PERENCANAAN STRATEGI SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI PADA ABFI INSTITUTE PERBANAS DENGAN PENDEKATAN METODE ENTERPRISE ARCHITECTURE Oktora Pujakesuma Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia Fauzia Dewi Kusumasari Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia dan Robby Firlana Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
44
Embed
PERENCANAAN STRATEGI SISTEM DAN TEKNOLOGI …thesis.binus.ac.id/doc/RingkasanInd/2011-2-00433-SI Ringkasan001.pdf · mengingat besarnya struktur organisasi yang dimiliki serta banyaknya
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
PERENCANAAN STRATEGI SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI
PADA ABFI INSTITUTE PERBANAS DENGAN PENDEKATAN METODE
ENTERPRISE ARCHITECTURE
Oktora Pujakesuma
Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Fauzia Dewi Kusumasari
Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
dan
Robby Firlana
Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Abstrak
Tujuan penelitian pembuatan skripsi ini diharapkan mempermudah ABFI Institute
Perbanas dalam melaksanakan kegiatan di bidang akademik, keuangan, dan sumber daya
manusia. Metode penelitian yang kami buat meliputi kepustakaan dan survei.
Kepustakaan dapat dilihat dalam daftar pustaka sedangkan laporan hasil survei dapat
dilihat di halaman belakang. Hasil yang dicapai adalah adanya sistem baru yang
terintegrasi dengan baik yang dibuat melalui perancangan analisis dengan metode
Enterprise Architecture pada ABFI Institute Perbanas. Simpulan dari hasil penelitian
adalah dari sistem yang diusulkan, dapat memaksimalkan proses bisnis yang ada di
ABFI Institute Perbanas, dan meningkatkan strategi bisnis di masa mendatang.
Kata Kunci: Perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi, enterprise
architecture
1. Pendahuluan
Di era yang semakin berkembang ini, kebutuhan akan pendidikan
menjadi salah satu faktor penting bagi kemajuan tiap individu. Pentingnya
pendidikan bagi bangsa ini menjadi suatu tolak ukur kemajuan atau kemunduran
suatu perkembangan negara. Oleh karena itu, pendidikan menjadi hal utama
dalam mencapai kehidupan yang lebih baik dengan diiringi perkembangan
sistem dan teknologi informasi yang semakin canggih agar dapat bersaing
dalam dunia pendidikan.
Asian Banking Finance and Informatics Institute (ABFI) yang biasa
disebut ABFI Institute Perbanas merupakan salah satu universitas yang bergerak
di dalam bidang ekonomi yang berupaya untuk mengembangkan universitasnya
agar dapat bersaing dengan universitas lain di Asia Pasifik. Sistem dan teknologi
informasi menjadi komponen yang harus diperhatikan oleh ABFI Institute
Perbanas. ABFI Institute Perbanas dituntut untuk dapat memberikan efektifitas
dan efisiensi bagi seluruh karyawan dan mahasiswa dalam melakukan berbagai
kegiatan, terutama bagian akademis.
ABFI Institute Perbanas adalah universitas yang bergerak di bidang
pendidikan. Berlokasi di Jl. Perbanas, Karet Kuningan, Setiabudi, Jakarta
12940. ABFI Institute Perbanas memiliki beberapa divisi diantaranya: Kepala
Biro Layanan Administrasi Akademis, Kepala Biro Kerjasama dan Internship,
Kepala Biro Layanan Perpustakaan dan Teknologi Informasi, Kepala Biro
Humas dan Marketing, Kepala Biro Human Capital dan Layanan Hukum,
Kepala Biro Keuangan dan Umum, Kepala Biro Manajemen Kampus dan
Infrastruktur, serta Kepala Biro Kemahasiswaan dan Alumni. Dalam menjalani
proses bisnis bagian akademis, ABFI Institute Perbanas membutuhkan
pengembangan perancangan sistem dan teknologi informasi yang terintegrasi,
mengingat besarnya struktur organisasi yang dimiliki serta banyaknya
mahasiswa dan karyawan yang ada di ABFI Institute Perbanas.
ABFI Insitute Perbanas saat ini sedang melakukan perbaikan terhadap
sistem yang dimiliki, khususnya di bidang akademis, sehingga penulis berupaya
untuk memberikan pengembangan perencanaan terhadap sistem yang ada agar
ABFI Institute Perbanas memiliki sistem yang lebih terintegrasi dan mampu
memberikan kemudahan kepada karyawan dan mahasiswa dalam menjalankan
kegiatan di dalam ABFI Institute Perbanas. Dengan pengembangan sistem yang
akan dilakukan nantinya, diharapkan ABFI Institute Perbanas mampu menjadi
leader universitas di bidang ekonomi dan perbankan.
2. Metodologi
Metode penelitian yang dilakukan dalam melakukan penelitian ini adalah
sebagai berikut:
2.1. Observasi
Melakukan survei penglihatan di tempat terhadap sistem yang berjalan pada
ABFI Institute Perbanas yang berkaitan dengan proses bisnisnya.
2.2. Wawancara
Mengadakan sesi tanya jawab dengan pihak ABFI Institute Perbanas untuk
memperoleh informasi.
2.3. Studi Pustaka
Sistem Informasi
Sistem informasi adalah sekumpulan orang dan komponen-komponen
yang saling berhubungan, yang mengumpulkan, mentransformasikan dan
menyebarkan informasi dalam suatu organisasi untuk membantu dalam
pengambilan keputusan, pengkoordinasian, pengendalian analisa dan
menampilkannya dalam suatu organisasi.
Teknologi Informasi
Teknologi informasi adalah suatu teknologi yang digunakan untuk
mengolah data, termasuk memproses, mendapatkan, menyusun, menyimpan,
memanipulasi data dalam berbagai cara untuk menghasilkan informasi yang
strategis untuk pengambilan keputusan.
Strategi
Strategi adalah sekumpulan langkah – langkah kompetitif dan pendekatan
– pendekatan bisnis yang digunakan oleh manajer untuk menarik dan
memuaskan pelanggan dan mencapai tujuan yang ditargetkan. Strategi
mengindikasikan pilihan – pilihan yang diambil tentang bagaimana perusahaan
mendapatkan pelanggan, merespon, perubahan – perubahan pasar, berkompetisi,
mengembangkan bisnis, dan bagaimana untuk mencapai target.
2.4. Metode Analisis
Enterprise Architecture
Enterprise Architecture adalah suatu profesi dan praktek manajemen
yang didedikasikan untuk meningkatkan kinerja suatu enterprise dengan cara
membuat perusahaan tersebut mampu secara keseluruhan mengintegrasikan
strategi praktek-praktek bisnisnya alur-alur informasi nya dan sumber daya
teknologinya.
Gambar 1 - Enterprise Architecture Cube Documentation Framework
Gambar 2 - EA Documentation
Gambar 3 – Example of EA Components
Gambar 4 - Kerangka Enterprise Architecture
SWOT
Analisis SWOT adalah identifikasi berbagai faktor secara sistematis
untuk merumuskan strategi perusahaan. Analisis ini didasarkan pada logika yang
dapat memaksimalkan kekuatan (Strengths) dan peluang (Opportunities), namun
secara bersamaan dapat meminimalkan kelemahan (Weaknesses) dan ancaman
(Threats).
Enterprise Architecture = Strategy + Business + Technology
Gambar 5 – Analisis SWOT
Berdasarkan dari analisis SWOT yang ada, dapat disimpulkan bahwa ABFI
Institute Perbanas berada didalam kuadran SO, karena hasil analisis kekuatan dan
peluang pada ABFI Institute Perbanas, kuadran tersebut mengacu kepada kekuatan dan
peluang. Sehingga ABFI Institute Perbanas menggunakan strategi kekuatan untuk
mengisi peluang.
2.3 Metode Perencanaan
Concept Of Operation Diagram
Berikut ini merupakan alur proses bisnis yang berjalan pada ABFI Institute
Perbanas:
Gambar 6 – CONOPS Diagram Pendaftaran
CONOPS Diagram Perkuliahan
CONOPS Diagram Tugas Akhir
Balanced Scorecard
Balanced Scorecard merupakan suatu sistem manajemen yang digunakan oleh
suatu organisasi atau perusahaan untuk meningkatkan efektivitas kinerjanya, juga dalam
melipatgandakan kinerja keuangan perusahaan atau organisasi tersebut. Berikut ini
merupakan tabel Balanced Scoredcard pada ABFI Institute Perbanas:
Perspectives Performance Measures (KPI)
Performance Target
Actual 2011 Initiatives Persentase (%)
Budgets (Rp)
Financial Meningkatkan jumlah mahasiswa
Jumlah total pendapatan
Pendapatan: Rp 60.000.000.000,00 Pengeluaran: Rp 45.000.000.000,00
Pendapatan: Rp 50.000.000.000,00 Pengeluaran: Rp 40.000.000.000,00
Sosialisasi program semester
10% Rp 1.200.000.000,00
Efektivitas pencapaian target jumlah mahasiswa
Jumlah mahasiswa
1500 mahasiswa
1100 mahasiswa
Penajaman program PMB
30%
Rp 22.000.000.000,00
Costumer
Mempertahankan akreditasi
Peringkat akreditasi berdasarkan BAN-PT
A (untuk tiap jurusan)
A (untuk jurusan S1 Akuntansi) B (untuk jurusan lain)
Mengembangkan sistem akreditasi internal
100% Rp 300.000.000,00
Memberikan pelayanan data dan informasi cepat dan akurat
Kepuasan mahasiswa, dosen, karyawan
50 keluhan 200 keluhan Area kampus dilengkapi wi-fi
75% Rp 30.000.000,00
Internal Process Mereformasi kurikulum
Metode rancangan kurikulum
Arsitektur kurikulum baru
Kurikulum berbasis kompetensi
Mengembangkan arsitektur kurikulum
100% Rp 20.000.000,00
Mengembangkan sistem administrasi akademik
Rancangan sistem akademik terpadu
Design proses bisnis, sistem akademik terpadu
Sistem akademik lama belum terintegrasi
Mengembangkan sistem akademik berbasis TI
100% Rp 100.000.000,00
Pengembangan prosedur proses internal
Pelatihan kemampuan kerja
Memiliki SDM berkualitas
SDM karyawan minim
Analisa kemampuan dan kelemahan
100% Rp 20.000.000,00
Learn & Growth Program studi Program studi
baru Pembentukan tim dan pembukaan program studi baru
Program studi akuntansi, manajemen, SI, KA, TI
Program studi doktor, syariah, informatika
100% Rp 75.000.000,00
Program kompetensi dosen
Workshop kurikulum
70% dosen tetap 50% dosen tetap Mengembangkan workshop kurikulum
20% Rp 100.000.000,00
Program motivasi dosen
Pemberian rewards
20% dosen tetap 5% dosen tetap Mengembangkan sistem rewards dosen
30% Rp 100.000.000,00
Perubahan struktur organisasi
Integrasi struktur organisasi
Struktur organisasi baru
Struktur organisasi lama
Mengembangkan struktur organisasi yang dinamis
100% Rp 10.000.000,00
Sistem rekrutment dosen
Sistem rekrutment Draft sistem rekrutment dosen
Belum ada sistem rekrutment dosen
SOP rekrutment dosen
100% Rp 5.000.000,00
Gambar 7 – Balanced Scorecard
Swim Lane Process Diagram
Pada ABFI Institute Perbanas didalam menjalankan kegiatannya, ada beberapa
prosedur yang berjalan di setiap kegiatan tersebut. Prosedur tersebut dapat di gambarkan
melalui Swim Lane Process Diagram dibawah ini:
Gambar 8 – Swim Lane Process Diagram
Usecase Diagram
Usecase Diagram adalah diagram yang mengambarkan interaksi antara aktor
(stakeholder), paturan bisnis, sistem dan layanan, dan aplikasi. Berikut ini merupakan
gambaran Usecase Diagram pada ABFI Institute Perbanas:
Gambar 9 – Usecase Diagram
Logical Data Model
Logical Data Model berisi gambaran dari setiap class pada ABFI Institute
Perbanas dan mempunyai hubungan struktural yang saling timbal balik.
Gambar 10 – Logical Data Model
System Communication Description
System Communication Description adalah sistem diagram antar muka yang
mendukung di dalam mendeskripsikan bagaimana data berkomunikasi dengan sistem
yang ada di perusahaan, termasuk spesifikasi mengenai links, paths, jaringan, dan media.
Gambar 11 – System Communication Description
Sistem Informasi ABFI Institute Perbanas
LAN
LAN
Gedung Operasional
Sistem Informasi ABFI Institute Perbanas
INTERNET
Network Connectivity Diagram
Network Connectivity Diagram adalah koneksi fisik yang ada didalam
perusahaan. Berikut ini adalah gambar network connectivity diagram yang ada di ABFI
Institute Perbanas.
Gambar 12 – Network Connectivity Diagram
3. Kesimpulan
Berdasarkan hasil analisis arsitektur yang sedang berjalan yang telah dilakukan
pada ABFI Institute Perbanas, maka dapat diperoleh kesimpulan sebagai berikut:
1. Berdasarkan analisis lingkungan internal bisnis pada ABFI Institute Perbanas
dengan menggunakan analisis SWOT dan Balance Scorecard, dapat diketahui
bahwa ABFI Institute Perbanas memiliki kemampuan untuk memanfaatkan
peluang dengan menggunakan kekuatan serta nama besar yang telah dimiliki.
2. Berdasarkan analisis EA Current, Future Architecture dapat diterapkan pada
ABFI Institute Perbanas sebagai strategi dalam berkompetisi di dunia
pendidikan.
3. Dalam rangka proses pengembangan sistem di ABFI Institute Perbanas,
diperlukan adanya fungsi sistem yang diusulkan yaitu:
1. Aplikasi Sistem Informasi Akademik Keuangan untuk memudahkan dalam
proses administrasi akademik maupun administrasi keuangan.
2. Aplikasi Human Resources Management yang telah direkomendasikan dapat
membantu kinerja perusahaan didalam mengelola data karyawan.
3. Penyatuan Aplikasi Sistem Informasi Akademik dengan Aplikasi Human
Resources Management yang akan menjadi sebuah sistem yang diberi nama
Smart System sehingga lebih efektif, efisien dan juga menghemat biaya.
4. Smart System yang dirancang akan memberikan keamanan dalam setiap proses
pengaksesan data, karena akan menggunakan username dan password bagi setiap
user, sehingga mempermudah pengawasan akses data pada ABFI Institute
Perbanas dan memberikan keamanan dan juga kerahasiaan data akan terjamin.
Daftar Pustaka
Arifin Mochamad. (2002). Pemanfaatan Media Web Site Sebagai Sistem Informasi
Akademik dan Sarana Pembelajaran Mandiri dalam Pengaruhnya dengan Prestasi
Belajar Mahaiswa, Jurnal STIKOM Vol.6 No. 2 Sept 2002.
Bernard, Scott A. (2005). Enterprise Architecture, 2nd Edition. Bloomington:
Authorhouse.
Dessler, Gary. (2006). Manajemen Sumber Daya Manusia, Jilid 1. Jakatra: PT. Indeks.
Fadjar, Malik, Effendy, Muhadjir. (2002). Dunia Perguruan Tinggi dan
Kemahasiswaan, 1st Edition. Malang: Pusat Publikasi dan Penerbitan Universitas