Pertemuan >

1

Pertemuan <<06>><<Produktifitas Individu >>

Matakuliah : <<M0164>>/<<End User Information Syste>>

Tahun : <<2005>>

Versi : <<1/1i>>

2

Learning Outcomes

Pada akhir pertemuan ini, diharapkan mahasiswa

akan mampu :

• Mahasiswa dapat menghubungkan pekerja profesional, teknis dengan tools yang diperlukan

3

Outline Materi

• Karakteristik tugas pemasaran

• aplikasi end-user pemasaran

• Karakteristik tugas administrasi, tugas klerikal

• aplikasi administrasi perkantoran

• masalah pada pengelolaan aplikasi jaringan

4

Productivity Tools for Individuals

5

EUIS : Business Solutions

• Understanding individual Needs :

Individual : MANAGER, NON MANAGER

Manager : eksekutif dan Middle Manager

Non Manager : Profesional &Teknikal, Sales &Marketing, dan Administration Support

• Tools : Produktifitas individu, Network, Decision Support, CRM, 4GL.

6

EUIS Support Manager ?

• Umumnya PC men-suuport manager dengan DSS. Namun terjadi gap antara kemampuan teknologi terhadap mangerial needs.

• Hasil penelitian : hanya 8 % (th. 1982), 24 % (th 1996) dari 500 manager yang pada tahun 2002 memanfaatkan teknologi (PC) untuknya

• Seharusnya PC meningkatkan kemampuan mereka.

7

Apa yang dikerjakan Manager ?

• Dua komponen pendukung manager :

a. Pendelegasian tugas

b. Pengaturan waktu

• Delegasi tugas perlu tools : telepon,

calender, memo, calculator dsb.

• Pengaturan waktu : perlu efisien dan

efektifitas. (perlu time management)

8

Memahami Knowledge Work • Kompleksitas kerja manager tak sepenuhnya

didukung komputer manager level atas : 2- 3 % saja didukung PCmanager lebih banyak verbal dpd anlyticalkerja manger 90 % verbalOutput komputer 5 % grafik, 50 % teks 7 % angka

• Sebaliknya non-manager menggunakan dua kali lebih banyak output hasil komputer

• Manager menjalankan tugas melalui orang lain (right information in the right time dan must filtering)

• POSDICON tidak seluruhnya tepat

9

Ciri kerja manager

• Bekerja dibawah tekanan (target), dalam waktu singkat, variatif, diskontinyu, action

• Menggunakan informasi eksternal (soft inf.)• Media verbal : 65 – 75 % oral, 13 % manual

dan sisanya formal report. Sehingga SI jarang-jarang dipakai oleh manager.

• Karena verbal, bank data berada didalam isi kepalanya manager.

• Manager sulit mendelegasikan tugas, karena setiap kali harus menjelaskan isi pikirannya itu.

10

Dilema yang dihadapi manager

• Menerima lebih banyak informasi, yang tak selalu bermanfaat, kadang irrelevan, unreliable, late.

• Significance : relevan dengan aspek kritis operasi bisnis, dapat membantu evaluasi, dapat mengarahkan ke goal.contoh : - kenapa sales turun 20 %

- berapa % produk berperan terhadap profitable

11

Dilema ….• Reliabilitas : informasi yg dapat dipercaya untuk

mendukung decision• Consistency : tidak boleh bertentangan (laporan

sales dengan laporan produksi harus cocok).• Timelines : dapat digunakan tepat pada waktu

diperlukan untuk mengatasi problem• Comprehensif : mudah dimengerti dan mudah

ditelusuri• Action oriented : membantu manager untuk

melakukan tindakan sehingga informasi mestinya berbentuk alternatif

12

Kebutuhan manager Changing manager climate : perubahan

global, ekonomi, teknologi mengakibatkan struktur berubah. Struktur hirarki lebih landai, terdesentralisasi. Para pekerja lebih diberi otonomi dan pendelgasian tanggung jawab dan wewenang

Peran Knowledge Worker(KW) meningkat, cirinya meningkatnya kontribusi kerja mereka, kepercayaan dan kreatifitas

Efisiensi dapat diukur, efektifitas hanya dapat diawasi pada setiap ptahap proses

Decision dibuat dengan keputusan bersamaManager lebih fokus ke leadership

13

Profesional dan TeknisTI men-support profesional dan teknisCiri KW : pendidikan tinggi, terlatih,

mentalnya baikKompensasi tinggiBekerja dengan dukungan informasiContoh : akuntan, ahli hukum, HR-

spesialis, engineer, researcher dllFokus tugas service ke customer atau

kontrol terhadap value chain

14

Kebutuhan profesional & teknis

• Tugas KW lebih terencana daripada manager

• Lebih umum, membutuhkan informasi yang lebih intensif

• KW biasanya seorang spesialis pada satu bidang atau beberapa bidang

• Informasi biasanya sesuai dengan bidangnya.

15

Generalisasi tugas Prof & teknis

KW menyediakan waktu meneliti masalah yg kompleks

Bergantung pd ketepatan & kecepatan kepurtusan manager

KW menghadapi tumpukan informasi dan prosedurManagaer menaruh kepercayaan tinggi kepada KWKW berperan sebagai information roleKW berfungsi analisis, dan membuat kesimpulanKW bekerja dalam timKW banyak berkolaborasi dengan yang lainnya

16

Kebutuhan para specialist

• Tracking : menelusur status event, mengambil tindakan

• Forecast : membuat prakiraan yad• Modeling : membuat pemodelan thd phenomena

dan klarifikasi masalah• Statistical : menguasai teknik statistik• Graphic : untuk analisis trend, klarifikasi data• Report : dibuat ringkasan pimpinan• Access : mengakses data perusahaan• Akses eksternal data• What If : melihat informasi dari sisi lain. Apa

sesuatu dipengaruhi oleh lainnya• Communication : menyalurkan inf ke KW lainnya

17

Sales & Marketing

E-Commerce mengubah aturan, prosedur, Perilaku pelanggan dapat dikontrol, pasar lebih dekat pada demand daripada supply.

Pelanggan mendapat jalur langsung akses produk,membandingkannya lalu membeli. Jadi lebih dinamis

Peran KW : manufacturer, wholesaler, agent, travel agent, RE-agent. EUIS dipakai utk improve sales & support (misalnya meningkatkan time management)

18

Karakteristik Sales & Marketing

Sales bertanggung jawab meningkatkan hasil penjualan dalam satu wilayah

Keinginan daerah pemasaran seluas mungkin. Hambatan waktu membatasi ukuran wilayah yang dapat dijangkau

Peusahaan sebaliknya, lebih senang teritory kecil, sehingga service dapat ditingkatkan

Perlu keseimbangan antar ambisi dengan time

19

Karakteristik ….

• Bagi sales waktu lebih banyak di lapangan daripada administrasi (35-35-30 %)

• Mereka tidak terlalu peduli dengan komputer

• Komputer mendukung informasi dan komunikasi serta service

20

Kebutuhan bisnis sales & marketing• Lead generalitation : Untuk mendapat pelanggan

baru, perlu pengaturan kontak dengan customer dengan berbagai cara

• Prospek : memerlukan daftar potensial customer• History : harus lebih efektif• Material : materi untuk presentasi & demo• Informasi harga : termasuk pesaing• Communication : CRM• Paperwork sedikit mungkin• Client service : dapat kontrol sales order

21

Administrative

• Clerical & administrasi ( lihat figure 3-2)

• IT menukung tugas-tugas adminstrasi, misalnya pembelian, mencari calon karyawan, tarining, project management dll

22

Karakteristik admin service

• Tidak ada deskripsi standar• Langsung berhadapan degn customer• Mempunyai tingkat otoritas bervariasi• Struktur tugas dari yang rutin sampai

tidak terstruktur• Pada kantor yang sibuk (dibawah tekanan)

biasanya ada deadline• Mengurus hal yang berkaitan dengan

cetak-mencetak, copy, dll

23

<< PENUTUP>>

Selanjutnya Pert. 07

Knowledge Management