Persijilan 5S

5S PENERAJU KUALITI JABATAN

PERSIJILAN 5S

PEJABAT DAERAH

&

TANAH PORT DICKSON

LATAR BELAKANG

Pejabat Daerah & Tanah Port Dickson merupakan

Pusat Pentadbiran Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri

Sembilan yang bertanggungjawab mentadbir dan

mengawal pembangunan, pembentukan sosial dan

pengurusan hartanah di daerah Port Dickson.

Kawasan pentadbiran meliputi 5 mukim iaitu Mukim

Jimah,Port Dickson,Si Rusa, Pasir Panjang dan Linggi

yang diuruskan oleh 4 penghulu.

Keluasan Daerah Port Dickson dianggarkan seluas

572.35km persegi dengan kepadatan penduduk

seramai 117,379 orang.

Organisasi Pejabat Daerah & Tanah Port Dickson

dibahagikan kepada 3 bahagian iaitu Bahagian Khidmat

Pengurusan, Bahagian Pembangunan, Bahagian

Pengurusan Tanah.

Jawatan yang telah diluluskan berjumlah 129 dan

daripada bilangan ini 100 jawatan telah pun di isi

dan baki jumlah 29 jawatan kosong.

PELANCARAN 5S

PEJABAT DAERAH

&

TANAH PORT DICKSON

PELANCARAN 5S

TARIKH: 6 APRIL 2011

TEMPAT : AUDITORIUM PDTPD

22 JULAI 2011

PEMASANGAN BANTING 5S DI

KOMPLEKS PENTADBIRAN PORT DICKSON

TARIKH: 20 JULAI 2011

22 JULAI 2011

BANNER 5S

22 JULAI 2011

LENCANA 5S PENANDA BUKU 5S

22 JULAI 2011

PENYERAHAN LENCANA & PENANDA BUKU

TARIKH: 22 JULAI 2011

TEMPAT : BILIK MESYUARAT GERAKAN UTAMA PDTPD

22 JULAI 2011

PERTANDINGAN 5S

PEJABAT DAERAH & TANAH PORT

DICKSON

PERTANDINGAN MENCIPTA LOGO 5S

TARIKH: 1 HINGGA 11 APRIL 2011

PENGHARGAAN 5S

PEJABAT DAERAH

&

TANAH PORT DICKSON

PEMENANG MENCIPTA LOGO :

PN KHALILAH BINTI ABDUL JALIL

22 JULAI 2011

AKTIVITI 5S

PEJABAT DAERAH

&

TANAH PORT DICKSON

Secara keseluruhannya kesemua warga Pejabat Daerah & Tanah

Port Dickson telah pun mempunyai pengetahuan tentang aktiviti 5s

yang sedang berjalan.

Latihan secara menyeluruh telah diberikan kepada semua kakitangan mengikut peringkat seperti berikut:

1. Pengenalan program 5s (semua kakitangan) (2 Feb 2011)

2. Kursus Fasilitator (semua AJK 5s)

3. Taklimat 5s kepada semua warga kompleks (semasa pelancaran)

4. Lawatan 5s

- Cameron highland ( gred 1-17)

- Pejabat Pembangunan Negeri Negeri Sembilan (gred 22-41)

5. Kursus Audit 5s (30 Jun & 1 Julai 2011) (semua AJK)

6. Latihan A-Tag (semua zon)

7. Latihan SOP (semua zon)

8. Bengkel Membuat Kotak (12 Ogos 2011)

9. Taklimat Pengenalan 5s kepada agensi luar yang terlibat secara tidak langsung dengan aktiviti 5s

Taklimat 5S MPC pada 2 Februari 2011

Pengenalan 5s kepada semua kakitangan

JUMBO SALE

TARIKH: 24 JUN 2011

TEMPAT : RUANG LEGAR TINGKAT 1

22 JULAI 2011

BENGKEL MEMBUAT KOTAK FAIL

TARIKH: 12 OGOS 2011

TEMPAT : RUANG LEGAR TINGKAT 7 PDTPD

KOMITMEN PENGURUSAN

PEJABAT DAERAH

&

TANAH PORT DICKSON

KOMITMEN PENGURUSAN

KOMITMEN PENGURUSAN

KOMITMEN PENGURUSAN

SEBELUM & SELEPAS 5S

PEJABAT DAERAH

&

TANAH PORT DICKSON

A

SEBELUM SELEPAS

1. Jopha tidak disusun dengan teratur dan

bersistem.

2. Tiada label , index nama dan nombor pada

jopha.

3. Mengambil masa yang lama untuk mencari

jopha bagi satu hakmilik.

4. Tiada panduan dan petunjuk.

A. Jopha dilabel dan diindex mengikut nama dan siri nombor

hakmilik mengikut jenis dokumen.

B. Jopha dilabel menggunakan skema warna mengikut jenis

hakmilik dan mukim.

C. Rak dilabel mengikut tingkat dan jopha mudah dilihat dan

boleh dicari dalam masa 30 saat.

D. Terdapat petunjuk dan panduan kaedah pencarian hakmilik.

E. Terdapat penanda jopha yang digunakan semasa hakmilik

dikeluarkan kepada kakitangan/pegawai.

D

E

12/4/2011 15 / 11/ 2011

BILIK KEBAL ZON PANTAI CERMIN

SEBELUM SELEPAS

1

.

Jopha tidak disusun dengan

teratur dan bersistem.

2

.

Fail-fail tidak disusun dengan

teratur dan kemas.

3

.

Mengambil masa yang lama

untuk mencari hakmilik.

4

.

Fail dan jopha bercampur-aduk.

1. Jopha disusun dengan teratur dan bersistem,dilabel dan

diindex mengikut jenis dokumen/hakmilik.

2. Fail-fail telah dikeluarkan dan dikembalikan ke unit yang

berkenaan.

3. Jopha disusun mengikut siri hakmilik dan jenis dokumen

mengikut mukim.

4. Kesemua hakmilik disimpan di dalam jopha dengan lebih

selamat dan mudah untuk dicari,dikesan dan dicapai.

BILIK KEBAL ZON PANTAI CERMIN

1. Resit cukai tanah tidak diselenggara dengan teratur

2. Tiada label,nama dan nombor pada rak fail.

3. Mengambil masa yang lama untuk mencari resit

cukai yang bermasalah

4. Tiada panduan dan petunjuk.

A. Resit cukai tanah dilabel dengan teratur dan bersistem

B. Resit cukai dilabel menggunakan mengikut turutan fail

C. Rak dilabel mengikut tingkat dan resit cukai tanah mudah dilihat

dan boleh dicari dalam masa 30 saat. Dapat menjimatkan ruang

dan masa mencari dokumen berkaitan

D. Terdapat petunjuk dan panduan kaedah pencarian resit cukai

tanah.

SEBELUM SELEPAS

LOKASI : BILIK FAIL

ZON PANTAI CERMIN

SEBELUM SELEPAS

1. Ruang kerja berselerak dan tidak teratur

dan tersusun

2. Ruang kerja tidak diselenggara dengan baik

3. Tidak selesa dan ruang kerja berselerak

1. Ruang kerja kemas dan tersusun

2. Ruang kerja disusun dengan teratur dan

bersistem

3. Tugasan dapat dilaksanakan dengan selesa

dan sempurna.

LOKASI : WORKSTATION

ZON PANTAI CERMIN

SEBELUM SELEPAS

1. Pencarian fail agak lambat dan mengambil

masa yang lama.

2. Fail tidak bersistem dan tidak tersusun

mengikut tahun.

3. Pencarian fail agak lambat dan mengambil

masa yang lama.

4. Tiada tanda dan petunjuk

1. Flag diletakkan mengikut nombor bagi setiap

fail yang berada di dalam satu baris. Ia

mempercepatkan proses mencari fail.

List fail mengikut susunan nombor pada flag

yang memudahkan pencarian mengikut box

file.

3. Pengunaan ruang dan bersistem telah dapat

mempercepatkan pancarian fail dan mudah

untuk dicari.

4. Tanda memudahkan fail untuk dicari.

LOKASI : BILIK FAIL

ZON PURNAMA

Flag

List Fail

7.10.2011 17.11.2011

1. Peralatan tidak tersusun dan bersepah.

2. Peralatan berada di meja pegawai, di

pantri dan dalam stor.

3. Mengambil masa untuk mencari

peralatan kerana tidak tahu dimana.

4. Tiada pegawai yang bertanggungjawab

terhadap peralatan sedia ada.

A. Peralatan telah dikumpul, dilabel dan ditempatkan di suatu

sudut khas.

B. Menjimatkan penggunaan ruang dan perabot (Hanya satu

meja besar digunakan)

C. Tiada masalah untuk mencari peralatan, sebarang kerosakan

dapat diatasi dengan lebih cepat.

D. Mengwujudkan persekitaran kerja yang lebih baik dan

selamat.

E. Seorang pegawai telah dipertanggungjawabkan untuk

menjaga dan mengawasi penggunaan peralatan.

(En. Mohd Noor bin Jahuri )

SEBELUM

LOKASI : SUDUT MESIN DAN PERALATAN

ZON LAGUNA BIRU

17.11.2011

01.04.2011

SELEPAS

1. Peralatan tidak tersusun dan bersepah

2. Pembaziran ruang kerana susunan yang

tidak teratur

3. Mengambil masa untuk mencari

peralatan kerana tidak tahu dimana.

4. Tiada kawalan stok

1. Peralatan telah disusun, dilabel dan diatur mengikut kategori

barangan.

2. Menjimatkan penggunaan ruang kerana peralatan telah disusun

dan ditempatkan mengikut kesesuaian.

3. Masa pencarian lebih pantas dengan kaedah penyusunan yang

lebih teratur. Kurang dari 30 saat

4. Kawalan stok yang lebih cekap dengan penggunaan kad

kawalan stok.

5. Seorang pegawai telah dipertanggungjawabkan untuk menjaga

dan mengawasi pergerakan stok

(Pn. Norlidar binti Hashim )

SELEPAS SEBELUM

LOKASI : BILIK STOR ALATULIS

ZON LAGUNA BIRU

01.04.2011 02.11.2011

LOKASI : BILIK FAIL

(KABINET PENYIMPANAN BUKU SERVIS DAN FAIL PERIBADI)

ZON LAGUNA BIRU

1. Hanya Pembantu Tadbir yang

mengetahui di mana buku servis dan fail

2. Masa carian yang panjang kerana tiada

penyusunan buku secara khusus.

A. Buku servis telah ditempatkan mengikut Unit, di label dan

disusun mengikut Gred Jawatan.

B. Masa pencarian lebih pantas. Kurang dari 30 saat dengan

kaedah penyusunan yang lebih teratur

C. Melancarkan urusan perkhidmatan seperti akses dan

pengemaskinian maklumat.

SEBELUM SELEPAS

01.04.2011 19.10.2011

D. Seorang pegawai telah dipertanggungjawabkan untuk

mengurus dan mengawasi buku servis dan fail peribadi.

(Pn. Norazlini binti Bahrudin )

A

LOKASI : SUDUT BORANG

ZON LAGUNA BIRU

SEBELUM

1. Pembantu Tadbir yang bertanggungjawab

mengawal selia setiap borang yang menjadi

tanggungjawab dalam tugasan mereka.

2. Borang yang berada dalam simpanan

Pembantu Tadbir ditempatkan di dalam

sampul kecil.

3. Sukar untuk mendapatkan borang apabila

Pembantu Tadbir yang berkenaan tidak hadir

atau berkursus.

1. Sudut borang telah diwujudkan bagi

menempatkan setiap borang yang diperlukan.

2. Masa pencarian lebih pantas. Kurang dari 30

saat dengan kaedah penyusunan yang lebih

teratur.

3. Semua orang boleh mendapatkan borang tanpa

bantuan Pembantu Tadbir yang berkenaan dan

perjalanan kerja lebih lancar.

01.04.2011 15.11.2011

SELEPAS

SELEPAS

A. Ruang kosong yang tidak digunakan

sepenuhnya.

B. Sampul surat tidak diletakkan dalam

lingkungan ruang kerja PAP. Sampul

surat perlu di ambil dari kerani aset.

A. Ruang kosong ditranformasi menjadi laci bertingkat

bagi menempatkan alamat-alamat jabatan dan

dilebelkan bagi memudahkan pencarian.

B. Sampul surat diletakkan berdekatan dengan ruang

kerja PAP dalam keadaan lebih tersusun.

LOKASI : RUANG KERJA PEMBANTU AM PEJABAT (PAP)

ZON TELUK KEMANG

16.05.2011 20.09.2011

A A

B B

SEBELUM

Tiada penggunaan sistem data fail

berkomputer dan merumitkan pengesanan

fail bagi mengetahui sama ada satu-satu

fail itu masih berada dalam bilik fail atau

telah dikeluarkan kepada pegawai.

Telah mewujudkan data senarai fail melalui

sistem berkomputer di dalam bilik fail bagi

memudahkan pengesanan fail.

SEBELUM SELEPAS

16.05.2011 24.08.2011

LOKASI : BILIK FAIL

ZON TELUK KEMANG

SEBELUM SELEPAS

1. Tiada etika bilik mesyuarat

2. Terdapat lebihan kerusi yang tidak diperlukan

di bilik mesyuarat

3. Mengambil masa yang lama untuk mencari suis

lampu yang dikehendaki

4. Tiada kesedaran untuk menyusun semula

kerusi

A. Etika diletakkan di bilik mesyuarat agar pengguna lebih

prihatin

B. Terdap ruang kosong yang lebih kemas dan tidak berselerak

C. Suis dilabel mengikut kedudukn lampu agar lebih mudah

dicari dalam masa 30 saat.

D. Telah ada kesedaran untuk menyusun semula kerusi

selepas digunakan

E. Telah menempatkan pegawai bertanggungjawab untuk

memastikan bilik dalam keadaan yang baik dan kemas

23.06.2011 27.06.2011 LOKASI : BILIK GERAKAN UTAMA

ZON SAUJANA

AUDIT DARI MPC

(MALAYSIA PRODUCTIVITY

CORPORATION)

PEJABAT DAERAH

&

TANAH PORT DICKSON

AUDIT MPC

6 DISEMBER 2011

ANUGERAH PERSIJILAN

5S

PEJABAT DAERAH

&

TANAH PORT DICKSON

HAK CIPTA TERPELIHARA

UNIT IT & PEMBANTU AUDI