • postura • preparação Anterior • Exercícios de relaxamento

PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS. INTRODUÇÃO.

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