1 Perancangan Struktur Organisasi Dosen Pembimbing : HAMIDAH NU, DR.MSI Disusun Oleh Kelompok 9 : Fonda Agustina Mulyanto ( 125030201111001) Fungki Prastyananta ( 125030201111002) Rahmah Febrina ( 125030201111003) Din Haidiati ( 125030201111004) Kelas A, Administrasi Bisnis Jurusan Ilmu Administrasi Bisnis Fakultas Ilmu Admnistrasi Universitas Brawijaya Malang 2012
18
Embed
Perancangan Struktur Organisasi - blog.ub.ac.idblog.ub.ac.id/rahmahfebrina/files/2013/06/Makalah-perancangan...Kelas A, Administrasi Bisnis Jurusan Ilmu Administrasi Bisnis ... pembagian
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
1
Perancangan Struktur Organisasi
Dosen Pembimbing :
HAMIDAH NU, DR.MSI
Disusun Oleh Kelompok 9 :
Fonda Agustina Mulyanto ( 125030201111001)
Fungki Prastyananta ( 125030201111002)
Rahmah Febrina ( 125030201111003)
Din Haidiati ( 125030201111004)
Kelas A, Administrasi Bisnis
Jurusan Ilmu Administrasi Bisnis
Fakultas Ilmu Admnistrasi
Universitas Brawijaya
Malang 2012
2
PERANCANGAN STRUKTUR ORGANISASI
1. Pengertian Dasar Perancangan Struktur Organisasi (Desain Organisasi)
Kata Struktur dalam organisasi dapat didefinisikan sebagai mekanisme
formal di mana organisasi dikelola. Struktur organisasi menunjukan kerangka dan
susunan perwujudan pola tetap hubungan–hubungan diantara fungsi-fungsi,
bagian-bagian atau posisi-posisi maupun orang-orang yang menunjukan kedudukan
tugas dan wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu
organisasi.
Stuktur Organisasi pada dasarnya merupakan desain organisasi dimana
manajer melakukan alokasi sumber daya organisasi, terutama yang terkait dengan
pembagian kerja dan sumber daya yang dimiliki organisasi, serta bagaimana
keseluruhan kerja tersebut dapat dikordinasikan dan dikomunikasikan.
Maka struktur organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap
bagian secara posisi yang ada pada perusahaaan dalam menjalin kegiatan
operasional untuk mencapai tujuan dan bagaimana pekerjaan dibagi,
dikelompokkan, dan dikoordinasikan secara formal.
Menurut Hatch ( 1997 : 182 ) struktur organisasi yang sebenarnya bisa jadi
tidak sesuai dengan apa yang tertera pada bagan organisasi. Alasannya yaitu :
1) Perubahan organisasi terlalu cepat sehingga bagan yang ada tidak
sempat untuk selalu di update.
2) Didalam organisasi ada konflik antar bagian, sehingga bagan
organisasi yang sesungguhnya tidak ditampilkan kepada umum.
Dalam konteks desain organisasi, Ivancevich (2008) mendefinisikannya
sebagai proses penentuan keputusan untuk memilih alternatif kerangka kerja
jabatan, proyek pekerjaan, dan departemen. Dengan demikian, keputusan atau
tindakan-tindakan yang dipilih ini akan menghasilkan sebuah struktur organisasi.
3
2. Model Desain Struktur Organisasi
a) Struktur sederhana
Rancangan struktur organisasi terkadang tidak harus dilakukan secara
mendetail. Pada organisasi-organisasi kecil biasanya tidak dibutuhkan
rancangan struktur yang rumit. Hal ini bisa terjadi karena dalam organisasi
kecil jumlah orangnya tidak terlalu banyak dan pembagian tugas cukup
sederhana, pengelola organisasi dapat membuat struktur hubungan yang
bersifat langsung. Inilah yang kemudian disebut dengan struktur sederhana
(simple structur).
Gambar contoh struktur sederhana
Seperti gambar diatas struktur sederhana tidak memiliki jenjang
hierarki antara pelaksana dan pengelola. Biasanya pengelola sekaligus
bertugas sebagai pemilik atau disebut dengan (senior executif) dan
dibawahnya terdapat manajer toko yang masing masing bertanggung jawab
atas pengelolaaan tokonya.
Kelebihan struktur sederhana adalah struktur ini sangat simple
(Robbins, 1990:281). Struktur sederhana memiliki pola yang bersifat langsung
sehinggan aktifitas-aktifitas organisasi bisa dilaksanakan dengan mekanisme
yang fleksibel dan cepat. Iaya-biaya yang berkaitan dengan koordinasi dan
kontrol biasanya relatif sangat kecil.
Kelemahan pokok dari struktur sederhana ini adalah aplikasinya yang
sangat terbatas. Biasanya perusahaan-perusahaan wiraswasta yang baru saja
dididrikan atau organisasi-organisasi kecil yang secara permanen tetap kecil
Pemilik + Pengelola
Manajer 1 Manajer 2 Manajer 3 Manajer 4
4
(praktik dokter, biro jasa, industri rumah tangga dan lain-lain) mungkin tidak
akan mengalami kesulitan ketika menerapkan desain struktur ini. Akan tetapi,
ketika ukuran organisasi makin besar dan aktifitas di dalamnya makin
kompleks, biasanya struktur sederhana kehilangan efektivitasnya dan harus
dicari desain struktur yang lebih cocok dengan aktifitas organisasi tersebut.
b) Struktur fungsional
Bagi pengelola struktur oraganisasi , perancangan struktur baru
adalah sebuah masalah tersendiri. Disaat organisasi makin kompleks dan
tidak dapat lagi ditangani dengan struktur sederhana maka cara yang paling
umun dilakukan adalah memecah aktifitas-aktifitas organisasi ke dalam
fungsi-fungsinyang terpisah. Pengelola harus membagi organisasi menjadi
beberapa bidang atau fungsi, yang masing-masing tidak tercampur dengan
fungsi-fungsi lainnya. Pada perusahaan manufaktur menengah biasanya
terdapat pembgian fungsional seperti: pemasaran, produksi, personalia, dan
akunting. Masing-masing fungsi dipimpin oleh seorang manajer yang
bertanggung jawab dan membawahi sejumlah pelaksana.
c)
Gambar contoh struktur fungsional
Struktur fungsional memiliki kelebihan yaitu dapat menghindari
duplikasi. Stuktur fungsional lebih hemat dalam hal sumber daya yang artinya
, dalam suatu organisasi tidak terdapat dua fungsi yang berganda atau
redundant. Hanya ada satu unit yang mengurusi , misalnya , masalah
pemasaran. Inilah yang merupakan kelbihan strkutur fungsional , sehingga
sumber daya organisasi dapat dipergunakan lebih efisien dan terfokus.
General Manajer
Pemasaran Produksi Personalia
Akunting Penjualan
5
Masing-masing aggota ditempatkan sesuai bidangnya masing-masing dan
seorang pimpinan atau manajer mengawasi pekerjaan mereka sekaligus
sebagai penanggung jawab. Pengelola organisasi juga lebih mudah
mengontrol kinerja perusahaan lewat manajer yang ditempatkan di sebuah
bidang.
Kelemahan dai struktur fungsional biasanya adalah pada bebean yang
haru ditanggung oleh seorang pimpinan (Hatch,1997:184). Pimpinan adalah
satu-satunya orang yang mengetahui kondisi organisasi secara keseluruhan.
Biasnaya para manajer fungsi hanya berfokus pada bidangnya masing-
masing. Akibatnya, keputusan-keputusan yang bersifat startegis haurs
diputuskan oleh seorang pimpinan. Hal ini menjadi masalah ketika organisasi
bertumbuh semakin besar dan aktifitas didalamnya makin kompleks.Seain itu
, jika sewaktu-waktu seorang pimpinan mengundurkan diri , maka tidak ada
manajer fungsi yang siap mnggantikannya karena setiap manajer tidak
mengetaui kondisi keseluruhan perusahaan, mereka hanyasebatas tahu di
masing-masing bidang yang meraka tempati.
Tetapi tidak semua organisasi yang memakai desain struktur
fungsional bergantung pada seorang pimpinan. Pada organisasi fungsional
besar, kepemimpinan dikelola oleh beberapa orang yang membantu seorang
pimpinan dalam mengatur organisasi. Artinya , kelemahan yang diaksud
Hatch barangkali lebih tepat dikenakan pada struktur sederhana yang benar-
benar bergantung pada seorang pimpinan. (pemilik sekaligus pengelola).
Namun ada kelemahan lain yang lebih kompleks dalam struktur fungsional
yaitu persaingan antar fungsi atau bidang. Apabila fungsi-fungsi dijalankan
secara terpisah tanpa adanya kerjasama atau koordinasi yang baik maka akan
muncul “egoisme fungsional”. Setiap fungsi menganggap fungsinya adalah
yang paling berperan dalam keberhasilan organisasi.
d) Struktur multidivisional
Struktur multidivisional terdiri dari divisi-divisi operasi, masing-masing
mewakili pusat bisnis atau pusat laba yang terpisah, dimana pimpinan atas
perusahaan mendelegasikan tanggung jawab operasional setiap hari dan
6
strategi unit bisnis kepada manajer divisi. Tujuannya adalah untuk
membeerikan kebebasan kepada masing-masing divisi. Sehingga struktur
multidivisional mampu menjawab kekurangan pada struktur fungsional.
CONTOH STRUKTUR MULTIDIVISIONAL
Kelebihan dari struktur multidivisional adalah :
Pimpinan dapat lebih berkonsentrasi pada aspek-aspek strategis.
Masalah-masalah operasional menjadi tanggung jawab kepala divisi.
Efektivitas organisasi dapat dipantau secara lebih objektif, sebab
apabila suatu perusahaan mengalami kemerosotan kinerjanya, maka
organisasi dapat mendeteksi sumber masalah.
Penurunan kinerja suatu divisi tidak berdampak pada divisi lain.
Membebaskan para kepala eksekutif dalam pembuatan keputusan
strategi lebih luas.
Semua kegiatan mudah untuk dikoordinasi dan prestasi kerja
terpelihara.
Kelemahan desain struktur multidivisional adalah :
General Manager
Divisi 1 Divisi 3 Divisi 2
Produksi Pemasaran dll
Produksi Pemasaran dll
dll Pemasaran Produksi
7
- Konflik antar-divisi, atau antara divisi dengan kantor pusat. Konflik
antar divisi biasa terjadi apabila suatu divisi tertentu mendapatkan
perhatian yang lebih dari pucuk pimpinan yang mengakibatkan
persaingan dan kecemburuan antar divisi. Konflik divisi dengan kantor
pusat terjadi jika suatu divisi tidak mendapatkan suatu penghargaan
yang semestinya atas kerja kerasnya selama ini.
- Terjadinya duplikasi. Ini terjadi sebab setiap divisi memiliki fungsi-
fungsi sendiri. Misalnya suatu perusahaan memiliki lima divisi, maka
ini berarti perusahaan tersebut memiliki lima unit produksi, lima unit
pemasaran pada setiap divisi. Dengan kata lain, ini merupakan suatu
pemborosan sumber daya.
- Beban koordinasi lebih besar.
e) Struktur matriks
Struktur matriks diciptakan dengan tujuan untuk menggabungkan
kelebihan-kelebihan dari dua jenis desain yaitu struktur fungsional dan
struktur muldivisional.
Lebih dari 30 tahun desain struktur matriks populer. Perusahaan-
perusahaan penerbangan, biro iklan, laboratorium penelitian, perusahaan
jasa konstruksi, rumah sakit, badan-badan pemerintahan, universitas, dan
perusahaan hiburan, merupakan contoh-contoh dari sekian banyak organisasi
yang kini memakai desain struktur matriks (Robbins: 1990: 334).
8
CONTOH STRUKTUR MATRIKS
Struktur matriks dibagi atas :
1) Struktur matriks bersifat temporer berlaku efektif jika suatu proyek
tertentu masih berlangsung. Contohnya adalah proyek-proyek pada
perusahaan televisi, iklan, dll.
2) Struktur matriksbersifat permanen yaitu struktur yang bersifat tetap.
Contohnya adalah organisasi universitas, badan-badan pemerintahan,
rumah sakit, dll.
Kelebihan struktur matriks adalah :
Mengalokasikan tenaga spesialisasi secara efisien.
Memberikan kebebasan lebih besar kepada anggota organisasi.
Menyeimbangkan antara efisiensi dan kecepatan. Ini merupakan
manfaat struktur matriks dari segi kinerja organisasi. Sebab struktur
fungsional memliki kelebihan dari segi efisiensi sedangkan struktur
General Manager
IKLAN FINANCE PENYIARAN PRODUKSI
Proyek A
Proyek B
Proyek C
Proyek X
Anggota tim diambil
dari fungsi-fungsi
9
multidivisional memiliki kelebihan dari kecepatan merespons
lingkungan.
Lebih fleksibel dibandingkan struktur multidivisional. Ini lebih
bertumpu pada proyek dalam jangka waktu pendek. Dalam struktur
multidivisional proyek dalam jangka waktu pendek sulit dilakukan,
sebab harus membuat divisi baru dan memakan waktu yang lama dan
biaya yang tidak sedikit. Namun jika menggunakan struktur matriks
akan lebih fleksibel sebab struktur ini cukup menunjuk kepala proyek
dan kepala proyek tinggal mengalokasikan tenaga kerja dan anggaran
yang dibutuhkan.
Menghindari atau mengurangi ego fungsional. Dengan struktur ini,
kekuasaan fungsi dapat diredam oleh pelaksanaan proyek-proyek.
Kekurangan desain struktur matriks yaitu :
- Tekanan individu. Seorang tenaga spesialis bisa mengalami tkanan
pekerjaan yang sangat berat dalam struktur matriks. Hal ini dapat
terjadi ketika seorang tenaga spesialis harus menangani beberapa
proyek. Apalagi dengan fokus pekerjaan yang berbeda.
- Struktur matriks memungkinkan seorang anggota organisasi memiliki
dua atasan sekaligus. Yang pertama adalah kepala fungsi dan kedua