PERENCANAAN STRATEGI PROSES BISNIS ... - …thesis.binus.ac.id/Doc/Lain-lain/2012-2-01483-SI WorkingPaper006.pdf · 3 seperti proses awal sampai akhir, dokumen yang mendukung proses

1

PERENCANAAN STRATEGI PROSES BISNIS PADA BAGIAN PRODUKSI, GUDANG, DAN PENGADAAN BAHAN BAKU PT. GAPURA

FAJAR LANGGENG DENGAN METODE ENTERPRISE ARCHITECTURE

Felix Febrianto Wijaya, Michael Foryanto, Yadlu Imansyah dan Daniel Kartawiguna

Universitas Bina Nusantara, Jalan KH. Syahdan 9, Jakarta 11480, Indonesia,

[email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]

ABSTRACT

The purpose of this study is to do the analysis towards the proposed business strategy for supporting the mainstream of performance and business process PT. Gapura Fajar Langgeng by using Enterprise Architecture methods that seeing an enterprise from 5 point of views the EA3 Cube that consisting from Strategic Goals and Initiatives, Business Products and Services, Data and Information, Systems and Applications, Networks and Infrastructure by using the analytical from SWOT as prelude to formulating the enterprise strategy, maximizing the strengths and opportunities and minimizing the weaknesses and threats simultaneously. With doing an analysis and strategic planning of business process at PT. Gapura Fajar Langgeng, this study expected able to accomplishing all those strategy problems that exists on enterprise. Keywords: Enterprise Architecture, SWOT, Strategic Goals and Initiatives, Business Products and Services, Data and Information, Systems and Applications, Networks and Infrastructure, strategic issues.

ABSTRAK

Tujuan penelitian ini adalah melakukan analisa terhadap usulan strategi bisnis untuk mendukung kinerja dan proses bisnis PT. Gapura Fajar Langgeng dengan menggunakan metode Enterprise Architecture yang melihat sebuah perusahaan dari 5 sudut pandang EA3 Cube yang terdiri dari Strategic Goals and Initiatives, Business Products and Services, Data and Information, Systems and Applications, Networks and Infrastructure dengan menggunakan analisis SWOT sebagai awal untuk dapat merumuskan strategi perusahaan, memaksimalkan kekuatan dan peluang serta meminimalkan kelemahan dan ancaman secara bersamaan. Dengan melakukan analisa dan perancangan strategi proses bisnis pada PT. Gapura Fajar Langgeng, diharapkan dapat menyelesaikan permasalahan strategi yang ada di perusahaan. Kata kunci: Enterprise Architecture, SWOT, Strategic Goals and Initiatives, Business Products and Services, Data and Information, Systems and Applications, Networks and Infrastructure, permasalahan strategi.

2

PENDAHULUAN

Menurut penelitian Ceresana pada tahun 2008, bagian Asia Pasifik permintaan HDPE seluruh dunia telah meningkat sekitar 31% pada tahun 2000, sekitar 35% pada tahun 2007. Sejak tahun 2000, produksi HDPE telah meningkat sekitar 20% per tahun. Tidak ada akhir yang terlihat untuk pengembangan yang sangat cepat sampai tahun 2013, proyek yang direncanakan di seluruh Asia Pasifik dan Timur Tengah dengan total kapasitas 6,9 juta ton (7 Press Release, 2008).

Diharapkan pendapatan HDPE untuk tahun 2016 akan menjadi dua kali lipat dari volume penjualan yang meningkat dan harga yang lebih tinggi. Ceresana adalah penelitian pasar internasional terkemuka dan perusahaan konsultasi untuk sektor industri yang beroperasi di kantor cabang Wina, dan Hongkong. Selama lebih dari 10 tahun, Ceresana telah menyediakan beberapa ribu pelanggan dari 55 negara termasuk Indonesia dengan intelijen pasar up to date (Ceresana, 2013).

Untuk PT. Gapura Fajar Langgeng berdiri pada tahun 1999, sebagai perusahaan distributor terhadap pipa HDPE. Pipa HDPE (high density polyethylene) adalah pipa plastik padat yang banyak digunakan untuk pipa air dan pipa gas. Disebut pipa plastik karena material HDPE berasal dari polymer minyak bumi. Peluang yang besar akan pembangunan industri, maka PT. Gapura juga tumbuh menjadi perusahaan produksi dan instalasi pipa HDPE. PT. Gapura sebagai perusahaan produksi pipa HDPE (segmented) dan distributor HDPE (molded) langsung dari Georg Fischer serta melayani jasa instalasi pipa. Pada tahun 2011, perusahaan mendapatkan pendapatan sebesar Rp. 3 miliar, pada tahun 2012 mendapatkan pendapatan sebesar Rp. 9 miliar dan meningkat menjadi Rp. 16 miliar pada tahun 2013 termasuk hasil dari proyek yang dikerjakan. PT. Gapura Fajar Langgeng telah mencapai pangsa pasar sebesar 3% dan untuk keseluruhan pangsa pasar pipa HDPE di Indonesia sekitar 10% untuk tahun 2013 ini.

Perusahaan PT. Gapura Fajar Langgeng sendiri memiliki struktur organisasi yang meliputi Komisaris, Direktur Utama, Direksi Keuangan, dan Direksi Pemasaran. Sejalan dengan perusahaan ini berdiri, berbagai masalah bermunculan, seperti: 1. Peningkatan pendapatan yang belum maksimal. 2. Penetrasi pasar (sulitnya memenuhi kebutuhan pasar).

Hal tersebut merupakan penghambat dari sebuah perusahaan yang ingin mengembangkan proses bisnisnya untuk mencapai visi dari perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan berkeinginan untuk meminimalisir permasalahan yang ada, sehingga mempermudah perusahaan dalam pencapaian visinya. Untuk rencana 3 tahun mendatang pada tahun 2016, PT. Gapura memiliki strategi menjadi supplier pipa HDPE yang dikenal masyarakat dan mempunyai keuntungan yang besar.

Atas dasar ini, kami akan melakukan penataan ulang konsep dari proses bisnis pada PT. Gapura Fajar Langgeng untuk membantu PT. Gapura mencapai strateginya dengan judul “PERENCANAAN STRATEGI PROSES BISNIS PADA BAGIAN PRODUKSI, GUDANG, DAN PENGADAAN BAHAN BAKU PT. GAPURA FAJAR LANGGENG DENGAN METODE ENTERPRISE ARCHITECTURE” / "BUSINESS PROCESS STRATEGIC PLANNING IN PRODUCTION WAREHOUSE AND PROCUREMENT DEPARTMENT AT PT. GAPURA FAJAR LANGGENG USING ENTERPRISE ARCHITECTURE METHOD".

METODOLOGI PENELITIAN

Dalam proses analisis dan perancangan topik skripsi ini, metode-metode penelitian yang digunakan, antara lain : 1. Metode Pengumpulan Data

Pengumpulan data dan informasi pada penulisan skripsi ini dilakukan melalui: a. Studi Kepustakaan, tahap ini dilakukan dengan membaca buku-buku, artikel dan dari berbagai

sumber kepustakaan yang ada untuk dijadikan pedoman dalam membantu penyusunan skripsi ini.

b. Studi Lapangan, dalam tahap ini kelompok kami melakukan survei lapangan di perusahaan PT. Gapura Fajar Langgeng untuk memperoleh data dan informasi yang dibutuhkan seperti sejarah perusahaan, proses bisnis perusahaan, dokumen-dokumen. Juga kita mencari mengenai perkembangan perusahaan sejenis di Indonesia.

c. Wawancara, melakukan wawancara dengan bentuk tanya jawab dengan direktur utama PT. Gapura Fajar Langgeng untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan secara lebih detail,

3

seperti proses awal sampai akhir, dokumen yang mendukung proses bisnis perusahaan, dan strategi perusahaan.

2. Metode Analisa dan Perencanaan Metode analisis yang digunakan dalam penyusunan skripsi adalah metode Enterprise Architecture yang dikemukakan oleh Scott A. Bernard (2012), yaitu: • Strategic Goals and Initiatives. • Business Products and Services. • Data and Information. • Systems and Applications. • Networks and Infrastructure. • Security/Standards/Workforce.

HASIL DAN PEMBAHASAN

Komponen pertama dari kerangka kerja EA3 adalah Goals and Initiatives yang berperan untuk mengidentifikasi arah strategis, tujuan dan inisiatif perusahaan dan memberikan gambaran yang jelas dari kontribusi bahwa TI akan membuat dalam mencapai tujuan-tujuan ini. Ada 4 buah artefak yang digunakan yaitu: strategic plan, analisis SWOT, serta CONOPS Scenario dan CONOPS Diagram. Perusahaan menyadari dua masalah yang dihadapi dalam perencanaan strategisnya yaitu sumber daya manusia yang tidak loyal dan belum tercapainya penetrasi pasar dan target produksi yang optimal. Sehingga perencanaan strategis yang diambil oleh perusahaan adalam memperkuat sumber daya manusia dan memperkuat penggarapan proyek.

Analisis strategi SWOT bermanfaat bagi perusahaan menjadi lebih mudah dalam pengambilan keputusan untuk jangka panjang dengan memperkuat kekuatan dan meminimalis ancaman bagi perusahaan.cAnalisis SWOT yang dilakukan pada perusahaan menyatakan posisi perusahaan berada pada kuadran 1 yang dominan terhadap kekuatan dan peluang dari perusahaan. Posisi ini merupakan situasi yang sangat menguntungkan. Perusahaan tersebut memiliki peluang dan kekuatan sehingga dapat memanfaatkan peluang yang ada. Strategi yang harus diterapkan dalam kondisi ini adalah mendukung kebijakan pertumbuhan yang afresif. Peluang dan kekuatan pada perusahaan inilah untuk dijadikan dasar untuk membangun perencanaan sistem yang baru. Serta pembaharuan terhadap visi untuk 3 tahun mendatang dan penambahan misi-misi dari perusahaan. Berdasarkan perhitungan dalam analisis SWOT yang dilakukan dalam melakukan perbandingan antara faktor kekuatan dan kelemahan, peluang dan ancaman yang ada pada perusahaan, maka strategi usulan yang kami dapatkan adalah:

Tabel 1.1 Usulan Strategi SWOT

Strategi SO Strategi SI/TI Memperbanyak jenis produk dengan brand. Membuat website resmi PT. Gapura Fajar

Langgeng dengan menampilkan penghargaan dan ISO yang diperoleh.

Mengusulkan penggunaan SCM (Supply Chain Management)

Penggunaan aplikasi SCM.

Menjaga kualitas produk. Mengadakan maintenance periode 1 bulan sekali. Memasok barang sesuai dengan periode kebutuhan. Membuat sistem stok minimum pada inventory.

Perusahaan memerlukan perubahan yang dapat memberi perkembangan yang lebih baik untuk jangka masa depan yang baru. Oleh karena itu, perlu dilakuan perubahan pada visi dan misi perusahaan agar perusahaan selalu berkembang mengikuti tren dan perkembangan pasar. Usulan visi dan misi untuk perusahaan adalah sebagai berikut:

4

Tabel 1.2 Usulan Visi dan Misi untuk Perusahaan

Visi dan Misi Perusahaan Visi dan Misi Usulan Visi Perusahaan

• Untuk menjadi perusahaan terkemuka di bidang pipa dan geomembran HDPE.

Visi Usulan Buat Perusahaan • Menjadi perusahaan produksi, distributor HDPE

dan memiliki pangsa pasar global yang didukung teknologi informasi.

Misi Perusahaan • Memperluas pangsa pasar melalui

pemasaran yang agresif. • Memperkenalkan dan meyakinkan

pelanggan akan manfaat HDPE untuk kesehatan dan lingkungan.

• Menambah produk unggulan untuk dipasarkan di Indonesia.

Misi Usulan Buat Perusahaan • Memperluas pangsa pasar melalui pemasaran yang

aktif. • Memanfaatkan SI/TI untuk kegiatan bisnis. • Mempekenalkan pipa HDPE dengan tujuan untuk

menjaga kesehatan dan lingkungan yang ramah. • Mencari investor baru untuk dukungan modal. • Mengerjakan lebih dari 2 proyek besar dalam 1

tahun untuk pemasangan pipa HDPE.

Berikut adalah usulan Proses bisnis yang diusulkan dari hasil analisa skripsi kami:

Gambar 1.1 Usulan CONOD

Berikut adalah skenario dari CONOD di atas: 1) Bagian Penjualan mencari beberapa Pelanggan. 2) Kemudian melakukan negosiasi, apabila tidak sepakat Bagian Penjualan akan mencari Pelanggan lain 3) Apabila berhasil, Bagian Gudang akan mengecek stok barang yang dipesan. 4) Jika barang tersedia, maka Bagian Gudang akan melaporkan persediaan barang kepada pelanggan. 5) Untuk pipa molded jika barang tidak tersedia, Bagian Pembelian mendapatkan informasi barang

molded, dan mendapatkan waktu penerimaan barang. 6) Kemudian, Bagian Penjualan akan melaporkan dan menkonfirmasi waktu penerimaan barang molded

kepada Pelanggan. 7) Pelanggan menerima informasi ketersediaan barang dan penerimaan barang dan mengkonfirmasi. 8) Jika Pelanggan ingin melanjutkan proses bisnis, maka Bagian Pembelian akan membuat PO dan

memesan barang molded kepada Georg Fischer. 9) Bagian Gudang akan menerima barang molded

5

10) Dan membuat DO serta melakukan pengiriman barang. 11) Bagian Gudang akan membuat laporan pembelian. 12) Bagian Penjualan akan membuat laporan penjualan. 13) Bagian Gudang akan mengecek stok molded dan bahan baku minimum. Jika kedua barang normal

maka proses bisnis selesai. 14) Apabila minimum, Bagian Gudang akan membuat PO 15) Membuatkan PO untuk barang molded. 16) Dan membuat PO bahan baku. 17) Setelah membuat PO, akan meng-update stok barang molded dan bahan baku. 18) Lalu membuat laporan persediaan bahan baku dan barang molded. 19) Untuk pipa segmented, Bagian Produksi akan mengecek bahan baku terlebih dahulu. 20) Jika tersedia, maka akan mulai untuk memproduksi barang. 21) Jika tidak tersedia, akan memesan ke pemasok. 22) Kemudian, Bagian Gudang akan menerima bahan baku. 23) Untuk point 7. Bagian Penjualan akan menawarkan produk segmented. Apabila Pelanggan setuju

maka akan kembali pada point 3. 24) Dan apabila tidak setuju, proses bisnis selesai.

Tidak hanya visi, misi, strategi SWOT, dan CONOD yang diusulkan, kami pun juga merancang sebuah struktur organisasi yang baru agar dapat mengoptimalkan kinerja divisi / direksi yang ada di perusahaan sesuai dengan bidangnya dimana sebelumnya tidak terdapat ke efektifan pada tugas dengan bagian mereka. Hal ini terlihat pada struktur organisasi dibawah ini:

Gambar 1.2 Struktur organisasi yang lama

Gambar 1.3 Struktur organisasi yang baru

Perubahan yang dilakukan ini berdasarkan analisa kami yang pada realita nya tugas dari bagian marketing bertugas sebagai bagian penjualan. Pada struktur organisasi yang baru pun kita mengusulkan agar ditambahnya 2 bagian/ divisi/ direksi yang baru yang berguna untuk membantu perusahaan agar dapat mencapai visi dan misi nya yang baru. Divisi yang ditambah tersebuat terdiri dari bagian direksi purchasing yang berfokus pada pembelian, direksi IT Support yang berfokus pada teknologi informasi.

Komponen kedua kerangka kerja EA3 adalah adalah Products and Services. Perubahan terhadap proses bisnis yang ada di perusahaan karena dampak dari penggunaan SI/TI dalam membantu operasional perusahaan agar menjadi lebih efektif dan efisien. Ada 5 buah artefak yang digunakan yaitu : Business plan, Swim Lane Process Diagram, Business Process Service Model, Activity Product Matrix dan Use Case Narative and diagram. Perusahaan menghadapi masalah dan kendala dalam proses bisnis karena

6

adanya fungsi dari bagian devisi belum terlaksana dengan optimal, sehingga menghambat proses bisnis pada perusahaan secara berulang dan aktivitas bisnis yang dilakukan belum sesuai dengan semestinya. Analisis Business Product and Services yang berguna bagi perusahaan untuk menunjang proses bisnis pada perusahaan. Yang kami lakukan pada perusahaan adalah dengan mengusulkan untuk melakukan penambahan pada struktur organisasi di perusahaan yaitu bagian direksi purcahsing dan direksi IT support yang ada agar dapat menjalan tugas dan tanggung jawabdari organisasi untuk mempercepat proses binis berjalan pada perusahaan. Perubahan flow aktivitas bisnis yang berulang dan tidak efisien terhadap waktu dan proses kerja agar menjadi lebih efisien

Berikut adalah usulan Swim Lane Diagram / aktivitas bisnis:

SwimLane Diagram

Pelanggan Penjualan Pembelian Gudang Produksi

Pha

se

Mencari pelanggan

Melakukan negosiasi

Tidak sepakat

SepakatMengecek stok

barang yang dipesan

AvaibleMelaporkan

ketersediaan barang Kepada Pelanggan

Not Avaible

Molded

Mendapatkan informasi barang

molded, mendapatkan waktu penerimaan barang

SegmentedMengecek bahan

baku

Melaporkan dan menkofirmasi waktu penerimaan barang

molded kepada pelanggan

Menerima informasi ketersediaan barang

dan penerimaan barang dan

menkonfirmasi

Tidak setuju

Setuju [Molded]

Membuat PO dan Memesan Barang Molded kepada Georg Fischer

Penerimaan barang molded

Membuat DO dan Melakukan

pengiriman barang

Membuat laporan pembelian

Membuat laporan penjualan

Menawarkan produk segmented

Tidak setuju

Tersedia

Memproduksi

barang

Tidak tersedia

Memesan ke

pemasok

Menerima bahan

baku

Mengecek Stok Molded dan Bahan

Baku Minimum

Minimum

Membuat PO

Membuat PO Bahan

Baku

Membuat PO

Barang Molded

Update Stok Barang

Molded dan Bahan

Baku

Normal

Membuat Laporan

Persediaan Bahan

Baku dan Barang

Molded

Gambar 1.4 Usulan Swim Lane Diagram

Usulan Swim Lane Diagram yang kita rancang ini berguna untuk mengoptimalkan keadaan

aktivitas bisnis pada perusahaan. Dalam aktivitas bisnis ini pun kita menambahkan aktivitas update stok barang sehingga dapat mengatasi masalah yang sedang dihadapi oleh perusahaan. Komponen ketiga dari kerangka kerja EA3 adalah Data and Information.yang bertujuan untuk mengoptimalkan data dan pertukaran informasi serta mendokumentasikan informasi saat ini yang digunakan oleh perusahaan untuk masa depan perusahaan dengan menyngumpulkan, menyimpan dan menyebarkan informasi di perusahaan. Ada 4 buah artefak yang digunakan yaitu : Object State Transition Diagram, Logical Data Model, Activity/Entity (CRUD) Matrix dan Data Dictionary. Perusahaan mengalami kendala terhadap penyimpanan data, karena perusahaan saat ini masih masih menggunakan file based system yang belum terintegrasi, sehingga memunculkan permasalahn seperti sulitnya ketika ingin mencari data dan data gampang hilang atau rusak. Analisis Data and Information terhadap perusahaan untuk melakukan perubahan untuk menjaga keamanan data dan informasi yang dibutuhkan perusahaan, oleh karena itu kami mengusulkan perusahaan utnuk melakukan perubahan dengan menggunakan database system, karena dengan menggunakan Database System akan mempermudah perusahaan dalam melakukan penyimpanan data, pengolahan data dan informasi yang dibutuhkan dapat berjalan dengan baik, cepat dan terintegarasi satu sama lain.

7

Penjualan/ Mencari Pelanggan

Terproses

/ Mencari Pelanggan

/ Membuat PenawaranTerproses

/ Membuat Penawaran

/ SetujuAktif

[Tidak Setuju]

Pelanggan/ Membuat Penawaran

Terproses/ Setuju

Aktif

[Tidak Setuju]

Sales Order/ Membuat Penawaran

Tercatat

/ Membuat Penawaran

Gudang/ Mengecek Stok Barang

Terpereriksa/ Mengecek Bahan Baku

Terpereriksa/ Membuat DO

Tercetak/ Mengirim Barang

Terkirim

/ Mengecek Stok Barang / Mengecek Bahan Baku / Membuat DO / Mengirim Barang

Delivery Order

/ Membuat DOTercetak

/ Membuat DO

Barang

/ Mengecek Stok BarangTerpereriksa

/ Mengecek Stok Barang

Bahan Baku

/ Mengecek Bahan BakuTerpereriksa

/ Mengecek Bahan Baku

[Molded]

[Segmented]

Produksi

/ Mengecek Bahan BakuTerpereriksa

/ Mengecek Bahan Baku

/ Memproduksi BarangTerproduksi

/ Memproduksi Barang

[Segmented] Aktif

Pembelian

/ Mengecek Bahan BakuTerpereriksa

/ Memproduksi BarangTerproduksi

[Segmented] Aktif

[Avaible]

[Not Avaible]

Aktif

Proses

/ Memesan Barang

[Avaible] Aktif

[Not Avaible]

Proses

/ Memproduksi Barang

Purchase Order

/ Membuat POTercetak

/ Membuat PO

Gambar 1.5 Object State Transition Diagram

Gambar 1.7 Logical Data Model

8

Komponen keempat dari kerangka kerja EA3 adalah Systems and Applications yang digunakan untuk

mengatur dan mendokumtentasikan sistem informasi dan aplikasi pada perusahaan untuk memberikan kemampuan IT. Ada 2 buah artefak yang digunakan yaitu : System Communication Description dan System Data Flow Diagram. Perusahaan mengalami permasalahan karena tidak adanya system yang digunakan perusahaan untuk menunjang visi dan misi pada perusahaan jangka panjang.

Analisis Systems and Applications terhadap perusahaan dengan membantu perusahaan agar tercapainya efisisensi aktivitas dan penghematan biaya perusahaan, serta memastikan produk berada pada tempat dan waktu yang tepat untuk memenuhi permintan konsumen tanpa menciptakan stok yang kelebihan dan kekurangan, oleh karena itu kami mengusulkan perusahaan untuk menggunakan sebuah sistem SCM (Supply Chain Management), karena dengan menggunakan sistem yang diusulkan maka perusahaan dapat melakukan integrasi dan pengurangan terhadap penggunaan kertas invoice serta penambahan beberapa fungsi sesuai dengan kebutuhan perusahaan kedepannya, serta menjamin kelancaran barang dimulai dari barang mentah hingga menjadi barang jadi yang akan dikirim dan dijual ke konsumen. Tujuan Penggunaan Supply Chain Management bagi perusahaan: - Tercapainya efisiensi aktivitas dan biaya seluruh sistem yang dimulai dengan total biaya sistem dari

transportasi hingga distribusi persediaan bahan baku , proses kerja dan barang jadi. - Pertimbangan akan lokasi setiap fasilitas yang memiliki dampak terhadap aktivitas dari biaya

memproduksi produk yang diinginkan pelanggan, dari supplier dan pabrik hingga barang disimpan di dalam gudang dan pendistribusiannya.

- Memastikan produk berada pada tempat dan waktu yang tepat untuk memenuhi permintaan konsumen tanpa menciptakan stok yang kelebihan atau kekurangan.

- Untuk memastikan seluruh item barang berada pada tempat dan waktu yang tepat agar memberikan keuntungan yang baik dan pelayanan kepada pelanggan.

Manfaat dari Supply Chain Management: - Menjamin kelancaran akan penyediaan stok barang. Kelancaran barang ini dijamin mulai dari barang

asal buatan pabrik, supplier, perusahaan sendiri, hingga sampai kepada konsumen. - Dapat menjalin kerja sama yang baik dengan pemasok. - Adanya jaminan mutu yang diolah dari bahan mentah sendiri sampai kualitas pengirimannya. Keuntungan dari Supply Chain Management: - Mengurangi inventori barang, inventori ini merupakan aset perusahaan antara 30-40% sedangkan

untuk biaya penyimpanan barang antara 20%-40% dari nilai barang yang disimpan. - Menjamin mutu, karena jaminan mutu merupakan serangkaian yang harus dikelola dengan baik

karena mutu barang tidak hanya ditentukan oleh proses produksi tetapi juga oleh mutu bahan mentahnya dan mutu keamanan dalam pengirimannya.

- Lancarnya arus barang dari pengolahan bahan baku sampai menjadi barang jadi dan diterima oleh Pelanggan merupakan rantai yang panjang yang perlu dikelola dengan baik.

Komponen kelima dari kerangka kerja EA3 adalah Network and Infrastructure yang digunakan untuk

mengatur network serta infrastructure yang digunakan oleh perusahaan berupa jaringan suara, internet, LAN (Local Area Network). Ada 1 buah artefak yang digunakan yaitu : Network Connectivity Diagram. Perusahaan sebelumnya hanya menggunakan internet dan komputer saja untuk menjalankan aktivitas bisnisnys tetapi komputer server belum berjalan dengan optimal,

Analisis Network and Infrastructure terhadap perusahaan menggunakan topologi bus dan masing masing jaringan client termasuk printer dan scanner terhubung pada sebuah switch yang disambungkan langsung pada router terheubung langsung dengan internet dan WI-FI. oleh karena itu kami mengusulkan untuk mengaktifkan komputer server yang ada serta melakukan perubahan pada jaringan dan yang diusulkan agar semua komputer yang ada bisa saling terhubung.

9

Gambar 1.8 Network Connectivity Diagram

Komponen keenam dari kerangka kerja EA3 adalah Security yang berperan untuk perusahaan dalam

menjaga keamanan. Ada 1 buah artefak yang digunakan yaiut : Security and Privacy Plan. Perusahaan sebelumnya hanya memiliki antivirus SMAD-AV dan firewall yang hanya terdapat dari ISP saja dan belum memliki security untuk melindungi data dan keamanan perusahaan.

Analisis Security terhadap perusahaan adalah untuk menjaga keamanan data dengan pemanfaatan teknologi informasi. Kami mengusulkan ppenggunaan antivirus ESET dan firewall yang lebih protektif untuk melindungi data perusahaan terhadap virus ataupun pencurian data dan juga pemberian password hak akses terhadap WI-FI, juga penggunaan Access Control dengan menggunakan system card dan Formal Control untuk memberikan prosedur keselamatan bagi pekerja.

Tabel 1.4 Security and Privacy Plan

Component Policy PIC Technical Antivirus ESET Smart Security IT Intension Detection System

Firewall ESET Smart Security IT

Access Control

Identification Authentication Authorization

Menggunakan sistem keamanan untuk mengakses ruangan berbentuk kartu.

IT

Physical Control

Keamanan Perlunya penambahan satuan keamanan Board Of Director

Formal Control

Peraturan perusahaan

Penggunaan ISO 18001 Board Of Director

Industry Standar

Standar manajemen mutu

ISO 4427-2: 2007

SNI 06-4829-2005, food grade.

Sekretariat Perusahaan

Kesimpulan:

− Technical kami mengusulkan menggunakan ESET karena antivirus ESET dari segi pengamanan lebih tinggi dibandingkan SMAD-AV dalam penanganan virus worm, Trojan dan sebagainya.

− Access Control dengan menggunakan system card untuk mengamankan beberapa ruangan dengan pembagian beberapa jenis kartu yang hanya bisa mengaskses beberapa ruangan tertentu.

− Formal Control untuk mengamankan beberapa pekerja, kami menerapkan ISO 18001 dengan standar keselamatan pekerja untuk memberikan standar prosedur keselamatan kerja.

Komponen ketujuh dari kerangka EA3 adalah Standars yang berperan untuk menyediakan standar

teknologi yang dapat diterima baik secara Nasional maupun Internasional. Ada 1 buah artefak yang digunakan yaitu: Technology Forecast. Perusahaan sudah menggunakan ISO 4427-2 : 2007 SNI 06-4829-2005,Food grade. Pipa yang aman digunakan untuk kebutuhan industri pertambangan, perkebunan,distribusi air dan pertanian sesuai standarisasi ISO dan SNI.

10

Analisis Standars terhadap perusahaan diketahui bahwa apa yang dimiliki perusahaan sudah baik, dan perlu adanya pengaturan jangka panjang perusahaan terhadap penggunaan Software dan Hardware agar bisa lebih efisien.

Komponen kedelapan dari kerangka EA3 adalah Workforce yang berperan untuk memastikan

karyaawan dalam penggunaan dan pemanfaatan menggunakan Teknologi Informasi untuk menyediakan solusi yang dapat menggambarkan arsitektur masa depan perencanaan workforce untuk perusahaan. Ada 3 buah artefak yang digunakan yaitu : Workforce Plan, Organization Chart dan Knowledge and Skill Profile. Perusahaan mengalami kendala terhadap kurangnya tenaga kerja khusus (welder) untuk ditempatkan di berbagai titik proyek, kesalahan tenaga kerja.

Analisis Workforce terhadap perusahaan adalah dengan memberikan pelatihan dan training pengetahuan tentang pipa HDPE, pemasangan alat-alat pipa HDPE. Dan penambahan tenaga kerja khusus (Welder) yang bersetifikat yang akan ditempatkan di titik proyek pada wilayah indonesia untuk menangani pemasangan pipa HDPE. EA Management Plan

Dalam perencanaan manajemen EA digunakan untuk mendukung perencanaan yang terstruktur dari EA yang akan dibuat dan digunakan sebagai dasar kebijakan dari perusahaan, dokumentasi aktivitas dan bagaimana penggunaan sumber daya yang efektif dan efisien di pakai. EA management plan ini sendiri terbagi menjadi current architecture dan future architecture yang berisikan projek bertujuan untuk mencapai tujuan strategis berdasarkan kesimpulan dan strategi yang telah dilakukan dan diusulkan EA Program Management

EA Program yang dilakukan pada PT. Gapura Fajar Langgeng ini bertujuan untuk memberi usulan dan perbaikan pada proses bisnis, struktur organisasi pada perusahaan dan juga mencoba memberikan usulan penggunaan Sistem Informasi dan Teknologi Informasi yang berguna untuk menunjang kegiatan proses bisnis pada perusahaan. Di dalam EA Program ini dibutuhkan bantuan dari Board of Director sebagai pemimpin eksekutif, dan beberapa direksi yang terhubung, menjalankan tugas, dan tanggung jawab yang telah direncanakan. Governance and Principles

Dalam pembangunan EA Program terdapat kebijakan-kebijakan dalam proses pembangunannya. Kebijakan Board of Director akan adanya Investor menjadi sumber utama dalam keberhasilan sebuah pembangunan program EA ini telah ditinjau dari PT. Gapura Fajar Langgeng yang memiliki keterbatasan modal untuk berkembang. Support for Strategy and Business

Dengan adanya dukungan program EA dalam penyelarasan terhadap strategi dan bisnis pada PT. Gapura Fajar Langgeng maka visi dan misi yang dimiliki perusahaan dapat tercapai dengan mudah dengan bantuan dari teknologi informasi SCM (Supply Chain Management) yang membantu sistem pengadaan bahan baku, produksi, dan gudang. EA Roles and Responsibilities

Pada artefak ini menjelaskan mengenai tugas dan tanggung jawab semua direksi yang ada dengan dipimpin oleh Board of Director. Dalam proses perubahan terhadap kebutuhan akan sistem dan proses bisnis yang akan dibangun, maka bagian direksi akan memiliki tanggung jawab per bagian untuk diperbaiki. Untuk bagian direksi pembelian, system analyst, programmer, dan webmaster akan dibuka lowongan untuk posisi tersebut, karena saat ini perusahaan masih belum memilikinya. Dalam pembangunan Teknologi Informasi ini, user akan dilibatkan sebagai tolak ukur sistem baru yang akan dibangun.

Tabel 1.3 EA Roles and Responsibilities

Enterprise Architecture Team Position

Enterprise Architecture Team Role

Enterprise Architecture Responsibility

Board of Director Selaku pimpinan dan pengambil keputusan

Membuat keputusan

Direksi (masing-masing bagian)

Mengidentifikasi kebutuhan akan sistem

Mengidentifikasi dan memutuskan Sistem Informasi di tiap-tiap direksi

System Analyst Analisa dan desain Melakukan analisa sistem dan perancangan desain yang dibutuhkan perusahaan

11

Enterprise Architecture Team Position

Enterprise Architecture Team Role

Enterprise Architecture Responsibility

Webmaster Website support Melakukan promosi, dan pengenalan produk HDPE dari website PT. Gapura Fajar Langgeng

Pengguna (Karyawan PT. Gapura Fajar Langgeng)

Mengidentifikasi sistem yang dibutuhkan

Berpartisipasi dalam mengidentifikasi kebutuhan pengguna terhadap sistem, dan dapat menjadi tester bilamana sebuah sistem sudah berjalan sesuai kebutuhan atau belum

EA Program Budget

Dalam beberapa bulan kedepan perusahaan akan melakukan pengembangan teknologi informasi untuk mengembangkan proses bisnisnya. Untuk pengembangan teknologinya diperlukan beberapa tahapan perencanaan seperti: Periode 1 Tahun Pertama • Menemukan masalah yang terjadi di perusahaan yang menjadi kelemahan yang ada di perusahaan. • Mengalisa sistem yang sedang dipergunakan di perusahaan. • Menganalisa masalah-masalah yang ditemukan dan mencari solusi terbaik untuk pengembangan

perusahaan yang lebih baik. Periode 1 Tahun Kedua • Melakukan tata ulang struktur organisasi serta penambahan bagian direksi dan staf yang dibutuhkan. • Melakukan pembelian hardware dan software yang dibutuhkan oleh perusahaan. • Pembuatan website sebagai langkah awal untuk pengenalan produk dari PT. Gapura Fajar Langgeng

secara global. • Mengaktifkan kembali server database yang ada di PT. Gapura Fajar Langgeng dengan tujuan untuk

mengefisiensikan penggunaan kertas invoice dan sebagai tempat penyimpanan data-data penting yang ada di perusahaan.

Perkiraan biaya yang digunakan untuk program EA pada tahun ini adalah sebagai berikut: • Pembuatan website PT. Gapura Fajar Langgeng: Rp. 1.500.000,00 (menyewa web hosting (Rp.

125.000,00/tahun) dan biaya pembuatan). Biaya maintenance per 6 bulan : Rp 250.000,00 (Total : Rp.1.500.000,00), total 3 tahun : Rp. 1.750.000,00.

• Microsoft SQL Server 2012 Standard Edition (1 unit): Rp.27.857.000 ,00. • Upgrade Windows 7 Profesional : Rp. 1.340.000,00 x 6 unit : Rp. 8.040.000,00. Periode 1 Tahun Ketiga • Melakukan perancangan sistem SCM (Supply Chain Management) yang bertujuan untuk membantu

memenuhi kebutuhan akan bahan baku. • Setelah sistem yang diusulkan selesai, maka karyawan yang bersangkutan akan diberi pelatihan

untuk penggunaan sistem tersebut dengan waktu 2 bulan. Perkiraan biaya yang dikeluarkan untuk EA program pada tahun kedua sebagai berikut:

• Perancangan Supply Chain Management: Rp.35.000.000 ,00. • Pelatihan karyawan : Rp. 6.000.000,00. • Maintenance sistem : Rp. 5.000.000,00.

Total perkiraan biaya yang akan dikeluarkan untuk investasi penggunaan teknologi informasi pada EA Program selama 2 tahun adalah sebesar Rp. 83.397.000,00. Configuration Management

12

Gambar 4.10 Configuration Management

Enterprise Architecture Repository

Gambar 1.1 EA Repository

• Melakukan dokumentasi program: SCM, pembuatan website. • Melakukan akumulasi budget dan kesesuaian dengan apa yang akan didapat. • Mengontrol keamanan sistem yang berjalan. • Melakukan standarisasi terhadap operasi apakah sudah efektif dan efisien. SIMPULAN DAN SARAN

Dari hasil analisis kami tentang perencanaan strategi, Sistem dan Teknologi Informasi pada PT. Gapura Fajar Langgeng dengan metode Enterprise Architecture secara garis besar maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut: 1. Dengan menerapkan sistem Supply Chain Management (SCM) maka masalah peningkatan

pendapatan yang belum maksimal dapat terselesaikan. Masalah tersebut mencangkup pada masalah operasional meliputi belum tercapainya target produksi dan belum memenuhi pemenuhan kebutuhan pasar dapat terjawab.

2. Dengan memanfaatkan kekuatan dan peluang yang dimiliki perusahaan pada analisa SWOT maka masalah yang berasal dari kelemahan dan ancaman dapat diminimalkan. Kelemahan dan ancaman tersebut seperti kurangnya dukungan modal dan timbulnya para kompetitor baru yang bersaing dalam bidang pipa HDPE.

13

3. Dengan perbaikan aktivitas bisnis pada perusahaan maka menjadikan aktivitas bisnis nya menjadi lebih terstruktur dan sesuai dengan kebutuhan serta fungsi yang ada.

4. Dengan pembuatan sebuah website yang bertujuan untuk lebih mengenalkan produk PT. Gapura Fajar Langgeng, maka penambahan ini akan menyelesaikan masalah strategi perusahaan terhadap penetrasi pasar sehingga produk pipa HDPE lebih dikenal oleh masyarakat.

Berikut adalah beberapa saran yang kami berikan kepada PT. Gapura Fajar Langgeng dengan

menggunakan Enterprise Architecture, yaitu: 1. Memberikan usulan fungsi sistem untuk menerapkan aplikasi Supply Chain Management pada

perusahaan guna untuk menjamin kelancaran pada penyediaan stok barang. 2. Memperluas pangsa pasar perusahaan keseluruh pasar yang ada di Indonesia dari pemanfaatan

kekuatan dan peluang analisa SWOT. 3. Menggunakan pemanfaatan SI/TI yang dapat membantu perusahaan untuk menyelaraskan antara

strategi, bisnis, dan teknologi. 4. Diperbaikinya sistem dan aktivitas bisnis perusahaan yang masih berbasis file-based dengan

menjadikan sistem yang saling terintegrasi dengan keseluruhan bagian – bagian perusahaan berdasarkan SI/TI.

5. Menambahkan tenaga kerja khusus yang kurang sehingga dapat melengkapi tugas dan tanggung jawab masing-masing setiap divisi pada perusahaan. Hal ini bertujuan untuk dilakukan agar proyek yang beroperasi dapat ditangani dengan baik tanpa kekurangan personil karyawan.

REFERENSI 7 Press Release (2008, April 16). New Study From Ceresana Research: Change in the Global HDPE

Market. Diambil dari http://www.24-7pressrelease.com/press-release/new-study-from-ceresana-research-change-in-the-global-hdpe-market-59950.php

Bernard, Scott A. (2012). Linking Strategy, Business, and Technology EA3 An Introduction to Enterprise Architecture (3rd ed.). Bloomington, IN: AuthorHouse.

Ceresana (2013, April 16). Market Study: Polyethylene – HDPE (2nd ed.) (UC-4305). Diambil dari http://www.ceresana.com/en/market-studies/plastics/polyethylene-hdpe/polyethylene-hdpe-market-share-capacity-demand-supply-forecast-innovation-application-growth-production-size-industry.html

Chan, Xia. (2011). A SWOT Study of the Development Strategy of Haier Group as One of the Most Successful Chinese Enterprises. International Journal of Business and Social Science. 2(11).

Daft, Richard L. (2007). Organization Theory and Design (9th ed.). Mason, OH: Thomson South-Western. Grant, Robert M. dan Jordan, Judith. (2012). Foundations of Strategy. West Sussex, UK: John Wiley &

Sons, Ltd. InBong, Jeon. (2007). Understanding of Enterprise Architecture: Essences and Framework. Korea: MBA Lange, Mathias, Mendling Jan, dan Recker Jan. (2012). Association of Enterprise Architects, 8(2). Laczynski de, Priscila dan Artue Luiz. (2011). Supply Chain Management Measurement & Its Influence

An Operational Performance, 4(2). Laudon, Kenneth dan Laudon, Jane. (2002). Management Information Systems: Managing the Digital

Firm (7th ed.). Upper Saddle River, NJ: Pearson. Laudon, Kenneth dan Laudon, Jane. (2012). Management Information Systems: Managing the Digital

Firm (12th ed.). Upper Saddle River, NJ: Pearson. Miguel, Priscila Laczynski de Souza dan Brito, Luiz Artur Ledur. (2011). Supply Chain Management

measurement and its influence on Operational Performance. Journal of Operation and Supply Chain Management, 4(2), 56-70.

Najafi, Elahe dan Baraani, Ahmad. (2012). Journal of Theoretical and Applied Information Technology, 40(2): 163.

Newkirk, Henry E. dan Lederer, Albert L. (2010). The impact of environment dynamism on strategic information systems technical and personnel resources planning, 9(2), 203-223.

Pearlson, Keri E. dan Saunders, Carol S. (2010). Managing and Using Information Systems: A Strategic Approach (4th ed.). Hoboken, NJ: John Wiley & Sons, Inc.

Rangkuti, Freddy. (2006). Analisis SWOT Teknik Membedah Kasus Bisnis. Jakarta: Gramedia. Satzinger, John, Jackson, Robert, dan Burd, Stephen. (2005). Systems & Analysis Design In A Changing

World (5th ed.). Boston, MA: Cengage Learning.

14

Turban, Efraim, Volonino, Linda. (2011). Information Technology for Management: Improving Strategic and Operational Performance (8th ed.). Hoboken, NJ: John Wiley & Sons, Inc.

Ward, Joe, Peppard, Joe. (2002). Strategic Planning for Information Systems (3rd ed). West Sussex, UK: John Wiley & Sons, Ltd.

Wibisono, Dermawan. (2006). Manajemen Kinerja: Konsep, Desain, dan Teknik Meningkatkan Daya Saing Perusahaan. Jakarta: Erlangga.

RIWAYAT PENULIS Felix Febrianto Wijaya lahir di kota Padang pada 16 Februari 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Sistem Informasi pada 2013. Penulis aktif di BASIC sebagai jabatan Public Relation. Michael Foryanto lahir di kota Padang pada 16 Maret 1990. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Sistem Informasi pada 2013. Yadlu Imansyah lahir di kota Bekasi pada 14 Juni 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Sistem Informasi pada 2013. Daniel Kartawiguna lahir dikota Purwokerto pada 22 Februari 1973. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Trisakti Jakarta pada bidang Teknik Elektro pada tahun 1995, S2 di Universitas Bina Nusantara bekerja sama dengan Curtin University of Technology, Perth, Western Australia pada bidang Magister Manajemen Sistem Informasi dan Master of Accounting pada tahun 2001. Saat ini bekerja sebagai Technical Manager di PT. Siemens Indonesia – Healthcare Sector. Penulis aktif di Universitas Bina Nusantara Jakarta sebagai Faculty Member.