PERENCANAAN BISNIS 8

8/18/2019 PERENCANAAN BISNIS 8

1/12

KEY PERFORMANCE INDICATOR (KPI) ORGANISASI

1. PENGERTIAN KEY PERFORMANCE INDICATOR (KPI)

Key Performance Indicator (KPI) atau disebut juga sebagai Key Success Indicator

(KSI) adalah satu set ukuran kuantitatif yang digunakan perusahaan atau industri untuk

mengukur atau membandingkan kinerja dalam hal memenuhi tujuan strategis dan

operasional mereka. KPI bervariasi antar perusahaan atau industri, tergantung pada

prioritas atau kriteria kinerja (www.investopedia.om). KPI dibuat setelah sebuah

organisasi memiliki strategi dan tujuannya. KPI membantu organisasi memastikan

seberapa jauh kemajuan tujuan yang telah dan akan diapainya.

!enurut "armin #. Pella ($%%&), sebuah indikator keberhasilan stratejik ( strategic

measures) yang baik perlu memenuhi unsur'unsur berikut inia. "apat menjadi sarana perusahaan mengkomunikasikan strategi (ability of the

organization to communicate their strategy for measures).

b. erkait seara langsung dengan strategi yang dipilih perusahaan (the selected measure

adequately focuses on the strategic issue).

. Indikator tersebut bersifat kuantifitatif, memiliki formula tertentu dalam

penghitungannya (quantifiable, can be evaluated objectively).

d. Indikator tersebut dapat dihitung (the measures are quantifiable, reliabled and

repeatable).

e. *rekuensi pemutakhirannya bermanfaat the frequency of updates are meaningfull ).f. Penetapan target untuk perbaikan dapat dilakukan (meaningful targets for

improvement are established ).

g. Kemungkinan pembandingan dengan perusahaan lain dapat dilakukan (e!ternal

benchmar"ing is feasible and#or desirable).

h. Pengukurannya masih valid (validity of measures $ not old unvalid measures).

i. "ata dan sumber daya tersedia (availability of data and resources).

j. +iaya pengukurannya tidak melebihi manfaatnya (cost of measures not more than

benefit of measures).

#papun pilihan KPI yang ditetapkan, haruslah menerminkan tujuan

organisasi, kuni keberhasilan dan harus terukur (quantifiable#measurable). KPI

jarang berubah dalam waktu tertentu karena bersifat jangka panjang dan sejalan

terhadap tujuan perusahaan, namun tentunya seiring kompetisi pasar yang agresif

parameter KPI dapat mengikuti trend yang ada.

Pengukuran suatu kinerja ada $ (dua) tipe, yaitu indikator kinerja lag dan lead .

Suatu indikator lag tanpa indikator lead tidak dapat memberitahu informasi

bagaimana hasil atau tujuan akan diapai, atau memastikan bahwa ukuran yang dibuat

telah sesuai dengan tujuan stratejik organisasi. +egitu juga dengan

http://www.investopedia.com/http://www.investopedia.com/


2/12

indikator lead tanpa indikator lag, hanya dengan indikator lead dapat fokus pada

kinerja jangka pendek, tapi kita tidak akan dapat melihat hasil atau tujuan organisasi

seara besar atau jangka panjang telah diapai. Indikator lead harus memungkinkan

kita untuk mengambil tindakan pendahuluan untuk meningkatkan kesempatan

menapai tujuan strategis (improving s"ills consulting ). Indikator lead dapat diketahui

sebelum resiko terjadi, yang menjelaskan suatu kondisi dari sebuah proses.

Indikator lag merupakan ukuran dari past performance dan diketahui setelah resiko

terjadi.

1.1. Berikut adalah contoh-contoh KPI dari berbagai bidang

a. KPI bidang R!S"#

b. KPI bidang Marketing


3/12

c. KPI bidang Information Technology

d. KPI bidang Finance


4/12

e. KPI bidang Produk$i

1.%. &ontoh-contoh KPI


5/12

ontoh'ontoh KPI untuk berbagai fungsi-departemen dapat dilihat pada

uraian berikut

.$.. ontoh KPI "epartemen Produksi

a. /umlah produksi yang dihasilkan per shift

b. Persentase jumlah produk aat dibanding total produk yang dihasilkan.$.$. ontoh KPI "epartemen !aintenane

a. 0ata'rata waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki kerusakan mesin

produksi

.$.1. ontoh KPI "epartemen Keuangan

a. /umlah laporan keuangan dan akuntansi yang diselesaikan tepat waktu

b. /umlah laporan keuangan dan akuntansi yang diselesaikan seara

akurat

.$.2. ontoh KPI "epartemen Sales

a. /umlah penjualan (dalam rupiah) per salesman

b. /umlah kunjungan ke outlet penjualan per hari.$.3. ontoh KPI "epartemen Produksi

a. /umlah good'employee turn'over dalam setahun

b. /umlah keluhan karyawan terhadap keepatan pelayanan 40

. /umlah jam pelatihan per karyawan per tahun.

Setelah serangkaian KPI dapat dirumuskan dengan baik, maka

selanjutnya ditetapkan target yang hendak diapai untuk setiap KPI yang

telah disusun. "engan model ini maka hasil skor evaluasi karyawan

tinggal membandingkan target terukur yang telah ditetapkan dengan hasil

aktual yang diapai.

"emikianlah kombinasi dua komponen kuni 5 yakni komponen

kompetensi dan komponen hasil kerja (performane) 5 yang mestinya

dijadikan sandaran untuk proses evaluasi karyawan. Selanjutnya skor akhir

dari kedua komponen diatas digabungkan untuk mendapatkan skor akhir

penilaian karyawan.

Skor KPI dan kompetensi inilah yang kemudian digunakan sebagai

dasar untuk menentukan besaran kenaikan gaji setiap karyawan atau

besarnya bonus yang akan diterima. !isal yang skornya diatas 6%

mendapat kenaikan gaji %7, dan mendapat bonus sebesar 6% 7 gaji

sebulan.

Salah satu perbedaan metode +S (dibandingkan dengan metode

lainnya) dalam menentukan KPI adalah KPI'KPI dalam +S ditentukan

dari visi misi sampai pada strategy objective. +aru dari strategy


6/12

objective ini bisa diidentifikasikan KPI'KPI yang diperlukan. /adi +S

lebih pada pendekatan top%bottom (heru.wordpress.om).

Penyusunan KPI pada organisasi profit lebih mudah dibandingkan

dengan non'profit. Pada organisasi profit, penapaian keuntungan dan

pembagian deviden lebih mudah diukur dengan financial

scorecard diurutan paling depan. 8isi misi dan hubungan antara organisasi

dengan sta"eholders dan shareholders'nya pun lebih jelas. Sebaliknya, visi

misi dan hubungan antara organisasi non'profit

dengan sta"eholders dan shareholders'nya terkadang tidak jelas. 8isi misi

yang diusung pun sering berubah. Pengukuran per program lebih mudah

daripada menyatukan seara organisasi. "engan sosial dan penerima

manfaat scorecard berada diurutan paling depan, harus dapat menetapkan

pengukuran dari informasi yang bersifat kualitatif. /ika sosial dan

penerima manfaat scorecard sukses dan tetap berkualitas, dan biaya per

orang yang melakukan kegiatan atau biaya per non'program menurun dan

efektif, maka menjadi penilaian berharga untuk investor atau penyandang

dana. !ereka akan berlomba'lomba melakukan investasi sosial untuk

organisasi.

Pada akhirnya, penetapan KPI harus dilakukan dengan memandang

kebutuhan organisasi menapai hasil yang terbaik. KPI yang bagus tidak

harus di terapkan banyak pengukuran, tapi yang utama yang mendukung

tujuan organisasi.

%. #'N'NKAN KEY PERFORMANCE INDICATOR (KPI) ORGANISASI

#da beberapa faktor yang harus dipertimbangkan. Indikator kinerja utama bisa

disusun dengan metode S!#0 (Scientific, &easurable, 'chievable, (eliable dan ime

*ound ).

%.1. cientific

Penyusunan KPI harus bersifat khusus, detail dan terfokus. Indikator'indikator

tersebut harus menerminkan tujuan perusahaan. Setelah menyusun KPI organisasi,

disusun pula KPI'KPI berikutnya yang diperuntukkan bagi bagian perusahan di

bawahnya sehingga terbentuk KPI masing'masing individu.%.%. Mea!"ra#le

http://strategimanajemen.net/2014/01/02/pelatihan-kpi-dan-info-tentang-pelatihan-cara-menyusun-key-performance-indicators-atau-kpi/http://strategimanajemen.net/2014/01/02/pelatihan-kpi-dan-info-tentang-pelatihan-cara-menyusun-key-performance-indicators-atau-kpi/


7/12

Indikator kinerja utama harus bisa diukur dan bersifat objektif, seperti

menggunakan angka. ontohnya jumlah produksi, jumlah komplain dan jumlak

keelakaan kerja. Selain itu, indikator yang bisa diukur juga harus menunjukkan

apakah tingkat keberhasilan kinerja sudah sangat bagus, bagus, kurang atau masih

tidak bagus.

$%&%Achie'a#le

Karena digunakan sebagai petunjuk pengukuran, maka KPI haruslah realistis.

arget'target yang disusun di dalamnya seharusnya bisa diapai oleh semua pihak

yang terkait indikator yang nilainya terlalu rendah bisa membuat KPI yang disusun

justru diremehkan sehingga tidak ada motivasi bagi setiap pelaksana untuk menapai

sebuah target yang diharapkan. Sebaliknya, apabila indikatornya terlalu tinggi, orang'

orang yang berkepentingan di dalamnya akan merasa pesimis karena sudah merasa

bahwa mustahil untuk melakukan penapaian tersebut. itulah mengapa KPI harus

disusun seara realistis dan tentu bisa diapai yang tentunya dengan

mempertimbangkan kondisi atau situasi yang ada.

%.*. Relia#le

KPI dibuat karena perannya sangat penting dalam sebuah organisasi. /adi,

tentunya indikator'indikator tersebut dapat diandalkan. "engan adanya KPI, setiap

orang yang bekerja dalam organisasi tersebut bisa memperoleh gambaran, tujuan'

tujuan apa saja yang ingin diapai oleh perusahaan dan apa saja yang harus dilakukan

untuk menapai tujuan'tujuan tersebut.

$%(%Time )o"n*

!enentukan target waktu juga merupakan hal yang penting untuk diperhatikan

saat menyusun KPI. Satuan waktu yang digunakan bisa disesuaikan dengan target

yang ingin diapai, bisa per jam, mingguan, bulan atau per tanggal. ontohnya target

waktu untuk pembuatan laporan keuangan yang ditentukan setiap tanggap tiap

bulannya. Key Performance Indicators (KPI) benar'benar memiliki peranan penting

dalam proses evaluasi keberhasilan suatu bisnis atau performa setiap individu yang

bekerja di sebuah organisasi yang bersangkutan. Pada saat proses penyusunan,

diperlukan pengidentifikasian yang tepat untuk setiap posisi yang ada. !elihat

kembali faktor'faktor penting yang harus diperhatikan saat menyusun KPI, bisa

dibilang proses ini tidaklah mudah. 9leh karena itu, banyak perusahaan mungkin

lebih memilih untuk menari bantuan konsultan yang berpengalaman dalam hal

penyusunan KPI.

http://strategimanajemen.net/2013/07/03/mengapa-perlu-konsultan-kpi-konsultan-key-performance-indicators/http://strategimanajemen.net/2013/07/03/mengapa-perlu-konsultan-kpi-konsultan-key-performance-indicators/http://strategimanajemen.net/2013/07/03/mengapa-perlu-konsultan-kpi-konsultan-key-performance-indicators/


8/12

Ada ena+ langkah ,ang erlu dileati untuk +en,u$un Key Performance

In*icator!.

+erikut adalah langkah'langkah tersebut

a. !engumpulkan data pengukuran dari strategi perusahaan, target bisnis, proses inti

bisnis, harapan pelanggan, baik internal maupun eksternal, hasil pekerjaan setiap

unit dan individu pemegang jabatan.

b. !eniptakan "ey result area yang penting dan "ey performance indi"ator yang

sejalan dengan atasan.

. !ereview seara sistematis semua indiator yang telah diiptakan atau ditemukan.

4al ini bertujuan untuk menemukan keterkaitan antara masing'masing indikator

dimana sangat penting untuk diperhatikan dalam meningkatkan performa

perusahaan.d. !emperkuat hubungan indikator mulai dari tingkat teratas sampai ke tingkat

operasional.

e. !enghubungkan setiap indikator dengan setiap individu pemegang jabatan,

memasukkan indikator sebagai pedoman perenanaan pekerjaan dan melakukan

aktivitas coaching dan counseling selama proses pekerjaan.

f. !engevaluasi keefektifan indikator yang sudah digunakan, mengeek apakah

sudah tepat, memperbaiki sistem pengukuran performa sesuai dengan

perkembangan yang munul.

g. Setelah penyusunan KPI selesai, tantangan berikutnya yang harus dilalui oleh

semua orang yang terlibat dalam operasional organisasi atau perusahaan tersebut

adalah penerapan.

Sebelu+ diterakan/ ada dua hal ,ang haru$ di$iakan.

a. #ind$et ti+ +ana0e+en

#da dampak psikologis yang ditimbulkan saat pengukuran akan dilakukan.

tiap level manajemen memiliki persepsi sendiri'sendiri terhadap KPI yang sudah

disusun. #da yang merasa tidak nyaman karena sudah berada di posisi aman.+eban pekerjaan yang harus dilakukan juga mungkin bertambah.

+eberapa orang mungkin merasa pesimis dengan tingkat penapaian yang

bisa dilakukan sedang yang lain akan merasa antusias dan termotivasi untuk

melakukan yang lebih baik. :ntuk mengantisipasi kondisi'kondisi tersebut,

pemilik perusahaan atau yang memegang kekuasaan tertinggi di organisasi,

mengajak bagian manajemen tingkat menengah untuk berdiskusi dalam

menentukan strategi masa depan perusahaan. Penawaran rewards juga bisa

http://strategimanajemen.net/2013/08/01/jasa-konsultan-bsc-konsultan-balanced-scorecard/http://strategimanajemen.net/2013/08/01/jasa-konsultan-bsc-konsultan-balanced-scorecard/http://strategimanajemen.net/2013/08/01/jasa-konsultan-bsc-konsultan-balanced-scorecard/http://strategimanajemen.net/2013/08/01/jasa-konsultan-bsc-konsultan-balanced-scorecard/http://strategimanajemen.net/2013/08/01/jasa-konsultan-bsc-konsultan-balanced-scorecard/


9/12

menjadi bentuk pemberian motivasi, yang bisa diberikan dalam bentuk bonus,

fasilitas, jabatan atau program remunerasi karyawan.

Ketika pengukuran akan dilakukan, biasanya seara psikologis akan

berdampak pada persepsi yang berbeda'beda di level manajemen menengah.

antara lain beberapa hal seperti berikut

a. #da yang ketakutan akan perubahan karena sudah di area omfort ;one.

b. !erasa beban pekerjaannya bertambah, sementara dampak seara pribadi

tidak ada.

. akut kalau kebobrokan yang tertutupi selama ini, akan terlihat oleh top

manajemen.

d. #da yang berpikir kenapa harus susah'susah, nanti juga hasilnya sama saja

( pesimis )e. #da yang senang karena yakin akan terlihat bagus, karena selama ini

menanggung beban tanggung jawab yang lebih banyak.

f. #da yang antusias karena merasa ada tantangan baru dan harapan akan lebih

baik.

Solu$i "irektur atau owner harus mengajak middle manajemen untuk

terlibat dalam diskusi strategi masa depan perusahaan, kemudian memaparkan visi

dan misi beberapa tahun ke depan, serta peluang bagi middle manajemen untuk

mendapatkan reward yang lebih. 0ewards bisa berupa bonus, jabatan, fasilitas

atau program remunerasi karyawan yang bagus.

b. Su+ber data

Penerapan KPI mungkin ingin segera dimulai, akan tetapi prosesnya akan

sulit karena terbatasnya sumber data yang menjadi kuni pengukuran. Perusahaan

mungkin tidak memiliki database yang ukup tentang kinerja masa lalu atau

proses reordnya tidak beraturan.

Selain itu, penggunaan software yang seyogyanya membantu penyediaandata ternyata tidak bekerja sesuai dengan harapan. !asalah seperti ini bisa

diselesaikan dengan terlebih dahulu memperbaiki sistem input data. Perusahaan

bisa menyewa ahli I untuk membuatkan program yang efektif dan efisien sesuai

dengan kebutuhan. Perusahaan sebaiknya tidak terburu'buru untuk segera

mengimplementasikan Key Performane Indiators yang sudah dibuat. erlebih

dahulu, dua hal tersebut di atas, yaitu mindset tim manajemen dan sumber data,

harus dipersiapkan. #pabila hal itu tidak dilakukan terlebih dahulu, maka

http://strategimanajemen.net/2013/07/03/mengapa-perlu-konsultan-kpi-konsultan-key-performance-indicators/http://strategimanajemen.net/2013/07/03/mengapa-perlu-konsultan-kpi-konsultan-key-performance-indicators/


10/12

kemungkinan besar akan munul banyak masalah di tengah'tengah proses

penerapan indikator kinerja utama yang sudah sebaik mungkin disusun.

Soal sumber data, seringkali merupakan kendala yang sangat mengganggu

jika akan memulai menerapkan KPI. +eberapa hal yang sering mengganggu

berkenaan dengan sumber data ini antara lain

a. idak ada database tentang kinerja masa lalu.

b. Kalau toh ada, database tersebut sering tidak teratur dan tidak seara berkala

dikumpulkan ( misal data biaya pengiriman januari 5 desember, ternyata

bulan maret tidak ada )

. Software yang digunakan perusahan tidak menghasilkan bentuk laporan yang

sesuai keinginan.

d. +anyak pengisian data berulang'ulang di bagian admin, hingga ketika di beri

perintah input data format baru sudah tidak ada waktu.

e. System 9perating Proedure ( S9P) tidak ada atau tidak berfungsi.

Solu$i !ulai merenanakan membuat software


11/12

. Proses pembinaan kinerja pegawai dapat dilakukan searalebih

transparan dan sistematis.

d. "apat dijadikan dasar untuk pemberian reward ataupunishment pegawai. "engan

demikian, pegawai yang kinerjanya lebih bagus akan mendapat reward, sebaliknya

yang kerjanya kurang baik akan mendapat punishment.

"A4AR PSAKA

http--keuanganlsm.om-apa'itu'key'performane'indiator'kpi- ("iakses pada

tanggal 3 !aret $%= Pukul $%.%%)

http--strategimanajemen.net-$%$-$-%-ara'membuat'dan'menyusun'kpi'

key'performane'indiators- ("iakses pada tanggal 3 !aret $%= Pukul $%.%%)

http--ilmukpi.om-penetapan'kpi'key'performane'indiators'dalam'

perumusan'strategi'bisnis- ("iakses pada tanggal 3 !aret $%= Pukul $%.%%)

http://keuanganlsm.com/apa-itu-key-performance-indicator-kpi/http://keuanganlsm.com/apa-itu-key-performance-indicator-kpi/http://strategimanajemen.net/2012/12/10/cara-membuat-dan-menyusun-kpi-key-performance-indicators/http://strategimanajemen.net/2012/12/10/cara-membuat-dan-menyusun-kpi-key-performance-indicators/http://ilmukpi.com/penetapan-kpi-key-performance-indicators-dalam-perumusan-strategi-bisnis/http://ilmukpi.com/penetapan-kpi-key-performance-indicators-dalam-perumusan-strategi-bisnis/http://ilmukpi.com/penetapan-kpi-key-performance-indicators-dalam-perumusan-strategi-bisnis/http://keuanganlsm.com/apa-itu-key-performance-indicator-kpi/http://strategimanajemen.net/2012/12/10/cara-membuat-dan-menyusun-kpi-key-performance-indicators/http://strategimanajemen.net/2012/12/10/cara-membuat-dan-menyusun-kpi-key-performance-indicators/http://ilmukpi.com/penetapan-kpi-key-performance-indicators-dalam-perumusan-strategi-bisnis/http://ilmukpi.com/penetapan-kpi-key-performance-indicators-dalam-perumusan-strategi-bisnis/


12/12

PERENCANAAN BISNIS 8

Documents