-
Petunjuk Pengisian dan Mekanisme Pendataan Madrasah Jawa Timur
Halaman 1 - 10
Petunjuk Pengisian dan Mekanisme Pendataan
RA / Madrasah di Lingkungan Kementerian Agama
Provinsi Jawa Timur Tahun 2013
I. Pendahuluan
A. Latar Belakang
Perkembangan Teknologi yang ada saat ini dapat dimanfaatkan
sebaik mungkin agar
pekerjaan yang dilakukan secara konvensional dan berulang ulang
dapat diminimalisir serta
validitas data yang akurat. Sinergi, komunikasi dan koordinasi
pendataan dapat dilakukan
dengan menggunakan media teknologi yang ada dan bisa mendorong
pihak yang terkait
untuk dapat melaksanakan administrasi berbasis TIK.
Selama ini pendataan yang sudah berjalan di lingkungan
Kementerian Agama Provinsi
Jawa Timur adalah pendataan online dengan aplikasi berbasis web
yaitu EMIS (Education
Management Inforamtion System) dan pendataan secara manual
menggunakan aplikasi MS
Office (Word dan Excel). Aplikasi EMIS masih banyak ditemukan
banyak kendala
diantaranya, tampilan antarmuka aplikasi yang belum memadai dan
memudahkan pengguna
serta data yang telah di masukkan pada aplikasi EMIS belum
lengkap dan terpusat pada
Kementerian Agama Pusat sehingga bersama ini kami luncurkan
pendataan RA / madrasah
di lingkungan Kementerian Agama Provinsi Jawa Timur Tahun 2013
untuk melengkapi data
yang ada juga sebagai pembanding data yang sudah ada
(Update).
B. Landasan Hukum
1. Undang Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan
Nasional.
2. Undang Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan
Publik.
3. Peraturan Pemerintah Nomor 19 Tahun 2005 tentang Standar
Pendidikan Nasional.
4. Peraturan Pemerintah Nomor 55 Tahun 2007 tentang Pendidikan
Agama dan Pendidikan
Keagamaan
5. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 24 Tahun 2007
tentang Standar Sarana
dan Prasarana untuk Sekolah Dasar/Madrasah Ibtidaiyah (SD/MI),
Sekolah Menengah
Pertama/Madrasah Tsanawiyah (SMP/MTs), Dan Sekolah Menengah
Atas/Madrasah
Aliyah (SMA/MA)
6. Peraturan Pemerintah Nomor 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan
dan Penyelenggaraan
Pendidikan.
7. Peraturan Menteri Agama Nomor 13 Tahun 2012 tentang
Organisasi dan Tata Kerja
Instansi Vertikal Kementerian Agama.
C. Tujuan
Tujuan pendataan RA / Madrasah berbasis formulir digital ini
adalah:
1. Memperoleh data yang valid melalui pengisian mandiri yang
dilakukan oleh masing-
masing RA / Madrasah yang dapat digunakan sebagai bahan
perencanaan (terutama
terkait Sarana dan Prasarana) dan bahan data pendukung RA /
Madrasah.
-
Petunjuk Pengisian dan Mekanisme Pendataan Madrasah Jawa Timur
Halaman 2 - 10
2. Kantor Kementerian Agama Kab./Kota memiliki data RA /
Madrasah yang lengkap dan
terbaru.
3. Memperoleh data kebutuhan sarana prasarana pada masing-masing
RA / madrasah.
4. Memperoleh pemetaan sarana prasarana RA / madrasah dengan
berbagai variabel data.
D. Lingkup Pendataan
Pendataan RA / madrasah melalui formulir digital ini meliputi
semua madrasah MI,
MTs, dan MA baik negeri maupun swasta.
E. Waktu
Waktu pelaksanaan pendataan RA / madrasah melalui formulir
digital dimulai 3 Juni
2013 24 Juni 2013 atau sesudah penerimaan siswa baru (Tahun
Ajaran Baru
2013 / 2014)
II. Persiapan Dokumen
Sebelum melakukan pengisian Formulir Digital Pendataan RA /
Madrasah di Lingkungan
Kementerian Agama Provinsi Jawa Timur Tahun 2013, masing-masing
RA / madrasah
diharapkan mempersiapkan terlebih dahulu dokumen-dokumen sebagai
berikut:
1. Profil RA / Madrasah.
2. Sertifikat Nomor Pokok Sekolah Nasional (NPSN)
3. Nomor Statistik Madrasah (NSM)
4. NPWP RA / Madrasah
5. Data Siswa tahun 2010/2011 , 2011/2012 dan 2012/2013
6. Data Pegawai, Guru dan tenaga lainnya
7. Data Sarana dan Prasarana RA / madrasah
8. Sejarah pendirian RA / madrasah
9. Surat Keputusan Penegerian Madrasah (Negeri)
10. Data Yayasan (Swasta)
III. Distribusi dan Pengembalian Formulir Digital
A. Distribusi Formulir Digital
1. Distribusi Formulir Digital pada tingkat Kantor Kementerian
Agama Kab./Kota
Kegiatan : Kankemang Kab./Kota mengirimkan formulir digital
kepada
Pengawas, KKM, KKG/MGMP dan atau RA / Madrasah. Distribusi
dapat melalui website Penma kab./kota, website
mapendajatim.wordpress.com ataupun CD (Compact disc).
2. Distribusi Formulir Digital pada tingkat Pengawas PAI
Kegiatan : Pengawas PAI mengirimkan formulir digital kepada
KKM,
KKG/MGMP, RA / Madrasah dan atau Guru. Distribusi melalui CD
(Compact disc), copy paste melalui media penyimpanan (flash
disc,
hard disc external, dll) atau mendownload di website Penma
kab./kota
atau website mapendajatim.wordpress.com.
3. Distribusi Formulir Digital pada tingkat KKM
Kegiatan : KKM mengirimkan formulir digital kepada RA /
Madrasah. Distribusi
melalui CD (Compact disc), copy paste melalui media
penyimpanan
-
Petunjuk Pengisian dan Mekanisme Pendataan Madrasah Jawa Timur
Halaman 3 - 10
(flash disc, hard disc external, dll), mendownload di website
Penma
kab./kota atau website mapendajatim.wordpress.com.
4. Distribusi Formulir Digital pada tingkat KKG/MGMP
Kegiatan : KKG/MGMP mengirimkan formulir digital kepada RA /
Madrasah.
Distribusi melalui CD (Compact disc), copy paste melalui
media
penyimpanan (flash disc, hard disc external, dll), mendownload
di
website Penma kab./kota atau website
mapendajatim.wordpress.com.
Skema Distribusi Formulir Digital dapat digambarkan sebagai
berikut
B. Pengembalian Formulir Digital
Pengumpulan formulir digital yang telah diisi secara lengkap
dikirimkan kembali melalui
tingkatan sebagai berikut:
1. Pengumpulan Formulir Digital pada tingkat KKG/MGMP
Kegiatan : KKG/MGMP menerima formulir digital dari Koordinator
Madrasah
/ Madrasah / RA yang berada dibawah kewenangannya dan
menyimpan dalam 1(satu) folder (tidak ada folder dalam
folder).
Penerimaan formulir digital melalui CD (Compact disc) atau
copy
paste melalui media penyimpanan (flash disc, hard disc external,
dll)
atau pengiriman melalui email.
2. Pengumpulan Formulir Digital pada tingkat KKM
Kegiatan : KKM menerima formulir digital dari Koordinator RA /
Madrasah
dan menyimpan dalam 1(satu) folder (tidak ada folder dalam
folder).
Penerimaan formulir digital melalui CD (Compact disc) atau
copy
paste melalui media penyimpanan (flash disc, hard disc external,
dll)
atau pengiriman melalui email.
3. Pengumpulan Formulir Digital pada tingkat Pengawas PAI
Kegiatan : Pengawas PAI menerima formulir digital dari KKM,
KKG/MGMP,
Koordinator RA / Madrasah yang berada dibawah kewenangannya
dan menyimpan dalam 1(satu) folder (tidak ada folder dalam
folder).
Penerimaan formulir digital melalui CD (Compact disc) atau
copy
Kankemenag
PPAI KKM KKG/MGMP
Koordinator Madrasah / Madrasah / RA
KKM KKG/MGMP
Koordinator Madrasah / Madrasah / RA
Kanwil Bidang Pendidikan Madrasah
-
Petunjuk Pengisian dan Mekanisme Pendataan Madrasah Jawa Timur
Halaman 4 - 10
paste melalui media penyimpanan (flash disc, hard disc external,
dll)
atau pengiriman melalui email.
4. Pengumpulan Formulir Digital pada tingkat Kankemenag
Kab./Kota
Kegiatan : Kankemenag Kab./Kota menerima formulir digital dari
Pengawas
PAI, KKM dan KKG/MGMP yang berada dibawah
kewenangannya. Penerimaan formulir digital melalui CD
(Compact
disc) atau copy paste melalui media penyimpanan (flash disc,
hard
disc external, dll) atau pengiriman melalui email.
Skema Pengumpulan Formulir Digital dapat digambarkan sebagai
berikut
IV. Petunjuk Pengisian Formulir
A. Sistem Minimum
Agar aplikasi formulir digital ini dapat berjalan dengan baik
maka harus dipersiapkan
komputer dengan spesifikasi sebagai berikut:
1. Processor dengan kecepatan minimum 1 Ghz
2. RAM minimum 512 Mb
3. Kapasitas Hard Disc minimum 10 GB
4. Terinstal MS Office 2007 atau MS Office 2010
5. Sistem Operasi Minimal Windows XP atau versi keatas lebih
baik
B. Teknis Pengisian Formulir
Setelah mempersiapkan semua dokumen dan komputer yang dibutuhkan
serta memperoleh
formulir digital, maka guru dapat mengisi formulir digital
dengan tata cara sebagai berikut:
1. Membaca dan memahami Petunjuk Pengisian Formulir Digital
Pendataan RA / Madrasah di
Lingkungan Kementerian Agama Provinsi Jawa Tahun 2012 ini.
2. Jalankan aplikasi formulir digital dengan nama file FORMULIR
PENDATAAN LEMBAGA.docm menggunakan program aplikasi MS Word 2007
atau MS Word 2010,
yang sebelumnya baca juga file Petunjuk Pengisian dan Mekanisme
Pendataan RA
Kankemenag
PPAI KKM KKG/MGMP
Koordinator Madrasah / RA
KKM KKG/MGMP
Koordinator Madrasah / RA
Kanwil Bidang Pendidikan Madrasah
-
Petunjuk Pengisian dan Mekanisme Pendataan Madrasah Jawa Timur
Halaman 5 - 10
Madrasah Jawa Timur.docx dan file Cara Mengetahui GIS lokasi RA
/ Madrasah.docx
untuk mengetahui cara pengisiannya.
3. Tampil antamuka pengguna seperti gambar dibawah ini. Klik
tombol Enable Content pada
security warning.
4. Setelah mengaktifkan Macros & ActiveX maka akan muncul
tampilan antarmuka seperti
gambar dibawah ini.
5. Isi semua data no. 1 s.d. 19 dengan lengkap dengan
ketentuan:
1. Nama RA / Madrasah : (cukup jelas)
2. NSM / NSS : Nomor statistik madrasah (cukup jelas).
-
Petunjuk Pengisian dan Mekanisme Pendataan Madrasah Jawa Timur
Halaman 6 - 10
3. NPSN : Nomor Pokok Sekolah Nasional (cukup jelas).
4. Tanggal Berdirinya RA/ Madrasah : (cukup jelas).
Keterangan Pendirian RA/ Madrasah : diisi bila terjadi kendala
dalam
pengisian Tanggal Berdirinya RA/ Madrasah.
5. Tanggal Penegerian RA / Madrasah : tanggal KMA atau PMA
nya
Keterangan Penegerian : diisi bila terjadi kendala dalam
pengisian Tanggal Penegerian RA/ Madrasah atau kendala yang
terjadi setelah
penegerian madrasah
6. Akreditasi RA/ Madrasah : (cukup jelas).
Tanggal Akreditasi : (cukup jelas).
7. Alamat (Jalan ) : (cukup jelas).
Desa / Kelurahan : (cukup jelas).
Kecamatan : (cukup jelas).
Desa / Kelurahan : (cukup jelas).
Kabupaten : (cukup jelas).
Telp : (cukup jelas).
Alamat Web Site : Alamat Web dari RA / Madrasah
Alamat Email : Alamat Email dari RA / Madrasah
8. NPWP RA/ Madrasah : Nomor Pokok Wajib Pajak (RA /
Madrasah)
9. Nama Kepala RA/ Madrasah : (cukup jelas).
10. No Telp / HP Kepala RA/ Madrasah : (cukup jelas).
11. Nama Yayasan (Swasta) : diisi oleh RA / madrasah swasta
dalam
naungan yayasan
12. Alamat Lengkap Yayasan (Swasta) : (cukup jelas).
13. No. Telp. Yayasan (Swasta) : (cukup jelas).
14. No. Akte Pendirian Yayasan (Swasta): (cukup jelas).
15. Sertifikat Tanah : (cukup jelas).
Keterangan Sertifikat Tanah : (cukup jelas).
16. Luas tanah RA/ Madrasah : (cukup jelas)
17. Status Bangunan RA/ Madrasah : (cukup jelas)
18. Luas Bangunan RA/ Madrasah : (cukup jelas)
19. Geographic Information System (GIS)
Latitude : diisi sesuai dengan petunjuk terlampir
Longitude : diisi sesuai dengan petunjuk terlampir
6. Pada Nomor 20. Data Sarana Prasarana diisi sesuai data
invertaris RA/ madrasah atau BMN
pada madrasah negeri:
- No : (cukup jelas)
- Jenis Prasarana : (cukup jelas)
- Jumlah Ruang Kondisi Baik : (cukup jelas)
- Jumlah Ruang Kondisi Rusak : (cukup jelas)
- Jumlah Kategori Kerusakan Ringan : (cukup jelas)
- Jumlah Kategori Kerusakan Sedang : (cukup jelas)
- Jumlah Kategori Kerusakan Berat : (cukup jelas)
- Jumlah Kekurangan : diisi bila terjadi kekurangan ruangan
-
Petunjuk Pengisian dan Mekanisme Pendataan Madrasah Jawa Timur
Halaman 7 - 10
7. Pada Nomor 21. Data Peralatan dan Perlengkapan diisi sesuai
data invertaris RA/ madrasah
atau BMN:
- No : (cukup jelas)
- Jenis Sarana : (cukup jelas)
- Jumlah Paket / Unit : (cukup jelas)
- Jumlah Kondisi Baik : (cukup jelas)
- Jumlah Kondisi Rusak : (cukup jelas)
- Keterangan : Keterangan kondisi Peralatan &
Perlengkapan
- Kekurangan : Jumlah kekurangan peralatan &
Perlengkapan
8. Pada Nomor 22. Data Pendidik dan Tenaga Pendidikan diisi
sesuai dengan SK yang
diterimakan pada Pendidik dan Tenaga Pendidikan yang ada di RA/
madrasah:
- No : (cukup jelas)
- Keterangan : menerangkan status guru / pegawai
-
Petunjuk Pengisian dan Mekanisme Pendataan Madrasah Jawa Timur
Halaman 8 - 10
- Jumlah Putra : (cukup jelas)
- Jumlah Putri : (cukup jelas)
9. Pada Nomor 22. Data Siswa dalam Tiga Tahun Terakhir diisi
sesuai dengan data siswa yang
ada di RA/ madrasah:
- Tahun Ajaran : Menerangkan tahun ajaran
- Kelas 1/ A (RA, MI, MTs, MA) : diisi Jumlah Kelas 1 pada
semua
Lembaga (RA, MI, MTs, MA)
Kelas A untuk Lembaga RA
- Kelas 2 / B (RA, MI, MTs, MA) : diisi Jumlah Kelas 2 pada
semua
Lembaga (MI, MTs, MA)
Kelas B untuk Lembaga RA
- Kelas 3 (MI, MTs, MA) : diisi Jumlah Kelas 3 pada semua
madrasah (MI, MTs, MA)
- Kelas 4 (MI) : diisi Jumlah Kelas 4 hanya pada
Madrasah Ibtidaiyah
- Kelas 5 (MI) : diisi Jumlah Kelas 5 hanya pada
Madrasah Ibtidaiyah
- Kelas 6 (MI) : diisi Jumlah Kelas 6 hanya pada
Madrasah Ibtidaiyah
10. Jika semua data yang diperlukan sudah terisi semua, maka
madrasah harus membaca
Pernyataan dan menyetujui dengan cara meng-klik masing
pernyataan. Segala
konsekuensi terhadap data yang diisikan menjadi tanggung jawab
RA / madrasah yang
bersangkutan.
11. Jika semua pernyataan telah tercentang maka secara otomatis
tombol simpan akan aktif.
-
Petunjuk Pengisian dan Mekanisme Pendataan Madrasah Jawa Timur
Halaman 9 - 10
12. Selanjutnya klik tombol Cetak & Simpan Dokumen maka akan
muncul kotak dialog
Konfirmasi seperti gambar dibawah ini.
Demi keamanan data RA / madrasah, maka data yang sudah disimpan
tidak dapat dibuka
ataupun diedit lagi, untuk itu RA / madrasah harus memasukkan
data dengan benar. Jika
sudah yakin terhadap data yang diisikan maka tekan tombol Yes
namun jika ingin
memeriksa kembali data yang diisikan pilih tombol No
13. Setelah menekan tombol Yes maka akan muncul kotak dialog
seperti gambar dibawah ini
yang menyatakan bahwa formulir telah disimpan dengan nama sesuai
Nomor Statistik
Madrasah (NSM) yang dimasukkan dan tersimpan dalam 1 folder
bersama aplikasi formulir
digital.
14. Selanjutnya file yang telah tersimpan dengan nama [NSM].docx
tersebut tidak boleh
diganti namanya karena tidak dapat dikenali oleh aplikasi di
Penma Kab.Kota. File
tersebut selanjutnya diserahkan kepada koordinator pada
masing-masing
RA/madrasah/sekolah/KKG/MGMP/Pengawas/Seksi Pendidikan Madrasah
pada Kantor
Kementerian Agama Kabupaten / Kota masing-masing.
-
Petunjuk Pengisian dan Mekanisme Pendataan Madrasah Jawa Timur
Halaman 10 - 10
V. Catatan Penting
RA / Madrasah hanya diperkenankan mengisi formulir digital satu
kali pada, jika RA /
madrasah mengisi formulir digital lebih dari 1 kali dengan data
yang berbeda-beda maka
konsekuensi tidak validnya data yang ada pada RA / madrasah yang
bersangkutan.
VI. Penutup
Petunjuk Pengisian Formulir Digital Pendataan RA / Madrasah MI,
MTs, dan MA baik
negeri maupun swasta di Lingkungan Kementerian Agama Provinsi
Jawa Timur Tahun 2013 ini
disusun untuk dijadikan acuan bagi semua pihak, terutama bagi
pengelola Kelompok Kerja
Guru, Kelompok Kerja Madrasah / RA, Musyawarah Guru Mata
Pelajaran, Pengawas
Pendidikan Agama Islam dan Pengawas Madrasah, dan Kantor
Kementerian Agama Kab./Kota
seluruh Jawa Timur. Komitmen dan dukungan dari semua pengelola
tersebut sangat diharapkan
sehingga permasalahan pendataan RA / Madrasah di lingkungan
Kementerian Agama Provinsi
Jawa Timur dapat diselesaikan.
Surabaya, 3 Juni 2013