PEREKAYASAAN PEJABAT DAERAH DAN TANAH : LESEN PENDUDUKAN SEMENTARA
PEREKAYASAAN
PEJABAT DAERAH DAN TANAH :
LESEN PENDUDUKAN SEMENTARA
Pendaftaran Projek : Pemohonan Lesen Pendudukan Sementara
Situasi Semasa Peluang Penambahbaikan
Prosedur dan tempoh kelulusan mengambil
selama 3 bulan. Pemohanan yang ditolak perlu
dipohon semula oleh pemohon. Mesyuarat JKTD
diadakan setiap bulan. Pemohon tidak
dimaklumkan sebab-sebab permohonan ditolak.
Mengurangkan langkah-langkah memproses LPS supaya jangka masa
untuk mengeluarkan lesen dapat disingkatkan.
Sasaran Projek Skop Projek
• Sasaran : Mempercepatkan proses kelulusan <
2 bulan
• Faedah Kewangan : Mengurangkan kos
pematuhan
• metric = Dari 122 hari kepada 92 hari.
Proces : Pemohonan Lesen Pendudukan Sementara
Mula : Terima dan semak permohonan
Tamat : Serahkan Lesen kepada pemohon
Carta Perbatuan Ahli Pasukan
Fasa Mula Tamat Fasilitator : Hasnul bin Mohamed (Pentadbir Tanah)
Penubuhan
Pasukan 11 Jun 2013 11 Jun 2013
Ketua Projek : Khairy bin Maamor (Timbalan Pentadbir Tanah)
Inventori Lesen 11 Jun 2013 11 Jun 2013 Penolong Projek : Azim bin Tajul Mulok
Perekayasaan
(BPR)
11 Jun 2013 13 Jun 2013 Ahli : Abdul Karim bin Ahmad Fuad, Norhayati binti Mohd. Kamal, Noor
Arziah binti Abd. Rahman dan Shahir bin Elias
Analisa Data 11 Jun 2013 13 Jun 2013
Cadangan
Penyelesaian 11 Jun 2013 13 Jun 2013
Tel:- 06-6032200
Profil Projek
Jawatan /
Jabatan Aktiviti
Pemohon
Pembantu
Tadbir
Pembantu
Tadbir
(Kewanga
n) - Hasil
Pembantu
Pelukis
Pelan
Penolong
Pentadbir
Tanah
6. Buka fail dan keluarkan no.rujukan
MP: 10 mt
Hantar permohonan
5 mt 5. Terima Resit dan
beri kad akuan kepada pemohon
MP:10 mt
Proses Kerja Semasa (As-Is) LESEN PENDUDUKAN SEMENTARA
3. Terima bayaran dan
keluarkan resit
MP: 10 mt
7. Charting Permohonan
MP: 60 mt
4.Terima dan
hantar resit kpd Pembantu Tadbir
2,075 mt
10 mt
4 hari
30 mt 2. Terima dan semak
MP: 10 mt
Tolak
Terima
10 mt
A
Jawatan /
Jabatan Aktiviti
Pemohon
Pembantu
Tadbir
Pegawai
Petampat
an
Penolong
Pentadbir
Tanah
Jabatan
Teknikal
JKTD B
Proses Kerja Semasa (As-Is) Lesen Pendudukan Sementara
11. Sediakan draf kertas JKTD
MP: 1 hari
A
28,910 mt
5 hari
30 hari
5 hari
3 hari
12. Semak dan sediakan syor
30 mt
13. Ulasan dan syor.
MP: 60 mt
8. Penyediaan Laporan Tanah
MP: 1 hari
10. Terima surat dan ulasan.
MP: 1 hari
9. Sediakan surat mohon ulasan
Jabatan Teknikal.
MP: 15 mt
5 mt
14 hari
Jawatan /
Jabatan
Aktiviti
Pemohon
Pembantu
Tadbir
Unit
Dewan
MMKN
MMKN
PTG
Penolong
Pentadbir
Tanah
Pentadbir
Tanah
Proses Kerja Semasa (As-Is) Lesen Pendudukan Sementara
10,670 mt
19. Pertimbangan
MMKN MP : 1 hari
21. Sediakan surat keputusan
MMKN MP: 30 mt
B
23. Terima surat makluman keputusan
22. Terima keputusan MMKN, rekod dan sediakan surat
makluman keputusan MP: 30 mt
C
17. Sediakan draf kertas MMKN
MP: 1 hari
1 hari
3 hari
5 hari
18. Terima dan rekod kertas
MMKN MP: 15 mt
1 hari
5 hari
1 hari
14. Sediakan draf kertas MMKN
MP: 1 hari
15. Semakan draf kertas MMKN
MP: 1 hari
16. Tandatangan draf kertas MMKN
MP: 30 mt
2 hari
5 mt
5 mt
Tolak
Lulus
Jawatan /
Jabatan Aktiviti
Pemohon
Pembantu
Tadbir
Pembantu
Tadbir
(Kewanga
n) - Hasil
Pembantu
Pelukis
Pelan
Penolong
Pentadbir
Tanah
Proses Kerja Semasa (As-Is) Lesen Pendudukan Sementara
17,352mt
C
25. Dibatalkan
26. Terima bayaran dan keluarkan resit
MP: 10 mt
27. Sediakan Borang 4A MP: 15 mt
24. Sediakan bil bayaran MP: 5 mt
28 . Tandatangan Borang 4A MP : 5 mt
29. Serahkan Borang 4A kpd
pemohon MP: 5 mt
Terima lesen
10 mt
10 mt
5 mt 5 mt
2 mt
30 hari
23. Charting Keputusan MP: 1 hari
5 hari
BORANG PENGUMPULAN DATA PROJEK MEMODENKAN LESEN PERNIAGAAN NEGERI SEMBILAN
AGENSI : PEJABAT TANAH SEREMBAN
BAHAGIAN/UNIT : PELUPUSAN
NAMA LESEN : LESEN PENDUDUKAN SEMENTARA
As-Is Proses
No. Activiti Pelaksana / PIC Value Analysis (Tandakan / )
Masa Proses Masa Menunggu
Masa Diambil
CVA BVA NVA minit minit minit
1 Kemukakan permohonan Pemohon / 0
2 Terima dan semak permohonan PT (P/O) / 10 10 20
3 Terima bayaran dan keluarkan resit PT (Kew) / 10 10
4 Terima dan hantar resit kepada Pembantu Tadbir
Pemohon / 10 10
5 Terima resit dan beri kad akuan kepada pemohon
PT (P/O) / 10 10
6 Buka fail, rekod dan keluarkan no. rujukan PT (P/O) / 10 30 40
7 Charting permohonan PPL / 60 1920 1980
8 Penyediaan laporan tanah PPT / 480 1440 1920
9 Sediakan surat mohon ulasan Jabatan Teknikal PT (P/O) / 15 2400 2415
10 Terima surat dan ulasan Jabatan Teknikal / 480 6720 7200
11 Sediakan draf kertas JKTD PT (P/O) / 480 5 485
12 Semak dan sediakan syor PPTS / 30 14400 14430
13 Ulasan dan sediakan syor JKTD / 60 14400 14460
14 Sediakan draf kertas MMKN PT (P/O) / 480 5 485
15 Semakan draf kertas MMKN PPTS / 480 5 485
16 Tandatangan draf kertas MMKN PT / 30 960 990
17 Sediakan draf kertas MMKN PTG / 480 480 960
18 Terima dan rekod kertas MMKN Unit Dewan / 15 2400 2415
19 Pertimbangan MMKN MMKN / 480 480 960
20 Sediakan surat keputusan MMKN Unit Dewan / 30 1440 1470
21 Terima keputusan MMKN, rekod dan sediakan surat makluman keputusan
PT (P/O) / 30 2400 2430
22 Terima surat makluman keputusan Pemohon / 0
23 Charting keputusan PPL 20 14400 14420
24 Sediakan bil bayaran PT (P/O) / 5 10 15
25 Terima bayaran dan keluarkan resit PT (Kew) / 10 10 20
26 Sediakan Borang 4A PT (P/O) / 15 5 20
27 Tandatangan Borang 4A TPTS / 4 5 9
28 Serahkan Borang 4A PT (P/O) / 5 2 7
29 Terima Borang 4A (Lesen) Pemohon / 0
*1 hari bersamaan 480 minit Total 1 23 2 3729 63937 67666
KECEKAPAN PROSES (%) = (Masa Proses / Diambil) X 100
KEBERKESANAN PROSES (%) = 5.5
PELUANG PENAMBAHBAIKAN
(‘KAIZEN BLAST’)
Jawatan /
Jabatan Aktiviti
Pemohon
Pembantu
Tadbir
Pembantu
Tadbir
(Kewanga
n) - Hasil
Pembantu
Pelukis
Pelan
Penolong
Pentadbir
Tanah
6. Buka fail dan keluarkan no.rujukan
MP: 10 mt
Hantar permohonan
5 mt 5. Terima Resit dan
beri kad akuan kepada pemohon
MP:10 mt
Proses Kerja Semasa (Peluang Penambahbaikan) LESEN PENDUDUKAN SEMENTARA
3. Terima bayaran dan keluarkan resit
MP: 10 mt
7. Charting Permohonan
MP: 60 mt
4.Terima dan
hantar resit kpd Pembantu Tadbir
13,575 mt
10 mt
4 hari
30 mt 2. Terima dan semak
MP: 10 mt
Tolak
Terima
10 mt
A
Digabung
Digabung
Digabung
Digabung
Dihapuskan
Jawatan /
Jabatan Aktiviti
Pemohon
Pembantu
Tadbir
Pegawai
Petampat
an
Penolong
Pentadbir
Tanah
Jabatan
Teknikal
JKTD B
Proses Kerja Semasa (Peluang Penambahbaikan) LESEN PENDUDUKAN SEMENTARA
11. Sediakan draf kertas JKTD
MP: 1 hari
A
6,295 mt
5 hari
30 hari
5 hari
3 hari
12. Semak dan sediakan syor
30 mt
13. Ulasan dan syor.
MP: 60 mt
8. Penyediaan Laporan Tanah
MP: 1 hari
10. Terima surat dan ulasan.
MP: 1 hari
9. Sediakan surat mohon ulasan
Jabatan Teknikal.
MP: 15 mt
5 mt
14 hari
Hapus aktiviti
Hapus aktiviti
Hapus aktiviti
Hapus aktiviti
Jawatan /
Jabatan
Aktiviti
Pemohon
Pembantu
Tadbir
Unit
Dewan
MMKN
MMKN
PTG
Penolong
Pentadbir
Tanah
Pentadbir
Tanah
Proses Kerja Semasa (Peluang Penambahbaikan) LESEN PENDUDUKAN SEMENTARA
10,675 mt
19. Pertimbangan
MMKN MP : 1 hari
21. Sediakan surat keputusan
MMKN MP: 30 mt
B
23. Terima surat makluman keputusan
22. Terima keputusan MMKN, rekod dan sediakan surat
makluman keputusan MP: 30 mt
C
17. Sediakan draf kertas MMKN
MP: 1 hari
1 hari
3 hari
5 hari
18. Terima dan rekod kertas
MMKN MP: 15 mt
1 hari
5 hari
1 hari
14. Sediakan draf kertas MMKN
MP: 1 hari
15. Semakan draf kertas MMKN
MP: 1 hari
16. Tandatangan draf kertas MMKN
MP: 30 mt
2 hari
5 mt
5 mt
Tolak
Lulus
Jawatan /
Jabatan Aktiviti
Pemohon
Pembantu
Tadbir
Pembantu
Tadbir
(Kewanga
n) - Hasil
Pembantu
Pelukis
Pelan
Penolong
Pentadbir
Tanah
Proses Kerja Semasa (Peluang Penambahbaikan) LESEN PENDUDUKAN SEMENTARA
17,352 mt
C
25. Dibatalkan
26. Terima bayaran dan keluarkan resit
MP: 10 mt
27. Sediakan Borang 4A MP: 15 mt
24. Sediakan bil bayaran MP: 5 mt
28 . Tandatangan Borang 4A MP : 5 mt
29. Serahkan Borang 4A kpd
pemohon MP: 5 mt
Terima lesen
10 mt
10 mt
5 mt 5 mt
2 mt
30 hari
23. Charting Keputusan MP: 1 hari
5 hari
PROSES ‘TO BE’
Lesen Pendudukan Sementara
Jawatan /
Jabatan Aktiviti
Pemohon
Pembantu
Tadbir
Pembantu
Tadbir
(Kewanga
n) - Hasil
Pembantu
Pelukis
Pelan
Penolong
Pentadbir
Tanah
3. Buka fail dan keluarkan no.rujukan
MP: 10 mt
Hantar permohonan
5 mt
Proses Kerja Semasa (To-Be) LESEN PENDUDUKAN SEMENTARA
4. Charting Permohonan
MP: 1 jam
2,025mt
4 hari
2. Terima, semak, keluarkan bil, resit, terima bayaran dan sediakan kad
akuan pemohon
MP: 30 mt
Tolak
Terima
A
Jawatan /
Jabatan Aktiviti
Pemohon
Pembantu
Tadbir
Pegawai
Petampat
an
Penolong
Pentadbir
Tanah
Jabatan
Teknikal
JKTD
B
Proses Kerja Semasa (To-Be) LESEN PENDUDUKAN SEMENTARA
A
13,935 mt
5 hari
5 hari
3 hari 5. Penyediaan Laporan Tanah
MP: 1 hari
7. Terima surat dan ulasan.
MP: 1 hari
6. Sediakan surat mohon ulasan
Jabatan Teknikal.
MP: 15 mt
14 hari
Jawatan /
Jabatan
Aktiviti
Pemohon
Pembantu
Tadbir
Unit
Dewan
MMKN
MMKN
PTG
Penolong
Pentadbir
Tanah
Pentadbir
Tanah
Proses Kerja Semasa (To-Be) LESEN PENDUDUKAN SEMENTARA
10,675 mt
13. Pertimbangan
MMKN MP : 1 hari
14. Sediakan surat keputusan
MMKN MP: 30 mt
B
16. Terima surat makluman keputusan
15. Terima keputusan MMKN, rekod dan sediakan surat
makluman keputusan MP: 30 mt
C
11. Sediakan draf kertas MMKN
MP: 1 hari
1 hari
3 hari
5 hari
12. Terima dan rekod kertas
MMKN MP: 15 mt
1 hari
5 hari
1 hari
8. Sediakan draf kertas MMKN
MP: 1 hari
9. Semakan draf kertas MMKN
MP: 1 hari
10. Tandatangan draf kertas MMKN
MP: 30 mt
2 hari
5 mt
5 mt
Tolak
Lulus
Jawatan /
Jabatan Aktiviti
Pemohon
Pembantu
Tadbir
Pembantu
Tadbir
(Kewanga
n) - Hasil
Pembantu
Pelukis
Pelan
Penolong
Pentadbir
Tanah
Proses Kerja Semasa (To-Be) LESEN PENDUDUKAN SEMENTARA
17,342 mt
C
19. Dibatalkan
20. Terima bayaran dan keluarkan resit
MP: 10 mt
21. Sediakan Borang 4A MP: 15 mt
18. Sediakan bil bayaran MP: 5 mt
22 . Tandatangan Borang 4A MP : 5 mt
23. Serahkan Borang 4A kpd
pemohon MP: 5 mt
Terima lesen
10 mt
10 mt
5 mt 5 mt
2 mt
30 hari
17. Charting Keputusan MP: 1 hari
5 hari
PERBANDINGAN SEBELUM DAN SELEPAS
Lesen Pendudukan Sementara
No. Perkara Sebelum Selepas Kadar Penambah baikan (%)
1. Kecekapan Kerja 5.5% 8.2% 49.09
2. Masa keseluruhan proses 122 hari 92 hari 24.59 #
Perbandingan Sebelum dan Selepas Projek Untuk Permohonan Lesen Pendudukan Sementara
RINGKASAN PENEMUAN
Lesen Pendudukan Sementara
22
LESEN PENDUDUKAN SEMENTARA
Item / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu
1. Asas Undang-undang (nyatakan akta / peraturan)
• KTN 1965 (Seksyen 69 & Seksyen 70) • Kaedah-kaedah Tanah Negeri
Sembilan 2002 (pindaan 2008)
• KTN 1965 (Seksyen 69 & Seksyen 70) • Kaedah-kaedah Tanah Negeri
Sembilan 2002 (pindaan 2008)
Tiada
2. Piagam Pelanggan (Masa Kelulusan)
6 bulan
5 bulan
Ulasan teknikal daripada Jab. Luar diperlukan sebelum menghantar borang permohonan
3. Caj / bayaran • Borang • Proses • Kelulusan
a. Borang – Percuma b. Proses – RM28.00 c. Lesen - Mengikut jenis dan status tanah
a. Borang – Percuma b.Proses – RM28.00 c. Lesen - Mengikut jenis dan status tanah
Pelanggaran syarat kelulusan penggunaan tanah
4. Nama Borang
• Komposit
• Contoh
Borang 4A (kaedah 30(1) dan 34(1))
Borang 4A (kaedah 30(1) dan 34(1))
Tiada
5. Tempoh sah laku
1 tahun
1 tahun
Tiada
6. Pembaharuan
1 tahun
1 tahun
Tiada
7. Agensi yang dirujuk
1. PBT 2. JKR 3. JPS 4. JAS 5. JPBD
1. PBT 2. JKR 3. JPS 4. JAS 5. JPBD
Tiada
Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan
Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan
Item / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu
8. Keperluan Dokumen sokongan
• Borang permohonan 2 salinan • Salinan kad pengenalan pemohon - 2 keping • Gambar kawasan tanah yang dipohon – 3 keping • Pelan kawasan yang dipohon – 3 keping • Lampiran G bagi pemohon kakitangan Kerajaan. Syarikat : • Memorendum And Articles Of Association (MAA) • Borang 49 • Borang 24 • Resolusi syarikat Pertubuhan : • Undang-undang Tubuh yang
dikeluarkan oleh Pendaftar Pertubuhan di bawah Akta Pertubuhan
• Resolusi Mesyuarat (Minit Mesyuarat)
• Borang permohonan 2 salinan • Salinan kad pengenalan pemohon - 2 keping • Gambar kawasan tanah yang dipohon – 3 keping • Pelan kawasan yang dipohon – 3 keping • Lampiran G bagi pemohon kakitangan Kerajaan. Syarikat : • Memorendum And Articles Of Association (MAA) • Borang 49 • Borang 24 • Resolusi syarikat Pertubuhan : • Undang-undang Tubuh yang
dikeluarkan oleh Pendaftar Pertubuhan di bawah Akta Pertubuhan
• Resolusi Mesyuarat (Minit Mesyuarat)
Tiada
9. Kaedah Permohonan Manual Manual Tiada