2 1. Pendahuluan Ketersediaan layanan Teknologi Informasi (TI) pada perguruan tinggi menjadi salah satu faktor penting yang menentukan berkembangnya suatu perguruan tinggi. Hal ini dikarenakan layanan TI memiliki fungsi yang dapat mendukung proses bisnis yang ada seperti pengolahan data mahasiswa, administrasi, media promosi, serta dapat digunakan sebagai media layanan untuk kegiatan akademis mahasiswa. Selain itu layanan TI yang ada pada perguruan tinggi dapat digunakan untuk membantu menghadapi persaingan antar peguruan tinggi. Oleh karena itu, tiap perguruan tinggi harus dapat menentukan strategi layanan yang tepat sesuai dengan proses bisnisnya.[1] Proses penciptaan layanan TI oleh perguruan tinggi agar sesuai dengan proses bisnisnya dapat dilakukan dengan menggunakan berbagai macam cara. Salah satunya yaitu dengan memanfaatkan Framework Information Technology Infrastructure Library (ITIL) yang dikembangkan oleh Office Of Government Commerce (OGC). Framework ITIL merupakan kumpulan dari best practice (praktek terbaik) tentang tata kelola layanan TI di berbagai bidang dan industri, dari mulai manufaktur sampai finansial, industri besar dan kecil, swasta dan pemerintah. Fokus dari ITIL ini yaitu tentang bagaimana mengadakan, mengelola, meningkatkan kinerja sebuah layanan TI yang terdapat dalam sebuah organisasi.[2] Bagian Kerja Praktek (KP) merupakan salah satu unit bagian yang dimiliki Fakultas Teknologi Informasi UKSW. Bagian KP memiliki tugas dan tanggungjawab untuk mengatur dan mengelola proses kegiatan kerja praktek mahasiswa dari awal perencanaan sampai dengan kegiatan kerja praktek berakhir. Jumlah mahasiswa yang melakukan kerja praktek tiap tahunnya berkisar antara 450 mahasiswa. Namun layanan TI yang ada pada Bagian KP belum maksimal. Hal ini dikarenakan layanan TI pada bagian KP kurang didukung oleh teknologi informasi yang memadai. Seperti contohnya layanan TI untuk pencatatan data mahasiswa. Selain itu Bagian KP belum memiliki dokumen yang berisi mengenai kebijakan layanan TI yang ada. Berdasarkan permasalahan yang terjadi maka dilakukan penelitian yang bertujuan adalah membantu Bagian KP merencanakan strategy layanan TI yang sesuai dengan proses bisnis Bagian KP. Fokus penelitian yang dilakukan yaitu bagaimana merencanakan strategy layanan TI pada Bagian KP FTI UKSW menggunakan konsep Framework ITIL v3 service strategy. Penelitian yang dilakukan diharapkan mampu membantu Bagian KP untuk melakukan pengadaan layanan TI yang sesuai dengan proses bisnis serta membantu dalam mendokumentasikan layanan TI yang ada pada Bagian KP. Penelitian yang dilakukan dengan menggunakan Framework ITIL V3 modul service strategy sebagai acuan dalam melakukan perencanaan layanan TI, tidak membahas mengenai financial management, dan implementasi sistem.
14
Embed
Perencanaan Strategi Teknologi Informasi Dengan ...
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
2
1. Pendahuluan
Ketersediaan layanan Teknologi Informasi (TI) pada perguruan tinggi
menjadi salah satu faktor penting yang menentukan berkembangnya suatu
perguruan tinggi. Hal ini dikarenakan layanan TI memiliki fungsi yang dapat
mendukung proses bisnis yang ada seperti pengolahan data mahasiswa,
administrasi, media promosi, serta dapat digunakan sebagai media layanan untuk
kegiatan akademis mahasiswa. Selain itu layanan TI yang ada pada perguruan
tinggi dapat digunakan untuk membantu menghadapi persaingan antar peguruan
tinggi. Oleh karena itu, tiap perguruan tinggi harus dapat menentukan strategi
layanan yang tepat sesuai dengan proses bisnisnya.[1]
Proses penciptaan layanan TI oleh perguruan tinggi agar sesuai dengan
proses bisnisnya dapat dilakukan dengan menggunakan berbagai macam cara.
Salah satunya yaitu dengan memanfaatkan Framework Information Technology
Infrastructure Library (ITIL) yang dikembangkan oleh Office Of Government
Commerce (OGC). Framework ITIL merupakan kumpulan dari best practice
(praktek terbaik) tentang tata kelola layanan TI di berbagai bidang dan industri,
dari mulai manufaktur sampai finansial, industri besar dan kecil, swasta dan
pemerintah. Fokus dari ITIL ini yaitu tentang bagaimana mengadakan, mengelola,
meningkatkan kinerja sebuah layanan TI yang terdapat dalam sebuah
organisasi.[2]
Bagian Kerja Praktek (KP) merupakan salah satu unit bagian yang dimiliki
Fakultas Teknologi Informasi UKSW. Bagian KP memiliki tugas dan
tanggungjawab untuk mengatur dan mengelola proses kegiatan kerja praktek
mahasiswa dari awal perencanaan sampai dengan kegiatan kerja praktek berakhir.
Jumlah mahasiswa yang melakukan kerja praktek tiap tahunnya berkisar antara
450 mahasiswa. Namun layanan TI yang ada pada Bagian KP belum maksimal.
Hal ini dikarenakan layanan TI pada bagian KP kurang didukung oleh teknologi
informasi yang memadai. Seperti contohnya layanan TI untuk pencatatan data
mahasiswa. Selain itu Bagian KP belum memiliki dokumen yang berisi mengenai
kebijakan layanan TI yang ada.
Berdasarkan permasalahan yang terjadi maka dilakukan penelitian yang
bertujuan adalah membantu Bagian KP merencanakan strategy layanan TI yang
sesuai dengan proses bisnis Bagian KP. Fokus penelitian yang dilakukan yaitu
bagaimana merencanakan strategy layanan TI pada Bagian KP FTI UKSW
menggunakan konsep Framework ITIL v3 service strategy. Penelitian yang
dilakukan diharapkan mampu membantu Bagian KP untuk melakukan pengadaan
layanan TI yang sesuai dengan proses bisnis serta membantu dalam
mendokumentasikan layanan TI yang ada pada Bagian KP. Penelitian yang
dilakukan dengan menggunakan Framework ITIL V3 modul service strategy
sebagai acuan dalam melakukan perencanaan layanan TI, tidak membahas
mengenai financial management, dan implementasi sistem.
3
2. Tinjauan Pustaka
Penelitian terdahulu yang berjudul Rancangan Strategi Layanan Teknologi
Informasi Untuk Institusi Perguruan Tinggi membahas mengenai bagaimana
menciptakan suatu integrasi yang sinergi untuk pencapaian fleksibilitas TI pada
organisasi dengan menggunakan pendekatan sosioteknis yang diekstraksi kedalam
dua pendekatan yaitu pendekatan manajemen layanan Information Technology
Infrastructure Library (ITIL) dan pendekatan arsitektur layanan Service Oriented
Architecture (SOA). Hasil dari penelitian ini yaitu berupa rancangan strategi
layanan TI untuk kebutuhan jangka panjang institusi yang dilakukan dengan
mengidentifikasi kultur dan lingkungan organisasi dan selanjutnya dilakukan
pengukuran tingkat kematangan proses menggunakan Control Objective for
Information Technology (COBIT), setelah dilakukan pemetaan terhadap ITIL.
Dari hasil identifikasi dan pengukuran tersebut, dapat ditetapkan model strategi
yang tepat untuk fungsi pengelolaan dan penyediaan layanan TI, melalui
pendekatan tata kelola dan arsitektur TI. [3]
Perancangan strategi layanan TI juga dapat dirancang dengan menggunakan
pendekatan ITIL v3 modul service strategy dan dilanjutkan dengan pemodelan
layanan TI dengan menggunakan modul service design. Penelitian yang berjudul
Model Strategi Layanan Teknologi Informasi Untuk Organisasi akan membahas
bagaimana meningkatkan performa TI sebagai fungsi strategi dan layanan.
Kerangka kerja yang digunakan untuk model ini dengan menggunakan
Information Technology Infrastructure Library (ITIL) v3, dengan pendekatan
modul service strategy dan service design. Kombinasi kedua modul tersebut
dilakukan secara selaras, mengacu pada tahapan pemodelan tata kelola TI.[4]
Penelitian yang dilakukan yang berjudul Perencanaan Strategi Teknologi
Informasi Dengan Menggunakan Framework Information Technology
Infrastructure Library (ITIL) V3 (Studi kasus : Bagian Kerja Praktek Fakultas
Teknologi Informasi) akan membahas mengenai bagaimana merencanakan
strategy layanan TI menggunakan konsep Framework ITIL dan perancangan
pendekatan ESIA. Pendekatan ESIA akan digunakan untuk melakukan
dekomposisi layanan yang sudah ada pada Bagian KP. Output yang akan
dihasilkan dari penelitian ini yaitu berupa rancangan SPM (Service Portfolio
Management) yang meliputi rekomendasi perbaikan proses bisnis serta
pembuatan dokumen kebijakan layanan TI yang dimiliki oleh bagian KP serta
management demand yang merupakan bagian dari service strategy yang
digunakan untuk pengembangan layanan TI dari Bagian KP FTI UKSW.
Framework Information technology Infrastructure Library (ITIL)
diterbitkan antara tahun 1989 dan 1995 oleh Her Majesty’s Stationery Office
(HMSO) di Inggris atas nama Central Communications and Telecommunications
Agency (CCTA) dan sekarang CCTA dimasukan dalam Office of Government
Commerce (OGC).[5] ITIL merupakan sebuah framework (kerangka kerja) umum
yang berisi kumpulan-kumpulan dan gambaran dari best practice (praktek terbaik)
dalam memberikan manfaat kepada pelanggan dalam bentuk layanan TI dimana
fungsi dari Best practice itu sendiri dapat membantu penyedia layanan untuk
merancang dan menciptakan suatu sistem manajemen layanan yang efektif untuk
organisasi atau perusahaan mereka. Framework ITIL memiliki fokus pada
4
pengukuran secara terus menerus dan perbaikan kualitas layanan TI yang
diberikan, baik dari sudut pandang bisnis maupun pelanggan. Fokus inilah yang
menjadi penentu keberhasilan ITIL dan memberikan manfaat ketika diterapkan
pada suatu perusahaan atau organisasi. ITIL menyediakan bimbingan tata kelola
layanan TI yang dapat digunakan pada berbagai jenis perusahaan dan organisasi
bisnis yang berbeda – beda sesuai dengan keperluan kebutuhan masing – masing
perusahaan atau organisasi bisnis.[6]
Framework ITIL v3 mencakup lima bagian dan lebih menekankan pada
pengelolaan layanan TI sebagai siklus hidup layanan yang sekaligus merupakan
pembeda dengan versi sebelumnya yang menekankan pengelolaan TI sebagai
sekumpulan proses dan fungsi. Lima tahapan bagian dari siklus Framework ITIL
v3 yaitu service strategy, service design, service transition, service operation, dan
continual service improvement yang dapat dilihat pada Gambar.1 :
Gambar 1 Tahapan Siklus Framework ITIL v3 [2]
Penjelasan dari Gambar 1 yaitu tahap definisi awal dan pengumpulan
kebutuhan akan dibahas pada service strategy dan service design, untuk migrasi
ke lingkungan operasional akan dibahas pada tahap service trasition, sedangkan
untuk proses pengoperasian dan perbaikan akan dibahas pada tahap service
operation dan continual service improvement. [6]
Service strategy merupakan salah satu bagian tahapan yang ada pada
Framework ITIL, dimana service strategy duduk pada inti dari siklus tahapan
Framework ITIL. Service Strategy menetapkan panduan bagi semua penyedia
layanan TI dan pelanggan mereka, untuk membantu mereka beroperasi dan
berkembang dalam jangka panjang dengan membangun strategi layanan yang
5
jelas sesuai dengan proses bisnis mereka. Oleh karena itu semua penyedia layanan
membutuhkan strategi layanan yang tepat untuk organisasi bisnis mereka agar
strategi yang digunakan dapat memberikan nilai kepada pelanggan dan semua
stakeholder penyedia layanan.
Service strategy pada ITIL v3 didalamnya membahas mengenai
pembentukan pasar untuk menjual layanan, tipe-tipe dan karakteristik penyedia
layanan internal maupun eksternal, aset-aset layanan, konsep portofolio layanan
serta strategi implementasi keseluruhan ITIL Service Lifecycle. Adapun beberapa
proses kunci pada service strategy ITIL v3 yaitu management financial,
management demand dan Service Portfolio Management (SPM).[7] Management
financial pada service strategy ITIL v3 mencakup mengenai fungsi dan proses
yang bertanggung jawab untuk mengelola anggaran penyedia layanan TI,
akuntansi dan pengisian persyaratan. Selain itu management financial
menyediakan kuantifikasi antara bisnis dan TI, dalam segi keuangan, nilai dari
layanan TI, nilai aset yang mendasari penyediaan layanan tersebut, dan kualifikasi
dari peramalan operasional. Management demand merupakan aspek penting pada
service strategy. Tidak maksimalnya pengelolaan permintaan menjadi resiko
penyedia layanan karena ketidakpastian dalam permintaan. Adanya Manajemen
Permintaan yaitu untuk memahami dan mempengaruhi permintaan pelanggan
untuk layanan dan kapasitas penyedia layanan dalam memenuhi permintaan
tersebut. Sedangkan untuk Service Portflio Management (SPM) yaitu merupakan
proses berkelanjutan yang meliputi proses Define (Menentukan), Analyze
(Menganalisis), Approve (Menyetujui), Charter (Menetapkan sesuatu/
Memiagamkan) [6]
Organisasi yang ingin melakukan desain ulang atau memperbaiki proses
yang ada dalam organisasinya dapat menggunakan dua pendekatan. Pendekatan
yang dimaksud yaitu pendekatan sistematis dan pendekatan clean sheet.
Pendekatan kertas bersih (clean sheet approach) secara fundamental memikirkan
kembali cara menyampaikan produk atau jasa dan merancang proses-proses baru
dari permulaan. Sedangkan Perancangan ulang secara sistematis yaitu
mengidentifikasikan dan memahami proses-proses yang ada dan kemudian
mendesain kembali proses-proses tersebut secara sistematis untuk menciptakan
proses-proses baru, guna memberikan hasil yang diinginkan. [8]
Mendesain ulang proses yang telah ada memiliki penekanan pada
penghapusan dan menyederhanakan kegiatan yang tidak memiliki nilai tambah.
Aturan terbaik yang dapat digunakan untuk melakukan hal ini yaitu biasa disebut
dengan pendekatan Elimination Simplify Integrate Automate (ESIA). Pendekatan
ESIA terbagi kedalam empat domains yaitu Elimination, Simplify, Integrate,
Automate dimana tiap domain memiliki area – area pembahasan yang berbeda –
beda. Tabel 1 berikut merupakan area – area yang dibahas pada tiap – tiap
domains yang terdapat pada pendekatan ESIA. [9]
6
Tabel 1 Area – Area Domains Pendekatan ESIA [9]
Eliminate Simplify Integrate Automate
Overproduction Forms Jobs Dirty activities
Waiting Time Procedures Teams Difficult activities
Transportation Communication Customers Dangerous activities