PEREKAYASAAN MAJLIS PERBANDARAN KUALA KANGSAR LESEN TRED PERNIAGAAN & IKLAN
PEREKAYASAAN MAJLIS PERBANDARAN KUALA KANGSAR
LESEN TRED PERNIAGAAN & IKLAN
Pendaftaran Projek : Lesen Tred Perniagaan & IklanSituasi Semasa Peluang Penambahbaikan
Prosedur permohonan untuk mendapatkan lesen rumit, kos
pematuhan yang tinggi dan tempoh masa kelulusan yang panjang.
Selain itu,syarat permohanan tidak lengkap seperti saiz iklan tidak
mematuhi syarat yang ditetapkan.
• Mengurangkan karenah birokrasi
• Mengurangkan masa memproses
Sasaran Projek Skop Projek
• Sasaran : Mempercepatkan proses kelulusan
• Faedah Kewangan: Mengurangkan Kos pematuhan
• Matrik = 7 hari
Proses : Kelulusan Lesen Berisiko
Mula : Terima permohonan
Tamat : Keputusan permohonan diperolehi
Dalam Skop: MPKK
Luar Skop: PDRM /Bomba/Pejabat Tanah/Alam
Sekitar/Pejabat Kesihatan/Kejuruteraa/OSCCarta Perbatuan Ahli Pasukan
FASATEMPOH Champion: YDP HJ Abdul Halim bin Hamed
MULA TAMAT Ketua Projek : Cik Pavithra A/P Krisnan (010-4634763)
Penubuhan Pasukan 26 JUN 26JUN Pen. Projek : En.Aizuddin bin Ahmad Rais (019-4353288)
Pengumpulan Data 26 JUN 26 JUNAhli : En.Amir Adha Bin Hj Mat Talha (012-5588527)
Dalila binti Mohd.Said (017-5604370)
Saedah binti Muhamad Ariffin (019-2476916)
Analisa Data 27 JUN 27 JUNCadangan Penyelesaian 27 JUN 27 JUNPelaksanaan 28 JUN -
Analisa Keputusan- -
Profil Projek
PROSES ‘AS IS’Lesen Tred Perniagaan & Iklan
(a) Berisiko(b) Tidak Berisiko
Jawatan / Jabatan Aktiviti
PEMOHON
PEMBANTU TADBIR
JAB.LUAR
PPKP(L)
MM:m
PENGURUSAN SU/YDP
PPKP(K)
Proses Kerja Semasa (As-Is) Lesen Tred Perniagaan- Berisiko
5) Perniagaan dimulakan (kelulusan bersyarat) Tempoh 60 hari diberi untuk pematuhan syarat (Permit sementara)
4) Akuan penerimaan permohanan dan kelulusan bersyarat dikeluarkan
(Tempoh 60 hari diberi untuk pematuhan syarat)
MP: 10m
MM: 20m
6)Buat Ulasan Teknikal
1)Pemohon Serah Borang
7) Terima ulasan daripada
Jab.Teknikal .
2) Terima Borang permohanan dan
membuat semakan MP:15m
8)Lawatan tapak/pemeriksaan keatas pematuhan
syarat(MP:30m)
A
3) Buat bayaran proses.
5)Buat surat mohon ulasan Jabatan Teknikal
MP:10m
MM: 960m
MM: 2400m
MM: 480M
MM: 480MMM: 20m
MM: 2400m
7) Simpan Fail.
Jawatan / Jabatan Aktiviti
PEMOHON
PEMBANTU TADBIR
Jab. Luar
PPKP(L)
PPKP(K)
PENGURUSAN SU/YDP
PENGHANTAR NOTIS
Proses Kerja Semasa (As-Is) Lesen Tred Perniagaan - Berisiko
LULUS21 HARI11) Kelulusan SU/YDP
dalam tempoh 3 hariMP:30m
17) Pemohon membuat bayaran dan
terima lesen
9) Penyediaan laporan
MP:960mA 13)Minitkan kelulusan
kepada PT. MP:20m
10) Membuat minit keputusan kpd
SU/YDPMP:30m
14) Pemohon dimaklumkan tolak/lulus
MP:10m
16) Surat Kelulusan dan
syarat lesen akan dikeluarkan.
MP:480m
17) Simpan fail untuk rujukan dan
pembaharuan lesen setaip tahun
MP:5m
16) Membuat Rayuan
12)Minit kelulusan kpd PPKP(L)
MP:10m
15)Hantar surat makluman yang ditolak/diterima kpd pemohon
Lulus/ tolak
MM: 240m
MM: 960m
MM: 240m
MM: 480m
MM: 240m
MM: 240m
MM: 240m
ActivityCustomer Value Added(CVA)
Customer Non Value Added
Masa Proses Masa Menunggu Jumlah
MasaBVA NVA
1 Serah Borang Permohonan / 0 0 02 Terima borang permohanan dan
semakan / 15 20 353 Buat Bayaran Proses / 0 20 204 Buat Surat kelulusan/akuan penerimaan
permohanan / 10 480 490
5 Buat Surat Mohon ulasan jabatan teknikal / 10 2400 2410
6 Buat Ulasan Teknikal / 0 2400 24007 Terima Ulasan jabatan teknikal / 0 480 4808 Membuat lawatan tapak / 30 960 9909 Penyediaan Laporan / 30 960 990
10 Membuat Minit keputusan kpd SU/YDP / 30 240 27011 Kelulusan Su/YDP / 30 480 51012 Minit Kelulusan kpd PPKP(L) / 10 240 25013 Minitkan kelulusan kepada PT / 20 240 26014 Pemohon dimaklumkan tolak/lulus / 10 240 25015 Hantar surat makluman / 0 960 960
TOTAL 195 10120 10315
Rule of Thumb: CVA and BVA – Simplify and OptimizeNVA – Eliminate
Value Analysis of Process (BERISIKO)
Jawatan / Jabatan Aktiviti
PEMOHON
PEMBANTU TADBIR
JAB.LUAR
PPKP(L)
Proses Kerja Semasa (As-Is) Lesen Tred Perniagaan- Tidak Berisiko
5) Perniagaan dimulakan (kelulusan bersyarat) Tempoh 60 hari diberi untuk pematuhan syarat (Permit sementara)
4) Akuan penerimaan permohanan dan kelulusan bersyarat dikeluarkan
(Tempoh 60 hari diberi untuk pematuhan syarat)
MP: 10m
MM: 20m
6)Buat Ulasan Teknikal
1)Pemohon Serah Borang
7) Terima ulasan daripada
Jab.Teknikal .
2) Terima Borang permohanan dan
membuat semakan MP:15m
8)Lawatan tapak/pemeriksaan ke atas pematuhan syarat
(MP:30m)
A
3) Buat bayaran proses.
5)Buat surat mohon ulasan Jabatan Teknikal
MP:10m
MM: 480m
MM: 2400m
MM: 240MMM: 20m
MM: 2400m
7) Simpan Fail.
MM: 480m
Jawatan / Jabatan Aktiviti
PEMOHON
PEMBANTU TADBIR
Jab. Luar
PPKP(L)
PPKP(K)
PENGHANTAR NOTIS
Proses Kerja Semasa (As-Is) Lesen Tred Perniagaan – Tidak Berisiko
LULUS17 HARI
15) Pemohon membuat bayaran dan
terima lesen
9) Penyediaan laporanMP:30m
A 11)Minitkan kelulusan kepada PT.
MP:10m
10) Membuat minit keputusan kpd PPKP(L)
MP:20m
12) Pemohon dimaklumkan tolak/lulusMP:10m
14) Surat Kelulusan dan syarat lesen akan
dikeluarkan.MP:480m
15) Simpan fail untuk rujukan dan
pembaharuan lesen setaip tahun
MP:5m
14) Membuat Rayuan
13) Hantar surat makluman yang ditolak/diterima kpd pemohon
Lulus/ tolak
MM: 240m
MM: 960m
MM: 240m
MM: 240m
MM: 240m
ActivityCustomer
Value Added(CVA)
Customer Non Value Added
Masa Proses
Masa Menunggu
Jumlah Masa
BVA NVA
1 Serah Borang Permohonan / 0 0 0
2 Terima borang permohanan dan semakan / 15 20 35
3 Buat Bayaran Proses / 0 20 20
4 Buat Surat kelulusan/akuan penerimaan permohanan / 10 240 250
5 Buat Surat Mohon ulasan jabatan teknikal / 10 2400 2410
6 Buat Ulasan Teknikal / 0 2400 2400
7 Terima Ulasan jabatan teknikal / 0 480 480
8 Membuat lawatan tapak / 30 480 510
9 Penyediaan Laporan / 30 240 270
10 Minit kepada PPKP(L) / 20 240 260
11 Minit kelulusan kepda PT / 10 240 250
12 Pemohon dimaklumkan tolak/lulus / 10 240 250
13 Hantar surat makluman / 0 960 960
TOTAL 135 7960 8095
Value Analysis of Process(Tak berisiko)
CVA and BVA – Simplify and OptimizeNVA – Eliminate
Rule of Thumb:
PROSES ‘TO BE’Lesen Tred Perniagaan & Iklan
(a)Berisiko(b)Tidak Berisiko
Jawatan / Jabatan Aktiviti
PEMOHON
PEMBANTU TADBIR
JAB.LUAR
PPKP(L)
Proses Kerja Semasa (As-Is) Lesen Tred Perniagaan- Tidak Berisiko
5) Perniagaan dimulakan (kelulusan bersyarat) Tempoh 60 hari diberi untuk pematuhan syarat (Permit sementara)
4) Akuan penerimaan permohanan dan kelulusan bersyarat dikeluarkan
(Tempoh 60 hari diberi untuk pematuhan syarat)
MP: 10m
MM: 20m
6)Buat Ulasan Teknikal
1)Pemohon Serah Borang
7) Terima ulasan daripada
Jab.Teknikal .
2) Terima Borang permohanan dan
membuat semakan MP:15m
8) Lawatan tapak/pemeriksaan ke atas pematuhan syarat
(MP:30m)
A
3) Buat bayaran proses.
5)Buat surat mohon ulasan Jabatan Teknikal
MP:10m
MM: 480m
MM: 2400m
MM: 240MMM: 20m
MM: 2400m
7) Simpan Fail.
MM: 480m
Pemohon mendapatkan sendiri ulasan
jabatan luar selepas menghantar
permohonan ke majlis
Jawatan / Jabatan Aktiviti
PEMOHON
PEMBANTU TADBIR
Jab. Luar
PPKP(L)
PPKP(K)
PENGHANTAR NOTIS
Proses Kerja Semasa (As-Is) Lesen Tred Perniagaan – Tidak BerisikoMM: 220M
LULUS17 HARI
15) Pemohon membuat bayaran dan
terima lesen
9) Penyediaan laporanMP:30m
A 11)Minitkan kelulusan kepada PT.
MP:10m
10) Membuat minit keputusan kpd PPKP(L)
MP:20m
12) Pemohon dimaklumkan tolak/lulusMP:10m
14) Surat Kelulusan dan syarat lesen akan
dikeluarkan.MP:480m
15) Simpan fail untuk rujukan dan
pembaharuan lesen setaip tahun
MP:5m
14) Membuat Rayuan
13) Hantar surat makluman yang ditolak/diterima kpd pemohon
Lulus/ tolak
MM: 240m
MM: 960m
MM: 240m
MM: 240m
MM: 240m
Gabung aktiviti 9 dan 10-Hanya PPKP(L) atau
PPKP(K) untuk mengambil
tindakan
Pemohon boleh
dimaklumkan melalui
telefon/e-mel
Jawatan / Jabatan Aktiviti
PEMOHON
PT
PPKP(L)/PPKP(K)
Proses Kerja Semasa (To Be) Lesen Tred Perniagaan- Tidak Berisiko
5) Perniagaan dimulakan (kelulusan
bersyarat) (Permit sementara)
4) Akuan penerimaan permohanan dan kelulusan
bersyarat dikeluarkan
MP: 10m
1) Pemohon Serah
Borang legkap
2) Terima Borang permohanan
legkapMP:15m
6) Lawatan tapak/ pemeriksaan ke atas pematuhan syarat
(MP:30m)
3) Buat bayaran proses.
9) Maklum keputusan
melalui telefon
MP: 10m
10) Simpan fail untuk rujukan dan
pembaharuan lesen setaip tahun
Lulus/ tolak
10) Buat bayaran &
terima lesen
8) Buat Rayuan
LULUS
6 jam 15 min
7) ) Penyediaan laporanMP:30m
MM: 240M
MM: 45M
Jawatan / Jabatan Aktiviti
PEMOHON
PEMBANTU TADBIR
JAB.LUAR
PPKP(L)
MM:m
PENGURUSAN SU/YDP
PPKP(K)
Proses Kerja Semasa (As-Is) Lesen Tred Perniagaan- Berisiko
5) Perniagaan dimulakan (kelulusan bersyarat) Tempoh 60 hari diberi untuk pematuhan syarat (Permit sementara)
4) Akuan penerimaan permohanan dan kelulusan bersyarat dikeluarkan
(Tempoh 60 hari diberi untuk pematuhan syarat)
MP: 10m
MM: 20m
6)Buat Ulasan Teknikal
1)Pemohon Serah Borang
7) Terima ulasan daripada
Jab.Teknikal .
2) Terima Borang permohanan dan
membuat semakan MP:15m
8)Lawatan tapak/pemeriksaan keatas pematuhan
syarat(MP:30m)
A
3) Buat bayaran proses.
5)Buat surat mohon ulasan Jabatan Teknikal
MP:10m
MM: 960m
MM: 2400m
MM: 480M
MM: 480MMM: 20m
MM: 2400m
7) Simpan Fail.
Pemohon mendapatkan sendiri ulasan
jabatan luar selepas menghantar
permohonan ke majlis
Jawatan / Jabatan Aktiviti
PEMOHON
PEMBANTU TADBIR
Jab. Luar
PPKP(L)
PPKP(K)
PENGURUSAN SU/YDP
PENGHANTAR NOTIS
Proses Kerja Semasa (As-Is) Lesen Tred Perniagaan - BerisikoMM: 220M
LULUS21 HARI11) Kelulusan SU/YDP
dalam tempoh 3 hariMP:30m
17) Pemohon membuat bayaran dan
terima lesen
9) Penyediaan laporan
MP:960mA 13)Minitkan kelulusan
kepada PT. MP:20m
10) Membuat minit keputusan kpd
SU/YDPMP:30m
14) Pemohon dimaklumkan tolak/lulus
MP:10m
16) Surat Kelulusan dan
syarat lesen akan dikeluarkan.
MP:480m
17) Simpan fail untuk rujukan dan
pembaharuan lesen setaip tahun
MP:5m
16) Membuat Rayuan
12)Minit kelulusan kpd PPKP(L)
MP:10m
15)Hantar surat makluman yang ditolak/diterima kpd pemohon
Lulus/ tolak
MM: 240m
MM: 960m
MM: 240m
MM: 480m
MM: 240m
MM: 240m
MM: 240m
Gabung aktiviti 9 dan 10-Hanya PPKP(L) atau
PPKP(K) untuk mengambil
tindakan
Pemohon dimaklumkan
melalui telefon
Jawatan / Jabatan Aktiviti
PEMOHON
PT
PPKP(L)/PPKP(K)
PENGURUSAN YDP/SU
Proses Kerja Semasa (To Be) Lesen Tred Perniagaan- Berisiko
5) Perniagaan dimulakan (kelulusan
bersyarat) (Permit sementara)
4) Akuan penerimaan
permohanan dan kelulusan bersyarat
dikeluarkanMP: 10m
1) Pemohon Serah
Borang lengkap
2) Terima Borang permohanan
lengkapMP:15m
6) Lawatan tapak/ pemeriksaan ke atas pematuhan syarat
(MP:30m)
3) Buat bayaran proses.
10) Maklum keputusan
melalui telefon
MP: 10m
11) Simpan fail untuk rujukan dan
pembaharuan lesen setaip tahun
Lulus/ tolak
11) Buat bayaran &
terima lesen
10) Buat Rayuan
1 HARI
LULUS
7) ) Penyediaan laporan/minit kpd
YDP/SUMP:30m
MM: 240M
MM: 45M
8) Kelulusan SU/YDP dalam tempoh 3 hari
MP:30m
9)Minitkan kelulusan kepada PT.
MP:20m
MM: 20M
MM: 30M
No. Perkara Sebelum Selepas
1.Kecekapan Kerjaa) Berisikob) Tidak Berisiko
a) 2%b) 2%
a) 30%b) 24%
2.
Masa keseluruhan prosesa) Berisikob) Tidak Berisiko
a) 21 harib) 17 hari
a) 1 harib) 6 jam
Perbandingan Sebelum dan Selepas Projek
LESEN TRED PERNIAGAAN & IKLAN
Lesen Tred Perniagaan & IklanItem / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu
1. Asas Undang-undang (nyatakan akta/peraturan)
-UUK Tred, Perniagaan dan Perindustrian-UUK Kedai Gunting Rambut dan Pendandan Rambut -UUK Mengawal Iklan -UUK pengedalian Makanan
-UUK Tred, Perniagaan dan Perindustrian-UUK Kedai Gunting Rambut dan Pendandan Rambut -UUK mengawal iklan -UUK Pengendalian Makanan
-Tiada-
2. Piagam Pelanggan (Masa Kelulusan)
a) Berisiko - 21 harib) Tidak Berisiko – 17 hari
a) Berisiko - 7 hariTidak berisiko - 6 jam 15 minit
1) Tambahan kekerapan mesyuarat kelulusan lesen dari 2 minggu ke 1 minggu sekali
2) Makluman keputusan melalui SMS
Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan
Lesen Tred Perniagaan & IklanItem /
Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu
3. Caj/bayaran• Borang• Proses• Kelulusan
a) Borang – Percumab) Proses - RM 30.00c) Kelulusan – Mengikut Aktiviti
Perniagaan
a) Borang – percumab) Proses - RM 30.00c) Kelulusan – Mengikut Aktiviti
Perniagaan
1) Muat turun borang dari laman web
2) Kajian semakan kadar lesen sedang dijalankan.
4. Nama Borang• Komposit
a) Borang Permohonan Lesen Komposit (BL1)
a) Borang Permohonan Lesen Komposit (BL1)
Diringkaskan dari 8 mukasurat kepada 4
mukasurat
5. Tempoh sahlaku 1 tahun 1,2 atau 3 tahun Tempoh sahlaku mengikut
cukai jalan
6.Pembaharuan 1 tahun 1, 2 atau 3 tahun Kadar 1 tahun bagi lesen berisiko
7. Agensi yang dirujuk
a) Jab. Bangunan, b) Jab. Perancangan,c) Jab. Bombad) Pej. Kesihatan (jika berkaitan)e) Pejabat Tanah ( jika berkaitan)f) PDRM (jika berkaitan)g) Jabatan Alam Sekitar
a) Jab. Bangunan, b) Jab. Perancangan,c) Jab. Bombad) Pej. Kesihatan (jika berkaitan)e) Pejabat Tanah ( jika berkaitan)f) PDRM (jika berkaitan)g) Jabatan Alam Sekitar
Klasifikasi semula senarai aktiviti berisiko dan tidak
berisiko
Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan
Lesen Tred Perniagaan & Iklan
Item / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu
8. Keperluan Dokumen sokongan
a) 2 keping Gambar pemohonb) Salinan Kad Pengenalanc) Pelan Lokasid) Salinan SSMe) Salinan cukai pintuf) Salinan geran tanahg) Salinan surat kebenaran tuan bangunanh) Salinan CF (jika bangunan baru sahaja) i) 2 keping gambar premis pandangan
hadapanj) 1 salinan kad suntikan
a) Gambar pemohon b) Pelan Lokasic) Salinan SSMd) Salinan surat kebenaran tuan
bangunane) Salinan CF (jika bangunan baru
sahaja)f) 1 keping gambar premis
pandangan hadapang) 1 salinan kad suntikan
-
9. Kaedah Permohonan Manual Manual Sistem e - PBT / BLESS
Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan
7 WASTES ISU CADANGAN
Correction/ Reject/Defects
1.Borang permohanan yang dihantar tidak lengkap.2.Pegawai membuat keputusan lama utuk kelulusan lesen
1.Borang permohanan yang tidak lengkap tidak diterima oleh Pembantu tadbir.(minta datang dengan maklumat lengkap)
2. PT boleh membuat keputusan kelulusan lesen secara bersyarat degan keizinan pegawai untuk sementara.
Overprocessing
1. Menghantar dan menunggu ulasan dari jabatan teknikal
2. Ulasan Jabatan Teknikal adalah wajib.
1. Tanggungjawab menyediakan surat diserahkan kepada pemohon. Pemberian kuasa diberikan untuk menandatangani.
2. Tempoh maklumbalas daripada Jabatan Teknikal dikurangkan kepada 5 hari.
Overproducing
1. Menyemak dan menyediakan surat permohonan ulasan Jabatan Teknikal.
2. PPKP membuat minit berulang kepada PT
1. Serahkan tangggungjawab semakkan dan surat permohonan ulasan permohonan ulasan Jabatan Teknikal kepada pemohon.
2. PPKP boleh membuat arahan secara lisan.
ISU & CADANGAN PENAMBAHBAIKAN
7 WASTES ISU CADANGAN
Waiting
1. Mendapatkan surat ulasan drpd Jabatan Teknikal, mengambil masa terlalu panjang.
2. Menghantar dan menunggu ulasan dari jabatan teknikal
3. Ulasan Jabatan adalah wajib.
1. Tanggungjawab menyediakan surat diserahkan kepada pemohon. Pemberian kuasa diberikan untuk menandatangani.
2. Tempoh maklumbalas daripada Jabatan Teknikal dikurangkan kepada 5 hari.
Transportation1. Surat ulasan jabatan tidak dapat dihantar serta merta.2. Penghantaran notis/surat yang bertangguh
1.Memaklumkan kepada Jabatan lebih awal melalui faks/telefon agar persediaan awal dapat dibuat oleh pihak pemohon.2.Penghantar Notis perlu segera terhadap notis/surat yang di bagi oleh PT kepada pemohon.
Inventory 1. Borang permohanan yang dihantar tidak lengkap
menyebabkan kerja proses tangguh.1. Pembantu tadbir perlu membuat satu senarai checklist yang lengkap dan pamerkan dihadapan jabatan.
Motion1. Kaunter pembayaran dan pendaftaran jauh untuk
pemohon.2. Mesin pencetak jauh menyebabkan PT mengambil
masa untuk proses.
1. Boleh menyusun semula Layout kaunter pembayaran dan pendaftaran.
2. Mesin pencetak perlu di setiap jabatan.
Others(Nyatakan) 1. Sistem e-pbt Sistem, e-pbt diselarakan degan sistem BLESS
ISU & CADANGAN PENAMBAHBAIKAN